THE HUMAN RESOURCE

MANAGEMENT AND PAYROLL

CYCLE

KELOMPOK 2
Romney, Marshall B.dan Paul John Steinbart, 2021. Sistem Informasi Akuntansi
Anggota Kelompok:
Fatimah Azzahro
220421603229
Isma Ilif Nur Maghfiroh
220421605165
Lisa Aprilia Wibowo
220421608438
Nasywa Olivia Zahro
220421603200
Neneng Aenun Mudrikah
220421604759
HRM/ PAYROLL CYCLE
Introduction
Serangkaian aktivitas bisnis berulang dan
operasi pengolahan data terkait, yang
secara terus-menerus berhubungan dengan
pengelolaan tenaga kerja karyawan secara
efektif

Read More >>

 Merekrut dan memperkerjakan para
pegawai baru

Pelatihan

Penugasan Pekerjaan

Kompensasi (Penggajian)
--> Fungsi utama sistem
penggajian

Proses Manajemen SDM Evaluasi Kinerja

dan Penggajian Pemberhentian Pegawai

Penggambaran pada Sistem ERP
Pertanyaan Bagaimana Memanfaatkan Pegawai
Perusahaan Secara Efektif
1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan untuk mencapai rencana strategis?

2. Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?

3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Dan keahlian mana yang pasokannya

berlebih?

4. Seberapa efektif program pelatihan dalam meningkatkan keahlian pegawai?

5. Adakah masalah terkait perputaran, keterlambatan, dan ketidakhadiran?

Aktivitas Siklus Penggajian/MSDM
• Permasalahan-permasalahan umum diseluruh siklus MSDM/Penggajian

• Memperbarui data induk penggajian

• Memvalidasi data waktu dan kehadiran

• Menyiapkan penggajian

• Mengeluarkan penggajian

• Membayar pajak gaji dan pengurangan lain-lain

Bagian Sistem ERP Yang
Mendukung Manajemen
Sumber Daya Manusia dan
Penggajian
Sistem Manajemen Pengetahuan

Perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian

yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan

tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain

 ANCAMAN DAN
KONTROL

Ancaman dan Pengendalian

dalam Siklus
Penggajian/SDM
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Diagram Konteks Bagian Penggajian dari

Siklus SDM/Penggajian
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Diagram Aliran Data

Level 0 untuk Siklus
Penggajian
Update Payroll Master Database
Proses
Departemen Sumber Daya Manusia bertanggung jawab memperbarui
database induk penggajian untuk perubahan yang dilakukan secara
internal terkait dengan ketenagakerjaan, sedangkan departemen
penggajian memperbarui informasi tentang tarif pajak dan pemotongan
gaji lainnya ketika menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai
unit pemerintah dan perusahaan asuransi. Meskipun penggajian diproses
dalam mode batch, Departemen Sumber Daya Manusia memiliki akses
online untuk memperbarui database induk penggajian sehingga semua
perubahan penggajian dimasukkan secara tepat waktu dan tercermin
dengan baik pada periode pembayaran berikutnya.

Next >>
Update Payroll Master Database
Ancaman dan Kontrol
1. Ancaman
Perubahan yang tidak sah terhadap induk penggajian dapat menyebakan peningkatan
biaya pembayaran tidak wajar kepada karyawan

Kontrol
• Pemisahan tugas yang tepat
• Mengontrol akses terhadap sistem penggajian

2. Ancaman
Pembaruan data induk penggajian yang tidak akurat

Kontrol
• Pengendalian Intregitas Pemrosesan memeriksaan validitas jumlah karyawan dan uji kewajaran
atas perubahan harus diterapkan dalam semua transaksi perubahan penggajian.
• Meminta setiap manajer departemen meninjau laporan seluruh perubahan pada karyawan di
departemen mereka.

Next >>
Validate Time and Attendance Data
Proses
• Cara pengumpulan data waktu dan kehadiran karyawan berbeda-beda,
bergantung pada status gaji karyawan. Untuk karyawan yang dibayar per jam,
banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu
kedatangan dan keberangkatan harian karyawan. Karyawan yang
memperoleh gaji tetap (misalnya manajer dan stat profesional) jarang
mencatat upaya kerja mereka pada kartu waktu. Sebaliknya, atasan mereka
secara informal memantau kehadiran mereka di tempat kerja.
• Beberapa perusahaan manufaktur juga menggunakan tiket waktu kerja untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara berbagai departemen, pusat
biaya, dan pekerjaan produksi. Para profesional di organisasi jasa juga
melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas untuk
klien dan mencatat data tersebut pada lembar waktu (figure 17-5).

Next >>
contoh layar entri data untuk melacak waktu
 Validate Time and Attendance Data
Proses

• Staf penjualan sering kali dibayar berdasarkan komisi langsung atau

berdasarkan gaji ditambah komisi. Hal ini mengharuskan staf untuk
mencatat dengan cermat jumlah penjualan mereka. Selain itu,
beberapa staf penjualan diberi bonus karena melampaui target tempat
kerja. Penggunaan insentif, komisi, dan bonus memerlukan
keterkaitan sistem penggajian dan sistem informasi penjualan serta
siklus lainnya untuk mengumpulkan data yang digunakan untuk
menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus dirancang
dengan baik dengan tujuan yang realistis, dapat dicapai, dan dapat
diukur secara objektif

Next >>
Validate Time and Attendance Data
Ancaman dan Kontrol
Ancaman
• ketidakakuratan data waktu dan kehadiran

Kontrol
• Menggunakan pembaca lencana, yang digunakan untuk
mengumpulkan data waktu kerja karyawan secara otomatis
memasukkan data tersebut ke sistem pemrosesan penggajian.
• Menggunakan teknik autentikasi biometrik, seperti pemindaian jari
tangan untuk memverifikasi identitas karyawan yang masuk dan
keluar
• Mengharuskan supervisor departemen untuk meninjau dan
menyetujui kartu waktu dan tiket waktu kerja (figure 17-6)

Next >>
contoh persetujuan pengawas layar waktu kerja
Prepare payroll
Register penggajian dan
pemotongan
Sistem mencetak gaji
 Total kumpulan

Menyeberangi daftar
penggajian

Ancaman dan
Rekening kliring penggajian
pengendalian
DISBURSE PAYROLL
Proses
• Menyiapkan cek gaji kemudian bagian utang
usaha meninjau dan menyetujui daftar gaji.
• Voucher pencairan kemudian disiapkan untuk
mengesahkan transfer dana dari rekening giro
umum perusahaan ke rekening bank
penggajian.
• Voucher pencairan kemudian digunakan untuk
memperbarui buku besar.
DISBURSE PAYROLL
Proses
• Kasir menyiapkan dan menandatangani cek yang
digunakan untuk mentransfer dana ke rekening bank
penggajian perusahaan.
• Jika perusahaan masih menerbitkan cek kertas, kasir
juga memeriksa, menandatangani, dan
mendistribusikan gaji karyawan.
• Kasir segera menyetor kembali gaji yang tidak diklaim
ke rekening bank perusahaan.
• Daftar gaji yang tidak diklaim kemudian dikirim ke
departemen audit internal untuk diselidiki lebih lanjut.
DISBURSE PAYROLL
Penggajian dengan setoran langsung
• Karyawan yang dibayar melalui setoran langsung biasanya menerima salinan
gaji yang menunjukkan jumlah yang disetorkan bersama dengan laporan
pendapatan.
• Sistem penggajian harus menghasilkan serangkaian file setoran gaji, satu untuk
setiap bank yang digunakan untuk menyetor gaji.
• Berkas-berkas ini dikirim secara elektronik ke setiap bank yang berpartisipasi.
• Dana kemudian ditransfer secara elektronik dari rekening bank pemberi kerja ke
rekening rekening bank karyawan. Dengan demikian, setoran langsung
menghilangkan kebutuhan kasir untuk menandatangani cek gaji individu.
• Namun, kasir masih harus mengesahkan pengeluaran dana dari rekening giro
reguler organisasi.
DISBURSE PAYROLL
Ancaman dan pengendalian
• Akses ke cek gaji kosong dan ke mesin penandatangan cek harus
dibatasi (kontrol 10.1).
• Kemampuan untuk mengesahkan transaksi EFT harus dibatasi
(kontrol 10.2) dan dikontrol melalui penggunaan otentikasi
multifaktor yang kuat.
• Semua cek gaji harus diberi nomor urut dan
dipertanggungjawabkan secara berkala (kontrol 10.3).
• Kasir harus menandatangani semua cek gaji hanya jika didukung
oleh dokumentasi yang tepat (kontrol 10.4).
• Cek gaji tidak boleh ditarik dari rekening bank reguler perusahaan.
DISBURSE PAYROLL
Ancaman dan pengendalian
• Penggunaan rekening bank penggajian harus terpisah (kontrol
10.5).
• Pemisahan tugas (pengendalian 10.6)
• Penggunaan otentikasi multifaktor dan kontrol lain untuk
membatasi akses ke database master penggajian (kontrol 10.7)
• orang yang bertanggung jawab untuk mendistribusikan gaji harus
mengidentifikasi setiap orang yang mengambil gaji (kontrol 10.8).
• Gaji yang tidak diklaim harus dikembalikan ke kantor bendahara
untuk segera disetor kembali (kontrol 10.9).
 CALCULATE AND DISBURSE EMPLOYER-PAID BENEFITS,
TAXES, AND VOLUNTARY EMPLOYEE DEDUCTIONS
Proses
• Pemberi kerja harus membayar pajak Jaminan Sosial sebagai
tambahan dari jumlah yang dipotong dari gaji karyawan.
• pemberi kerja bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
dana lain yang dipotong dari gaji karyawan dihitung dengan
benar dan dikirimkan secara tepat waktu ke entitas yang tepat.
• Pemotongan tersebut termasuk pembayaran yang
diperintahkan pengadilan untuk tunjangan, tunjangan anak,
atau kebangkrutan.
 CALCULATE AND DISBURSE EMPLOYER-PAID BENEFITS,
TAXES, AND VOLUNTARY EMPLOYEE DEDUCTIONS

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan

melakukan pengiriman uang yang diperlukan, pengiriman uang
yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pengiriman uang
tersebut (ancaman 11-13 pada Tabel 17-1).
Masalah-masalah ini dapat mengakibatkan denda dari lembaga
pemerintah dan keluhan karyawan bahwa kesalahan tersebut
berdampak buruk pada pensiun atau tunjangan lainnya.
 CALCULATE AND DISBURSE EMPLOYER-PAID BENEFITS,
TAXES, AND VOLUNTARY EMPLOYEE DEDUCTIONS
Untuk mengurangi ancaman pengiriman uang yang tidak dilakukan atau
tidak tepat waktu:
• Informasi dalam Edaran E harus digunakan untuk mengonfigurasi sistem
penggajian agar secara otomatis mencairkan dana ketika penggajian
diproses (kontrol 11.1 dan 12.1).
• Kontrol integritas pemrosesan (kontrol 13.1), seperti pemeriksaan cross-
footing dan total batch, meminimalkan risiko ketidakakuratan.
• Tinjauan pengawasan rutin (kontrol 13.2) atas laporan penggajian
menyediakan kontrol detektif.
• Memberikan laporan pendapatan kepada karyawan (kontrol 13.3)
memungkinkan mereka untuk mendeteksi dan melaporkan masalah
secara tepat waktu.
Opsi Pengalihdayaan: Biro Layanan Penggajian dan
Organisasi Pemberi Kerja Profesional

• Biro layanan penggajian mengelola data master penggajian untuk setiap

kliennya dan memproses penggajian untuk mereka.
• Organisasi pemberi kerja profesional (PEO) tidak hanya memproses
penggajian tetapi juga menyediakan layanan HRM seperti desain dan
administrasi tunjangan karyawan.
Biro layanan penggajian dan PEO sangat menarik bagi bisnis kecil dan
menengah karena alasan berikut:
• Mengurangi biaya
• Cakupan manfaat yang lebih luas.
• Membebaskan sumber daya komputer
Opsi Pengalihdayaan: Biro Layanan Penggajian dan
Organisasi Pemberi Kerja Profesional

• Ketika organisasi mengalihdayakan pemrosesan penggajian, mereka

mengirimkan data waktu dan kehadiran bersama dengan informasi
tentang perubahan personalia ke biro layanan penggajian atau PEO pada
akhir setiap periode penggajian.
• Biro jasa penggajian atau PEO kemudian menggunakan data tersebut
untuk menyiapkan gaji karyawan, laporan laba rugi, dan daftar gaji. Biro
jasa penggajian juga secara berkala membuat formulir W-2 karyawan
dan laporan terkait pajak lainnya.
 RINGKASAN MATERI

• Sistem informasi siklus manajemen sumber daya manusia/penggajian terdiri dari dua
subsistem yang terkait namun terpisah: sumber daya manusia dan penggajian

• Sistem HRM mencatat dan memproses data tentang aktivitas perekrutan, perekrutan,
pelatihan, penugasan, evaluasi, dan pemberhentian karyawan. Sistem penggajian
mencatat dan memproses data yang digunakan untuk membayar karyawan atas layanan
mereka
• Sistem SDM/penggajian harus dirancang untuk mematuhi berbagai peraturan
pemerintah yang terkait dengan pajak dan praktik ketenagakerjaan. Selain itu,
pengendalian yang memadai harus ada untuk mencegah (1) membayar lebih kepada
karyawan karena data waktu dan kehadiran yang tidak valid (berlebihan) dan (2)
memberikan gaji kepada karyawan fiktif.
 RINGKASAN MATERI

Ancaman tersebut dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas yang tepat, khususnya
dengan menjalankan fungsi-fungsi berikut oleh individu yang berbeda:

1. Mengotorisasi dan membuat perubahan pada file induk penggajian untuk peristiwa
seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.
2. Mencatat dan memverifikasi waktu kerja karyawan,
3. Mempersiapkan gaji.
4. Mendistribusikan gaji.
5. Rekonsiliasi rekening bank penggajian
THANK YOU
Any Question ???