KOMUNIKASI PEKERJAAN, Dr.

Badirun Basir,
S.Kom., MM., M.Kom.,
MENYELESAIKAN STUDI KASUS Dipl. Project Mngt.
PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA
 PENDEKATAN AIDA
 Penulisan surat lamaran kerja menggunakan pendekatan
Attention, Interest, Desire, and Action—AIDA untuk menggugah
atau menarik perhatian pembaca.
 Pendekatan AIDA menekankan pada sikap pelamar kerja dan
apa manfaat yang didapat oleh pembaca.
 Terdapat empat pendekatan AIDA adalah:
 PENDEKATAN AIDA
Attention
 Attention (perhatian) artinya pelamar kerja harus meyakinkan pihak
organisasi/lembaga pencari kerja (pembaca) bahwa pelamar kerja
memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa
tertarik bagi pembaca.
Interest
 Interest (minat) artinya pelamar kerja harus dapat menarik
perhatian pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan-pesan yang
disampaikan.
 PENDEKATAN AIDA
Desire
 Desire (hasrat) artinya pelamar kerja harus dapat menumbuhkan
hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa yang sudah
dituliskan dalam surat.
Action
 Action (tindakan) artinya pelamar kerja harus dapat memberikan
saran kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan tertentu
berkaitan dengan harapan/keinginannya dalam menulis surat
tersebut.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
 Penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian utama, yaitu (1)
paragraf pembuka, (2) pertengahan, dan (3) penutup.
Paragraf Pembuka
Surat lamaran kerja harus dibuat sebaik mungkin dan menarik
perhatian (attention) bagi pembacanya.
Surat lamaran kerja harus menyatakan secara jelas bahwa
pelamar kerja sedang melamar suatu pekerjaan, sehingga ia
perlu juga mengidentifikasi jenis pekerjaan yang diminati.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
a. Rangkuman
 Bagian awal surat lamaran kerja, pelamar kerja mengemukakan
kualifikasi yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang
diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan
menguntungkan/memberikan manfaat bagi perusahaan atau
lembaga yang dilamar.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
b. Nama
 Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah
dikenal oleh pembaca (yang menawarkan kerja) atau seseorang
yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di
perusahaan atau lembaga tersebut.
 Pola ini digunakan ketika lowongan/kesempatan kerja tersebut
hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi.
 Contoh: jumlah karyawan baru dibutuhkan hanya satu orang, maka
pola rekrutmennya cenderung tertutup, bukan terbuka.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
c. Sumber Publikasi
 Sebutkan dari mana pelamar kerja mendapat informasi tentang
adanya lowongan kerja di perusahaan tersebut.
 Dalam surat lamaran jelaskan secara singkat bahwa pelamar kerja
memenuhi persyaratan yang dikehendaki oleh perusahaan.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
d. Pertanyaan
 Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik
perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa pelamar kerja
mengetahui problem, kebutuhan, dan tujuan suatu organisasi serta
mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah.
e. Cuplikan Berita
 Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau
majalah yang menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang
merencanakan membuka kantor cabang, memperkenalkan produk
baru, atau memerlukan tenaga operator, dan sebagainya.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
Paragraf Pertengahan
Pelamar kerja perlu menyajikan kualifikasi yang dimilikinya untuk
mengisi suatu pekerjaan yang diinginkannya.
Dalam suatu ruangan yang singkat (tidak boleh lebih dari tiga
paragraf) pelamar kerja tidak boleh mengulang apa yang sudah
dinyatakan dalam resume.
Usahakan penjelasan dalam paragraf tersebut benar-benar sangat
diminati (interest) dan sangat diharapkan (desire) oleh pembaca.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
a. Pendidikan
 Kebanyakan lulusan perguruan tinggi mempertimbangkan pendidikan
sebagai kualifikasi yang paling penting. Menempatkan pendidikan
pada bagian yang pertama, baik pada surat lamaran kerja maupun
pada resume.
 Pada bagian pendidikan ini, pelamar kerja akan dapat:
 Menunjukkan latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas dan
bidang tertentu secara mendalam.
 Menunjukkan pendidikan relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar.
 Menjelaskan bidang studi piliban penting di luar bidang studi inti.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
b. Pengalaman kerja
 Berbagai jenis pekerjaan yang pernah dilakukan, terutama yang
berhubungan dengan pekerjaan yang dilamar. Pelamar kerja
menyatakan berbagai fungsi atau kegiatan yang dapat dilakukan.
 Pelamar kerja menunjukkan kepada pembaca bahwa:
Pelamar kerja memperoleh pengalaman dapat membantu mempercepat
penyelesaian tugas/pekerjaan baru.
Pelamar kerja dapat melakukan adaptasi dan bekerja sama dengan
lingkungan.
Pelamar kerja memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan baik.
Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
c. Sikap, Minat, Aktivitas, dan Kualitas
 Pelamar kerja dapat menambahkan berbagai informasi tambahan
yang dapat mendukung pekerjaan yang dilamar.
 Pelamar kerja menjelaskan kemampuannya dalam melakukan kerja
sama dengan orang lain, sikap pelamar kerja terhadap bidang
pekerjaan, perusahaan, suasana kerja, dan kualitas personal
(kegiatan ekstrakurikuler dan sejenisnya).
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN
Paragraf Penutup
Berisi suatu harapan tindakan (action) sebagaimana yang terdapat
pada surat-surat penjualan (sales letters).
Pelamar kerja dengan jelas menyatakan keinginannya untuk
melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah
disediakan oleh organisasi perusahaan atau lembaga yang dilamar.
PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN

Surat Penjualan Surat Lamaran Kerja

Mencari perhatian Mencari perhatian
Perkenalkan produk Perkenalkan kualifikasi
Berikan bukti Berikan bukti
Dorong suatu tindakan/aksi Dorong suatu tindakan/aksi
PENGORGANISASIAN
SURAT LAMARAN
PENGORGANISASIAN
SURAT LAMARAN
 TIPS UNTUK PELAMAR KERJA
Yang Perlu Anda Perhatikan
 Pelamar kerja harus mempunyai kualifikasi atau pengalaman kerja
untuk posisi pekerjaan yang dikehendaki.
 Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki.
 Tunjukkan hal-hal yang positif.
 Usahakan surat lamaran kerja rapi, bersih dan menarik.
 Tulislah surat dari sudut pandang pembaca, bukan dari sudut pandang
penulis.
 Tekankan hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya.
 TIPS UNTUK PELAMAR KERJA
Yang Perlu Anda Hindari
Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan Anda.
Jangan mengirimkan surat lamaran kerja hasil fotokopi.
Jangan mengatakan bahwa Anda menerima jenis pekerjaan apa saja.
Hindari kata-kata yang berlebihan.
Jangan meminta belas kasihan terhadap perusahaan yang dilamar.
Hindari untuk mempermasalahkan gaji, kecuali ketika ditanyakan pada
saat wawancara kerja.
Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi.
PENULISAN RESUME
PERSIAPAN MENULIS RESUME
Istilah resume atau daftar riwayat hidup, bukan sesuatu yang baru
bagi mereka yang telah memasuki dunia kerja, karena resume
merupakan salah satu prasyarat yang sangat penting pada saat
memasuki dunia kerja.
Membahas secara rinci hal yang berkaitan dengan pembuatan
resume, antara lain tentang cara mempersiapkan resume, rencana
pengorganisasian, dan masalah-masalah yang muncul dalam
penulisan resume.
PERSIAPAN MENULIS RESUME
 Dalam dunia bisnis, istilah resume sering disebut juga dengan CV
(Curriculum Vitae) atau daftar riwayat hidup.
 Menurut KC Bay, suatu resume merupakan presentasi penjualan formal
diri Anda yang sangat penting.
 Dalam resume tercakup semua fakta yang relevan mengenai latar
belakang, kualifikasi, pengalaman kerja dan sebagainya yang
disusun dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami dan
menarik perhatian pembacanya.
PERSIAPAN MENULIS RESUME
 Resume adalah suatu daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan
jalur karier yang disusun secara teratur, rapi, dan menarik
perhatian pembaca.
 Melalui resume diharapkan pimpinan suatu organisasi/perusahaan
dapat mengetahui kemampuan, walaupun belum pernah bertemu
secara langsung dengan Anda.
PERSIAPAN MENULIS RESUME
 Dalam mempersiapkan resume, ada tiga hal yang perlu dilakukan
yaitu: (a) mencari informasi penting (esensi); (b) merencanakan
resume, dan (c) membuat resume.
Mencari Informasi Penting
Sebelum membuat resume, langkah pertama yang dilakukan adalah
mencari berbagai informasi penting yang relevan dengan jenis
pekerjaan yang diinginkan. Anda dapat melakukan analisis diri (self
analysis), analisis karier (career analysis), dan analisis pekerjaan (job
analysis).
PERSIAPAN MENULIS RESUME
a. Analisis Diri
 Analisis diri ini akan dapat membantu Anda dalam mengenai diri
sendiri secara lebih mendalam, termasuk semua kelebihan dan
kekurangannya. Untuk mempermudah Anda, Anda perlu menjawab
beberapa pertanyaan berikut:
 Apakah saya mempunyai aspirasi yang cukup tinggi?
 Apakah saya dapat berkomunikasi dengan baik?
 Apakah saya orang yang sangat bergantung kepada orang lain?
 Apakah saya orang yang energik?
PERSIAPAN MENULIS RESUME
 Apakah saya orang yang,'mempunyai percaya diri?
 Apakah saya mempunyai kecerdasan kuantitatif yang tinggi?
 Apakah saya mempunyai kecerdasan verbal yang tinggi?
 Apakah saya mempunyai kecerdasan yang tinggi dalam
pemecahan suatu masalah?
 Berapa indeks prestasi saya secara keseluruhan?
 Apa mata kuliah yang paling baik bagi saya?
 Apa mata kuliah yang paling sulit bagi saya?
 Apa kegiatan organisasi yang saya minati?
PERSIAPAN MENULIS RESUME
b. Analisis Karier
 Anda perlu juga membuat dan menjawab segala macam
pertanyaan yang berkaitan dengan karier Anda di masa depan.
Anda menggali sebanyak mungkin pertanyaan yang berkaitan
dengan karier yang akan Anda pilih. Contohnya adalah sebagai
berikut:
 Kecerdasan mana (kuantitatif, verbal, mekanik) yang paling bermanfaat
bagi karier saya?
 Apakah ada efek samping yang membahayakan kesehatan?
 Apakah prestasi akademis menjadi syarat bagi penjenjangan karier?
PERSIAPAN MENULIS RESUME
Apakah pengalaman kerja menjadi syarat bagi penjenjangan karier?
Apakah ada imbalan selain yang berbentuk finansial?
Apakah bidang pekerjaan sangat dipengaruhi oleh perkembangan
teknologi?
Apakah di masa mendatang, bidang yang saya pilih mempunyai tingkat
persaingan yang tinggi?
PERSIAPAN MENULIS RESUME
c. Analisis Pekerjaan
 Pada tahap awal memasuki kerja, perusahaan menyediakan program
orientasi atau pelatihan kepada mereka yang baru diterima sebagai
karyawan suatu perusahaan. Sebelum menyusun suatu resume, Anda
perlu menjawab pertanyaan berikut:
Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan?
Apakah karakteristik pribadi sesuai tugas dan tanggung jawab pekerjaan?
Apakah latar belakang pendidikan saya sesuai dengan persyaratan untuk
posisi pekerjaan?
Apakah pengalaman saya berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab
pekerjaan?
PERSIAPAN MENULIS RESUME
Perencanaan Resume
Tujuan Anda membuat resume adalah agar Anda dapat melakukan
wawancara dengan tim dari organisasi (perusahaan) yang Anda
lamar. Resume yang Anda buat merupakan rincian atau pelengkap
terhadap surat lamaran kerja yang telah Anda buat.
Dalam merencanakan resume ada tiga hal yang perlu diperhatikan,
yaitu: (1) tujuan karier, (2) Informasi pribadi, dan (3) referensi.
PERSIAPAN MENULIS RESUME
a. Tujuan Karier
 Anda harus memutuskan posisi apa yang Anda minati atau yang
akan menjadi tujuan karier Anda.
 Contoh: posisi manajer SDM, pemasaran, produksi/operasi,
pemeliharaan, keuangan, supervisor penjualan, sekretaris, operator,
dan sebagainya.
PERSIAPAN MENULIS RESUME
b. Informasi Pribadi
 Data pribadi yang tercantum dalam resume adalah nama, tempat
dan tanggal lahir, alamat rumah, jenis kelamin, dan jenis
pekerjaan yang dipilih.
 Anda harus memperhatikan syarat pekerjaan dan karakteristik
pribadi sebelum mengajukan lamaran dan membuat resume.
PERSIAPAN MENULIS RESUME
c. Referensi
 Referensi adalah orang tertentu yang akan memberikan surat
rekomendasi kepada Anda, yang berisi tentang berbagai hal yang
mereka ketahui semasa mereka mengenai Anda.
 Orang-orang yang memberikan referensi tersebut perlu
mencantumkan nama, alamat, nomor telepon, faksimile, atau e-
mail (electronic mail).
 Yang layak menjadi referensi adalah dosen yang pernah mengajar
Anda semasa kuliah atau manajer tempat Anda pernah bekerja.
PERSIAPAN MENULIS RESUME
Pembuatan Resume
Resume dapat dibuat dalam berbagai bentuk. Resume yang baik,
menekankan pada kompatibilitas kualifikasi Anda dan prospektif
persyaratan kerja. Secara umum, resume mencakup: nama, alamat
lengkap, tujuan kerja, kualifikasi, informasi pribadi, dan referensi.
Pada bagian tujuan kerja, Anda harus menyatakan secara jelas apa
tujuan Anda membuat resume tersebut.
PERSIAPAN MENULIS RESUME
Termasuk informasi pribadi (personal) adalah: pendidikan (pendidikan
tertinggi, kemudian yang lebih rendah, termasuk tanggal mulai dan
lulus), keterampilan (bahasa asing, komputer, desain, dan
sebagainya), hobi (musik, olah raga, seni), penghargaan (juara
lomba matematika, lomba ilmiah, dan sebagainya), keanggotaan
asosiasi (semasa kuliah maupun di masyarakat umum).
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
 Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dapat dikelompokkan
menjadi tiga jenis resume, yaitu resume kronologis (chronological resume),
resume fungsional (junctional resume), dan resume kombinasi (combination
resume).
 Resume kronologis adalah cara pengorganisasian resume yang didasarkan
pada kronologisnya, yaitu pendidikan dan pengalaman sebagai judul
isinya.
 Informasi terkini sebaiknya ditempatkan pada urutan pertama, lalu diikuti
berikutnya, misalnya penulisan jenjang pendidikan dimulai dari jenjang
pendidikan tertinggi. Bentuk resume ini merupakan bentuk resume
tradisional.
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
 Resume fungsional adalah resume yang disusun atas dasar fungsi
dalam organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik.
 Resume fungsional memerlukan suatu analisis diri, karier, dan
pekerjaan secara lebih lengkap.
 Beberapa fungsi penting dalam suatu organisasi seperti fungsi
pemasaran, keuangan, akuntansi, produksi, sumber daya manusia,
penganggaran, komunikasi, hubungan masyarakat, dan sejenisnya
dapat dijadikan sebagai judul tersendiri dalam resume.
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
 Resume kombinasi adalah kombinasi antara resume kronologis
dan fungsional.
 Bentuk resume kombinasi memberikan keyakinan bahwa persyaratan
pendidikan dan pengalaman terpenuhi dan masih menggunakan
judul-judul lain yang lebih menekankan pada kualifikasi yang
dibutuhkan (resume fungsional).
 Untuk membuat resume yang baik, perlu diperhatikan empat hal yaitu:
(1) kerapian (neatness), (2) sederhana (simplicity), (3) akurat
(accuracy), dan (4) kejujuran (honesty).
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
 Dalam menulis resume, usahakan menggunakan kertas yang bersih
dan berkualitas baik, jangan ada coretan-coretan, dan ketiklah
dengan memilih huruf yang baik.
 Resume dapat disajikan dalam berbagai macam cara. Sebagaimana
Anda ketahui, ada tiga cara pengorganisasian resume, yaitu
kronologis, fungsional, dan kombinasi.
Resume kronologi
dengan judul
ditengah dan
subjudul kiri
Resume
Fungsional
Resume kombinasi
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
 Bagian pembuka resume dapat menggunakan berbagai macam judul
seperti resume, ikhtisar riwayat hidup, daftar riwayat hidup, resume
Muhammad Rifai Hidayat dengan alamat lengkap.
 Judul yang dipilih paling tidak mencakup nama dan alamat
lengkap sehingga memudahkan pimpinan perusahaan organisasi
yang Anda kirimi dengan mudah dapat menghubungi Anda.
 Pada bagian tujuan karier, Anda dapat menyatakan tujuan secara
umum maupun khusus seperti contoh berikut ini.
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
Tujuan umum: Contoh:
 Memasuki/mengisi posisi pada level penjualan, pemasaran, keuangan,
produksi.
 Mengisi lowongan kerja untuk posisi staf akuntan.
 Resepsionis.
Tujuan khusus: Contoh:
 Mengisi posisi staf penjualan untuk membantu manajemen bisnis ritel.
 Mengisi posisi staf akuntan di kantor akuntan publik, selanjutnya
memasuki posisi supervisor.
 Resepsionis di perusahaan Hotel Mitra Nusantara.
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
Kualifikasi dasar dapat dinyatakan sebelum atau sesudah tujuan
pekerjaan/ karier. Kualifikasi dapat Anda tawarkan untuk suatu
pekerjaan tertentu mencakup pendidikan dan pengalaman kerja.
 Enam tahun menangani pengembangan SDM pada perusahaan
terkemuka (sebutkan nama perusahaan) di kota besar (sebutkan)
dengan pendidikan tertinggi, fakultas, jurusan, dan program studi
apa, dan dapat bekerja sama dengan orang lain.
 Asosiasi dalam bisnis, jurusan/konsentrasi pada masalah transportasi;
selama 4,5 tahun berpengalaman di bagian kargo dan departemen
pengiriman.
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
 Tingkat sarjana muda jurusan/konsentrasi manajemen personalia,
dengan penekanan pada psikologi, sosiologi, dan bisnis. Selama 4
tahun berpengalaman bekerja lepas (part-time) dengan orang lain.
 Cantumkan penghargaan, beasiswa, atau prestasi terbaik yang
pernah Anda peroleh dan relevan dengan jenis pekerjaan yang
akan Anda lamar.
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
 Data pribadi dapat mencakup nama lengkap, tempat/tanggal lahir,
berbagai keterampilan (skills), kesehatan, tinggi badan, berat
badan, hobi, jenis SIM yang dimiliki, dan jenis kendaraan yang
Anda miliki.
 Cantumkan informasi/data yang penting dan relevan dengan jenis
pekerjaan yang Anda kehendaki.
 Apabila jenis pekerjaan yang Anda kehendaki adalah sopir taksi,
maka cantumkan jenis SIM, keterampilan mengemudi maupun
pemahaman terhadap kendaraan.
RENCANA PENGORGANISASIAN RESUME
 Mengenai referensi, pilihlah tiga orang yang memiliki reputasi
baik, lebih baik orang yang sudah dikenal oleh
organisasi/perusahaan yang Anda lamar. Apabila Anda pernah
bekerja pada suatu perusahaan, Anda dapat meminta surat
rekomendasi dari manajer perusahaan tersebut.
 Anda dapat meminta surat rekomendasi dari staf pengajar/dosen
perguruan tinggi tempat Anda kuliah.
 Minta surat rekomendasi kepada orang yang akan memberikan nilai
plus bagi kemampuan yang Anda miliki (jangan lupa, cantumkan
nama, alamat termasuk nomor telepon/faksimile orang yang
menjadi referensi dalam resume).
MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME
MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME
Beberapa masalah berkaitan dengan pembuatan resume yaitu:
 Resume dibuat terlalu panjang, sehingga terkesan tidak tegas dan
kemungkinan besar memasukkan data yang tidak relevan sehingga
tidak akan mencapai sasaran.
 Resume ditulis terlalu singkat, sehingga tidak memberikan
informasi/data yang cukup bagi pembaca untuk melakukan
penelaahan lebih dalam.
MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME
Format penulisan resume kurang baik, inden tidak konsisten,
kurang memperhatikan tanda baca dan sejenisnya, sehingga isi
resume sulit dimengerti.
Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks,
sebaiknya menggunakan kalimat sederhana atau simpel.
Resume mengandung banyak kesalahan ketik/tulis dan yang lebih
fatal lagi kesalahan penyusunan kalimat.
MASALAH DALAM MEMBUAT RESUME
 Pelamar tidak dapat menunjukkan secara tegas tujuan pekerjaan
yang dikehendaki, posisi, dan bidang pekerjaan apa yang
diminati/diinginkan.
 Pelamar menampakkan keyakinan yang berlebihan
(overconfidence) sehingga pembaca ragu-ragu terhadap resume
yang dibuat (resume yang dibuat realistis atau tidak).
 Pelamar tidak jujur saat mencantumkan data. Contoh: ia
menyatakan mampu mengaplikasikan berbagai program komputer,
tetapi setelah diuji temyata hasilnya sangat mengecewakan.
TERIMA KASIH
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA