Procedura Financiara ONCR
Procedura Financiara ONCR
Procedura Financiara ONCR
Pentru acest tip de încasări se vor emite chitanțe, nefiind necesare alte
documente însoțitoare (facturi, avize etc.). Puteți elibera chitanțe, doar dacă
ați primit din partea biroului executiv (director executiv/ contabil) o
împuternicire în acest sens și un chitanțier înseriat.
Cei care vor fi împuterniciți să emită chitanțe, vor avea de respectat
următoarea procedură:
Pasul 1. Se va scrie CITEȚ, completănd toate rubricile cerute. Pentru că
fiecare chitanță are și două exemplare autocopiative, se va scrie suficent
de apăsat încât să se imprime scrisul și pe aceste două exemplare (de multe
ori hârtiile autocopiative sunt mai greu de imprimat)
Pasul 2. A nu se uita SEMNAREA chitanțelor; SINGURA persoană abilitată a
le semna este persoana desemnată a le emite
Pasul 3. Exemplarul albastru al chitanței se va înmâna persoanei de la care
s-a încasat. Exemplarul roșu se va atașa la borderoul de încasări. Exemplarul
verde rămâne la cotorul chitanțierului.
Pasul 4. La finalul evenimentului se va completa borderoul de încasări cu
toate chitanţele eliberate.
Pasul 5. După epuizarea chitanțelor dintr-un chitanțier, se va înmâna cotorul
cu exemplarele verzi la sediul ONCR, pe bază de proces-verbal de predare-
primire care se va întocmi la sediu la data respectivă. Deci acest cotor trebuie
păstrat cu grijă!
1. FACTURILE EMISE de ONCR către terți (colaboratori, clienți, sponsori etc.) sunt
emise dintr-un singur loc, și anume de la Contabilitatea ONCR, biroul executiv. În
cazul în care un Centru Local are nevoie de o astfel de factură, va trebui să prezinte
în prealabil directorului executiv și contabilului șef ONCR contractul/ acordul în baza
căruia trebuie emisă.
2. FACTURILE PRIMITE de la furnizori, pot fi valabile ca documente justificative,
conform normelor legale în vigoare, dacă sunt primite în una din modalitățile:
a. Varianta electronică – dacă factura circulă fără semnătură și fără ștampilă pe
ele (facturile primite de la furnizori pe email, dacă sunt însoțite de semnătură și
ștampilă NU sunt facturi electronice, și nici nu sunt considerate “în original”, deci
nu sunt valabile pentru înregistrarea lor în contabilitate);
b. Varianta pe suport hârtie (fizică) - acestea trebuie să fie depuse în original la
sediul ONCR; “în original” înseamnă că nu se prezintă o copie a acestora, ci că
este formularul emis de către furnizor, iar dacă au semnătură și ștampilă
aplicată, acestea sunt obligatoriu în original
3. SEMNĂTURA ȘI ȘTAMPILA NU MAI SUNT OBLIGATORII PE FACTURI
4. FACTURILE PRIMITE de la furnizori care conțin explicații vagi sau generale cu
privirea la prestația sau produsul livrat, NU vor fi luate în considerare și vor trebui
modificate la furnizor. De aceea, trebuie verificat conținutul facturii și insistat pentru
emiterea unei facturi corecte, înainte de plata acesteia. De ex.: o factură de cazare
trebuie să conțină sau să aibă o anexă cu: intervalul de timp în care a avut loc
cazarea, numele persoanelor care s-au cazat, numărul de camere și prețul unitar
pe cameră/ noapte. O factură de prestari servicii nu va avea la Explicații trecut
“Prestări servicii”, ci denumirea concretă a serviciului prestart (“imprimare tricouri”,
“găzduire eveniment”, “servicii de catering” etc.). Se admite însă cazul în care pe
factură apare mențiunea “produse/ servcii conform bon fiscal nr….”, cu condiția ca
aceste bonuri fiscale să conțină detaliile corespunzătoare
5. CHITANȚELE EMISE de ONCR sunt emise numai de către persoanele desemnate de
Contabilul Șef al ONCR
6. Atât pentru facturile, cât și pentru chitanțele emise de ONCR, Contabilul Șef alocă
serii și numere anual și împuternicește persoanele care vor avea dreptul să le
completeze și să gestioneze aceste documente, conform cerințelor legale privind
regimul documentelor financiar- contabile
7. Este INTERZISĂ emiterea de FACTURI, CHITANȚE sau orice alte documente de către
membrii organizației fără împuternicirea, aprobarea, delegarea din partea
Directorului Executiv, respectiv a Contabilului Șef ONCR
8. Centrele Locale cărora li se vor aloca serii și numere de chitanțe vor avea
responsabilitatea întocmirii de registre de casă, cu respectarea procedurilor legale
financiar-contabile în vigoare. Aceasta înseamnă ca aceste Centre Locale/
departamente vor avea casierie proprie și vor avea integral responsabilitatea
evidenței intrărilor și ieșirilor de monetar din casieria lor, pe bază de documente
justificative (încasări de cotizații și contribuții și plăți pe bază de deconturi sau
facturi). Aprobarea tuturor acestor operațiuni, respectiv înregistrarea lor în
contabilitatea ONCR vor reveni însă în continuare, Directorului Executiv, respectiv
Contabilului Șef ONCR.
9. NU se admite cumpărarea de produse alcoolice
10. Documentele justificative vor fi trimise la sediul ONCR de preferat prin Poșta
Română cu confirmare de primire sau cu o firmă de curierat pentru urgențe
11. Orice document ce nu întrunește condițiile descrise în procedură NU va putea fi
considerat ca fiind document justificativ și ca urmare NU va putea fi înregistrat în
contabilitate, conform procedurilor financiar-contabile legale în vigoare
12. Și ultimul dar nu și cel din urmă sfat de respectat: Ori de câte ori simțiți că aveți
dubii în ceea ce urmează să faceți sau chiar dacă nu aveți, dar faceți pentru prima
oară un anumit tip de operațiune financiară, și pentru orice alte situații apar, nu
ezitați să contactați contabilul șef al organizației