KOMUNIKASI, TATA RUANG DAN TATA LAKSANA KANTOR

MODUL PENGANTAR
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN

2014

SISWANTORO, S.E, M.PD

 TUGAS MODUL
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Disusun Oleh :
Siswantoro, S.E, M.Pd

SMK SALAFIAH KEJAYAN

TAHUN 2020/2021

2 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT sehingga kami dapat
menyelesaikan sebuah modul Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran untuk
kelas XII di SMK.

Modul yang berisi tentang teori dan pngertian Komunikasi Kantor untuk kelas XII ini
disusun berorientasi pada KTSP (Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan) yang bertujuan agar
siswa mampu menjelaskan tentang komunikasi kantor serta definisi tentang tiap materi
tersebut.

Bertolak dari apa yang harus diajarkan, bagaimana cara mengajarkannya serta
bagaimana cara mengatahui bahwa yang kita ajarkan dapat dipahami oleh siswa, maka modul
ini berisikan teori dan praktek serta latihan dan tugas yang dikerjakan siswa agar lebih
trampil juga diberikan soal-soal untuk evaluasi yang didesain sedemikian, sehingga mudah
untuk dipelajari, dipahami dan diaplikasikan.

Modul ini diharapkan dapat memberikan bekal kemampuan minimal yang harus
dikuasai siswa tentang pengertian komunikasi kantor yang dapat menambah pengetahuan
setiap siswa.

Semoga modul ini berguna bagi pembelajaran Pengembangan Bahan Ajar

Administrasi Perkantoran di lingkungan siswa SMK khususnya dan umumnya bagi pembaca.

Akhir kata, segala saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan modul ini
kami terima kasih dengan tangan terbuka.

Kejayan, 22 Desember 2020

Penulis

3 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN :
A. Deskripsi Umum …………………………………………………….. 6
B. Prasyarat …………………………………………………………….. 6
C. Petunjuk Penggunaan Modul ……………………………………… 6
D. Tujuan Akhir Pembelajaran ………………………………………... 7
E. Kompetensi ………………………………………………………….. 7
F. Cek Kemampuan …………………………………………………… 10

II. PEMBELAJARAN
RENCANA BELAJAR SISWA ……………………………………………… 12
KEGIATAN BELAJAR SISWA :
Kegiatan Belajar I : Menguraikan Pekerjaan Kantor
A. Pengertian Pekerjaan Kantor ………………………………………. 13
B. Fungsi Pekerjaan Kantor …………………………………………… 13
C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor …………………………………………...14
D. Macam Pekerjaan Kantor …………………………………………... 16
E. Perkembangan Pekerjaan Kantor ……………………………………20

Tes Formatif ……………………………………………………………. .23

Kegiatan Pembelajaran II : Menjelaskan Komunikasi Kantor

A. Pengertian Komunikasi Kantor ............................................................ 27

B. Proses Komunikasi ……………………..…………………………… 27
C. Unsur-unsur Komunikasi …………………………………………….27
D. Fungsi dari Komunikasi ……………………………………………. 28
E. Tujuan Komunikasi Kantor ………………………………………….. 29
F. Sifat-sifat Komunikasi ………………………………………………. 30

Tes Formatif ……………………………………………………………… 33

4 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 Kegiatan Pembelajaran III : Memahamai Azas, Tujuan dan Jenis Tata Ruang
Kantor

A. Pengertian Tata Ruang Kantor ……………………………………. 37

B. Tujuan Tata Ruang Kantor ………………………………………. 37
C. Manfaat Tata Ruang Kantor ………………………………………. 38
D. Azas-azas Tata Ruang Kantor ……………………………………. 39
E. Teknik-teknik Penyusunan Tata Ruang …………………………. . 40

Tes Formatif ………………………………………………………….. 42

DAFTAR PUSTAKA

EVALUASI

KUNCI JAWABAN

5 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI
Komunikasi Kantor merupakan suatu cara berkomunikasi dengan orang satu
dengan orang lainnya dengan tujuan untuk mencapai mufakat atau tujuan yang ingin
dicapai. Di dalam berkomunikasi dibutuhkan orang yang melakukan seperti contoh
dalam rapat atau diskusi, maksudnya dalam melakukan diskusi tersebut seseorang
melakukan dialog atau membicarakan persoalan atau masalah yang harus di
ketemukan solusinya.
Dalam komunikasi tersebut dibutuhkan kerjasama atau sifat toleransi dalam
mengemukakan pendapat seseorang dan menghargai setiap anggota bila ingin
mengutarakan pendapat atau solusi yang di dapatnya.
Pada modul ini akan membahas mengenai pengertian komunikasi kantor, Proses
Komunikasi, Unsur-unsur Komunikasi, Tujuan dalam melaksanakan Komunikasi,
Fungsi Komunikasi serta Sifat yang terdapat dalam komunikasi.
Modul ini merupakan modul yang pertama dengan mempelajari modul ini
bertujuan agar siswa dapat mengerti pengertian secara keseluruhan.

A. PRASARAT
Harus bisa atau mengerti apa yang ada dalam perkantoran dan memahami bab
yang ada di dalamnya agar dapat mengetahuinya secara keseluruhan.

B. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Petunjuk bagi siswa antara lain :
 Bacalah doa sebelum membaca modul ini
 Baca segala petunjuk pada modul ini dengan baik
 Pahami tentang materi pembelajaran 1.1
 Kerjakan tugas jika mendapatkan tugas
 Sumber bahan belajar yang harus dicari yaitu buku cetak dan lainnya

6 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 Petunjuk bagi guru antara lain :
a. Mengingatkan kembali pembelajaran sebelumnya
b. Menyampaikan tujuan pembelajaran
c. Membantu atau mengawasi siswa dalam :
- Membaca modul
- Mempelajari materi pembelajaran
- Mengamati hasil pekerjaan setiap siswa
- Mengerjakan LKS dan LTS
d. Melakukan evaluasi terhadap pembelajaran yang sudah dilakukan serta
memberikan kunci jawaban yang benar
C. TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN
Kompetensi I : Menguraikan Pekerjaan Kantor
 Peserta didik dapat menjelaskan pengertian pekerjaan kantor
 Peserta didik dapat menyebutkan fungsi pekerjaan kantor
 Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri dari pekerjaan kantor
 Peserta didik dapat menyebutkan macam-macam pekerjaan kantor
 Peserta didik dapat menjelaskan perkembangan pekerjaan kantor
Kompetensi II : Menjelaskan Komunikasi Kantor
 Peserta didik dapat menjelaskan pengertian komunikasi kantor
 Peserta didik dapat memahami proses komunikasi kantor
 Peserta didik dapat menyebutkan unsur-unsur komunikasi kantor
 Peserta didik dapat mengetahui fungsi komunikasi kantor
 Peserta didik dapat menyebutkan tujuan komunikasi kantor
 Peserta didik dapat memahami sifat komunikasi kantor
Kompetensi III : Memahami Azas, Tujuan, dan Jenis Tata Ruang Kantor
 Peserta didik dapat menjelaskan pengertian tata ruang kantor
 Peserta didik dapat menyebutkan tujuan tata ruang
 Peserta didik dapat mengetahui manfaat tata ruang
 Peserta didik dapat mengetahui azas tata ruang kantor
 Peserta didik dapat mengetahui teknik tata ruang

D. TUJUAN PEMBELAJARAN

7 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 Tujuan akhir dari pembelajaran ini adalah siswa dapat :
1. Mengetahui fungsi dari pekerjaan kantor
2. Dapat menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor
3. Dapat menyebutkan macam-macam pekerjaan kantor
4. Siswa dapat memahami tentang perkembangan pekerjaan kantor
5. Mengetahui atau memahami pengertian dan proses dari komunikasi kantor
6. Dapat menyebutkan tentang tujuan dan fungsi dari komunikasi
7. Dapat memahami tentang sifat dan unsur-unsur komunikasi
8. Siswa mengetahui pengertian tata ruang kantor
9. Siswa dapat menyebutkan tujuan dari tata ruang kantor
10. Dapat memahami manfaat tata ruang kantor
11. Dapat menyebutkan dan menjelaskan dari azas-azas tata ruang
12. Siswa dapat mengetahui atau memahami teknik-teknik tata ruang

E. KOMPETENSI
Terdiri dari :
1. Standar Kompetensi :
a. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
b. Mengembagkan periaku (jujur, disipin, tangung jawab, peduli, santun,
ramah lingkunga, otongroyong,kerjasama, cinta damai, responsif, dan
proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia
c. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan
procedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban
terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang
spesifik untuk memecahkan masalah.
d. Mengolah, menyaji, dan menalar dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, bertindaj secara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan
tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
2. Kompetensi Dasar :
8 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
 a. Menguraikan Pekerjaan Kantor
b. Menjelaskan Komunikasi Kantor
c. Memahami Azas, Tujuan dan Jenis Tata Ruang Kantor
3. Kriteria Unjuk Kerja (Indikator) :
- Menjelaskan pengertian pekerjaan kantor
- Memahami manfaat dari pekerjaan kantor
- Dapat menyebutkan fungsi dan tujuan dari pekerjaan kantor
- Menjelaskan tentang pengertian komunikasi kantor
- Memahami proses komunikasi
- Dapat menyebutkan tujuan komunikasi
- Menyebutkan sifat serta unsur-unsur dalam komunikasi
- Memahami pengertian tentang tata ruang kantor
- Dapat menyebutkan azas-azas dari tata ruang kantor
- Mengetahui tujuan tata ruang kantor
- Dapat menyebutkan jenis-jenis tata ruang kantor
4. Uraian ruang lingkup kompetensi :
- Menjelaskan tentang pengertian pekerjaan kantor
- Memahami manfaat pekerjaan kantor
- Dapat mengetahui tujuan dan fungsi dari pekerjaan kantor
- Menjelaskan tentang pengertian komunikasi kantor
- Dapat memahami proses komunikasi
- Dapat menyebutkan tujuan komunikasi
- Menyebutkan sifat serta unsur-unsur dalam komunikasi
- Mengetahui pengertian dari tata ruang kantor
- Dapat menyebutkan azas-azas dari tata ruang kantor
- Memahami tujuan dari tata ruang kantor
- Dapat menyebutkan jenis-jenis tata ruang kantor

9 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 F. CEK KEMAMPUAN

NO PERTANYAAN YA TIDAK

1. Apakah kamu tahu tentang pengertian pekerjaan kantor ?

Apakah kamu dapat menyebutkan fungsi pekerjaan

2.
kantor ?
Apakah kamu mengetahui ciri-ciri dari pekerjaan
3.
kantor ?

4. Apakah kamu tahu macam-macam pekerjaan kantor ?

Apakah kamu memahami tentang perkembangan

5.
kantor ?
Apakah kamu tahu pengertian tentang komunikasi kantor
6.
?
7. Apakah kamu mengetahui tentang proses komunikasi?
Apakah kamu dapat menyebutkan unsur-unsur dalam
8.
komunikasi ?
Apakah kamu dapat menyebutkan tujuan dari
9.
komunikasi kantor ?
10. Apakah kamu tahu apa saja fungsi komunikasi ?
Apakah kamu dapat menyebutkan macam-macam sifat
11.
dari komunikasi ?
Apakah kamu dapat menjelaskan pengertian tata ruang
12.
kantor ?
13. Apakah kamu tahu tujuan dari tata ruang kantor ?

14. Apakah kamu tahu manfaat dari tata ruang kantor ?

Apakah kamu memahami azas-azas apa saja yang

15.
terdapat dalam tata ruang kantor ?
Apakah kamu dapat menyebutkan teknik-teknik tata
16.
ruang kantor ?

10 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 PEMBELAJARAN

11 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 A. RENCANA BELAJAR SISWA

Jenis
Tanggal Waktu Ketercapaian Alasan TTD Guru
Kegiatan

KEGIATAN BELAJAR

I. MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR

12 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

1. Pengertian Pekerjaan Kantor
Dapat di definisikan menurut beberapa ahli diantaranya :
 George  R.  Terry,  pekerjaan  kantor  meliputi  penyampaian  keterangan
secara  lisan  dan  pembuatan  warkat-warkat  tertulis  dan  laporan-laporan
sebagai  cara  untuk  meringkaskan  banyak  hal  dengan  cepat,  guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
 Willian  Leffingwell  dan  Edwin  Robinson,  menekankan  kepada  warkat-
warkat  dari  badan  usaha,  pembuatan  warkat-warkat,  dan pemeliharaannya
untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
 Geoffrey  Mills  dan  Oliver  Standing  Ford,  menekankan  kepada  fungsi
kantor,  yaitu  menyediakan  suatu  pelayanan  mengenai  komunikasi  dan
warkat,  antara  lain  menerima,  mencatat,  mengolah,  memberikan
keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

Dari pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah
pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang
tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun
pelayanan.

2. Fungsi Pekerjaan Kantor

Dalam pekerjaan kantor ini ada beberapa tujuan yang terdapat dalam pekerjaan kantor
antaranya, sebagai berikut :
a. Menyediakan keterangan-keterangan lagi pucuk pimpinan organisasi agar
dapat membuat keputusan yang tepat.
b. Berperanan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam
keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber
dokumen.

3. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

Dalam pekerjaan kantor terdapat ciri-ciri didalamnya antara lain :
 Sebagai pekerjaan pelayanan

13 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 Dalam uraian tentang peranan pekerjaan kantor telah dinyatakan
bahwa pekerjaan kantor melayani pelaksanaan pekerjaan operatif (tugas-tugas
pokok organisasi) dalam mencapai tujuan organisasi.
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat sebagai pelayanan terhadap
semua bagian pekerjaan operatif, maka pekerjaan kantor akan merembet ke
semua bagian organisasi. Pekerjaan kantor akan terdapat dari kantor pucuk
pemimpin tertinggi sampai ke ruang kerja satuan organisasi terbawah, dalam
pabrik atau bengkel pada instansi pusat atau cabang-cabangnya di daerah.
 Ruang lingkup (volume) pekerjaan kantor
Volume pekerjaan kantor ialah segala kegiatan yang diselenggarakan
oleh pekerjaan kantor guna membantu pekerjaan operatif dalam rangka
mencapai tujuan organisasi.
Dari perumusan pekerjaan kantor dapat diketahui volume pekerjaan
kantor sebagai berikut :
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. Menyimpan
 Kedudukan/peranan pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor berfungsi melayani berhasilnya tugas-tugas pokok
organisasi dengan jalan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan.
Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan dan
memungkinkan penyelesaian tugas pokok organisasi yang bersangkutan secara
lebih baik.
 Pekerjaan yang dihasilkan
Menurut George Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan di
Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang
dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil
penyelidikan tersebut adalah sebagai berikut :
a. Mengetik (Typing)
b. Menghitung (Calculating)

14 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 c. Memeriksa (Checking)
d. Menyimpan warkat (Filling)
e. Menelepon (Telephoning)
f. Menggandakan (Duplicating)
g. Mengirim surat (Mailing)
Dari uraian tersebut diatas ternyata bahwa wujud kenyataan dari pekerjaan
kantor banyak sekali macamnya. Oleh karena adanya tujuh pokok kegiatan
pekerjaan kantor seperti tersebut di atas, maka sudah barang tentu hasil
pekerjaan kantor akan berwujud “Pekerjaan kertas (paper workes), pekerjaan
pengetikan serta pengetikan”.
 Kecenderungan penggunaan tenaga wanita
Untuk pekerjaan kantor, diharapkan bagi setiap karyawan memiliki
syarat-syarat sebagai berikut :
a. Syarat-syarat pengetahuan
Setiap karyawan pekerjaan kantor harus memiliki syarat-syarat
pengetahuan sesuai dengan bidang tugas pekerjaannya. Dengan
syarat ini mudah-mudahan karyawan yang bersangkutan tidak
mengalami kesulitan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Misalnya seorang sekretaris pribadi harus memiliki syarat-syarat :
- Berpengetahuan umum yang luas
- Berpengetahuan yang baik tentang seluk-beluk
organisasinya
- Berpengetahuan tentang surat menyurat
- Berpengetahuan tentang tata kearsipan
- Berpengetahuan tentang bahasa Indonesia dan bahasa
inggris
- Berkehendak dan mengetahui gaya bahasa
pemimpinnya
b. Syarat keterampilan
Yaitu keterampilan melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan
bidang masing-masing, misalnya seorang sekretaris harus
memiliki keterampilan :
- Teknik surat-menyurat
- Teknik kearsipan
15 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
 - Menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa inggris
- Mengetik
- Menulis cepat, melayani tamu, telepon, persiapan rapat-
rapat
c. Kepribadian
Setiap karyawan harus memiliki syarat kepribadian sebagai
berikut :
- Loyalitas
- Ketekunan/kerajinan
- Kesabaran
- Kerapian
- Dapat menyimpan rahasia

4. Macam-macam Pekerjaan Kantor

 Mengetik
Kegiatan pekerjaan kantor menggunakan alat-alat mesin tulis dalam membuat
warkat. Agar mengetik dapat berjalan dengan bertepat guna dan baik sehingga
dapat menghemat waktu, tenaga dan uang, maka juru tik harus menggunakan
cara-cara yang baik.
a. Cara mengetik yang baik menurut para ahli yaitu :
- Sistem sepuluh jari
- Keterampilan atau kecepatan
- Sistem irama
b. Pekerjaan yang umumnya dilakasanakan dengan mesin ketik yaitu :
- Surat-surat atau laporan-laporan
- Pembuatan daftar tabel/angka-angka
- Pekerjaan kecil seperti kuitansi, weselpos, dll
- Pekerjaan mengetik sheet, sheet berguna untuk menggandakan
warkat
 Menyusun Surat
Untuk dapat menyusun surat dengan baik dan benar harus mengerti dan
memahami benar-benar tentang bagian-bagian surat, bentuk surat, bahasa dan

16 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 isi surat. Tanpa memahami hal-hal tersebut di atas surat akan menjadi tidak
baik, tidak akan dapat memenuhi bentuk, isi maupun bahasa surat.
 Agenda
- Penerimaan surat dan penomoran surat
- Pembukaan sampul surat
- Pengagendaan surat masuk
- Pengagendaan surat keluar
- Buku agenda tunggal
 Arsip
Arsip ialah kumpulan warkat yang terjadi oleh karena pekerjaan, transaksi,
tindak tanduk dokumentasi yang disimpan sehingga setiap saat dibutuhkan
dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
Macam-macam arsip :
a. Arsip aktip
Ialah arsip tempat meyimpan warkat yang masih dalam proses
penyelesaian, arsip aktif sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
b. Arsip pasip
Ialah arsip tempat menyimpan warkat yang jarang dipergunakan karena
sudah selesai diproses, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
c. Arsip abadi
Ialah tempat penyimpanan warkat penting dan berlaku untuk selama-
lamanya.
 Ekspedisi
Ekspedisi merupakan bagian pekerjaan kantor yang bertugas
mengirimkan warkat. Pada suatu instansi atau kantor yang besar ekspedisi
merupakan bagian tersendiri, sedang pada instansi (kantor) yang masih kecil
ekspedisi biasanya disatukan dengan bagian agenda dan arsip, sebab ekspedisi,
agenda dan arsip sangat erat hubungannya.
Tugas pokoknya ialah menerima surat masuk dan mengirimkan semua
surat keluar secara terpusat. Bagian ekspedisi bertugas mengurus surat-surat,
dan harus menyampaikan pada pihak lain.
 Reproduksi/ganda
Setiap kantor selalu membutuhkan macam-macam warkat da formulir dalam
jumlah banyak. Adapun cara-cara memperbanyak, sesuai dengan kemajuan
17 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
 teknologi memepergunakan berbagai alat dari yang paling sederhana sampai
pada yang modern yang diciptakan oleh manusia.
Adapun jenis warkat yang diperbanyak antara lain :
 Pengumuman/Edaran
 Surat-surat Keputusan
 Instruksi
 Blangko/Formulir
Sedang alat-alat penggandaan antara lain :
 Bermacam-macam mesin ketik
 Mesin Stensil
 Mesin Foto kopi
 Mesin Scanner
 Bermacam-macam alat Cetak
 Telepon
a. Dalam buku Kamus Administrasi, karangan Drs. The Liang Gie dan
kawan-kawan, telepon (telephone) adalah “suatu cara dan alat pengiriman
berita jarak jauh untuk meneruskan perkataan atau suara”. Dalam
kehidupan sehari-hari apabila satu pihak ingin berhubungan dengan pihak
lain dapat menggunakan beberapa cara, cara itu ialah dengan lisan, tulisan,
ataupun isyarat.Penelepon (telephoning) juga merupakan tugas pekerjaan
kantor yaitu kegiatan menyampaikan keterangan secara lisan dengan
menggunakan alat telepon.
b. Cara menelepon dengan baik
Pertama-tama harus disebutkan nama diri yang jelas, kemudian
sebutkan nama yang ingin diajak bicara. Hindarkanlah penggunaan kata
Halo. Hal ini untuk menghilangkan kesan kurang hormat, terkecuali untuk
hubungan kekeluargaan. Meskipun sukar menghilangkan kata Halo dalam
percakapan lewat telepon, lebih baik menggunakan kata-kata selamat pagi,
selamat siang atau selamat malam.
Bahasa yang dipergunakan dalam percakapan telepon hendaknya :
 Sopan, jangan menggunakan kata-kata kasar
 Bahasa yang sederhana dan jelas
 Singkat

18 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 c. Macam-macam pembicaraan dengan telepon
Pembicaraan dengan telepon yang terjadi dalam satu kata disebut
bertelepon local, apabila pembicaraan terjadi antar kota disebut inter local,
sering disingkat dengan istilah “inlok”, sedang pembicaraan yang terjadi di
luar batas Negara disebut Pembicaraan Inter Nasional.
 Penerima tamu
Penerima tamu merupakan pekerjaan kantor, yaitu kegiatan melayani
pengunjung agar pengunjung mendapatkan kesan yang memuaskan.
Agar tamu memperoleh kesan yang memuaskan, penerima tamu harus :
 Mengetahui motivasi atau tujuan tamu
 Berpakaian rapid an pantas
 Bersikap sopan dan tertib
 Berbahasa yang baik dan ramah

5. Perkembangan Pekerjaan Kantor

a. Timbulnya berbagai organisasi
Seperti telah diterangkan, organisasi adalah sistem kerja sama dari kelompok
orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi ada sejak adanya
kerja sama kelompok orang, sedang dalam zaman modern ini organisasi yang
paling sederhana adalah keluarga. Setiap perkembangan organisasi selalu akan
diikuti oleh pekerjaan kantor.
Organisasi dapat dikelompokkan dalam :
 Organisasi Pemerintah
 Organisasi Perniagaan
 Organisasi Sosial
 Organisasi Politik
Dalam rangka mencapai tujuan, kelompok organisasi itu juga membuat bagian
yang berbeda, demikian pula kegiatannya. Pada zaman mutakhir pekerjaan kantor
dituntut untuk dapat dilayani dengan cepat, tepat dan relative mahal.
a. Jenis-jenis kebutuhan manusia
Perkembangan jenis kebutuhan manusia berpengaruh terhadap perkembangan
pekerjaan kantor. Zaman dulu segenap kebutuhan dipenuhi keluarga yang
bersangkutan, sebagai contoh, komunikasi waktu itu hanya dilakukan dengan

19 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 berhadap-hadap dan dengan isyarat. Tetapi sekarang kebutuhan manusia tidak
mungkin dapat mereka penuhi sendiri sehingga sistem komunikasi
berkembang demikian pesatnya dan dengan menggunakan berbagai alat
komunikasi seakan-akan dunia ini sempit. Alat-alat yang dimaksud antara lain
radio, televisi, dan telepon. Jadi, perkembangan jenis-jenis kebutuhan manusia
berakibat kepada perkembangan pekerjaan kantor.
b. Timbulnya fungsi baru dalam masyarakat
Pada zaman dahulu pembagian kerja masih sangat terbatas dan
sederhana, sehingga fungsi yang ada dalam masyarakat masih harus
dikerjakan oleh masing-masing keluarga, misalnya : fungsi mendidik dan
memelihara anak, fungsi berburu, fungsi tukang kayu dalam membuat tempat
berteduh.
Semakin berkembangnya jenis kebutuhan manusia, maka tidak mungkin
lagi manusia mencukupi sendiri kebutuhan itu, sehingga perlu ada bantuan
orang lain. Sejak adanya bantuan orang lain ini kemudian timbullah fungsi
dalam masyarakat, misalnya : fungsi bertani, berdagang, melakukan
pemerintahan, mendidik. Dan fungsi dalam masyarakat ini makin berkembang
sehingga menimbulkan fungsi baru dalam masyarakat.
Pertumbuhan terakhir seperti tampak sekarang ini yaitu pekerjaan kantor
dilakukan dengan serba mesin otomatis.
a. Bentuk-bentuk organisasi baru yang menyerupai kantor
Pekerjaan kantor walaupun bersifat merembes ke mana-mana akan
tetapi sebagian besar kegiatan pekerjaan kantor dilaksanakan dalam
sebuah gedung yang disebut Kantor.
Menurut Paul Mahie kantor adalah kantor tempat dalam suatu badan
usaha dan tempat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor yang
melakukannya dengan tangan atau mesin.
Dari uraian tersebut jelas bahwa kegiatan kantor demikian luasnya, baik
pada organisasi yang besar dan mampu maupun organisasi yang belum
banyak kegiatan.
b. Pengelolaan yang makin teratur
Pelayanan pekerjaan kantor yang berasas cepat, tepat dan murah
menghendaki pengelolaan pekerjaan kantor yang lebih teratur. Apalagi
dengan kemajuan teknologi masa kini dengan perlengkapan kantor yang
20 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
 serba otomatis, disamping pengelolaan yang lebih teratur, dituntut
keahlian tertentu dari karyawan pekerjaan kantor.
Untuk mengelola pekerjaan kantor secara teratur orang dapat
menggunakan asas :
- Asas pemusatan (sentralisasi)
Asas pemusatan berarti semua kegiatan pekerjaan kantor di
bebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan
pekerjaan operatif.
- Asas pemencaran (Desentralisasi)
Berdasarkan asas ini masing-masing satuan Organisasi merupakan
bagian dari seluruh organisasi.
c. Mekanisasi dan otomatisasi pekerjaan kantor
Pada zaman kuno di Babylonia sudah terdapat warkat yang merupakan
pelaksanaan pekerjaan kantor. Catatan itu dibuat pada lempengan tanah
liat yang ditulis ketika masih basah dengan alat keras yang ujungnya
runcing berbentuk segi tiga. Kemudian dibakar atau dijemur di sinar
matahari. Di Mesir digunakan sebagai alat warkat adalah daun papyrus,
berabad-abad lamanya.
Diketemukan mesin tulis oleh 3 orang Amerika yang bekerja sama
masing-masing Christopher Latham Sholes, Carlos Glidden dan Samuel
W. Suole dalam tahun 1808, mulailah digunakan mesin ketik untuk
pengganti pena, yang ternyata dapat digunakan lebih cepat.
Perkembangan terakhir, pekerjaan kantor dilakukan dengan alat serba
mesin dan serba otomatis, seperti computer.

TES FORMATIF
1. Jelaskan pengertian dari pekerjaan kantor ?
2. Apa fungsi pekerjaan kantor ?
3. Sebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor ?
4. Uraikan apa yang dimaksud dengan Volume Pekerjaan Kantor ?
5. Jelaskan bahwa ada kecenderungan penggunaan tenaga wanita pada pekerjaan kantor
?
21 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
 6. Mengetik merupakan sebagian dari kegiatan pekerjaan kantor. Uraikan apa yang
dimaksud dengan mengetik yang baik !
7. Apa yang dimaksud dengan buku ekspedisi ?
8. Uraikan bagaimana berbicara dengan telepon yang baik !
9. Apa yang dimaksud dengan telepon local ? Interlokal, dan Inter Nasional ?
10. Bagaimana cara menerima tamu dengan baik ?
11. Uraikan apa saja yang mendorong perkembangan pekerjaan kantor !

A. LEMBAR KERJA FORMATIF

1. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………….

22 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

2. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………..
3. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………
4. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………
5. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………
6. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………..
7. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………..
8. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………..
9. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………….
10. ……….
…………………………………………………………………………………………
23 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
 …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………
11. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………..

II. MENJELASKAN KOMUNIKASI KANTOR

24 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 A. Pengertian Komunikasi
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),
secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin
communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam
kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’
yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan
makna.
Jadi, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide,
gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain.

B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan
pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan
makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini
bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan
komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi termasuk juga suatu proses
penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau
beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan
menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.

C. Unsur-unsur Komunikasi
Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita perlu memahami unsur-unsur
komunikasi, antara lain:
- Komunikator.
Pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan
dengan menggunakan media tertentu. Unsur yang sangat
berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber)
terjadinya suatu komunikasi.
- Komunikan.
Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator,
kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi
respon.
25 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
 - Media.
Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan
sebagai sarana berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non
verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh,
bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya.
- Pesan.
Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh
Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan
penerimaan pesan sangat berpengaruh terhadap kesinambungan
komunikasi.
- Tanggapan.
Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas
penerimaan pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik
(feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.

D. Fungsi Komunikasi
Dalam komunikasi terdapat beberapa fungsi diantaranya :
- Menginformasikan
- Mendidik
- Menghibur
- Mempengaruhi
Adapun fungsi komunikasi menurut pendapat beberapa ahli, antara lain :
 Menurut Thomas M. Scheidel
Kita berkomunikasi terutama untuk menyatakan dan mendukung
identitas-diri, untuk membangun kontak social dengan orang di
sekitar kita, dan untuk mempengaruhi orang lain untuk merasa,
berpikir, atau berperilaku seperti yang kita inginkan.
 Menurut Gordon I. Zimmerman et al
Tujuan komunikasi dibagi menjadi dua kategori. Pertama, kita
berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas yang penting bagi
kebutuhan kita – untuk memberi makan dan pakaian kepada diri-
sendiri, memuaskan kepenasaran kita akan lingkungan, dan

26 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 menikmati hidup. Kedua, kita berkomunikasi untuk menciptakan dan
memupuk hubungan dengan orang lain.
 Menurut Rudolf F. Verderber
Komunikasi mempunyai dua fungsi. Pertama, fungsi social, yakni
untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukan ikatan dengan orang
lain, membangun dan memelihara hubungan. Kedua, fungsi
pengambilan keputusan, yakni memutuskan untuk melakukan atau
tidak melakukan sesuatu pada saat tertent, seperti: apa yang akan kita
makan pagi hari, apakah kita akan kuliah atau tidak, bagaimana
belajar menghadapi tes.

E. Tujuan Komunikasi
Dalam komunikasi juga terdapat beberapa tujuan komunikasi diantaranya :
 Supaya yang kita sampaikan dapat mengerti, sebagai komunikator
kita harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) dengan sebaik-
baiknya dan tuntas sehingga mereka dapat mengerti dan mengakui
apa yang kita maksud.
 Memahami orang lain. Kita sebagai komunikator harus mengerti
benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan kemauannya.
 Supaya gagasan dapat diterima orang lain. Kita berusaha agar gagasan
kita dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasive bukan
memaksakan kehendak.
 Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu, menggerakan
sesuatu itu dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan.
Kegiatan dimaksud di sini adalah kegiatan yang lebih banyak
mendorong, namun yang penting harus diingat adalah bagaimana cara
baik untuk melakukan

Pendapat lain mengemukakan tentang tujuan komunikasi diantaranya:

- Mempelajari atau mengajarkan sesuatu

- Mempengaruhi perilaku seseorang
- Mengungkapkan perasaan

27 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 - Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain
- Berhubungan dengan orang lain
- Menyelesaian sebuah masalah
- Mencapai sebuah tujuan
- Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik
- Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orang lain

F. Sifat Komunikasi
Sebagian pakar menguraikan sifat komunikasi ada berbagai macam
diantaranya adalah :
a. Tatap Muka (face to face)
Dalam berkomunikasi, biasanya kesadaran kita akan lebih pada saat-saat
yang khusus, seperti kita diuji dengan ujian lisan oleh dosen kita atau
ketika anda berdialog dengan orang asing dengan bahasa asing
dibandingkan dengan ketika anda bercanda dengan teman atau kerabat
kita di rumah. Pada saat seseorang tersenyum maka itu dapat ditafsirkan
sebagai suatu kebahagiaan, ketika orang itu cemberut maka dapat
ditafsirkan bahwa ia sedang ngambek. Ketika seseorang diam dalam
sebuah dialog itu bisa diartikan setuju, malu, segan, marah, atau bahkan
malas atau bodoh. Komunikasi yang dilakukan di mana komunikator
berhadapan langsung dengan komunikannya memungkinkan respon yang
langsung dari keduanya. Seorang komunikator harus mampu menguasai
situasi dan mampu menyandi pesan yang disampaikan sehingga
komunikan mampu menangkap dan memahami pesan yang
disampaikannya.
b. Bermedia (mediated)
Dalam komunikasi, sekali andan mengirimkan pesan, anda tidak dapat
mengendalikan pengaruh pesan tersebut bagi khalayak, apalagi
menghilangkan efek pesan itu sama sekali. Terutama pada saat kita
berkomunikasi yang pertama kali, kita harus berhati-hati karena kesan
pertama begitu berkesan bagi pendengar. Terlebih saat seorang
komunikator melakukan komunikasi melalui madia cetak ataupun
elektronik, maka pesan yang disampaikan haruslah betul-betul diyakini

28 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 kebenarannya oleh dirinya dan masyarakat luas sebagai komunikan.
Komunikasi yang dilakukan dengan media menuntut seorang kominikan
untuk mampu menguasai teknologi komunikasi, juga keterampilan untuk
berkomunikasi dalam bentuk tulisan.
c. Verbal (verbal)
Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-
simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia
yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa
yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis. Komunikasi ini dapat
berupa ucapan langsung dari komunikator (oral) juga berupa pesan yang
dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator. Komunikan dapat
mendengar langsung pesan yang disampaikan dan juga dapat membaca
pesan yang disampaikan oleh seorang komunikator dalam komunikasi
verbal ini.
d. Nonverbal (non-verbal)
Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan
disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal
ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan
kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan
sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi,
penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara. Para ahli di
bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi “tidak
menggunakan kata” dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi nonverbal
dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak
dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata,
sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi
nonverbal.

29 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 TES FORMATIF

1. Jelaskan pengertian dari komunikasi kantor menurut bahasa inggris dan pengertian
komunikasi secara keseluruhan !
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………..

2. Sebutkan unsur-unsur yang terdapat dalam komunikasi kantor !

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………..

3. Dalam komunikasi kantor terdapat proses komunikasi. Jelaskan pengertian dari proses
komunikasi !
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………..
30 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
4. Jelaskan pengertian dari komunikasi verbal !
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………

5. Jelaskan pengertian dari komunikasi non verbal !

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………

6. Sebutkan contoh dari komunikasi non verbal !

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………

31 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

32 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
 III. MEMAHAMI AZAS, TUJUAN DAN JENIS TATA RUANG
KANTOR

1. Pengetian Tata Ruang

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah
pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya,
sebagai berikut :
- Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah
penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja
yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
- Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be
defined as the arrangement of furniture and equipment within
available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
- Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and
Control menyatakan, “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan dan penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan
suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”.

2. Tujuan Tata Ruang Kantor

 Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan
arus kerja.
 Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
 Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang
sedang bekerja.
 Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan
dari meja ke meja.
 Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara
karyawan dengan karyawan lainnya.

33 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

  Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
 Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu
dari pekerjaan yang sunyi.
 Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi
dan tamu yang datang.
 Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
Tata ruang kantor yang baik harus mampu mencapai tujuan-tujuan di
atas. Untuk mencapai tujuan aliran pekerjaan yang tepat guna, menyusun
alat perlengkapan harus sedemikian rupa sehingga pekerjaan mengikuti
aris garis lurus dan membatasi penundaan sampai yang sekecil mungkin.

3. Manfaat Tata Ruang Kantor

Menurut Drs. The Liang Gie dengan tata ruang yang baik akan diperoleh
keuntungan-keuntungan yang berikut :
 Mencegah penghamburan tenaga dan waktu karena pegawai berjalan
mundar-mandir yang sebenarnya tidak perlu.
 Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
 Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu luas lantai
tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan sebanyak-banyaknya.
 Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh pemilik yang
akan menemui suatu bagian tertentu.
Tata ruang kantor yang baik harus disusun secara ilmiah. Untuk dapat
menyusun tata ruang kantor secara ilmiah memerlukan pengetahuan tentang
sistem pekerjaan, syarat-syarat perorangan, pekerjaan apa dan bagaimana
cara yang terbaik untuk melakukan pekerjaan tersebut, pandangan yang jauh
ke depan tentang kemungkinan-kemungkinan yang perlu untuk waktu yang
akan datang.
Menurut Drs. Moekijat, dalam buku Tata Laksana Kantor/Manajement
Perkantoran, tata ruang kantor yang baik akan memberikan manfaat sebagai
berikut :
 Merencanakan suatu kantor dengan baik akan membantu efisiensi
melakukan pekerjaan.
 Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

34 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

  Pengawasan dapat dipermudah.
 Hubungan dapat dipercepat.
 Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
 Suatu kantor yang berencana dapat menambah kesenangan dan
semangat bekerja bagi karyawan, sedangakan tata ruang yang
tidak berencana baik akan mempunyai pengaruh yang sebaliknya.
 Jalannya pekerjaan lebih lancar.

4. Asas-asas Tata Ruang

Untuk dapat menyusun tata ruang yang baik, seorang ahli tat ruang yang
bernama Richard Muther mengemukakan enam asas pokok bagi tata ruang
pabrik. Meskipun asas-asas dari Richard Muther tersebut berguna untuk
pabrik, akan tetapi dengan penyesuaian seperlunya diantaranya dapat menjadi
dasar tata ruang kantor.
Beberapa asas tata ruang yang baik :
- Asas mengenai jarak terpendek
Jarak terpendek ialah garis lurus yang menghubungkan 2 buah titik.
Asas jarak terpendek ini harus mendapatkan perhatian dalam setiap
menyusun tata ruang kantor.
- Asas mengenai rangkaian kerja
Asas ini merupakan pelengkap dari asas jarak terpendek. Menurut
asas ini proses pekerjaan harus bergerak maju, tidak ada gerak
mundur dan menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa gerakan harus
menempuh garis lurus, yang penting ialah bahwa proses penyelesaian
pekerjaan harus bergerak maju, bentuknya dapat berupa garis siku,
lingkaran atau berbentuk huruf U atau L.
- Asas penggunaan seluruh ruangan
Asas ini menghendaki pemakaian sepenuhnya dari semua ruang yang
ada, dan penggunaan ini bermaksud tidak hanya ruang horizontal
tetapi meliputi juga penggunaan luas lantai dan ruang yang lurus
(vertical) ke atas. Jadi pokok asas ini menghendaki tidak adanya
ruangan yang tidap terpakai.
- Asas perubahan susunan tempat kerja

35 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 Asas ini menghendaki kemungkinan melakukan perubahan dengan
mudah serta tidak terlalu banyak menelan biaya. Seperti telah
diuraikan kemungkinan perubahan tata ruang dapat terjadi karena
ditingkatkan kuantitas dan kualitas dari kegiatan pekerjaan kantor.

5. Teknik-teknik tata ruang

Langkah permulaan dalam merencanakan tata ruang kantor, kita harus
mempelajari hubungan unit yang melakukan tugas pekerjaan kantor dengan
unit-unit lain.
Agar letak yang tepat bagi unit pekerjaan kantor dapat dipenuhi, pedoman di
bawah ini perlu mendapatkan perhatian :
a. Unit yang bertugas khusus melayani public agar ditaruh di tempat yang
mudah didatangi para pelanggan tanpa mengganggu unit lain. Tempat
yang mudah didatangi biasanya terletak diruang terdepan dari gedung
yang bersangkutan.
b. Unit-unit yang pekerjaannya berhubungan erat, hendaknya
dikelompokkan pada satu tempat (one roof). Dengan cara demikian
kelancaran pekerjaan dan asas terpendek dapat terpenuhi.
c. Unit pusat yang mengerjakan semua pekerjaan kantor agar diberi tempat
di tengah-tengah, sehingga unit-unit yang lain mudah menghubunginya.
d. Unit yang tugasnya melakukan pekerjaan yang sangat gaduh, dijauhkan
dari bagian pekerja otak misalnya, sebuah percetakan agar dijauhkan dari
unit perencanaan.
Pedoman-pedoman tersebut di atas dalam penerapannya kadang-kadang-
kadang tampak saling bertentangan, misalnya : bagian reproduksi yang
merupakan unit pusat harus ditempatkan di tengah-tengah, padahal bagian ini
menggunakan mesin-mesin bersuara gaduh. Dalam hal ini tidak perlu salah
satu pedoman dikalahkan. Unit yang melakukan pekerjaan reproduksi itu
dapat tetap di tengah-tengah gedung, hanya mesin yang benar-benar bersuara
gaduh ditaruh di tempat lain yang mengganggu bagian-bagian lainnya.
Dalam rangka perencanaan penyusunan tata ruang yang baik Drs.
Moekijat mengemukakan prinsip-prinsip tata ruang sebagai berikut :

36 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 - Pekerjaan harus mengalir terus-menerus, sedapat-dapatmya dalam
garis lurus.
- Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang
berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi
waktu bepergian.
- Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan
kesenangan pegawai.
- Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam
memperbesar keluwesan dan rupa yang lebih serasi.
- Menyusun meja-meja harus sedemikian rupa, sehingga tidak ada
pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
- Cahaya matahari yang cukup hendaknya datang pada sebelah kiri
mata.
- Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
- Jumlah gang dengan luas yang cukup.
- Ruang lantai harus bebas daripada rintangan (almari, dsb.).

37 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 TES
FORMATIF

1. Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor?

2. Sebutkan tujuan tata ruang kantor !
3. Sebutkan keuntungan dari tata ruang kantor menurut Drs. The Liang Gie !
4. Apa manfaat tata ruang kantor ?
5. Sebutkan dan jelaskan azas-azas tata ruang kantor !
6. Uraikan teknik-teknik menyusun tata ruang kantor !
7. Sebutkan prinsip-prinsip tata ruang menurut Drs. Miekijat !

38 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

LEMBAR JAWABAN FORMATIF

1. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………….
2. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………...
3. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………
4. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………
5. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………….
6. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………….

39 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

7. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………

40 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor

 RUBRIK PENILAIAN

A. Tugas
Skala Skor
No Kriteria Bobot
1 2 3 4
1 Pemahaman Siswa tidak Siswa mengerti soal Siswa mengerti Siswa mengerti
perintah pahm perintah namun terdapt kesalahan perintah soal namun perintah soal dan
1x soal dalm penyelesain masih terdapat sedikit dapat
kesalahan dalam menyelesaikannya
menyelesaikan. dengan tepat.
2 Menentukan Siswa dapat Siswa dapat menentukan Siswa dapat Siswa dapat
variabel menentukan variabel namun masih menentukan variabel menentukan variabel
1x
variabel namun banyak kesalahan namun masih terdapat dengan tepat
belum tepat sedikit kesalahan
3 Membentuk Siswa dapat Siswa dapat membentuk Siswa dapat Siswadapat
persamaan membentuk persamaan namun masih membentuk membentuk semua
3x persamaan terdapat banyak persamaan namun persamaan dengan
namun belum kesalahan. masih terdapat sedikit tepat
tepat kesalahan.
4 Menyelesaikan Siswa hanya Siswa hanya dapat Siswa hanya dapat Siswa dapat
persamaan dapt menyelesaikan 1 tahapan menyelesaikan menyelesaiakan
3x menyelesaikan persamaan persamaan dan semua persamaan
tetapi tahapanya terdapat kesalahan hingga tahapan akhir
belum tepat dalam prosesnya
5 Menentukan Siswa dapat Siswa dapat Siswa dapat Siswa dapat
kesimpulan dan menyimpulkan menyimpulkan tetapi menyimpulkan tetapi menyimpulkan dan
2x
alasan belum tepat tidak disertai alasan alasan belum tepat disertai dengan
alasan yang tepat
Skor Total
Skor Maksimum 40
 SkorTotal
Skor yang diperoleh siswa ¿ SkorMaksimum ×100
B. Tugas
Skala Skor
No Kriteria Bobot
1 2 3 4

Kejelasan
1 1x
Presentasi
Tidak sistematika Kurang sistematika Cukup sistematika Sangat
a. Sistematika
sistematika
b. Bahasa yang Sulit dipahami Ada yang bisa Banyak yang mudah Sangat mudah
digunakan dipahami namun dipahami namun ada dipahami.
banyak yang masih sedikit yang
membingungkan. membingungkan.
c. Suara Tidak terdengar Ada yang bisa Banyak yang bisa Sangat jelas
didengar namun didengar, namun ada terdengar.
banyak yang masih sedikit yang sulit
sulit didengar. didengar.
2 Pengetahuan 2x
a. Penguasaan Tidak paham Paham namun masih Paham namun ada sedikit Paham dan
materi banyak yang kurang yang kurang jelas dalam sangat jelas
presentasi jelas dalam penyampaian. dalam
penyampaian. penyampaian.
b. Dapat Tadak dapat Menjawab namun Menjawab namun ada Menjawab
menjawab menjawab. masih banyak yang sedikit yang kurang jelas dengan tepat dan
pertanyaan kurang jelas dalam dalam menjawabnya. jelas.
yang menjawabnya.
berhubungan
dengan materi
presentasi.
3 Penampilan 1x
a. Presentasi Tidak menarik Kurang menarik dan Menarik namun sedikit Sangat menarik
menarik, dan tidak sedikit menggunakan menggunakan alat-alat dan
menggunakan menggunakan alat-alat bantu yang bantu yang sesuai. menggunakanalat
 alat-alat bantu alat-alat bantu sesuai. -alat bantu yang
yang sesuai. yang sesuai. sesuai.
b. Kerapian, Tidak rapi, tidak Hanya satu hal Hanya dua hal diantara Rapi, sopan dan
kesopanan, dan sopan dan tidak diantara Kerapian, Kerapian, kesopanan, percaya diri.
rasa percaya diri. kesopanan, dan rasa dan rasa percaya diri
percayadiri. percaya diri yang yang dimiliki oleh siswa.
dimiliki oleh siswa.
Total Skor
 LEMBAR PENGAMATAN PROSES PRESENTASI

Satuan Pendidikan : SMK Sederajat

Kelas / Semester : X / Satu
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Materi Pokok : Menguraikan Pekerjaan Kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

Aspek yang diamati

Nilai
No NamaKelompok 1 2 3
A b C a b A B

Kejayan, 22 Desember 2020

Siswantoro, S.E, M.Pd

 LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN SIKAP

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X/1
TahunPelajaran : 2020/2021
WaktuPengamatan : 80menit
KompetensiDasar :

Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.

Indikator perkembangan sikap INGIN TAHU

1. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman
yang sedang belajar
2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau
bertanya atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam
proses pembelajran.
3. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau
bertanya dalam proses pembelajaran tetapi masih belum
ajeg/konsisten.
4. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau
bertanya dalam proses pembelajaran secara terus
menerus dan ajeg/kosisten

Indikator perkembangan sikap TANGUNG JAWAB ( dalam kelompok )

1. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian

dalam kelompok dan mengganggu kelompok lain.
2. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam
melaksanakan tugas kelompok
3. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam
melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum
ajeg/konsisten.
4. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam
menyelesaikan tugas kelompok secara terus menerus
dan ajeg/konsisten
 Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan
Sikap
No Nama Siswa Rasa Ingin Tahu Tanggung Jawab
SB B KB TB SB B KB TB

Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
 LEMBAR PENGAMATAN PROSES DISKUSI

Satuan Pendidikan : SMK Sederajat

Kelas / Semester : X / satu
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Materi Pokok : Menguraikan Pekerjaan Kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

Aspek yang diamati Nilai

No NamaSiswa
1 2 3 4 5

Kejayan, 22 Desember 2020

Guru Mapel
Siswantoro, S.E, M.Pd
 LEMBAR PENGAMATAN PROSES PRESENTASI

Satuan Pendidikan : SMK Sederajat

Kelas / Semester : X / Satu
Mata Pelajaran : Pengantar Adminiastrasi Perkantoran
Materi Pokok : Menjelaskan Komunikasi Kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

Aspek yang diamati

Nilai
No NamaKelompok 1 2 3
A b C a B A b

Kejayan, 22 Desember 2020

Siswantoro, S.E, M.Pd

 LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN SIKAP

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X/1
TahunPelajaran : 2020/2021
WaktuPengamatan : 80menit
KompetensiDasar :

Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.

Indikator perkembangan sikap INGIN TAHU

1. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang
sedang belajar
2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya
atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.
3. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.
4. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan
ajeg/kosisten

Indikator perkembangan sikap TANGUNG JAWAB ( dalam kelompok )

1. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam
kelompok dan mengganggu kelompok lain.
2. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam
melaksanakan tugas kelompok
3. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam
melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum
ajeg/konsisten.
4. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan
tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten
Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan
Sikap
No Nama Siswa Rasa Ingin Tahu Tanggung Jawab
SB B KB TB SB B KB TB

Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
 LEMBAR PENGMATAN PROSES DISKUSI

Satuan Pendidikan : SMK Sederajat

Kelas / Semester : X / satu
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi perkantoran
Materi Pokok : Menjelaskan Komunikasi Kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

Aspek yang diamati Nilai

No NamaSiswa
1 2 3 4 5

Kejayan, 22 Desember 2020

Guru Mapel
Siswantoro, S.E, M.Pd
 LEMBAR PENGAMATAN PROSES PRESENTASI

Satuan Pendidikan : SMK Sederajat

Kelas / Semester : X / Satu
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Materi Pokok : Memahami Azas, Tujuan dan Jenis Tata Ruang Kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

Aspek yang diamati

Nilai
No NamaKelompok 1 2 3
A b C a B A b

Kejayan, 22 Desember 2020

Siswantoro, S.E, M.Pd

 LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN SIKAP

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X/1
TahunPelajaran : 2020/2021
WaktuPengamatan : 80 menit
KompetensiDasar :

Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.

Indikator perkembangan sikap INGIN TAHU

5. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang
sedang belajar
6. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya
atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.
7. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.
8. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan
ajeg/kosisten

Indikator perkembangan sikap TANGUNG JAWAB ( dalam kelompok )

5. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam
kelompok dan mengganggu kelompok lain.
6. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam
melaksanakan tugas kelompok
7. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam
melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum
ajeg/konsisten.
8. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan
tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten
Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan
Sikap
No Nama Siswa Rasa Ingin Tahu Tanggung Jawab
SB B KB TB SB B KB TB

Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
 LEMBAR PENGAMATAN PROSES DISKUSI

Satuan Pendidikan : SMK Sederajat

Kelas / Semester : X / satu
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Materi Pokok : Memahami Azas, Tujuan dan Jenis Tata Ruang Kantor
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

Aspek yang diamati Nilai

No NamaSiswa
1 2 3 4 5

Kejayan, 22 Desember 2020

Guru Mapel
 Siswantoro, S.E, M.Pd

KUNCI JAWABAN

KEGIATAN 1
1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan
dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas,maupun pelayanan.
2. Fungsi dari pekerjaan kantor antara lain :
 Menyediakan keterangan-keterangan lagi pucuk pimpinan organisasi agar
dapat membuat keputusan yang tepat
 Berperanan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam
keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
3. Ciri-ciri pekerjaan kantor :
 Sebagai pekerjaan pelayanan
 Ruang lingkup (volume) pekerjaan kantor
 Kedudukan/peranan pekerjaan kantor
 Pekerjaan yang dihasilkan
 Kecenderungan penggunaan tenaga wanita
4. Volume pekerjaan kantor ialah segala kegiatan yang diselenggarakan oleh pekerjaan
kantor guna membantu pekerjaan operatif dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.Dari perumusan pekerjaan kantor dapat diketahui volume pekerjaan kantor
sebagai berikut :
 Menghimpun
 Mencatat
 Mengolah
 Menggandakan
 Mengirim
  Menyimpan
5. Bahwa dalam pekerjaan kantor penggunaan tenaga wanita sangat ada
kecenderungannya karena terdapat syarat yang harus dimiliki oleh karyawan tersebut,
diantaranya : syarat pengetahuan, keterampilan, kepribadian
6. Mengetik secara baik merupakan cara yang benar dalam melakukan pengetikan suatu
pekerjaan, bila pengetikan tersebut dapat berjalan dengan baik maka terdapat
beberapat cara, diantaranya : sistem sepuluh jari, keterampilan atau kecepatan, sistem
irama
7. Ekspedisi merupakan bagian pekerjaan kantor yang bertugas mengirimkan warkat.
8. Menelepon dengan baik :
 Sopan, jangan menggunakan kata-kata kasar
 Bahasa yang sederhana dan jelas
 Singkat
9. Telepon local : Pembicaraan dengan telepon yang terjadi dalam satu kata, Telepon
Inter Lokal : Apabila pembicaraan terjadi antar kota, Pembicaraan Inter Nasional :
Pembicaraan yang terjadi di luar batas Negara
10. Cara menerima tamu dnegan baik :
 Mengetahui motivasi atau tujuan tamu
 Berpakaina rapi dan pantas
 Bersikap sopan dan tertib
 Berbahasa yang baik dan ramah
11. Pendorong perkembangan pekerjaan kantor :
 Timbulnya berbagai organisasi
 Jenis-jenis kebutuhan manusia
 Timbulnya fungsi baru dalam masyarakat
 Bentuk-bentuk organisasi baru yang menyerupai kantor
 Pengelolaan yang makin teratur
 Mekanisasi dan otomatisasi pekerjaan kantor

KEGIATAN 2

1. Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis

atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini
bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’
 atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan
atau kesamaan makna. Jadi, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan,
ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain.
2. Unsur-unsur dalam komunikasi :
a. Komunikator.
Pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan dengan
menggunakan media tertentu. Unsur yang sangat berpengaruh dalam
komunikasi, karena merupakan awal (sumber) terjadinya suatu komunikasi.
b. Komunikan.
Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian
memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.
c. Media.
Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana
berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa
ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain
sebagainya.
d. Pesan.
Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh Komunikator
kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat
berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.
e. Tanggapan.
Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan
pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan
sesuai dengan pesan yang diterima.
3. Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada
komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan
dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan
komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses
komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat
menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang
lain.
4. Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal.
Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-
 aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.
Komunikasi ini dapat berupa ucapan langsung dari komunikator (oral) juga berupa pesan
yang dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator. Komunikan dapat mendengar
langsung pesan yang disampaikan dan juga dapat membaca pesan yang disampaikan
oleh seorang komunikator dalam komunikasi verbal ini.
5. Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak
menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak
isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti
pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti
intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara. Para ahli di bidang
komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi “tidak menggunakan kata” dengan
ketat, dan tidak menyamakan komunikasi nonverbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya,
bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena
menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi
nonverbal.
6. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal
karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai
komunikasi nonverbal.

KEGIATAN 3
1. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering
disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
2. Tujuan Tata Ruang Kantor
- Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
- Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
- Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
- Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.
- Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
- Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
 - Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
- Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
- Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
3. Keuntunga-keuntungan :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu karena pegawai berjalan mundar-mandir
yang sebenarnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan sebanyak-banyaknya.
d. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh pemilik yang akan menemui
suatu bagian tertentu.
4. Manfaat tata ruang kantor antara lain :
a. Merencanakan suatu kantor dengan baik akan membantu efisiensi melakukan
pekerjaan.
b. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
c. Pengawasan dapat dipermudah.
d. Hubungan dapat dipercepat.
e. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
f. Suatu kantor yang berencana dapat menambah kesenangan dan semangat bekerja
bagi karyawan, sedangakan tata ruang yang tidak berencana baik akan mempunyai
pengaruh yang sebaliknya.
g. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
5. Beberapa asas tata ruang yang baik :
- Asas mengenai jarak terpendek
Jarak terpendek ialah garis lurus yang menghubungkan 2 buah titik. Asas jarak
terpendek ini harus mendapatkan perhatian dalam setiap menyusun tata ruang
kantor.
- Asas mengenai rangkaian kerja
Asas ini merupakan pelengkap dari asas jarak terpendek. Menurut asas ini proses
pekerjaan harus bergerak maju, tidak ada gerak mundur dan menyilang. Hal ini
tidak berarti bahwa gerakan harus menempuh garis lurus, yang penting ialah
 bahwa proses penyelesaian pekerjaan harus bergerak maju, bentuknya dapat
berupa garis siku, lingkaran atau berbentuk huruf U atau L.
- Asas penggunaan seluruh ruangan
Asas ini menghendaki pemakaian sepenuhnya dari semua ruang yang ada, dan
penggunaan ini bermaksud tidak hanya ruang horizontal tetapi meliputi juga
penggunaan luas lantai dan ruang yang lurus (vertical) ke atas. Jadi pokok asas
ini menghendaki tidak adanya ruangan yang tidap terpakai.
- Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini menghendaki kemungkinan melakukan perubahan dengan mudah serta
tidak terlalu banyak menelan biaya. Seperti telah diuraikan kemungkinan
perubahan tata ruang dapat terjadi karena ditingkatkan kuantitas dan kualitas dari
kegiatan pekerjaan kantor.
6. Teknik-teknik dalam menyusun tata ruang antara lain :
a. Unit yang bertugas khusus melayani public agar ditaruh di tempat yang mudah
didatangi para pelanggan tanpa mengganggu unit lain. Tempat yang mudah didatangi
biasanya terletak diruang terdepan dari gedung yang bersangkutan.
b. Unit-unit yang pekerjaannya berhubungan erat, hendaknya dikelompokkan pada satu
tempat (one roof). Dengan cara demikian kelancaran pekerjaan dan asas terpendek
dapat terpenuhi.
c. Unit pusat yang mengerjakan semua pekerjaan kantor agar diberi tempat di tengah-
tengah, sehingga unit-unit yang lain mudah menghubunginya.
d. Unit yang tugasnya melakukan pekerjaan yang sangat gaduh, dijauhkan dari bagian
pekerja otak misalnya, sebuah percetakan agar dijauhkan dari unit perencanaan.
7. Prinsip-prinsip tata ruang menurut Drs. Moekijat antara lain :
a. Pekerjaan harus mengalir terus-menerus, sedapat-dapatmya dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus
ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan
pegawai.
d. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar keluwesan
dan rupa yang lebih serasi.
e. Menyusun meja-meja harus sedemikian rupa, sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
f. Cahaya matahari yang cukup hendaknya datang pada sebelah kiri mata.
g. Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
h. Jumlah gang dengan luas yang cukup.
i. Ruang lantai harus bebas daripada rintangan (almari, dsb.).
DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty

Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor.

Moekijat, 1995. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan. Bandung : Mandar

Maju