Modul Teknik Korespodensi
Modul Teknik Korespodensi
Modul Teknik Korespodensi
MODUL
Teknik Korespondensi
PENULIS :
Mila Rosmaya
Jakarta – BPSDM-2019
… hlm: 15 x 21 cm
Republik Indonesia
2
DAFTAR ISI
BAB II ………………………... 17
A. Pengertian Surat………………………... 18
B. Syarat, Tujuan, dan Fungsi Surat……..... 21
C. Bagian-bagian Surat …...…………… 33
D. Format Surat ………………………. 47
E. Syarat Penulis Surat ..………………. 57
3
F. Langkah-langkah Penulisan Surat…….… 57
G. Latihan ………………………. 60
H. Ringkasan………………………………. 60
I. Evaluasi ………………………………. 62
J. Umpan Balik ………………………. 62
4
D. Kata Sapaan ………………………. 143
E. Latihan ……..………………………... 144
F. Ringkasan………………………………. 144
G. Evaluasi ……..…………..……………. 146
H. Umpan Balik ………………………. 147
5
Daftar Gambar
6
Gambar 3.6 format Kartu Undangan yang
ditandatangani oleh Menteri ……………………. 83
Gambar 3.7 format Kartu Undangan yang
ditandatangani oleh selain Menteri ……………. 84
Gambar 3.8 format Lampiran Kartu
Undangan ……………………………………. 85
Gambar 3.9 format Laporan ……………………. 88
Gambar 3.10 format Surat Peringatan yang
ditandatangani oleh Menteri ……………………. 92
Gambar 3.11 format Surat Peringatan yang
ditandatangani oleh selain Menteri ……………. 93
Gambar 3.12 format Notula ……………………. 95
Gambar 3.13 kolom paraf untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat eselon I ……………. 98
Gambar 3.14 kolom paraf untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat eselon II ……………. 98
7
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga. 2006.
8
dapat dilakukan secara lisan, visual, maupun tertulis.
Namun demikian, di dalam dunia organisasi
komunikasi yang paling kerap dilakukan adalah
dengan cara tertulis, yakni melalui media yang
disebut dengan surat. Guna menjamin keberhasilan
komunikasi yang dapat menjadi penentu keberhasilan
pencapaian tujuan organisasi (sebagaimana dikutip
pada paragraf sebelumnya), kemampuan para pihak
pelaku komunikasi haruslah mumpuni dan dapat
diandalkan.
9
Kemampuan tiap pegawai di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM di dalam
menghasilkan naskah dinas bukan semata
mencerminkan kepatuhan akan peraturan yang
berlaku terlebih lagi menciptakan keseragaman
komunikasi tidak hanya dalam bentuk penyajian
namun juga keselarasan di dalam memahami pokok
yang menjadi hal yang dituangkan di dalam suatu
naskah dinas.
B. Deskripsi Singkat
10
Materi-materi yang disajikan dalam modul
Teknik-teknik Korespondensi lebih berfokus pada
definisi kedua. Hal ini memiliki arti bahwa modul ini
memberi pembakalan kepada peserta berupa
kemampuan menghasilkan naskah dinas sesuai
peraturan yang berlaku yakni Peraturan Menteri
Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun 2016 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Hukum dan HAM.
11
Di samping itu mengingat naskah yang
dihasilkan merupakan naskah resmi, modul ini juga
dilengkapi dengan pembahasan mengenai tata bahasa
resmi yang merujuk pada Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia. Berkaitan dengan media yang
digunakan dalam berkorespondensi, modul ini
membahas surat yang menggunakan media kertas.
C. Hasil belajar
12
D. Indikator Hasil Belajar
13
akhirnya ke bab yang berisikan pembahasan yang
lebih khusus. Dan materi-materi tersebut adalah:
1. Surat Perkantoran
a. Pengertian Surat
c. Format Surat
d. Bagian-bagian Surat
14
3. Tata Bahasa Surat
a. Bahasa Surat
b. Intonasi Bahasa
c. Tanda Baca
F. Manfaat Modul
15
antara lain Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM.
G. Petunjuk Belajar
16
BAB II
SURAT PERKANTORAN
17
Surat yang dimaksud dalam konteks ini adalah
yang bersifat formal. Terdapat sejumlah ciri atau kriteria
yang dapat dijadikan tolok ukur surat formal. Ciri-ciri
tersebutlah yang dibahas di dalam bab ini.
A. Pengertian Surat
18
komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan
berbagai macam media, mulai dari media yang
bersifat konvensional sampai media elektronik. Dari
sejumlah pilihan media komunikasi yang tersedia,
tentu, surat merupakan salah satu yang termasuk di
dalamnya, bahkan mungkin juga merupakan salah
satu yang paling sering digunakan di kantor atau
organisasi; baik dari atasan ke bawahan, dari
bawahan ke atasan, oleh mereka yang memiliki
posisi jabatan yang setingkat, atau bahkan dari satu
organisasi ke organisasi lain.
19
Definisi yang diberikan oleh Ramelan2 tentang
surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara
tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari
satu pihak (orang/lembaga/instansi) dengan
mengikuti aturan dan bentuk tertentu yang
dikirimkan kepada pihak lain
(orang/lembaga/instansi).
2
Ramelan. Surat Bisnis Modern, Jakarta: PPM, 2005.
3
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga. 2006.
20
Tentunya, tujuan surat yang disebutkan dalam
kesimpulan di atas perlu diuraikan lebih dalam lagi
karena sesungguhnya tujuan surat tidaklah sebatas
menyampaikan pesan atau informasi. Itu sebabnya
penulis menggunakan frasa ‘tujuan umum’. Pesan
yang disampaikan melalui surat dapat berupa
perintah, keputusan, permintaan, atau sekadar
pernyataan.Sedangkan kata ‘berlaku’ yang diletakkan
di akhir kalimat mengandung pesan bahwa tiap
organisasi amatlah mungkin memiliki dan
menerapkan tata surat yang berbeda-beda.
1. Syarat-syarat Surat
21
terlebih lagi pemenuhan syarat-syarat ini
dimaksudkan untuk menghindari
kesalahpahaman antara pengirim (penulis) dan
penerima surat. Tentunya kesalahpahaman
merupakan hal yang tidak diinginkan oleh siapa
pun karena hal tersebut dapat menciptakan
konsekuensi yang lebih fatal.
22
Perhatikan frasa maju tidak mundur
lagi. Tanpa tanda baca yang tepat, maksud
dari kalimat ini tidaklah jelas, bahkan makna
yang ditangkap oleh si penerima pesan bisa
jauh berbeda dari yang dimaksudkan oleh si
pengirim pesan.
23
justru lagi-lagi mengalami penurunan
(mundur lagi).
24
Bila makna yang dikandung oleh
kalimat tersebut adalah program-program
yang dijalankan oleh organisasi tersebut
mencapai keberhasilan (maju), tidak lagi
mengalami kegagalan (tidak mundur lagi).
Atau
25
b. Menarik dalam hal format
26
Pembahasan mengenai bagian-bagian
surat ini lebih rinci dikupas pada bagian
selanjutnya.
e. Singkat/Tidak bertele-tele
27
Kalimat pembuka haruslah hanya
sewajarnya. Penyampaian pesan haruslah
langsung pada intinya, tidak bertele-tele.
Kalimat penutup pun diberikan juga dengan
sewajarnya. Hal-hal ini demi efetivitas dan
efisiensi dalam berkomunikasi.
f. Lengkap
28
g. Benar
h. Sopan
29
gerak atau bahasa tubuh, raut wajah, atau
nada bicara kita.
30
2. Tujuan Surat
3. Fungsi surat
31
Fungsi-fungsi yang mampu dijalankan oleh
surat adalah sebagai berikut:
32
menjadikan surat sebagai bahan referensi
tentang berbagai kegiatan bisnis yang telah
dilakukan pada masa yang lalu, sehingga
dapat dipakai sebagai bahan untuk
memprediksi atau merancang kegiatan di
masa mendatang
C. Bagian-bagian Surat
1. Kepala surat
33
surat) menginformasikan tentang kapan surat
tersebut ditulis.
25 Januari 2014
34
sudah tertera jelas pada bagian kepala surat atau
kop surat.
3. Nomor surat
Nomor:
35
Untuk penomoran surat yang dikeluarkan
(dikirim) oleh Kementerian Hukum dan HAM,
kode klasifikasi merujuk pada Pola Klasifikasi
Arsip Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
4. Sifat surat
36
dengan kapital (S) dan diakhiri dengan tanda titik
dua (:). Sebagai contoh:
Sifat: Segera
5. Lampiran
Lampiran:
Lampiran: 5 berkas
37
Penulisan lampiran di atas berarti terdapat lima
buah berkas (dokumen) yang dilampirkan
bersama surat yang dikirim. Sedangkan
Lampiran: 3 lembar
Hal:
Atau
Perihal:
38
“Lampiran”) atau, untuk surat dinas, di tengah
atas dan tanpa kata ‘Hal’ atau ‘Perihal’.
Perhatikan contoh berikut ini:
NOTA DINAS
7. Alamat dalam
39
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hukum dan HAM
Jl. Raya Gandul, Cinere No. 4
Depok, 17564
8. Salam pembuka
40
Dengan hormat,
9. Tubuh surat
41
Kata penyambung adalah kata yang digunakan
sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada
halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu
halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir
setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut
kanan bawah halaman dengan urutan kata
penyambung dan tiga buah titik. Kata
penyambung itu diambil persis sama dari kata
pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama
dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau
diberi garis bawah atau dicetak miring, kata
penyambung juga harus dituliskan sama4.
4
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia Nomor 5 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas
42
-1-
Pelaksanaan
…
43
yours; dalam korespondensi berbahasa Indonesia
untuk mengisi bagian salam penutup kita hanya
mengenal:
Hormat kami,
44
Surat bagian Tanda Baca. Penulisan kata ‘NIP’
harus menggunakan huruf kapital untuk tiap
hurufnya dan tanpa titik (.) begitu pun rangkaian
angka yang merupakan isi NIP tersebut tidak
diakhiri dengan titik (.), sebagai contoh:
NIP 1989031720120102003
12. Tembusan
45
Arab tidak perlu dicantumkan. Berikut contoh
‘Tembusan’ untuk lebih dari satu orang:
Tembusan:
1. Kepala BPSDM Hukum dan HAM
2. Sekretaris BPSDM Hukum dan HAM
Tembusan:
Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum dan
HAM RI
13. Inisial
46
Inisial menandakan siapa yang melakukan
pengetikan surat. Namun sesuai namanya
(inisial), yang tertera bukanlah nama lengkap
sang pengetik melainkan hanya huruf-huruf awal
dari nama tersebut. Misalnya yang mengetik surat
bernama Anastasia Reyhandi Nurmon maka
inisial yang dapat digunakan adalah arn.
arn
47
D. Format Surat
48
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
49
Keterangan:
50
2. Bentuk setengah lurus (semi block style)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
51
Keterangan:
52
b. Bila terdapat butir uraian, bagian tersebut
menjorok ke dalam. Dari butir yang satu ke
butir berikutnya hanya berjarak satu spasi.
3. Bentuk lekuk (indented style)
53
(1)
(3) (2)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
54
Keterangan:
55
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
56
E. Syarat Penulis Surat
57
pengertian, hendak pembuatan surat mengikuti
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pra penulisan
a. Mengidentifikasi persoalan;
b. Menetapkan sasaran;
2. Penulisan
b. Menuliskan konsep.
3. Revisi
58
syarat-syarat surat yang baik, serta dapat
mencapai tujuan yang dimaksud atas pengiriman
surat tersebut maka sebelum surat tersebut
dikirimkan hendaknya dilakukan revisi atau
perbaikan/pemeriksaan. Perbaikan atau revisi ini
pun hendaknya dilakukan secara bertahap.
a. Revisi isi;
b. Editing;
59
c. Proofreading (koreksi).
G. Latihan
H. Ringkasan
60
turut dibuktikan dengan kondisi di mana (hampir)
tiap kementerian atau lembaga memiliki aturan tata
naskahnya masing-masing.
61
Namun pada surat dinas bagian ini masih dapat
ditemui.
I. Evaluasi
62
J. Umpan Balik
Jika Saudara dapat mengerjakan latihan dan evaluasi
dengan baik dan benar, Saudara telah berhasil di
dalam menguasai substansi materi pada Bab II ini.
Jika Saudara masih merasa kesulitan di dalam
mengerjakannya, silakan Saudara mendalami
kembali materi yang ada.
63
BAB III
NASKAH DINAS
64
akan hal-hal yang dituangkan di dalam komunikasi
melalui naskah dinas.
65
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai
alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri, Badan Usaha Milik
Negara / Badan Usaha Milik Daerah (BUMN/BUMD)
dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
66
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri
dari:
a) kop surat perintah yang
ditandatangani oleh Menteri Hukum
dan Hak Asasi Manusia
menggunakan lambang negara
garuda emas, dengan nama jabatan
ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris;
b) kop surat perintah yang
ditandatangani oleh pejabat selain
menteri menggunakan logo
pengayoman, dengan nama lembaga
ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris;
c) kata surat perintah, yang ditulis
menggunakan huruf kapital secara
simetris; dan
d) nomor, yang berada di bawah
tulisan surat perintah.
67
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah
terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
a) Konsiderans meliputi pertimbangan
dan/atau dasar: pertimbangan
memuat alasan ditetapkannya surat
perintah; dasar memuat ketentuan
yang dijadikan landasan
ditetapkannya surat perintah
tersebut;
b) Diktum dimulai dengan frasa
memerintahkan, yang ditulis dengan
huruf kapital dicantumkan secara
simetris, diikuti kata kepada di tepi
kiri serta nama, NIP dan jabatan
pegawai yang mendapat perintah.
c) Di bawah kata kepada ditulis kata
untuk dengan perintah-perintah
yang harus dilaksanakan.
68
3) Kaki
Bagian kaki surat perintah ditempatkan
disebelah kanan bawah yang terdiri
dari:
a) tempat dan tanggal surat perintah;
b) nama jabatan pejabat yang
menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada
setiap awal kata, dan diakhiri
dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang
memerintahkan;
d) nama lengkap pejabat yang
menandatangani surat perintah,
yang ditulis dengan huruf awal
kapital pada setiap awal kata tanpa
mencantumkan gelar;
e) cap dinas.
d. Distribusi dan Tembusan
1) surat perintah disampaikan kepada
pihak yang mendapat perintah dan
69
2) tembusan surat perintah disampaikan
kepada pejabat/instansi yang terkait.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) bagian konsiderans memuat
pertimbangan atau dasar;
2) jika perintah merupakan tugas kolektif,
daftar pegawai yang ditugasi
dimasukkan ke dalam lampiran yang
terdiri dari kolom nomor urut, nama,
pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan;
dan
3) surat perintah tidak berlaku lagi setelah
tugas yang termuat selesai
dilaksanakan.
70
(Gambar 3.1 format Surat Perintah yang
ditandatangani oleh Menteri)
71
(Gambar 3.2 format Surat Perintah yang
ditandatangani oleh selain Menteri)
72
2. Nota Dinas
a. Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern
yang dibuat oleh pejabat dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya di
lingkungan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia.
b. Wewenang Pembuatan dan
Penandatanganan
Nota Dinas dibuat oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Nota Dinas terdiri dari:
a) kop nota dinas berisi nama
instansi/satuan organisasi yang
ditulis secara simetris di tengah atas;
b) kata nota dinas, yang ditulis
menggunakan huruf kapital secara
simetris;
73
c) kata nomor, yang ditulis
menggunakan huruf kapital secara
simetris. Nomor hanya diberikan
untuk Nota Dinas unit kerja/satuan
kerja;
d) kata Yth., yang ditulis dengan huruf
awal kapital, diikuti dengan tanda
baca titik;
e) kata Dari, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
f) kata Hal, yang ditulis dengan huruf
awal kapital; dan
g) kata Tanggal, yang ditulis dengan
huruf awal kapital.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri
dari alinea pembuka, isi, dan penutup
yang singkat, padat, dan jelas.
3) Kaki
Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari
tanda tangan, nama pejabat, dan
tembusan (jika perlu).
74
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas;
2) tembusan Nota Dinas berlaku di
lingkungan intern instansi; dan
3) Penomoran Nota Dinas dilakukan
dengan mencantumkan nomor Nota
Dinas, kode jabatan penanda tangan,
kode klasifikasi arsip, bulan, dan
tahun.
75
(Gambar 3.3 format Nota Dinas)
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang
memuat undangan kepada pejabat/pegawai
yang tersebut pada alamat tujuan untuk
76
menghadiri suatu acara kedinasan tertentu,
seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b. Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat
sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang,
dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat undangan terdiri
dari:
a) kop surat undangan yang
ditandatangani oleh Menteri
Hukum dan Hak Asasi Manusia
menggunakan lambang negara
garuda emas, dengan nama jabatan
ditulis menggunakan huruf kapital
secara simetris;
b) kop surat undangan yang
ditandatangani oleh pejabat selain
Menteri menggunakan logo
pengayoman, dengan nama
77
instansi ditulis menggunakan huruf
kapital secara simetris;
c) nomor, sifat, lampiran, dan hal,
yang diketik di sebelah kiri di
bawah kop surat undangan;
d) tanggal pembuatan surat, yang
diketik di sebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor; dan
e) kata Yth., yang ditulis di bawah
hal, yang diikuti dengan nama
jabatan, dan alamat yang dikirimi
surat (jika diperlukan).
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan
terdiri atas:
a) alinea pembuka;
b) isi undangan, yang meliputi hari,
tanggal, waktu, tempat, dan acara;
dan
c) alinea penutup.
78
3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari
nama jabatan yang ditulis dengan huruf
awal kapital, tanda tangan, dan nama
pejabat yang ditulis dengan huruf awal
kapital tanpa mencantumkan gelar.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) format surat undangan sama dengan
format surat dinas, yang membedakan
adalah bahwa pihak yang dikirimi surat
pada surat undangan dapat ditulis pada
lampiran;
2) surat undangan untuk keperluan
tertentu dapat berbentuk kartu; dan
3) surat undangan juga dapat
mencantumkan hal-hal yang diperlukan
(misalnya pakaian, konfirmasi
kehadiran, dll).
79
(Gambar 3.4 format Surat Undangan yang
ditandatangani oleh Menteri)
80
(Gambar 3.5 format Surat Undangan yang
ditandatangani oleh selain Menteri)
81
(Gambar 3.6 format Kartu Undangan yang
ditandatangani oleh Menteri)
82
(Gambar 3.7 format Kartu Undangan yang
ditandatangani oleh selain Menteri)
83
(Gambar 3.8 format Lampiran Kartu Undangan)
4. Laporan
a. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu
kegiatan/kejadian.
84
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang
diserahi tugas.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul
laporan yang ditulis dalam huruf kapital
dan diletakkan secara simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh laporan terdiri
atas:
a) pendahuluan, yang memuat
penjelasan umum, maksud dan
tujuan, serta ruang lingkup dan
sistematika Laporan;
b) materi Laporan, yang terdiri atas
kegiatan yang dilaksanakan, faktor
yang mempengaruhi, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan
yang dihadapi, dan hal lain yang
perlu dilaporkan;
85
c) simpulan dan saran, sebagai bahan
pertimbangan; dan
d) penutup, yang merupakan akhir
laporan.
3) Kaki
Bagian kaki Laporan terdiri dari
a) tempat dan tanggal pembuatan
Laporan;
b) nama jabatan pejabat pembuat
laporan, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
c) tanda tangan; dan
d) nama lengkap, yang ditulis dengan
huruf awal kapital.
86
(Gambar 3.9 format Laporan)
5. Surat Peringatan
a. Pengertian
Surat peringatan adalah surat yang
berisikan teguran karena melakukan
87
kesalahan atau pelanggaran. Surat
peringatan berisikan alasan-alasan yang
jelas dan logis serta fakta/data otentik yang
melatarbelakangi dikeluarkannya surat
peringatan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat peringatan ditandatangani oleh
pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat peringatan terdiri
atas:
a) kop naskah dinas yang berisi
lambang negara garuda emas dan
nama jabatan untuk Menteri Hukum
dan Hak Asasi Manusia atau logo
pengayoman dan nama instansi
untuk selain Menteri ditulis secara
simetris;
b) nomor, lampiran dan hal, yang
diketik dengan huruf awal kapital di
88
sebelah kiri di bawah kop naskah
dinas;
c) tanggal pembuatan surat, yang
diketik di sebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Yth., yang ditulis dibawah Hal,
diikuti dengan nama jabatan yang
dikirimi surat; dan
e) alamat surat, yang ditulis di bawah
Yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Peringatan
terdiri dari alinea pembuka, isi, dan
penutup
3) Kaki
Bagian kaki surat peringatan terdiri atas:
a) nama jabatan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital, diakhiri tanda
baca koma;
b) tanda tangan pejabat;
89
c) nama lengkap pejabat/penanda
tangan, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
d) stempel/cap dinas, yang digunakan
sesuai dengan ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama
jabatan pejabat penerima (jika ada);
dan
f) daftar lampiran
4) Distribusi
Surat Peringatan disampaikan kepada
penerima yang berhak.
90
(Gambar 3.10 format Surat Peringatan yang
ditandatangani oleh Menteri)
91
(Gambar 3.11 format Surat Peringatan yang
ditandatangani oleh selain Menteri)
92
6. Notula
a. Pengertian
Notula adalah catatan singkat mengenai
jalannya persidangan (rapat) serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan dalam rapat.
Notula merupakan dokumentasi penting
yang dicatat oleh notulis.
b. Wewenang Penandatanganan
Notula ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh notula terdiri dari
alinea pembuka, isi, dan penutup
3) Kaki
Bagian kaki notula terdiri atas:
a) nama lengkap dan tanda tangan
pejabat pemimpin rapat; dan
b) nama lengkap dan tanda tangan
notulis.
93
d. Distribusi
Notula disampaikan kepada pejabat yang
memimpin rapat.
94
B. Penyusunan Naskah Dinas
1. Syarat-syarat Naskah Dinas
a. Ketelitian
Dalam membuat naskah dinas harus
mencerminkan ketelitian dan kecermatan,
baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi,
struktur, kaidah bahasa, dan penerapan
kaidah ejaan di dalam pengetikan.
b. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan
kejelasan maksud dari materi yang dimuat
dalam naskah dinas.
c. Logis dan Singkat
Naskah dinas harus menggunakan bahasa
Indonesia yang formal, logis secara efektif,
singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah
dipahami bagi pihak yang menerima naskah
dinas
d. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan
baku yang berlaku sehingga dapat menjamin
terciptanya arsip yang autentik dan reliable.
95
2. Konsep Naskah Dinas
a. Naskah dinas diciptakan atas inisiatif pejabat
sesuai dengan tugas dan fungsinya, disposisi
pimpinan, nota dinas dari pejabat tertentu
sebagai keharusan akibat pelaksanaan
jabatan.
b. Konsep naskah dinas harus disetujui terlebih
dahulu oleh pejabat yang menandatangani
naskah dinas.
c. Konsep naskah dinas rahasia dapat dibuat
sendiri oleh pejabat penanda tangan,
kemudian dicatat dalam formulir tersendiri
yang dipisahkan dari naskah dinas lain
d. Konsep yang telah disetujui diketik rangkap
dua.
e. Rangkap kedua lembar terakhir dibuatkan
kolom paraf yang diletakkan di sebelah kiri
bawah.
f. Naskah dinas lembar pertama dan kedua
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
96
Contoh kolom paraf untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat eselon I:
97
3. Keaslian
Tingkat Keaslian
Tingkat keaslian naskah dinas adalah kategori
naskah dinas yang didasarkan atas aspek yuridis
formal.
a. Asli merupakan naskah dinas yang
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
dan dibubuhi cap dinas. Hasil penggandaan
naskah dinas yang dibubuhi cap dinas
dianggap asli.
b. Salinan atau turunan merupakan salinan
secara keseluruhan naskah dinas yang tidak
berbeda dengan surat aslinya (dapat pula
berupa fotokopi).
4. Susunan Naskah Dinas
Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah
Dinas Untuk memberikan identifikasi pada
naskah dinas, pada halaman pertama naskah
dinas dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu
nama jabatan atau nama instansi. Kepala nama
jabatan digunakan untuk mengidentifikasikan
bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat
98
negara, sedangkan kepala nama instansi
digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa
naskah dinas ditetapkan oleh pejabat yang bukan
pejabat negara.
a. Kepala
1) Kop Surat
Kop Surat mengidentifikasikan nama
jabatan atau nama instansi pembuat surat
dan alamat dengan ketentuan sebagai
berikut:
a) Kop Surat Nama Jabatan
- Kop surat nama jabatan adalah
kepala surat yang menunjukkan
jabatan tertentu. Kertas dengan
kop surat nama jabatan hanya
digunakan untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat
negara.
- Kop surat nama jabatan terdiri
atas lambang negara di tengah
dan nama jabatan yang ditulis
paling banyak tiga baris (apabila
99
nama jabatan terlalu panjang
digunakan singkatan atau akronim
tanpa mengorbankan kejelasan).
Nama jabatan ditulis dengan
huruf kapital. Perbandingan
ukuran lambang negara dan huruf
yang digunakan hendaknya serasi
sesuai dengan ukuran kertas.
b) Kop Surat Nama Instansi
- Kop surat nama instansi
menunjukkan nama dan alamat
instansi pemerintah dan
dilengkapi dengan logo
pengayoman yang diletakkan di
kiri atas. Nama instansi dicetak
sebanyak-banyaknya tiga baris.
- Kertas kepala dengan nama
instansi dan logo pengayoman
digunakan untuk naskah dinas
yang ditandatangani pejabat yang
berwenang.
100
- Surat jenis nota dinas tidak
menggunakan kop surat berlogo
instansi.
b. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai
berikut:
1) tanggal ditulis dengan angka Arab;
2) bulan ditulis lengkap;
3) tahun ditulis lengkap empat digit dengan
angka Arab.
Contoh:
04 Desember 2019
c. Tembusan
Tembusan adalah hasil penggandaan naskah
dinas yang harus disampaikan kepada pihak
lain sesuai dengan yang tertera dalam naskah
dinas dan bersifat pemberitahuan.
d. Nomor
Pengelolaan kode dan nomor naskah dinas
dilakukan pada Bagian Tata Usaha pimpinan
Biro Umum Sekretariat Jenderal kecuali
untuk naskah dinas yang bersifat pengaturan
101
dan penetaapan yang ditandatangani Menteri
(pengelolaan kode dan nomor dilakukan
secara terpusat oleh unit kearsipan pusat
pada Bagian Tata Usaha Kementerian).
1) Naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat eselon I
Pengelolaan kode dan nomor untuk
naskah dinas yang bersifat arahan dan
korespondensi dilakukan secara terpusat
oleh unit kearsipan I pada Bagian Tata
Usaha atau Bagian Umum Unit Eselon I
masing-masing.
2) Naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat eselon II
Pengelolaan kode dan nomor naskah
dinas bersifat arahan dilakukan secara
terpusat oleh unit kearsipan I pada
Bagian Tata Usaha atau Bagian Umum
Unit Eselon I masing-masing. Sedangkan
Naskah dinas yang bersifat
korespondensi dilakukan pada Subbagian
Tata Usaha Unit Eselon II.
102
Pengelolaan kode dan nomor naskah
dinas yang ditandatangani oleh Kepala
Kantor Wilayah dilakukan secara
terpusat oleh unit kearsipan pada Bagian
Umum Divisi Administrasi.
3) Naskah dinas yang ditandatangani oleh
Kepala Unit Pelaksana
Pengelolaan kode dan nomor yang
ditandatangani oleh Kepala Unit
Pelaksana Teknis dilakukan oleh
Subbagian/Urusan Tata Usaha pada Unit
Pelaksana Teknis masing-masing. Dalam
pengelolaan naskah dinas yang
ditandatangani oleh pejabat teknis,
pemberian kode dan nomor naskah dinas
dilakukan secara terpusat oleh unit
kearsipan pada Subbagian/Urusan Tata
Usaha Unit Pelaksana Teknis.
e. Lampiran
Jika naskah memiliki beberapa lampiran,
setiap lampiran harus diberi nomor urut
dengan angka Arab. Nomor halaman
103
lampiran merupakan nomor lanjutan dari
halaman sebelumnya.
Dalam kepala surat yang menunjukkan
lampiran dimuat jumlah lembar atau berkas
yang dilampirkan. Dalam hal yang
dilampirkan itu terdiri dari lembaran-
lembaran, cukup ditulis dengan jumlah
lembar, tapi jika yang dilampirkan itu
banyak yang terdiri dari kumpulan makalah
atau kumpulan laporan dalam satu bendel,
maka dituliskan jumlah berkas.
Contoh:
104
5. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan
menggunakan nomor urut angka Arab dan
dicantumkan secara simetris di tengah atas
dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum
dan setelah nomor, kecuali halaman pertama
naskah dinas yang menggunakan kop naskah
dinas tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.
6. Jarak Spasi
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya
diperhatikan aspek keserasian dan estetika,
dengan mempertimbangkan banyaknya isi
naskah dinas. Secara umum ketentuan spasi pada
naskah dinas adalah sebagai berikut:
a) Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.
b) Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara
baris pertama dan kedua adalah satu spasi.
c) Jarak antara judul dan subjudul adalah empat
spasi.
105
d) Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua
spasi.
e) Jarak masing-masing baris disesuaikan
dengan keperluan.
7. Huruf
Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial
dengan ukuran 11 atau 12, sedangkan naskah
dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan.
8. Kata Penyambung
Kata penyambung adalah kata yang digunakan
sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada
halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu
halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir
setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut
kanan bawah halaman dengan urutan kata
penyambung dan tiga buah titik. Kata
penyambung itu diambil persis sama dari kata
pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama
dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau
diberi garis bawah atau dicetak miring, kata
penyambung juga harus dituliskan sama. Kata
106
penyambung tidak digunakan untuk pergantian
bagian.
Contoh Penulisan kata penyambung pada
halaman 1 baris paling bawah adalah media…
-1-
9. Ruang Tepi
Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan
ukuran yang terdapat pada peralatan yang
digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
a. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop
naskah dinas 2 spasi dibawah kop, dan
107
apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-
kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
b. ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5
cm dari tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm
dari tepi kiri kertas; dan
d. ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm
dari tepi kanan kertas.
Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan
ruang tepi eperti tersebut di atas bersifat
fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau
tidaknya isi suatu naskah dinas dengan
memperhatikan aspek estetika dan keserasian.
C. Kewenangan Penandatanganan
Penandatanganan dengan menggunakan garis
kewenangan dilakukan jika pejabat penanda tangan
diberi pelimpahan oleh pejabat yang berwenang.
Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang
melimpahkan wewenang dan pejabat yang
menerima pelimpahan wewenang harus
mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang
melimpahkan wewenang.
108
Penandatanganan Surat Dinas yang menggunakan
garis kewenangan dapat
dilaksanakan dengan menggunakan empat cara.
1. Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika
pejabat yang menandatangani surat dinas telah
diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung
jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung
jawab pejabat yang bersangkutan.
Susunan penandatanganan atas nama (a.n.)
pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang
berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital
pada setiap awal kata, didahului dengan
singkatan a.n.
Contoh:
a.n. Menteri...........................................
Sekretaris Jenderal .......................,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP ………………..
109
2. Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika
yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat di bawahnya,
sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah
atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini
mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di
bawahnya.
Contoh:
a.n. Menteri...........................................
Sekretaris Jenderal,
u.b.
Kepala Biro......
3. Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas,
yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila
pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas belum ditetapkan karena
menunggu ketentuan bidang kepegawaian
lebih lanjut.
110
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara,
sampai dengan pejabat yang definitif
ditetapkan.
c. Plt bertanggung jawab terhadap naskah dinas
yang ditandatanganinya.
Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
111
sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang
menggantikannya.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara,
sampai dengan pejabat yang definitif
kembali di tempat.
c. Plh mempertanggungjawabkan naskah dinas
yang ditandatanganinya kepada pejabat
definitif.
Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
NIP
112
1. Ketentuan Penggunaan Lambang Negara
Lambang negara pada kop naskah dinas
digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani langsung oleh Menteri Hukum
dan Hak Asasi Manusia.
113
1) Untuk Surat Keputusan dan sertifikat yang
ditandatangani selain Menteri,
menggunakan logo pengayoman dengan
posisi logo di bagian tengah atas.
2) Untuk surat dinas biasa yang bukan
merupakan Surat Keputusan, posisi logo
pengayoman berada di bagian kiri atas
diikuti dengan tulisan nama Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia, Nama
Satuan Kerja dan alamat lengkap, nomor
telepon/faksimili, laman, surat elektronik
yang terletak di sebelah kanan sejajar
dengan Logo.
Tulisan nama Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia dan nama satuan kerja
dicetak tebal dengan huruf kapital tipe
Arial ukuran 14 dengan warna hitam dan
alamat lengkap ditulis dengan huruf awal
kapital berukuran 12 dengan diberi garis
bawah.
114
(Gambar 3.15 Logo Pengayoman)
115
2) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh
pejabat selain huruf a di atas maka naskah
dinas dan sampul surat menggunakan cap
dinas.
b. Penggunaan Cap Dinas dan Cap Jabatan pada
Kantor Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis:
1) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh
Kepala Kantor Wilayah dan Kepala Unit
Pelaksana Teknis maka menggunakan cap
jabatan dan sampul surat menggunakan cap
dinas.
2) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh
selain huruf a tersebut diatas, maka naskah
dinas dan sampul surat menggunakan cap
dinas.
c. Penggunaan Cap Dinas dan Cap Jabatan untuk
Pelaksana Tugas (Plt) dan Pelaksana Harian
(Plh).
1) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh
Pelaksana Tugas (Plt.) maka menggunakan
cap jabatan dengan sampul surat cap dinas.
116
2) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh
Pelaksana Harian (Plh) maka menggunakan
cap dinas dengan sampul surat cap dinas.
3) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh
atas nama (a.n) maka menggunakan cap
dinas.
E. Latihan
F. Ringkasan
117
atau penyampaian informasi. Penyampaian ini
dilakukan oleh pejabat kepada pejabat lain.
Sedangkan memorandum adalah naskah dinas intern
yang bersifat mengingatkan suatu masalah,
menyampaikan arahan, saran, dan pendapat
kedinasan. Surat dinas adalah naskah dinas
pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan
informasi kedinasan kepada pihak lain di luar
instansi/organisasi yang bersangkutan. Surat
undangan adalah surat dinas yang memuat undangan
kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat
tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan
G. Latihan
118
3. Tentukan penanda tangan untuk tiap level
kewenangan penandatanganan naskah dinas.
H. Umpan Balik
Jika Saudara dapat menjawab soal yang disajikan
pada latihan dan evaluasi dengan baik dan benar,
Saudara telah berhasil di dalam menguasai substansi
mengenai naskah dinas. Jika Saudara masih tidak
mengetahui dengan pasti jawaban yang dibutuhkan
di dalam menjawabnya, silakan Saudara mendalami
kembali materi tersebut.
119
BAB IV
120
Sejumlah cakupan tersebut merupakan sebagian sub
materi pokok yang dibahas di dalam bab ini. Lebih
rincinya cakupan tersebut terdiri dari Bahasa Surat,
Tanda Baca, Kata Pinjaman dan Kata Serapan, Kata
Sapaan, serta Singkatan dan Akronim.
A. Bahasa Surat
121
termasuk sejauh mana respek pengirim surat kepada
pihak lain. Misalnya, bahasa yang kacau, tidak
runtut, dan penggunaan kata yang terkesan kasar atau
tidak etis, secara tidak langsung akan memberikan
kesan kurang sopan atau kurang mampu menghargai
orang lain5.
5
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga. 2006.
6
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga. 2006.
122
dalam forum resmi … Ciri menonjol dari bahasa
resmi adalah mengikuti secara ketat tata bahasa resmi
(baku), perbendaaharaan katanya terbatas untuk
membicarakan masalah kedinasan, dan memberi
kesan terdapat jarak (impersonal) antara penulis
dengan pembacanya. Kelebihan dari bahasa formal
adalah ketegasan dan kejelasan pesan yang
disampaikan. Bahasa formal membatasi makna
ganda dan menghilangkan kesan ketidakseriusan7.
7
Ramelan. Surat Bisnis Modern, Jakarta: PPM, 2005.
123
1. Terdapat beberapa laporan-laporan yang harus
dipersiapkan berkenaan dengan penugasan
pegawai A.
124
Kekeliruan pada kalimat ini adalah tidak
digunakannya tanda baca koma (,) yang
seharusnya diletakkan setelah konyugasi ‘Oleh
karena itu.’
125
5. Kami membutuhkan aula bangunan yang luas.
B. Tanda Baca
a. Titik (.)
Titik digunakan:
126
1. Untuk menyatakan akhir dari:
Kalimat pernyataan
Kalimat perintah
127
2. Pada akhir singkatan gelar, jabatan, pangkat,
dan singkatan kata atau ungkapan yang sudah
lazim
Jln. (Jalan)
8
Singkatan yang dapat dibaca layaknya satu kata, seperti lemhanas
dan hankam. Penulisan singkatan dalam kalimat mengikuti pola:
kepanjangan (singkatan), sebagai contoh: Dewan Perwakilan Rakyat
(DPR), bukan DPR (Dewan Perwakilan Rakyat).
128
3. Pada nomor surat
W.7.PAS.1-13.KP.04.012011
129
3. Judul atau Sub Judul
Jadwal Pelaksanaan
Anggaran
130
b. Koma (,)
131
Jelas : Maju tidak, mundur lagi.
132
Mila Rosmaya, S.S., M.Hum.
133
sejumlah tugas yang harus diemban oleh
pejabat fungsional.
Sekretaris : Anita
134
e. Tanda hubung (-)
M.HH-PP.01.01-09
135
Kami membutuhkan aula bangunan-yang
luas (aula yang luas).
136
2. Menyatakan makna “sampai dengan”
Metode …
137
2. Menyatakan bahwa dalam suatu kutipan ada
bagian yang dihilangkan
h. Tanda kurung ( )
138
j. Huruf Kapital
139
C. Penggunaan Kata Pinjaman dan Kata Serapan
a. Kata Pinjaman
Assessment Centre
Software
140
b. Kata Serapan
141
Dan alasan yang paling disayangkan
adalah ketika pemilik bahasa penyerap merasa
bahwa bahasa asli mereka kalah istimewa
dibandingkan dengan kata asing yang diserap.
Padahal, padanan kata serapan tersebut tersedia.
Hal ini berarti bahwa, maaf, mereka
merendahkan bahasa mereka sendiri. Contoh-
contoh untuk hal ini di antaranya:
142
Break (rehat)
E. Latihan
143
F. Ringkasan
144
4. Apakah si pengguna bahasa merupakan pribadi
yang memiliki kepedulian terhadap orang lain
dan membantu sesama untuk memperoleh
kemudahan, yang menggunakan tata bahasa
(yang mencakup pola kalimat dan tanda baca)
secara baik dan benar sehingga penerima pesan
mudah dalam menangkap dan memahami
maksud dari pesan yang disampaikan tersebut;
G. Evaluasi
145
2. Sebutkan penggunaan tanda baca titik (.) pada
kalimat.
H. Umpan Balik
Jika Saudara dapat mengerjakan latihan dan evaluasi
dengan baik dan benar, Saudara telah berhasil di
dalam menguasai substansi materi pada Bab II ini.
Jika Saudara masih merasa kesulitan di dalam
mengerjakannya, silakan Saudara mendalami
kembali materi yang ada.
146
BAB V
PENUTUP
A. Simpulan
147
dipenuhi oleh surat itu sendiri dan tentunya sang
penulis surat.
148
formal digunakan. Untuk menyampaikan pesan
secara efektif, komponen bahasa yang
diperhatikan tidak hanya kata yang dirangkai
dalam kalimat namun juga tanda baca. Sehingga
bahasa yang digunakan tertata secara baik dan
tepat sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia.
B. Tindak Lanjut
149
Daftar Pustaka
Hassall.html.
150
Wijayanti, Sri Hapsari et.al. Bahasa Indonesia Penulisan
dan Penyajian Karya Ilmiah, Jakarta: PT.
RajaGrafindo Persada, 2013.
151
Glosarium
Editing : Penyuntingan
Format : Bentuk
Inisial : Huruf awal dari (tiap) kata pada nama
seseorang
Proofreading : Membaca keseluruhan dalam rangka
memastikan tidak ada kesalahan
Revisi : Perbaikan
152