Panduan Sistem Manajemen Data Yang Terintegrasi

RS Cinta Kasih
2018
 KATA PENGANTAR

Rasa syukur yang dalam kami sampaikan kehadirat Tuhan Yang Maha
Esa, Karena berkat rahmatNYA sehingga Buku Panduan Sistem Manajemen
Data Yang Terintegrasi dapat kami selesaikan.
Buku panduan ini merupakan untuk melaksanakan manajemen data
mutu rumah sakit yang terintegrasi dengan setiap unit maupun bagian yang
melakukan pengukuran data di lingkunga RSIA Cinta Kasih.
Semoga dengan adanya buku Panduan Sistem Manajemen Data Yang
Terintegrasi ini membuat RSIA Cinta Kasih menjadi semakin baik dalam
melakukan pengukuran dan penyimpanan data, sehingga setiap data mutu
yang diukur dapat dianalisis dan diintegrasikan dengan baik untuk
memberikan gambaran pelayanan di RSIA Cinta Kasih
Akhirnya kami ucapkan banyak terimakasih yang sebesar-besarnya
atas bantuan semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan
Panduan Sistem Manajemen Data Yang Terintegrasi.

Jakarta , Februari 2018

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar...............................................................................................i
Daftar Isi.........................................................................................................ii
Definisi...........................................................................................................1
Ruang Lingkup...............................................................................................3
Tatalaksana.....................................................................................................4
Dokumentasi..................................................................................................9

ii
 BAB I
DEFINISI

1.1 Latar Belakang

Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan

menghasilkan akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik
kemampuan rumah sakit bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang
terkumpul dibanding rumah sakit lain. Pada rumah sakit besar dan kompleks
sifatnya dibutuhkan teknologi dan atau staf yang mempunyai kompetensi
mengelola data. Rumah sakit memahami prioritas pengukuran dan perbaikan
sebagai dukungan yang penting. Mereka memberikan dukungan secara
konsistensesuai dengan sumber daya rumah sakit dan peningkatan mutu.
Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem manajemen data yang
didukung dengan teknologi informasi mulai dari pengumpulan, pelaporan,
analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal rumah sakit dan eksternal
rumah sakit. Publikasi data harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai
dengan peraturan perundang-undangan. Data yang dimaksud meliputi: a) data
indikator mutu unit dan data mutu prioritas rumah sakit; b) data pelaporan insiden
keselamatan pasien; c) data hasil monitoring kinerja staf; dan d) data hasil
pengukuran budaya keselamatan. Rumah sakit seyogianya mempunyai sistem
manajemen data secara elektronik sehingga memudahkan dalam mengelola data
tersebut.

1.2 Definisi

a. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar

organisasi untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi.
b. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input
mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
c. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota
organisasi dimana output tersebut akan digunakan.
d. Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang

1
 mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan
interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna. Data
merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) yang
menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik
yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur.
e. Indikator adalah suatu cara atau parameter untuk menilai penampilan dari
suatu kegiatan dengan menggunakan instrumen. Kriteria Indikator yang
ideal:
 Sahih (valid) yaitu benar - benar dpt dipakai untuk mengukur aspek yang
akan dinilai
 Dapat dipercaya (reliable), yaitu mampu menunjukkan hasil yang sama pada
saat berulang kali, untuk waktu sekarang maupun yang akan datang
 Sensitif yaitu cukup peka untuk mengukur, sehingga jumahnya tidak perlu
banyak
 Spesifik, yaitu memberikan gambaran perubahan ukuran yang jelas, tidak
bertumpang tindih
f. Sasaran Mutu adalah sesuatu yang diinginkan terkait dengan mutu.
g. Indikator Mutu Pelayanan
Merupakan indikator yang menilai seluruh struktur, proses, output dan outcome
seluruh Unit / Instalasi di RS.

2
 BAB II

RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:

a) Sistem manajemen data rumah sakit yang didukung dengan teknologi informasi,
tanpa mengabaikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang –
undangan
b) Data indikator mutu unit dan indikator mutu prioritas rumah sakit
c) Data pelaporan insiden keselamatan pasien
d) Data monitoring kinerja staf klinis
e) Data pengukuran budaya keselamatan
f) Integrasi data yang meliputi :

1) Pengumpulan

2) Pelaporan

3) Analisis

4) Validasi

5) Publikasi

3
 BAB III

TATALAKSANA

3.1 Kebijakan Umum:

Rumah sakit menyediakan teknologi dan dukungan lainnya untuk mendukung

sistem manajemen data pengukuran mutu terintegrasi sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi.

3.2 Kebijakan Khusus:

a. Rumah sakit mempunyai regulasi sistem manajemen data program PMKP

yeng terintegrasi meliputi data indikator mutu, indikator prioritas rumah
sakit, data dari pelaporan insiden keselamatan, data hasil monitoring kinerja
staf klinis, data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien;
b. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis,
validasi tidak terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem
manajemen data;
c. Sistem Manajemen Data Rumah Sakit menggunakan program SISMADAK
(Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi).
d. Pengumpulan data indikator dilakukan secara manual, kecuali data sudah
terintegrasi ke dalam sistem rumah sakit.
e. Pelaporan dan penyimpanan data disimpan dalam bentuk excel worksheet
yang disimpan ke dalam file manager SISMADAK.
f. Data indikator bulanan diinput ke dalam laman indikator lokal sesuai dengan
indikator masing - masing
g. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah data
sederhana yaitu dengan program Microsoft Excel dan atau program SPSS;
h. Publikasi informasi indikator mutu menggunakan program benchmark yang
ada dalam SISMADAK
i. SISMADAK terhubung ke dalam jaringan intranet rumah sakit, sehingga

4
 SISMADAK hanya bisa diakses dari dalam rumah sakit
j. Admin SISMADAK adalah pegawai rumah sakit yang ditunjuk oleh direktur
RS, berjumlah 1 orang, dapat dipercaya, dan memiliki kemampuan yang
sesuai.
k. User SISMADAK adalah pegawai rumah sakit yang diberikan akses untuk
menggunakan SISMADAK, dengan username dan password yang diketahui
hanya oleh user masing – masing dan admin.
l. Pegawai rumah sakit telah disumpah untuk menjamin kerahasiaan data
rumah sakit.

3.3 Pengumpulan Data Indikator

Pengumpulan data indikator dilakukan oleh penanggung jawab pengumpul

data ke dalam sensus harian yang kemudian diinput ke dalam sistem IT.
Pengumpulan data meliputi :
 Data indikator mutu prioritas
 Data indikator mutu unit
 Data sasaran keselamatan pasien
 Data insiden keselamatan pasien
 Data surveilans PPI
 Data indikator mutu nasional Kementerian Kesehatan

3.4 Pelaporan

Penanggung jawab data melaporkan hasil pengumpulan data indikator

mutu ke koordinator mutu unit atau mutu prioritas, yang kemudian diinput ke
SISMADAK dan dibuat laporan bulanan.

3.5 Validasi Data

Tujuan validasi data adalah:

5
 a. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
c. Verifikasi ekspketasi tentang volume data yang dikumpulkan
Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul
data atau tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua).

Data yang harus divalidasi yaitu :

a. Merupakan pengukuran area klinik baru

b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :

 Cara pengumpulan data diubah

 Proses pengambilan data

 PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti

c. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien
digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa
kertas maupun elektronik
d. Bila data dipublikasikan ke masyarakat baik melalui website rumah sakit
atau media lain

e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien,

komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang
baru, atau teknologi baru dan metodologi baru
pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan.
Proses validasi data mencakup sebagai berikut :
a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses
pengumpulan data sebelumnya (data asli)
b. Menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih secara
statistic. Sampel 100% hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan, kasus, atau
data lainnya sangat kecil jumlahnya.
c. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
d. Menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang
ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Dengan

6
 tingkat akurasi 90% sebagai patokan.
e. Jika elemen data yang diketemukan ternyata tidak sama, koleksi sampel baru
setelah semua tindakan koreksi dilakukan, untuk memastikan indakan
menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
Proses validasi yang akan dipublikasikan di Website atau media lainnya agar
diatur tersendiri dan dapat menjamin kerahasiaan pasien dan keakuratan data jelas
definisinya dan dilakukan tindakan koreksi.
3.6 Analisis Data Indikator
Pelaksana analisis data adalah ketua atau staf komite PMKP RS dan mempunyai
pengalaman, pengetahuan dan keterampilan dalam proses analisis data.
Data yang dianalisis yaitu:
a. Data Indikator Mutu Prioritas

 Indikator Area Klinis

 Indikator Area Manajemen

 Indikator Sasaran Keselamatan Pasien

b. Data Indikator Mutu Unit

c. Data Hasil Evaluasi PPK, CP

d. Data Surveilan PPI

e. Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC

Analisa data melalui grafik sangat membantuk dalam memperlihatkan perubahan

apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan.
Analisis data dapat menggunakan alat statistik:

• Run Chart

• Bar Chart

• Histogram

• Pareto Chart

7
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah
sakit melalui empat cara yaitu:
a. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau
dari tahun ke tahun berikutnya.
b. Dengan rumah sakit lain yang sejenis seperti melalui database eksternal baik
nasional maupun internasional
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan profesional,
atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang undang atau
peraturan.
d. Dengan praktik-praktik yang diakui di literature sebagai praktik terbaik,
praktik yang lebih baik, atau panduan praktik klinik.

3.7 Publikasi Data

Publikasi data dilakukan secara internal dan eksternal.
a. Publikasi Data Internal
 Berupa laporan monitoring dan evaluasi yang mencakup
pencapaian indikator mutu prioritas dan unit, insiden
keselamatan pasien, surveillans PPI, monitoring kinerja staf
klinis, budaya keselamatan
 Isi laporan monitoring dan evaluasi meliputi pencapaian
indikator, hasil analisis data, rekomendasi, saran dan rencana
perbaikan.
 Pelaporan dilakukan tiap 3 bulan oleh ketua komite PMKP
kepada direktur.

b. Publikasi Data Eksternal

 Publikasi data eksternal dilakukan untuk indikator mutu nasional
Kementerian Kesehatan
 Publikasi dilakukan tiap bulan dengan menggunakan
SISMADAK dengan melakukan Benchmark
 Benchmark dilakukan dengan membandingkan pencapaian

8
 bulanan indikator mutu nasional kementerian kesehatan dengan
pencapaian bulan lain
Publikasi data internal dan eksternal dilakukan oleh ketua komite PMKP dan
disetujui oleh direktur rumah sakit dengan menjamin keamanan dan kerahasiaan
data dalam berkontribusi dengan database eksternal.

9
 BAB IV

DOKUMENTASI

1. SPO Pengumpulan dan Pencatatan Data

2. SPO Analisis Data
3. SPO Validasi Data
4. SPO Benchmark Data
5. SPO Pengisian Indikator Lokal SISMADAK
6. SPO Pengisian Indikator Nasional SISMADAK

10
11