Oleh : Achmad Perdana K

BIODATA SINGKAT
Nama Lengkap : Achmad Perdana Kurniawan
Tempat/Tgl. Lahir : Bekasi, 29 Juli 1979
Agama : Islam
Status : K1/2
Pendidikan Akhir : SMA tahun 1997
Jabatan yang pernah dijabat di Pramuka :
Instruktur Senam Pramuka
Pelatih PPBP Tingkat Kota/Kabupaten Bekasi
Wakil Ketua PimSaka Wana Bakti Kota Bekasi Tahun
2000
Dsb...
 Administrasi satuan pada dasarnya mencakup dua
pengertian administrasi, yaitu
1. Administrasi dalam pengertian luas pengelolaan
satuan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan
di satuan.
2. Administrasi dalam pengertian sempit yaitu tata
usaha satuan.
Administrasi Satuan mempunyai peran yang sangat
penting dalam proses kegiatan untuk mencapai
tujuan. Oleh karena itu, administrasi atau tata usaha
satuan perlu tertata, teratur dan tertib sebagai
landasan penetuan arah perencanaan, pelaksanaan
dan pengendalian kegiatan serta penentuan langkah-
langkah lanjutan.
 Contoh administrasi satuan Pramuka Penegak adalah
sebagai berikut :
1. Papan Nama Gugus Depan
2. Papan Struktur Organisasi Gudep
3. Buku Registrasi Peserta Didik
4. Buku Catatan Pribadi Peserta Didik
5. Buku Referensi
6. Buku Daftar Anggota di setiap Satuan
7. Buku Inventaris Satuan
8. Buku Iuran
9. Buku Administrasi Dana dan Keuangan Satuan
10. Buku Registrasi Pembina dan Anggota Mabi
11. Buku Catatan Notulen rapat
12. Formulir Pelaksanaan Kegiatan
13. Buku Agenda, dan Ekspedisi Surat Menyurat
14. Buku Agenda / acara Kegiatan
15. Program kegiatan
16. Buku laporan keuangan bulanan
17. Buku Inventaris Gugus Depan
18. Buku Catatan Pribadi setiap Pembina
19. Buletin Gudep
20. Membuat laporan ke Kwarran dan Kwarcab setiap
bulannya
 Selain buku-buku dan catatan diatas, boleh
menambahkan macam buku administrasi lain yang
dianggap perlu dan menyesuaikan dengan situasi
kondisi yang ada, demi lancar dan tertibnya
administrasi satuan. Atau dapat dilihat di PP Nomor
041 Tahun 1995
ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
PENGERTIAN
 Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan,
kegiatan dan usaha-usaha pembinaan di dalam organisasi
Gerakan Pramuka.
 Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi
penataan dan penertiban secara tertulis dan ketentuan
yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam
Gugus Depan Gerakan Pramuka.
FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :
 Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan
harus dilakukan menurut ketentuan yang tetap.
 Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk
ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.
 PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan
tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :
1) Catatan
2) Laporan
3) Perencanaan, rencana dan program
4) Keputusan
5) Surat menyurat
SURAT MENYURAT
 Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang
berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain
kepada pihak lain.
 Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik
tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan,
laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang
memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan
kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
3. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai
berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh : 008/02.157-02.158 – C
 008 = Nomor urut surat keluar
 02.157-02.158 = Nomor Gudep
C = Kegiatan
 d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang
dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.
 e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
 1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a. Nama organisasi/kesatuan
b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
Perihal/Hal
g. Alamat
h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
 Pendahuluan
 Uraian/maksud
 Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Pejabat
d. Cap atau stempel
e. Tembusan
f. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
f. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau

berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain,
yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau
bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang
dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap
konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan
melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat
yang diberi wewenang meneliti.
POLA DAN MEKANISME
PEMBINAAN PRAMUKA
PENEGAK
DI
ABALAN
 PENGANTAR
 Ambalan merupakan wadah pembinaan anggota
Pramuka usia Penegak (16-20 Tahun) yang berada di
tingkat Gugusdepan (SK Kwartir Nasional Gerakan
Pramuka No. 080 Tahun 1988 tentang Pola dan
Mekanisme Pembinaan Pramuka Penegak dan
Pandega). Selain Ambalan Penegak, wadah
pembinaan untuk Pramuka Penegak dan Pandega
yang lain adalah Dewan Kerja, Satuan Karya, Sangga
Kerja, Kelompok Kerja dan Racana Pandega.
 AMBALAN DALAM SISTEM KELEMBAGAAN
Ambalan sebagai organisasi memiliki struktur organisasi yang
mengacu pada SK Kwarnas No. 080 Tahun 1988 tentang Pola dan
Mekanisme Pembinaan Pramuka Penegak dan Pandega, BAB III
mengenai Fungsi, Wadah dan Pengelola Pembinaan Pasal 12
mengenai Pengorganisasian Ambalan (Point a) dinyatakan :
Warga Ambalan yang terdiri atas : Penegak, Calon Penegak, dan
Tamu Ambalan.
Untuk menggerakkan Ambalan dibentuk Dewan Ambalan.
a) Dewan Ambalan terdiri atas semua Pramuka Penegak yang
sedikitnya sudah dilantik sebagai Penegak Bantara.
b) Dewan Ambalan dipimpin oleh :
 Seorang Pradana
 Seorang Kerani
 Seorang Juru Uang
 Seorang Pemangku Adat
c) Tugas Dewan Ambalan merencanakan dan
melaksanakan program berdasarkan Musyawarah
Ambalan.
Apabila diperlukan, Dewan Ambalan dapat
membentuk Kelompok Kerja dan Sangga Kerja dan
Koordinator Kegiatan.
Untuk menyelesaikan masalah yang menyangkut
kehormatan anggota, maka dibentuk Dewan
Kehormatan yang terdiri dari Ketua Dewan Ambalan,
Pemangku Adat, dan beberapa anggota yang dianggap
perlu hadir oleh pemangku adat, serta Pembina
sebagai penasehat.
 Dewan Ambalan
 Dewan Ambalan beranggotakan anggota Ambalan yang minimal
telah dilantik menjadi Penegak Bantara. Dewan Ambalan
berfungsi sebagai pengelola Ambalan dalam memberikan
penghargaan kepada anggota atau yang dianggap berjasa kepada
Ambalan. Tugas Dewan Amabalan adalah sebagai berikut :
a Menjabarkan hasil-hasil Musyawarah Penegak dalam
pengelolaan Ambalan.
B Mengontrol dan mitra kerja Pimpinan Dewan Ambalan secara
kolektif.
c Menentukan penerimaan anggota dan kenaikan jenjang
seorang Tamu Ambalan menjadi Calon Penegak atau Calon
Penegak menjadi Penegak Bantara maupun Penegak Bantara
menjadi Penegak Laksana.
d Mengusulkan kepada Pembina Gugusdepan tentang
pemberian penghargaan atau anugrah khusus kepada anggota
Ambalan atau orang yang dianggap berjasa terhadap Ambalan.
e Mengevaluasi Tata Adat Ambalan.
 Dewan Ambalan sendiri memiliki kelembagaan berupa
Pimpinan Dewan Ambalan, yang dalam kesehariannya
merupakan mitra kerja yang solid sebagai satu kesatuan
kepemimpinan dan pangkalan dalam satu wadah.
 Tugas dan wewenang PDA
 Pelaksana harian dan bertanggung jawab terhadap
pembinaan dan pengembangan Ambalan.
 Memimpin dan mengelola kegiatan dan pembinaan
anggota Ambalan.
 Bersama dengan anggota Dewan Ambalan menetapkan
kebijaksanaan-kebijaksanaan pembinaan, pengembangan,
dan kegiatan Ambalan.
 Menetapkan pembagian tugas dan wewenang secara tegas
dan jelas.
 b) Personalia PDA
 Seorang Pradana
ü Bertanggungjawab atas pelaksanaan kehidupan organisasi Ambalan secara
intern maupun ekstern.
ü Bertanggungjawab atas kelembagaan dan pelaksanaan kegiatan Ambalan.
ü Berkoordinasi dengan Pemangku Adat dalam melaksanakan tugasnya.
 Seorang Kerani
ü Melaksanakan fungsi sebagai pengelola administrasi kesekretariatan.
ü Melaksanakan fungsi kehumasan.
 Seorang Bendahara
ü Melaksanakan fungsi sebagi pengelola administrasi keuangan.
ü Melaksanakan fungsi kerumahtanggaan Ambalan.
 Seorang Pemangku Adat
ü Bertanggungjawab atas penelenggaraan proses pembinaan keanggotaan
Ambalan.
ü Bertanggungjawab atas pelaksanaan peradatan Ambalan.
ü Berkoordinasi dengan ketua dalam pelaksanaan tugasnya.
 Badan Kelengkapan Dewan Ambalan
a merupakan badan yang membantu dan mendukung program kerja
mbalan.
b Berkoordinasi dengan Dewan Ambalan dalam mengambil keputusan.
c Badan kelengkapan Dewan Ambalan terdiri atas :

1) Bidang, merupakan wadah pembinaan anggota yang berada di bawah

koordinasi Pimpinan Dewan Ambalan, yang membantu dan mendukung tugas
keseharian. Bidang bukan lembaga pembuat kebijakan maupun lembaga
administrasi. Semua anggota Dewan Ambalan dapat duduk didalamnya.
Contoh bidang adalh : Bid. Humas, Bid. Giat Lat., Bid Kerohanian, Bid.
Kerumahtanggaan, dll.

2) Sangga Kerja, sangga kerja merupakan wadah pembinaan T/D yang

dibentuk secara insidental untuk melaksanakan suatu program kerja Ambalan.
Merupakan lembaga pengambil kebijaksanaan maupun lembaga administrasi
untuk keperluan suatu kegiatan, dibawah pengawasan pimpinan Dewan
Ambalan. Tugas dan wewenangnya adalah mengelola kegiatan yang
diamanatkan oleh Dewan Ambalan, Semua Anggota Dewan Ambalan berhak
menjadi Sangga Kerja, Ketua Sangga kerja wajib membuat laporan
pertanggungjawaban kegiatan dan menyerahkan kepada Dewan Ambalan
selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan berakhir.
 3) Kelompok Kerja, Kelompok Kerja merupakan wadah
pembinaan T/D yang dibentuk secara insidental untuk
memikirkan dan menyusun suatu konsep kegiatan. Semua
anggota Dewan Ambalan berhak duduk dalan Kelompok
Kerja.
4) Dewan Kehormatan, Dewan Kehormatan merupakan
dewan yang memantau hal kepribadian anggota,
pembentukannya secara incidental atas usulan anggota
Dewan Ambalan ataupun usulan Pembina. Personalia dari
Dewan Kehormatan adalah Pradana, Pemangku Adat, dan
beberapa anggota yang berkaitan dengan hal tersebut,
Pembina disini berfungsi sebagai penasehat.
5) uta Ambalan, Duta Ambalan merupakan perutusan
Ambalan untuk mengikuti kegiatan diluar Ambalan.
Semua anggota Dewan Ambalan dapat duduk didalamnya.
 JENIS KEGIATAN PRAMUKA PENEGAK DAN
PRAMUKA PANDEGA
Sasaran pembinaan Pramuka Penegak dan Pandega di
Gugusdepan adalah untuk meningkatkan kualitas manusia
Indonesia yaitu manusia yang :
 Beriman, berkepribadian, berbudi luhur, berdisiplin,
bekerja keras, tangguh, bertanggung jawab, dan mandiri.
 Jasmaninya kuat dan sehat.
 Tinggi kecerdasan dan keterampilannya.
 Mempunyai rasa cinta tanah air.
 Mempunyai rasa kebangsaan yang tebal dan rasa
kesetiakawanan sosial.
 Mempunyai rasa percaya pada diri sendiri, sikap dan
perilaku yang inovatif dan kreatif.
Pembinaan terhadap Pramuka Penegak dan Pandega perlu
disesuaikan dengan perkembangan jiwa Penegak dan
Pandega tersebut.
Bina Diri (kepentingan pribadi)
a) Pendidikan Pramuka Penegak merupakan kelanjutan
dari proses yang telah dipersiapkan sejak dari masa siaga
dan diteruskan dengan pengembangan pada masa
Penggalang secara berkesinambungan, mendewasakan
mental, spiritual, mengarahkan keterampilan, pengarahan
dan pengembangan bakat menjadi profesi, sehingga
menemukan jalan ke arah mandiri dan mengembangkan
kewiraswastaan
b) Pada Pramuka Pandega merupakan tahap pengabdian
untuk memperdalam dedikasi dengan pemantapan
kepemimpinan dalam praktek pembinaan.
Bina Satuan (Kepentingan Gerakan Pramuka)
a) Dalam rangka pengembangan kepemimpinan dibentuklah
Dewan Kerja yang bertugas membantu kwartir. Untuk itu
diperlukan kemampuan merencanakan, melaksanakan, dan
mengadakan evaluasi kegiatan yang sesuai dengan aspirasi
mudanya
b) Di samping itu Pramuka Penegak dan Pandega juga diberi
kesempatan untuk mengembangkan pengetahuan dan
keterampilan kepada Pramuka Siaga, Penggalang, dan Penegak,
melalui kegiatannya sebagai Instruktur yang membantu para
Pembina Pramuka dan Pamong Saka. Untuk itu mereka
mendapat kesempatan mengikuti Kursus Instruktur, Kursus
Pembina Pramuka, dan berbagai Kursus Keterampilan
c) Dalam rangka regenerasi, bentuk kegiatan berupa kaderisasi
perlu ditingkatkan dan dikembangkan sehingga terjadi
kesinambungan kepemimpinan dalam usaha mencapai tujuan
Gerakan Pramuka.
 Bina Masyarakat
a) Dalam rangka pembinaan kesadaran bermasyarakat,
bentuk kegiatan pengabdian masyarakat perlu
ditingkatkan dan dikembangkan, sehingga Pramuka
Penegak dan Pandega dapat berperan dalam kehidupan
bermasyarakat sekaligus dapat meletakkan landasan bagi
masa depannya
b) Para Pramuka Penegak dan Pandega diarahkan untuk
mengembangkan kepemimpinannya, dengan
menganjurkan ber-peran dalam masyarakat sebagai
peneliti, penyuluh, penggerak, pelopor, dan pemimpin
masyarakat, sehingga dikemudian hari dapat berperan
sebagai pemimpin bangsa dan negara
c) Pengabdian Pramuka Penegak dan Pandega kepada
masyarakat meliputi segala bidang kehidupan manusia,
seperti bidang ekonomi, sosial, budaya, agama,
kesejahteraan hidup, keluarga berencana, lingkungan
hidup, keamanan dan pertahanan, dan lain-lain
 PENUTUP
Demikian beberapa hal tentang Pola dan Mekanisme Pembinaan
Penegak di ambalan yang pada makalah ini lebih memaparkan
pola sistem secara kelembagaan dan keanggotaan yang mengacu
pada SK Kwarnas No. 080 Tahun 1988 tentang pola dan
Mekanisme Pembinaan Penegak dan pandega yang sampai
sekarang masih menjadi acuan. Kelembagaan dan Keanggotaan
ambalan kita bukan merupakan konsep yang statis tetapi
merupakan konsep yang dinamis yang akan selalu mengalami
perubahan sesuai dengan aspirasi anggota maupun kebutuhan
organisasi yang telah disepakati dalam Musyawarah Ambalan
setiap tahunnya yang merupakan forum tertinggi di suatu
ambalan yang keputusan itu juga tidak mengabaikan norma-
norma maupun nilai-nilai yang berlaku. Pada makalah kedua
nanti akan kita bahas bersama tentang administrasi satuan
terpisah dalam ambalan putra maupun ambalan putri yang
mengacu pada SK Kwarnas No. 041 tahun 1995 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka. Semoga makalah ini
dapat menambah pemahaman kepada ambalan yang sekarang
maupun yang akan datang. Amin.