GE - Gestão Do Tempo, Tomada de Decisão e Negociação em Projetos - 03
GE - Gestão Do Tempo, Tomada de Decisão e Negociação em Projetos - 03
GE - Gestão Do Tempo, Tomada de Decisão e Negociação em Projetos - 03
Gestão do Tempo,Tomada de
Decisão e Negociação em Projetos
UNIDADE III
GESTÃO DO TEMPO, TOMADA DE DECISÃO E NEGOCIAÇÃO EM PROJETOS.
UNIDADE 3
Orientações da Disciplina
Na primeira unidade estudamos sobre negociação e conflito, onde damos uma ênfase maior aos conflitos.
Entendemos a natureza dos conflitos, alguns estilos de personalidade no conflito, abordamos os conflitos
interpessoais e intrapessoais e concluímos estudando o gerenciamento por objetivos.
Nesta unidade III, iremos estudar sobre táticas de negociação e tomada de decisão. Após acumularmos
todo o conhecimento que nos dará base acerca das negociações e conflitos, vamos para a quarta unidade,
onde nos aprofundaremos acerca da importância da gestão do tempo.
Não esqueça que em cada unidade você encontrará vídeos que deverão ser assistidos, pois abordam
vários conteúdos desta unidade. Estes vídeos irão complementar, além do Guia de Estudo, os livros
indicados na Biblioteca Pearson e os vídeos externos (YouTube, por exemplo), a fim de ampliar ainda mais
o seu conhecimento acerca do tema tratado em cada unidade.
Ao final de cada unidade, você deverá realizar as atividades que constam no Ambiente Virtual de
Aprendizagem (AVA).
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Dica
Caso não tenha visto por completo a unidade I, é importante que você retorne e
estude inicialmente a primeira unidade. A nossa disciplina é construída em cima de
uma sequência lógica dos assuntos. Isto significa que se você avançar sem estudar a
unidade anterior completa, isso pode comprometer todo seu estudo.
Nesta unidade você vai aprender sobre alguns princípios e táticas de negociação para obtermos sucesso
em uma negociação.
Então vamos começar a nossa unidade III. Desejo a você um ótimo estudo e muita atenção nos temas
tratados.
O comportamento bom implica no seguinte pensamento: não importa se você vai negociar com um
potencial empregador ou um paciente, honestidade e integridade tem que vir em primeiro lugar. Você
sempre vai perder se você for desonesto. Ninguém quer negociar quando você não está numa negociação
de boa-fé.
Uma negociação muitas vezes demora muito tempo, muitos recursos, muita energia. O tempo é importante.
Assim como uma criança não sabe parar de pedir um mimo no meio de uma briga entre a mãe e o pai,
não inicie uma negociação durante um momento difícil para a outra parte. Mesmo quando as negociações
estão em andamento, o tempo correto continua sendo importante.
Você não deve trazer à tona assuntos sobre salário e outros detalhes de compensação prematuramente
quando se busca uma nova posição. Espere até que você tenha uma oferta. Caso não possa esperar, seja
inteligente para pedir, por exemplo, um aumento.
Dica
Utilizar como justificativa o aumento de salário de um colega ou problemas financeiros
pessoais não é um bom caminho. Lembre-se que, ao propor um aumento de salário,
você está propondo um aumento de custo para o empregador. Assim, nada melhor que
você apresente diferenciais que sejam compensatórios para o aumento proposto.
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Tire um tempo para se preparar antes de se aproximar de uma negociação. Comece avaliando seus
próprios objetivos. O maior erro já visto nas negociações é entrar com uma demanda específica.
Outras maneiras de se preparar antes de partir para a negociação é pesquisar a outra parte. Saiba tudo
o que puder sobre a outra parte. Se você vai está negociando com uma nova empresa, leia tudo em seu
site e solicite que qualquer literatura de marketing ou folhetos sobre a prática seja enviada a você com
antecedência.
Se você precisa ir a um especialista na área de saúde, por exemplo, verifique se algum dos médicos
tem artigos ou reportagens publicadas. Se você está falando com o chefe da equipe médica sobre uma
determinada doença, de antemão, tenha tempo para aprender sobre o médico e a possível intervenção
médica. Vá para uma negociação sabendo quais as alternativas que você tem. Separar os itens a serem
negociados.
Caso seja preciso, você deverá quebrar o acordo a ser negociado em pequenas partes. No âmbito de um
contrato de trabalho, por exemplo, se você está em uma posição que precisa quebrar “compensação” para
baixo, deve ser feito em itens de menor impacto, tais como: os custos de deslocamento, gratificações,
despesas reembolsadas, um subsídio de carro ou celular, e assim por diante.
Observe que o salário pode ou não ser negociável, mas mesmo se não é itens como taxas de licenciamento,
despesas de mudança e de um abono escolar, muitas vezes pode compensar um salário ligeiramente
inferior.
Estabelecer sua faixa de negociação, identificar os objetivos para cada uma das questões que você tem
desagregado, estabelecendo um ideal, mínimo e atingir meta. O mínimo é o ponto em que você poderia
ir embora da oferta se a outra parte não pode atender o seu pedido. O ideal é o seu ponto-melhor a ser
negociado, que você vê como ideal, mas algo que não é ultrajante.
O alvo é o ponto em que você gostaria de acabar após as negociações, identificar seus
pontos de alavancagem é o que você pode descartar.
Determine as áreas mais importantes para você, use aqueles que não se importam muito
sobre como alavancar nas negociações para alcançar suas prioridades. Além disso,
identificar os atributos que você traz para a direção da organização.
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Por exemplo, você pode ter uma formação especial que a prática precisa ou você pode ser fluente em uma
língua falada por uma grande porcentagem de seus clientes antes de entrar em negociação, refletir sobre
o que a outra parte está procurando e o que você pode desistir. Leve isto em consideração sempre que
for negociar.
Em um processo de negociação que envolve várias pessoas e, é sempre importante identificar quem é
o tomador de decisão. Você nunca deve entrar em uma negociação com alguém que pode dizer que ele
ou ela tem que “verificar com o chefe sobre isso”. Recomenda-se que você quer falar diretamente com a
pessoa que tem a autoridade para fazer os acordos.
Agora que já estamos cada vez mais preparados para resolver um conflito através de uma negociação,
vamos estudar algumas táticas que podem ser usadas nas negociações.
Táticas de negociação
As táticas de negociação são algumas ações que os indivíduos podem utilizar para chegar a um melhor
acordo no conflito. Mais uma vez destaco que as táticas devem ser utilizadas respeitando os princípios
éticos.
Um negociador que utiliza de atitude antiética está fadado ao fracasso, pois os ganhos obtidos no curto
prazo são ilusórios e não compensa as perdas no longo prazo. Um profissional desligado de uma organização
por ser incompetente tecnicamente pode ter chance em outra organização, mas um profissional demitido
por uma atitude antiética é pouco provável que tenha uma nova oportunidade.
Transmitir confiança
Para ajudá-lo a manter o foco, lembre-se de seus próprios objetivos, em grande medida, o poder é uma
questão de percepção. Você pode se sentir em desvantagem na negociação com um indivíduo mais
poderoso, mas tenha em mente que você não estaria negociando a menos que tenha algo melhor do que a
opção de não negociar. Por outro lado, observe que o excesso de confiança pode destruir uma negociação.
Embora seja uma boa estratégia encontrar áreas de comum acordo, evite esperar por muito tempo para
abrir pontos que você conhece, pois isso pode ser significativo.
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Quando você sabe que há grandes obstáculos, seja discreto, mas dê a devida atenção ao invés de arriscar
a passar por um processo trabalhoso e, em seguida, ter de colocar uma correção “band-aid” sobre ele no
final.
Uma questão tão comum hoje em dia é a disparidade geracional nas expectativas sobre as horas de
trabalho. Sócios seniores estão acostumados a trabalhar 40 a 44 horas por semana, enquanto os jovens
querem trabalhar 20 horas. Não é um abismo intransponível, mas é algo que tem de ser negociado (tático
e operacional). Ambos os lados tendem a manter essas questões escondidas, porque elas são dolorosas e
um pouco difícil. Mas você tem que levá-la mais cedo ou mais tarde possível à luz do debate.
Quanto mais tempo eles falam, mais informações divulgam. Ouça e reafirme comentários. Seja cauteloso
em falar demais. Ao ouvir mais do que falar, você vai descobrir informações e atitudes que podem ajudar
a compreender as preocupações e os interesses da outra parte. Por exemplo, se alguém que diz que ele
não tem muito mais espaço, claramente pode indicar que não tem mais espaço.
Isso permite que a outra parte preste esclarecimentos ou mais interpretações corretas. Além disso, muitas
vezes você vai ouvir uma elaboração sobre um ponto que irá ajudá-lo a descobrir as suas necessidades e
como atendê-las. É extremamente importante para compreender a sua perspectiva como as negociações
decorrem. Preste atenção para sugestões não verbais.
Você já deve estar provavelmente familiarizado com o significado de alguns sinais não verbais. Preste
atenção para gestos significativos em seu “adversário”, e estar ciente das mensagens que você está
enviando com sua própria linguagem corporal.
Gestos úteis que podem ser observados em uma negociação: inclinando-se para trás ou apertando as
mãos atrás de sua cabeça é um sinal de confiança ou mesmo domínio, mas movendo uma mão atrás
de sua cabeça é geralmente um sinal negativo, e poderia significar incerteza, desacordo ou frustração;
sentado na beira de uma cadeira demonstra interesse; lábios comprimidos pode sinalizar o início de raiva
ou incerteza.
Fique tranquilo e despersonalizem desentendimentos: Nunca se deve negociar quando está com raiva.
Esteja ciente de seus próprios botões nervosos quentes, e não morda a isca se alguém te empurra em
uma delas. Da mesma forma, ajude a outra parte a ficar tranquila. Ao identificar pontos potencialmente
melindrosos, se refira a eles objetivamente em vez de atribuir propriedade.
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Avalie os descordos e explore as soluções.
Procurar esclarecer uma questão e avaliar a natureza do desacordo antes de explorar soluções para isso.
Discutir soluções antes do problema está totalmente fora de questão, pois isso pode levar a situações
desagradáveis mais tarde, porque pode ter havido acordo prematuro em um problema que não foi
realmente totalmente compreendido por ambas as partes.
Qualquer tipo de “pegar ou largar” ou “esta é a minha posição final” estão fora das negociações
completamente. Dar um ultimato é especialmente perigoso no início do processo de negociação. Traga
elementos que sustentem a sua posição. Dados e literatura transmitem autoridade e seriedade. Tenha
relatórios na mão que fundamentem os seus pontos de negociação, tais como pesquisas salariais. Se
você quer trabalhar por tempo parcial, por exemplo, mostre artigos que abordam as histórias de sucesso
e os benefícios que esses acordos podem oferecer.
Se a outra parte parecer desinteressado na finalização do acordo, ele ou ela pode pensar que atrasar a
decisão vai melhorar a posição de negociação. Pergunte que informação adicional é necessária para uma
decisão final a ser feita.
Se, por outro lado, você quiser negociar de forma mais lenta, diga a outra parte que você deseja conferir
como, por exemplo, com seu cônjuge ou um advogado.
Caro(a) aluno(a), sempre estaremos negociando situações em toda nossa vida. Desta forma, devemos
depois de qualquer processo de negociação fazer os seguintes questionamentos:
Palavras do Professor
Acredito que com o estudo do nosso Guia da unidade III, você compreendeu que as negociações são
importantes e que elas vêm sendo definidas fortemente. Através das negociações, por exemplo, pode
fazer com que você construa planos de contingência para práticas futuras e considere a influência de
mudanças em métodos utilizados na atualidade.
Deve-se observar o fato que a teoria e a prática não são tão independentes na escala de alternativas de
gestão. Teoria sem prática é um luxo que as organizações não podem pagar. A prática sem a teoria é um
bilhete só de ida para obsolescência.
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Prezado estudante, para gerenciar as pessoas e as empresas com sucesso nas organizações de hoje, os
gerentes devem entender o processo de negociação e deve ser capaz de traduzi-las em práticas específicas.
Os gerentes devem aprender a funcionar de forma eficaz no marco zero, onde a teoria encontra a prática.
Agora que já estudamos sobre a negociação, técnicas e tática acredito que você esteja pronto para
encarar o mercado de trabalho e negociar de forma exitosa um projeto, uma ideia, etc. Agora vamos
avançar e estudar o próximo tema da nossa disciplina: a tomada de decisão.
Para que as decisões sejam tomadas de forma coerente e que elas minimizem os erros, precisamos estar
atento a alguns elementos prévios. Antes de tratarmos da tomada de decisão, vamos estudar rapidamente
sobre dado, informação e comunicação.
O que é um dado?
Para sabermos o que é um dado eu trago algumas citações:
“Números primários, imagens, palavras, sons, que são derivados da observação ou medição.”
Donald Hislop - Knowledge Management in Organizations - 2005.
Agora que já sabemos do que se trata um dado, vamos ver o que é uma informação:
“Dados que foram convertidos em um contexto significativo e útil para usuários finais
específicos.”
James O’Brien - Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na Era da Internet – 2001.
Você deve perceber que para uma boa tomada de decisão é preciso ter disponível estes dados e
informações que, aliados ao conhecimento, irão potencializar o processo decisório.
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Mas o que é comunicação?
A comunicação é um processo de transmissão de uma informação (já sabemos que informação são dados
dotados de relevância e propósito, dentro de um contexto útil e significativo) de uma pessoa para outra,
e então compartilhada.
Leitura complementar
Peço que neste momento, você interrompa a leitura deste Guia de Estudo e leia o artigo
de Angeloni, cujo título é: Elementos intervenientes na tomada de decisão. O artigo
está disponível no LINK. Você deve ler da página 19 a página 22. Após a leitura das
páginas indicadas, retorne a este Guia de Estudo.
Observe que Angeloni trata, além da comunicação como uma ferramenta de alavancagem na tomada de
decisão, do envolvimento de pessoas. Este é um dos grandes questionamentos dos gestores modernos:
Imagine que você precisará decidir na empresa que você trabalha se muda a estratégia de atendimento
aos seus clientes ou mantém a estratégia atual que vem, ao longo do tempo, perdendo a clientela. É uma
difícil decisão!
Mas qual a garantia que a próxima estratégia daria certo? Caso manter a estratégia seja mais seguro,
quem garante que mudar seria melhor? Mas se a nova estratégia aumentasse consideravelmente o
número de cliente? De quem é a responsabilidade da decisão?
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Observe que uma simples decisão que você deverá tomar envolve várias questões. Pare de ler este Guia
de Estudo e pense em que decisão você tomaria. Após isso, responda para você mesmo as seguintes
perguntas: eu tomaria essa decisão sozinho ou compartilharia com minha equipe e com os outros gestores
da empresa? Qual é a melhor forma de tomar a decisão – sozinho ou em grupo?
Acredito que você deve ter percebido que não há uma forma correta de se tomar decisão. Para uma
determinada situação a tomada de decisão pode funcionar melhor se for individualmente. Já em outra
situação, o melhor caminho é tomar a decisão em grupo.
Três vantagens são bastante relevantes quando tratamos da tomada de decisão em grupo. A primeira
vantagem é que a responsabilidade da decisão não recairá apenas sobre um indivíduo, tomador da
decisão. Quando uma decisão é tomada em grupo, as responsabilidades pela tomada de decisão são
normalmente compartilhadas.
A segunda vantagem é que uma decisão tomada em grupos normalmente passa por uma análise do
problema de forma multivisão. Quanto mais pessoas auxiliando na tomada de decisão, mais perspectivas,
formação, conhecimento, senso crítico envolvido, o que contribuiria para uma tomada decisão com mais
chances de ser uma decisão correta.
A terceira vantagem (e última) é que estudos revelam que gestores têm uma tendência a aceitar
decisões de forma mais fácil quando ela é tomada de forma grupal e quando comparada com a tomada de
decisão de forma individualizada.
Por outro lado, às vezes a tomada de decisão individualizada é o mais adequado. Professor, quando
devemos então tomar uma decisão sozinho? Duas situações devem ser consideradas: (1) quando não há
muito tempo para debater o problema e buscar uma solução de forma grupal. (2) Quando a consequência
da decisão será, de qualquer forma, de sua responsabilidade (ainda que a decisão seja tomada em grupo).
Se a reponsabilidade será integralmente sua, talvez seja o caso de refletir então se valeria a pena você
decidir apenas sob sua perspectiva do problema.
Um fato incontestável é que um tomador de decisão precisa apresentar algumas habilidades importantes:
liderança, organização, comunicação, habilidade em negociar e etc., são algumas delas.
Agora que já estudamos sobre as vantagens e desvantagens da tomada de decisão em grupo, vamos
estudar os níveis da tomada de decisão.
Vamos lá!
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NÍVEIS DE DECISÕES EM PROJETOS
As decisões estratégicas são importantes para uma organização. Estas decisões são voltadas para o
objetivo da empresa no longo prazo e o que precisa ser feito para atingir tal objetivo. Dada à importância
deste nível de decisão dentro de uma organização, normalmente ele é idealizado pelos mais altos cargos
hierárquicos de uma organização, como por exemplo, os presidentes. As decisões estratégicas são
tomadas, por exemplo, no planejamento estratégico da organização.
Imagine que você fosse o presidente de uma empresa de vestuário. Qual seria sua decisão
estratégica?
Pense em alguns objetivos que você desejaria atingir em dez anos. Um deles poderia ser “se a maior rede
regional no comércio de roupas”. Observe que este objetivo não será alcançado em um ano. É preciso
que haja um planejamento para os próximos cinco anos para que este objetivo seja atingido. Cabe a você,
diretor, esta decisão!
É uma decisão intermediária, normalmente idealizada pelos diretores de uma organização. Neste nível
são feitos, por exemplo, planos de venda, de marketing, etc. Aproveitando ainda o exemplo anterior,
imagine agora que você é diretor de vendas desta empresa de vestuário. Qual seria sua decisão (tática)?
Pense em algumas alternativas. Uma delas poderia ser “capacitar a equipe de vendas para se especializar
no atendimento aos consumidores, tendo como foco as roupas oferecidas pela empresa e o mercado de
moda em geral”. Estas ações são feitas periodicamente e são normalmente para atender objetivos de
médio prazo.
Como próprio nome já diz, o nível desta decisão é operacional. O enfoque é no curto prazo. São decisões
de ação que normalmente são realizadas imediatamente. Estas decisões são realizadas pelos gerentes e
supervisores e normalmente define as ações de setores e funcionário. Utilizando o exemplo da empresa
de vestuário, uma decisão operacional poderia ser, por exemplo, a definição de qual coleção vai ser
vendida em determinadas regiões do país.
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Dica
Para saber mais sobre este assunto, recomendo que leia o capítulo 4 desta disciplina.
Nele você vai ver, além de alguns assuntos já tratados aqui, sobre o checklist para
tomada de decisão, os tipos de decisão e as áreas de privilégio, etc.
Após a leitura do livro-texto da disciplina, peço que retorne a este Guia de Estudo para que possamos
estudar nosso último assunto: os vieses na tomada de decisão.
Os vieses são raciocínios tendenciosos, ou seja, tratam de elementos que influenciam consideravelmente
alguma tomada de decisão, pois fazem com que nós valorizemos algumas alternativas em detrimentos a
outras tantas.
É muito comum que um gestor tome uma decisão no “automático”. Isto acaba sendo muito negativo para
o seu crescimento profissional e para o desenvolvimento da própria organização.
Gestores que não enxergam bem as alternativas para tomadas de decisão estão fadados a caírem em um
senso comum, ficando sujeito a decisões ortodoxas, limitando a criatividade e inovações.
Então, na sua especialização profissional é muito importante que você tenha conhecimento dos elementos
mais comuns que nos impedem de enxergar soluções alternativas. Ter este conhecimento é diminuir a
chance de sempre fazer as mesmas escolhas em detrimento a tantas outras que poderiam ser muito mais
positivas e viáveis.
Veja o vídeo!
Sobre os vieses da tomada de decisão, indico um vídeo muito bom. O vídeo é do
consultor Marcelo Jabur e está disponível no seguinte LINK. O vídeo possui 4 minutos
e 35 segundos.
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Palavras do Professor
No vídeo você pôde ver alguns vieses muito comuns. É importante que os profissionais
estejam atentos a eles e não permita que eles influenciem a decisão tomada.
E, decorrendo sobre todos estes assuntos, tenho certeza que você está cada vez
mais preparado para o mercado competitivo. Fico feliz em estar contribuindo para
este processo. Continuemos na última unidade sobre um novo tema, mas não menos
importante.
Bom estudo!
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