COALA NAIONAL DE STUDII POLITICE I ADMINISTRATIVE

FACULTATEA DE COMUNICARE I RELAII PUBLICE

MASTERAT MANAGEMENTUL PROIECTELOR












EVALUAREA I AUDITUL PROIECTELOR

Monitorizarea proiectelor aspecte metodologice















MARC LUCIANA
MPI, ANUL II








Decembrie, 2013
1

Monitorizarea, mpreun cu evaluarea i auditul reprezint un ansamblu de instrumente
de management ce sunt folosite pe durata unui proiect, cu scopul de a obine informaii cu
privire la atingerea obiectivelor proiectului, a grupului int i gestionarea resurselor umane i
materiale.
Monitorizarea se poate defini ca: Arta de a culege informaiile necesare, cu un
minimum de efort, cu scopul de a lua cea mai bun decizie de management, la momentul
potrivit
1
. Ceea ce mai trebuie menionat referitor la monitorizare este c aceasta este un proces
de analiz continuu care verifica progresul activitilor, oferind informaii cu privire la
desfurarea proiectului att finanatorilor, beneficiarilor proiectului, ct i persoanelor care l
implementeaz.
Efectuarea monitorizrii n cadrul unui proiect este foarte important n planificarea i
implementarea acestuia. Scopul monitorizrii este de a obine informaii cu privire la: atingerea
obiectivelor, consumarea resurselor, atingerea grupului int i schimbrile generate de
implementarea proiectului. Aceste informaii obinute n urma procesului de monitorizare sunt
utile pentru a hotr dac resursele din proiect sunt utilizate corespunztor, a identifica
problemele cu care se confrunt comunitatea sau proiectul i pentru a se gsi soluii, a se asigura
c toate activitile sunt realizate de echipele de proiect responsabile, n timpul alocat i conform
caietului de sarcini.
2

Pentru a fi obinute informaii corecte i relevante, procesul de monitorizare presupune o
planificare. Astfel, monitorizarea implic vizite n teritoriu i ntlniri cu beneciarii, partenerii
proiectului. Vizitele permit analiza progresului proiectului i constatarea dac grupul int
beneciaz de activitile planicate. Aceasta nseamn ntocmirea i stocarea rapoartelor
periodice care vor permite realizarea unei imagini complexe pe parcursul i la nele
proiectului.
3
Un sistem eficient de monitorizare trebuie s rspund la urmtoarele ntrebri: ce
anume necesit a fi monitorizat?, cum va fi adunat informaia?, cnd va fi colectat informaia
i de ctre cine?.
4

Ce anume necesit a fi monitorizat?
Indicatorii de monitorizare trebuie selectai cu atenie, acetia refeindu-se la informaiile
care vor ajuta n determinarea progresului de atingere a obiectivelor. Indicatorul trebuie s
defineasc foarte clar unitatea de msur utilizat (numr, proporie etc.), s fie relevant i
independent pentru a putea demonstra dac obiectivele proiectului au fost atinse.

1
Patrick Gudda, A guide to project monitoring and evaluation, USA, 2011, p. 1 (varianta electronic)
2
Phil Bartle, Manual de monitorizare, http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/hemonru.htm (accesat la data de 23.12.2013)
3
Centru Naional de Resurse pentru Tineri, Unicef, Ministerul Educaiei, Tineretului i Sportului, Monitorizarea i
evaluarea activitilor cu tinerii, Chiinu, 2006, p.13
4
Ibidem, p. 14
2

Persoanele implicate n realizarea planificrii i implementrii trebuie s se pun de
acord asupra indicatorilor monitorizrii. Indicatorii monitorizrii reprezint criterii cantitative i
calitative de msurare sau evaluare a realizrii activitilor proiectului i atingerea obiectivelor.
Indicatorii vor arta msura n care au fost atinse obiectivele fiecrei activiti, acetia trebuie s
fie explicii, relevani i verificabili n mod obiectiv. n literatura de specialitate, indifcatorii de
monitorizare sunt clasificai n patru categorii
5
:
Indicatori de resurse (input): descriu ce se ntmpl n proiect (de exemplu, cantitatea
de materii prime folosit i suma de bani cheltuit);
Indicatori de produse (output): descriu activitatea proiectului (de exemplu, numrul de
cursuri susinute);
Indicatori de rezultat (outcome): descriu produsul activitii (de exemplu, numrul de
absolveni ai cursului);
Indicatori de impact: msoar schimbarea condiiilor comunitii (de exemplu,
instruirea unui anumit numr de persoane).
Scrierea structurilor i strategiilor ajut la monitorizarea proiectului pentru c ele specific ce va
fi realizat n perioada implementrii proiectului. Planificarea trebuie s indice ce va fi
monitorizat, cine va realiza monitorizarea i cum.
Cumva fi adunat informaia?
Se vor stabili metodele prin care se pot msura indicatorii i se poate identifica / raporta
progresul nregistrat: observaii, interviuri, ntlniri, rapoarte cotidiene, deplasri n teren.
Cnd va fi colectat informaia i de ctre cine?
n planul de monitorizare vor fi incluse n mod obligatoriu i preveri cu privire la
persoanele responsabile de colectarea informaiilor, dar i periodicitatea colectrii. Astfel, cea
mai mare parte a informaiilor este strns de echipa de implementare a proiectului, fiind apoi
analizat i raportat de aceasta. Forma raportului de monitorizare i coninutul acestuia vor fi
convenite de echipa de implementare.
Periodic, rapoartele de monitorizare vor fi examinate de echipa de implementare a proiectului,
de managerul de proiect i de principalii parteneri, constatndu-se astfel progresul proiectului i
fiind luate decizii cu privire la continuarea acestuia n funcie de rezultatele nregistrate.
Este indicat ca in procesul de monitorizare s fie implicate ct mai multe persoane
interesate: reprezentani ai echipei de implementare, beneficiari, parteneri, donatori, factori de
decizie, etc., acest lucru avnd o serie de avantaje
6
:

5
Phil Bartle, op. cit., http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/hemonru.htm (accesat la data de 23.12.2013)
6
Ibidem, p. 15
3

Monitorizarea participativ ajut persoanele implicate s neleag mai bine problemele
existente n cadrul proiectului, beneficiarii i partenerii pot astfel contribui la nelegerea
problemelor i identificarea celor mai potrivite soluii.
Faptul c sunt implicai n monitorizare, ofer actorilor sentimentul de putere de a urmri
realizarea activitilor planificate, fiind totodat ncurajai s formuleze propuneri de
mbuntire a acestora.
n cazul n care sunt identificate deviaii de la planul de activiti elaborat, se pot
propune soluii pentru excluderea acestor activiti. Pentru a lua cele mai bune decizii,
este necesar implicarea n procesul de monitorizare a tuturor persoanelor care vor
realiza propunerile n practic.
Monitorizarea poate fi considerat i un proces de nvare, deoarece informaiile
obinute n timpul monitorizrii pot constitui puncte de plecare n elaborarea unor
proiecte viitoare. Leciile nvate n timpul proiectului pot fi folosite n viitor pentru
implementarea unor proiecte similare.
Datele colectate prin intermediul monitorizrii proiectului n timpul implementrii
acestuia, vor fi analizate n etapele de evaluare sistematica de dup implementare, n vederea
estimrii beneficiilor exacte, a numrului de beneficiari i n vederea furnizrii de idei despre
puterea proiectului i a gradului n care au fost realizate obiectivele intenionate ale acestuia.
n concluzie, procesul de monitorizare a proiectelor este unul din care se pot desprinde
lecii importante cu privire la obiectivele, resursele i grupurile int ale proiectului, lecii ce
trebuie aprofundate i folosite n implementarea proiectelor viitoare. Monitorizarea n sine este
un proces de nvare, alctuit din trei procese: raportare, evaluare periodic i replanificare.













4

Bibliografie

Bartle, Phil, Manual de monitorizare, http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/hemonru.htm (accesat la data de
23.12.2013)
Centru Naional de Resurse pentru Tineri, Unicef, Ministerul Educaiei, Tineretului i Sportului,
Monitorizarea i evaluarea activitilor cu tinerii, Chiinu, 2006
Gudda, Patrick, A guide to project monitoring and evaluation, USA, 2011, (varianta electronic)