Ebook Eventos Hibridos e Virtuais 2020 Vfinal 1

EVENTOS DIGITAIS
HÍBRIDOS & VIRTUAIS
Vanessa Martin | Robson Lisboa

EVENTOS DIGITAIS: HÍBRIDOS E VIRTUAIS | 2
SUMÁRIO
3
INTRODUÇÃO
5
CAPITULO 1 - O QUE É O EVENTO HÍBRIDO E O VIRTUAL?
19
CAPITULO 2 - FORMATOS, VANTAGENS NO USO E PLATAFORMAS
34
CAPITULO 3 - PLATAFORMAS
45
CAPITULO 4 - CRIANDO UM EVENTO HÍBRIDO OU VIRTUAL
INTRODUÇÃO
Os eventos sempre foram uma das grandes atividades de marketing e vendas

de todos os mercados, de todas as indústrias, de todos os setores.
Basicamente neles as pessoas se encontram para:
• Obter conhecimento
• Para networking e
• Para fechar bons negócios, divulgando
seus produtos e serviços.
Nos eventos sociais, também existe o objetivo de confraternização

e celebração.
A transformação digital dos eventos é uma realidade

e vem acelerando nos últimos anos, principalmente com a demanda
do próprio público, que está cada vez mais conectado e digital.
Neste processo de transformação digital, a indústria inteira se vê diante

de uma decisão que precisa ser tomada em relação ao formato dos seus
eventos. Devem ser eles: presenciais, híbridos ou virtuais?
Os eventos virtuais não substituem nem acabarão com os eventos presenciais

ou híbridos. Mas vieram para ficar e crescerão muito em número e aplicações
de agora em diante.
Como fazer a transição do evento presencial para o híbrido ou virtual?

Essa é a dúvida mais frequente entre clientes e profissionais de eventos.
E, como acontece em tudo que é realizado pela primeira vez, as dúvidas

são muitas e também são grandes as possibilidades de errar.
Também é comum entrarmos no automático e nos atermos a um software ou

aplicativo que nos é familiar e, a partir dele, procuramos encaixar todas
as nossas necessidades, quando na verdade deveríamos fazer o contrário.
Deveríamos alinhar os objetivos do evento e as necessidades dos clientes e,

em seguida, escolher plataformas tecnológicas que atendam a estes objetivos.
Principalmente quando falamos de eventos corporativos.
Através de texto simples e direto, orientado aos profissionais de eventos, o

conteúdo deste e-book é apresentado com conceitos, exemplos, diagramas e
cases que ilustram e facilitam o aprendizado e a aplicação prática na tarefa de
desenvolver um evento híbrido ou virtual.
Boa leitura!
1
O QUE É O EVENTO HÍBRIDO
E O VIRTUAL?
Evento Híbrido
EVENTO HÍBRIDO
Evento Híbrido Existem divergências no mercado quanto à

definição de evento híbrido. Há quem afirme que ele acontece
quando algumas sessões são gravadas ou transmitidas e outras ao
vivo.
Tanto o evento híbrido

quanto o virtual são..eventos digitais...
Existe um forte fator em comum entre eles que é o uso de tecnologias digitais para
complementar a experiência dos participantes, estando eles presentes no local do evento
ou estando remotos. Algumas destas tecnologias principais seguramente são o streaming e
a internet.
O conceito mais utilizado para o híbrido

é ser um evento presencial
com componentes digitais para sua transmissão,
objetivando alcançar participantes que estão em outros locais.
Evento Híbrido
EVENTO VIRTUAL
Evento virtual é aquele que é totalmente baseado na web,

com as pessoas interagindo isoladamente em todas
as pontas da conexão.
Portanto, podemos resumir os conceitos

desses eventos em 3 formatos:
• . Presencial....... - Eventos que acontecem com 100%
das pessoas presentes no local do evento. Considere pessoas
os participantes, os palestrantes, expositores e todos
os envolvidos na execução do evento.
• ......Híbrido...... - Eventos que acontecem parte presencialmente
e parte virtualmente. Sejam com participantes a distância, seja
com palestrantes a distância.
• ......Virtual...... - Eventos que acontecem 100% das pessoas
participando virtualmente, via tecnologias digitais.
Destacando, novamente,
que o evento hibrido e o evento virtual
são considerados aqui como eventos digitais.
POR QUE USAR EVENTOS HÍBRIDOS E VIRTUAIS?
Já em 2019, em uma pesquisa realizada com o mercado de eventos brasileiro, 80% dos
profissionais entrevistados apontavam que o evento híbrido no país seria cada mais
utilizado e 10% que seria o principal formato de evento no futuro. Se a mesma pesquisa
fosse realizada agora em 2020, os números apontariam crescimentos realmente

exponenciais.
POR QUE NÃO USAM OS HÍBRIDOS E VIRTUAIS
36% RESISTÊNCIA DOS DECISORES / CLIENTES
23% SEM CONHECIMENTO PARA REALIZÁ-LOS
23% DESCONHECEM O QUE PODEM OFERECER

BUSCA AMPLIAR PARTICIPAÇÃO
Fonte - 1a Pesquisa sobre eventos híbridos no Brasil,
2019. Martin, V e Christensen, G
TANTO O HÍBRIDO QUANTO O DIGITAL,

QUANDO COMPARADOS AO EVENTO PRESENCIAL,
OFERECEM ALGUNS BENEFÍCIOS:
• Melhor relação custo x benefício – tem custo que tende a zero em várias despesas,
como viagens (transporte, alimentação e hospedagem) dos participantes e
palestrantes, venue (local onde é realizado), decoração, cenografia, alimentos e
bebidas (coffee-breaks, almoço, jantar, etc.), audiovisual, recursos humanos
(recepcionistas e seguranças e montadoras, entre outros fornecedores indispensáveis
para o evento presencial acontecer.
Por outro lado, o evento digital requer investimentos em plataformas digitais,

em cyber security e banda larga considerável, entre outros fornecedores diretos.
• Acessibilidade - Alcançar o participante que não pode estar no evento

presencialmente. Independente do motivo (recursos ou tempo disponível), o evento
digital permite que ele possa participar do evento à distância.
• Exponencialização da cobertura geográfica do evento –

o evento não tem restrições geográficas de alcance. Para participar, basta
apenas a permissão de acesso, equipamento (computador ou smartphone) e banda.
• Facilidade de acesso - participante pode participar de qualquer lugar e em qualquer

device (notebook, celular ou tablet).
• O conteúdo pode ser acessado a qualquer momento – após a gravação,

o conteúdo total ou parcial do evento digital pode ser disponibilizado on demand
ou gratuitamente.
• Evento mais sustentável – O digital tem impacto em todos os tripés da

sustentabilidade. No econômico e ambiental, por evitar os deslocamentos,
e os resíduos ambientais e emissão de carbono que o presencial tem.
No tripé social, oferece capacitação e conhecimento, além de certo grau de
networking e engajamento com os demais stakeholders.
PARA O MERCADO BRASILEIRO DE EVENTOS,

OS CANAIS MAIS RELEVANTES PARA CONHECER
NOVAS SOLUÇÕES PARA O EVENTO HÍBRIDO SÃO:

72% PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS

32% CONTATO DOS FORNECEDORES
28% INDICAÇÃO DE AGÊNCIAS E

PRODUTORES
20% GOOGLE
15% INDICAÇÃO
DE COLEGAS
FATORES DE DECISÃO DO
USO DOS EVENTOS HÍBRIDOS
70% SEGUINDO TENDÊNCIA DE MERCADO, EM ESPECIAL, CONCORRENTES
66% OBTER NOVAS FORMAS DE RECEITA
50% NOVOS MODELOS DE NEGÓCIOS
41% CAPTURA DE CONTEÚDO / TREINAMENTO PARA

ALÉM DO EVENTO PRESENCIAL
26% EXPANDIR A VIDA DO EVENTO PRESENCIAL
23% EDUCAÇÃO / TREINAMENTO EXPANDIDOS
22% ESTENDER O ACESSO AO

CONTEÚDO DO EVENTO
17% FACILITAR A PARTICIPAÇÃO NO

EVENTO
12% AMPLIAR A ABRANGÊNCIA DE

PARTICIPAÇÃO DE PESSOAS
Fonte - 1a Pesquisa sobre eventos

híbridos no Brasil, 2019. Martin,
V e Christensen, G
COMPARATIVO
ENTRE
EVENTOS
PRESENCIAL
HÍBRIDO
VIRTUAL
Aspectos Presencial Híbrido Virtual
Fator de atração Atraem público para um único Também converge todos O que atrai é o conteúdo e a
local e para o networking. para um mesmo local. facilidade de acesso.
No virtual, a atração principal Flexibilidade de tempo.
é o conteúdo e a dinâmica Não há necessidade de
dos encontros presenciais. deslocamento.
Conteúdo Conteúdo direcionado e O conteúdo do híbrido deve Conteúdos mais curtos e mais
dinâmicas de interação ser mais rico que o precisos.
presencial que reforçam sua presencial para motivar a Densos e práticos.
retenção. participação
Conteúdos com maior Os participantes do híbrido
profundidade. podem não ter acesso a
todos os conteúdos do
evento.
Tamanho do público Limitado ao espaço Limite do espaço físico Potencial para alcançar dezenas
e ao mercado regional e potencial de alcançar de milhares de pessoas
(pessoas podem viajar até o dezenas de milhares de virtualmente. Alguns eventos
local do evento). pessoas virtualmente. possuem potencial para alcançar
Alguns eventos possuem número ainda maior de pessoas,
potenciais até maiores. principalmente após o público
se acostumar mais com este tipo
de evento.
Programação Oferece formato e programa Programação mais complexa Programação mais flexível
variados, desde plenária, para criar que o presencial, quanto aos dias e horários.
seminários, sessões simultâneas uma vez que precisa atender, Possibilidade de várias sessões
e paralelas. de forma integrada, os paralelas com moderadores e
públicos do presencial e do públicos de tamanhos distintos.
virtual.
Sustentabilidade Maior uso de papel e geração Geração de resíduos sólidos Sem uso de papel.
de lixo. Maior emissão de CO2 e uso do papel Sem geração de resíduos
per capita. proporcionalmente menor. sólidos.
Custo para Demanda maior investimento Demanda maior Demanda maior investimento
desenvolvimento investimento nos primeiros eventos.
tende a diminuir com o tempo
Custo para o Mais caro No presencial igual. No Menor custo entre os modelos
participante virtual, mais acessível que o
presencial. .
Estruturas de Transporte, táxi, estacionamento, Transporte, táxi, Sem necessidade de mobilidade.

mobilidade transporte público, Uber. estacionamento, transporte
público, Uber.
Necessidades de Demanda local adequado, com Idem para o evento Essencial alta qualidade de
estruturas físicas estacionamento, próximo de presencial. Essencial alta vídeo, áudio e conexão.
transporte público, com ar qualidade de vídeo, áudio e Não demanda local específico.
condicionado, mesas, cadeiras, conexão.
projetores, cenografia etc.
Infraestrutura Necessidade de providências e Igual no presencial. Nenhuma necessidade de

(banheiros, A&B, cuidados para que os presentes Nenhuma necessidade de infraestrutura física.
segurança, …) se sintam bem, alimentados e infraestrutura física no
confortáveis. virtual.
Networking (entre os Permite interação face a face. Permite interação face a face Mais difícil e trabalhoso.
participantes) no presencial, mas existem Demanda de articulação e de
barreiras a serem vencidas tecnologias.
na interação entre os virtuais O fato de não ter acontecido o
e os presenciais. encontro presencial faz com que
as pessoas demorem a conectar
umas com as outras.
Em alguns públicos, acontece o
contrário: o virtual as ajuda a se
conectar mais rápido.
Engajamento Permite atividades presenciais, Requer mais criatividade Estratégias diferentes e novos
mas também o uso da e recursos de tecnologia métodos de engajamento
tecnologia. que o presencial, são necessários, uma vez que
O engajamento se principalmente para engajar as pessoas, nos canais virtuais
dá pela própria presencialidade. os virtuais. só permanecem em eventos que
realmente estão adicionando
valor para sua trajetória
profissional ou pessoal.
Investimento em Médio Alto Alto

tecnologia
Dados e Analytics Para a geração de dados e Melhor estrutura de dados. Fortemente estruturado em
Analytics é necessário Fica mais barato no longo dados.
investimento em pesquisas de prazo.
campo. Muito barato nos médio e longo
É mais caro no médio e no prazos.
longo prazos.
Potencial de vendas Para expositores, o encontro Para expositores, O potencial de vendas fica
presencial promove mais e o encontro presencial razoavelmente prejudicado em
melhores vendas promove mais e melhores detrimento da falta do encontro
vendas que no virtual. presencial. Showcases virtuais
ajudam a diminuir esse
problema, mas não se
comparam com expositores
presenciais.
Feiras (potencial para Cenário ideal para expositores Cenário ideal para É necessária a aplicação de
expositores) expositores do evento novas tecnologias e métodos
presencial para a aproximação de um
cenário aceitável. Em
determinados eventos, a
experiência virtual pode até
suplantar o evento presencial,
mas é necessário maior
investimento em tecnologia.
Tempo para De 1 a 6 meses De 1 a 6 meses De 1 a 2 meses

desenvolvimento (*)
(*) Duração média de planejamento, pois flutua dependendo da tipologia, quantidade de participantes, abrangência
geográfica, entre outros aspectos.
O QUE SÃO OS EVENTOS

SÍNCRONOS E ASSÍNCRONOS?
Os eventos híbridos e virtuais podem acontecer de forma síncrona ou assíncrona, ou seja,
o momento da criação dos conteúdos pode estar acontecendo no mesmo momento da
transmissão (síncronos) ou em momentos distintos (assíncronos).
Existem vantagens e desvantagens na operação de cada modelo e existem também

os modelos de eventos híbridos quanto a sua sincronicidade.
Por exemplo, quando um evento com uma programação de palestras é ofertado e o

conteúdo das apresentações já foi gravado com alguns dias de antecedência.
No entanto, o palestrante ainda assim pode comparecer somente para a sessão de
perguntas e respostas. Essa modalidade ajuda em muito os organizadores a manterem
o cronograma dentro do tempo planejado.
Os eventos síncronos possuem um engajamento maior, pois a plateia percebe que todas
as interações estão acontecendo em tempo real. No entanto, o risco de alguma falha
técnica acontecer é muito maior, pois equipamentos, plataformas e conectividade devem
estar funcionando harmonicamente naquele momento específico.
Os eventos assíncronos são aqueles onde as palestras e até interações do apresentador

são gravadas previamente e no horário do evento, a infraestrutura deve apenas fazer o
playback dos conteúdos.
Sessões de perguntas e respostas podem acontecer

assincronamente também, por e-mail, por exemplo.
2
FORMATOS,
VANTAGENS
NO USO
E PLATAFORMAS
Há diferentes formatos e níveis de produção dos eventos híbridos e virtuais. Eles são
determinados por alguns fatores, como tamanho do evento, mercado e tipo do público,
objetivos do cliente a serem alcançados e complexidade da sua execução, incluindo
gravação e engajamento.
Apesar de tentarmos categorizar e organizar o entendimento dos formatos abaixo, existem

várias combinações diferentes possíveis, com pedaços de um formato ou com
funcionalidades de outros que podem ser compostos conjuntamente. Sendo assim,
não tome os modelos abaixo como absolutos e imutáveis.
Basicamente, o organizador do evento, com algum suporte de especialistas em tecnologia e

em design de experiência de eventos, irá selecionar os melhores formatos e soluções
tecnológicas para entregar a experiência ideal para seu público-alvo.
EVENTO HÍBRIDO
Evento Híbrido
Em 2019, 83% do mercado brasileiro de eventos já utilizava o evento híbrido e

os eventos técnico científicos agrupam os tipos de eventos mais utilizados,
como mostra o gráfico abaixo.
79% CONGRESSOS
39% SIMPÓSIOS / SEMINÁRIOS / FÓRUNS
33% E-GAMES
33% CONVENÇÕES DE VENDAS
30% LANÇAMENTOS DE PRODUTOS
18% FESTIVAIS / SHOWS
11% CURSOS
CAPTAÇÃO

CONEXÃO COM O PARTICIPANTE REMOTO (VIRTUAL)
Acontece quando um evento presencial realizado oferece conexão para participantes

remotos ou virtuais (aqueles que não estão presentes no local) entregando todo ou parte
do conteúdo do evento. Neste caso, diferentemente do webinar, os participantes virtuais
têm quase todas as oportunidades de participação que o participante presencial usufrui.
Ele pode levantar virtualmente a mão para fazer uma pergunta, pode ter seu microfone
e vídeo abertos para os participantes presenciais e para os virtuais ouvirem
seus comentários (se essa for a dinâmica proposta para o evento). Pode enviar
suas perguntas ao palestrante via chat e pode participar de votações, interatividades
e pesquisas durante o evento.
O participante virtual também tem acesso aos conteúdos exclusivos do evento, como
estudos e pesquisas, resultados de interações, acesso ao networking (dados para contato
dos outros participantes do evento). E até salas virtuais para falar com expositores e/ou
patrocinadores do evento. Algumas das plataformas mais usadas para esse formato
são o Zoom, Skype, Hangouts, Meet, GoToMeeting, dentre outros.
Existem também plataformas especialistas, criadas para alcançarem grandes audiências em

um nível de qualidade e interatividade maiores, como o Crowdcast e o We2video.
Algumas das ferramentas digitais mais utilizadas neste formato:
• Website do Evento,
• Cadastro/Registro/Inscrição do Evento,
• Plataforma para acessar a transmissão do evento,
• Perguntas e Respostas,
• Votações ao vivo,
• Avaliação e feedback,
• Chat,
• Gravação e disponibilização do conteúdo do evento e
• App do evento.
Conexão com participante remoto

CONEXÃO COM PALESTRANTE REMOTO OU VIRTUAL
Neste caso, os participantes estão eminentemente presenciais e o palestrante faz a sua

participação de forma remota, a partir de outro local. Um palestrante que não pôde viajar
para atender ao evento in loco, por exemplo, poderia também participar através de uma
conexão e acesso à distância.
Neste caso, alguns cuidados são fundamentais com essa participação remota de um dos
palestrantes para garantir a qualidade mínima do evento. A transmissão, por exemplo, pode
ser feita em estúdio profissional ou a partir de outro local que ofereça as condições
mínimas para garantir a qualidade de áudio e imagem.
A equipe técnica deve testar as conexões com antecedência e orientar o palestrante

quanto ao uso da ferramenta de transmissão e interação. Caso não esteja em estúdio,
o palestrante deve buscar um local adequado para se posicionar, onde o cenário
que irá aparecer no vídeo não deponha contra o evento ou contra a sua própria imagem.
• Website do Evento
• Plataforma para acessar a captação e transmissão do evento.
• Perguntas e Respostas
• Votações ao vivo
• Chat
• App do evento.
MULTI-HUB MEETING
Entre todos os tipos de híbrido, este é o que tem maior complexidade de concepção e
operacionalização.
Maarten Vanneste, uma das maiores autoridades mundiais em eventos híbridos e virtuais,
conceitua este formato como “uma reunião com vários grupos presenciais conectados
em locais diferentes, mas no mesmo programa, ao mesmo tempo. “[1]
O multi-hub meeting pode ter vários formatos onde as reuniões

acontecem de maneiras diferentes:
Múltiplos locais acontecem na mesma cidade, mas em diferentes locais.
Múltiplas cidades os locais estão sediados em cidades diferentes de um mesmo país.
Múltiplos países as reuniões acontecem em países diferentes.
Multi continentes contém a maior abrangência geográfica, pois os locais estão

localizados em continentes diferentes.
Quanto mais abrangente for o evento híbrido, maiores as dificuldades tanto de recursos
tecnológicos, quanto de adequações e acertos quanto à costumes, idiomas e fuso horário,
entre outros aspectos.
Este tipo de evento é muito usado em empresas multinacionais, onde grupos e

departamentos separados geograficamente precisam receber o mesmo treinamento ou
participar de um anúncio importante.
As empresas mais antenadas já estão oferecendo treinamentos e congressos virtuais

para formar seus profissionais a distância, mas também criando alguma interação local.
Além de formar vários profissionais separados geograficamente com a mesma mensagem e

a mesma abordagem metodológica, os multi-hub meetings são consideravelmente mais
baratos do que as modalidades presenciais.
Para a operação adequada do multi-hub meeting é importante ter um coordenador local

treinado na dinâmica presencial e virtual proposta para o evento e apto a operar
as tecnologias envolvidas neste tipo de encontro.
• Plataforma para acessar a captação e transmissão do evento,
• Plataformas de salas múltiplas de discussão,
• Lousas interativas virtuais,
• Perguntas e Respostas,
• Chat,
• Gravação e disponibilização do conteúdo do evento e
• App do evento.
EVENTO VIRTUAL
Evento Híbrido
O evento virtual acontece 100% através de mecanismos digitais,
a distância, e nisso se diferencia do híbrido, que possui algum tipo
de interação presencial. No caso do evento virtual, todas as pessoas
(palestrantes e público) estão em espaços distintos.
WEBINAR / LIVE STREAMING / WEB CHAT

Os webinars são seminários ou conferências entregues totalmente via internet (Web). Nele
as pessoas se inscrevem através de um formulário online ou de uma ticketeira (empresas de
registro e pagamento de eventos) e recebem o link para assistirem as palestras.
Mesmo sendo online, existe alguma interação entre os participantes online

e os palestrantes. Atualmente, a interação mais comum é a participação via comentários
(live chats). Em eventos maiores, o moderador da mesa ou apresentador do evento
pode selecionar algumas das perguntas ou comentários do público online para
redirecioná-los ao palestrante. Em eventos menores, o próprio palestrante
faz a moderação da participação online.
Apesar de ser o formato mais usado e de operação mais simplificada, é muito comum
no webinar os organizadores que estão transformando eventos presenciais em virtuais
ignorarem mudanças necessárias na sua dinâmica e no seu conteúdo.
Por exemplo, é comum que o evento tenha palestras e debates mais longos
para os keynote speakers, no entanto, os organizadores devem encurtá-los quando no
formato virtual.
Também deve oferecer várias palestras complementares, de assuntos mais específicos,

de acordo com o mercado para o qual o evento é direcionado, principalmente para os
participantes virtuais que querem se aprofundar em assuntos levantados pelo keynote.
Geralmente estas palestras menores, pós keynote, são conduzidas por outros palestrantes
ou moderadores, especialistas.
Os palestrantes devem ser orientados a modificarem seus conteúdos, principalmente

na interação e no design das apresentações (slides), na disponibilização de conteúdos
extras (para quem quer se aprofundar) e na forma de expressar suas ideias e opiniões.
Quando nos dirigimos a uma plateia virtual é importante entender que podem estar
participando pessoas de várias localidades, raças, orientações sexuais, culturas e religiões.
Nunca é demais orientar o palestrante a ter cuidado redobrado na interação.
Gratuito ou pago, o webinar é utilizado como ótima alternativa para reuniões online
de curta duração (máximo de 45 a 60 minutos).
Os formatos mais utilizados são os seminários e treinamentos, com vídeos ao vivo,

pré-gravados ou on demand.
Alguns webinars podem ter duração maior, mas é importante conjugar a programação com
palestras em profundidade, em salas virtuais separadas. Também existem os mega eventos,
com múltiplas palestras, onde os participantes podem escolher algumas palestras a partir
de uma programação mais extensa e muitas vezes, com sessões simultâneas.
Nestes casos, apesar do evento ser longo e tomar vários dias, as pessoas se inscrevem
em algumas palestras, participando em momentos específicos de sua rotina.
Assim, o evento, como um todo, é grande, mas para cada participante ele se torna pequeno
ou adequado.
Os webinars também são utilizados por empresas para captação de leads qualificados,
através da obtenção dos dados pessoais dos profissionais interessados no assunto
do webinar. Só após entregar seus dados, o acesso ao conteúdo é liberado.
O YouTube Live, Facebook Live, Instagram TV (IGTV) e Twitter Live são alguns exemplos
de plataformas de live streaming para webinars. A escolha da plataforma mais adequada ao
seu caso será tratada mais à frente, nos próximos capítulos.
Para que um webinar seja considerado um evento híbrido, é necessário o evento esteja
acontecendo também com audiência presencial.
• Cadastro/Registro/Inscrição do evento,
• Plataforma para acessar a transmissão do evento,
• Chat,
• Disponibilização do conteúdo do evento e
• App do evento.
WORKSHOPS VIRTUAIS
Os workshops virtuais são eventos nos quais os participantes entram para aprender,
enquanto executam uma determinada tarefa. Nestes eventos, tal qual os workshops
presenciais, é necessário criar dinâmicas de grupo para que as pessoas aprendam
coletivamente ou individualmente teorias, metodologias, tecnologias ou ideias.
No mundo dos eventos virtuais, os workshops ganham destaque por manterem

os participantes engajados o tempo todo, uma vez que o evento só existe
se os participantes estiverem executando suas atividades, mesmo que remotamente.
A Fiat Automóveis promove workshops virtuais mesmo antes da disponibilização

de ferramentas web modernas. Eles usavam câmeras profissionais em um estúdio oficina,
dentro da fábrica em Betim, Minas Gerais. O conteúdo captado era transmitido em tempo
real para várias concessionárias no Brasil, onde, de suas oficinas, os mecânicos-chefes
aprendiam ajustes nas tecnologias dos carros que ainda seriam lançados.
Tudo que o instrutor fazia no estúdio oficina da fábrica deveria ser refeito por cada
concessionária participante.
• Website do Evento ou da Instituição,

• Perguntas e respostas por texto, por voz e/ou por vídeo,
• Chat,
• Gravação e disponibilização do conteúdo do workshop e
• App do evento.
Showcases Virtuais
Showcases virtuais
Os showcases virtuais são a melhor solução para a falta de estandes e áreas de exposição
em eventos virtuais. O showcase sempre tem que vir acompanhado de conteúdo
de aprendizado. Não basta somente mostrar um produto.
Por exemplo, ao falar de uma máquina de sorvetes, não basta falar somente de suas
características técnicas. No showcase virtual é necessário oferecer também um conteúdo do
tipo "aprenda a fazer o melhor sorvete com máquinas do tipo xyz". Durante o showcase
virtual, todas as especificações do produto serão explicadas durante a aula de como fazer o
melhor sorvete.
Os showcases virtuais podem ser oferecidos durante outros eventos virtuais

ou presenciais, mas não devem concorrer com estes, ou seja, não devem ocorrer
no mesmo horário.
• Website do Evento ou da Empresa,

• Cadastro/Registro/Inscrição do evento,
• Perguntas e Respostas por texto, por voz e/ou por vídeo,
• Chat,
• Gravação e disponibilização do conteúdo do evento,
• App da marca, da empresa,
• Realidade aumentada,
• Realidade virtual,
• Realidade Mista e
• Visualização 360°.
3
PLATAFORMAS
PLATAFORMAS DE TRANSMISSÃO
Existem várias plataformas de transmissão do seu evento, ou de streaming, disponíveis

no mercado. Cada uma tem suas especificidades, como quantidade máxima de audiência,
ferramentas de interatividade, plataformas de edição e de transição acopladas, dentre
outras.
Uma das perguntas mais comuns dos profissionais que estão começando é qual deve ser a
velocidade da Internet no local do evento para que o organizador não passe vergonha. A
resposta simples e direta: 10 Mbps (dedicado) por canal transmitido. Assim, se você vai
transmitir duas palestras simultaneamente, 10 + 10 Mbps.
Abaixo você tem uma lista de várias plataformas. As descrições foram retiradas dos
respectivos sites das empresas, portanto podem parecer um pouco tendenciosas.
Faça sua própria avaliação a respeito de cada uma, antes de escolher aquela que irá atender
seu evento. Plataformas listadas em ordem alfabética.
1. Ciclano
Transmita ao vivo ou distribua sob demanda para o Instagram Live, Facebook, YouTube,
Microsoft, Twitch e muito mais. Com um clique, transmita simultaneamente o conteúdo em
plataformas ilimitadas. www.iclano.io/pt-br
2. Cisco Webex
Eventos e webinars interativos. Eventos para grupos de 100 a 3000 pessoas
e apresentadores com áudio de qualidade. Controles de áudios e ferramentas
de monitoramento de atenção. Adicione os Serviços de assistência e obtenha seu próprio
produtor de eventos. www.webex.com.br
3. Crowdcast
O Crowdcast ajuda você a compartilhar suas ideias em vídeo ao vivo. Um evento de vídeo
ao vivo, como uma conversa, show, oficina, concerto, perguntas e respostas, etc.
Hoje, o Crowdcast realiza mais de 3.000 eventos ao vivo, com 200.000 participantes a
o vivo todos os meses. Eventos liderados por criadores, organizações sem fins lucrativos,
startups e empresas. Crowdcast é o lar de shows ao vivo, perguntas e respostas,
apresentações, concertos on-line, cúpulas e muito mais. www.crowdcast.io
4. Google Hangouts Meet

Faça chamadas de voz e/ou vídeo. Converse a qualquer hora e em qualquer lugar.
O melhor do Google para o seu negócio! www.meet.google.com
5. GoToMeeting
Conecte-se com quem quiser, em qualquer lugar. Em qualquer dispositivo. Faça reuniões
com até 250 participantes. www.gotomeeting.com/pt-br
6. InacLive
Plataforma de exibição que transmite vídeos gratuitos ou pagos, com ou sem cenário
virtual ou animação 3D para milhares de pessoas que poderão assistir e interagir com
perguntas, chat, enquetes, quizz, feeds, sorteios ou gamificação no projeto. A plataforma
também possibilita a inserção dos patrocinadores do evento. www.eventos.aovivo.digital
7. Microsoft Teams
Participe de reuniões em praticamente qualquer lugar. Passe instantaneamente do chat em
grupo para a videoconferência com o toque de um botão. Grupos de 10 ou 10.000 pessoas
podem se reunir em um só lugar, não importa onde estejam.
https://products.office.com/pt-br/microsoft-teams/group-chat-software
8. NetShow.me
Transforme a experiência da sua transmissão ao vivo em um momento para ficar na
memória do seu público. Mais interação para os espectadores, engajamento e visibilidade
para a sua marca. www.netshow.me/
9. Restream – Multistream
O Restream permite transmitir ao vivo para mais de 30 plataformas sociais ao mesmo
tempo. www.restream.io
10. Skype
Experimente áudio e vídeo em HD de altíssima qualidade em chamadas de grupo ou
privadas, agora também com reações em chamadas. Grave as chamadas do Skype para
capturar seu evento, anote as decisões importantes e use legendas ao vivo para ler as
palavras que são ditas.
Hospede um vídeo ou uma audioconferência com até 50 pessoas, grave suas chamadas,
habilite as legendas em tempo real ou simplesmente fale em nosso chat inteligente.
www.skype.com/pt-br
11. Stream Yard

A maneira mais fácil de criar transmissões profissionais ao vivo. É um estúdio de
transmissão ao vivo no seu navegador. Entreviste convidados, compartilhe sua tela e muito
mais. Transmita diretamente para o Facebook, YouTube, LinkedIn e outras plataformas.
www.streamyard.com
12. we2video
Ambientes de nuvem exclusivos e totalmente personalizados para integração de conteúdo
digital, ferramentas de produtividade e soluções personalizadas para colaboração e
comunicação interativa em tempo real. www.we2.video
13. Zoom
Uma experiência empresarial consistente para todos os usos. Projetado e otimizado para
funcionar de forma confiável. Até 1.000 participantes de vídeo e 10.000 visualizadores. Fácil
de usar, comprar e escalonar. www.zoom.us
Existem outras que merecem ser avaliadas, tais como Adobe Media Server, Pxip,
BlueJeans, StarLeaf, Lifesize, Huawei, Vidyo, TrueConf, PGi e Avaya, entre outras.
PLATAFORMAS DE INTERAÇÃO
Existem várias plataformas virtuais de interação que podem e devem ser usadas em
conjunto com outras plataformas principais (streaming) dos eventos híbridos e virtuais.
São sistemas de votação, de cloud tagging, de pesquisa, formulários, de sorteio, dentre
outros.
As descrições abaixo foram retiradas dos próprios sites das plataformas, portanto, não se
assuste se a descrição for muito tendenciosa. Inclusive estão listadas em ordem alfabética.
Experimente cada uma e tire suas próprias conclusões a respeito delas.
1. Braindate
Eventos digitais não precisam ser sombrios. O Virtual Braindate ajuda as pessoas a se
conhecerem e aprenderem a qualquer momento, a qualquer distância. Sua comunidade
não precisa de ajuda para trocar cartões de visita. Eles precisam de ajuda para resolver seus
maiores desafios, aprendendo com as experiências uns dos outros, e ter conversas que
continuam a ressoar com eles anos depois. www.e180.co
2. DirectPool
O DirectPoll é uma ferramenta para pesquisas de opinião, entretenimento, marketing e
suporte a decisões, além de um serviço para o aprendizado moderno (aprendizado
misto/sala de aula invertida), tudo em um único pacote. As pesquisas podem ser
organizadas espontaneamente - durante uma apresentação ou um programa de TV, por
exemplo - e realizadas imediatamente.
O DirectPoll é altamente escalável e, portanto, também pode ser usado como um aplicativo
de segunda tela para todos os tipos de transmissões ao vivo. Usando seus smartphones,
tablets ou PCs, os participantes dão seus comentários ou votam através de um link para o
site da pesquisa.
Os resultados são apresentados ao vivo para os telespectadores ou público-alvo na forma

de um diagrama animado. Pesquisas podem ser criadas online. As perguntas podem ser
editadas a qualquer momento, mesmo enquanto uma pesquisa está em andamento. O
DirectPoll permite um alto grau de interação entre o público e o apresentador.
www.directpoll.com
3. Domino.vote
Plataforma de votação baseada em blockchain e aplicativo móvel para tomada de decisão
para profissionais, acionistas, associações, www.domino.vote
4. Google Forms
Colete respostas rapidamente. Gerencie inscrições em eventos, prepare uma enquete
rápida, colete endereços de e-mail para enviar um boletim informativo, crie um
questionário e muito mais. O Google Forms é um aplicativo de pesquisas incluído no
pacote do escritório do Google Drive, juntamente com o Google Docs, o Google Sheets e o
Google Slides. www.google.com/forms
5. Green Hat People

Transforme ouvintes passivos em colaboradores ativos e obtenha melhores resultados. A
Green Hat People faz isso de maneira inovadora, usando mecanismos de gamificação,
aprendizado ponto a ponto e as tecnologias mais modernas. www.greenhatpeople.com
6. Poll Everywhere
Ferramenta de engajamento de público remoto. Faça pesquisas ao vivo para reuniões
virtuais, eventos, aulas e conferências. Colete e visualize o feedback do público em tempo
real com uma variedade de tipos de atividades, incluindo múltipla escolha, nuvens de
palavras e perguntas e respostas. O Poll Everywhere pode ser usado com o PowerPoint,
Keynote ou Slides do Google para adicionar enquetes aos decks de apresentação existentes
em apenas alguns cliques. www.polleverywhere.com
7. Sli.do
Sli.do é uma plataforma fácil de usar para sessões de perguntas & respostas e pesquisas.
Ajuda as pessoas a tirar o máximo proveito das reuniões e eventos, fazendo a ponte entre
os palestrantes e seus públicos. De profissionais de comunicação interna a instrutores,

líderes de equipe, organizadores de conferências e apresentadores individuais, o Slido
é usado por qualquer pessoa que deseje permitir uma conversa aberta em uma reunião ao
vivo, seja presencial ou virtual. Já foi usada em mais de 584.000 eventos, ajudando a
envolver milhões de participantes. Conferências de renome, como SXSW, Web Summit,
Money 20/20 e clientes como Spotify, Lufthansa, BBC e Oracle. www.sli.do
8. Socrative
A Socrative oferece ferramentas de avaliação formativa para professores de todo o
mundo, mas pode ser usado também em eventos virtuais. A missão da Socrative sempre foi
conectar professores e alunos à medida que a aprendizagem acontece, fornecendo
ferramentas divertidas e eficazes para avaliar a compreensão dos alunos em tempo real.
Isso permite que os professores modifiquem suas instruções para direcionar
a aprendizagem dos alunos com mais eficiência. Atualmente, o Socrative tem quase 3
milhões de usuários em todo o mundo e está disponível em 14 idiomas. www.socrative.com
9. Speed Dating, 100 Open Startups

A plataforma 100 Open Startups utiliza efeitos de rede para engajar de maneira eficiente
startups, grandes empresas, executivos, cientistas e governos, alavancando oportunidades
de negócio que geram impacto para os desafios reais da sociedade e do mercado.
www.openstartups.net
10. Survey Monkey

Crie questionários online grátis. Receba feedback em larga escala em tempo real. Crie
uma pesquisa em poucos minutos com nossos modelos de questionário! Fácil e
poderoso. Questionários ilimitados. 17 milhões de usuários. www.pt.surveymonkey.com
11. Typeform
Melhore as interações da sua marca com formulários de última geração. Altas taxas
de preenchimento. Nenhuma codificação necessária. Interface bonita. Amigável ao celular.
Fácil de usar. Projetos bonitos. Tipos: formulários de inscrição, pesquisas rápidas,
questionários, links lógicos. www.typeform.com
12. Wheel Decide

O Wheel Decide é um carrossel para tomada de decisões quando uma moeda
simplesmente não possui lados suficientes. Ajudamos milhares de usuários por dia a
tomar decisões tão pequenas quanto aonde ir para o almoço ou tão importantes quanto
determinar sua próxima grande mudança na carreira. O Wheel Decide também se mostrou
uma ferramenta atraente para negócios, educação e entretenimento.
www.wheeldecide.com
Existem inúmeras outras plataformas virtuais de interação.

Umas mais modernas e outras com tecnologias web mais antigas
(mas ainda operacionais).
Você tem uma que usa e gostaria de sugerir

para outros colegas do mercado?
Mande um e-mail para nós

e iremos adicionar aqui.
[email protected]
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PLATAFORMAS DE APPS DE EVENTOS
Na experiência virtual dos eventos, inclusive dos presenciais e híbridos, a interação

com o app é fundamental, pois traz a interação (e a medição) na unidade das pessoas.
O event app, em conjunto com o sistema de transmissão do evento, é a ferramenta de
ancoragem da experiência digital do participante.
Se considerarmos o pós evento, o app ganha total foco e é o principal ponto de conexão
com os participantes. Muitas plataformas de app se preocupam somente em entregar uma
boa experiência durante o evento. No entanto, o pré e, principalmente o pós evento, são
momentos de engajamento, networking, vendas e de aquisição e consolidação de
aprendizado e conhecimento super importantes.
EXISTEM VÁRIAS PLATAFORMAS DE EVENT APP DISPONÍVEIS,

DESENVOLVIDAS NO PAÍS E NO EXTERIOR. ENTRE ELAS:
1. Attendify
Ajuda a construir relacionamento e comunidades entre participantes dos eventos.
Entre as ferramentas disponíveis estão o mobile event app, inscrições, captura de lead
e customização de sites. http://www.attendify.com/
2. Eu vou
Eu Vou Sistema para gestão de eventos corporativos, incluindo: inscrição, credenciamento,
RSVP, Coletor de Contatos, controle de acesso para eventos corporativos.
http://www.euvou.events/
3. Eventbrite
Plataforma de gerenciamento de eventos criada nos EUA e um dos líderes mundiais.
http://www.eventbrite.com.br/
4. InEvent
Plataforma digital para gestão de eventos corporativos contendo aplicativo mobile
e inúmeras ferramentas. http://www.inevent.com.br/
5. Midiacode
Plataforma para gestão de conteúdos e programações, com app e sistema de gestão
na nuvem. Permite criar grupos de networking, possui cartões de visita virtuais.
Usa QR Codes para criar interação entre as coisas, os locais, as apresentações
e os participantes. Usa sistema de big data e analytics para descortinar toda a inteligência
do seu evento. Com plataforma inteligente de hiper customização, permite que cada
participante do evento sinta como se o app tivesse sido feito especialmente para ele. Apps
são mantidos nos celulares dos participantes pós evento, permitindo uma relação de longo
prazo entre expositores, patrocinadores e participantes. http://www.midiacode.com/
6. MobLee
Solução para criação de ambiente virtual de evento, transmissão e engajamento via
ambiente virtual e app. http://www.moblee.com.br/
7. Sympla
Plataforma líder no Brasil em venda e gestão de inscrições para eventos.
http://www.sympla.com.br/
8. Yazo
Desenvolvedora de aplicativos personalizados para Eventos corporativos, campanhas
de incentivo e convenções, com foco na experiência do participante.
http://www.yazo.com.br/
Você tem uma que usa e gostaria de sugerir

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4
CRIANDO
UM EVENTO
HÍBRIDO OU
VIRTUAL
...CRIANDO DO ZERO OU...

...TRANSFORMANDO O EVENTO...
...PRESENCIAL...
...EM HÍBRIDO/VIRTUAL...
COMO MIGRAR
PARA O EVENTO DIGITAL?
Antes de mais nada é preciso dizer que esta é uma tarefa complexa. Mas, apesar de haver
similaridades entre o evento presencial e o virtual, também há diferenças significativas.
No final, tanto o digital quanto o presencial, tem como objetivo comum aproximar pessoas
e oferecer a elas a melhor experiência possível. Os dois também demandam planejamento,
organização, promoção e todas as tarefas envolvidas em elaborar o projeto de um evento.
As diferenças entre eles estão, basicamente, na entrega, ou seja, nas ferramentas e
processos envolvidos na criação, produção e entrega do evento.
Para ambos, o processo sustentável de aprendizagem é feito a cada evento. Gradualmente.

Crescendo em espiral. Começando com o básico e indo na direção de funções mais
avançadas a cada edição. É começar com os modelos mais simples e, gradativamente,
utilizar mais ferramentas e aumentar o grau de complexidade, migrando para os formatos
mais sofisticados.
Segmentação de clientes e Objetivos

Assim como no presencial, a criação de eventos híbridos ou virtuais começa pela definição
de público alvo (segmentação) e objetivos do evento. Os objetivos são o fio condutor
que unirá e alinhará todas as demais decisões e contratações necessárias à realização
do evento híbrido ou virtual.
Público
No Brasil, os eventos híbridos são mais utilizados para os eventos corporativos.

Quando perguntados na pesquisa de 2019 sobre eventos híbridos, a respeito de qual
é o público-alvo mais comum de seus eventos, as empresas responderam que utilizam 33%
para público interno, 30% para externo e 37% para os dois.
PÚBLICO-ALVO PARA EVENTOS HÍBRIDOS
30% EM SUA MAIORIA

EXTERNO
37% IGUALMENTE PARA

TODOS OS PÚBLICOS
33% EM SUA MAIORIA

INTERNO
Fonte - 1a Pesquisa sobre eventos híbridos no Brasil, 2019. Martin, V e Christensen, G

No evento híbrido ou virtual, além da análise do perfil sociodemográfico do participante,

entre outras informações levantadas, o planejamento deve considerar o tamanho
do público online e presencial desejados, bem como o que será oferecido
aos participantes quanto ao networking e engajamento nas interações:
• Entre eles,
• Com o palestrante e
• Com o evento e os patrocinadores.
No planejamento do público e de sua experiência, considere especialmente as questões

ligadas a networking, engajamento e conteúdo.
O objetivo é fazer os participantes

se sentirem parte do evento.
Ou seja, o sucesso reside em oferecer opções de interação frequentes e variadas, para

animar e estimular os participantes a interagirem, mesmo remotamente, ao invés de apenas
assistirem passivamente.
Obter este engajamento é subir uma escada de comunicação, galgando cada degrau
conscientemente e com firmeza.
Ele inicia com a oferta de conteúdo que as pessoas realmente se interessam em ver, obter e
usar em suas vidas profissionais ou pessoais.
No evento híbrido, o pivô central do engajamento está ancorado em oferecer maneiras

do participante remoto se sentir parte do evento, como se estivesse presente.
Entre as ferramentas ofertadas mais comuns para o engajamento estão:
• Conversa – chat, comentários,

• Perguntas e respostas (Q&A – questions and answers),
• Pesquisas e enquetes - Quizz, live pools,
• Postagens – fotos, vídeos e
• Games.
Para isso, alguns componentes técnicos são necessários:
• Vídeo - oferecer alto nível de conexão com o ambiente físico do evento, através de
várias câmeras, colocadas em posições diferentes mostrando panorama geral e
específicos do evento e com ótima qualidade de transmissão.
• Som - atentar para a qualidade do equipamento utilizado para captar o som

ambiente, dos palestrantes e da audiência presente.
• Formato - a quantidade total de participantes online, os números de grupos e de

pessoas nos hubs, alteram significativamente o resultado e o esforço a ser
desenvolvido para conseguir o engajamento. De forma geral, quanto menor o
número, mais fácil será este processo. No multi-hub meeting, valorize para que cada
hub tenha conteúdo local.
Entre os canais que podem ser utilizados para o engajamento:

• Redes sociais,
• Event app,
• Recursos da plataforma de streaming e
• Recursos da plataforma de engajamento.
O match making
É o cruzamento de interesses pessoais para identificação de afinidades
entre as pessoas. Também é muito importante de ser utilizado,
tanto para o networking, quanto para o engajamento
do público presencial com o remoto.
Outra questão é definir se o conteúdo será pré-gravado ou ao vivo, ressaltando que

na 1ª opção há menor engajamento pelos participantes que na última. Os conteúdos
pré-gravados podem ser feitos em estúdio ou em locações (até na casa ou empresa do
palestrante).
A vantagem da gravação em estúdio está na alta qualidade da gravação e da edição do

vídeo antes da transmissão.
Já estão disponíveis no mercado nacional e internacional várias ferramentas para

engajamento e networking. São tantas opções que se torna difícil ao profissional de
eventos a escolha da que oferece melhor custo x benefício. Ainda assim, visite algumas das
que listamos no capítulo 3.
COMPARATIVO DE FATORES QUE ENGAJAM

MAIS OU MENOS EM MULTI-HUB MEETING
Aspectos Fatores que engajam Fatores que engajam menos
Vídeo Bidirecional. Unidirecional - sem vídeo
Visualização dos sites Ver todos os sites ou duas ou mais Ver apenas um site (webcast)
câmeras.
Duração da visualização Ver todos os sites permanentemente. Ver outros sites em parte do tempo
Operação da câmera Operada (s) Fixa (uso em laptop)
Quantidade de câmeras duas ou mais câmeras Uma câmera
Som Bidirecional Unidirecional (webcast)
Interação Poder falar a qualquer momento Precisar pedir para falar (seminário
on-line)
Tamanho dos grupos Grupos menores Grupos maiores
Quantidade de hubs Menos hubs Mais hubs
Formato dos hubs Todos os hubs são iguais Um hub central e satélites
Base do palestrante Em todos os centros Em um único hub
Fonte: VANNESTE, Maarten. Multi-Hub Meeting: when groups meets groups. Belgium: 2018, Meeting Support Institute
Adaptação - autores
Conteúdo, data e duração
O conteúdo é o primeiro pilar de sustentação de um evento. E ganha destaque especial

quando é evento híbrido ou virtual. O questionamento do profissional neste item
está direcionado em saber que tipo de conteúdo será ofertado, além da clareza
em responder também porque as pessoas se interessariam por ele a ponto de optarem por
estar no evento.
Uma das diferenças mais cruciais na escolha do conteúdo de um evento virtual,

quando comparado com os eventos presenciais, é que estes devem ser concisos
e práticos, pois a concentração do participante durante uma transmissão online é muito
mais fraca e qualquer distração pode tirá-lo do foco do evento.
Por isso, o conteúdo do evento digital precisa ser muito relevante, entregue de diferentes
maneiras, em sessões com formatos variados e em blocos com menor duração do que no
presencial.
Embora a duração das sessões precise ser bem menor que no presencial, a duração total do
evento digital pode ser de vários dias, de uma ou várias semanas, com duas ou mais horas
a cada vez.
Inscrição, ticketing e acesso às sessões
A escolha da plataforma e ferramentas para receber as inscrições pagas e gratuitas, bem

como o recebimento e acesso às sessões está condicionado à estratégia e objetivos pré-
definidos do evento. Lembrando, novamente, que são os objetivos do evento que
condicionam a escolha do fornecedor que será contratado e não o contrário.
Nas inscrições, algumas plataformas e apps oferecem página pessoal aos participantes,
nas quais eles podem colocar fotos e várias informações no perfil. O tipo e a quantidade
de dados que serão solicitados quando da inscrição, dependem do que será utilizado
também para networking, engajamento e match making
Formato e programação
Definir o formato do evento, suas dinâmicas, seus atrativos e a programação como um todo
talvez seja o coração de todo o processo.
Essa tarefa deve ser feita com todo cuidado e da forma mais profissional possível.
O objetivo final é fazer os participantes se sentirem conectados ao evento e assim ser
considerado como um acontecimento muito relevante para sua vida profissional
e pessoal.
Como essa tarefa é uma das mais cruciais para o sucesso ou fracasso do evento,
é altamente recomendável que se use técnicas de event design, como o event experience
mapping (mapeamento da experiência do evento) ou o Event Canvas.
Estes métodos são cruciais no desenvolvimento de eventos híbridos e virtuais para manter
a audiência engajada e evitar a dispersão.
Quantos eventos virtuais você já participou e identificou falhas em sua execução, algumas
delas bem básicas (que não deveriam estar acontecendo) e outras mais críticas (que
colocam em xeque até a competência dos organizadores)?
Certamente muitos! Geralmente acontecem por falta de processos de event design no

momento da concepção do evento, que impactam diretamente na qualidade da sua
produção, execução e/ou operação.
Um dos fatores que destacará seu evento híbrido e virtual de outros, reside em ser criativo
e usar programação e formatos diversos, oferecendo conteúdo diferenciado (de alta
qualidade) e envolto em várias camadas de engajamento e networking.
Quando no formato do multi-hub meeting, elaborar sessões que envolvam palestrantes

de vários hubs interagindo entre eles. Neste caso, a atuação do moderador é essencial para
o seu sucesso.
Também é um componente essencial que a duração de cada sessão seja bem menor que
no presencial, além de intercalada com essas atividades de engajamento.
Esta tarefa de criação da experiência do evento é muito mais trabalhosa que o design
de eventos presenciais, mas é a chave para conseguir que haja adesão e envolvimento.
Palestrante remoto
Veja algumas das habilidades mais valorizadas do palestrante em eventos virtuais/híbridos:
• Conhecer muito bem sobre o perfil dos participantes.

• Estudar as ferramentas e a plataforma que será utilizada.
• Saber interagir com a audiência online durante todo o tempo.
• Se fizer a transmissão fora de estúdio, é necessário ter microfone e câmera de
qualidade, bem como banda suficiente para garantir acesso o tempo todo.
• Fala deve ser objetiva e pontual.
• Seguir os referenciais indicados pelo contratante quanto ao conteúdo e abordagem
que deve ser feita. NÃO vender a empresa primeiro, mas entregar o conteúdo que
foi acordado antes.
• A apresentação deve ter layout clean, com pouco texto nos slides e uso intensivo de
fotos, diagramas e, se possível, filmes.
• Ao ser apresentada a fala do palestrante deve mostrar raciocínio lógico do tema,
iniciando por uma introdução, em seguida o desenvolvimento do assunto e terminar
com ‘take away’, ou resumo dos principais pontos.
• Ele deve manter contato visual com o público, olhando para a câmera e, quando
disponível, para os rostos dos participantes.
• Cuidar para que a imagem captada do seu rosto esteja visível e bem iluminada e o
som sem ruídos do ambiente.
Quase tudo muda quando um palestrante presencial migra para ser um palestrante
de eventos digitais. Entreter e seduzir o participante online requer dele habilidades
significativamente diferentes, além de demandar conhecimento da ferramenta
de transmissão e engajamento utilizadas pelo evento.
Uma ou duas horas antes da apresentação, o palestrante deverá ser contatado pela equipe
técnica do evento para uma pré-checagem de equipamentos, transmissão e captação, além
de receber as últimas instruções em relação à sua participação no evento.
Devido ao multi-hub meeting ter a operação mais complexa entre os eventos digitais, é
recomendável que o participante receba, antes da sua realização, instruções precisas sobre
o funcionamento da metodologia e das ferramentas utilizadas, tais como sobre o
funcionamento das câmeras em cada hub, sistemas de votação, etc. Isso facilitará e
estimulará a sua integração ao evento e aos colegas. Essa é uma prática que deve ser
utilizada também para os outros formatos de eventos híbridos e virtuais.
Moderador remoto
O moderador que conduzirá a audiência virtual precisa ter habilidades e conhecimentos

diferentes das necessárias para atender ao evento presencial. Deve ter habilidades que
mantenham constante o interesse dos participantes.
Nos eventos híbridos, é recomendável que seja contratado um para o presencial e outro
específico para o digital. O moderador precisa conhecer em profundidade as plataformas,
suas ferramentas e possibilidades, em especial para as ações de networking e engajamento.
E deve interagir de forma impecável com o restante da equipe responsável pela
transmissão.
De preferência, ele deve ser profissional especializado, que entenda todo o processo e
funcionamento do evento híbrido e que saiba utilizar todos os gatilhos e truques possíveis
para estimular a participação da audiência o tempo todo. Ele deve ter preparação para agir
em caso de falhas técnicas ou interações inadequadas do público remoto ou presencial. O
ideal é que ele receba treinamento em relação a situações adversas e que já tenha um
plano de contingência pronto para usar. Ele deve agir tendo a perspectiva do atendente
online como referência: falar PARA o participante.
Fornecedores
O PRIMEIRO PASSO COM OS FORNECEDORES É ENCONTRÁ-LOS. Como buscar os

fornecedores que vão entregar a experiência que você planejou? Nós já ajudamos você
com algumas listas no capítulo 3, mas existe uma infinidade de opções e você terá que
reservar tempo para testar e avaliá-las.
Sim, sabemos, você está sem tempo! Infelizmente, neste caso, não há o que fazer. O risco
de usar algo que não funcione é muito grande e isso pode colocar todo o seu evento em
risco.
O tipo de contratação de suppliers ou fornecedores necessários para colocar o evento

digital no ar, difere um pouco dos que você pode estar acostumado no presencial,
entretanto, o processo de seleção, contratação e gestão é idêntico. No evento híbrido, a
escolha do local de evento requer cuidados especiais quanto à capacidade técnica de
fornecer qualidade de banda, assistência local, funcionamento 7/24 para facilitar ensaios e
operação de eventos com grande diferença de fuso horário entre os hubs.
Quando se escolhe o fornecedor para um evento híbrido, o histórico de sucesso

é a referência utilizada por 68% dos contratantes de serviços digitais no país.
Estes clientes buscam empresas que assegurem a segurança e qualidade dos serviços.
68% HISTÓRICO DE SUCESSO EM EVENTOS HÍBRIDOS
62% CONHECIMENTO TÉCNICO
60% EXPERIÊNCIA DE EQUIPE RESPONSÁVEL
53% PREÇO
52% SUPORTE TÉCNICO
35% CONDIÇÕES COMERCIAIS
33% INDICAÇÃO
5% ATENDIMENTO
COMERCIAL
3% MODELO
DE VENDA /
CONTRATAÇÃO
2% OUTRO FATOR:
(1a Pesquisa sobre eventos híbridos no Brasil, 2019. Martin, V e Christensen, G)

Ter transmissão estável é o fator mais relevante na escolha

de uma solução para o evento híbrido (82%), além de relação custo x benefício
(70%) e ferramenta compatível com a estrutura de tecnologia e compliance
corporativa (65%).
FATORES DE ESCOLHA
DE UMA SOLUÇÃO PARA EVENTO HÍBRIDO
82% TER TRANSMISSÃO ESTÁVEL
70% BOA RELAÇÃO CUSTO-BENEFÍCIO
65% FERRAMENTAS COMPATÍVEIS COM A ESTRUTURA

DE TECNOLOGIA E COMPLIANCE DA EMPRESA
62% TER INTERATIVIDADE
48% FACILIDADE DE MANUSEIO/USABILIDADE
40% TER REPORTS/ANYLITICS (GESTÃO DO EVENTO)
28% RESPONSIVIDADE EM TODOS OS BROWSERS
5% OUTRA
Fonte - 1a Pesquisa sobre eventos híbridos no Brasil, 2019. Martin, V e Christensen, G

Áudio e vídeo
Em transmissões pela web, a qualidade da captação do áudio e vídeo (iluminação,

enquadramento, etc.) ganham muita importância.
Uma das questões que devem ser levadas em consideração é a forma como cada
participante será visto na tela e como irá visualizar os demais. Será selecionando um a um?
Será como em um mosaico? Estas escolhas não interferem diretamente só na ferramenta de
stream, mas também na de produção do conteúdo e na conexão de internet de alta
capacidade de transmissão.
Nestes casos, além de avaliar a velocidade de download, é crucial medir também a

velocidade de upload da conexão.
As opções desejadas de engajamento e networking também impactarão na definição

dos requisitos mínimos a serem contratados.
PALAVRA FINAL
Bem, como vocês perceberam, o assunto é longo e cheio de detalhes

e cada um deles pode fazer toda a diferença no resultado final do seu evento.
Não acreditamos que somos os donos da verdade e não temos a pretensão de ser aqueles
que vão ensinar algo para você, profissional experiente do mercado.
Queremos ser somente aqueles que se empenharam ao máximo para ofertar dicas
e conhecimento para que façamos eventos digitais cada vez melhores.
Queremos e desejamos que você comece a explorar os eventos híbridos e virtuais da
melhor maneira possível: com conhecimento.
Não tem jeito! O adensamento do uso de tecnologia no mercado de eventos

é irrevogável. Estamos somente no começo da real transformação digital e mobile do nosso
mercado.
Junte-se a nós na disseminação de conhecimento para tornar a atuação do nosso mercado

cada vez mais profissional. Participe. Envie dicas e sugestões sobre o tema. Compartilhe
com seus contatos e colegas. Este é apenas o primeiro material. Em breve teremos um livro
completo, com detalhamento técnico, métodos, diagramas e descrições mais profundas do
como fazer. Teremos também vários cursos online, com conteúdos ainda mais completos.
Junte-se a nós na tarefa de criar experiências de eventos com conhecimento, networking e

negócios incrivelmente frutíferas para nossos clientes e seus participantes. A jornada está
só começando. Os novos tempos não nos deixam alternativas.
Vem conosco!
Vanessa Martin
Robson Lisboa
Sobre os autores
VANESSA MARTIN
Apaixonada por eventos e tecnologia, tendo desenvolvido
pesquisas inéditas na área, além de livros, matérias e
workshops diferenciados com foco em estratégia de
negócios. Jornalista, colunista , consultora e autora de livros
publicados no Brasil e Exterior. Professora de pós graduação
de eventos enquanto ferramenta estratégica corporativa.
Executiva, empresária e consultora com mais de 30 anos de
atuação em várias áreas do turismo e eventos. Atualmente se
dedica nos aspectos e ferramentas voltados para a
tecnologia nessa área. Criadora do prêmio MICE Tech
Awards, prêmio inédito no país, voltado para a tecnologia no
setor de turismo e eventos. Curadora do São Paulo Tech
Week e jurada do Prêmio Caio desde 2005.
https://www.linkedin.com/in/vanessa-martin-649952a/
ROBSON LISBOA
Em 1995, quando trabalhava para a Sony, teve que
produzir um vídeo para um evento que aconteceria na
Inglaterra e no Japão. Dali em diante, nunca mais se
afastou das tecnologias digitais para o conhecimento, a
educação e os eventos. Mais de 26 anos de experiência
em mercados de tecnologia (Sony, Nokia, Samsung,
Santillana) implementando serviços web/mobile, apps e
plataformas de conteúdo digital. MBA em Arte
Multimídia e em Gestão Estratégica da Inovação
Tecnológica (Unicamp). Mestre em Educação e
Tecnologia e doutorando em Inovação Aberta pela
Unicamp. Hoje atua como BDM do Midiacode,
plataforma de mobile marketing e mobile content, muito
usada em eventos! https://www.linkedin.com/in/robsonlisboa/
REFERÊNCIAS
• Virtual Events: The Ultimate Guide -
https://www.cvent.com/en/blog/events/virtual-events
• Check list eventos híbridos - https://offers.helloendless.com/virtual-event-planning-
checklist?utm_campaign=Virtual%20Event%20Webinar&utm_source=hs_email&utm_medium=email&utm_conte
nt=85218772&_hsenc=p2ANqtz-9mxGAiBhGrLc1A581Lj9ZF0pNq2zD3E_a18-
p7xcGWPOXoh8IA4xMElLVe9Sgr56VbtYSnfonIqWfHQ_-fUqnFjMrs6jjJxovH6UxMpHBVbRzju7c&_hsmi=85218772
26/03/2020
• Infográfico – Virtual Conference - https://mediasite.com/wp-content/uploads/2020_INFOGR_Virtual-Conferences-
Explained_2000x4665_KL-scaled.jpg?utm_campaign=%5BFY20%5D%20Emails%20-
%20Downloads&utm_source=hs_automation&utm_medium=email&utm_content=85124943&_hsenc=p2ANqtz-
9HA4GtWOKPilfaFAeURoosHjRhgf6kS8XLpHB5O-GFq7a8icncpA-ebSS7DoynQCNHXBUl3J427TC3GimX-
Ehi5dahVz4GMbv0yt7HKXi6tvDLhTI&_hsmi=85124943 26/03/20
• How to Organize Engaging Hybrid Events - Gerrit Heijkoop. https://www.youtube.com/watch?v=1cqj0ruaaXY
• [1] VANNESTE, Maarten. Multi-Hub Meeting: when groups meets groups. Belgium: 2018, Meeting
Support Institute.
• Autores das fotos: Eddie Kopp, Csaba Balazs, Priscila Du Preez, Kon Karampelas,
ThisisEngineering, Product School (Unsplash), Zoom (foto promocional).
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EVENTOS DIGITAIS

HÍBRIDOS & VIRTUAIS

Vanessa Martin | Robson Lisboa

Os eventos sempre foram uma das grandes atividades de marketing e vendas

Basicamente neles as pessoas se encontram para:

Nos eventos sociais, também existe o objetivo de confraternização

A transformação digital dos eventos é uma realidade

Neste processo de transformação digital, a indústria inteira se vê diante

Os eventos virtuais não substituem nem acabarão com os eventos presenciais

Como fazer a transição do evento presencial para o híbrido ou virtual?

E, como acontece em tudo que é realizado pela primeira vez, as dúvidas

Também é comum entrarmos no automático e nos atermos a um software ou

Deveríamos alinhar os objetivos do evento e as necessidades dos clientes e,

Através de texto simples e direto, orientado aos profissionais de eventos, o

Evento Híbrido Existem divergências no mercado quanto à

Tanto o evento híbrido

O conceito mais utilizado para o híbrido

Evento virtual é aquele que é totalmente baseado na web,

Portanto, podemos resumir os conceitos

• . Presencial....... - Eventos que acontecem com 100%

das pessoas presentes no local do evento. Considere pessoas

os participantes, os palestrantes, expositores e todos

os envolvidos na execução do evento.

• ......Híbrido...... - Eventos que acontecem parte presencialmente

e parte virtualmente. Sejam com participantes a distância, seja

com palestrantes a distância.

• ......Virtual...... - Eventos que acontecem 100% das pessoas

participando virtualmente, via tecnologias digitais.

POR QUE USAR EVENTOS HÍBRIDOS E VIRTUAIS?

fosse realizada agora em 2020, os números apontariam crescimentos realmente

POR QUE NÃO USAM OS HÍBRIDOS E VIRTUAIS

36% RESISTÊNCIA DOS DECISORES / CLIENTES

23% SEM CONHECIMENTO PARA REALIZÁ-LOS

23% DESCONHECEM O QUE PODEM OFERECER

TANTO O HÍBRIDO QUANTO O DIGITAL,

Por outro lado, o evento digital requer investimentos em plataformas digitais,

• Acessibilidade - Alcançar o participante que não pode estar no evento

• Exponencialização da cobertura geográfica do evento –

• Facilidade de acesso - participante pode participar de qualquer lugar e em qualquer

• O conteúdo pode ser acessado a qualquer momento – após a gravação,

• Evento mais sustentável – O digital tem impacto em todos os tripés da

PARA O MERCADO BRASILEIRO DE EVENTOS,

Fonte - 1a Pesquisa sobre eventos híbridos no Brasil,

2019. Martin, V e Christensen, G

28% INDICAÇÃO DE AGÊNCIAS E

66% OBTER NOVAS FORMAS DE RECEITA

50% NOVOS MODELOS DE NEGÓCIOS

41% CAPTURA DE CONTEÚDO / TREINAMENTO PARA

26% EXPANDIR A VIDA DO EVENTO PRESENCIAL

23% EDUCAÇÃO / TREINAMENTO EXPANDIDOS

22% ESTENDER O ACESSO AO

17% FACILITAR A PARTICIPAÇÃO NO

12% AMPLIAR A ABRANGÊNCIA DE

Fonte - 1a Pesquisa sobre eventos

Aspectos Presencial Híbrido Virtual

Aspectos Presencial Híbrido Virtual

Estruturas de Transporte, táxi, estacionamento, Transporte, táxi, Sem necessidade de mobilidade.

Infraestrutura Necessidade de providências e Igual no presencial. Nenhuma necessidade de