Modul Tata Kearsipan
Modul Tata Kearsipan
Modul Tata Kearsipan
Tata Kearsipan
Diklat Teknis
Administrasi Umum
(General Administration)
Eselon III
ii
KATA PENGANTAR
DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH
iv
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
A. Deskripsi Singkat...................................................................................... 1
B. Hasil Belajar ............................................................................................. 2
C. Indikator Hasil Belajar.............................................................................. 3
D. Pokok Bahasan ......................................................................................... 3
BAB V
Ringkasan ............................................................................................... 61
vi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan
fungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan
instansi pemerintah, seperti sekretariat lembaga tinggi negara, kementerian, dan
lembaga pemerintah nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusat
dan daerah.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemeritnah adalah
administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36/M.PAN/2/2002, tanggal 8 Februari
2002 tentang Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum di
Lingkungan Aparatur Negara, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 meliputi tata naskah dinas (tata
persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, tata kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap
organisasi, baik itu organisasi pemerintah pusat, daerah maupun bisnis.
Keseluruhan organisiasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi
menjadi bagian sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan
pelaksnanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi perubahan
situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Menurut Schwartz dan Hemon (1993), informasi pada saat sekarang merupakan
sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of
production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi,
sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat
diperjualbelikan. Di samping itu, proses pengolahan yang tepat, dan penemuan
kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki kuantitatif yang
dapat dikukur secara ekonomi.
Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded
information) memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses
kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan
berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan
tugas organisasi. Masalah yang kemudian timbul dari kondisi dan keadaan ini
adalah semakin menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol. Arsip-arsip
cenderung diabaikan cara pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan
di dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi arsip
untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan
(decision making), arsip jadi sulit atau memerlukan waktu relatif lama untuk
menemukan kembali (retrival). Dalam konteks inilah sesungguhnya arsip sebagai
salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan
(management) yang tepat, sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan
1
2
produktivitas bagi organisiasi. Untuk itu, diperlukan suatu Tata Kearsipan. Surat
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor
36/M.PAN/02/2002, tanggal 8 Februari 2002, tentang Tata Laksana Administrasi
Umum di Lingkungan Aparatur Negara, menegaskan bahwa dalam rangka
menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna, serta kelancaran komunikasi
tertulis antarinstansi pemerintah, maka ditetapkan Pokok-pokok Materi Tata
Laksana Administrasi Umum di Lingkungan aparatur Negara. Pada butir 4
menyatakan bahwa Tata Kearsipan adalah pengelolaan naskah/catatan yang dibuat
dan diterima dalam bentuk corak apapun oleh Aparatur Negara dalam pelaksanaan
kegiatan administrasi, bukti transaksi, serta penyelenggaraan kehidupan bangsa
dan negara. Surat Mmenpan tersebut mengimperasikan bahwa pengololaan arsip
(arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, arsip statis) di lingkungnan Instansi
Pemerintah, baik pusat maupun daerah, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, dan
lembaga negara lainnya mengacu pada peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Selama ini, penyelenggaraan tata kearsipan, di lingkungan instansi pemerintah
baik di pusat maupun di daerah kurang ditata dengan baik dan benar. Keterpaduan
tata kearsipan di berbagai instansi pemerintah sangat diperlukan, dalam
menyelenggarakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara
berdayaguna dan berhasilguna. Untuk itu, mengingat pentingnya peranan arsip
untuk meningkatkan kapasitas pemda, dalam angka peningkatan efisiensi dan
perwujudan administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, serta
pelayanan publik inilah yang menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya
Diklat Teknis Administrasi Umum sebagai bagian dari sejumlah Diklat lainnya
dalam Paket C.1 (Curriculum Development, Training of Trainers, and Training of
Training Managers). Paket C.1 merupakan salah satu kegiatan dari serangkaian
kegiatan dengan menggunakan dana loan dari Asian Development Bank (ADB)
dengan Loan No. 1964-IN, yang ditujukan guna membiayai proyek Membangun
Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Projek Desentralisasi atau Sustainable
Capacity Building for Decentralization Project (SCB-DP).
Diklat Administrasi Umum untuk Eselon III dan IV, khususnya mata Diklat Tata
Kearsipan ini, dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan
sikap para pejabat Eselon III dan IV tentang tata kearsipan, yang ruang lingkupnya
terdiri atas pengurusan surat baik surat masuk mapun surat keluar; pengertian,
tipologi dan fungsi arsip, penataan arsip (filing), pengamanan dan pemeliharaan,
sera penyusutan arsip.
B. Hasil Belajar
Setelah mempelajari Modul Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan mampu untuk
menata arsip sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
3
C. Indikator Hasil Belajar
Setelah pembelajaran selesai, peserta dapat:
1.
2.
Menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus
arsip.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Menyusutkan arsip
D. Pokok Bahasan
Setelah mempelajari Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan dapat:
1.
Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip;
2.
Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip.
3.
4.
5.
Prosedur filing,
6.
7.
8.
9.
Penyusutan arsip
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat Tata
Persuratan Dinas dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai
secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
A. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran)
yang tertulis pada setiap awal bab.
B. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan
Bab IV.
C. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab.
D. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada
kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri maupun
4
berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat melakukan
seorang diri, berdua atau berkelompok dengan peserta lain yang memiliki
paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam hal kearsipan.
E.
Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera
pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-segan bertanya
kepada kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam bidang kearsipan.
BAB II
PROSES PENGURUSAN SURAT
Setelah Anda mempelajari Proses Pengurusan Surat, Anda diharapkan dapat : menjelaskan
pengertian surat dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan pengurusan surat, permasalahan
dalam pengurusan surat, pertimbangan asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskan
prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
Selamat! Anda telah mempelajari Modul 2 tentang Tata Persuratan Dinas dengan
baik, sejak mengonsep surat sampai surat ditandatangani dan diberi cap, kemudian
dikirim ke alamat dituju. Di samping instansi Anda mengirim surat dinas, juga
menerima surat dari instansi lain harus ditangani sesuai dengan tata kerja dan prosedur
yang baik dan benar.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/P.PAN/07/2003
Tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinasdisebutkan bahwa
yang disebut dengan surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain
diluarinstansi/ organisasi yang bersangkutan. Jadi dengan demikian, surat itu meliputi
surat dinas antar organisasi, memorandum, nota dinas, telegram, faksimile, bahanbahan publikasi dan komunikasi tertulis. Pengurusan surat sering juga disebut dengan
istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari
satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya
menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan
surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam
lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat
Kegiatan pengurusan surat menyangkut kegiatan organisasi untuk meneruskan
informasi tertulis dari tempat yang satu ke tempat yang lain. Adapun tujuan
pengurusan surat menurut Boedi Martono dalam bukunya yang berjudul "Arsip
Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan" mengatakan bahwa tujuan
pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang
berkepentingan dengan cepat, tepat, aman, serta dengan biaya yang sekecil
mungkin. Dengan perkataan lain, agar tercapai efisiensi dan penghematan.
Pengalaman menunjukkan, bahwa permasalahan-permasalahan yang sering timbul
dalam pengurusan surat adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
bagi
6
1.
b.
c.
Jumlah pegawai
d.
Asas Sentralisasi
Yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk
maupun
surat
keluar,
sepenuhnya
dibebankan
dan
dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.
Keuntungan dari asas ini adalah :
1) Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta
peralatannya;
2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan
pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja.
Dengan asas sentralisasi ini maka :
1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian
dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit
kearsipan;
2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan
terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh
unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan
sesuai dengan tugasnya;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien, baik kartu kendali
maupun lembar pengantar karena cukup dengan rangkap dua.
Pengendalian surat dengan asas sentralisasi hanya akan tepat apabila
dilaksanakan oleh suatu organisasi yang lingkup kerjanya sempit dan
unit-unit kerjanya ada pada satu lokasi (satu atap), dan volume suratnya
relatif kecil. Mengapa? karena kecenderungan bahwa organisasi kecil
memiliki struktur organisasi yang sederhana, jumlah pegawainya sedikit,
7
serta volume suratnya sedikit. Organisasi semacam ini cocok untuk
menerapkan asas sentralisasi dalam pengendalian surat-suratnya.
Organisasi yang ruang lingkupnya luas, dan struktur organisasinya
kompleks, asas tersebut kurang tepat untuk diterapkan. Penerapan asas
sentralisasi pada organisasi yang besar akan menimbulkan berbagai
masalah, di antaranya adalah surat akan lambat sampai ke unit kerja serta
kesulitan dalam pengendalian pekerjaan.
b.
Asas Desentralisasi
Asas desentraliasi yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat,
baik surat masuk, maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh
masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit
kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan
pengelolaan suratnya masing-masing, dari penerimaan, pencatatan
sampai dengan pengiriman surat keluar. Asas desentralisasi dapat
dilaksanakan pada instansi yang mempunyai ruang lingkup dan volume
kerja yang besar.
Dengan asas desentralisasi ini, maka:
1) Pengelolaan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan
sepenuhnya oleh unit pengolah;
2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan
pengiriman surat keluar dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip
inaktif;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun
lembar pengantar surat, cukup dengan rangkap dua.
Keuntungan dari diterapkannya asas ini adalah, penyampaian surat ke
meja-meja kerja semakin cepat, dan kecepatan pemrosesan surat juga
akan semakin meningkat. Kekurangan dari asas ini adalah kemungkinan
terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur, termasuk
peralatannya, akan semakin besar.
Dengan demikian, asas desentralisasi hanya akan dapat berjalan secara
baik, apabila terdapat satu kebijakan pengelolaan surat yang tunggal.
Dengan cara demikian, keseragaman dapat diusahakan/ dimungkinkan
dengan pengawasan yang dilaksanakan secara terpusat. Untuk
melaksanakan hal tersebut, perlu adanya unit kerja yang diberi tugas
untuk melaksanakannya.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk menetapkan asas
kebijakaan tersebut sangat bergantung pada kondisi dan karakteristik
organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan
dalam pemilihan asas ini adalah :
8
1) Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan;
2) Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi;
3) Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar;
4) Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi;
5) Jumlah surat yang dikelola.
Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya
masing-masing, maka sebuah organisasi yang besar dapat menerapkan
asas desentralisasi terkendali. Asas ini merupakan gabungan dari asas
sentralisasi dan desentralisasi, di mana masing-masing unit kerja dapat
melaksanakan
pengurusan
suratnya
sendiri-sendiri,
namun
pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Dengan cara demikian,
sungguh pun masing-masing unit kerja melaksanakan pengurusan
suratnya sendiri, namun masih dimungkinkan adanya keseragaman
prosedur dan tata kerja, serta lebih mudah dalam pengendalian dan
pembinaannya.
2.
Pengelompokan surat
Merupakan cara seleksi surat guna memperoleh surat-surat penting saja
yang perlu dicatat dan dikendalikan. Surat yang bersifat rutin hanya
sekedar untuk diketahui, tidak perlu dicatat
b.
Pencatatan surat
Maksud dilakukan pencatatan surat adalah dalam rangka pengendalian
informasi. Dengan demikian, surat yang perlu dicatat adalah surat yang
dikategorikan sebagai surat penting saja, sedangkan surat yang
informasinya tidak penting dan bersifat rutin, tidak perlu dicatat. Hal
yang demikian dengan pertimbangan bahwa surat yang informasinya
tidak penting, jika terlambat atau hilang tidak akan mengganggu aktivitas
organisasi. Dengan cara demikian, efisiensi dapat dicapai.
9
c.
d.
Pendisposisian
Adakalanya, sebuah surat harus disampaikan kepada lebih d satu unit
kerja atau pejabat. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan
prosedur pendisposisian yang akan digunakan. Apakah semua surat
beserta disposisi perlu difotokopi atau tidak. Pertimbangan yang
demikian perlu dilakukan mengingat penggandaan melalui fotokopi akan
berakibat bertambahnya duplikasi serta kurang terjaminnya keamanan
informasi yang terdapat dalam surat tersebut.
3.
Pedoman Kerja
Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan baik,
maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di dalamnya
memuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja yang diterapkan
pada instansi/ organisasi tersebut.
Pedoman kerja tersebut akan memuat hal-hal sebagai berikut :
a.
b.
10
Keterangan yang terperinci mengenai prosedur pengurusan surat ,
termasuk didalamnya mengenai tata cara pencatatan, pengarahan dan
sebagainya.
4.
b.
c.
Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur apa yang
harus ditempuh untuk mengendalikannya
d.
Cara apa yang akan ditempuh untuk mengurangi resiko hilangnya surat
ketika sedang diproses
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat masuk;
yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan pengarahan surat
masuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan tujuan pengurusan surat.
Untuk mewujudkan tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar dapat
dipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur pengurusan
surat masuk.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut :
a.
11
Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil dengan struktur
organisasi yang sederhana, beban kerja dan volume surat relatif sedikit,
dan pada umumnya hanya memiliki sejumlah kecil pegawai, bisa
menerapkan asas sentralisasi. Dengan pertimbangan yang sama, sebuah
organisasi besar dapat menerapkan asas desentralisasi dalam pengelolaan
surat masuknya. Hal ini dilakukan mengingat organisasi yang besar, pada
umumnya memiliki beban kerja dan volume surat yang cukup banyak,
serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada dalam satu lokasi.
b.
c.
12
2) Surat yang langsung ke unit kerja
Surat yang secara langsung diserahkan ke unit kerja adalah surat
yang informasinya menyangkut teknik operasional, Surat semacam
ini diproses oleh unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya
masing-masing serta informasinya disampaikan kepada pimpinan
dalam keadaan sudah diolah.
d.
e.
Pendisposisian Surat
Pendisposisian dilakukan oleh pimpinan dengan maksud memberikan
wewenang dan tugas kepada bawahannya sesuai dengan instruksi yang
simuat di dalamnya. Instruksi dari atasan tersebut dapat berupa perintah
untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi perhatian, dan
sebagainya. Untuk itu, agar tugas dan wewenang yang diberikan kepada
bawahannya dapat diterima dengan jelas, diperlukan formulir (lembar)
disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah untuk menjaga
agar surat terhindar dari corat-coret.
Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak harus
selalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan mengkopi
surat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang perlu
diperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan jumlah
fotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak, biaya
fotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi akan
lebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada halaman
selanjutnya.
13
Gambar 2-1. Lembar Disposisi
NAMA INSTANSI
..............................................................................
................................Unit Kerja ............................
...................................alamat ..................................
LEMBAR DISPOSISI
Agno
Tanggal Penerimaan :
Tkt. Keamanan :
SR / R / K / B
Tgl. Penyelesaian :
: .............................................................................
Ringkasan Isi
: .............................................................................
.............................................................................
.............................................................................
Lampiran
DISPOSISI
: .............................................................................
Diteruskan Kepada
1.........................................
2. .......................................
3. .......................................
4. .......................................
5. .......................................
6. .......................................
7. .......................................
8. .......................................
9. ......................................
Paraf
14
Cara Pengisian Lembar Disposisi :
01.
02.
03.
Sifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v) sesuai
dengan klasifikasi surat.
04.
05.
06.
07.
09.
15
f.
Mildex
Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam menetapkan arah
surat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun Mildex.
Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas untuk
menetapkan surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang perlu
formulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex yang
sederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar subjek yang
disusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan gambaran fungsi
unit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek tersebut sekurangkurangnya berisi nama subjek, nama unit kerja yang mengelola serta
perlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan.
Contoh Mildex
No
Subjek
Unit Kerja
Dikendalikan
Ya
Bantuan
mengajar
Kunjungan
UPT.Diklat
Lamaran
Humas
Tidak
Disposisi
Ya
Tidak
V
V
Kepeg.
Dari uraian yang telah disampaikan di atas , maka dapat disimpulkan
secara singkat bahwa Prosedur surat masuk dilakukan sebagai berikut :
1) Penerimaan surat masuk melalui pos atau kurir
2) Memeriksa kemungkinan surat salah alamat.
3) Menyortir surat. Kegiatan ini dilakukan untuk membedakan surat
dinas dengan bahan penerbitan, majalah, leaflet, dan sebagainya.
4) Menggolongkan surat menjadi surat tertutup (rahasia,terbatas) dan
surat terbuka (surat yang dapat dibuka).
5) Surat terbuka penggolongannya didasarkan
pengirimannya, seperti kilat, segera, biasa.
2.
atas
derajat
16
a.
Menyiapkan surat, yaitu sejak dari konsep sampai surat itu diketik,
pemberian nomor dan tanda tangan
b.
a)
b)
c)
d)
c.
Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya dilakukan
pimpinan kepada bawahannya. Dengan cara demikian pimpinan tidak
perlu menandatangani semua surat keluar. Surat-surat keluar yang
bersifat tehnis operasional, penandatanganannya dapat didelegasikan
kepada bawahannya. Pimpinan dapat menandatangani surat-surat yang
informasinya berisi kebijaksanaan an hal-hal penting lainnya. Dengan
cara demikian, kesibukan pimpinan untuk menandatangani surat-surat
keluar dapat dikurangi.
17
d.
e.
Faktor pengamanan
Faktor pengamanan perlu diperhatikan mengingat sering terjadi
kebocoran informasi karena kurangnya kehati-hatian petugas. Untuk
mengatasi masalah tersebut maka pengamanan surat, sejak dari
pembuatan kosep sampai pengetikannya harus diperlakukan dengan
hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat
rahasia dan terbatas. Untuk keperluan tersebut , pimpinan dapat
memproses surat itu sendiri atau mempercayakan kepada seorang sta`
yang dapat dipercaya.
f.
Pengiriman surat
Dalam merancang pengelolaan surat keluar, pengiriman surat perlu
mendapat perhatian yang besar. Masalah- masalah dalam pengiriman
surat yang memerlukan pertimbangan adalah yang berkaitan dengan
volume surat keluar, tenaga yang harus disediakan dan sarana serta
prasarana yang diperlukan.
Untuk organisasi yang lokasinya satu atap, pengiriman surat dapat
dilakukan secara terpusat. Hal ini akan lebih efisien dan efektif karena
3.
Buku Agenda
Buku Agenda adalah suatu daftar yang berisi keluar masuknya surat
secara urut nomor. Pencatatan yang pertama baik surat masuk atau pun
surat keluar ada di dalam buku ini.
Keuntungan clan kekurangan mengguna~fan buku agenda adalah :
18
1) Dengan penggunaan buku agenda akan terjadi pencatatan yang
berulang-ulang.
2) Buku agenda sukar untuk dilakukan penataan.
3)
Formulir (Takah)
Pengurusan surat yang prasarana dan sarananya menggunakan formulir
takah, adalah bila organisasi tersebut menggunakan sistem tata naskah
(takah) di dalam kegiatan administrasinya. Sistem ini dipakai oleh Mabes
ABRI.
Sarana takah adalah :
1) Map Takah
Dipakai untuk memberkaskan dan memproses suatu persoalan
tertentu. Map takah memiliki dua penjepit naskah. Di bagian kanan
untuk menjepit naskah, sedangkan di bagian kiri dipakai untuk
lembar catatan.
2) Buku Indeks Persoalan
Bentuk buku ini adalah semacam pola klasifikasi dan disusun
berdasarkan fungsi-fungsi organisasi, tidak berdaarkan struktur
organisasi.
3) Buku Takah
Digunakan sebagai tempat untuk mencatat tulisan dinas yang sedang
diproses dengan takah, baik untuk tulisan dinas yang masuk maupun
keluar.
4) Lembar Catatan
Dipakai untuk mencatat disposisi,
tanggapan/saran dari staf, mencatat
penyetesaian suatu tulisan dinas.
pengarahan pimpinan,
pembicaraan mengenai
19
usaha/pembuka takah serta tanggal pengembaliannya. Oleh sebab
itu, jumlah buku harian takah disesuaikan dengan hari kerja yang
ada
6) Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT)
Digunakan untuk mencatat dan mengenda(ikan peredaran takah.
7) Buku Ekspedisi Takah
Dipakai sebagai sarana untuk mengirimkan takah
8) Buku Daftar Pembukaan Takah
Digunakan untuk mencatat pembukaan takah setiap harinya.
9) Sampul Takah Rahasia
Dipakai ssebagai sampul pertama pengiriman takah rahasia.
Selanjutnya sampul takah rahasia dimasukkan lagi kedalam suatu
map, sehingga ciri-ciri rahasia tidak terlihat lagi.
Keuntungan dan kekurangan menggunakan
1) Digunakan untuk surat-surat yang mempunyai informasi tinggi serta
berkesinambungan
2) Terlalu banyak formulir pengendalian yang meliputi buku takah,
lembar pengendalian takah sampai dengan lembar catatan takah.
c.
Kartu Kendali
Sistem kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nas;onal RI (ANRI) danLembaga Administrasi Negara (LAN). Sarana yang digunakan adalah :
1) Kartu kendali rangkap 3 (tiga)
Dipakai untuk mencatat surat-surat penting. baik saat masuk maupun
keluar. Kartu ini berfungsi sebagai pengganti buku agenda atau kartu
korespondensi, pengganti surat yang sedang diproses di unit
pengolah, sehingga ada pengendalian di unit kearsipan. Kartu
Kendali dapat berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai
sarana kontrol untuk unit kearsipan dimana surat sedang diproses.
20
Gambar 2-3. Kartu Kendali
Tgl.
No. Urut
INDEKS :
M/K
Kode
Isi Ringkas :
10
cm
Lampiran :
Kepada :
Dari :
No. Surat :
Tanggal :
Paraf :
Pengolah :
Catatan :
15 cm
Keuntungan dan kekurangan menggunakan kartu kendali
a)
b)
c)
d)
e)
f)
2) Lembar Pengantar
Surat biasa dan rahasia dicatat pada lembar pengantar surat biasa dan
rahasia rangkap dua, baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
21
Gambar 2-4 Lembar Pengantar Surat Biasa
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit Pengolah :
No.
Urut
Asal Surat/
Ditujukan Kepada
Disampaikan pukul :
Tanggal :
Tanggal/
Nomor
Perihal
Keterangan
Diterima Pukul
:.. Tanggal
Tanda Tangan Penerima : .
Nama Terang
: .
22
Gambar 2-5 Lembar Pengantar Surat Rahasia.
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Disampaikan pukul :
Tanggal :
Unit Pengolah :
No.
Urut
Asal Surat/
Ditujukan Kepada
Tanggal/
Nomor
Perihal
Keterangan
Diterima Pukul
:.. Tanggal
Tanda Tangan Penerima : .
Nama Terang
: .
C. Latihan
1.
2.
b.
c.
d.
e.
Menerima surat
b.
Menyortir surat
c.
d.
e.
Memberkaskan surat
23
3.
4.
5.
Penciptaan (Creation)
b.
c.
Penyusutan (Disposal)
d.
Referensi
e.
a dan b. benar
Asas Sentralisasi
b.
Asas Dekosenralisasi
c.
Asas Desen:ralisasi
d.
Asas Otomatisasi
e.
a dan c. benar
Surat masuk
b.
Surat penting
c.
Surat keluar
d.
Surat biasa
e.
Surat rahasia
D. Rangkuman
1.
Surat merupakan pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat oleh
organisasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan infomrasi
kedinasan kepada pihak lain.
2.
Surat-surat yang berisi informasi kedinasan ini harus dikelola secara efektif
dan tepat.
3.
4.
5.
Asas Desentralisasi yaitu suatu asas pengendalian pengurusan surat, baik surat
masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing
unit kerja dalam suatu organisasi.
6.
24
Hal yang penting dalam proses ini adalah memperhatikan bobot informasi
yang ada dalam surat dinas, sehingga kegiatan pengurusan surat juga meliputi
pengarahan serta menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu
organisasi.
BAB III
PENGERTIAN, TIPOLOGI, FUNGSI ARSIP DINAMIS,
DAN SIKLUS ARSIP
Setelah Anda mempelajari Bab III ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian arsip,
tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip
Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan, dan
menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, arsip tersebut fungsinya
sangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam
melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu
organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang fungsinya mengelola
informasi. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan
penyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk kepentingan
organisasi tersebut. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan
dan penyimpanan informasi yang efektif. Sistem penyimpanan dan penyimpanan
informasi tersebut disebut pula filing.
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip
Banyak konsep dasar diberikan tentang arsip atau records. Dalam subbab ini akan
dikemukakan tiga pendapat tentang pengetian arsip (records) ialh dari Lundgren
dan Lundgren dan Milburn D. Smith III, serta Undang-undang No. 7 Tahun 1971
tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Baiklah kita bahan terlebih dahulu pengertian arsip menurut Ludgren dan
Lundgren (1989), dalam bukunya Record Management in The Computer Age,
arsip merupakan buti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk
nyata atau bersifat tangible , sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali.
Dari pengertian ini dapat diambil beberapa kesimpulan dasar.
Pertama, arsip itu merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti
tersebut merupakan bukti bagi lebih dari satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip
harus berisi data yang mempunyai arti sesara sosial. Dalam konteks ini, arsip
seringkali diartikan sebagai dasar untuk pegambilan keputusan, pengukuran dan
penghitungan. Data yang telah diproses sehingga lebih bermakna dapat diartikan
sebagai informasi.
Kedua, arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata. Tiga bentuk atau media
secara umum terdiri atas kertas (paper), film dan media magnetik (magnetic
media). Arsip berbasis kertas berupa data, gambar atau teks yang disimpan dalam
sesuatu yang tekomposisi kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau beerat kertas.
Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dalam film, termasuk
25
26
pula bentuk khusus film, seperti microfilm. Sementara arsip media magnetik
merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemubalikkan (retrival)
melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.
Ketiga, adalah bahwa arsip dapat ditemubalikkan (retrievable). Setiap bentuk arsip
baikapakah berbasis kertas, film, maupun media magnetik harus dapat
ditemubalikkan secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan
nonarsip (nonrecord), karena nonarsip merupakan keseluruhan informasi dalam
bentuk yang tidak nyata. Salah satu contoh nonarsip adalah percakapan biasa.
Nonarsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip
Milburn D. Smith III (1986) memberikan pengertian arsip hampir sama seperti
Lundgren, dia menyatakan bahwa arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk
informamsi terekam. Media arsip yang menurut Smith III dapat berupa kertas,
mikrofilm, media magnetik atau disk optic. Pendapat Smith III ini agak berbeda
dengan Lundgern dan Lundgern, mengapa? Karena media optik telah dimasukkan
sebagai salah satu media arsip.
Lebih lanjut, Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa kategori.
Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media) yang meliputi
disk magnetik, diskettes, pita magnetik dan disk optik. Umumnya, media
elektronik digunakan untuk meyimpan informasi arsip dalam jenis dan jumlah
yang besar. Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang
meliputi mikrofilm atau microfiche dan computer output microforms (COM).
Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses cepat
atau penyimpanan yang sangat lama.
Bentuk media yang ketiga, adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip ini
Umumnya berbentuk hard-copy seperti memo-memo, surat, kontrak-kontrak dan
berkas projek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untuk
referensi jangka pendek dan sering digunakan untuk arsip vital (vital records).
Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai
audio-visual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar
bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan
terakhir mengarah kea media digital seperti laser disk, video compact disk (VCD)
yang menyimpan arsip-arsip multi data, teks, gambar, grafik dan suara.
Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun
jenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan informasi terekam,
(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba
dan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan. Kegunaan
ini dapat merupakan evidence atau memiliki suatu legalitas tertentu yang dapat
digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administratif
dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi pemerintahan dan juga bisnis.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan
memberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan
dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang
27
digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun
1971).
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang
mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan
diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang
akan datang.
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis
Informasi yang terekam pada dasarnya merupakan darah kehidupan bagi
organisasi (Smith III, 1986). Karena keseluruhan aktivitas di dalam organisasi,
baik itu pemerintahan atau bisnis, membutuhkan informasi. Tanpa informasi
sebagai masukan, suatu oorganisasi tidak dapat beradaptasi dengan lingkungan,
maka pada gilirannya organisasi tersebut akan cenderung menuju ke negative
entrophy atau kematian, atau tidak akan berfungsi secara optimal.
Di Indonesia, dilihat dari segi fungsinya, arsip sebagai informasi terekam,
mempunyai pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis
dan arsip statis (Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok
Kearsipan). Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis di Amerika
yang disebut sebagai records, sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti
dari archives. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung
di dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan
pemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Sementara itu, arsip statis tidak lagi
dipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta, tetapi dapat
dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
Arsip dinamis, berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat dibedakan
menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif (inactive
records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus
menerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan, arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip di mana frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang
atau berkurang.
Menurut Betty R. Ricks (1992), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip
inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun. Frekuensi
penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing.
Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi penggunaan terhadap arsip
berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama.
Serara umum, setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun perusahaan
memiliki arsip aktif dan inaktif. Persentase kuantitas arsip dinamis yang disimpan
atau dimusnahkan, secara umum terdiri atas:
1.
28
2.
3.
4.
Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat disimpan
di Arsip Nasional sebagai arsip statis.
Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi, kelompok atau
individu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan
tercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan informasi keseluruhan
proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki beberapa
fungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Fungsi
arsip ialah:
1.
2.
3.
Mendukung pengawasan
Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang
rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa yang belum
dilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis.
4.
5.
Memori organisasi/perusahaan
Keseluruhan kegiatan organisasi atau perusahaan, baik itu berupa transaksi,
aktifitas internal organisiasi/perusahaan atau keluaran yang dibuat oleh
organisiasi/perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis. Informasi
terekam ini nantinya dapat digunakan oleh organisasi/ perusahaan dalam
menjalankan kegiatannya di masa yang akan datang.
29
6.
C. Sistem Arsip
1.
Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan.
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan
mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan
mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat
waktu secara efisien.
2.
Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai
media
penyampai
informasi,
sebagai
dasar
perencanaan,
pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain
sebagainya.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau
seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara
internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti
surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu
organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun
demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan
berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan
c.
30
dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam
penyelenggaran administrasi sehari-hari.
d.
e.
Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip
dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip
dinamakan dinamis aktif. Namun demikian, arsip tidak selalu secara
terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan.
Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif
menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor
f.
Tahap pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara
dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu
dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah
sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang
mahal.
TAHAP
PENCIPTAAN
TAHAP
PEMANFAATAN
TAHAP
PENYUSUTAN
TAHAP
PENYIMPANAN
31
3) Banjir arsip, arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa
lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang sebenarnya sudah tidak
berguna tetapi masih disimpan;
4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam
pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara
penyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan, cara
penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip.
D. Latihan
Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling benar
dengan cara melingkari huruf a, b, c, atau d.
1.
2.
3.
4.
Aktif
b.
Inaktif
c.
Vital
d.
Statis
Intangible
b.
Tangeble
c.
Invisible
d.
Imposible
Bersifat unit
b.
c.
Bersifat akumulatif
d.
Tercetak
Sekitar 25% keseluruhan arsip yang ada dalam suautu organisasii merupakan
arsip..
a.
Aktif
b.
Inaktif
c.
d.
Semi aktif
5.
32
Pada dasarnya, manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan terhadap
keseluruhan daur hidup arsip yang dapat disederhanakan dalam tiga
tahap/fase, yakni..
a.
b.
c.
d.
E. Rangkuman
Arsip adalah salah satu sumber informasi terekam, pada dasarnya memiliki fungsi
dan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan administrasi negara dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Karena pentingnya informamsinya, arsip
harus dikelola di dalam suatu sistem yang disebut dengan manajemen arsip
dinamis. Manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan tehadap keseluruhan
daur hidup (life cycle) arsip.
BAB IV
PENATAAN BERKAS (FILING)
34
catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu
riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan
dengan cepat dan tepat.
Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun
profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di
masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik,
informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian
lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini
harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat
ditemukan dengan segera.
Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang
menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh
kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya.
Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting,
dan merupakan bagian dari proses filing.
Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap
kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian,
dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap
resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian
organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh
keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan
besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak
tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan
secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.
B. Penataan Berkas (Filing)
1.
Definisi Filing
Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut:
Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, agar
arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing:
menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman, dan dengan suatu cara yang
memungkinkan penemuan arsip dengan cepat.
Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. File to
find, adalah suatu ungkapan klise, yang paling tepat. Tanpa
pengorganisasian yang cermat, filing dapat menjadi sesuatu kegiatan
pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi , yang tidak ada tempat lagi
dalam dunia organisasi/ perusahaan yang modern. Pencarian materi yang
disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan
yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. Apa yang lebih
35
bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal,
tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing.
Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. Untuk biaya
memelihara filing pada tingkat minimal, keputusan yang baik harus dilakukan
dalam memilih arsip yang akan disimpan. Tidak semua harus di-file, hanya
arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. Materi
yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang
berasal dari luar organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak,
katalog, pernyataan, tagiahan; dan (2)arsip yang berasal dalam
organisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, kontrak, tagihan dan
semacamnya. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi
yang asli, arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi
karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli.
2.
36
Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi, Anda telah
mulai mengenal konsep dasar filing. Setiap saat Anda mencari sebuah nama
dalam Direktori Telepon, atau sering kita kenal dengan buku telepon, Anda
sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang
menerapkan prinsip-prinsip filing. Nama-nama tersebut diatur secara
alpabetis, dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk
menemukan suatu nama yang Anda inginkan. Buku telepon adalah sebuah
contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah
disimpan berdasarkan nama. Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebuah
contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta
berdasarkan nomor.
3.
Sistem Filing
Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama , 2) angka 3)
nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian, alpabet adalah
dasar dari semua sistem filing, bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan
nomor.
Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing , yaitu
a.
Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. Dinamakan
sistem abjad, karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. Arsip
diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan, nama orang, nama
instansi, nama tempat atau nama barang.
Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling
banyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak menggunakan
relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan
dan menemukan selembar arsip. Manfaat utama adalah langsung dan
sederhana, sesederhana kita mengucapkan a, b, dan c.
Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka,
karena adanya prosesing melalui komputer, tetapi jenis-jenis arsip
diklasifikasikan secara abjad , misalnya surat-surat, formulir-formulir,
laporan, daftar alamat, arsip kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal yang
berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. Melalui
sistem abjad, arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal
maupun berkelompok, sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan
cepat bilamana dibutuhkan.
1)
Mengabjadkan
Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar pelaksanaannya
sistem abjad dapat berjalan dengan lancar, maka harus dibakukan
peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi
tersebut. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad
37
dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z, tetapi dibutuhkan
aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama, seperti
nama orang, perusahaan, departemen dan lembaga pemerintah
nondepartemen.
Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks.
Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul
(caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan.
2)
3)
Istilah Mengindeks
Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus
memahami alphabet dan unit.
Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis
dari surat, Nama Achmad, Chairuddin, dan Damayanti diatur dalam
urutan alpabetis yang benar, karena dalam albabet, A mendahului C,
dan C mendahului D. Darmanto, Dewayanti, Dimyati diatur dalam
urutan alpabetis yang benar; meskipun huruf yang pertama dalam
masing-masing nama adalah sama, huruf yang kedua, yang berbeda
dalam masing-masing nama, adalah urutan alpebetis yang benar,
huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti, dan e
dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. Dan seterusnya,
untuk huruf yang ketiga, keempat, dan kelima .
38
Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan
dalam mengindeks adalah suatu unit. Nama Sondang P. Siagian
teridiri dari tiga unit: (1) Sondang; (2) P.dan (3) Siagian. Nama
instansi: Lembaga Administrasi Negara, tiga unit. Perusahaan
Batubara Bukit Asam, empat unit.
Aturan Mengindeks
Urutan alpabetis
Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama
dalam setiap nama, huruf demi huruf. Unit kedua dipertimbangkan
hanya jika unit pertama sama. Unit yang ketiga dipertimbangkan
hanya jika huruf pertama dan kedua sama, dan sebagainya.
Nama Orang
Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan
ini: nama keluarga, marga atau nama akhir , pertama; nama pertama,
dan nama tengah; kedua, kalau ada ;yang ketiga.
Contoh : Lisa Nurena, SE Nurena, Lisa, SE
Nama yang menggunakan nama keluarga, marga
Suatu nama yang menggunakan nama keluarga, marga, maka nama
marga sebagai urutan pertama.
Contoh : Risson P. Sihotang Sihotang, Risson, P.
Nama Instansi/Perusahaan
Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang
disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama
perorangan yang lengkap. Di samping itu ada pula nama bukan
nama orang.
Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass Nasution, Adnan,
Buyung (&), Associates
PT. PUSRI Jakarta PUSRI, Jakarta, Perseroan Terbatas
Masih banyak aturan yang lain, yang tidak sempat dibahas di sini,
misalnya nama orang yang bergelar, mempunyai nama suci, wanita
yang sudah menikah dan lain sebagainya.
b.
39
yang berkenaan dengan organisasi Anda, maka Anda dapat menerapkan
filing sistem subjek dalam menyimpan arsip-arsipnya.
Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus menentukan terlebih
dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan
dalam surat-surat setiap hari. Masalah-masalah tersebut kemudian
dikelompokkan menjadi satu subjek. Misalnya, masalah yang berkenaan
dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah
kepegawaian, masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan
keuangan dikelompokkan dalam satu subyek keuangan. Selanjutnya,
masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek)
misalnya:
Kepegawaian
Cuti
Kenaikan pangkat
Lamaran
dsb.
Keuangan
Gaji
Hadiah Lembaran
Lembur
dsb.
Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan subyek, dan
semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan
subsubyek. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa
masalah-masalah berkembang, maka Anda dapat mengembangkan
masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek,
misalnya untuk subsubyek kenaikan pangkat dapat dikembangkan
lebih lanjut menjadi sub-subsubyek Kenaikan pangkat golongan I,
sub-subsubyek kenaikan pangkat golongan II, dan seterusnya.
c.
40
atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan
berlaku selamanya, tidak diubah.
Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor,
seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank, dan lain-lain, karena
sudah memahami tata caranya, serta keuntungan dan kerugiannya dalam
penerapannya. Tetapi, masih banyak juga instansi yang menerapkan
sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih
mudah dibandingkan dengan sistem abjad.
Namun demikian, sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat
dibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah Tabanas, pasien sebuah
Puskesmas atau Trumah Sakit, pasti akan lebih ingat namanya dasripada
nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. Oleh karena itu, untuk
mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan
indeks, yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah, atau
pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. Karena itu,
sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing
system), lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct
filing system).
Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing
nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. Oleh kasrena itu, hal ini
akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien
lupa nomor kodenya, sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari
dengan cepat. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan, baik dari segi
waktu, tenaga, bahkan uang. Pelayanan mengecewakan, hanya karena
sistem nomor tidak diterapkan secara benar.
Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file utama, indeks, dan
buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar.
1)
Buku Besar
Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu map
campuran dan map perorangan. Pengunaan map campuran ini
bertujuan untuk menghemat pemakaian map. Surat masuk dan
keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima
akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari
koresponden lain di dalam satu file. File ini disebut file campuran.
Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml;ah sudah
mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan, dan
disimpan dalam file nomor (file utama)
2)
Indeks
Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk
mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu
41
koresponden atau nama, jika nomor yang bersangkutan
belum/tidak diketahui. Indeks tersebut disusun secara urut abjad,
agar mudah dicari. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari
kertas karton manila dengan panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dan
dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu, sehingga dapat
luwes dalam menambah, maupun dalam mengurutkan abjadnya.
3)
Buku Nomor
Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah
digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor.
Koresponden yang suratnya belum mencapai lima, tentu saja belum
dicantumkan pada buku nomor ini. Untuk memfile kartu, maka
setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor.
Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. Jadi
setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Sedangkan untuk file surat,
kartu indeksnya ada dua macam, yaitu kartu indeks campuran dan
kartu indeks nomor. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit
(kurang dari 5), maka kartu indeksnya belum diberi nomor, tetapi
diberi tanda berupa huruf C, singkatan dari Campuran. Selanjutnya,
jika suratnya sudah mencapai lima. maka karti indeks C diganti
dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register).
Sistem Geografis
Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah
wilayah atau geografis, maka Anda dapat menggunakan sistem georafis.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem
geografis dapat digunakan, biasanya adalah kegiatan yang mencakup
daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-organisasi yang
mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem
geografis.
Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan
nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption), kemudian kata
tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut,
dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi, perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di
daerah wilayah tersebut.
42
e.
Ukuran
organisasi/perusahaan,
perkembangannya
b)
c)
Jenis/tipe arsip
d)
e)
aktivitas
kantor
dan
C. Peralatan Filing
Sebelum memfile asrsip
peralatannnya, yaitu :
dilaksanakan,
perlu
disiapkan
lebih
dahulu
43
1.
44
2.
Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide
sebagi berikut:
45
Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Folder
ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi tanpa daundaun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahanyapun
sama, dibuat dari kertas karton manila. Folder juga mempunyai tap. Lihat
gambar di bawah ini.
46
b.
47
untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata
tangkap yang sama.
Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografis
adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk, dan nama tempat yang
dituju untuk surat keluar (pertinggal). Sedangkan kata tangkap pada
sistem subyek adalah perihal atau isi surat.
Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap,
maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng
terpenting, sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika
perlu dibuatkan tunjuk silang. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann, karena dengan membuat tunjuk silang akan
menambah pekerjaan
c.
2.
d.
e.
48
4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap
penyimpanan
Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : siapa pun yang meminjam
dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali, harus mengisi daftar
peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi.
b.
c.
d.
49
Misalnya, dari dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan 56 arsip,
maka rasio penemuan = 97,7%
a.
b.
c.
F.
1.
2.
Menurut Anda, syarat-syarat apa saja yang harus dimiliki oleh seorang
petugas filing?
3.
4.
Sistem filing apa saja yang anda ketahui? Dan Sistem filing apa yang
digunakan di kabupaten/kota Anda? Berikan penjelasan secukupnya.
5.
6.
Siapkan sebuah filing cabinet, guide, dan map, dan surat-surat atau arsip yang
akan Anda file. Kemudian, aturlah peralatan tersebut dalam laci filing cabinet,
beri tanda-tanda penunjuk.
7.
Rangkuman
1.
2.
3.
50
Sifat-sifat tersebut anatara lain : ketelitian, kerapihan, serta menguasi
bidangnya. Petugas harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di
mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap
kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang
mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat
yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan
cepat dan tepat.
4.
5.
6.
7.
Peralatan filing terdiri atas antara lain : filing cabinet, sekat penunjuk (guide),
folder (map).
8.
9.
memberi
BAB V
PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL
52
diperlukan kegiatan identifikasi yang menyangkut pada pengertian arsip vital, ciriciri arsip vital, dan keberadaannya dalam suatu organisasi. Hal lain yang akan
terkait dengan arsip vital yaitu perencanaan, perlindungan, dan pencegahan
terhadap bencana. Seluruh kegiatan tersebut merupakan satu kesatuan yang disebut
dengan Program Arsip vital.
Arsip vital adalah arsip dalam media apa pun yang isinya berkaitan dengan
kelangsungan hidup organisasi, yang keberadaannya dapat di central file karena
bersifat aktif , dan di record centre karena bersifat inaktif. Definisi tersebut
mengandung pengertian bahwa arsip vital merupakan bagian dari arsip dinamis,
yang harus mendapat perlakuan khusus dibandingkan arsip-arsip lainnya.
Betty R. Ricks (1992:245) mengatakan bahwa jumlah arsip vital hanya 35 persen
dari seluruh arsip yang tercipta di suatu organisasi; sedangkan Susan Diamond
(1983:63) dan Patricia Wallace (1992:280) menyebutkan bahwa hanya 2 persen
dari arsip perusahaan yang dapat digolongkan sebagai arsip vital. Jika diteliti
dengan cermat maka akan diketahui bahwa arsip vital milik organisasi berkisar
antara 2- 5 persen, tergantung pada besar kecilnya organisasi.
Pengelolaan arsip vital harus dilakukan tersendiri untuk menjamin hanya orang
atau instansi tertentu yang memiliki akses, terjaga kelestariannya di saat terjadi
musibah, dan terdapat rincian tanggung jawab yang jelas pada waktu terjadi
kebocoran informasi atau terjadi musibah. Selain itu, ada hal-hal lain yang
mendasar mengenai arsip vital, yaitu bahwa arsip vital :
1.
2.
3.
5.
6.
1.
53
Arsip penting, seperti data bank pada komputer. Bertambahnya arsip penting
adalah untuk memperlancar operasional organisasi/perusahaan, dan dapat
diduplikasi sebagai cadangan jika hilang atau rusak karena suatu bencana.
Arsip-arsip tersebut meliputi dokumen yang dapat dibutuhkan guna
menunjang atau menjaga kepentingan bisnis legal, laporan-laporan untuk
diserahkan kepada pemerintah.
2.
Arsip bernilai guna, adalah arsip yang dapat dengan mudah diambil; dan jika
hilang maka tidak akan menghalangi kelanjutan kegiatan operasional suatu
organisasi. Arsip-arsip jenis ini tidak dianggap esensial karena datanya dapat
diperoleh atau dibuktikan dari sumber-sumber lain, baik dari dalam atau pun
dari luar organiisiasi/perusahaan. Contohnya adalah permintaan untuk alatalat dan daftar pesanan atau daftar penjualan.
3.
Arsip kurang penting, adalah arsip yang tidak esensial untuk operasional
organisasi; kalau rusak atau hilang maka tidak mengganggu organisasi.
Contohnya adalah memorandum, korespondensi, keterangan nasabah, daftar
surat, surat-surat pesanan, buku perjanjian, brosur dan buku katalog.
Kegiatan identifikasi arsip menjadi awal kegiatan dalam program arsip vital. Ada
beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk mengetahui arsip vital.
1.
2.
Analisis Institusional
a.
b.
c.
b.
c.
54
3.
b.
c.
2.
3.
a.
b.
c.
55
membutuhkan anggaran untuk melaksanakan perubahanperubahan dalam
program arsip.
b.
Memilih satu orang dari setiap unit kerja untuk bertanggung jawab dalam
mengidentifikasi arsip vital yang dihasilkan oleh unit kerja tersebut.
c.
d.
e.
f.
2.
3.
56
mengamankan informasi yang terkandung di dalam arsip, setiap organisasi
perlu melakukan tindakan agar arsip yang menjadi khasanahnya selamat dari
segala faktor bahaya. Perlindungan terhadap arsip tersebut sangat erat
kaitannya dengan kepentingan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
4.
Bagaimana pun bentuk organisasi tidak ada yang luput dari ancaman bahaya
seperti kebocoran rahasia negara bagi instansi pemerintah; maupun rahasia
perusahaan bagi organisasi swasta. Kebocoran rahasia perusahaan dapat terjadi
karena adanya persaingan dengan perusahaan lain, seperti pencurian desain (mobil,
kapal terbang, bangunan) atau formula suatu produk tertentu (parfum, obat-obatan,
makanan dan minuman). Semuanya merupakan aset yang paling berharga bagi
perusahaan yang harus di'lindungi.
Di rumah sakit, arsip yang termasuk vital adaiah rekam medik (arsip pasien). Jika
rekam medik rusak atau hilang, maka rumah sakit tersebut tidak akan marnpu
melakukan perawatan medis secara efektif. Di lembaga pendidikan jika berkas
peserta, mahasiswa, murid atau berkas penting iainnya yang berkaitan dengan
proses belajar mengajar hilang, maka akan menimbulkan hambatan yang sangat
berarti terhadap proses belajar mengajar.
Program perlindungan terhadap arsip vital meliputi sebagai berikut :
1.
2.
3.
Agar dapat melindungi arsip vital secara tepat perlu melakukan analisis resiko
yaitu untuk menentukan dan mengevaluasi resiko yang dapat menyebabkan
kerusakan, kehancuran atau kehilangan arsip. Hasil analisis tersebut dapat
digunakan sebagai dasar perlindungan terhadap arsip vital serta penetapan
pengelolaan arsip lainnya. Analisis resiko diawali dengan mengidentifikasi
terhadap ancaman yang sangat peka. Ancaman terhadap arsip vital dapat dibagi
dalam enam kelompok, yaitu :
1.
Kerusakan
Kerusakan terhadap arsip elektronik atau konvensional (kertas) dapat
disebabkan karena perang, atau kerusuhan; bencana alam seperti banjir dan
57
gempa bumi; atau karena kecerobohan manusia yang menyebabkan terjadinya
kebakaran, ledakan, dan sebagainya.
2.
Hilang
Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri,
salah meletakkan dalam menyimpan atau karena sebab lain.
3.
Pemalsuan
Disket magnetik, optikal disk, magnetic tape, sangat mudah dipalsukan.
Pemalsuan dapat dilakukan dengan merubah informasi.
4.
Penyingkapan
Penyingkapan arsip elektronik dan konvensional yang vital dapat disebabkan
karena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau dengan cara menyuap.
E. Metode Perlindungan
Untuk melindungi arsip vital pada umumnya terdapat beberapa cara yang dapat
dilakukan, di antaranya adalah :
1.
2.
3.
58
sehingga sama dengan suhu di luar ruangan. Dengan demikian, akan
melemahkan (melumerkan ) mikrofilm, dan memisahkan emulsi dari dasar
mikrofilm selulosa asetat, sehingga menyebabkan mikrofilm rusak. Untuk
mencegah kemungkinan tersebut perlu dibuatkan salinannya dan disimpan
pada tempat lain.
F.
4.
Menyimpan arsip asli pada pusat penyimpanan arsip vital. Penggunaan untuk
bahan kerja dapat memakai salinannya. Arsip vital dalam bentuk media
elektronik seperti disket, film, rekaman video, sangat peka terhadap
lingkungan. Media magnetik dan sinar optik merupakan bahan kimia yang
dapat menurun jika terkena panas dan lembab. Oleh karena itu, penanganan
arsip vital media elektronik harus dilakukan secara hati-hati. Penggunaan
perangkat lunak yang kurang tepat merupakan penyebab yang potensial
terhadap jenis arsip tersebut.
5.
Arsip vital pada saat tertentu akan menurun kadarnya. Dalam kaitannya
dengan penyusutan, jika sudah tidak diperlukan lagi maka perlu dinilai untuk
ditetapkan simpan permanen atau musnah. Pada dasarnya tidak semua arsip
vital akan disimpan secara permanen. Sebagai contoh arsip pasien atau
nasabah bank, tidak semua arsip jenis tersebut akan mencapai masa statis.
Oleh karena itu perlu penilaian terhadap arsip vital jenis tertentu.
2.
b.
59
c.
2.
3.
4.
5.
60
6.
H. Latihan
1.
2.
3.
4.
5.
Penting
b.
Bernilai guna
c.
Esensial
d.
Kurang Penting
Di bawah ini yang termasuk salah satu dari arsip vital yaitu :
a.
Undangan
b.
Memo
c.
d.
Brosur
Manusia
b.
Alam
c.
Hewan
d.
Pegawai
b.
Pelanggan
c.
Pimpinan tertinggi
d.
Petugas kebersihan
Lemari kayu
b.
Lemari besi
c.
Filing kabinet
d.
Lemari plastik
61
I.
Ringkasan
1.
Arsip vital adalah arsip yang bersifat esensial untuk kelangsungan operasional
organisasi, dan dapat masuk ke dalam kategori arsip aktif atau inaktif.
Duplikasi atau copy dibuat bagi pengguna arsip vital.
2.
Mikroformulir adalah media yang baik untuk retensi jangka panjang data
vital, dan ruang penyimpanannya pun tidak memakan banyak tempat.
3.
4.
Arsip vital perlu dilindungi sebaik-baiknya dari kecerobohan yang dibuat oleh
manusia clan bahaya alam. Metode perlindungan untuk arsip vital terhadap
pencemaran, duplikasi, maka diperlukan ruang khusus dan pusat
penyimpanan arsip vital.
BAB VI
PENYUSUTAN ARSIP
Setelah mempelajari Bab VI ini, peserta diharapkan dapat medefinisikan penyusutan arsip,
menjelaskan dasar hukum penyusutan, merencanakan orogram penyusuan arsip, menilai arsip,
membedakan arsip primer dan sekunder, serta membuat jadwal retensi arsip.
Penyusutan arsip (records disposal) merupakan upaya untuk mengurangi volume atau
jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula
arsip akan senantiasa tercipta. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa setiap
saat arsip meningkat
volumenya. Tentu saja dapat Anda
pastikan, bahwa
meningkatnya volume arsip akan menimbulkan pula permasalahan jika tidak dibarengi
dengnan kebijakan pengurangan volume arsip. Masalah yang dihadapi antaranya ialah
ruang penyimpanan, pemborosan biaya, khususnya untuk pengadaan peralatan untuk
penyimpanan, tenaga yang mengelolanya, serta biaya untuk pemeliharaan dan
perawatannya. Hal yang tidak kalah pentingnya ialah temu balik arsip jika sewaktuwaktu diperlukan. Mngapa? Karena mengalami kesulitan. Dengan mencermati
permasalahan tersebut, maka program penyusutan harus dilaksnakan.
A. Konsep Penyusutan Arsip
Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip dalam Bab I,
pasal 2 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara :
1.
2.
b.
b.
63
Sekarang Badan Kepegawaian Negara), sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian.
3.
c.
d.
e.
Arsip
yang
mempunyai
nilai
kegunaan
sebagai
bahan
pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka
waktu penyimpannya, ditetapkan sebagai berikut:
1) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badanbadan Pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip
nnasional Pusat.
2) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintah tingkat Daerah
harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah sekarang Badan
Kearsipan Daerah)
b.
Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud (di atas) dilakukan sekurangkurangnya satru kali dalam 10 tahun, serta dilaksnakan dengan membuat
Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari
arsip-arsip yang diserahkan.
64
Jadwal Retensi Arsip (JRA) berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan
jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah. Dalam
JRA terkandung unsur-unsur:
1.
Judul subyek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang
dimiliki organisasi.
2.
3.
2.
3.
6.
Membuat jadwal kegiatan dan urutan kerja, clan penanggung jawab arsip di
unit-unit kerja harus ada di tempat ketika akan didata.
65
Penentuan nilai guna dan jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan pada
kajian terhadap arsip, penataannya dan hubungnannya dengnan arsip-arsip lainnya.
Isi arsip atau informasi yang terkandung di dalam arsip merupakan unsur yang
paling menentukan dalam penilaian arsip, sedangkan penataan arsip dapat
memudahkan/membantu dalam menentukan jangka waktu simpan arsip.
Menurut Betty R Rick ( 1992), penilaian srsip (records appraisal) adalah suatu
pengujian terhadap sekelompok dat melalui daftar arsip dalam menentukan
nilaiguna setiap series arsip organisasi. Sedangkan penilaian menurut F. Gerald
Ham ( 1993), mengartikan penilaian ialah suatu proses yang dilakukan oleh
arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapam memberi
kontribusi kepada tujuan kebijakan akuisisi.
Mengingat bahwa penilaian arsip merupakan suatu hang yang sangat esensial dan
mutlak dalam menjamin penyelamatan onformasi yang tertuang dalam arsip. Oleh
karena itu, dalam penilaian arsip hal-hal berikut ini perlu diperhatikan :
1.
Memperhatikan hubungan antara seri berkas yang satu dengan yang lain.
2.
3.
4.
Arsip memiliki dua nilai, yaitu nilai primer dan sekunder. Nilai Primer adalah
nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan
fungsinya. Arsip disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk penggunaan
administratif, hukum, fiskal, pengendalian, teknologi, dan sebagainya.
1.
2.
Nilai Hukum, yaitu arsip yang mengandung informasi tentang hal dan
kewajiban pemerintah atau warganegara dan merupakan hasil proses
pengadilan. Contoh arsip hak patent, kontrak, keputusan hukurn, klaim.
3.
Nilai Fiskal, adalah arsip yang memiliki informasi tentang bagaimana uang
diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan.
4.
Nilai Ilmiah dan Teknologi , adalah arsip yang mengandung data teknis
sebagai hasil penelitian terapan atau murni. Seri berkas ini akan disimpan
sampai dipublikasikan.
5.
6.
66
kepentingan masyarakat di luar organisasi yang menciptakannya, seperti
sumber penelitian, bahan bukti mengenai asal usul seseorang, legitimasi. Nilai
sekunder memiliki dua tipe yakni : Nilai kebuktian, dan nilai informasional.
7.
8.
Nilai Informasional, adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang
terkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai hasil dari program
suatu organisasi. Informasi yang terkandung di dalam arsipnya tentang orang,
tempat, badan usaha, gejala, peristiwa, tempat atau kondisi lain di dalam
organisasi atau perusahaan.
2.
3.
4.
E. Latihan
Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas!
1.
2.
3.
Mengapa perlu dibuat Jadwal Retensi Arsip? Apakah di instansi Anda sudah
ada JRA? Kalau belum Ada apa saran Anda. Kalau sudah ada bagaimana
pelaksanaannya?
4.
Apa saja persyaratan agar inventarisasi arsip dapat berjalan dengan baik?
Sebutkan! Dan Mengapa? Berikan alasan Anda!
5.
6.
67
F.
Rangkuman
1.
Penyusutan arsip adalah pemindahan arsip inaktip dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan
yang berlaku, dan menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI
2.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berupa tabel yang terdiri atas
jalur-jalur yang digunakan untuk menuliskan subjek utama, nomor urut, judul
seri berkas, deskripsi singkat atas seri berkas, keterangan.
3.
4.
Arsip primer adalah arsip yang hanya memiliki nilai guna bagi organisasi
yang bersangkutan, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang memiliki
nilai guna bagi orang banyak di luar organisasi yang menciptakannya.
DAFTAR PUSTAKA
A. Buku
Amansyah, Zulkifli. (1990), Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia:Jakarta
Bassett, Ernest D. And David G. Goodman, (1974), Business Filing and Records
Control, Cincinnati, Ohio : South-Western Publising and Co.
Basuki, Sulistyono, (2003) Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama
Diamond, Susan Z, (1983), Records Management, A Practical Guide New York
:Amacom
Gunarto, Imam."Sekilas tentang Pengelolaan Arsip Vital," dalam BeritaArsip
Nasional Rl.
Ham, F Gerald, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago :
The Society of American Archivist.
Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru.
Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office
Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc.
Lundgren, Terry D and Carol A. Lundgren, (1989), Record Management in The
Computer Age, Boston: Kent Publishing.
Mamoeri, Endar, (2000)
Administrasi Negara.
Administrasi
Perkantoran,
Jakarta:
Lembaga
Martono, Boedi.
(1997), Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyiapan,;
Jakarta, Sinar Harapam
Martono, Boedi. , (1994)
Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital, Dalam
Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Penn, Ira A et.all (1992), Record Management Hand Book, London: British
Library Cataloging in Publication Data.
Ramelan, Latar Belakang Lahirnya Sistem Kartu Kendali. Berita Arsip Nasional
RI No. 11 Juni 1982.
Ricks, Betty R, Swafford, Ann, J., and Gow, Kay E. (1992), Information and
Image Management, Ohio: South-Western Publishing.
Schwartz, Candy and Peter Hernon, (1993) Records Management and Library :
Issues and Practices, New-Jersey : Ablex Publish.
Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems,
McGraw-Hill Book Co.
Smith III, Milburn D., (1986) Information and Record Management, New-York:
Greenwood Press Inc.
Soetrisno, (2005) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara
1979 Tentang
PERTANYAAN
1.
2.
3.
Jika Anda mempunyai pemikiran demikian, tunjukkan jenis informasi apa yang
dibutuhkan tersebut?
KASUS II
KASUS DI BIDANG KEARSIPAN
Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan
penertiban dalam kearsipannya, baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk
Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya.
Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di
Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat
kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya,
sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records
yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya
apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Keadaan yang tidak
baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak
adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya
sistem penataan arsip yang baik dan efisien. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah
Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya, pada
umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu
bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik, tetapi tidak memikirkan
berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa
ditemukan dengan mudah. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan
karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien
dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli
serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal
harganya, tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu
untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan
alat-alat tersebut, akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan
hasilnya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri
maupun dalam negeri, hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan
pentingnya sistem kearsipan yang baik. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk
memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran
bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan
menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha
perbaikan belum memuaskan hasilnya.
Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh
Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut:
1.
Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan,
akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Ada pula
peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya, dan daripada menggangur,
orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran.
2.
Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang
yang disingkirkan atau di-arsip-kan. Dengan adanya anggapan ini banyak orangorang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan di Bagian Arsip.
4.
Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua
buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang,
maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam
besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di
mana Bagian Arsip itu berada. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan
bertambah terus dan makin banyak, hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang
berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya
pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip.
5.
PERTANYAAN:
1.
b.
2.
3.
Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh
Pemerintah Daerah Provinsi tersebut.
KASUS III
KEJUARAAN SEMU
Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu
program motivasi, maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah
diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari
setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Perlombaan semacam ini diadakan
secara teratur, sekali setiap tahun, yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita
17 Agustus. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian,
bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Dengan
harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan
nilai kedisiplinannya di mata pimpinan, maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di
bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut.
Demikianlah, untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing
pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: pokoknya ruangan bersih dan
rapi! Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: Bagaimanapun
caranya, pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!
Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda
tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Beban kerja operasional maupun
administratif kian hari kian meningkat. Namun penambahan pegawai belum dapat
dilakukan, karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena
ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat
Bagian, Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta
perabotan kerja lainnya. Pegawainya pada duduk berdempetan, bahkan ada pula yang
berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Gang-gangpun dipergunakan
sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai.
Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun.
Karena terlalu sempitnya ruangan, maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan
kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat, dokumen-dokumen dan sebagainya)
juga tidak disetujui. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat, baik yang
masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar
meja kerja pegawai. Bukan tidak mungkin, kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus,
maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut.
Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus,
yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan
kerja maka segala tumpukan-tumpukan dokumen, warkat ataupun arsip-arsip tadi
dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu
disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan
tersebut. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan
bersih dan rapi. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi,
kecuali apabila ada yang diperlukan. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang
17 Agustus.
Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya, namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta
dokumennya tidak dapat diketemukan. Selidik punya selidik ternyata reference
dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat
dalam rangka memenangkan lomba 17 Agustus tadi. Bundel tersebut di mana, siapa
yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. Demikianlah
maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi
terbengkalai karenanya.
PERTANYAAN:
1.
Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut, apa pula subsub masalahnya. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi
masalah pokok dan sub-sub masalah
2.
3.
KASUS IV
TERDAMPAR DI AMBANG KARANG
Kabupaten X atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan
penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan
mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan
setempat. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus
untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Pembagian tingkat
penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan
sub-submasalah. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di
dalam masing-masing unit. Nama golongan utama diambil dari nama unit
tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut, Klasifikasi semcam itu disebut
klasifikasi struktural.
Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Bagian terbesar dari kode
menggunakan tiga (3) huruf. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit
dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Cara ini ditetapkan dengan alasan
bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di
lingkungan Kabupaten X, dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus
menciptakan baru. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta
sistematikanya tidak konsisten, namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan
dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Kode angkanya menggunakan sistem
tiga (3) digit.
Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena
maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain.
Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan
waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. Penyebaran serta pembinaan
baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran
beberapa kali, lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Di samping tenaga-tenaga
Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga
mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep Administrasi dan Lembaga Non
Dep Kearsipan untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan.
Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah
seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya.
Kepribadiannya keras, kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Dalam langkah
tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus
diterima dan benar. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa
dialah yang berperan utama dan berjasa. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan
gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Sepak terjangnya dinamis,
lincah, gesit, rajin, tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik, pintar
bicara.
Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana), tetapi tidak/belum pernah memperoleh
pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Tetapi karena ia adalah seorang
yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari
segala sumber.
Di samping itu salah satu unit utama lainnya, yakni BADAN DL, secara terbatas
sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Usaha
tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan, tetapi
merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri
terhadap unitnya. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya
dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Pejabat bersangkutan telah
memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta
berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang
oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha
tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya.
Sementara itu, sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di
Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata
kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit
utama (Dinas, Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari
Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep
yang membidangi kearsipan. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi &
Tatalaksana Kabupaten X. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti
pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan.
Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat
menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan
menyeluruh di Kabupaten X. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang
dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu.
Kesulitan-kesulitannya antara lain:
Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota
secara lengkap. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh
tugas-tugas pokoknya di kantornya. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran
yang jaraknya berjauhan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi
kelancaran kerja Tim.
Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa
pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan
beberapa pokok sebagai berikut:
1.
3.
Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. Sistem tersebut
lebih sederhana lebih mudah. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk
dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan
oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru.
Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan,
keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya).
Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum
sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan, jadwal retensi,
penyusutan dan selanjutnya.
TERBENTUR KARANG
Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode
klasifikasinya. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang
berakibat usaha Tim macet total. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu
dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah
pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas
Y, seperti yang diuraikan terdahulu). Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola
Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari
Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X, meskipun demi efektivitas, efisiensi serta
keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. Dinyatakannya bahwa memang
benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui, mengerti, serta bersedia
membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif, efisien
dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan
dilaksanakan di Dinasnya. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta
Kode, apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain, nyatanya sudah dilaksanakan
dan berjalan, sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai
di dinasnya, para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Diutarakan pula bahwa
penyusunannya telah memakan waktu banyak, menggunakan tenaga yang tidak sedikit
serta biaya yang tidak kecil.
Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan
DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di
instansinya) juga bersikap sama, Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan
tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. Alasan yang diajukannya mirip
dengan Wakil Dinas Y , meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. Padahal
sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y, agar tidak
bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak.
Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha
untuk menjelaskan, mengupas tentang perlunya praktik koordinasi, integrasi dan
sinkronisasi yang sederhana (K.I.S.S.) pada Kabupaten, lebih-lebih sama-sama jelas
dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas, Badan dan lain-lain, di dalam lingkungannya.
(Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya
sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). Betapa pun segala
usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu.
Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil
keputusan tidak mungkin, sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan sesuatu
yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara
menyeluruh, di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan
suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat.
Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak, dalam situasi bagaimanapun tidak
akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. Hal ini
disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah
yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan
oleh para pimpinan unit-unit utama. Ketua tim berkepribadian lemah lembut,
manusiawi, menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah.
Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim
tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan, dan tidak jarang
menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan, namun tetap dalam batas sportivitas
yang wajar.
PERTANYAAN:
1.
Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang
tersebut.
2.
Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim
tentang keadaan Tim, maka apa tindakan yang harus diambil.
3.
Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang
sebenarnya dari kemacetan Tim.