SERVICE QUALITE Code : PR02-PM2

Version : 03
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES NON-CONFORMITES ET DES Date de création : 03/05/2021
ACTIONS CORRECTIVES Page : 1 /5

HISTORIQUE DE MODIFICATION
Date Version Motif de la modification Auteur (s)
04/10/2019 01 Création RQ
Définition des catégories des non-conformités et
21/08/2020 02 RQ
du traitement spécifique
Fusion des procédures existantes en matière
03/05/2021 03 traitement des non-conformités (Usine Détergents et RQ
Usine Alimentaire)

Rédacteurs Vérificateur Approbateur

Noms et prénoms : ASSY Marthe / Nom : M. TANO Nom : M. HOJEIJ
KANGAH Colombe
Prénom : Thierry Prénom : Waël
Fonction : Assistantes Qualité
Fonction : Responsable Qualité Fonction : Coordonnateur Général

Date : 03/05/2021 Date : 03/05/2021 Date : 03/05/2021

Visa : Visa : Visa :

 SERVICE QUALITE Code : PR02-PM2
Version : 03
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES NON-CONFORMITES ET DES Date de création : 03/05/2021
ACTIONS CORRECTIVES Page : 2 /5

Sommaire

1. Objet................................................................................................................................................3
2. Domaine application..........................................................................................................................3
3. Termes et definitions..........................................................................................................................3
4. Documents de références et documents associés.....................................................................................3
4.1 Documents de références.................................................................................................................3
4.2 Documents associés........................................................................................................................4
5. Responsabilités.................................................................................................................................4
6. Description de la procédure....................................................................................................................4
6.1 Identification des non-conformités......................................................................................................4
6.2 Traitement des non-conformités.........................................................................................................4
6.2.1 Cas spécifique des non-conformités issues d’un dysfonctionnement interne.....................................4
6.2.2 Cas spécifique des non-conformités suite au non-respect d’une exigence relevée lors d’un audit
qualité interne ou externe ou d’un contrôle d’une autorité compétente.....................................................5
6.3 Evaluation de l’efficacité des actions correctives..................................................................................5
6.4Mise à jour des risques ou Modification du système de Management de la Qualité ou de la SDA...............5
 SERVICE QUALITE Code : PR02-PM2
Version : 03
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES NON-CONFORMITES ET DES Date de création : 03/05/2021
ACTIONS CORRECTIVES Page : 3 /5

1. Objet

Cette procédure a pour objet de définir les règles de maîtrise des non-conformités liées aux Système de
Management de SIPROCHIM, et de spécifier les dispositions à prendre pour mener des actions correctives
permettant d’éliminer les causes de ces non-conformités.
La procédure permettra :
 D’assurer que les exigences (produits, services, légales, réglementaires, normatives et règles internes) qui ne
sont pas respectées soient identifiées et gérées comme des non-conformités ;
 De décrire le traitement des non-conformités et la mise en place d’un plan d’actions efficace.

2. Domaine application
Cette procédure s’applique à l’ensemble des processus et des activités de l’entreprise.

3. Termes et definitions

Non-conformité produit ou service : Non-respect des exigences définies relatives à nos produits/services. Ce terme
désigne la non-satisfaction d'une exigence normative, légale et réglementaire ou toute autre disposition interne établie
et approuvée par la Direction Générale.

Exigence : Critère, méthode, pratique, procédure définie soit par le Client, la réglementation/législation, la norme ou
par l’entreprise.

Client : Personne ou organisme qui achète ou requiert des produits et / ou services moyennant un paiement .

Correction : Ce terme désigne une action visant à traiter immédiatement une non-conformité détectée, afin de limiter
les conséquences ou l’ampleur.

Action corrective (AC) : Ce terme désigne une action entreprise pour éliminer les causes d’une non-conformité et
éviter qu’elle réapparaisse.

Dérogation : Autorisation ponctuelle de s’écarter des exigences définies et validée par une autorité compétente.

SMQ : Système Management de la Qualité.

SMSDA : Système Management de la Sécurité des Denrées Alimentaires.

NC : Non-Conformité.

4. Documents de références et documents associés

4.1 Documents de références

- Norme ISO 9001 version 2015 : Chapitre 10.2 Non-conformité et actions correctives.
- Norme ISO 9000 version 2015 : Chapitre 3 Termes et définition.
- Norme ISO 22000 version 2018 : Chapitre 10.1 Non-conformité et actions correctives.
 SERVICE QUALITE Code : PR02-PM2
Version : 03
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES NON-CONFORMITES ET DES Date de création : 03/05/2021
ACTIONS CORRECTIVES Page : 4 /5

4.2 Documents associés

- EN01-PR02–PM2 Fiche de traitement non-conformités et des actions correctives

- EN03- PR02–PM2 – Plan d’amélioration continue
- EN04-PR02–PM2 Tableau de suivi des non-conformités produits
- EN57.PM2 – Fiche de dérogation
- EN67-PM2–Suivi des fiches de non-conformité et dérogation

5. Responsabilités
Les pilotes et copilotes de processus sont responsables du respect de la procédure de traitement des non-
conformités et des actions correctives.
Le Responsable Qualité s’assure de la correcte mise en application de la procédure.

6. Description de la procédure
6.1 Identification des non-conformités

On parlera de non-conformité en cas de :

- Présence d’un dysfonctionnement interne impactant les services et produits (Au Magasin
matières premières, sur les lignes de production, au Laboratoire ou au magasin produits finis)

- Non-respect d’une exigence relevée lors d’un audit qualité interne ou externe ou d’un contrôle
d’une autorité compétente

Toute personne a la responsabilité d’identifier les non-conformités et de les remonter à son responsable hiérarchique et
au Service Qualité.

Il est cependant souhaitable que cette personne opère dans la zone d’activité ou sur le produit en question

6.2 Traitement des non-conformités

Lorsqu’une non-conformité est détectée, le Responsable du Département concerné, réagit à la non-conformité pour la
maitriser et la corriger ; et prendre en charge les conséquences de celle-ci. L’analyse consiste à une correction, une
recherche de causes, et à la détermination d’actions correctives.
Le Responsable du Département est tenu également de rechercher si des non-conformités similaires existent ou
pourraient éventuellement se produire, afin de prévenir leur apparition.

6.2.1 Cas spécifique des non-conformités issues d’un dysfonctionnement interne

Il s’agit des non-conformités détectées à la suite du contrôle et de l’analyse des matières premières. Ou encore des
non-conformités internes détectées au cours de la fabrication des produits, et également au magasin produit finis,
mais aussi sur les surfaces de travail, l’environnement de travail et l’hygiène du personnel (Suite analyse laboratoire
alimentaire).
 SERVICE QUALITE Code : PR02-PM2
Version : 03
PROCEDURE DE TRAITEMENT DES NON-CONFORMITES ET DES Date de création : 03/05/2021
ACTIONS CORRECTIVES Page : 5 /5

En cas de non-conformité :
- Le responsable hiérarchique du Département concerné diligente le remplissage de la fiche de
traitement des non-conformités (EN01-PR02-PM2). Cette fiche permet de décrire la non-
conformité et son incidence, de rechercher les causes et de définir les actions correctives
appropriées.

- Toutes les fiches de non-conformités renseignées devront être transmises immédiatement au

Service Qualité pour revue et consolidation dans un tableau de suivi (EN02-PR02-PM2). Le
service Qualité en coordination avec les Directions concernées procèdent au suivi de la non-
conformité jusqu’à sa clôture, c’est-à-dire jusqu’à l’évaluation de l’efficacité des actions.

Dans certains cas, le produit non conforme ou en attente de libération peut être mis à disposition ou livré au client.
Cette dérogation doit faire l’objet d’une évaluation des risques permettant de valider sa libération sans préjudice
interne et externe (satisfaction client, sécurité notamment). Les dérogations sont exceptionnelles et pour une période
définie ; elles sont enregistrées sur la fiche de dérogation (EN57.PM2). Le Directeur Général, son intérimaire ou une
personne désignée ont l’autorité pour valider une dérogation.
Le suivi des fiches de non-conformité et dérogation est réalisé au travers d’une fiche (EN67.PM2).

6.2.2 Cas spécifique des non-conformités suite au non-respect d’une exigence relevée lors d’un audit
qualité interne ou externe ou d’un contrôle d’une autorité compétente

Il s’agit des non-conformités détectées lors des audits qualité ou contrôle d’une autorité compétente.
Le Responsable Qualité est en charge de la diffusion des différents rapports. Il organise avec les pilotes de
processus le traitement des non-conformités à travers le plan d’amélioration continue (EN03-PRO2-PM2).

6.3 Evaluation de l’efficacité des actions correctives

L’efficacité des actions correctives est évaluée par les Responsables concernés avec le support du Responsable
Qualité.
Une action corrective est jugée efficace lorsqu’elle a permis de supprimer la cause de la non-conformité.
Lorsque l’action corrective est jugée inefficace, de nouvelles actions doivent être définies et mise en œuvre pour régler
la non-conformité.

6.4 Mise à jour des risques ou Modification du système de Management de la Qualité ou de la SDA
A la fin du traitement de la non-conformité, le pilote du processus concerné et le Responsable Qualité, s’assurent que
les risques identifiés du processus et le SMQ/SMSDA ne nécessitent pas d’être modifiés suite à l’apparition des non-
conformités. Si tel est le cas, Responsable Qualité procède aux modifications subséquentes.