UNIVERSIDADE FEDERAL DE RONDÔNIA - CAMPUS DE CACOAL

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E CIÊNCIAS CONTÁBEIS

CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

DHEOVAN MANTHAY

A IMPORTÂNCIA DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL E

ESCRITURAÇÃO FISCAL

ARTIGO DE GRADUAÇÃO

CACOAL - RO
2007
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DHEOVAN MANTHAY

A IMPORTÂNCIA DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL E

ESCRITURAÇÃO FISCAL

Artigo apresentado à Universidade Federal de

Rondônia, campus de Cacoal, como requisito
parcial para obtenção do Título de Bacharel em
Ciências Contábeis.

Prof. Ms. Silas Neiva de Carvalho – Orientador

CACOAL – RO
2007
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A IMPORTÂNCIA DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL E

ESCRITURAÇÃO FISCAL

Por

DHEOVAN MANTHAY

Artigo apresentado à Universidade Federal de

Rondônia, Curso de Ciências Contábeis, para
obtenção do grau de Bacharel em Ciências
Contábeis, mediante a Banca Examinadora,
formada por:

_______________________________________________________
Presidente: Prof. Ms. Silas Neiva de Carvalho – Orientador, UNIR

______________________________________________________
Membro: Prof. Geraldo Luiz Francisco da Silva - Ms, UNIR

______________________________________________________
Membro: Prof. Wellington Silva Porto - Ms, UNIR

Cacoal, Junho de 2007.

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Dedico em primeiro lugar a Deus, por me

conceder a oportunidade de continuar a
instruir-me nos conhecimentos humanos
científicos, como também a minha família
que ajudou e incentivou nesses anos de
faculdade, a galgar mais uma jornada de
busca do saber e ao professor Silas Neiva
de Carvalho, como meu orientador, na
realização deste trabalho.
A IMPORTÂNCIA DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL E ESCRITURAÇÃO FISCAL.

Dheovan Manthay1

RESUMO: A Escrituração Contábil e a Escrituração Fiscal são de caráter obrigatório e de

grande importância para as pessoas jurídicas, pois ajudam em tomadas de decisões e a mostrar
a situação patrimonial da empresa, permitindo a ela que seja conhecido o seu passado, o seu
presente e o seu futuro. O objetivo da escrituração não é somente atender as necessidades da
empresa ou pelo fato de ser obrigatória, mas também para atender a todos os demais usuários
que dela usufruem. Dentre os principais livros da escrituração contábil, destacam-se o Livro
Diário, Livro Razão, Livro Registro de Inventário, Livro de Apuração do Lucro Real e o
Livro Caixa. Pelo lado da escrituração fiscal, destacam-se o Livro Registro de Entradas, Livro
Registro de Saídas, Livro de Apuração de ICMS e IPI, Livro Registro de Utilização de
Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência e Livro Registro de Controle da Produção e do
Estoque. A grande importância que a Escrituração Contábil e a Escrituração Contábil
representa para a empresa faz com que todos os seus usuários possam conhecer melhor a
empresa. Não fica somente ao contador a responsabilidade de efetuar todos os lançamentos
nos livros, embora seja ele a peça fundamental do processo de escrituração, mas cabe a ele a
função de supervisionar, pois ele é o principal responsável, juntamente com os sócios e
administradores, através das assinaturas contidas nos livros, concordando assim com todas as
informações ali contidas.

Palavras-Chave: Escrituração Contábil; Escrituração Fiscal; Profissional Contábil.

ABSTRACT: The Bookkeeping and the Fiscal Bookkeeping are of obligator character and
great importance for the legal people, therefore they help in taking of decisions and to show to
the patrimonial situation of the company, allowing it who is known its past, its gift and its
future. The objective of the bookkeeping is not only to take care of the necessities of the
company or for the fact of being obligator, but also to take care of to all the excessively using
ones that of it usufruct. Amongst main books of the bookkeeping, the Daily Book, Book
Reason, Book Register of Inventory, Book of Verification of the Real Profit and the Cash
register book are distinguished. For the side of the fiscal bookkeeping, they are distinguished
the Book Register of Entrances, Book Register of Exits, Book of Verification of ICMS and
IPI, Book Register of Fiscal Document Use and Terms of Occurrence and Book Control
record of the Production and the Supply. The great importance that the Bookkeeping and the

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Graduando em Ciências Contábeis pela Universidade Federal de Rondônia – Campus de Cacoal, sob a
orientação do Prof. Silas Neiva de Carvalho.
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Bookkeeping represents for the company makes with that all its users can know the company
better. It is not only to the accountant the responsibility to effect all the launchings in books,
even so either it basic part of the bookkeeping process, but it fits it function to supervise,
therefore it is main the responsible one, together with the partners and administrators, through
the signatures contained in books, thus agreeing to all the information contained there.

Key-Words: Bookkeeping; Fiscal Bookkeeping; countable professional.

INTRODUÇÃO

Quando a contabilidade é bem planejada, grande parte do processo de escrituração

se torna rotineiro, e pode ser realizado por simples escriturários utilizando-se de
computadores, sob a supervisão do contador. Todavia, em qualquer empresa surgem a todo o
momento, problemas que só podem ser resolvidos por profissionais habilitados.
A contabilidade é um dos elementos mais importantes para a gestão e deve ser
feita para atender aos interesses da empresa e todos os demais usuários, no que se refere a
informações para tomada de decisões. Ela é uma fonte de informações fiscais e gerenciais
mais eficientes desde os tempos passados até ao início do século XXI.
A escrituração deverá abranger todas as operações da empresa. Ela é o processo
que envolve recursos financeiros, bens, direitos e obrigações. É executada através de
escrituração de livros e produção de demonstrativos e relatórios contendo informações
financeiras, comerciais e fiscais. O sistema contábil deve ser integrado, ficando a critério da
pessoa jurídica, a escolha de manter uma contabilidade centralizada ou não.
Cabe ao contador ou ao Técnico Contábil a obrigação de manter sempre em ordem
a escrituração fiscal e a escrituração contábil, gerando informações e documentos ao fisco e
também aos sócios, administradores, acionistas, fornecedores e demais usuários que fazem
uso dessas informações para a tomada de decisões. O fato importante é que os livros e
documentos são elaborados com observância das formalidades legais, podem se constituir em
provas a favor do empresário ou da sociedade.
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OBJETIVOS

OBJETIVOS GERAIS

Demonstrar a todos os usuários da contabilidade quais são os principais elementos

que compõem a escrituração contábil e a escrituração fiscal.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Abordar sobre a grande importância que é a escrituração contábil e a escrituração

fiscal para as empresas e também a sua obrigação. Também mostrar quais são os principais
livros utilizados pela escrituração contábil e escrituração contábil; como devem ser mantidos
os livros e conservados na empresa e quais são os principais responsáveis pelo processo de
escrituração.

METODOLOGIA

A metodologia adotada para a elaboração do artigo foi a pesquisa bibliográfica

exploratória em livros e em sites.

SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA E JUSTIFICATIVA

A grande importância da escrituração contábil e da escrituração fiscal para a

empresa faz com que todos os contadores necessitem saber qual é a grande importância na
escrituração, pois grandes informações para tomadas de decisões podem ser encontradas nos
livros que fazem parte da escrituração. Erros, fraudes e irregularidade não são aceitos dentro
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da escrituração, pois pode prejudicar aos seus usuários. Assim sendo, faz se necessário
demonstrar através do presente artigo, qual é a grande importância da escrituração contábil e
da escrituração fiscal para a empresa e também para todos os seus usuários, e qual a
responsabilidade dos contadores no processo de escrituração.

1 A IMPORTÂNCIA E A OBRIGATORIEDADE DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

A escrituração contábil visa apresentar informações de suma importância à

empresa para a tomada de decisões, e atender os interesses dos sócios ou acionistas e demais
usuários.
FORTES, (2000/2001, 53) reforça a idéia de que a informações contábeis são de
grande importância para a tomada de decisões:

“Portanto, as informações contábeis quando tratadas de forma integrada e global,

envolvendo a área de produção, administrativa, vendas e financeira torna-se no mais
importante instrumento para a tomada de decisões”.

A importância da escrituração dentro da empresa sem dúvida é imensa, a fim de

atender a todos os seus usuários e principalmente para ajudar aos sócios e administradores em
questões importantes nas tomadas de decisões.
Irregularidades, erros e/ou fraudes na escrituração contábil podem prejudicar os
usuários da escrituração contábil, tais como:
• As autoridades do fisco;
• Investidores do mercado de capitais;
• Fornecedores;
• As instituições financeiras quando concedem empréstimos e financiamentos baseados
no patrimônio apresentado pela empresa.
O artigo 256 do Decreto n° 3.000, de 26 de março de 1999 do Imposto de Renda,
assim se refere com relação às irregularidades e/ou fraudes:

Art. 256. A falsificação, material ou ideológica, da escrituração e seus comprovantes,

ou de demonstração financeira, que tenha por objeto eliminar ou reduzir o montante
de imposto devido, ou diferir seu pagamento, submeterá o sujeito passivo a multa,
independentemente da ação penal que couber.
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Portanto, as demonstrações que possuírem informações falsas e/ou irregulares,

estarão sujeitas a multa, podendo a empresa e os profissionais responsáveis pela escrituração
serem processados e até condenados por prejudicarem os usuários da mesma.
O artigo 251 do Regulamento do Imposto de Renda, diz a respeito do dever de
escriturar da pessoa jurídica, assim tratando:

Art. 251. A pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real deve manter
escrituração com observância das leis comerciais e fiscais.
Parágrafo único. A escrituração deverá abranger todas as operações do contribuinte,
os resultados apurados em suas atividades no território nacional, bem como os lucros,
rendimentos e ganhos de capital auferidos no exterior.

Toda pessoa jurídica tem por obrigação escriturar os livros contábeis, que reúnem
todas as informações e operações da empresa, assim como ganhos de capital, lucros e
rendimentos. A falta de escrituração tira da organização a sua identidade, não permitindo que
ela conheça o seu passado, o seu presente e o seu futuro.
FORTES, (2000/2001, 58) diz que no Código Comercial pode ser encontrado em
vários artigos da exigência da contabilidade e demonstrativos contábeis, assim tratando:

O Código Comercial é o diploma legal mais antigo no nosso ordenamento jurídico

que trata da escrituração contábil por parte das empresas. Está em pleno vigor desde o
ano de 1850 e em alguns dos seus artigos, explicita a exigência da contabilidade e
demonstrativos contábeis, tendo sido referência e modelo para outras legislações que
posteriormente regulamentam a matéria de forma mais específica.

Não somente o Código Comercial determina que a Escrituração Contábil é uma

exigência para as empresas, mas também a necessidade da apresentação dos livros aos órgãos
fazendários e ao fisco em eventual fiscalização.
IUDÍCIBUS, (1998, 26) também retrata sobre a importância da escrituração
contábil, assim dizendo:

Os relatórios contábeis, tais como Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados,

Demonstração de Fontes e Usos de Recursos, Balancetes de Verificação e muitos
outros, são o resultado final do processo de escrituração e de alguns julgamentos de
valor que o contador efetua com relação a eventos futuros. Todo o trabalho de
acumulação de registros e dados sistematicamente classificados, que constitui a rotina
contábil, tem por finalidade inserir os dados colhidos em relatórios contábeis, os quais
devem ainda ser interpretados, no sentido contábil, por profissional habilitado, a fim
de proporcionar à administração e aos demais interessados informações relevantes
para a tomada de decisões.

Todos os livros e demonstrações contábeis são de grande importância para a

empresa, gerando informações relevantes para tomada de decisões.
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2 PRINCIPAIS LIVROS CONTÁBEIS OBRIGATÓRIOS

A escrituração contábil não se restringe somente ao livro Diário, embora seja ele o
livro principal. Toda a documentação, papéis e registros que comprovam os fatos e atos de
lançamentos, fazem parte da escrituração contábil.
Dentre os livros contábeis, os principais são:
• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Livro Registro de Inventário;
• Livro de Apuração do Lucro Real;
• Livro Caixa.

2.1 LIVRO DIÁRIO

O artigo 258 do Regulamento do Imposto de Renda trata da escrituração do Livro

Diário da seguinte forma:

Art. 258. Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de Livro
Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia
a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade, ou que
modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica.

O Livro Diário deverá conter todas as informações dia a dia, de lançamentos de

operações e atos que possam alterar a situação de patrimônio, financeira ou econômica da
empresa. Pode ser impresso de forma mecanizada ou em fichas e encadernado, obedecendo à
numeração das folhas de maneira seqüencial. Deve conter termos de abertura e encerramento,
especificando o nome e dados da empresa, quantidade de folhas e data do arquivamento. Será
devidamente assinado pelo proprietário da empresa e seu contador, ou um profissional
qualificado.
Este livro é de uso obrigatório por parte da empresa. Deve ser autenticado na Junta
Comercial ou Cartório Civil local, em caso das empresas comerciais e mercantis e em
Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, em caso de empresas prestadoras de serviços.
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Tem como prazo máximo para autenticação 60 dias após a data fixada para o encerramento do
exercício social.

2.2 LIVRO RAZÃO

O artigo 259 do Regulamento do Imposto de Renda trata da escrituração do Livro

Razão da seguinte forma:
Art. 259. A pessoa jurídica tributada com base no lucro real deverá manter, em boa
ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, Livro Razão ou fichas
utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados
no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação.

O Livro Razão é de uso fundamental para a empresa. Cabe a ele resumir todos os
lançamentos efetuados no Livro Diário, mostrando somente os saldos de cada conta ou
subcontas. Embora seja um livro de suma importância, está dispensado de autenticação na
Junta Comercial ou no Cartório. Deve ser escriturado ou manuscrito de forma mecânica ou
informatizada e encadernado. Não deve conter nenhum tipo de rasura, pois os registros ficam
de maneira duvidosa, dando ao fisco a possibilidade de efetuar um auto de infração a empresa
pelas rasuras.

2.3 LIVRO REGISTRO DE INVENTÁRIO

O artigo 261 do Regulamento do Imposto de Renda trata da escrituração do Livro

Registro de Inventário da seguinte forma:

Art. 261. No Livro de Inventário deverão ser arrolados, com especificações que
facilitem sua identificação, as mercadorias, os produtos manufaturados, as matérias-
primas, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes na data do
balanço patrimonial levantado ao fim da cada período de apuração.

O Livro Registro de Inventário é de uso obrigatório para todas as empresas, e tem

por finalidade o registro de todas as mercadorias, sejam elas acabadas, semi-acabadas ou
matérias-primas que estiverem em estoques quando for realizado o balanço da empresa. Nele,
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deve conter de maneira clara todas as mercadorias e produtos prontos destinados à venda, as
matérias-primas, os produtos que ainda estão em processo, e os bens que estão em estoque.
As empresas optantes pelo lucro real, deverão transcrever no livro, os estoques no
final de cada trimestre, caso a apuração seja trimestral, ou em 31 de dezembro, caso a empresa
pague seu imposto de renda mensal por estimativa. Deve ser autenticado na Junta Comercial
ou em cartório.

2.4 LIVRO DE APURAÇÃO DO LUCRO REAL

O artigo 262 do Regulamento do Imposto de Renda trata da escrituração do Livro

de Apuração do Lucro Real da seguinte forma:

Art. 262. No LALUR, a pessoa jurídica deverá:

I - lançar os ajustes do lucro líquido do período de apuração;
II - transcrever a demonstração do lucro real;
III - manter os registros de controle de prejuízos fiscais a compensar em períodos de
apuração subseqüentes, do lucro inflacionário a realizar, da depreciação acelerada
incentivada, da exaustão mineral, com base na receita bruta, bem como dos demais
valores que devam influenciar a determinação do lucro real de períodos de apuração
futuros e não constem da escrituração comercial;
IV - manter os registros de controle dos valores excedentes a serem utilizados no
cálculo das deduções nos períodos de apuração subseqüentes, dos dispêndios com
programa de alimentação ao trabalhador, vale-transporte e outros previstos neste
Decreto.

O Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR) é obrigatório para todas as pessoas

jurídicas tributadas pelo imposto de renda. Tem por finalidade o ajuste das demonstrações
contábeis para o imposto de renda, podendo haver inclusões ou exclusões ao lucro líquido.
Deve ser encadernado, com folhas numeradas tipograficamente e conter termo de abertura e
encerramento com a assinatura do contador e o sócio/administrador da empresa. Está
dispensado de registro na Junta Comercial ou em Cartório.

2.5 LIVRO CAIXA

O Livro Caixa tem como utilidade o controle da movimentação financeira e

bancária da pessoa física ou jurídica, através de todas as entradas e saídas. Nele são lançados
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todos os gastos realizados como notas fiscais, duplicatas, pró-labores, folha de pagamento,
etc., e a movimentação financeira com bancos, além de todas as receitas oriundas de vendas.
O Livro Caixa é fechado diariamente. Todos os documentos devem estar à
disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência. Está dispensado
de ser registrado e autenticado na Junta Comercial ou órgãos públicos, exceto quando ele for
utilizado para resumir a escrituração do Livro Diário ou Razão.

3 ESCRITURAÇÃO FISCAL

Pessoas jurídicas em geral, que praticam vendas de mercadorias, prestação de

serviços, operações de alienação de bens móveis, locação de bens móveis e imóveis ou
quaisquer outras transações realizadas com bens ou serviços, estão sujeitas à emissão de notas
fiscais. A falta de emissão de notas fiscais caracteriza-se como omissão de receita, conforme o
artigo 283 do Regulamento do Imposto de renda, que assim dispõe:

Art. 283. Caracteriza omissão de receita ou de rendimentos, inclusive ganhos de

capital, a falta de emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, no
momento da efetivação das operações de venda de mercadorias, prestação de
serviços, operações de alienação de bens móveis, locação de bens móveis e imóveis
ou quaisquer outras transações realizadas com bens ou serviços, bem como a sua
emissão com valor inferior ao da operação.

A falta de emissão de notas fiscais que caracteriza na omissão de receita ou

emissão com valor inferior ao da operação pode gerar multas a pessoa jurídica. Por outro lado,
a emissão de notas fiscais pela pessoa jurídica, gera a necessidade de escriturar as notas em
livros fiscais, denominando assim a escrituração fiscal.
A escrituração fiscal é de forma obrigatória para a pessoa jurídica. Conforme
OLIVEIRA (2003, 68), algumas observações devem ser levadas em conta quanto à
escrituração dos livros fiscais, tais como:
• Os livros fiscais devem ser escriturados rigorosamente em dia, com atraso máximo
permitido de cinco dias. Deve ser feito a tinta, com clareza, em ordem cronológica, sem
qualquer rasura e mantido no próprio estabelecimento para fins de eventual fiscalização;
• Cada empresa deverá manter seus próprios livros, sendo proibido a centralização;
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• Regimes especiais podem ser autorizados para a escrituração de documentos e livros

fiscais, incluindo o sistema eletrônico de dados, desde que seja especificado os programas
usados para a apresentação perante a fiscalização, podendo eles ser ou não integrados à
contabilidade;
• Os livros devem apresentar termo de abertura e de encerramento datados e assinados
por um representante legal da empresa e por um contabilista que esteja legalmente habilitado,
com inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC);
• Todas as folhas dos livros devem estar numeradas tipograficamente, na seqüência.

4 PRINCIPAIS LIVROS FISCAIS

Existem vários livros fiscais que fazem parte das empresas. Entre eles, os
principais são:

• Livro Registro de Entradas;

• Livro Registro de Saídas;
• Livro de Apuração de ICMS e IPI;
• Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência;
• Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Além desses principais livros, outros também fazem parte da escrituração fiscal,
tais como: Registro de Impressão de Documentos Fiscais; Livro de Movimentação de
Combustível e Controle do ICMS do Ativo Permanente.

4.1 LIVRO REGISTRO DE ENTRADAS

O Livro Registro de Entradas (Modelo 1 ou 1-A) é obrigatório para todas as

empresas, e destina-se a escriturar todas as notas fiscais de entradas de mercadorias, matérias-
primas, bens do ativo imobilizado, materiais secundários, entre outros. As notas fiscais de
entradas devem ser lançadas separadamente documento por documento, independentemente
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se forem da mesma empresa é só gera direito a crédito se a nota fiscal estiver preenchida de
maneira correta com o nome, endereço e todos os demais itens do estabelecimento.
O crédito fiscal gerado pela nota de entrada e lançado no Livro de Entradas, só terá
validade máxima de 5 (cinco) anos, após realizado o último lançamento, pois é quando
termina o prazo máximo de guarda do livro por parte da empresa, conforme o artigo 173,
incisos I e II da Lei N° 5.172 de 25 de outubro de 1966 do Código Tributário Nacional, que
diz:

Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se

após 5 (cinco) anos, contados:
I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido
efetuado;
II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício
formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Após o término do prazo previsto em lei pela guarda do Livro registro de Entradas,
ele estará dispensado de qualquer fiscalização dor parte do fisco.

4.2 LIVRO REGISTRO DE SAÍDAS

O Livro Registro de Saídas (modelo 2 ou 2-A) tem por finalidade a escrituração de

notas fiscais de vendas de mercadorias, matérias-primas, prestação de serviços, ou qualquer
outro tipo de serviço que gera uma obrigação de ICMS com o estado, notas esta emitidas pelo
contribuinte. Os lançamentos devem ser realizados obedecendo à ordem cronológica,
conforme a data de emissão do documento e utilizando a quantidade de linhas necessárias
quando o documento tiver diferentes alíquotas para os produtos nela descrita.
Quando a empresa se utilizar de sistema eletrônico para processar os dados, ela
deverá obedecer a normas complementares, no que diz respeito a inserir os dados do cliente,
para a geração de arquivos magnéticos, como o SINTEGRA.
O prazo de arquivamento do Livro Registro de Saídas é maior em relação ao Livro
Registro de entradas, conforme os artigos 45 e 46 da Lei n° 8.212 de 24 de julho de 1.991,
que dispõe sobre a Lei Orgânica da Seguridade Social e diz:

Art. 45. O direito da Seguridade Social apurar e constituir seus créditos extingue-se
após 10 (dez) anos contados:
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I - do primeiro dia do exercício seguinte aquele em que o crédito poderia ter sido
constituído;
II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício
formal, a constituição de crédito anteriormente efetuada.

Art. 46. Art. 46. O direito de cobrar os créditos da Seguridade Social, constituídos na
forma do artigo anterior, prescreve em 10 (dez) anos.

Esse prazo deve ser obedecido em razão de o cliente querer cobrar posteriormente
da Seguridade Social, esses créditos de direito dele. Deve ser levado em consideração ao
prazo, o primeiro dia seguinte a realização do último lançamento efetuado pelo contribuinte,
no caso, o fornecedor.
Encerrado o período vigente de arquivamento do Livro Registro de Saídas, a
empresa estará isenta de qualquer fiscalização por parte do fisco.

4.3 LIVRO DE APURAÇÃO DE ICMS E IPI

O Livro Registro de Apuração de ICMS (modelo 9) destina-se a apuração de

saldos através dos códigos, confrontando o valor dos débitos referente a saídas de mercadorias
ou serviços com os créditos apurados, referente a entradas de mercadorias e serviços.
O artigo 331 do Regulamento do ICMS da Bahia de 1997, com validade para todo
o país, assim descreve sobre a escrituração do Livro de Apuração do ICMS:

Art. 331. O livro Registro de Apuração do ICMS, modelo 9, destina-se ao lançamento

mensal dos totais dos valores contábeis e os dos valores fiscais relativos ao ICMS, das
operações de entradas e saídas de mercadorias, bem como das prestações de serviços
de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação utilizados ou prestados,
extraídos dos livros próprios e agrupados segundo o Código Fiscal de Operações e
Prestações.

O prazo de arquivamento do Livro Registro de Apuração de ICMS é de 5 (cinco)

anos, considerando-se a data do último lançamento realizado, conforme o artigo 173 do
Código Tributário Nacional, que diz:

Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se

após 5 (cinco) anos, contados:
I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido
efetuado;
II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício
formal, o lançamento anteriormente efetuado.
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Por outro lado, o Livro Registro de Apuração do IPI é de uso obrigatório em

indústrias e estabelecimentos equiparados, com o objetivo de apurar o imposto devido sobre
os produtos industrializados.

4.4 LIVRO REGISTRO DE UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS E TERMOS DE

OCORRÊNCIA

O Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência

tem por finalidade a escrituração de entradas de impressos de documentos fiscais,
confeccionados por gráficas, bem como ressalvar qualquer incorreção cometida no
instrumento de escrituração mercantil já autenticado pela Junta Comercial. O livro deve ser
datado, assinado pelo dono da empresa, administrador da empresa ou um procurador da
mesma e também assinado pelo contador legalmente habilitado, com inscrição no Conselho
Regional de Contabilidade – CRC.

4.5 LIVRO REGISTRO DE CONTROLE DA PRODUÇÃO E DO ESTOQUE

O Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque (modelo 3) é de uso

obrigatório para indústrias ou estabelecimentos equiparados e atacadistas. Destina-se à
escrituração de documentos fiscais e de documentos de uso interno da empresa,
correspondente a entradas e saídas, a produção e as quantidades referentes aos estoques de
mercadorias, ou seja, controlar a produção e o estoque de mercadoria da empresa.
Os lançamentos de controle e produção de estoque poderão ser feitos de forma
contínua, dispensando assim a utilização do formulário autônomo, mas isso não exclui a
possibilidade de a fiscalização exigir o formulário autônomo, como diz no Convênio do ICMS
57/95 que dispõe sobre a emissão de documentos fiscais e escrituração de livros fiscais e
assim diz em sua cláusula vigésima quinta:

Cláusula vigésima quinta Os lançamentos nos formulários constitutivos do livro

Registro de Controle da Produção e do Estoque podem ser feitos de forma contínua,
dispensada a utilização de formulário autônomo para cada espécie, marca, tipo ou
modelo de mercadoria.
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Parágrafo único. O exercício da faculdade prevista nesta cláusula não excluirá a

possibilidade de o Fisco exigir, em emissão específica de formulário autônomo, a
apuração dos estoques, bem como as entradas e as saídas de qualquer espécie, marca,
tipo ou modelo de mercadoria.

Por ser um livro interno de controle da produção e estoque da empresa, está

dispensado de ser autenticado na Junta Comercial ou órgãos fazendários.

5 CARACTERÍSTICAS DOS LIVROS CONTÁBEIS E FISCAIS

Todos os livros da escrituração contábil e da escrituração fiscal possuem suas

características de em quais órgãos devem ser registrados, quais as assinaturas que devem
possuir em seus termos de abertura e encerramento e também as leis que obrigam as empresas
a escriturarem todos os livros, conforme pode ser visto no quadro abaixo:

Quadro 1 – Características dos livros contábeis e fiscais.

Livro Obrigatoriedade Registro Assinaturas

Livro Diário Art. 258 I.R. Junta Comercial Proprietário da
ou Cartório Civil empresa e Contador
Livro Razão Art. 259 I.R Dispensado de ser Sem assinatura
autenticado
Livro Registro de Art. 261 I.R. Junta Comercial Proprietário e
Livros Inventário ou Cartório Contador
Livro Ap. do Art. 262 R.I. Dispensado de ser Contador e
Contábeis Lucro Real -Lalur autenticado Sócio/administrador
Livro Caixa Não é Dispensado de ser Sem assinatura
obrigatório autenticado
Livro Registro de Art. 173 CTN Secretaria da Proprietário da
Entradas Fazenda empresa e Contador
Livro Registro de Art. 45 e 46 Secretaria da Proprietário da
Livros Saídas Lei 8.212 Fazenda empresa e Contador
Livro de Art. 331 Reg. Secretaria da Proprietário da
Apuração de ICMS Fazenda empresa e Contador
ICMS e IPI
Livro de Útil. de Sem lei Secretaria da Proprietário da
Doc. Fiscais e obrigatória Fazenda empresa
Termos de Ocor.
Fiscais Livro Registro de Convênio do Dispensado de ser Sem assinatura
Controle da Prod. ICMS 57/95 autenticado
do Estoque

FONTE: Autoria Própria

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6 CONSERVAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS

Os Livros e todos os documentos contábeis e fiscais são de suma importância para

a empresa, pois são eles que demonstram a situação patrimonial da empresa e toda a apuração
de impostos a pagar.
Conservar e manter todos os livros e documentos contábeis e fiscais é obrigatório
para as pessoas de natureza jurídica, até que ocorra a prescrição de uma eventual ação relativa
a alguma operação que possa vir a modificar a situação patrimonial da empresa, conforme diz
o Decreto-Lei 486, de 3 de março de 1.969 que dispõe sobre a escrituração e livros mercantis
e assim diz em seu artigo 4°:

Art 4º. O comerciante é obrigado a conservar em ordem, enquanto não prescritas

eventuais ações que lhes sejam pertinentes, a escrituração, correspondência e demais
papéis relativos à atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou
possam vir a modificar sua situação patrimonial.

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer um dos livros

contábeis e fiscais, a pessoa jurídica deverá fazer um anúncio no jornal de grande circulação
do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato, com todos os detalhes do ocorrido
e informar, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, enviando
também uma cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua
jurisdição, conforme o Decreto-Lei N° 486, de 3 de março de 1.969 em seu artigo 10°, que
diz:

Art 10. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros fichas documentos

ou papéis de interesse da escrituração o comerciante fará publicar em jornal de grande
circulação do local de seu estabelecimento aviso concernente ao fato e deste dará
minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas ao órgão competente do
Registro do Comércio.

Dentre os principais livros e documentos contábeis, destaque para o Livro Balanço

Patrimonial, que deve ser de guarda permanente, o Livro Diário, que também é de guarda
permanente, e o Livro de Registro de Inventário, que tem como prazo máximo de guarda de
31 anos depois de efetuado o último lançamento, sendo este o livro com maior prazo de de
guarda, conforme demonstra o quadro abaixo:
 19

Quadro 2 – Prazos obrigatórios de guarda de documentos.

Prazos obrigatórios de guarda de documentos

Tipo de documento Prazo obrig. de Amparo legal
guarda
Balancete 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
Tributário Nacional
Extrato Bancário 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
Tributário Nacional
ICMS (Imposto de Circulação 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
de Mercadorias) Tributário Nacional
IPI (Imposto de Produtos 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
Industrializados) Tributário Nacional
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa 10 anos Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica
Jurídica) após a entrega da da Seguridade Social
Declaração na RF
Livro Balanço Patrimonial Permanente A Lei não prevê descarte
Livro de Apuração de Lucro 10 anos Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica
Real (Lalur) Após o último lanç. da Seguridade Social
Livro Razão 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
Tributário Nacional
Livro de Registro de ICMS 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
Após o último lanç. Tributário Nacional
Livro de Registro de Inventário 31 anos Parecer 410 Coordenação do
Após o último lanç. sistema de Tributação
(CST/SIPR)
Livro de Registro de Saídas 10 anos Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica
Após o último lanç. da Seguridade Social
Livro Diário Permanente A Lei não prevê descarte
Livro Registro de Entradas 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
Após o último lanç. Tributário Nacional
Nota Fiscal de Fornecedor 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
Tributário Nacional
Nota Fiscal de Saída 10 anos Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica
da Seguridade Social
Recibo de Depósito Bancário 5 anos Lei 5.172 Art. 172 Código
Tributário Nacional

FONTE: http://www.dalpaitomazzoni.com.br/tabela_prazo.asp

7 RESPONSÁVEIS PELA ESCRITURAÇÃO

A responsabilidade e o dever de escriturar todos os livros contábeis e fiscais ficam a

cargo do contador da empresa ou um profissional qualificado, como diz o Decreto-Lei N°
486, de 3 de março de 1.969 em seu artigo 3°:
 20

Art 3º A escrituração ficará sob a responsabilidade de profissional qualificado, nos

termos da legislação específica, exceto nas localidades em que não haja elemento
nessas condições.

Quando não houver uma pessoa qualificada profissionalmente, o titular da empresa,

o sócio, acionista ou diretor da sociedade poderá assinar as demonstrações financeiras,
assumindo assim a responsabilidade pela escrituração.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A escrituração contábil e a escrituração fiscal são de suma importância para as

empresas, pois é ela que gera as informações necessárias para tomada de decisões e também a
situação patrimonial da empresa. Não somente a importância da escrituração faz com que as
empresas mantenham a escrituração dos livros, mas por ela ser de caráter obrigatório,
podendo assim gerar multas e até ser processados os responsáveis pela escrituração em caso
de irregularidades erros ou fraudes, pois pode induzir autoridades do fisco ao erro,
fornecedores e acionistas a errôneas tomada de decisões, baseando-se na situação patrimonial
da empresa.
De fato, todos os relatórios e demonstrações financeiras gerados pelas escrituração
não é um fato atual, pois desde o início da contabilidade todos os relatórios por ela gerados
são de grande importância para cada proprietário de empresa ou sócio/administrador em
tomadas de decisões.
O objetivo de mostrar a grande importância da escrituração contábil e da
escrituração fiscal foi totalmente alcançado e satisfatório, tendo em vista que através dele,
todos os contadores poderão ter noção de como proceder em relação a escrituração, pois fica
de maneira clara quais são os principais livros utilizados na escrituração e como se deve
proceder em relação as suas características de obrigatoriedade, autenticação e assinaturas.
Cabe ao contador, seja ele um iniciante na área contábil ou com mais experiência, saber de
todas as suas obrigações com relação a escrituração, para auxiliar na administração da
empresa. Todos os contadores devem cumprir com suas responsabilidade principalmente para
atender ao fisco e também as necessidades da empresa.
O Registro em Juntas Comerciais ou qualquer outro órgão fazendário competente e
manter os principais livros e documentos em perfeito estado para efeitos de fiscalização por
 21

parte do fisco, também é obrigatório para as empresas, até se extinguir o prazo determinado
por lei, prazo este que pode variar de 5 anos até a guarda permanente, como é o caso do Livro
Dário e o Livro Balanço Patrimonial.
Não cabe somente ao contador ou ao Técnico Contábil, a responsabilidade de
escriturar, pois juntamente com a assinatura do contador/Técnico Contábil nos livros e
documentos, vai a assinatura dos sócios ou responsáveis pela empresa, ficando assim evidente
que todos assumem a responsabilidade por quaisquer erros porventura cometidos nos livros e
documentos.

REFERÊNCIAS

Convênio do ICMS 57/95, disponível em http://www.sintegra.gov.br/conv_5795.html acesso

em 04 de Abril de 2007.

Decreto-Lei N° 486, de 3 de março de 1.969, que dispõe sobre a escrituração e livros

mercantis, disponível em http://www.portaltributario.com.br/legislacao/dl486.htm acesso em
05 de maio de 2007.

Decreto n° 3.000, de 26 de março de 1999 do Regulamento do Imposto de Renda,

disponível em: http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/RIR/L2Parte1.htm acesso em 26
de abril de 2007.

FORTES, José Carlos. Manual do Contabilista. Porto Velho: Conselho Regional de

Contabilidade – CRC -, 2000/2001 (Pág. 53 e 58).

IUDÍCIBUS, Sérgio. et al. Contabilidade Introdutória. São Paulo: Atlas S.A, 1998 (Pág.
26).

Lei N° 5.172 de 25 de outubro de 1966 do Código Tributário Nacional, disponível em:

http://www.cmc.pr.gov.br/down/CodTributarioNacional.pdf acesso em 01 de março de 2007.

Lei n° 8.212 de 24 de julho de 1.991, D.O.U. de 25.07.91, que dispõe sobre a Lei Orgânica
da Seguridade Social, disponível em: http://www.aprove.com.br/lei_821291.html acesso em
01 de março de 2007.
 22

OLIVEIRA, Luís Martins de. et al. Manual de Contabilidade Tributária. São Paulo: Atlas
S.A, 2003 (Pág. 68).

Regulamento ICMS da Bahia de 1997, disponível em: http://sinter82.sefaz.ba.gov.br/cgi-

bin/om_isapi.dll?hitsperheading=on&infobase=ricms97&jump=330-A&softpage=ref_Doc
acesso em 02 de março de 2007.

Site www.dalpaitomazzoni.com.br/tabela_prazo.asp, acesso em 16 de maio de 2007.

BIBLIOGRAFIA

FORTES, José Carlos. Manual do Contabilista. Porto Velho: Conselho Regional de

Contabilidade – CRC -, 2000/2001.

SILVA, Daniel Salgueiro da. Et al. Manual de Procedimentos Contábeis para Micro e
Pequenas Empresas. Brasília: SEBRAE, 2001.

Site www.portaltributario.com.br, Pesquisa sobre Escrituração Contábil e Escrituração

Fiscal; Livro de Apuração do Lucro Real; Livro Caixa; Livro Registro de saídas; acesso em
10 e 11 de Março de 2007.

Site www.portaldecontabilidade.com.br, pesquisa sobre: Livro Diário; Livro Razão; Livro

Registro de Inventário; Livro Caixa; Livro Registro de Saídas; acesso em 15 e 16 de abril de
2007.
 23

ANEXOS
 24

Livro Registro de Entradas (Modelo 1 ou 1-A) Parte 1

 25

Livro Registro de Entradas (Modelo 1 ou 1-A) Parte 2

 26

Livro Registro de Saídas (Modelo 2 ou 2-A) Parte 1

 27

Livro Registro de Saídas (Modelo 2 ou 2-A) Parte 2

 28

Livro Registro de Apuração de ICMS e IPI (Modelo 9) Parte 1

 29

Livro Registro de Apuração de ICMS e IPI (Modelo 9) Parte 2

 30

Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência

 31

Livro Registro de Inventário – Parte 1

 32

Livro Registro de Inventário – Parte 2