Modul Teknik Korespodensi

e-learning
Administrasi Perkantoran Moderen

Tingkat Lanjut
MODUL
Teknik Korespondensi
PENULIS :
Mila Rosmaya
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

HUKUM DAN HAM
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM RI

Teknik Korespondensi
(Administrasi Perkantoran Moderen
Tingkat Lanjut)
Jakarta – BPSDM-2019
… hlm: 15 x 21 cm
ISBN: xxx – xxxx – xx – x
Penulis : Mila Rosmaya

Editor :
Hak Cipta © Pada : BPSDM Hukum dan HAM

Edisi Tahun 2019
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia
Jl. HR. Rasuna Said kav 6-7 Kuningan, Jakarta

Selatan, DKI Jakarta, Indonesia-1294
2
DAFTAR ISI
Halaman Balik Judul ……………..…………. 1

Kata Pengantar ……………………………. 2
Daftar Isi ………………………. 3
Daftar Gambar ………………………. 6
BAB I PENDAHULUAN ……………… 8
A. Latar Belakang ………………………. 8

B. Deskripsi Singkat………………………. 10
C. Hasil Belajar ………………………. 12
D. Indikator Hasil Belajar ………………. 13
E. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok........ 13
F. Manfaaat Modul………………………… 15
G. Petunjuk Belajar………………………… 16
BAB II ………………………... 17
A. Pengertian Surat………………………... 18
B. Syarat, Tujuan, dan Fungsi Surat……..... 21
C. Bagian-bagian Surat …...…………… 33
D. Format Surat ………………………. 47
E. Syarat Penulis Surat ..………………. 57
3
F. Langkah-langkah Penulisan Surat…….… 57
G. Latihan ………………………. 60
H. Ringkasan………………………………. 60
I. Evaluasi ………………………………. 62
J. Umpan Balik ………………………. 62
BAB III ………………………. 64
A. Jenis dan Format Naskah Dinas ……….. 66

B. Penyusunan Naskah Dinas ………… 95
C. Kewenangan Penandatanganan
Naskah Dinas ……………………..………. 108
D. Penggunaan Lambang, Logo,
dan Cap dalam Naskah Dinas…………………. 112
E. Latihan ………………………. 117
F. Ringkasan ………………………. 117
G. Evaluasi ………………………. 118
H. Umpan Balik ………………………. 119
BAB IV ……………………………… 121
A. Bahasa Surat ………………………. 122

B. Tanda Baca ………………………. 127
C. Kata Pinjaman dan Kata Serapan…..….. 140
4
D. Kata Sapaan ………………………. 143
E. Latihan ……..………………………... 144
F. Ringkasan………………………………. 144
G. Evaluasi ……..…………..……………. 146
H. Umpan Balik ………………………. 147
Daftar Pustaka ………………………. 151
Glosarium ………………………. 153
5
Daftar Gambar
Gambar 2.1 penempatan perihal surat dinas …… 39
Gambar 2.2 penggunaan kata penyambung …… 43
Gambar 2.5 bentuk surat lurus penuh …… 49
Gambar 2.6 bentuk surat setengah lurus …… 51
Gambar 2.7 bentuk surat lekuk …………… 54

Gambar 2.8 bentuk surat menggantung …… 57
Gambar 3.1 format Surat Perintah yang
ditandatangani oleh Menteri ……………………. 72
Gambar 3.2 format Surat Perintah yang
ditandatangani oleh selain Menteri ……………. 73
Gambar 3.3 format Nota Dinas ……………. 77
Gambar 3.4 format Surat Undangan yang
Gambar 3.5 format Surat Undangan yang
6
Gambar 3.6 format Kartu Undangan yang
Gambar 3.7 format Kartu Undangan yang
Gambar 3.8 format Lampiran Kartu
Undangan ……………………………………. 85
Gambar 3.9 format Laporan ……………………. 88
Gambar 3.10 format Surat Peringatan yang
Gambar 3.11 format Surat Peringatan yang
Gambar 3.12 format Notula ……………………. 95
Gambar 3.13 kolom paraf untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat eselon I ……………. 98
Gambar 3.14 kolom paraf untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat eselon II ……………. 98
7
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini, sebagaimana judul yang disematkan,

merupakan pengantar kepada isi pokok dari modul ini.
Bagian-bagian yang tercakup di dalam bab ini terdiri dari
Latar Belakang, Deskrpsi Singkat, Hasil Belajar,
Indikator Hasil Belajar, Materi Pokok dan Sub Materi
Pokok, Manfaat Modul, Petunjuk Belajar. Penjelasan
akan bagian-bagian tersebut disajikan sebagai berikut:
A. Latar Belakang
Keberhasilan komunikasi dalam suatu

organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian
sasaran atau tujuan organisasi tersebut1. Keberhasilan
komunikasi tercermin dalam efektivitas dan efisiensi
komunikasi itu sendiri, baik dalam hal proses
maupun medianya.
Komunikasi tentunya merupakan kegiatan

penyampaian pesan. Dan penyampaian pesan ini
1
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga. 2006.
8
dapat dilakukan secara lisan, visual, maupun tertulis.
Namun demikian, di dalam dunia organisasi
komunikasi yang paling kerap dilakukan adalah
dengan cara tertulis, yakni melalui media yang
disebut dengan surat. Guna menjamin keberhasilan
komunikasi yang dapat menjadi penentu keberhasilan
pencapaian tujuan organisasi (sebagaimana dikutip
pada paragraf sebelumnya), kemampuan para pihak
pelaku komunikasi haruslah mumpuni dan dapat
diandalkan.
Modul ini dilahirkan untuk membekali para

pelaku komunikasi tersebut, lebih tepatnya guna
meningkatan kemampuan pegawai dalam hal
membuat surat resmi, atau dengan istilah lain disebut
naskah dinas, yang dijadikan sebagai salah satu
media komunikasi organisasi. Kemampuan
korespondensi yang dimaksud meliputi sejumlah
naskah dinas yang diatur di dalam Peraturan Menteri
Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun 2016 tentang
Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum
dan HAM.
9
Kemampuan tiap pegawai di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM di dalam
menghasilkan naskah dinas bukan semata
mencerminkan kepatuhan akan peraturan yang
berlaku terlebih lagi menciptakan keseragaman
komunikasi tidak hanya dalam bentuk penyajian
namun juga keselarasan di dalam memahami pokok
yang menjadi hal yang dituangkan di dalam suatu
naskah dinas.
B. Deskripsi Singkat
Korespondesi, sedikitnya, memiliki dua

definisi. korespondensi dapat didefinisikan sebagai
cara berkomunikasi yang dilakukan oleh dua belah
pihak yakni pengirim dan penerima surat. Kegiatan
berkomunikasi ini mencakup mengirim, menerima,
dan membalas surat. Sedangkan definisi lainnya
tentang korespondensi berkaitan dengan bagaimana
mengkonsep, membuat, sampai menghasilkan surat
yang baik.
10
Materi-materi yang disajikan dalam modul
Teknik-teknik Korespondensi lebih berfokus pada
definisi kedua. Hal ini memiliki arti bahwa modul ini
memberi pembakalan kepada peserta berupa
kemampuan menghasilkan naskah dinas sesuai
peraturan yang berlaku yakni Peraturan Menteri
Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun 2016 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Hukum dan HAM.
Mengenai ruang lingkupnya modul ini dimulai

dengan pembahasan yang sifatnya umum yakni
dengan mengambil tema tentang surat dalam
perspektif umum atau yang biasa dipergunakan di
dalam perkantoran hingga ke pembahasan yang
khusus tentang surat yang digunakan di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM, lebih tepatnya
tentang naskah dinas. Pembahasan mengenai naskah
dinas diawali dengan materi mengenai surat umum
bertujuan agar peserta mengenali secara seksama
sejumlah ciri khas yang dimiliki naskah dinas
sekaligus menjadi pembeda dari surat umum.
11
Di samping itu mengingat naskah yang
dihasilkan merupakan naskah resmi, modul ini juga
dilengkapi dengan pembahasan mengenai tata bahasa
resmi yang merujuk pada Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia. Berkaitan dengan media yang
digunakan dalam berkorespondensi, modul ini
membahas surat yang menggunakan media kertas.
C. Hasil belajar
Setelah mengikuti mata diklat Teknik-

teknik Korespondensi, peserta dapat
mengidentifikasi berbagai jenis surat dinas yang
memenuhi ketentuan sebagaimana diatur di
dalam Peraturan Menteri Hukum dan HAM
Nomor 15 Tahun 2016 serta menggunakan tata
bahasa yang sesuai dengan Pedoman Umum
Ejaan Bahasa Indonesia .
12
D. Indikator Hasil Belajar
a. Peserta dapat menyebutkan ciri-ciri surat

yang baik berdasarkaan tujuan, syarat serta
format dan langkah-langkah yang sesuai.
b. Peserta dapat mengidentifikasi naskah dinas

berdasarkan jenisnya sesuai dengan tata
naskah yang berlaku di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM dengan
memenuhi ketentuan yang dituangkan di
dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak
Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 15
Tahun 2016.
c. Peserta dapat mengidentifikasi kriteria isi

naskah dinas yang baku sesuai dengan
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
E. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok
Materi-materi yang dimuat dalam modul ini

disajikan dengan penyusunan yang dimulai dari bab
yang berisikan pembahasan yang umum sampai pada
13
akhirnya ke bab yang berisikan pembahasan yang
lebih khusus. Dan materi-materi tersebut adalah:
1. Surat Perkantoran
a. Pengertian Surat
b. Syarat, Tujuan, dan Fungsi Surat
c. Format Surat
d. Bagian-bagian Surat
e. Syarat Penulis Surat
f. Langkah-langkah Penulisan Surat
2. Naskah Dinas Korespondensi
a. Jenis dan Format Naskah Dinas
b. Penyusunan Naskah Dinas
c. Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas
d. Penggunaan Lambang Negara, Logo, dan Cap

dalam Naskah Dinas
14
3. Tata Bahasa Surat
a. Bahasa Surat
b. Intonasi Bahasa
c. Tanda Baca
d. Penggunaan Kata Pinjaman dan Kata Serapan
e. Penggunaan Kata Sapaan
f. Singkatan dan Akronim
F. Manfaat Modul
Modul ini dapat bermanfaat bagi para peserta

untuk mendukung upaya mereka dalam
meningkatkan kemampuan dalam hal menghasilkan
surat atau pun naskah dinas yang digunakan sebagai
media berkomunikasi.
Guna memberi pembekalan yang lengkap

kepada para peserta, sebagai pegangan utama untuk
mata diklat Teknik-teknik Korespondensi, modul ini
diiringi dengan sejumlah pustaka lainnya, yang
15
antara lain Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM.
G. Petunjuk Belajar
Untuk mencapai kompetensi dan hasil belajar

yang menitikberatkan pada kemampuan peserta,
setelah menyelesaikan pendidikan dan pelatihan,
dalam hal mengidentifikasi jenis-jenis naskah dinas
yang baik; peserta diharapkan memperluas wawasan
dan memperkaya pengetahuan dengan lebih banyak
membaca pustaka yang berkaitan dengan
korespondensi.
Di samping itu, mengingat pembahasan mata

diklat ini erat dengan keterampilan, peserta juga
diharapkan kerap melatih dan meningkatkan
kemampuannya dengan cara membuat rancangan
naskah dinas guna menjadi koresponden yang
handal.
16
BAB II
SURAT PERKANTORAN
Setelah mempelajari Bab Surat Perkantoran, peserta

diharapkan dapat menyebutkan ciri-ciri surat yang baik
berdasarkaan tujuan, syarat serta format dan langkah-
langkah yang sesuai.
Di dalam melakukan penyampaian informasi dan

pesan, diperlukan kegiatan komunikasi baik yang
dilakukan antar individu maupun antar organisasi.
Penyampaian informasi terebut dapat dilakukan dengan
memanfaatkan berbagai media. Ragam media tersebut
bisa berupa cetak (kertas), elektronik, ataupun sosial.
Bila kita berbicara komunikasi antar lembaga

atau organisasi, bisa dikatakan media yang paling kerap
digunakan adalah media kertas. Informasi yang
disampaikan dikemas dalam bentuk sajian yang disebut
surat.
17
Surat yang dimaksud dalam konteks ini adalah
yang bersifat formal. Terdapat sejumlah ciri atau kriteria
yang dapat dijadikan tolok ukur surat formal. Ciri-ciri
tersebutlah yang dibahas di dalam bab ini.
A. Pengertian Surat
Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak

terlepas dari kegiatan melakukan komunikasi, mulai
dari membuka mata selepas tidur sampai
memejamkan mata untuk kembali tidur. Kegiatan
berkomunikasi ini merupakan salah satu kebutuhan
yang perlu manusia penuhi. Itu sebabnya manusia
melakukan kegiatan ini di mana pun. Dan manusia
dapat melakukan komunikasi setidaknya dengan
dirinya sendiri atau dengan manusia lain.
Seperti disebutkan pada paragraf di atas bahwa

manusia melakukan komunikasi di manapun, tentu,
termasuk di dunia tempat bekerja dan dengan pihak
dengan siapa manusia memiliki kepentingan. Di
tempat kerja (kantor), selain dengan berhadapan
langsung dengan pihak yang berkepentingan,
18
komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan
berbagai macam media, mulai dari media yang
bersifat konvensional sampai media elektronik. Dari
sejumlah pilihan media komunikasi yang tersedia,
tentu, surat merupakan salah satu yang termasuk di
dalamnya, bahkan mungkin juga merupakan salah
satu yang paling sering digunakan di kantor atau
organisasi; baik dari atasan ke bawahan, dari
bawahan ke atasan, oleh mereka yang memiliki
posisi jabatan yang setingkat, atau bahkan dari satu
organisasi ke organisasi lain.
Sebagai media komunikasi, tentu, surat

memiliki peranan penting untuk menopang lancarnya
sekaligus berhasilnya kegiatan perkantoran.
Mengingat hal tersebut, dan terlebih lagi guna
membekali para peserta dalam membuatnya secara
baik dan benar, perlulah kita mengkaji tentang media
yang, bisa jadi, paling sering digunakan ini.
19
Definisi yang diberikan oleh Ramelan2 tentang
surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara
tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari
satu pihak (orang/lembaga/instansi) dengan
mengikuti aturan dan bentuk tertentu yang
dikirimkan kepada pihak lain
(orang/lembaga/instansi).
Sedangkan menurut Pusat Pembinaan dan

Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan
Nasional sebagaimana dikutip dalam Komunikasi
Bisinis3, surat dapat didefinisikan sebagai suatu
sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain.
Dari dua rujukan di atas, dapatlah kita sarikan

bahwa surat merupakan alat komunikasi tulis yang
bertujuan umum untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak ke pihak lain dengan
mematuhi tata surat yang berlaku.
2
Ramelan. Surat Bisnis Modern, Jakarta: PPM, 2005.
3
20
Tentunya, tujuan surat yang disebutkan dalam
kesimpulan di atas perlu diuraikan lebih dalam lagi
karena sesungguhnya tujuan surat tidaklah sebatas
menyampaikan pesan atau informasi. Itu sebabnya
penulis menggunakan frasa ‘tujuan umum’. Pesan
yang disampaikan melalui surat dapat berupa
perintah, keputusan, permintaan, atau sekadar
pernyataan.Sedangkan kata ‘berlaku’ yang diletakkan
di akhir kalimat mengandung pesan bahwa tiap
organisasi amatlah mungkin memiliki dan
menerapkan tata surat yang berbeda-beda.
B. Syarat, Tujuan, dan Fungsi Surat
1. Syarat-syarat Surat
Guna menciptakan surat yang tertata

dengan baik, hendaknya seorang penulis surat
mencermati syarat-syarat yang harus dipenuhi
oleh suatu surat. Pemenuhan syarat-syarat ini
tidak lain agar tujuan disampaikannya surat dapat
tercapai (yang mana uraian mengenai tujuan surat
akan dipaparkan pada bagian selanjutnya). Dan
21
terlebih lagi pemenuhan syarat-syarat ini
dimaksudkan untuk menghindari
kesalahpahaman antara pengirim (penulis) dan
penerima surat. Tentunya kesalahpahaman
merupakan hal yang tidak diinginkan oleh siapa
pun karena hal tersebut dapat menciptakan
konsekuensi yang lebih fatal.
Adapun syarat-syarat surat adalah sebagai

berikut:
a. Tepat dalam hal penggunaan bahasa

(mencakup unsur-unsur gramatikal dan tanda
baca)
Penggunaan bahasa (termasuk di

dalamnya tanda baca) yang tidak tepat dapat
menimbulkan beda pemahaman antara si
pengirim (penulis surat) dengan si penerima
pesan. Analisa contoh di bawah ini:
Data-data yang ada menunjukkan

bahwa program-program organisasi ini
maju tidak mundur lagi.
22
Perhatikan frasa maju tidak mundur
lagi. Tanpa tanda baca yang tepat, maksud
dari kalimat ini tidaklah jelas, bahkan makna
yang ditangkap oleh si penerima pesan bisa
jauh berbeda dari yang dimaksudkan oleh si
pengirim pesan.
Makna klausa nomina di atas tidaklah

jelas apakah program-program yang
dijalankan oleh organisasi tersebut
mengalami kemajuan atau kemunduran.
Klausa nomina di atas bisa

diterjemahkan bahwa program-program yang
dijalankan oleh organisasi tersebut mencapai
keberhasilan (maju), tidak lagi mengalami
kegagalan (tidak mundur lagi).
Atau bahkan, klausa nomina tersebut

dapat dimaknai bahwa program-program
yang dijalankan oleh organisasi tersebut tidak
pernah mengalami keberhasilan (maju tidak),
23
justru lagi-lagi mengalami penurunan
(mundur lagi).
Solusi agar multi penafsiran tidak

tercipta adalah dengan tata bahasa yang baik
dan benar. Dan untuk contoh kalimat di atas,
tata bahasa yang dimaksud lebih khusus
kepada penggunaan tanda baca.
Pengertian kalimat di atas dapat

ditangkap secara jelas oleh si penerima pesan
dan makna yang disampaikan oleh si
pengirim sesuai dengan yang dipahami oleh
si penerima pesan bila antara frasa maju tidak
dan frasa mundur lagi disisipkan tanda baca
koma (,).
Sehingga kalimat di atas hendaknya

ditulis sebagai berikut:

maju, tidak mundur lagi.
24
Bila makna yang dikandung oleh
kalimat tersebut adalah program-program
yang dijalankan oleh organisasi tersebut
mencapai keberhasilan (maju), tidak lagi
mengalami kegagalan (tidak mundur lagi).
Atau

maju tidak, mundur lagi
Bila makna yang dikandung oleh

kalimat tersebut adalah program-program
yang dijalankan oleh organisasi tersebut tidak
pernah mengalami keberhasilan (maju tidak),
justru lagi-lagi mengalami penurunan
(mundur lagi).
Dari hanya sebuah contoh kalimat

singkat di atas, kita dapat membuktikan
bahwa betapa pentingnya tata bahasa yang
baik dan benar.
25
b. Menarik dalam hal format
Sifat menarik di sini bukanlah berarti

bahwa format surat yang ada harus dirancang
dengan menggunakan warna-warni atau
ukiran-ukiran dan gambar-gambar beraneka
rupa. Melainkan rancangan dari format yang
ada terlihat rapi dan apik.
Untuk lebih jelas mengenai format-

format atau bentuk-bentuk surat dapat dilihat
pembahasan pada bagian yang bertajuk
Format Surat.
c. Teratur dalam hal bagian-bagian surat
Layaknya tubuh manusia, surat juga

memiliki sejumlah anggota tubuh yang kita
sebut dengan bagian-bagian surat. Kembali,
layaknya tubuh, bagian-bagian tersebut
diletakkan atau diatur pada tempat yang tepat
guna dapat menjalankan fungsi atau
kegunaannya sebagaimana seharusnya.
26
Pembahasan mengenai bagian-bagian
surat ini lebih rinci dikupas pada bagian
selanjutnya.
d. Jelas; maksud pesan mudah ditangkap
Pesan yang disampaikan melalui media

surat haruslah tidak menimbulkan makna atau
pemahaman ganda atau multi. Itulah
sebabnya maksud dari pesan yang
disampaikan oleh si pengirim surat haruslah
jelas.
e. Singkat/Tidak bertele-tele
Berkaitan dengan penjelasan di atas

yang mana pesan yang disampaikan haruslah
jelas, isi surat haruslah disampaikan dengan
singkat. Satu hal yang harus diperhatikan
oleh penulis surat adalah isi surat yang
berisikan inti pesan tidaklah ditulis dengan
kalimat yang amat luas atau pun berkembang.
27
Kalimat pembuka haruslah hanya
sewajarnya. Penyampaian pesan haruslah
langsung pada intinya, tidak bertele-tele.
Kalimat penutup pun diberikan juga dengan
sewajarnya. Hal-hal ini demi efetivitas dan
efisiensi dalam berkomunikasi.
f. Lengkap
Sebagaimana disampaikan pada bagian

sebelumnya bahwa surat adalah penyampai
informasi. Penulis surat haruslah cermat,
termasuk cermat dalam memastikan bahwa
tidak ada informasi yang tertinggal dengan
kata lain informasi yang disebutkan dalam
surat haruslah lengkap. Hal ini ditekankan
karena informasi dalam surat bisa dijadikan
dasar keputusan yang akan diambil.
Kelengkapan informasi dapat menjadi hal
yang mencegah pengambilan keputusan yang
keliru atau tidak tepat.
28
g. Benar
Satu sifat yang tidak kalah pentingnya

dari lengkap adalah akurat atau benar.
Betapapun banyaknya jumlah informasi yang
disampaikan dalam surat namun ada sebagian
dari informasi tersebut tidaklah benar, maka
surat tersebut bukan hanya menjadi tidak
berarti namun terlebih lagi bisa berakibat
fatal. Jangan sampai keputusan yang diambil
yang didasari atas surat yang dikirim dapat
merugikan satu pihak dikarenakan informasi
yang disampaikan surat tersebut tidaklah
(sepenuhnya) benar. Sampaikanlah informasi
yang ada apa adanya.
h. Sopan
Lazimnya sifat sopan ketika kita

melakukan komunikasi lisan dengan
berhadapan langsung dengan teman bicara,
dapat ditunjukkan dengan tindak tanduk kita;
seperti tersenyum, sikap atau posisi tubuh,
29
gerak atau bahasa tubuh, raut wajah, atau
nada bicara kita.
Lalu bagaimana bila kita berkomunikasi

melalui surat? Bagaimana sifat sopan tersebut
dapat tercermin atau terukur? Karena tidak
mungkin hal-hal tersebut di atas dapat kita
tunjukkan dengan surat.
Tiap kita melakukan komunikasi

dengan pihak lain, sifat sopan selalu dapat
terlihat, sekalipun kita tidak bertatap muka.
Melalui media tulis seperti surat, sifat sopan
dapat tercermin melalui, antara lain, kata
sapaan yang ujarkan dalam surat, bentuk
huruf untuk menyampaikan pesan, tanda baca
yang digunakan, kalimat yang diuntaikan,
serta penataan akan ruang beserta isi yang
merupakan bagian-bagian yang
menempatinya. Perlu diingat bahwa surat
mencerminkan kepribadian sang penulis.
30
2. Tujuan Surat
Inti dari tujuan pengiriman surat adalah

mengharapkan penerima surat memberikan reaksi
tepat seperti yang diharapkan oleh pengirim surat
yang mana reaksi tersebut dapat berupa:
a. Menerima informasi yang dikirimkan
b. Mengerti atau memahami informasi yang

dikirimkan
c. Melakukan langkah tertentu sesuai dengan

yang dikehendaki
3. Fungsi surat
Layaknya alat atau media pada umumnya,

surat pun, sebagaimana definisi yang
dikandungnya yakni sebagai alat atau media
untuk berkomunikasi secara tertulis antara
penulis (pengirim) dan penerima surat, memiliki
dan menjalankan fungsi-fungsi tertentu.
31
Fungsi-fungsi yang mampu dijalankan oleh
surat adalah sebagai berikut:
a. Penyampai pesan. Alat untuk menyampaikan

pemberitahuan, permintaan, atau
permohonan.
b. Wakil/duta dari si pengirim untuk berhadapan

dengan teman bicara sehingga isi surat
menggambarkan citra penulis
c. Dokumen/Bukti tertulis, yaitu untuk bukti

nyata hitam di atas putih
d. Pedoman atau dasar bertindak untuk

membuat keputusan atau kebijakan
berikutnya, misalnya surat keputusan dan
surat perintah
e. Alat pengingat, yaitu dapat dilihat dan

diarsipkan jika diperlukan
f. Bukti historis atau sejarah yang dapat

menggambarkan perkembangan sebuah
lembaga atau instansi. suatu organisasi dapat
32
menjadikan surat sebagai bahan referensi
tentang berbagai kegiatan bisnis yang telah
dilakukan pada masa yang lalu, sehingga
dapat dipakai sebagai bahan untuk
memprediksi atau merancang kegiatan di
masa mendatang
C. Bagian-bagian Surat
1. Kepala surat
Kepala surat atau kop surat merupakan identitas

suatu lembaga, organisasi, badan atau intansi.
Identitas yang terdapat pada kepala surat
mencakup antara lain: nama lembaga, organisasi,
badan, atau instansi penulis (pengirim) surat;
alamat lengkap; nomor telepon; nomor faksimile;
alamat situs web dan e-mail; dan logo atau
lambang instansi tersebut.
2. Tanggal, bulan, tahun surat
Tanggal, bulan, tahun surat (atau yang biasa

disederhanakan penyebutannya dengan tanggal
33
surat) menginformasikan tentang kapan surat
tersebut ditulis.
Penulisan tanggal surat haruslah lengkap.

Lengkap di sini bermakna bahwa ketiga poin
tersebut (tanggal, bulan, tahun) harus
dicantumkan. Penulisan untuk bulan, tidaklah
diperkenankan menggunakan angka melainkan
dengan nama bulan tersebut dan tanpa diakhiri
dengan titik (.).
Dengan demikian penulisan yang tepat untuk

tanggal surat adalah sebagaimana contoh berikut
ini:
25 Januari 2014
Ada kalanya penulisan tanggal surat juga

mencantumkan nama kota di mana organisasi
pengirim surat berada, misalnya:
Jakarta, 19 Mei 2015
Namun demikian, terkadang pencantuman nama

kota ini dianggap tidak perlu karena nama kota
34
sudah tertera jelas pada bagian kepala surat atau
kop surat.
3. Nomor surat
Kata “Nomor” ditulis dengan diawali huruf

kapital dan diikuti dengan titik dua (:) sehingga
penulisannya adalah sebagai berikut:
Nomor:
Isi dari nomor (yang diletakkan setelah titik dua)

merujuk pada kode klasifikasi yang berlaku di
tiap instansi. Untuk yang semacam ini, nomor
surat diletakkan di bagian kiri atas. Namun untuk
surat dinas yang dikeluarkan oleh Kementerian
Hukum dan HAM, nomor surat diletakkan di
tengah atas dan tanpa titik dua (:). Pembahasan
Naskah Dinas yang sesuai dengan Peraturan
Menteri Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun
2016 disajikan lebih mendalam pada bab
selanjutnya.
35
Untuk penomoran surat yang dikeluarkan
(dikirim) oleh Kementerian Hukum dan HAM,
kode klasifikasi merujuk pada Pola Klasifikasi
Arsip Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
4. Sifat surat
Sifat surat dapat ditinjau setidaknya dari dua sisi,

yakni kecepatan penyampaiannya dan
kerahasiaan isinya.
Dari sisi kecepatan penyampaian, sifat surat

berupa: amat segera, segera, dan biasa.
Sedangkan dari kerahasiaan isinya sifat surat
terbagi menjadi: sangat rahasia, rahasia, dan
biasa.
Posisi untuk bagian sifat surat adalah di bawah

nomor surat dan di atas lampiran. Penulisannya
serupa dengan banyak bagian lain, yakni diawali
36
dengan kapital (S) dan diakhiri dengan tanda titik
dua (:). Sebagai contoh:
Sifat: Segera
5. Lampiran
Penulisan kata “Lampiran” mengikuti teknik

yang berlaku untuk penulisan “Nomor”, yakni
huruf awal untuk kata tersebut harus ditulis
dengan huruf kapital, L. Dan kata “Lampiran”
diikuti dengan tanda baca titik dua (:).
Penulisannya adalah sebagai berikut:
Lampiran:
Informasi yang diberikan setelah penulisan kata

“Lampiran:” adalah angka yang menunjukkan
jumlah halaman atau jumlah berkas yang
dilampirkan dengan surat yang dikirim, sebagai
contoh:
Lampiran: 5 berkas
37
Penulisan lampiran di atas berarti terdapat lima
buah berkas (dokumen) yang dilampirkan
bersama surat yang dikirim. Sedangkan
Lampiran: 3 lembar
Berarti ada tiga lembar yang dilampirkan yang

mengiri surat inti yang dikirimkan.
6. Hal atau Perihal
Penulisan “Hal” atau “Perihal” serupa dengan

teknik penulisan “Lampiran” di mana huruf
pertama harus dalam menggunakan kapital dan
penulisan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:).
Penulisannya adalah sebagai berikut:
Hal:
Atau
Perihal:
Sedangkan untuk penempatannya, kata tersebut

memiliki dua cara, yakni, untuk surat bisnis, di
sebelah kiri atas (tepat di bawah kata
38
“Lampiran”) atau, untuk surat dinas, di tengah
atas dan tanpa kata ‘Hal’ atau ‘Perihal’.
Perhatikan contoh berikut ini:
NOTA DINAS
(Gambar 2.1 penempatan perihal surat dinas)
7. Alamat dalam
Penulisan alamat dalam atau alamat surat

bergantung pada jumlah penerima surat. Apabila
surat ditujukan hanya untuk ke satu orang,
penulisan alamat dalam menyertakan alamat
lengkap dari organisasi atau instansi si penerima
surat. Berikut contoh penulisan alamat dalam
yang dimaksud:
Yth. Kepala Pusat Kepemimpinan dan

Manajemen
39
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hukum dan HAM
Jl. Raya Gandul, Cinere No. 4
Depok, 17564
Dan apabila surat ditujukan untuk ke banyak

pihak maka penulisan alamat dalam dapat
berupa:
Yth. Para Peserta Konsinyering

Kurikulum Administrasi Perkantoran Berbasis TI
(Daftar nama terlampir)
8. Salam pembuka
Serupa dengan korespondensi berbahasa Inggris,

dalam korespondensi berbahasa Indonesia kita
juga mengenal hanya satu salam pembuka. Bila
dalam korespondesi berbahasa Inggris amat
formal kita mengenal Dear yang diikuti kata Sir
atau Madame atau Sir/Madame, dalam
korespondensi berbahasa Indonesia kita memiliki
padanannya yaitu:
40
Dengan hormat,
Sebagaimana yang tertera di atas, penulisan

salam pembuka diawali dengan hufur kapital (D)
dan diakhiri dengan tanda baca koma (,).
9. Tubuh surat
Jika sebuah isi pesan sebuah surat disampaikan

lebih dari satu halaman, halaman kedua haruslah
berisikan setidaknya dua baris. Jangan
menggunakan halaman kedua hanya untuk salam
penutup. Halaman kedua (dan/atau halaman
selanjutnya) dari badan surat hendaknya tidak
hanya berisi kelanjutan dari pesan yang
disampaikan namun juga tetap mencantumkan
alamat dalam dan tanggal surat serta dilengkapi
nomor halaman. Bagian-bagian tersebut
diletakkan pada sudut kiri atas.
Pada surat dinas, untuk kasus semacam ini di

mana isi pesan perlu disampaikan dengan lebih
dari satu halaman, perlu digunakan kata
penyambung.
41
Kata penyambung adalah kata yang digunakan
sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada
halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu
halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir
setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut
kanan bawah halaman dengan urutan kata
penyambung dan tiga buah titik. Kata
penyambung itu diambil persis sama dari kata
pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama
dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau
diberi garis bawah atau dicetak miring, kata
penyambung juga harus dituliskan sama4.
Contoh penggunaan kata penyambung adalah

sebagai berikut:
4
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia Nomor 5 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas
42
-1-
Pelaksanaan
…
(Gambar 2.2 penggunaan kata penyambung)
Kata pertama pada halaman 2 adalah

Pelaksanaan. -2-
Pelaksanaan kegiatan yang dimaksud

membutuhkan kerja sama yang baik
antara kedua belah pihak.
(Gambar 2.3 penggunaan kata penyambung)
10. Salam penutup
Bila dalam korespondensi berbahasa Inggris kita

mengenal beragam salam penutup (yang dikenal
dengan istilah complementary close) seperti very
truly yours, respectfully yours, atau sincerely
43
yours; dalam korespondensi berbahasa Indonesia
untuk mengisi bagian salam penutup kita hanya
mengenal:
Hormat kami,
Salam penutup dapat dijumpai pada surat bisnis.

Namun, di dalam surat dinas, tampaknya kita
tidak menemui bagian ini. Hal ini dikarenakan
kata-kata Hormat kami tidak terdapat pada surat
dinas dan posisi mereka justru (yakni di atas
tanda tangan si pengirim surat) ditempati oleh
jabatan si penanda tangan surat. Sedangkan di
bawah tanda tangan, pada surat dinas, yang
tertera adalah nama lengkap beserta gelar dan
NIP penanda tangan surat.
11. Tanda tangan, Nama terang, dan NIP

penanggung jawab surat
Untuk penulisan nama lengkap, tiap kata dari

nama penanda tangan diawali dengan huruf
kapital. Untuk tanda baca yang menyertai nama
lengkap dan gelar, harap baca bab Tata Bahasa
44
Surat bagian Tanda Baca. Penulisan kata ‘NIP’
harus menggunakan huruf kapital untuk tiap
hurufnya dan tanpa titik (.) begitu pun rangkaian
angka yang merupakan isi NIP tersebut tidak
diakhiri dengan titik (.), sebagai contoh:
NIP 1989031720120102003
12. Tembusan
Fungsi tembusan sama dengan cc pada e-mail,

yakni untuk menandakan bahwa pesan yang
disampaikan selain ditujukan untuk pihak yang
namanya tertera pada alamat dalam juga perlu
diketahui oleh pihak (-pihak) yang namanya
tercantum pada bagian tembusan.
Penulisan kata tembusan diawali dengan huruf

kapital (T) dan diakhiri dengan tanda titik dua (:)
sedangkan isi dari tembusan diletakkan di bawah
kata ‘Tembusan’ yang diawali dengan huruf Arab
bila penerima tembusan lebih dari satu. Namun
bila penerima tembusan hanya satu orang, angka
45
Arab tidak perlu dicantumkan. Berikut contoh
‘Tembusan’ untuk lebih dari satu orang:
Tembusan:
1. Kepala BPSDM Hukum dan HAM
2. Sekretaris BPSDM Hukum dan HAM
Urutan tembusan ditentukan berdasarkan pangkat

atau jabatan. Pihak dengan jabatan tertinggi
diletakkan pada nomor 1 dan demikian
seterusnya.
Dan contoh untuk tembusan hanya satu orang

adalah sebagai berikut:
Tembusan:
Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum dan
HAM RI
13. Inisial
Inisial dapat dikatakan jarang digunakan. Sekali

pun ada, bagian ini diitemui hanya pada surat
bisnis, tidak pada surat dinas.
46
Inisial menandakan siapa yang melakukan
pengetikan surat. Namun sesuai namanya
(inisial), yang tertera bukanlah nama lengkap
sang pengetik melainkan hanya huruf-huruf awal
dari nama tersebut. Misalnya yang mengetik surat
bernama Anastasia Reyhandi Nurmon maka
inisial yang dapat digunakan adalah arn.
arn
(Gambar 2.4 penggunaan inisial)
Sebagaimana contoh tersebut inisial

menggunakan huruf kecil untuk kesemua
hurufnya dan posisinya terletak pada bagian
terakhir kiri bawah.
47
D. Format Surat
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
Di antara berbagai format surat yang ada, bentuk

lurus penuh merupakan format yang paling
banyak digunakan. Ciri-ciri khasnya yang unik
mungkin merupakan alasan untuk hal tersebut.
Namun demikian, kesederhanaan format ini
merupakan alasan utama. Kesederhanaan yang
dimaksud adalah setiap bagian surat dimulai atau
diletakkan di sebelah kiri sehingga pengetik surat
tidak perlu dibingungkan harus meletakkan
bagian-bagian tertentu apakah di kiri atau di
kanan.
48
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(Gambar 2.5 bentuk surat lurus penuh)
49
Keterangan:
(1) Kepala surat (9) Tubuh surat

(2) Tanggal surat (10) Salam
penutup/Jabatan penandatangan
(3) Nomor surat (11) Tanda tangan
(4) Sifat surat (12) Nama lengkap
(5) Lampiran (13) NIP penandatangan
(6) Perihal (14) Tembusan
(7) Alamat dalam (15) Inisial
(8) Salam pembuka
50
2. Bentuk setengah lurus (semi block style)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(Gambar 2.6 bentuk surat setengah lurus)
51
Keterangan:

(2) Tanggal surat (10) Salam
penutup/Jabatan penandatangan
(5) Lampiran (13) NIP
penandatangan
(8) Salam pembuka
Terdapat beberapa perbedaan apabila kita

membandingkan format yang kita bahas
sebelumnya dengan format setengah lurus.
Perbedaan-perbedaan tersebut terletak pada:
a. Tanggal surat, salam penutup (jabatan), tanda

tangan, nama, dan NIP penanda tangan
berada pada sisi kanan, bukan kiri;
52
b. Bila terdapat butir uraian, bagian tersebut
menjorok ke dalam. Dari butir yang satu ke
butir berikutnya hanya berjarak satu spasi.
3. Bentuk lekuk (indented style)
Sebagaimana namanya, tiap bagian dari tubuh

surat dimulai dengan bentuk paragraf. Bentuk
paragraf tersebut menjadi ciri khas format ini.
Penempatan tanggal surat, salam penutup

(jabatan), tanda tangan, dan nama serta NIP
penanda tangan mengikuti aturan yang sama
dengan format setengah lurus.
53
(1)
(3) (2)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(Gambar 2.7 bentuk surat lekuk)
54
Keterangan:

(2) Tanggal surat (10) Salam penutup
/ Jabatan penandatangan
(5) Lampiran (13)NIP
Penandatangan
(8) Salam pembuka
4. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Bentuk menggantung merupakan format yang
paling unik di antara format-format yang ada.
Keunikan format ini terdapat pada tubuh surat.
Tiap baris pertama dari tiap paragraf dimulai dari
tepi kiri sedangkan baris kedua dan berikutnya
menjorok sejauh lima spasi.
Karena bentuknya yang dirasa kurang ‘lazim’,

format ini jarang digunakan.
55
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(Gambar 2.8 bentuk surat menggantung)
56
E. Syarat Penulis Surat
Untuk menjadi koresponden yang baik, seorang

penulis surat hendaknya memenuhi beberapa syarat
berikut ini:
1. Penguasaan materi yang disampaikan atau

dibahas dalam surat
2. Penguasaan bahasa tulisan yang digunakan dalam

surat
3. Penguasaan pikiran dan perasaan penerima surat
4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan

kerja antara pengirim dan penerima surat
5. Pengetahuan tentang teknik korespondensi
F. Langkah-langkah Penulisan Surat
Agar susunan surat lebih sistematis sehingga

mudah dipahami dan penerima memberikan reaksi
sebagaimana yang diharapkan oleh pengirim surat
serta tidak menimbulkan multi tafsir atau salah
57
pengertian, hendak pembuatan surat mengikuti
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pra penulisan
a. Mengidentifikasi persoalan;
b. Menetapkan sasaran;
c. Menetapkan maksud penulisan;
d. Menetapkan lingkup surat;
e. Menetapkan gaya dan pendekatan;
f. Mengumpulkan data dan/atau informasi yang

berkaitan dengan maksud atau tujuan surat.
2. Penulisan
a. Menyusun kerangka surat;
b. Menuliskan konsep.
3. Revisi
Guna menjamin bahwa surat yang akan dikirim

memiliki kualitas yang optimal, memenuhi
58
syarat-syarat surat yang baik, serta dapat
mencapai tujuan yang dimaksud atas pengiriman
surat tersebut maka sebelum surat tersebut
dikirimkan hendaknya dilakukan revisi atau
perbaikan/pemeriksaan. Perbaikan atau revisi ini
pun hendaknya dilakukan secara bertahap.
a. Revisi isi;
Pada tahap ini pemeriksaan hanya berfokus

pada isi, apakah pesan yang berisikan data
atau informasi sudah tersampaikan secara
lengkap dan benar.
b. Editing;
Di tahap kedua ini yang diperhatikan adalah

tata bahasa surat, apakah pesan yang
dimaksud disampaikan secara jelas sehingga
tidak menimbulkan kesalahpahaman atau
makna ganda serta apakah tanda baca dan
aspek-aspek bahasa lainnya (seperti dibahas
pada bab Tata Bahasa Surat) digunakan
secara tepat.
59
c. Proofreading (koreksi).
Tahap terakhir ini, yakni membaca secara

seksama dan keseluruhan, bertujuan untuk
memastikan bahwa surat telah bersih dari
kesalahan dan kekurangan.
G. Latihan
Dari sejumlah format surat yang tersedia pilihlah

format yang menurut Saudara paling efektif dan
sebutkan ciri-ciri yang ada pada format ssurat yang
Saudara pilih.
H. Ringkasan
Surat adalah alat komunikasi tulis untuk

menyampaikan informasi dari satu pihak kepada
pihak lain dengan mengikuti aturan dan bentuk
tertentu. Alasan menyertakan ‘mengikuti aturan dan
bentuk tertentu’ dalam definisi mengenai surat
adalah tiap organisasi atau instansi memiliki aturan
dan bentuk tersendiri yang berbeda dengan
organisasi atau instansi lainnya. Dan hal tersebut
60
turut dibuktikan dengan kondisi di mana (hampir)
tiap kementerian atau lembaga memiliki aturan tata
naskahnya masing-masing.
Untuk menghasilkan surat yang baik, syarat-

syarat yang harus dipenuhi tidak hanya dikenakan
pada surat itu sendiri namun juga dilekatkan pada si
penulis surat. Tujuan surat bergantung pada
informasi yang diberikan. Sedangkan dalam hal
fungsi, surat memiliki sejumlah atau serangkaian
fungsi yang beragam. Keragaman juga tampak pada
bentuk atau format surat. Empat di antaranya yang
paling terkemuka adalah bentuk lurus penuh, bentuk
setengah lurus, bentuk lekuk, dan bentuk
menggantung.
Sebagaimana disebutkan di atas bahwa tiap

instansi bisa jadi memiliki aturan tersendiri dan hal
ini tampak pada bagian-bagian surat yang
dicakupkan pada surat yang dipergunakan oleh
masing-masing instansi, sebagai contoh inisial. Pada
naskah atau surat dinas bagian ini tidak tampak.
61
Namun pada surat dinas bagian ini masih dapat
ditemui.
Hal lainnya yang menjamin kualitas surat

adalah proses pembuatannya. Tiap tahapan
hendaknya ditelusuri dengan seksama oleh para
koresponden guna memastikan surat berfungsi
dengan optimal dan tujuan yang dimaksudkan
tercapai.
I. Evaluasi
Guna memastikan bahwa peserta menguasai

substansi yang disajikan pada bab ini maka peserta
diminta menjawab sejumlah butir pertanyaan di
bawah ini:
1. Sebutkan tujuan dan fungsi surat
2. Sebutkan bagian-bagian surat.
3. Identifikasi syarat-syarat penulis surat
4. Uraikan langkah-langkah penulisan surat
62
J. Umpan Balik
Jika Saudara dapat mengerjakan latihan dan evaluasi
dengan baik dan benar, Saudara telah berhasil di
dalam menguasai substansi materi pada Bab II ini.
Jika Saudara masih merasa kesulitan di dalam
mengerjakannya, silakan Saudara mendalami
kembali materi yang ada.
63
BAB III
NASKAH DINAS
Setelah mempelajari Bab Naskah Dinas, Peserta

dapat mengidentifikasi naskah dinas berdasarkan
jenisnya sesuai dengan tata naskah yang berlaku di
lingkungan Kementerian Hukum dan HAM dengan
memenuhi ketentuan yang dituangkan di dalam
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016.
Pada bab ini penyajian bahasan hampir

sepenuhnya mengutip Peraturan Menteri Hukum dan
Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 15
Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM karena naskah-naskah
yang dibahas dalam bab ini diatur di dalam peraturan
tersebut. Pengaturan ini diberlakukan tidak hanya demi
keseragaman di dalam berkomunikasi namun terlebih
lagi demi menjamin keselarasan di dalam pemahaman
64
akan hal-hal yang dituangkan di dalam komunikasi
melalui naskah dinas.
Namun demikian, tidak semua naskah dinas yang

termuat dalam peraturan tersebut di atas dibahas dalam
modul ini. Naskah Dinas yang dibahas dalam bab ini
adalah naskah dinas yang kegunaan dan distribusinya
(hanya) di dalam satu instansi dan yang frekuensi
penerbitannya relatif lebih tinggi. Pengkhususan ruang
lingkup ini bertujuan agar peserta dapat lebih fokus di
dalam menguasai korespondensi. Tujuan ini diharapkan
dapat memberikan dampak lanjutan berupa kemahiran
yang bertahap dan menyeluruh pada akhirnya, dimulai
dari kemahiran akan naskah dinas yang sederhana
sampai nantinya naskah dinas yang lebih kompleks
seperti Prosedur Tetap, Standar Operasional
Prosedur,Surat Keputusan, Surat Edaran, Surat
Perjanjian, dan lain-lain.
Oleh karena itu pembahasan yang disajikan

dalam bab ini mencakup Surat Perintah, Nota Dinas,
Surat Undangan, Laporan, Surat Peringatan, dan Notula.
65
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai
alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri, Badan Usaha Milik
Negara / Badan Usaha Milik Daerah (BUMN/BUMD)
dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
A. Jenis dan Format Naskah Dinas

1. Surat Perintah
a. Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas yang
dibuat oleh atasan atau pejabat lain yang
diperintah yang memuat apa yang harus
dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan
atau tugas tertentu.
b. Wewenang Pembuatan dan
Penandatanganan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani
oleh atasan atau pejabat yang berwenang
berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
66
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri
dari:
a) kop surat perintah yang
ditandatangani oleh Menteri Hukum
dan Hak Asasi Manusia
menggunakan lambang negara
garuda emas, dengan nama jabatan
ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris;
b) kop surat perintah yang
ditandatangani oleh pejabat selain
menteri menggunakan logo
pengayoman, dengan nama lembaga
secara simetris;
c) kata surat perintah, yang ditulis
menggunakan huruf kapital secara
simetris; dan
d) nomor, yang berada di bawah
tulisan surat perintah.
67
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah
terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
a) Konsiderans meliputi pertimbangan
dan/atau dasar: pertimbangan
memuat alasan ditetapkannya surat
perintah; dasar memuat ketentuan
yang dijadikan landasan
ditetapkannya surat perintah
tersebut;
b) Diktum dimulai dengan frasa
memerintahkan, yang ditulis dengan
huruf kapital dicantumkan secara
simetris, diikuti kata kepada di tepi
kiri serta nama, NIP dan jabatan
pegawai yang mendapat perintah.
c) Di bawah kata kepada ditulis kata
untuk dengan perintah-perintah
yang harus dilaksanakan.
68
3) Kaki
Bagian kaki surat perintah ditempatkan
disebelah kanan bawah yang terdiri
dari:
a) tempat dan tanggal surat perintah;
b) nama jabatan pejabat yang
menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada
setiap awal kata, dan diakhiri
dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang
memerintahkan;
d) nama lengkap pejabat yang
menandatangani surat perintah,
yang ditulis dengan huruf awal
kapital pada setiap awal kata tanpa
mencantumkan gelar;
e) cap dinas.
d. Distribusi dan Tembusan
1) surat perintah disampaikan kepada
pihak yang mendapat perintah dan
69
2) tembusan surat perintah disampaikan
kepada pejabat/instansi yang terkait.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) bagian konsiderans memuat
pertimbangan atau dasar;
2) jika perintah merupakan tugas kolektif,
daftar pegawai yang ditugasi
dimasukkan ke dalam lampiran yang
terdiri dari kolom nomor urut, nama,
pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan;
dan
3) surat perintah tidak berlaku lagi setelah
tugas yang termuat selesai
dilaksanakan.
70
(Gambar 3.1 format Surat Perintah yang
ditandatangani oleh Menteri)
71
(Gambar 3.2 format Surat Perintah yang
ditandatangani oleh selain Menteri)
72
2. Nota Dinas
a. Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern
yang dibuat oleh pejabat dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya di
lingkungan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia.
b. Wewenang Pembuatan dan
Penandatanganan
Nota Dinas dibuat oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Nota Dinas terdiri dari:
a) kop nota dinas berisi nama
instansi/satuan organisasi yang
ditulis secara simetris di tengah atas;
b) kata nota dinas, yang ditulis
simetris;
73
c) kata nomor, yang ditulis
simetris. Nomor hanya diberikan
untuk Nota Dinas unit kerja/satuan
kerja;
d) kata Yth., yang ditulis dengan huruf
awal kapital, diikuti dengan tanda
baca titik;
e) kata Dari, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
f) kata Hal, yang ditulis dengan huruf
awal kapital; dan
g) kata Tanggal, yang ditulis dengan
huruf awal kapital.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri
dari alinea pembuka, isi, dan penutup
yang singkat, padat, dan jelas.
3) Kaki
Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari
tanda tangan, nama pejabat, dan
tembusan (jika perlu).
74
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas;
2) tembusan Nota Dinas berlaku di
lingkungan intern instansi; dan
3) Penomoran Nota Dinas dilakukan
dengan mencantumkan nomor Nota
Dinas, kode jabatan penanda tangan,
kode klasifikasi arsip, bulan, dan
tahun.
75
(Gambar 3.3 format Nota Dinas)
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang
memuat undangan kepada pejabat/pegawai
yang tersebut pada alamat tujuan untuk
76
menghadiri suatu acara kedinasan tertentu,
seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b. Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat
sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang,
dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat undangan terdiri
dari:
a) kop surat undangan yang
ditandatangani oleh Menteri
Hukum dan Hak Asasi Manusia
menggunakan lambang negara
garuda emas, dengan nama jabatan
secara simetris;
b) kop surat undangan yang
ditandatangani oleh pejabat selain
Menteri menggunakan logo
pengayoman, dengan nama
77
instansi ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris;
c) nomor, sifat, lampiran, dan hal,
yang diketik di sebelah kiri di
bawah kop surat undangan;
d) tanggal pembuatan surat, yang
diketik di sebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor; dan
e) kata Yth., yang ditulis di bawah
hal, yang diikuti dengan nama
jabatan, dan alamat yang dikirimi
surat (jika diperlukan).
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan
terdiri atas:
a) alinea pembuka;
b) isi undangan, yang meliputi hari,
tanggal, waktu, tempat, dan acara;
dan
c) alinea penutup.
78
3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari
nama jabatan yang ditulis dengan huruf
awal kapital, tanda tangan, dan nama
pejabat yang ditulis dengan huruf awal
kapital tanpa mencantumkan gelar.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) format surat undangan sama dengan
format surat dinas, yang membedakan
adalah bahwa pihak yang dikirimi surat
pada surat undangan dapat ditulis pada
lampiran;
2) surat undangan untuk keperluan
tertentu dapat berbentuk kartu; dan
3) surat undangan juga dapat
mencantumkan hal-hal yang diperlukan
(misalnya pakaian, konfirmasi
kehadiran, dll).
79
(Gambar 3.4 format Surat Undangan yang
80
(Gambar 3.5 format Surat Undangan yang
81
(Gambar 3.6 format Kartu Undangan yang
82
(Gambar 3.7 format Kartu Undangan yang
83
(Gambar 3.8 format Lampiran Kartu Undangan)
4. Laporan
a. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu
kegiatan/kejadian.
84
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang
diserahi tugas.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul
laporan yang ditulis dalam huruf kapital
dan diletakkan secara simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh laporan terdiri
atas:
a) pendahuluan, yang memuat
penjelasan umum, maksud dan
tujuan, serta ruang lingkup dan
sistematika Laporan;
b) materi Laporan, yang terdiri atas
kegiatan yang dilaksanakan, faktor
yang mempengaruhi, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan
yang dihadapi, dan hal lain yang
perlu dilaporkan;
85
c) simpulan dan saran, sebagai bahan
pertimbangan; dan
d) penutup, yang merupakan akhir
laporan.
3) Kaki
Bagian kaki Laporan terdiri dari
a) tempat dan tanggal pembuatan
Laporan;
b) nama jabatan pejabat pembuat
laporan, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
c) tanda tangan; dan
d) nama lengkap, yang ditulis dengan
huruf awal kapital.
86
(Gambar 3.9 format Laporan)
5. Surat Peringatan
a. Pengertian
Surat peringatan adalah surat yang
berisikan teguran karena melakukan
87
kesalahan atau pelanggaran. Surat
peringatan berisikan alasan-alasan yang
jelas dan logis serta fakta/data otentik yang
melatarbelakangi dikeluarkannya surat
peringatan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat peringatan ditandatangani oleh
pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat peringatan terdiri
atas:
a) kop naskah dinas yang berisi
lambang negara garuda emas dan
nama jabatan untuk Menteri Hukum
dan Hak Asasi Manusia atau logo
pengayoman dan nama instansi
untuk selain Menteri ditulis secara
simetris;
b) nomor, lampiran dan hal, yang
diketik dengan huruf awal kapital di
88
sebelah kiri di bawah kop naskah
dinas;
c) tanggal pembuatan surat, yang
diketik di sebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Yth., yang ditulis dibawah Hal,
diikuti dengan nama jabatan yang
dikirimi surat; dan
e) alamat surat, yang ditulis di bawah
Yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Peringatan
terdiri dari alinea pembuka, isi, dan
penutup
3) Kaki
Bagian kaki surat peringatan terdiri atas:
a) nama jabatan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital, diakhiri tanda
baca koma;
b) tanda tangan pejabat;
89
c) nama lengkap pejabat/penanda
tangan, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
d) stempel/cap dinas, yang digunakan
sesuai dengan ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama
jabatan pejabat penerima (jika ada);
dan
f) daftar lampiran
4) Distribusi
Surat Peringatan disampaikan kepada
penerima yang berhak.
90
(Gambar 3.10 format Surat Peringatan yang
91
(Gambar 3.11 format Surat Peringatan yang
92
6. Notula
a. Pengertian
Notula adalah catatan singkat mengenai
jalannya persidangan (rapat) serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan dalam rapat.
Notula merupakan dokumentasi penting
yang dicatat oleh notulis.
b. Wewenang Penandatanganan
Notula ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh notula terdiri dari
alinea pembuka, isi, dan penutup
3) Kaki
Bagian kaki notula terdiri atas:
a) nama lengkap dan tanda tangan
pejabat pemimpin rapat; dan
b) nama lengkap dan tanda tangan
notulis.
93
d. Distribusi
Notula disampaikan kepada pejabat yang
memimpin rapat.
(Gambar 3.12 format Notula)
94
B. Penyusunan Naskah Dinas
1. Syarat-syarat Naskah Dinas
a. Ketelitian
Dalam membuat naskah dinas harus
mencerminkan ketelitian dan kecermatan,
baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi,
struktur, kaidah bahasa, dan penerapan
kaidah ejaan di dalam pengetikan.
b. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan
kejelasan maksud dari materi yang dimuat
dalam naskah dinas.
c. Logis dan Singkat
Naskah dinas harus menggunakan bahasa
Indonesia yang formal, logis secara efektif,
singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah
dipahami bagi pihak yang menerima naskah
dinas
d. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan
baku yang berlaku sehingga dapat menjamin
terciptanya arsip yang autentik dan reliable.
95
2. Konsep Naskah Dinas
a. Naskah dinas diciptakan atas inisiatif pejabat
sesuai dengan tugas dan fungsinya, disposisi
pimpinan, nota dinas dari pejabat tertentu
sebagai keharusan akibat pelaksanaan
jabatan.
b. Konsep naskah dinas harus disetujui terlebih
dahulu oleh pejabat yang menandatangani
naskah dinas.
c. Konsep naskah dinas rahasia dapat dibuat
sendiri oleh pejabat penanda tangan,
kemudian dicatat dalam formulir tersendiri
yang dipisahkan dari naskah dinas lain
d. Konsep yang telah disetujui diketik rangkap
dua.
e. Rangkap kedua lembar terakhir dibuatkan
kolom paraf yang diletakkan di sebelah kiri
bawah.
f. Naskah dinas lembar pertama dan kedua
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
96
Contoh kolom paraf untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat eselon I:
(Gambar 3.12 kolom paraf untuk surat yang

ditandatangani oleh pejabat eselon I)
Contoh kolom paraf untuk surat yang

ditandatangani oleh pejabat eselon II:
(Gambar 3.12 kolom paraf untuk surat yang

ditandatangani oleh pejabat eselon II)
97
3. Keaslian
Tingkat Keaslian
Tingkat keaslian naskah dinas adalah kategori
naskah dinas yang didasarkan atas aspek yuridis
formal.
a. Asli merupakan naskah dinas yang
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
dan dibubuhi cap dinas. Hasil penggandaan
naskah dinas yang dibubuhi cap dinas
dianggap asli.
b. Salinan atau turunan merupakan salinan
secara keseluruhan naskah dinas yang tidak
berbeda dengan surat aslinya (dapat pula
berupa fotokopi).
4. Susunan Naskah Dinas
Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah
Dinas Untuk memberikan identifikasi pada
naskah dinas, pada halaman pertama naskah
dinas dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu
nama jabatan atau nama instansi. Kepala nama
jabatan digunakan untuk mengidentifikasikan
bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat
98
negara, sedangkan kepala nama instansi
digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa
naskah dinas ditetapkan oleh pejabat yang bukan
pejabat negara.
a. Kepala
1) Kop Surat
Kop Surat mengidentifikasikan nama
jabatan atau nama instansi pembuat surat
dan alamat dengan ketentuan sebagai
berikut:
a) Kop Surat Nama Jabatan
- Kop surat nama jabatan adalah
kepala surat yang menunjukkan
jabatan tertentu. Kertas dengan
kop surat nama jabatan hanya
digunakan untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat
negara.
- Kop surat nama jabatan terdiri
atas lambang negara di tengah
dan nama jabatan yang ditulis
paling banyak tiga baris (apabila
99
nama jabatan terlalu panjang
digunakan singkatan atau akronim
tanpa mengorbankan kejelasan).
Nama jabatan ditulis dengan
huruf kapital. Perbandingan
ukuran lambang negara dan huruf
yang digunakan hendaknya serasi
sesuai dengan ukuran kertas.
b) Kop Surat Nama Instansi
- Kop surat nama instansi
menunjukkan nama dan alamat
instansi pemerintah dan
dilengkapi dengan logo
pengayoman yang diletakkan di
kiri atas. Nama instansi dicetak
sebanyak-banyaknya tiga baris.
- Kertas kepala dengan nama
instansi dan logo pengayoman
digunakan untuk naskah dinas
yang ditandatangani pejabat yang
berwenang.
100
- Surat jenis nota dinas tidak
menggunakan kop surat berlogo
instansi.
b. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai
berikut:
1) tanggal ditulis dengan angka Arab;
2) bulan ditulis lengkap;
3) tahun ditulis lengkap empat digit dengan
angka Arab.
Contoh:
04 Desember 2019
c. Tembusan
Tembusan adalah hasil penggandaan naskah
dinas yang harus disampaikan kepada pihak
lain sesuai dengan yang tertera dalam naskah
dinas dan bersifat pemberitahuan.
d. Nomor
Pengelolaan kode dan nomor naskah dinas
dilakukan pada Bagian Tata Usaha pimpinan
Biro Umum Sekretariat Jenderal kecuali
untuk naskah dinas yang bersifat pengaturan
101
dan penetaapan yang ditandatangani Menteri
(pengelolaan kode dan nomor dilakukan
secara terpusat oleh unit kearsipan pusat
pada Bagian Tata Usaha Kementerian).
1) Naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat eselon I
Pengelolaan kode dan nomor untuk
naskah dinas yang bersifat arahan dan
korespondensi dilakukan secara terpusat
oleh unit kearsipan I pada Bagian Tata
Usaha atau Bagian Umum Unit Eselon I
masing-masing.
pejabat eselon II
Pengelolaan kode dan nomor naskah
dinas bersifat arahan dilakukan secara
terpusat oleh unit kearsipan I pada
Bagian Tata Usaha atau Bagian Umum
Unit Eselon I masing-masing. Sedangkan
Naskah dinas yang bersifat
korespondensi dilakukan pada Subbagian
Tata Usaha Unit Eselon II.
102
Pengelolaan kode dan nomor naskah
dinas yang ditandatangani oleh Kepala
Kantor Wilayah dilakukan secara
terpusat oleh unit kearsipan pada Bagian
Umum Divisi Administrasi.
Kepala Unit Pelaksana
Pengelolaan kode dan nomor yang
ditandatangani oleh Kepala Unit
Pelaksana Teknis dilakukan oleh
Subbagian/Urusan Tata Usaha pada Unit
Pelaksana Teknis masing-masing. Dalam
pengelolaan naskah dinas yang
ditandatangani oleh pejabat teknis,
pemberian kode dan nomor naskah dinas
dilakukan secara terpusat oleh unit
kearsipan pada Subbagian/Urusan Tata
Usaha Unit Pelaksana Teknis.
e. Lampiran
Jika naskah memiliki beberapa lampiran,
setiap lampiran harus diberi nomor urut
dengan angka Arab. Nomor halaman
103
lampiran merupakan nomor lanjutan dari
halaman sebelumnya.
Dalam kepala surat yang menunjukkan
lampiran dimuat jumlah lembar atau berkas
yang dilampirkan. Dalam hal yang
dilampirkan itu terdiri dari lembaran-
lembaran, cukup ditulis dengan jumlah
lembar, tapi jika yang dilampirkan itu
banyak yang terdiri dari kumpulan makalah
atau kumpulan laporan dalam satu bendel,
maka dituliskan jumlah berkas.
Contoh:
Lampiran: lima lembar;

Lampiran: dua berkas.
f. Hal
Pada kepala surat yang menunjukkan hal,
dimuat masalah pokok yang menjadi isi
surat. Jika masalah pokok tersebut banyak
dan panjang kalimatnya, penyebutan tersebut
dipersingkat, tetapi tetap harus
menggambarkan secara menyeluruh isi surat.
104
5. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan
menggunakan nomor urut angka Arab dan
dicantumkan secara simetris di tengah atas
dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum
dan setelah nomor, kecuali halaman pertama
naskah dinas yang menggunakan kop naskah
dinas tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.
6. Jarak Spasi
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya
diperhatikan aspek keserasian dan estetika,
dengan mempertimbangkan banyaknya isi
naskah dinas. Secara umum ketentuan spasi pada
naskah dinas adalah sebagai berikut:
a) Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.
b) Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara
baris pertama dan kedua adalah satu spasi.
c) Jarak antara judul dan subjudul adalah empat
spasi.
105
d) Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua
spasi.
e) Jarak masing-masing baris disesuaikan
dengan keperluan.
7. Huruf
Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial
dengan ukuran 11 atau 12, sedangkan naskah
dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan.
8. Kata Penyambung
Kata penyambung adalah kata yang digunakan
sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada
halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu
halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir
setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut
kanan bawah halaman dengan urutan kata
penyambung dan tiga buah titik. Kata
penyambung itu diambil persis sama dari kata
pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama
dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau
diberi garis bawah atau dicetak miring, kata
penyambung juga harus dituliskan sama. Kata
106
penyambung tidak digunakan untuk pergantian
bagian.
Contoh Penulisan kata penyambung pada
halaman 1 baris paling bawah adalah media…
-1-
Media ... Kata Penyambung
Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri

adalah media elektronik ... dst.
-2-
media elektronik ..…… …………dst.
9. Ruang Tepi
Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan
ukuran yang terdapat pada peralatan yang
digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
a. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop
naskah dinas 2 spasi dibawah kop, dan
107
apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-
kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
b. ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5
cm dari tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm
dari tepi kiri kertas; dan
d. ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm
dari tepi kanan kertas.
Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan
ruang tepi eperti tersebut di atas bersifat
fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau
tidaknya isi suatu naskah dinas dengan
memperhatikan aspek estetika dan keserasian.
C. Kewenangan Penandatanganan
Penandatanganan dengan menggunakan garis
kewenangan dilakukan jika pejabat penanda tangan
diberi pelimpahan oleh pejabat yang berwenang.
Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang
melimpahkan wewenang dan pejabat yang
menerima pelimpahan wewenang harus
mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang
melimpahkan wewenang.
108
Penandatanganan Surat Dinas yang menggunakan
garis kewenangan dapat
dilaksanakan dengan menggunakan empat cara.
1. Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika
pejabat yang menandatangani surat dinas telah
diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung
jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung
jawab pejabat yang bersangkutan.
Susunan penandatanganan atas nama (a.n.)
pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang
berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital
pada setiap awal kata, didahului dengan
singkatan a.n.
Contoh:
a.n. Menteri...........................................
Sekretaris Jenderal .......................,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ………………..
109
2. Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika
yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat di bawahnya,
sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah
atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini
mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di
bawahnya.
Contoh:
a.n. Menteri...........................................
Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro......
3. Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas,
yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila
pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas belum ditetapkan karena
menunggu ketentuan bidang kepegawaian
lebih lanjut.
110
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara,
sampai dengan pejabat yang definitif
ditetapkan.
c. Plt bertanggung jawab terhadap naskah dinas
yang ditandatanganinya.
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
4. Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana harian
yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila
pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas tidak berada di tempat sehingga
untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan
111
sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang
menggantikannya.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara,
sampai dengan pejabat yang definitif
kembali di tempat.
c. Plh mempertanggungjawabkan naskah dinas
yang ditandatanganinya kepada pejabat
definitif.
Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
D. Penggunaan Lambang Negara, Logo, dan Cap

dalam Naskah Dinas
Lambang negara, logo, dan cap dinas digunakan
dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau
identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
112
1. Ketentuan Penggunaan Lambang Negara
Lambang negara pada kop naskah dinas
digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani langsung oleh Menteri Hukum
dan Hak Asasi Manusia.
(Gambar 3.14 Lambang Negara Republik

Indonesia)
2. Ketentuan Penggunaan Logo pada Naskah Dinas
Logo Pengayoman digunakan untuk naskah dinas
yang ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi
Madya, Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat
Administrator dan Pengawas di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
a. Tata letak Logo Pengayoman pada Kop
Naskah Dinas
113
1) Untuk Surat Keputusan dan sertifikat yang
ditandatangani selain Menteri,
menggunakan logo pengayoman dengan
posisi logo di bagian tengah atas.
2) Untuk surat dinas biasa yang bukan
merupakan Surat Keputusan, posisi logo
pengayoman berada di bagian kiri atas
diikuti dengan tulisan nama Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia, Nama
Satuan Kerja dan alamat lengkap, nomor
telepon/faksimili, laman, surat elektronik
yang terletak di sebelah kanan sejajar
dengan Logo.
Tulisan nama Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia dan nama satuan kerja
dicetak tebal dengan huruf kapital tipe
Arial ukuran 14 dengan warna hitam dan
alamat lengkap ditulis dengan huruf awal
kapital berukuran 12 dengan diberi garis
bawah.
114
(Gambar 3.15 Logo Pengayoman)
3. Ketentuan Penggunaan Logo pada Cap Instansi

Penggunaan Logo pada Cap Instansi di
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
berdasarkan pada Peraturan Menteri Hukum dan
Hak Asasi Manusia Nomor 2 Tahun 2015 tentang
Cap Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia.
a. Penggunaan Cap Dinas dan Cap Jabatan pada
Unit Eselon I:
1) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh
pimpinan unit eselon I maka menggunakan
cap jabatan dan sampul surat menggunakan
cap dinas.
115
pejabat selain huruf a di atas maka naskah
dinas dan sampul surat menggunakan cap
dinas.
b. Penggunaan Cap Dinas dan Cap Jabatan pada
Kantor Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis:
Kepala Kantor Wilayah dan Kepala Unit
Pelaksana Teknis maka menggunakan cap
jabatan dan sampul surat menggunakan cap
dinas.
selain huruf a tersebut diatas, maka naskah
dinas dan sampul surat menggunakan cap
dinas.
c. Penggunaan Cap Dinas dan Cap Jabatan untuk
Pelaksana Tugas (Plt) dan Pelaksana Harian
(Plh).
Pelaksana Tugas (Plt.) maka menggunakan
cap jabatan dengan sampul surat cap dinas.
116
Pelaksana Harian (Plh) maka menggunakan
cap dinas dengan sampul surat cap dinas.
atas nama (a.n) maka menggunakan cap
dinas.
E. Latihan
Menurut Saudara mengapa naskah dinas perlu

dibedakan berdasarkan jenis-jenisnya? Berbagi
pendapat bersama rekan Saudara.
F. Ringkasan
Tata naskah dinas diatur dalam Peraturan

Menteri Hukum dan HAM RI Nomor 15 Tahun 2016
Kementerian Hukum dan HAM. Berdasarkan
peraturan tersebut yang termasuk dalam naskah dinas
korespndensi adalah nota dinas, memorandum, surat
dinas, dan surat undangan.
Nota dinas dimaksudkan untuk menyampaikan

laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
117
atau penyampaian informasi. Penyampaian ini
dilakukan oleh pejabat kepada pejabat lain.
Sedangkan memorandum adalah naskah dinas intern
yang bersifat mengingatkan suatu masalah,
menyampaikan arahan, saran, dan pendapat
kedinasan. Surat dinas adalah naskah dinas
pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan
informasi kedinasan kepada pihak lain di luar
instansi/organisasi yang bersangkutan. Surat
undangan adalah surat dinas yang memuat undangan
kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat
tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan
G. Latihan
Kerjakan soal-soal di bawah ini:
1. Identifikasi naskah dinas berdasarkan jenisnya.
2. Sebutkan perbedaan naskah dinas yang

ditandatangani oleh pejabat negara dengan yang
bukan oleh pejabat negara.
118
3. Tentukan penanda tangan untuk tiap level
kewenangan penandatanganan naskah dinas.
4. Uraikan kriteria penggunaan lambang negara,

logo, dan cap dinas pada naskah dinas.
H. Umpan Balik
Jika Saudara dapat menjawab soal yang disajikan
pada latihan dan evaluasi dengan baik dan benar,
Saudara telah berhasil di dalam menguasai substansi
mengenai naskah dinas. Jika Saudara masih tidak
mengetahui dengan pasti jawaban yang dibutuhkan
di dalam menjawabnya, silakan Saudara mendalami
kembali materi tersebut.
119
BAB IV
TATA BAHASA SURAT
Ssetelah mempelajari Bab Tata Bahasa Surat,

Peserta diharapkan dapat menguraikan
kriteria isi naskah dinas yang baku sesuai
dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa
Indonesia.
Cakupan tata bahasa surat bukanlah sekadar pilihan kata-

kata yang formal yang dibutuhkan untuk menghasilkan
naskah dinas terlebih lagi bagaimana kata-kata tersebut
dirangkai sehingga rangkaian tersebut menghasilkan
kalimat efektif yang tidak menimbulkan kekeliruan di
dalam memaknai kalimat tersebut. Di samping kedua
komponen yang disebutkan di atas cakupan ini juga
menyertai tanda baca.
Tanda baca seyogyanya mengandung dan

menyampaikan makna tersendiri ketika digunakan di
dalam kalimat. Beda tanda baca yang digunakan dapat
memberikan makana pessan yang berbeda.
120
Sejumlah cakupan tersebut merupakan sebagian sub
materi pokok yang dibahas di dalam bab ini. Lebih
rincinya cakupan tersebut terdiri dari Bahasa Surat,
Tanda Baca, Kata Pinjaman dan Kata Serapan, Kata
Sapaan, serta Singkatan dan Akronim.
A. Bahasa Surat
Sebagaimana dijelaskan pada bab

sebelumnya bahwa pencapaian tujuan organisasi
bergantung pada keberhasilan komunikasi.
Komunikasi dianggap berhasil bila padanya terdapat
sifat efektif dan efisien. Efektivitas dan efisiensi
komunikasi ditandai salah satunya dengan
pengggunaan bahasa yang baik dan benar.
Agar pesan yang disampaikan melalui surat

dapat komunikatif dan mudah dipahami oleh
penerima surat, bahasa yang digunakan hendaklah
yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah
yang berlaku. Melalui penggunaan bahasa tulis yang
dituangkan dalam sebuah surat, alur pemikiran
seseorang secara tidak langsung dapat dipahami,
121
termasuk sejauh mana respek pengirim surat kepada
pihak lain. Misalnya, bahasa yang kacau, tidak
runtut, dan penggunaan kata yang terkesan kasar atau
tidak etis, secara tidak langsung akan memberikan
kesan kurang sopan atau kurang mampu menghargai
orang lain5.
Menurut Djoko Purwanto6, bahasa yang

digunakan dalam surat bisnis atau pun surat dinas
memiliki sifat mudah dipahami, menggunakan
kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas, tegas, dan
tidak bertele-tele.
Sekaitan dengan pemilihan kata, penulis surat

hendaknya menggunakan kata-kata yang telah
dianggap baku (sesuai dengan ejaan yang telah
disempurnakan) dan lazim (agar mudah dipahami
oleh penerima surat).
Surat dinas disampaikan secara formal.

Bahasa formal adalah bahasa yang biasa digunakan
5
6
122
dalam forum resmi … Ciri menonjol dari bahasa
resmi adalah mengikuti secara ketat tata bahasa resmi
(baku), perbendaaharaan katanya terbatas untuk
membicarakan masalah kedinasan, dan memberi
kesan terdapat jarak (impersonal) antara penulis
dengan pembacanya. Kelebihan dari bahasa formal
adalah ketegasan dan kejelasan pesan yang
disampaikan. Bahasa formal membatasi makna
ganda dan menghilangkan kesan ketidakseriusan7.
Bahasa yang digunakan di dalam surat dinas

merujuk pada Keputusan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Nomor 0543a/U/1987 tentang Pedoman
Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan
dan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Nomor 0389/U/1988 tentang Pedoman Umum
Pembentukkan Istilah.
Perhatikan contoh-contoh kalimat di bawah

ini:
7
123
1. Terdapat beberapa laporan-laporan yang harus
dipersiapkan berkenaan dengan penugasan
pegawai A.
Kalimat di atas merupakan contoh kalimat yang

tidak efektif. Ketidakefektifan tersebut
disebabkan pengulangan kata ‘laporan’ padahal
sebelum kata ‘laporan’ yang pertama sudah
terdapat kata ‘beberapa’ yang menunjukkan
makna jamak sehingga tidak diperlukan lagi
penanda jamak dengan mengulang kata ‘laporan.’
2. Staf kami telah menerima laporan keuangan

tersebut. Namun setelah diperiksa, kami
menemui kejanggalan yang tidak wajar.
Ketidakefektifan juga terdapat pada kalimat 2.

Kali ini ketidakefektifan disebabkan penambahan
informasi yang tidak perlu, yakni pada frasa sifat
‘yang tidak wajar’ karena tiap kejanggalan
pastilah bersifat tidak wajar.
3. Oleh karena itu perlu dijalin kerja sama yang

baik antara kedua belah pihak.
124
Kekeliruan pada kalimat ini adalah tidak
digunakannya tanda baca koma (,) yang
seharusnya diletakkan setelah konyugasi ‘Oleh
karena itu.’
Dengan demikian kalimat tersebut seharusnya

dituliskan sebagai berikut:
Oleh karena itu, perlu dijalin kerja sama yang

baik antara kedua belah pihak.
4. Bisakah Saudara mengirim laporan yang

dimaksud secepat mungkin?
Revisi yang perlu dilakukan terhadap kalimat ini

menekankan pada makna kalimat. Walau tampak
berpola kalimat tanya, penggunaan tanda tanya
(?) pada kalimat tersebut tidaklah tepat. Hal ini
dikarenakan makna kalimat tersebut adalah
permintaan bukan kalimat yang menanyakan
informasi atau yang membutuhkan jawaban
antara ya atau tidak. Untuk kalimat semacam ini
(bermakna permintaan) tanda baca yang tepat
digunakan adalah titik (.).
125
5. Kami membutuhkan aula bangunan yang luas.
Tanpa penggunaan tanda baca kalimat ini

membingungkan. Penerima pesan (surat) tidak
dapat memahami apakah yang diminta aula yang
luas atau aula yang berada pada bangunan yang
luas. Oleh karena itu, tanda hubung (-)
dibutuhkan untuk memperjelas pesan yang
disampaikan. Bila yang diminta adalah aula yang
luas, tanda hubung diletakkan antara kata ‘aula’
dan ‘bangunan’ (aula-bangunan). Bila yang
diminta adalah aula yang berada pada bangunan
yang luas, tanda hubung diletakkan antara kata
‘bangunan’ dan ‘yang’ (bangunan-yang).
B. Tanda Baca
a. Titik (.)
Titik merupakan tanda baca yang paling

sering digunakan di dalam suatu tulisan,
termasuk surat.
Titik digunakan:
126
1. Untuk menyatakan akhir dari:
 Kalimat pernyataan
Kerja sama yang dimaksud berlangsung

selama empat tahun.
 Kalimat perintah
Periksa kembali laporan

pertanggungjawaban Saudara.
 Kalimat Pertanyaan Tidak Langsung
Harap dipastikan apakah Direktur

Akademi Imigrasi bersedia menerima
delegasi kita pada Rabu minggu ini.
 Kalimat Permintaan yang Diramu dalam

Bentuk Pertanyaan
Bisakah Saudara mengirim laporan yang

dimaksud secepat mungkin.
127
2. Pada akhir singkatan gelar, jabatan, pangkat,
dan singkatan kata atau ungkapan yang sudah
lazim
Dr. (Doktor) Prof.

(Profesor)
Drs. (Doktorandus) a.n. (atas

nama)
M.A. (Master of Arts) u.b. (untuk

beliau)
Kol. (Kolonel) Yth. (Yang

terhormat)
Jln. (Jalan)
Semua singkatan yang menggunakan inisial

atau akronim8 tidak menggunakan titik,
seperti: MPR, DPR, Lemhanas, Hankam.
8
Singkatan yang dapat dibaca layaknya satu kata, seperti lemhanas
dan hankam. Penulisan singkatan dalam kalimat mengikuti pola:
kepanjangan (singkatan), sebagai contoh: Dewan Perwakilan Rakyat
(DPR), bukan DPR (Dewan Perwakilan Rakyat).
128
3. Pada nomor surat
W.7.PAS.1-13.KP.04.012011
4. Untuk memisahkan angka ribuan, jutaan, dan

seterusnya yang menunjukkan jumlah
Sebanyak 1.545 pegawai ditempatkan pada

seluruh unit eselon I.
Titik tidak digunakan setelah:
1. Angka atau Huruf di dalam Kurung
(1) Rancangan kurikulum
(a) Perpaduan beragam metode
2. Angka yang tidak menyatakan jumlah
Pembahasan rencana kegiatan tahun 2015

akan dilaksanakan pada rapat mendatang.
Informasi lebih lengkap dapat dilihat pada

halaman 3769.
129
3. Judul atau Sub Judul
LAPORAN KEGIATAN PENYULUHAN

HUKUM
Jadwal Pelaksanaan
Anggaran
4. Singkatan yang Memiliki Titik
Walau singkatan ini ada pada akhir kalimat
5. Unsur-unsur dalam Daftar
Kecuali unsur-unsur tersebut dinyatakan

dalam kalimat lengkap
Kesalahan yang sering terjadi sekaitan

penggunaan titik adalah tanda baca ini
ditempatkan saat kalimat belum berakhir.
Kesalahan umum lainnya adalah titik sering

digantikan dengan koma.
130
b. Koma (,)
Koma digunakan untuk:
1. Memisahkan bagian-bagian kalimat, antara

kalimat setara yang menyatakan
pertentangan, antara anak kalimat dan induk
kalimat, dan antara anak kalimat dan anak
kalimat
2. Menandakan bentuk parentetis
3. Memisahkan anak kalimat dari induk kalimat

apabila anak kalimat mendahului induk
kalimat
4. Menyebutkan unsur-unsur yang disebut

berturut-turut
5. Dipakai di belakang kata atau ungkapan

transisi yang terdapat pada awal kalimat
6. Menghindari salah baca yang dapat

menyebabkan salah pengertian
Meragukan : Maju tidak mundur lagi.
131
Jelas : Maju tidak, mundur lagi.
Jelas : Maju, tidak mundur lagi.
7. Memisahkan aposisi dari kata yang

diterangkannya
Pembicara pada seminar tersebut, Prof.

Salim Darwis, merupakan pakar yang telah
berkelut dalam dunia pendidikan selama
lebih dari dua dekade.
8. Memisahkan nama dan alamat, bagian-bagian

alamat, tempat dan tanggal
Universitas Indonesia, Jln. Daksinapati,

Rawamangun, Jakarta.
9. Menceraikan bagian nama yang dibalikkan,

seperti pada daftar pustaka
Keraf, Gorys. Komposisi, Ende: Nusa Indah,

1989.
10. Memisahkan nama keluarga dari gelar

akademik
132
Mila Rosmaya, S.S., M.Hum.
c. Titik koma (;)
Titik koma digunakan:
1. Mengakhiri tiap unsur yang dinyatakan tidak

dalam kalimat lengkap dalam suatu daftar;
Banyak hal yang perlu seorang pegawai

lakukan dalam kegiatan rapat, di antaraya
adalah:
a. Membagikan bahan rapat kepada para

peserta rapat;
b. Mencatat diskusi rapat;
c. Mengumpulkan catatan rapat dari para

peserta
2. Menggantikan fungsi koma di mana koma

juga dipergunakan dalam kalimat yang sama
Rangkaian kegiatan ini; penelitian, seminar,

diskusi ilmiah; merupakan sebagian dari
133
sejumlah tugas yang harus diemban oleh
pejabat fungsional.
d. Titik dua (:)
Titik dua digunakan:
1. Untuk mengawali penyebutan unsur-unsur;
Tujuan kegiatan tersebut adalah sebagai

berikut:
 Meningkatkan wawasan pegawai;
 Merencanakan kegiatan tahun 2015 dan

2016;
 Memantau kemajuan yang dicapai.
2. Sesudah kata atau frasa yang memerlukan

pemerian.
Ketua Panitia : S. Sastradinata
Wakil Ketua : Adiarta
Sekretaris : Anita
134
e. Tanda hubung (-)
Tanda hubung digunakan untuk:
1. Memperjelas nomor surat
M.HH-PP.01.01-09
2. Menyambung bagian-bagian dari kata ulang;
Laporan-laporan tersebut dibutuhkan

secepatnya.
3. Memperjelas hubungan antara bagian kata

atau ungkapan;
Tidak tersedianya uang dua puluh lima-

ribuan, ternyata, menjadi masalah yang
cukup pelik (20 x 5000).
Tidak tersedianya uang dua-puluh-lima-

ribuan, ternyata, menjadi masalah yang
cukup pelik (25000).
Kami membutuhkan aula-bangunan yang

luas (aula yang luas).
135
Kami membutuhkan aula bangunan-yang
luas (aula yang luas).
4. Merangkaikan: se- dengan kata berikutnya

yang dimulai dengan huruf kapital, ke-
dengan angka, angka dengan -an, dan
singkatan huruf kapital dengan imbuhan.
se-Indonesia, revisi ke-3, tahun 1900-an,

DUK-nya.
f. Tanda pisah (–)
Tanda pisah digunakan untuk:
1. Menyatakan pikiran sampingan atau

tambahan;
Ada kritik yang menyatakan bahwa cara

pegawai kita memberikan pelayanan publik –
khusus dalam hal tenggat waktu – masih
kurang memuaskan.
136
2. Menyatakan makna “sampai dengan”
Seluruh peserta rapat diharapkan

menyiapkan laporan kegiatan Maret –
Oktober 2013.
g. Tanda ellipsis (…)
Tanda ellipsis digunakan untuk:
1. Menandakan bahwa kata yang diletakkan

sebelum tanda ellipsis merupakan kkata
penyambung yang berfungsi menandakan
bahwa isi surat berlanjut ke halaman dua atau
selanjutnya.
Metode …
Kata yang disanding dengan tanda ellipsis,

sebagaimana contoh di atas, menandakan
bahwa surat berlanjut ke halaman selanjutnya
di mana kata awal pada halaman selanjutnya
tersebut adalah metode.
137
2. Menyatakan bahwa dalam suatu kutipan ada
bagian yang dihilangkan
Mental menjalankan kekuasaan dalam

negara modern … perlu dibina.
h. Tanda kurung ( )
Tanda kurung digunakan untuk:
1. Mengapit tambahan keterangan atau

penjelasan;
2. Mengapit keterangan yang bukan merupakan

bagian integral dari pokok pembahasan.
i. Garis miring (/)
Garis miring digunakan untuk:
1. Menyatakan tanda per;
2. Mengganti kata atau.
138
j. Huruf Kapital
Huruf kapital digunakan:
1. Sebagai huruf awal dari kata pertama dalam

sebuah kalimat;
2. Sebagai huruf awal nama jabatan
Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya

Manusia
3. Di depan nama diri, nama tempat, negara,

organisasi, bahasa, nama bulan dan hari,
Tuhan, dan sifat-sifat Tuhan yang
mempergunakan kata Maha;
4. Untuk menyebutkan judul, nama harian,

majalah, dan artikel. Dalam hal ini, biasanya
kata-kata yang penting saja ditempatkan
dalam huruf kapital, sedangkan kata-kata
yang tidak penting tetap dalam huruf kecil.
139
C. Penggunaan Kata Pinjaman dan Kata Serapan
Dua kata ini (kata pinjaman dan kata serapan)

kerap digunakan secara tidak tepat. Guna
menggunakannya secara tepat, perlu diketahui
penjabaran akan kedua kata ini.
a. Kata Pinjaman
Sesuai dengan namanya (‘pinjaman’),

kata ini bukanlah milik atau bagian dari bahasa
asli si pengguna (dalam hal ini bahasa Indonesia).
Dengan demikian, guna menghargai si

empunya dan mengakui bahwa kata tersebut
bukan milik si pengguna, penulisannya haruslah
mempertahankan ejaan asli kata tersebut dan
teknik penulisannya haruslah dengan dicetak
miring, sebagai contoh:
Focus Group Discussion
Assessment Centre
Software
140
b. Kata Serapan
Kata serapan pada awalnya merupakan

kata pinjaman namun kata ini telah mengalami
peleburan dengan mana ejaannya disesuaikan
dengan ejaan bahasa penyerap. Sehingga pada
akhirnya kata ini menjadi bagian atau milik dari
bahasa penyerap.
Beragam hal yang menjadi penyebab

penyerapan kata asing. Penyebab yang tidak
dapat ditolak adalah karena pada bahasa
penyerap tidak dikenal konsep yang dikandung
oleh bahasa asing tersebut sehingga bahasa
penyerap tidak memiliki kata atau padanan untuk
mewakili konsep yang dianggapa ‘baru’ tersebut,
sebagai contoh:
Teknologi (technology) Presiden

(president) Tol (toll)
Demokrasi (democracy) Frasa

(phrase)
141
Dan alasan yang paling disayangkan
adalah ketika pemilik bahasa penyerap merasa
bahwa bahasa asli mereka kalah istimewa
dibandingkan dengan kata asing yang diserap.
Padahal, padanan kata serapan tersebut tersedia.
Hal ini berarti bahwa, maaf, mereka
merendahkan bahasa mereka sendiri. Contoh-
contoh untuk hal ini di antaranya:
Kegunaan (fungsi  function) Kelompok

(timteam)
Sarana (fasilitas  facility) Isu

(permasalahan  issue)
Genting (krusial crucial)

Fundamental (mendasar  fundamental)
Inti sari (esensi  essence)
Dan kondisi di atas semakin parah

manakala kata pinjaman dianggap lebih baik
daripada kata asli dan penulisannya tidak
mengikuti kaidah yang ada, seperti:
142
Break (rehat)
Coffee morning (rapat pagi)
Non profit (nir laba)
D. Penggunaan Kata Sapaan
a. Jabatan lebih rendah atau setara
Sebutan “Saudara” atau “Saudari” (walau

untuk yang kedua jarang digunakan) ditujukan
untuk orang yang kedudukannya lebih rendah
atau setara.
b. Jabatan lebih tinggi
Sebutan “Bapak” atau “Ibu” ditujukan

kepada orang yang kedudukannya lebih tinggi
atau untuk menekankan rasa hormat formal.
E. Latihan
Berbagi pendapat bersama rekan Saudara akan nilai

penting tata bahasa di dalam menghasilkan naskah
dinas.
143
F. Ringkasan
Dari pembahasan yang dikupas pada bab ini,

benarlah adanya pepatah yang berbunyi “bahasamu,
budayamu.” Pepatah ini memberi pesan bahwa
bahasa yang digunakan oleh seorang penutur atau
penulis mencerminkan kepribadian atau nilai diri
orang tersebut.
Dari bahasa yang digunakan dapat terlihat:
1. Apakah si pengguna bahasa merupakan sosok

yang rapih, yang dapat diukur dari susunan kata
yang dia rangkai, seberapa apik dia menata
bahasa yang dia gunakan;
2. Apakah si pengguna bahasa merupakan pribadi

yang disiplin, yang mentaati kaidah-kaidah yang
berlaku atas bahasa yang dia gunakan;
3. Apakah si pengguna bahasa merupakan orang

yang cermat, yang memilih dan menggunakan
tanda baca secara tepat;
144
4. Apakah si pengguna bahasa merupakan pribadi
yang memiliki kepedulian terhadap orang lain
dan membantu sesama untuk memperoleh
kemudahan, yang menggunakan tata bahasa
(yang mencakup pola kalimat dan tanda baca)
secara baik dan benar sehingga penerima pesan
mudah dalam menangkap dan memahami
maksud dari pesan yang disampaikan tersebut;
5. Apakah si pengguna bahasa merupakan sosok

yang tidak berbelit-belit, yang mampu
menggunakan kalimat secara efektif.
Hal-hal tersebut menekankan bahwa dalam

menyampaikan pesan tertulis secara baik dan benar,
tidak hanya kata dan rangkaiannya yang perlu
diperhatikan namun tidak kalah pentingnya juga
tanda baca.
G. Evaluasi
Kerjakan soal-soal di bawah ini:
1. Sebutkan syarat-syarat kalimat efektif
145
2. Sebutkan penggunaan tanda baca titik (.) pada
kalimat.
3. Tentukan mana kata pinjaman dan mana kata

serapan pada sejumlah berikut ini:
e-learning kompilasi benchmarking
loyalitas milestone target
4. Berikan kata sapaan yang dapat digunakan di

dalam naskah dinas.
5. Sebutkan penggunaan singkatan dan akronim

yang tepat.
H. Umpan Balik
Jika Saudara dapat mengerjakan latihan dan evaluasi
dengan baik dan benar, Saudara telah berhasil di
dalam menguasai substansi materi pada Bab II ini.
Jika Saudara masih merasa kesulitan di dalam
mengerjakannya, silakan Saudara mendalami
kembali materi yang ada.
146
BAB V
PENUTUP
Sebagai bagian akhir dari substansi modul Bab

Penutup mencakup Simpulan dan Tindak Lanjut.
Simpulan berisikan rumusan dari sari sejumlah materi
pokok yang dibahas pada bab-bab sebelumnya.
Sedangkan Tindak Lanjut mengandung stimulus guna
menjamin bahwa meskipun pembelajaran pada diklat
telah usai namun kegiatan belajar dapat terus
berlangsung demi peningkatan kompetensi yang
berkesinambungan.
A. Simpulan
1. Surat yang baik adalah surat yang mampu

menyampaikan pesan secara efektif dan membuat
si penerima surat menangkap pesan sesuai
dengan yang dimaksudkan oleh si pengirim surat.
Dengan kata lain, dia adalah surat yang berhasil
mencapai tujuan pengirimannya. Untuk mencapai
hal tersebut, terdapat sejumlah syarat yang harus
147
dipenuhi oleh surat itu sendiri dan tentunya sang
penulis surat.
Isi pesan yang disampaikan tersebut pun harus

dikemas secara apik dan menawan. Hal ini tidak
lain dengan mentaati tata atau kaidah yang ada di
mana bagian-bagian surat disusun sesuai fungsi
dan tempatnya dan bagian-bagian tersebut
disajikan dengan bentuk yang menarik.
2. Untuk membuat naskah atau surat dinas yang

baik dan benar, Kementerian Hukum dan HAM
RI merujuk atau berpedoman pada Peraturan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016
Kementerian Hukum dan HAM. Sedangkan
penomoran surat, agar teratur, merujuk pada Pola
Klasifikasi Arsip Kementerian Hukum dan
HAM.
3. Di dalam penyampaian pesan melalui surat, baik

yang bersifat bisnis atau kedinasan, bahasa
148
formal digunakan. Untuk menyampaikan pesan
secara efektif, komponen bahasa yang
diperhatikan tidak hanya kata yang dirangkai
dalam kalimat namun juga tanda baca. Sehingga
bahasa yang digunakan tertata secara baik dan
tepat sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia.
B. Tindak Lanjut
1. Setelah memahami surat perkantoran, peserta

diklat Administrasi Perkantoran Tingkat Lanjutan
diharapkan mampu membuat surat perkantoran
sesuai dengan tata persuratan yang berlaku.
2. Pengetahuan akan naskah dinas korespondensi

yang merupakan sebagian dari keseluruhan tata
naskah dinas diharapkan dapat peserta diklat
terus asah dengan menambah perbekalan berupa
pustaka dan dengan berlatih mempraktekkannya.
149
Daftar Pustaka
Clark, Lyn R. et.al. Business English and

Communication, New York: McGraw Hill, 2001.
Ebest, Sally Bass et.al. Writing from A to Z, New York:

McGraw Hill, 2005.
Hassall, T. (1999) Budaya or Kultur? Learning and teaching

Western loan words. Wacana Vol 5,
Hassall.html.
Keene, Michael L. and Katherine H. Adams. Instant

Access, New York: McGraw Hill, 2003.
Keraf, Gorys. Komposisi, Ende: Nusa Indah, 1997.
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia

Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis, Jakarta: Erlangga,

2006.
150
Wijayanti, Sri Hapsari et.al. Bahasa Indonesia Penulisan
dan Penyajian Karya Ilmiah, Jakarta: PT.
RajaGrafindo Persada, 2013.
151
Glosarium
Editing : Penyuntingan
Format : Bentuk
Inisial : Huruf awal dari (tiap) kata pada nama
seseorang
Proofreading : Membaca keseluruhan dalam rangka
memastikan tidak ada kesalahan
Revisi : Perbaikan
152

Modul Teknik Korespodensi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Teknik Korespodensi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Teknik Korespodensi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

e-learning

Administrasi Perkantoran Moderen

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM RI

ISBN: xxx – xxxx – xx – x

Penulis : Mila Rosmaya

Hak Cipta © Pada : BPSDM Hukum dan HAM

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Jl. HR. Rasuna Said kav 6-7 Kuningan, Jakarta

Halaman Balik Judul ……………..…………. 1

BAB I PENDAHULUAN ……………… 8

A. Latar Belakang ………………………. 8

BAB III ………………………. 64

A. Jenis dan Format Naskah Dinas ……….. 66

BAB IV ……………………………… 121

A. Bahasa Surat ………………………. 122

Daftar Pustaka ………………………. 151

Glosarium ………………………. 153

Gambar 2.1 penempatan perihal surat dinas …… 39

Gambar 2.2 penggunaan kata penyambung …… 43

Gambar 2.3 penggunaan kata penyambung …… 43

Gambar 2.4 penggunaan kata penyambung …… 47

Gambar 2.5 bentuk surat lurus penuh …… 49

Gambar 2.6 bentuk surat setengah lurus …… 51

Gambar 2.7 bentuk surat lekuk …………… 54

Bab ini, sebagaimana judul yang disematkan,

Keberhasilan komunikasi dalam suatu

Komunikasi tentunya merupakan kegiatan

Modul ini dilahirkan untuk membekali para

Korespondesi, sedikitnya, memiliki dua

Mengenai ruang lingkupnya modul ini dimulai

Setelah mengikuti mata diklat Teknik-

a. Peserta dapat menyebutkan ciri-ciri surat

b. Peserta dapat mengidentifikasi naskah dinas

c. Peserta dapat mengidentifikasi kriteria isi

E. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok

Materi-materi yang dimuat dalam modul ini

b. Syarat, Tujuan, dan Fungsi Surat

e. Syarat Penulis Surat

f. Langkah-langkah Penulisan Surat

2. Naskah Dinas Korespondensi

a. Jenis dan Format Naskah Dinas

b. Penyusunan Naskah Dinas

c. Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas

d. Penggunaan Lambang Negara, Logo, dan Cap

d. Penggunaan Kata Pinjaman dan Kata Serapan

e. Penggunaan Kata Sapaan

f. Singkatan dan Akronim

Modul ini dapat bermanfaat bagi para peserta

Guna memberi pembekalan yang lengkap

Untuk mencapai kompetensi dan hasil belajar

Di samping itu, mengingat pembahasan mata

Setelah mempelajari Bab Surat Perkantoran, peserta

Di dalam melakukan penyampaian informasi dan

Bila kita berbicara komunikasi antar lembaga

Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak

Seperti disebutkan pada paragraf di atas bahwa

Sebagai media komunikasi, tentu, surat

Sedangkan menurut Pusat Pembinaan dan