CERC Administrative and Accounting Management Policies and Procedures FRENCH
CERC Administrative and Accounting Management Policies and Procedures FRENCH
CERC Administrative and Accounting Management Policies and Procedures FRENCH
GESTION ADMINISTRATIVE,
FINANCIERE, ET COMPTABLE
Juin 2017
1
TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES ................................................................................................................ 2
PARTIE I – GENERALITES ........................................................................................................... 6
CHAPITRE I: CADRE REGLEMENTAIRE ............................................................................. 7
I.1.Règles générales en vigueur ......................................................................................... 7
I.1.1.Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité .............................. 7
I.1.2.Règle générale relative aux paiements ............................................................... 7
PARTIE II – PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE & COMPTABLE ......................... 8
CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ........................................... 8
II.1. Généralités..................................................................................................................... 8
II.2. Principes généraux ....................................................................................................... 8
II.3. Présentation du budget .............................................................................................. 9
II.4. Elaboration du programme de travail et du budget annuel ................................. 9
II.4.1. Règles de gestion .................................................................................................. 9
II.4.2. La procedure .......................................................................................................... 9
II.5. Exécution budgétaire................................................................................................ 10
II.5.1. Règles de gestion ............................................................................................... 10
II.6. Contrôle budgétaire .................................................................................................. 10
II.6.1. Suivi quotidien .................................................................................................... 10
II.6.2. Suivi mensuel ...................................................................................................... 11
II.6.4. Rédaction des rapports..................................................................................... 11
CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE ........................................ 12
III.1. Cadre Comptable ..................................................................................................... 12
III.1.1. Cadre général du système d’information comptable ................................ 12
III.1.1.1. Présentation générale .................................................................................. 12
III.1.1.2. Les principes comptables spécifiques ....................................................... 12
III.2. Plan Comptable ........................................................................................................ 12
III.2.1. Cadre comptable analytique et budgétaire ................................................. 13
III.2.2. Spécificité des projets : Principe d’équilibre entre les emplois et les
ressources,...................................................................................................................... 13
III.2.3. Amortisement des immobilisations ............................................................... 14
III.3. Organisation Comptable ......................................................................................... 14
III.3.1. Organisation du système comptable ............................................................ 14
III.3.2. Travaux comptables ......................................................................................... 15
III.3.3. Analyse et Contrôles comptables.................................................................. 17
III.3.4. Travaux de clôture comptable ....................................................................... 18
III.3.5. Travaux d’audit ................................................................................................. 19
III.4. Guide d’imputation comptable .............................................................................. 19
III.4.1. Comptabilisation des dépôts des bailleurs de fonds sur les comptes de
l’association .................................................................................................................... 20
III.4.2. Subvention d’équipement et ‘exploitation .................................................. 21
CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE ........................... 24
IV.1. Gestion des comptes bancaires ............................................................................ 24
IV.2. Signataires légaux .................................................................................................... 24
IV.3. Traitement des dépenses par règlement bancaire ............................................ 25
IV.4. Traitement comptable des pièces de banque .................................................... 26
IV.5. Gestion de la Caisse ................................................................................................ 26
IV.6. Gestion de la Caisse –approvisionnement de la Caisse ................................... 26
IV.7. Traitement des règlements des dépenses par Caisse ..................................... 27
IV.8. Gestion de la Caisse recette .................................................................................. 28
IV.9. Avance de fonds ...................................................................................................... 28
IV.10. Traitement comptable des pièces de Caisse .................................................. 29
IV.11. Classement et archivage ...................................................................................... 31
IV.12. Types de rapports ................................................................................................. 32
CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES
ACHATS/APPROVISIONNEMENTS ................................................................................. 34
V.1. Mode réglementaire ................................................................................................. 34
V.2. Les Principes .............................................................................................................. 34
V.3. Procédure simplifiée ou entente directe............................................................. 36
V.4. Procédure restreinte ................................................................................................ 37
V.5. Appel d’offres ouvert (National ou International) ............................................. 38
V.6. Procédure des formations ....................................................................................... 38
V.7. La Commande ........................................................................................................... 39
V.8. Réception des commandes de fournitures, de services ou des travaux ........ 40
V.9. Traitement des factures d’achats .......................................................................... 41
CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS ........................................ 42
VI.1. Règles et principes essentiels................................................................................ 42
VI.2. La gestion quotidienne des stocks ................................................................... 42
VI.5. Gestion administrative des fournitures de bureau et des produits
d’entretien .......................................................................................................................... 43
VI.6. Distribution des fournitures .............................................................................. 43
VI.7. Inventaires Physiques ............................................................................................. 44
VI.8.1.Etapes à suivre ................................................................................................... 45
VI.8. 2. La préparation de l’inventaire ....................................................................... 46
VI.9. L’inventaire physique .......................................................................................... 47
VI.9. 4. Transmission des inventaires à la Direction Executive ........................... 49
CHAPITRE VII : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE .............................. 51
VII.1. Gestion des Immobilisations ................................................................................ 51
VII.1. 1. Réception des équipements immobiliers. ................................................. 51
VII.1.2. Prise en compte d’une immobilisation. ....................................................... 51
VII.1.3. Affectation et detention: ............................................................................... 52
VII.1.4. Sortie d’une immobilisation: ......................................................................... 52
VII.2. Gestion des véhicules et motos........................................................................... 53
VII.2.1. Règles de gestion ............................................................................................ 53
VII.3. Gestion du carburant ............................................................................................. 56
VII.3.1. Règles de gestion ............................................................................................ 57
VII.3.2. Approvisionnement en Carburant par le système de Bons de
carburant ........................................................................................................................ 58
CHAPITRE VIII : PROCEDURES DE GESTION DES VOYAGES ET ............................ 59
MISSIONS ............................................................................................................................... 57
VIII.1. Missions locales ..................................................................................................... 59
VIII.1.1. Règles de gestion ........................................................................................... 59
VIII.1.2. Description de la procédure ........................................................................ 60
VIII.1.3. Elaboration et soumission des termes de référence de la mission ..... 60
VIII.1.4. Préparation de l’ordre de mission............................................................... 61
VIII.1.5. Etablissement de la fiche per diem ............................................................ 61
VIII.1.6. Paiement des frais de mission ..................................................................... 61
VIII.1.7. Rédaction du rapport de mission ................................................................ 61
VIII.1.8. Enregistrement du rapport de mission ...................................................... 62
VIII.1.9. Lecture du rapport de mission .................................................................... 62
VIII.1.10. Frais des formateurs ................................................................................... 62
VIII.1.11. Frais de participants.................................................................................... 62
VIII.1.12. Frais des consultants .................................................................................. 62
VIII.2. Missions internationales ...................................................................................... 62
VIII.2.1. Règles de gestion ........................................................................................... 62
CHAPITRE IX : PROCEDURES GESTION DES FRAIS GENERAUX ............................ 63
IX.1. La gestion des moyens de communication ......................................................... 63
CHAPITRE X : PROCEDURES DE REPORTING ............................................................. 64
X.1. Obligation de reporting de la Direction Executive............................................. 64
X.1.1. Principes généraux ............................................................................................ 64
X.1.2. Rapports et périodicités ................................................................................... 64
X.2. Obligation de reporting des antennes et sous-bénéficiaires ........................... 66
X.2.1. Synthèse des rapports et leur périodicité. ................................................... 66
SIGLES ET ABREVIATIONS
BC Bon de Commande
BE Bordereau de d’Expédition
CDF Franc Congolais
BR Bon de Réception
CA Conseil d’Administration
CHQ Chèque
DAO Dossier d’Appel d'Offres
FEI France Expertise Internationale
G/L Grand Livre
OP Ordre de Paiement
OV Ordre de Virement
PABA Plan d’Action et Budget Annuel
PV Procès Verbal
PARTIE I – GENERALITES
Introduction et Contexte
Vie de ce manuel
Ce manuel est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l'évolution
du cadre structurel et des changements intervenant dans le processus de traitement
des opérations au sein de l’Association.
Par définition, trois niveaux de responsabilité sont appliqués pour toutes les opérations
administratives, financières et comptables comme indique l’organigramme ci-dessous,
dans le cadre du principe général de la séparation des fonctions :
- Le Directeur Exécutif : qui assume la responsabilité de coordonner toutes les
actions menées dans le cadre de la poursuite des objectifs de l’association et assure
une bonne gestion administrative et les ressources humaines.
- Le Chargé de l’Administration et Ressources Humaines : est garant du suivi des
procédures administratives à tous les niveaux de l’Association.
- Le Chargé de finance: assume la responsabilité de la conformité de toutes les
transactions financières et la gestion comptable.
Les signataires légaux sont désignés par application de la réglementation des pouvoirs
fixée par le Conseil d’Administration du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption
(CERC). Ce dernier conférant la responsabilité de gestion à la Direction Exécutive tout
en gardant son œil de Superviseur et son pouvoir de contrôle.
PARTIE II – PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE & COMPTABLE
II.1. Généralités
La rareté des ressources ainsi que la nécessité de mise en place d’une gestion
rigoureuse et transparente impose des règles et procédures adaptées permettant une
saine maîtrise des coûts. Par conséquent, le Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption
(CERC) doit se doter d’outils budgétaires.
L’objectif primordial est d’évoluer vers une utilisation efficace et rationnelle des
ressources disponibles, et de faire en sorte que les ressources servent à la mise en
œuvre des orientations stratégiques définies par l’association.
II.4.2. La procédure
L’utilisation du budget
Aucune dépense n'est autorisée si elle n'est pas inscrite au budget annuel
approuvé dans le cadre des programmes et budgets annuels :
Les dépenses sont initiées par les Responsables des Services;
L'avis du Chargé de finance est requis pour confirmer l'éligibilité de la
dépense et l’indication de la ligne budgétaire à imputer ;
La dépense n'est effectivement engagée qu'après accord du Directeur
Exécutif.
Chargé de finance:
Produit l’état d’exécution budgétaire mensuel permettant de suivre de façon fiable
l’exécution des budgets par axe d’intervention, par activité et par catégories de
dépenses.
Fournit chaque mois l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé ainsi que les
dépenses cumulées depuis le début de l'année. Ces états lui permettront de
visualiser l’état d’exécution des projets, et de communiquer avec les Responsables
des activités pour des corrections et réaménagements éventuels. Il en informe
régulièrement le Directeur Exécutif.
Les travaux suivants doivent être exécutés et suivis tous les trimestres :
Sur la base des états d’exécution budgétaire, le Chargé de finance rédige un rapport
financier comprenant notamment :
une analyse globale de la situation financière et les performances par rapport aux
objectifs de la période;
une analyse détaillée du problème d’exécution des budgets par axe d’intervention,
par activité et par catégories de dépenses.
une analyse des déboursements par catégorie de dépenses :
une analyse de la situation de trésorerie ;
la situation des engagements.
CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE
Transactions en devises
La comptabilisation des transactions du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption
(CERC) sera effectuée en Francs Congolais. Les opérations comptables seront
effectuées de manière à ne pas faire apparaître des différences de change ou tout au
moins à minimiser leur impact. Toute différence de change liée à des dépenses sera
affectée en augmentation ou en diminution du coût de l’activité à laquelle se rapporte
la dépense.
Pour permettre un suivi efficace des activités menées par le Centre de Recherche sur
l'Anti-Corruption (CERC), la comptabilité analytique et budgétaire reposera sur cinq
axes d’analyse principaux :
Le projet (dans un contexte multi-projet),
La destination de la dépense (activité ou composante),
Le financement de la dépense (bailleur de fonds),
L’entité de mise en œuvre,
La nature de la dépense (catégorie)
III.2.2. Spécificité des projets : Principe d’équilibre entre les emplois et les ressources.
Les tableaux de bord budgétaires pour le suivi par activité, par financement,
par catégorie décaissement de l’accord de Don, etc.
Les rapports de suivi financiers (RSF) : Sources et Utilisation des fonds par
catégorie de dépenses, Sources et Utilisation des fonds par composante,
Emploi des fonds par activité, rapports sur la passation des marchés de
fournitures et travaux, rapports sur la passation des marchés de services de
consultants,
Etc.
III.2.3. Amortissement des immobilisations
Logiciels 3 ans 33 %
Construction et génie civil 20 ans 5%
Matériel informatique 3 ans 33 %
Véhicules 4 ans 20 %
Matériel et outillage 5 ans 20 %
Mobilier et matériel de bureau 5 ans 20 %
Dans le logiciel, toutes les saisies comptables sont faites dans des journaux. Les types
de journaux utilisés sont les Journaux de Trésorerie (Caisse et Banque)/ Journal des
Opérations Diverses/ Journal de Paie (Salaires)/ Journal des Subventions/ Journal des
Immobilisations/ Journal des achats/ Journal des ventes).
Les saisies sont faites par les Comptables à partir de fiches d’imputation préalablement
imputées.
Les écritures sont saisies dans des brouillards. Les brouillards sont contrôlés et validés
par le Comptable.
III.3. Organisation Comptable
Travaux quotidiens
Opérations de Banque :
- Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de
versement, avis de débit et crédit, remises de chèques),
- Contrôle des imputations,
- Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable,
- Edition des brouillards de saisie,
- Contrôle des saisies,
- Validation des écritures.
Trésorerie Caisse
- Imputation des transactions par Caisse,
- Contrôle des imputations,
- Saisie des transactions par Caisse dans le logiciel comptable,
- Edition des brouillards de saisie,
- Contrôle des saisies,
- Validation des écritures.
Achats
- Imputation des factures par le Comptable ;
- Contrôle des imputations par le Chargé de finance ;
- Numérotation des pièces justificatives par les comptables ;
- Saisie des factures par les comptables ;
- Classement des pièces justificatives par les comptables.
Travaux mensuels
Opérations de Banque
Suivi comptable
Travaux trimestriels
Travaux annuels
Inventaire comptable
Objet et généralités
L'analyse des comptes a pour objectif de s'assurer d'une part, que les soldes de certains
comptes collectifs sont bien supportés dans le détail par les comptes individuels
correspondants et d'autre part, que les comptes individuels sont bien justifiés par le
détail des opérations. Il s'agit de façon générale de tous les comptes de la classe 4
(comptes de tiers à moins d'un an) et 5 (comptes financiers à moins d'un an).
Le Comptable doit s'assurer que les comptes qui doivent théoriquement avoir un solde
nul à chaque fin de mois, sont bien dans cette situation.
Ces comptes sont les suivants:
42xxxx Personnel, rémunération due
58xxxx Virement de fonds (virements internes)
Vérifier que toutes les factures reçues et traitées pendant le mois ont bien été
enregistrées en comptabilité.
Ainsi le répertoire des immobilisations doit constituer une comptabilité auxiliaire pour
les comptes d'immobilisation.
Généralités
Balance de clôture
Une fois que la balance générale est exacte il faut procéder à l'édition des états
financiers.
Mise en place d’un plan d’action de suivi des recommandations des audits
Après chaque audit, élaborer un plan d’action pour le suivi des recommandations
structurées comme suit :
énoncé du constat établi par l’auditeur et du risque de gestion y relatif ;
formulation de la recommandation détaillée ;
identification des actions séquentielles nécessaires à mettre en œuvre pour corriger
la situation de distorsion ou de dysfonctionnement ;
fixation de la date butoir de réalisation de l’action ;
désignation du/des Responsable(s) chargé(s) de la mise en œuvre des actions ;
désignation du Responsable chargé de la supervision et du contrôle de la
réalisation ;
indication des rapports nécessaires pour le suivi du plan d’action ;
entre deux audits, vérifier que toutes les distorsions relevées lors du dernier audit
sont régularisées et documentées en se référant au plan d’action de suivi des
recommandations.
Principes
Ce guide contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux opérations
courantes de l‘institution.
Il ne contient pas nécessairement toutes les opérations.
Il se veut toutefois assez représentatif de l’essentiel des opérations réalisées par
l’association.
Le guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération,
il est décrit :
la pièce de base,
le journal dans lequel l’opération est à comptabiliser,
le schéma d’écriture comptable à passer :
. Compte à débiter
. Compte à créditer
. Libellé
. Montant à comptabiliser
un commentaire explicatif éventuellement.
En cas de mise à jour des schémas d’écritures du présent guide, le Comptable peut faire
des modifications de sa propre initiative.
Commentaires
III.4.1. Comptabilisation des dépôts des bailleurs de fonds sur les comptes du
CERC.
Commentaires :
Pièce justificative
Extrait bancaire
Schéma d’écriture
Journal de Banque
N° de N° de Libellés des comptes Montant débit Montant
compte compte Libellé de l’écriture crédit
débit crédit
56 Banques Montant Montant
transféré transféré
avant avant
43 Etat, Organismes nationaux et commission commission
internationaux bancaire y bancaire y
relative relative
1. Acquisition de l’équipement
Pièce justificative
Facture du fournisseur et autres documents constitutifs du dossier d’achat.
Schéma d’écriture
Constatation de la facture
Journal des Immobilisations
N° de N° de Libellés des comptes Montant Montant
compte compte Libellé de l’écriture débit crédit
débit crédit
22 Autres immobilisations Montant
corporelles facture
40
Fournisseurs Montant
facture
Paiement de la Facture
Journal de Banque
N° de compte N° de compte Libellés des Montant débit Montant
débit crédit comptes crédit
Libellé de
l’écriture
40 Fournisseurs Montant
facture
56 Banques Montant
facture
Commentaires :
Pièce justificative
Facture du fournisseur et autre documents constitutif du dossier d’achat.
Schéma d’écriture
Constatation de la facture
Journal des Achats
N° de N° de Libellés des comptes Montant Montant
compte compte Libellé de l’écriture débit crédit
débit crédit
61 Matières et fournitures Montant
consommées facture
40 Montant
Fournisseurs facture
3. Paiement de la Facture
Journal de Banque
N° de N° de Libellés des comptes Montant Montant
compte compte Libellé de l’écriture débit crédit
débit crédit
40 Fournisseurs Montant
facture
56 Banques Montant
facture
Commentaires :
CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE
Chaque paiement doit être référencé en rapport avec une activité du Centre de
Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC) sur l’autorisation de sortie de fonds ;
La fiche d’autorisation de sortie de fonds doit renseigner sur le titre et numéro
du Projet ainsi que le Code ou le Numéro de l’activité dans ses détails ;
Chaque compte est suivi mensuellement. Toutes les transactions bancaires
doivent être saisies dans le logiciel Netsuite dès l’engagement et dans leur ordre
de réalisation ;
Tous les journaux bancaires doivent être arrêtés à la fin de chaque mois ;
Tous les comptes doivent faire l’objet d’un état de rapprochement bancaire
mensuel ;
Tous les états de rapprochement bancaires doivent être joints au reporting
financier mensuel, trimestriel et annuel.
Tout retrait doit être autorisé par les personnes mandatées pour la gestion des
différents comptes du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC) et une
liste des signataires est établi ;
Un tableau des limites des montants avec signataires autorisés sera proposé par
la Direction Exécutive et approuvé par le Conseil d’Administration du Centre de
Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC);
Ce tableau est régulièrement mis à jour chaque fois qu’il y a changement de
signataires.
Les signataires légaux signent les paiements deux à deux pour une opération
valable ;
Les pouvoirs de signature sur les comptes sont délégués au Directeur Exécutif, au
Chargé de finance et à une autre personne désignée par le Conseil d’Administration. Ils
signent sur les comptes deux à deux.
Changement de signataires
Règles de gestion
Une fois le chèque signé, le comptable fait une copie à annexer au dossier sur
laquelle le bénéficiaire va apposer sa signature pour acquit et inscrire la date de
réception et le numéro de sa carte d’identité ;
Les OP signés sont transcrites dans un carnet de transmission ad-hoc et déposés
à la banque contre signature et/ou cachet pour réception de la Banque.
Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ».
Description de la procédure
Règles de gestion
Règles de gestion
Description de la procédure
Description de la procédure
Règles de gestion
Règles de gestion
Les fonds avancés sont justifiables dans les 24 heures pour les achats au comptant et
dès la fin des activités pour les dépenses réglées dans le cadre de ces dernières.
Toutes les avances de fonds sont comptabilisées en débitant le bénéficiaire. Son
compte sera soldé après justification des fonds perçus.
Description de la procédure
Etapes Traitement Responsable
Mise à Avance d’un montant <500000CDF Caissier
disposition des Vérifier les autorisations de la demande de
fonds décaissement ainsi que l’Autorisation de
décaissement.
Décaisser la somme nécessaire contre
acquittement du bon de Caisse par le
bénéficiaire,
Classer le bon de Caisse dans le chrono « bons
de Caisse à justifier ».
Avance d’un montant ≥500.000 CDF
Préparer et faire signer au Chargé de finance Comptable
et au Directeur Exécutif un ordre de paiement
pour des avances de montants supérieurs à
≥500.000 CDF,
Remettre le chèque au bénéficiaire contre
décharge d’un bordereau de remise de chèque
ou dans un registre crée à cet effet.
Justification des Présenter au comptable ou au Caissier les Bénéficiaire
fonds reçus pièces justificatives des dépenses effectuées,
selon que la dépense a été faite par Caisse ou
par banque.
Reverser le reliquat éventuel en Caisse ou en
banque contre bon de Caisse ou Bordereau de
versement à présenter à la comptabilité.
Enregistrement Enregistrer le montant réel de la dépense dans Caissier/compta
de l’opération le brouillard, ble
Classer les pièces justificatives dans le chrono
des pièces de Caisse/banque
Règles de gestion
Classement :
L’édition du journal de Caisse validée accompagnée des pièces justificatives est classée
dans le classeur de caisse.
La préparation de la paie
Le calcul de la paie
Le Comptable :
Saisit les éléments de paie ;
Edite la liste de paie du mois ;
Contrôle la validité des listes éditées.
Le Chargé de finance :
Edite les bulletins et les états de paie du mois ;
Contrôle les listes de paie ;
Vise les listes de paie ;
Exécute le paiement.
Le Directeur Exécutif :
Vérifie la cohérence des listes de paye ;
Signe les listes de paye pour marquer son accord ;
Transmet les listes de paye à la comptabilité pour établissement des chèques et
des ordres de virement.
Le Chargé de finance vérifie ces documents, signe les chèques et ordres de virement
et puis les transmet à la Direction Exécutive pour signature.
La Direction Exécutive :
Vérifie le visa et signature du Chargé de finance sur les ordres de virement ;
Rapproche les listes avec les chèques et les ordres de virement ;
Signe les chèques et les ordres de virement ;
Retourne tous les documents au Chargé de finance.
Le comptable :
Vérifie que les chèques et les états ont été revêtus des signatures autorisées ;
Enregistre les chèques et les ordres dans le brouillard de banque (ou registre) ;
Dépose les états de virement à la banque ;
Remet les chèques aux salariés contre décharge sur la copie du chèque ;
Archive les états de paie ;
Archive les documents de banque dans les chronos concernés.
Règles de gestion
CAISSE
Journal de Caisse
PV de Caisse
BANQUES
Journal de banque
Etat de rapprochement bancaire
Relevé de compte
RESSOURCES HUMAINES
Etat récapitulatif des salaires
Journal des salaires
MISSIONS
Etat récapitulatif des missions
VEHICULES
Tableau de bord de consommation et déplacements
Tableau de bord entretiens et réparations
IMMOBILISATIONS
Suivi des immobilisations
ACHATS/APPROVISIONNEMENTS
Journal des achats
Etat des factures à payer
Reporting stocks mensuel
Trimestriellement, inventaire physique avec le PV
VENTES
Journal des ventes
Situations des créances
BENEFICIAIRES SECONDAIRES
Suivi des conventions des bénéficiaires
Rapports financiers
SUBVENTIONS
Journal des subventions
Situation des subventions
Cadre général
Pour éviter tout conflit d’intérêt qui serait consécutif à la position occupée au sein de
l’Association, les entreprises des membres du personnel ou des membres du Conseil
d’Administration impliqué directement dans le processus et/ou leurs parenté proches
ne sont pas autorisés à concourir et, si c’est le cas, le concerné est obligé du déclarer
et doit se retirer ou est remplacé.
Principes généraux
La transparence
Quelle que soit la procédure d’achat, le principe de fournisseurs ayant des adresses
connues reste recommandé (adresses fixes, boîte postale ou e-mail, téléphone, registre
de commerce et n° d’identification fiscale).
V.3. Procédure simplifiée ou entente directe
Règles de gestion
Cheminement de la procédure
Etapes de Tâches Responsable/visa
traitement validation
La demande Remplir la fiche de demande d’achat : le nom du Service
d’achat service demandeur, la date de la demande, la demandeur
description des biens, vivres et services demandés ou
travaux à exécuter
Valorisation de Valoriser la demande d’achats en inscrivant les prix Chargé de
la demande des articles ou des services demandés, finance
d’achat Viser la demande d’achat et la transmet pour
validation
La procédure est appliquée aux marchés dont la valeur est comprise entre 500.001CDF
et 5.000.000CDF
Règles de gestion
L’appel d’offres est dit restreint lorsque sont seuls admis à remettre une offre les
candidats identifiés à l’aide d’une procédure de présélection. Une liste des fournisseurs
sélectionnés est établie et devra être renouvelée tous les six (6) mois par la commission
des achats.
Cette procédure n’est justifiée que lorsque, de par leur nature spéciale, les biens et
services à acquérir ne sont disponibles qu’auprès d’un nombre limité de fournisseurs.
Tous les candidats potentiels doivent être invités et les offres ne seront ouvertes que
lorsqu’au moins trois (3) soumissionnaires ont pu présenter leurs offres.
L’ouverture des offres se fait à la date, à l’heure et au lieu indiqué dans l’avis
d’appel d’offres en présence des soumissionnaires qui le désirent;
Le président de la commission des achats vérifie que le quorum est atteint
et prononce le mot d’ouverture de la séance;
L’analyse et/ ou l’ouverture se déroule que quand le quorum est atteint c’est
à dire en présence d’au moins trois (3) membres de la commission;
L’évaluation respecte la méthodologie présentée dans le DAO/TDR :
Evaluation de l’offre technique;
Evaluation de l’offre financière;
Le PV d’ouverture et/ou d’évaluation est paraphé et signé par tous les
membres de la commission;
Le PV est transmis au Directeur Exécutif avec copie pour information au CA.
Règles de gestion
La procédure est initiée pour tous les achats supérieurs à 5.000.000 CDF ;
Règle de gestion
Les termes de référence doivent indiquer les objectifs, la nature, l’ampleur et les buts
précis de la formation en fournissant notamment les détails sur les formateurs et les
bénéficiaires de la formation, les compétences à transférer, les délais et les dispositions
prises pour le suivi et l’évaluation de cette formation.
La sélection doit être fondée sur la qualité et le coût.
Déroulement de la procédure
Les dépenses non incluses dans le contrat de formation doivent suivre les procédures
normales de passation de marchés et d’avance de fonds.
V.7. La Commande
Règles de gestion
La procédure comprend deux opérations :
Contrôle de la livraison ou de l’exécution ;
Approbation de la livraison ou de l’exécution ;
La réception des travaux et des fournitures de plus de 5.000.000CDF donne lieu à
une réception provisoire et à une réception définitive. La période qui sépare les 2
réceptions permet, soit de s’assurer de l’absence de vice de conception et de
réalisation, soit de permettre à l’attributaire duver les réserves faites à l’occasion de
la réception provisoire. Un délai de la réception définitive variable selon la nature
de marché sera spécifié dans le dossier d’appel d’offres et une caution de bonne
exécution équivalente à 5% du prix du marché pourra être exigée.
Déroulement de la procédure
Règles de gestion
Etapes Tâches Responsable
Réception de Enregistrements obligatoires : numéro Comptable
la facture par de la facture, montant, nom du
le comptable fournisseur, objet,
Contrôle de la Vérification de la présence et de Comptable
facture l’exactitude des pièces devant
accompagner la facture ; vérification
arithmétique des montants ; contrôle du
bon de livraison. Si la facture est jugée
conforme, apport de la mention « bon à
payer» sur la facture ;
Mise en traitement comptable.
CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS
Description de la procédure
toute réception fait l’objet d’un enregistrement sur la fiche de stocks appuyé d’un
Bordereau d’expédition (BE) accompagnant la livraison ;
le Bon de réception est établi et signé par une commission de réception désignée
par la Direction Exécutive du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC);
le Bon de réception indique clairement le détail des réceptions qui peut être vérifié
à tout moment ;
une fiche de stock est établie par article à stocker afin de marquer l’entrée de
l’article en stock. C’est cette fiche qui est utilisée pour tout mouvement relatif à cet
article.
toute sortie d’article fait l’objet d’une réquisition faite par les Chefs de services
utilisateurs;
la réquisition renseigne sur la nature des fournitures, la quantité et la destination ;
le Responsable Magasin s’assure de la régularité des signatures autorisées pour la
réquisition des fournitures (signatures autorisées des services) et complète des
Bons de sortie magasin ;
le Bon de sortie vérifié et approuvé par Le Chargé de finance est retourné au
magasin pour sortie de matériel ;
le Responsable Magasin sort le matériel contre signature de décharge par le
bénéficiaire ;
le Responsable Magasin actualise la fiche de stock.
VI.5. Gestion administrative des fournitures de bureau et des produits d’entretien
Principes
3. Le Bon de Réception est le seul document autorisé pour les enregistrements des
réceptions sur la fiche de stock. Il est établi et signé par la commission de
réception.
- Le Chargé de finance;
- Responsable des stocks (service demandeur)
4. Le Bordereau d’expédition, accompagnant la fourniture est signé par le
Responsable des stocks et le transporteur pour matérialiser sa décharge. Une
copie est remise au fournisseur/ transporteur.
Enregistrement :
Toute distribution de fourniture est faite sur base d’une réquisition qui fait l’objet des
traitements suivants :
- service demandeur
Le Chef de service établit un bon de réquisition de fournitures.
La réquisition précise :
la nature des fournitures ;
la quantité réquisitionnée ;
la destination ou service utilisateur
- service magasin
Le Responsable du magasin des fournitures :
vérifie la conformité de la signature du Chef de service demandeur ;
vérifie la disponibilité des articles en stock ;
vise la demande par le cachet ou la mention visible « servi » ;
établit un bon de sortie en trois exemplaires ;
signe le Bon de sortie avec le représentant du service demandeur ;
remet un exemplaire du bon de sortie au service demandeur ;
transmet une copie du Bon de sortie à son superviseur ;
garde une souche du Bon de sortie dans le carnet des Bons de sortie ;
classe la réquisition interne visée par le cachet « servi » ;
met la fiche de stock à jour.
Enregistrer l’écart des stocks résultant d’une erreur d’enregistrement comptable ou une
erreur arithmétique.
Après enregistrement des documents par la comptabilité, le magasinier classe les états
d’inventaire dans les classeurs appropriés.
L’inventaire physique est un décompte physique des existants à la date de prise de cet
inventaire. Par ce contrôle, les quantités réelles (résultant de l’inventaire) sont
rapprochées aux quantités théoriques selon les fiches de stock ou registre des
immobilisations. L’objectif poursuivi est donc de s’assurer de la bonne gestion des
biens. L’inventaire physique est réalisé obligatoirement en fin d’année.
- La préparation de l’inventaire ;
- Le déroulement de l’inventaire ;
- Le contrôle des résultats d’inventaire ;
- La valorisation et le traitement comptable et administratif des différences
éventuelles d’inventaire ;
- La transmission des inventaires à la Direction Exécutive.
2. Préparation des feuilles d’inventaire pour tous les biens qui ont fait l’objet
d’enregistrement des immobilisations par le Service Comptabilité ;
5. Procéder à l’inventaire des biens appartenant à des tiers qui seront rangés à
part ;
Il faudra s’assurer que tous les biens ont été repris sur les feuilles d’inventaire. Les listes
seront prévues sur papier uniforme, et comporteront les colonnes suivantes :
Chaque page sera numérotée dans une suite numérique continue, chacune d’elles
portant le paraphe du Comptable. Il sera prévu une case à remplir au moment du
comptage dans laquelle figureront les noms des membres de l’équipe de comptage.
3. Les biens qui ne figurent pas sur les feuilles d’inventaires y seront ajoutés au fur
et à mesure des comptages ;
6. La transcription des quantités inventoriées se fait avec le stylo à bille (et jamais
au crayon) ;
Les discordances qui subsistent (non expliquées de façon satisfaisante) sont valorisées
et communiquées par écrit par le Responsable de l’inventaire physique à la Direction
Exécutive, avec copie pour information au Chargé de finance et au service Contrôle
Interne.
Il appartient à la Direction Exécutive de se prononcer sur les mesures administratives
ou autres à prendre à l’endroit du Responsable chargé de la gestion des biens
concernés.
Les objectifs à atteindre lors de cet exercice peuvent se résumer comme suit :
- S’assurer que tous les articles inventoriés ont été codifiés article par
article dans la liste des stocks ayant fait l’objet d’un comptage de manière
à éviter un double comptage ;
- S’assurer que toutes les localisations des articles inventoriés sont
correctement enregistrées sur les fiches de stock ainsi que sur le plan du
rangement du magasin ;
- S’assurer que les localisations différentes pour un même article ont été
repérées et rassemblées dans une localisation unique.
- S’assurer que les articles non existants physiquement ont été repérés et
annulés dans le système comptable ;
- S’assurer que les différences entre les stocks physiques et théoriques ont
fait l’objet d’ajustement et rectifications comptables du stock ;
- S’assurer que tous les articles pour lesquels il n’existe pas de fiche de
stock ont été repérés et aucune fiche n’a été triée et enregistrée.
Pour atteindre ces objectifs, les tâches suivantes doivent être accomplies :
L’écart découle :
Aussi les écarts inexpliqués, qu’ils soient positifs ou négatifs et les écarts résultants de
vols doivent faire l’objet d’un procès-verbal de rectification de stock en vue d’ajuster le
stock théorique au niveau du stock physique.
Règles générales
Les immobilisations corporelles sont des biens qui sont détenus par l’Association pour
être utilisés dans le cadre de son activité et dont l’on s’attend qu’elles soient utilisées
sur plus d’un exercice. Ces derniers comprennent notamment :
les immeubles,
les machines,
le matériel roulant,
les équipements de bureau,
les mobiliers de bureau,
les équipements informatiques, etc.
Règles de gestion
La réception des immobilisations est faite par une équipe désignée par le
Coordinateur National et/ou le Conseil d’Administration selon l’importance de
la valeur ;
L’entrée d’une immobilisation dans le patrimoine du Centre de Recherche sur
l'Anti-Corruption (CERC) est constatée par un Bon de Réception ou un PV de
réception.
Règles de gestion :
chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre son utilisation,
son entretien et sa consommation en carburant.
Le carnet de bord doit en outre faire ressortir tout événement ayant une
incidence sur l’état physique du véhicule.
la tenue à jour du carnet de bord est obligatoire pour tout conducteur ;
PRINCIPES DE SUIVI :
le Chargé de finance, appuyé par le Chef charroi, veille à l’entretien régulier et
préventif des véhicules tel que prévu par le constructeur ;
Toute panne ou autre anomalie constatée sur le véhicule par le
conducteur/chauffeur doit être portée en temps réel à la connaissance du
Chargé de finance qui en informe le Responsable d’Antenne et la Direction
Exécutive qui autorisent la réparation ;
Tous les mois, le Chef charroi fait relever le kilométrage ainsi que la
consommation de carburant à partir des carnets de bord des véhicules ;
le Directeur des Finances veille au respect des dates de renouvellement des
polices d’assurance, des vignettes fiscales et tous autres impôts et taxes ;
Une copie des pièces administratives (facture d’achat, documents d’importation,
carte rose, assurances, etc.) de chaque véhicule et conservée par Le Chargé de
finance dans un dossier tenu pour chaque véhicule
Un (ou deux) prestataire en charge de l’entretien des véhicules est identifié suivant les
procédures des d’achats de services usuelles :
Autorisation de réparation :
Les pannes des véhicules ou tout autre besoin sur leur entretien & réparation
identifié par les chauffeurs doivent préalablement être signalées au Chargé de
finance qui en informe par écrit au Chargé de finance qui, sur avis de la
Direction Exécutive et selon le coût des travaux, autorise toute démarche
d’entretien & réparation des véhicules.
Toute pièce relative aux dépenses d’entretien & réparation doit comporter
l’identification du véhicule pour faciliter la production d’un rapport mensuel sur
l’état des dépenses en carburant et en entretien & réparation du parc automobile
du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC).
Concernant la carrosserie
- Nettoyage quotidien
- Celle-ci doit être entretenue :
Un lavage régulier et approfondi doit être fait chaque semaine ou au retour de voyage.
Les Chauffeurs de véhicules sont tenus de respecter les règles de sécurité relatives à
l’utilisation des véhicules:
1. Les véhicules doivent circuler avec tous leurs papiers en règle et à bord;
2. Le port de la ceinture de sécurité pour les passagers est obligatoire ;
3. La police d’assurance doit être vérifiée régulièrement ;
4. Le chauffeur doit veiller à avoir son permis de conduire avec lui avant de
conduire un véhicule du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC).
Pour des raisons de sécurité, le départ pour une mission ne sera envisagé qu’avant 15
heures et au retour de la mission, le véhicule doit être au siège du Centre de Recherche
sur l'Anti-Corruption (CERC) au plus tard une heure après la fin de la mission.
Chaque véhicule est affecté à un chauffeur/responsable qui doit rendre compte
par écrit et immédiatement en cas d’accident, de perte ou vol de matériel à bord
du véhicule.
Tout changement/transfert temporaire de responsabilité sur un véhicule doit
faire objet de remise et reprise des équipements à bord du véhicule à travers
une fiche remplie et signée conjointement par le remettant et le réceptionnaire.
NB : La procédure de gestion des véhicules est aussi valable pour les motos.
Cette procédure s’applique à tous les bons de carburant acquis par le Centre de
Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC) pour le fonctionnement au niveau de tous les
Services et Projets.
VII.3.1. Règles de gestion
Délais
Operateur Tâche Supports
Observation
Le Chargé de Lancer la demande de cotation Délais :
finance auprès d’une ou de deux stations- Seuil d’approvisionnement
services atteint
Réceptionner la facture pro Support :
forma, Demande de cotation, Facture
Etablir le Bon de Commande au pro forma, BC,
profit du
fournisseur retenu en précisant le
nombre de litres achetés
Le Chargé de Contrôler et signer le Bon de Délais :
finance Commande au fournisseur Dès réception
Support
Bon de commande
Le Chargé de Réceptionner les Bons de Délais : Dès réception
finance carburant et en l’absence Support
d’anomalies, viser le Bordereau de Bons de carburant, Bordereau
Livraison et stocker les bons de de réception des Bons,
carburant Fiche de suivi des
Etablir une fiche du suivi des mouvements en. stocks
mouvements en Stock
CHAPITRE VIII : PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS DE SERVICE
La procédure s’applique à toutes les missions de travail effectuées par les membres et
le personnel du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC) sur le territoire
national ou à l’étranger dans le cadre des activités de l’Association.
Si le Chef de mission a reçu des frais à justifier, un justificatif des frais utilisés est
remis à la comptabilité endéans trois (3) jours dès son retour de mission avec le reçu
de versement à la Caisse des reliquats éventuels.
Au plus tard trois (3) jours après le retour de la mission, le Chef de mission rédige
un rapport de mission qu’il signe et dépose, avec l’ordre de mission visé à
destination, au secrétariat de la Direction Exécutive.
Une copie du rapport de mission est conservée par le supérieur hiérarchique après
exploitation. Les membres de CA rapportent directement au Conseil
d’Administration.
Le Chef hiérarchique, après approbation du rapport de mission, met son visa sur
l’ordre de mission qui doit aboutir au niveau de la comptabilité pour exploitation
tant administrative que comptable.
Les frais de mission, à l’exception des frais d’hébergement, sont avancés en totalité
aux agents afin de faire face aux dépenses relatives à la mission.
Les per diem (frais de restauration et imprévus) ne font pas objet de justification
au retour de la mission ;
L’ordre de mission est visé au départ et à l’arrivée par les autorités des lieux où
l’agent s’est rendu.
Aucun paiement de frais de mission n’est accordé à un agent si les frais
préalablement perçus n’ont pas été justifiés par accomplissement effectif de la
mission et dépôt du rapport de mission.
Le Chef de la mission:
prépare les termes de référence de la mission et le projet de budget y relatif : cadre
et objectif de la mission, chronogramme des activités à réaliser, résultats attendus,
moyens à mettre en œuvre (per diem, frais d’hébergement, carburant, lubrifiant,
véhicule, ressources humaines, etc.)
transmet les termes de référence au Chargé des Programmes pour vérification de
la formulation de l’activité;
transmet les termes de référence au Chargé de finance (trois jours au moins avant
la date de début de la mission) pour analyse du budget et de l’éligibilité de la
dépense, puis au Directeur Exécutif pour validation.
L’objet de la mission ne nécessitant pas de TDR est consigné dans l’ordre de
mission même.
VIII.1.4. Préparation de l’ordre de mission
Le Chef de mission prépare l’ordre de mission qui comprend les éléments suivants :
N° de l’ordre de mission ;
Nom, prénom du Chef de mission ;
Lieu de la mission ;
Dates de départ et de retour ;
Objectif de la mission;
N° d’immatriculation du véhicule ;
Nom du chauffeur ;
Noms et prénoms des personnes à bord.
Les per diem sont toujours payés par chèque établi au nom du Chef de mission qui
devra en justifier la destination par une liste signée par les bénéficiaires :
Le Comptable :
Enregistre et remet le chèque des frais de mission au Chef de mission après
émargement sur la fiche de per diem et sur une copie du chèque qu’il annexe au le
dossier complet des frais de mission ;
remet l’original de l’ordre de mission au Chef de mission ;
Le comptable :
La procédure de voyage, per diem et hébergement pour les consultants, les volontaires
et membres du CA est la même que celle régissant le personnel du Centre de Recherche
sur l'Anti-Corruption (CERC).
- Tous les ordres de mission à l’étranger sont signés par le Conseil d’Administration ;
- Recherche du visa et autres documents par la Direction Exécutive du Centre de
Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC) selon la procédure décrite ci-dessus ;
- Les frais de mission sont accordés conformément à la législation en vigueur au
Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC) et aux exigences des bailleurs de
fonds. Un mémo fixant les barèmes suivant le coût de la vie par ville d’accueil est
établi et actualisé régulièrement par le Directeur Exécutif et approuvé par le CA;
- Les financements dépendent des conditions de prise en charge précisées par le
bailleur de la mission
- Un bailleur peut supporter soit les frais d’inscription, de séjour, de voyage. Il peut
aussi assurer une prise en charge totale ;
- Dans le cas d’une prise en charge partielle, le complément est financé selon les
disponibilités financières des projets ;
- Un complément de frais de mission est accordé pour toute mission à l’étranger prise
en charge partiellement par un autre bailleur.
Au plus tard trois jours après le retour de la mission, le missionnaire doit rédiger un
rapport de mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission visé au secrétariat
de Direction Exécutive ou de la Conseil d’Administration.
Une copie du rapport de mission est conservée par le supérieur hiérarchique après
exploitation.
En outre, l’ordre de mission doit aboutir au niveau de la comptabilité en même
temps que le justificatif des frais utilisés et le reçu de remise à la Caisse ou en
banque d’un reliquat éventuel pour exploitation tant administrative que comptable
avec billet d’avion (souche), carte d’embarquement (Boarding pass) et tous autres
tickets ou reçus (taxes d’aéroport, etc.).
Pour les appels internationaux, on doit utiliser le téléphone qu'en cas d'extrême
urgence ou quand l'e-mail ne fonctionne pas. Sinon on privilégiera le courrier
électronique aux appels téléphoniques.
CHAPITRE X : PROCEDURES DE REPORTING
De la même manière que le siège, le reporting des antennes et sous bénéficiaires sera
structuré essentiellement autour des rapports mensuels et trimestriels, semestriels et
annuels suivants :
Dès l’achèvement du Plan d’Action, l’activité déployée par le sous bénéficiaire doit
conduire à établir un rapport présentant l’avancement matériel de l’exécution du Plan
d’Action et expliquer les écarts entre les objectifs prévus et les résultats obtenus dans
le cadre du Projet.