Makalah Tata Ruang Kantor
Makalah Tata Ruang Kantor
Makalah Tata Ruang Kantor
BAB I
PENDAHULUAN
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan
masalah sebagai berikut.
1.2.1 Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor?
1.2.2 Apa manfaat tata ruang kantor?
1.2.3 Apa saja asas-asas dari tata ruang kantor?
1.2.4 Apa yang dimaksud dengan lingkungan fisik kantor?
1.2.5 Apa saja persyaratan lingkungan fisik kantor?
1.2.6 Apa yang merupakan dasar-dasar dari penentuan tempat?
1.2.7 Bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor?
1.2.8 Apa saja standar ruang kantor?
1.2.9 Bagaimana saja macam tata ruang perkantoran?
1.2.10 Apa penyebab terjadinya perpindahan kantor?
1.3 Tujuan Penulisan
Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini memiliki
beberapa tujuan, antara lain:
1.3.1 Untuk mengetahui maksud dari tata ruang kantor.
1.3.2 Untuk mengetahui manfaat tata ruang kantor.
1.3.3 Untuk mengetahui asas-asas dari tata ruang kantor.
1.3.4 Untuk mengetahui yang dimaksud dengan lingkungan (fisik) kantor.
1.3.5 Untuk mengetahui persyaratan lingkungan fisik kantor.
1.3.6 Untuk mengetahui yang merupakan dasar-dasar dari penentuan tempat.
1.3.7 Untuk mengetahui bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor.
1.3.8 Untuk mengetahui apa saja standar ruang kantor.
1.3.9 Untuk mengetahui macam tata ruang perkantoran.
1.3.10 Untuk mengetahui penyebab terjadinya perpindahan kantor.
1.4 Metode Penulisan
Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode kepustakaan dengan
menggunakan sumber berupa buku acuan dan artikel terkait, serta dari internet.
BAB II
TATA RUANG KANTOR
2. Peralatan Kantor
Selain furnitur, kantor juga membutuhkan peralatan. Peralatan di sini berarti mesin dan alat
kantor yang ada di kantor.
Mesin kantor merupakan mesin informasi, seperti mesin tik, kalkulator, mesin fotocopy,
atau komputer. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya.
Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas.
Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil
kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat.Selain jenis dan merek
peralatan, jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat.
Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan,
kriteria berikut dapat membantu:
1. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. Untuk pekerjaan
monoton, mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi.
2. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin, sehingga pelayanan lebih
baik, lebih cepat dan hasil positif lainnya.
3. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik, misalnya bandingkan
antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan.
4. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan, karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan
akurasi.
5. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Biaya layanan, operasional, dan tata
letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan.
6. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja
tinggi.
7. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. Misalnya kapasitas digital jumlah yang
ditangani, ukuran dan arsip, kecepatan berputar, jumlah copy yang dibutuhkan, kompleksitas
proses matematis, jumlah daftar penyimpanan, daya tahan dan nilai jual.
8. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. Perlunya
pelatihan juga harus dipertimbangkan.
9. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. Jika peralatan
rusak, akan menambah biaya operasional.
10. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional,
pembelajaran, dan pemeliharaan); fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi); ringan (dapat
digunakan di berbagai tempat); dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru).
11. Sebelum membeli atau menyewa, peralatan harus diuji coba di kantor. Uji coba untuk mesin
kecil adalah 1-2 minggu. Semakin besar atau mahal mesinnya, masa uji coba akan lebih lama.
12. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. Dengan melakukan standardisasi ukuran, gaya
dan merek, maka dapat:
1. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak.
2. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang
sama.
3. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah
dan ekonomis.
4. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin
secara ekonomis.
5. Melatif operator lebih mudah dan sederhana.
6. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin.
Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan, yang penting
untukpajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan.
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
1. Konsentrasi kerja lebih terjamin
2. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
3. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan
pejabat/pimpinan.
4. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa
ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:
1. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan
komunikasi menjadi berkurang.
2. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan
dan biaya peralatan lainnya.
3. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
4. Mempersulit pengawasan.
5. Memerlukan ruangan yang luas.
d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
3.7 Perpindahan Kantor
Suatu tata ruang dalam kantor hendaknya dapat diubah atau dipindah-pindahkan. Apabila
suatu ruang ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu-ragu untuk
menyempurnakannya. Peninjauan terhadap suatu tata ruang kantor, sebaiknya dilakukan secara
berkala. Hal ini berlaku apabila tidak ada suatu perubahan terhadap kantor yang bersangkutan.
Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan atau perpindahan yang mempunyai pengaruh
terhadap tata ruang kantor itu, sebaiknya dilakukan peninjauan kembali. Hal-hal yang umumnya
mengharuskan perubahan atau perpindahan suatu tata ruang kantor adalah:
a) Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.
b) Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.
c) Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.
d) Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik
mengenai macam maupun kuantitasnya.
BAB IV
PENUTUP
1. Kesimpulan
1) Pengertian tata ruang kantor, menurut The Liang Gie adalah penyusunan alat-alat kantor pada
letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para
pegawai.
2) Manfaat tata ruang kantor:
a) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir
yang sebenarnya tidak perlu.
b) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu
bagian tertentu.
3) Asas pokok tata ruang kantor
a) Asas mengenai jarak terpendek
b) Asas mengenai rangkaian kerja
c) Asas mengenai penggunaan segenap ruang
d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
4) Persyaratan lingkungan fisik kantor: kebersihan, luas ruang kantor, Suhu udara, Ventilasi,
Penerangan cahaya, Fasilitas kesehatan, Fasilitas cuci, Air minum, Tempat pakaian, Tempat
duduk, Lantai, gang dan tangga, Mesin, Beban berat, Pertolongan pertama, Penjagaan kebakaran,
Pemberitahuan kecelakaan.
5) Dasar-dasar penentuan tempat, terkait dengan penerangan/cahaya, tata warna, ventilasi/pengatur
udara, dekorasi, suara bising, musik, keamanan, furniture kantor, peralatanKantor.
6) Standar ruang kantor diberikan, agar tercipta kenyamanan pegawai dan keindahan serta kerapian
kantor
7) Beberapa macam tata ruang kantor:
a. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.
b. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
c. Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama/Bertaman (Landscape Offices).
d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
8) Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan atau perpindahan suatu tata ruang kantor
adalah:
a) Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.
b) Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.
c) Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.
d) Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik
mengenai macam maupun kuantitasnya.
DAFTAR PUSTAKA