Cara membuat catatan hasil rapat

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi,
atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis,
yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada
seluruh anggota atau peserta acara. Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan
jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan
pengambilan keputusan, serta penutupan.

Notulen sekurang-kurangnya berisi:

1. Tujuan kegiatan
2. Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan
3. Saran dan keputusan dalam kegiatan
4. Waktu pelaksanaan
5. Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.
Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana
cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun
dengan rapi dan sistematis.
a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan
tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :
1) Nama atau tema yang akan dibahas
2) Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3) Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4) Tempat pelaksanaan acara
5) Acara saat berlangsung
6) Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu Ketua dan Wakil Ketua,Sekretaris, Notulis,
Peserta
b. Isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang
dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan
 isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalamnotulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :
1) Kata pembukaan
2) Pembahasan
3) Pembacaan Keputusan dari Hasil
4) Waktu (Jam) penutupan
c. Bagian Akhir Notulen
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada
pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan
kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :
1) Nama Jabatan
2) Tanda tangan
3) Nama pejabat, pangkat, dan NIP
d. Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting
terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.
Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :
1) Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.
2) Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam
kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang
bersangkutan.
3) Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.
Catatan hasil diskusi dituliskan dalam bentuk notulen. Notulen merupakan catatan singkat
mengenai jalannya diskusi, hal-hal yang diputuskan dalam diskusi tersebut, serta
pembicaraan penting lainnya. Hasil catatan tersebur dapat dijadikan rujukan pelaksanaan
kegiatan yang telah disepakati. Oleh karena itu, selama berjalannya diskusi, notulis harus
mampu mencatat hal-hal penting dan hasil-hasil yang dicapai.
Berikut disajikan contoh :
Notulen hasil diskusi atau seminar.
Tanggal :
Waktu : 19.00 s.d 23.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat SMA Negeri 1 Tarakan
Tema : "Remaja dan Pergaulan Bebas"
Tujuan : Mencermati perkembangan pergaulan remaja yang
cenderung mengarah pada pergaulan bebas serta
menentukan langkahlangkah pembinaan.
Pembicara : M. Ramzy, Nanda, Rachmat Dwi Alfian
Ketua/ Moderator : Disella
Notulis : Tri Ayu
Jumlah Peserta : 60 Orang

Susunan acara :
1) Pembukaan
2) Penyajian materi
3) Tanya jawab
4) Penutup
Pokok permasalahan yang dibicarakan:
1) Perkembangan remaja dalam konteks masa kini
2) Tinjauan sisi positif dan negatif pergaulan remaja saat ini
3) Meminimalisasikan pergaulan negatif remaja untuk menghindari pergaulan bebas yang
bertentangan dengan agama dan nilai-nilai moral masyarakat
4) Menumbuhkan motivasi remaja mengembangkan potensi dirinya
Kesimpulan:
Semakin maraknya pengaruh budaya Barat berakibat pada kehidupan pergaulan remaja saat
ini. Oleh karena itu, kita harus mampu menyaring pengaruh-pengaruh negatif budaya tersebut
agar tidak terjerumus pada kesesatan yang akan merugikan diri kita di dunia dan akhirat.
Diskusi merupakan pembahasan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk
memecahkan suatu permasalahan atau untuk mencapai kesepakatan. Dalam diskusi, ide
diperdebatkan sehingga tampak kekurangan dan kelebihan dari ide tersebut. Permasalahan
yang diangkat dalam diskusi akan dikaji sedemikian rupa sehingga dapat ditarik kesimpulan
yang dapat dipahami oleh seluruh peserta diskusi.
Perdebatan/pengkajian masalah dalam diskusi biasanya diwarnai dengan pro dan kontra,
setuju dan tidak setuju, serta sanggahan dan penolakan pendapat. Hal-hal tersebut wajar
dalam sebuah diskusi asalkan disampaikan dengan penuh tanggung jawab disertai
bukti/alasan yang kuat. Selain itu, seseorang yang menyampaikan pendapatnya dalam diskusi
harus
menyampaikannya secara santun, misalnya :
1) Maaf, saya kurang setuju dengan pendapat Saudara. Menurut saya, pendidikan tidak hanya
menjadi tanggung jawab salah satu pihak.
2) Maaf, Saudara Amin, usul Anda sebenarnya menarik, tetapi perlu diingat bahwa kita tidak
mempunyai dana yang cukup.
3) Maaf, saya tetap tidak setuju dengan pendapat Saudara, tetapi bukan berarti bahwa saya tidak
akan bertanggung jawab terhadap kesepakatan yang diputuskan dalam forum ini.