Definisi Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Definisi Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Definisi Dana Kas Kecil (Petty Cash)
5 September 2008
Dibayar Beban Telepon untuk bulan Agustus 2008 Rp 400.000,00 No.Bukti 002/DKK/2008
6 September 2008
Dibayar Pemakaian Listrik untuk bulan Agustus 2008 Rp 450.000,00 No.Bukti
003/DKK/2008
8 September 2008
Dibayar Beban Pemeliharaan Kantor Rp 340.000,00 No.Bukti 004/DKK/2008
10 September 2008
Dibayar Iklan di Harian Kompak sebesar Rp 150.000,00 No.Bukti 005/DKK/2008
11 September 2008
Dibeli Kertas HVS ukuran A 4 sebanyak 5 rim @ Rp 30.000,00 No.Bukti 006/DKK/2008
13 September 2008
Dibayar Asuransi toko untuk bulan Oktober 2008 Rp 300.000,00 No.Bukti 007/DKK/2008
15 September 2008
Dibeli alat-alat kebersihan untuk pemeliharaan toko Rp 200.000,00 No.Bukti 008/DKK/2008
20 September 2008
Dibeli Kertas Segel sebanyak 25 lembar @ Rp 6.000,00 No.Bukti 009/DKK/2008
30 September 2008
Ditarik Cek Nomor CX 002 untuk pengisian kembali dana Kas Kecil sebesar Rp
2.500.000,00
Dari transaksi di atas diminta :
Buatlah jurnal umum dengan membuka akun- akun sebagai berikut :
1100. Cash In Bank
1200. Petty Cash
1300. Office Supplies
1400. Prepaid Insurance
6100. Telephon Expense
6200. Electricity Expense
6300. Maintenance Expense
6400. Advertising Expense
2. Posting transaksi tersebut ke dalam Buku Besar Kas Kecil
3. Buatlah Buku Kas Kecil dengan kolom akun-akun yang didebet sesuai dengan jurnal di
atas !
Kata-kata bijak :
Tidak ada sesuatu yang lebih baik dari pada akal yang diperindah dengan ilmu,
Ilmu dengan kebenaran, kebenaran dengan kebaikan,
kebaikan dengan taqwa.
SELISIH DANA KAS KECIL
1. Definisi Selisih Dana Kas Kecil
Selisih dana kas kecil adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas yang ada menurut
penghitungan secara fisik. Apabila kas menurut penghitungan secara fisik lebih besar dari kas
menurut catatan disebut selisih kas lebih ( Cash Overage ).Jika keadaan sebaliknya,
disebut selisih kas kurang ( Cash Shortage ).
A. Pengrtian Kas
Dalam akuntansi yang dimaksud dengan kas (cash) adalah aktiva lancar yang meliputi uang
kertas atau logam dan benda-benda lain yang mempunyai sifat seperti uang. Artinya, dapat
digunakan sebagai media tukar atau alat pembanyaran yang sah. Kriteria umum suatu aktiva
dapat diperlakukan sebagai kas ialah dapat diterima oleh bank sebagai setoran dengan jumlah
yang sama dengan jumlah nominal yang tertulis di dalamnya. Yang termasuk kedalam golongan
kas adalah aktiva yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran atau media tukar pada saat
diperlukan, antara lain sebagai berikut:
1. Uang tunai dalam bentuk uang kertas atau logam, baik mata uang sendiri maupun mata uang
asing.
2. Uang perusahaan yang disimpan di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil, atau dalam
bentuk simpanan Giro (deman deposit)
3. Cek yang diterima sebagai pembayaran dari pihak lain.
4. Cek Perjalanan (Travellers Check) yaitu cek yang diterbitkan oleh suatu bank untuk melayani
nasabah yang melakukan perjalanan jarak jauh.
5. Kasir Cek (Cashirs Check) yaitu cek yang dibuat dan ditandatanggani oleh suatu bank, ditarik
oleh bank itu sendiri.
6. Wesel Pos. Termasuk ke dalam golongan kas, karena sifatnya dapat segera dijadikan uang
tunai pada saat diperlukan.
Berdasarkan keterangan di atas, tidak dapat diperlakukan sebagai kas antara lain:
1. Deposit Berjangka (Time Deposit), yaitu uang simpanan di bank yang hanya dapat di ambil
setelah jangka waktu tertentu berakhir.
2. Uang yang disediakan untuk tujuan-tujuan tertentu sehingga terkait penggunaannya.
3. Cek Mundur (post dated checks). Tidak dapat digolongkan kedalam kas sebelum tanggal jatuh
temponya.
4. Perangko. Walaupun dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk biaya pengiriman
dalam jumlah kecil, tetapi tidak digolongkan ke dalam kas karena tidak diterima sebagai setoran
ke bank.
B. Kelengkapan Dalam Pengelolaan Kas.
Kas merupakan aktiva yang paling terlibat dalam transaksi perusahaan. Selain merupakan aktiva
yang paling lancar, kas merupakan aktiva yang tidak produktif karena tidak menimbulkan
penghasilan sepanjang tidak diubah (dikonversi) kedalam aktiva bentuk lain.
Sifat kas sebagai aktiva yang paling lancar dan mudah dipindahkan sangat memungkinkan
terjadinya penyimpangan dalam penggunaan kas. Pengaturan kas erat hubungannya dengan
system pengawasan kas sehingga dalam pelaksanaannya menyangkut paranan administrative
dan prosedur pencatatan. Untuk mengelolah kas diperlukan sarana sebagai berikut:
1. Prosedur yang ditetapkan perusahaan baik untuk transaksi penerimaan maupun untuk
transaksi pengeluaran kas.
2. Sarana (alat dan bahan) yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan akutansi antara lain:
a. Bukti transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran kas.
b. Buku jurnal penerimaan kas dan buku jurnal pengeluaran kas (register cek).
c. Buku jurnal kas kecil (petty cash).
d. Alat tulis kantor seperti kertas, pensil, bolpoin, penghapus, dan penggaris.
e. Alat hitung baik manual maupun elektronik.
Dalam hal demikian, pembayaran dari debitor pada umumnya dilakukan dengan mengirim cek
atau transaksi dana sehingga akan diterima melalui secretariat. Bagian-bagian yang terkait
dengan transaksi penerimaan kas dari piutang meliputi :
1) Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penjualan kredit yaitu bagian order penjualan,
bagian kredit, bagian gudang, bagian kasa, bagian akuntansi (bagian piutang, jurnal dan
laporan).
2) Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan piutang yaitu : bagian sekertariat,
bagian piutang, bagian kasa, serta bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian
sebagai berikut ;
a) Bagian Sekertariat :
Menerima surat pemberitahuan bersama cek dari debitor, atau memo kredit dari bank dalam
hal pembayaran dari debitor melalui transfer data.
Membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima dari debitor dan memo kredit yang diterima
dari bank. 1 lembar bersama cek yang bersangkutan diserahkan kepada kasa.
b) Bagian Piutang.
a. Menerima daftar surat pemberitahuaan penerimaan piutang dari bagian sekretariat yang
dilampiri surat pemberitahuan dari debitor.
b. Menerima bukti setoran ke bank dari bagian kasa.
c. Membuat bukti penerimaan kas berdasarkan data daftar surat pemberitahuan.
c) Bagian Kasa.
a. Menerima daftar surat pemberitahuan bersama cek dari bagian secretariat.
b. Membuat bukti setoran ke bank
d) Bagian Jurnal dan Laporan.
a. Menerima bukti penerimaan kas dilampiri daftar surat pemberitahuan peneriamaan piutang.
b. Mencatat bukti penerimaan kas dalam buku jurnal penerima kas.
c. Mengarsipkan bukti penerimaan kas, daftar surat pemberitahuan, surat pemberitahuan debitor
dan bukti setoran ke bank.
2. Prosedur pengeluaran Kas
Dalam perusahaan yang mengelolah kas dengan menerapkan sistem voucher, semua
pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk
pembentukan dan penggantian dana kas kecil. Semua pengeluaaran kas kecil pada umumnya
harus melalui Bagian Hutang sehingga bagian-bagian unit (unit organisasi) yang terkait dengan
transaksi pengeluaran kas meliputi bagian hutang, bagian
kasa, serta bagian juranal, dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian sebagai berikut :
a. Bagian Hutang ( Berada di dalam departemen akuntansi).
1. Menerima dokumen-dokumen pendukung yang diserahkan oleh bagian-bagian lain seperti
surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur pembelian surat permintaan pengisian
kas kecil, daftar gaji, beserta rangkap gaji yang harus di bayar.
2. Membuat bukti pengeluaran kas dalam 3 rangkap.
3. Lembar 1 dan 3 : dimaksudkan dalam map bukti pengeluaran kas yang belum jatuh tempo
atau voucher belum dibayar. Map tersebut berfungsi sebagai buku pembantu hutang.
4. Lembar 2 : di sampaikan kepada bagian buku pembantu untuk dicatat dalam buku pembantu
yang terkait, misalnya dalam buku (kartu) sediaan.
5. Mencatat bukti peneluaran kas dalam daftar (register) bukti pengeluaran kas.
6. Mengeluarkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yang telah jatuh tempo
pembayarannya beserta dokumen pendukung dari map bukti pengeluaran kas, kemudian