FY PGDPCM /ACCOUNTANCY

 & CONCEPTS & CONVENTIONS IN ACCOUNTING 
 
 
Accounting provides financial information about a business organisation. For this information to 
be prepared on uniform basis entire accounting is based on certain principles which are listed 
below:‐ 
Accounting Principles 
 
Accounting Concepts                    Accounting Conventions   
a)  Entity concept             a)  Disclosure 
b)  Dual aspect concept            b)  Materiality 
c)  Going concern concept          c)  Consistency 
d)  Money measurement concept        d)  Conservatism 
e)  Cost concept               
f)  Cost attach concept 
g)  Accounting period concept 
h)  Accrual concept 
i)  Periodic matching of cost and Revenue concept 
j)  Realisation concept 
k)  Varifiable objective evidence concept 
 
 
ACCOUNTING CONCEPTS 
Concepts represent abstract ideas which serve to systematize function. It is an opinion 
formulated over the years based on experience. Following are the accounting concepts :‐ 
 
1]  ENTITY CONCEPT :‐  
  For accounting purposes the "business" is treated as a separate entity from the proprietor 
(s). This concept helps in keeping private affairs of the proprietor away from the business 
affairs  Thus  a  proprietor  invests  `  1,00,000/‐  in  the  business,  it  is  deemed  that  the 
proprietor  has  given  `  1,00,000/‐  to  the  "business"  and  it  is  shown  as  a  "liability"  in  the 
books  of  the  business.  (because  business  has  to  ultimately  repay  to  the  proprietor). 
Similarly, if the proprietor withdraws ` 10,000/‐ from the business it is charged to him. 
    Accounting  entity  concept  enables  to  record  transactions  between  business  and  the 
proprietor. It ensures that accounting records reflect only the activities of the business. It 
separates business transactions from personal transactions of the proprietor. 
    This concept is applicable to all forms of business organisations. Although in the eyes of 
law a sole trader & his business or the partners & their business are one & the same, for 
accounting purposes they are regarded as separate entities. It is the "business" with which 
we are concerned. 
                                                                                                                                                                          

1
FY PGDPCM /ACCOUNTANCY

2]  DUAL ASPECT CONCEPT :‐ 
  As per this concept, every business transaction has a dual effect. According to Dual Aspect 
Concept, every transaction has two aspects :‐ 
1)  It increases one asset and decreases another asset. 
2)  It increases an asset and simultaneously increases liability. 
3)  It decreases an asset and increases another asset. 
4)  It decreases an asset and decreases a liability. 
5)  It increases one liability and decreases another liability. 
6)  It increases a liability and increases an asset. 
7)  It decreases liability and increases other liability. 
8)  It decreases a liability and decreases an asset. 
  Example:‐If goods are purchased on cash basis for ` 1,00,000 stock of goods is    
                    increased and balance of cash is decreased. 
 
3]  GOING CONCERN CONCEPT (CONTINUITY OF ACTIVITY) :‐ 
  Enterprise  is  normally  viewed  as  a  going  concern  that  is  continuing  in  operation  for  the 
foreseeable  future.  It  is  assumed  that  the  enterprise  has  neither  the  intention  nor  the 
necessity of liquidation of curtailing materially the scale of the operation. It is assumed that 
the business concern will continue for a fairly long time, unless & until it has entered into a 
state of liquidation. It does not imply permanent existence but simply stability & continuity 
for  a  period  sufficient  to  carry  business  plans.  It  implies  that  assets  are  acquired  for 
utilisation  &  not  for  sale.  Similarly,  depreciation  on  assets  is  provided  on  the  basis  of 
expected lives of the assets rather than on their market values.  
  e.g.  :‐  If  book  value  of  a  machine  is  `  1,00,000/‐  and  net  realisable  value  is  `  80,000/‐ 
businessman will ignore realisable value and provide depreciation on book value. 
 
4]  MONEY MEASUREMENT CONCEPT :‐ 
  In  accounting,  everything  is  recorded  in  terms  of  money.  Events  or  transactions  which 
cannot be expressed in terms of money are not recorded in the books of accounts, even if 
they are very important or useful for the business. Purchase and sale of goods, payment for 
expenses and receipt of income are monetary transactions which find place in accounting. 
Death of an executive, resignation of a manager, integrity of persons are the events which 
cannot be expressed in money. These are not included in accounting systems. 
    Transactions  which  affect  business  materially  but  not  convertible  in  money  cannot  be 
recorded in the books of accounts. To assess financial health of business it is necessary to 
decide  total  value  of  assets  &  liabilities.  e.g.  A  business  concern  has  a  big  building 
constructed  on  a  plot  of  1000  sq.  ft.,  furniture  consisting  of  20  chairs,  10  tables  and  10 
Godrej cupboards, amount to be received from the customers for 5000 units sold on credit, 
amount  payable  to  supplier  for  300  units  purchased.  From  the  above  details  it  is  very 
difficult to assess financial health unless the above items are expressed in terms of money. 
It  is  clear  that  non‐monetary  events  cannot  be  recorded  in  the  books  of  accounts.  The 
transactions, events or assets which are expressed in terms of equivalent monetary value 
are recorded in the books of accounts. 

2
FY PGDPCM /ACCOUNTANCY

5]  COST CONCEPT (OBJECTIVITY CONCEPT): ‐ 
    This concept does not recognise the realisable value, the replacement value of the real 
worth of an asset. Thus as per cost concept :‐ 
1)  An asset is ordinarily recorded at the price paid to acquire it i.e. at its cost, and 
2)  This cost is the basis for all subsequent accounting for the assets. 
    The  cost  concept  does  not  mean  that  the  asset  will  always  be  shown  at  cost.  It  only 
means  that the  cost  becomes  the basis  for  all  subsequent  accounting  for  the  asset.  Thus 
the asset recorded at cost at the time of purchase may systematically be reduced by the 
process  of  depreciation.  The  cost  concept  also  implies  that  if  nothing  has  been  paid  to 
acquire an asset, it cannot be shown as an asset in the books of accounts. 
 

6]   COST‐ATTACH CONCEPT:‐ 

This  concept  is  also  known  as  “cost‐merge”  concept.  When  a  finished  good  is  produced 
from the raw material there are certain process and costs which are involved like labor cost, 
power  and  other  overhead  expenses.  These  costs  have  a  capacity  to  “merge”  or 
“attach” when they are broughtr together. 

7]   ACCOUNTING PERIOD CONCEPT:‐ 

An accounting period is the interval of time at the end of which the income statement and 
financial position statement (balance sheet) are prepared to know the results and resources 
of the business. 

8]  ACCRUAL CONCEPT: ‐ 
  It implies recording of revenues & expenses of a particular accounting period, whether they 
are  received/  paid  in  cash  or  not.  Under  cash  system  of  accounting,  the  revenues  & 
expenses  are  recorded  only  if  they  are  actually  received/  paid  in  cash  irrespective  of  the 
accounting  period  to  which  they  belong.  But  under  accrual  method,  the  revenues  & 
expenses relating to that particular accounting period only are considered. The Accountant 
records revenues as they are earned and expenses as they are incurred. 
  Illustration 1 :‐ Mr. Memo pays to Mr. Nemo ` 5,000 on 15th March, 2015 for service to be 
rendered from 1st April to 30th June, 2015. Has Mr. Memo earned revenue on March, 15 ? 
  Solution :‐ Mr. Nemo has not earned any revenue. He has received cash but not rendered 
service.  On  15th  March,  under  accrual  method,  Mr.  Nemo  will  record  unearned  Service 
Revenue. It is liability because he has an obligation to perform a service in future. 
 
  Illustration 2 :‐ Ms. Isha purchases a goods of ` 80,000 from Ms. Lara by paying a cash of ` 
30,000 & sells at ` 1,00,000 of which the customers paid only ` 75,000. Illustrate the 
concept of accrual. 
  Solution  :‐Revenue  of  Ms.  Isha  is  `  1,00,000  &  not  `  75,000  received  from  the  customer 
Expenses are ` 80,000 (cost incurred for the revenue) & not ` 30,000 paid by her to supplier 
Hence profit as per accrual concept is ` 20,000 (Revenue ‐ Expenses) 

3
FY PGDPCM /ACCOUNTANCY

9]   PERIODIC MATCHING OF COST AND REVENUE CONCEPT:‐ 

This concept is based on the period concept. Making profit is the most important objective 
that  keeps  the  proprietor  engaged  in  business  activities.  That  is  why  most  of  the 
accountant’s  time  is  spent  in  evolving  techniques  for  measuring  the  profit/profitability  of 
the  concern.  To  ascertain  the  profit  made  during  a  period,  it  is  necessary  to  match 
“revenues” of the period with the “expenses” of that period. Income (profit) earned by the 
business during a period is compared with the expenditure incurred  to earn the revenue. 

10] REVENUE RECOGNITION (REALISATION CONCEPT) :‐ 
  According to this concept profit should be accounted for only when it is actually realised. 
Revenue  is  recognised  only  when  sale  is  affected  or  the  services  are  rendered.  Sale  is 
considered  to  be  made  when  the  property  in  goods  passes  to  the  buyer  and  he  is  legally 
liable to pay. However, in order to recognise revenue, receipt of cash is not essential. Even 
credit sales result in realisation, as it creates a definite asset called debtor. Similarly income 
like  commission,  interest,  rent  etc.  are  shown  in  Profit  &  Loss  Account  on  accrual  basis 
though they may not be realised in cash on the date of preparing accounts. 
 

11] VERIFIABLE OBJECTIVE EVIDENCE CONCEPT:‐ 

According to this concept all accounting transactions should be evidenced and supported by 
objective  documents.  These  documents  include  invoices,  contract,  correspondence, 
vouchers, bills, passbooks, cheque etc. 

ACCOUNTING CONVENTIONS 
 
  Conventions  are  the  customs  or  traditions  guiding  the  preparation  of  accounting 
statements.  They  are  adapted  to  make  financial  statements  clear  and  meaningful.  They 
represent usage or methods generally accepted and customarily used. These exist in cases 
where  there  are  different  alternatives,  which  are  equally  logical  and  some  of  these  are 
generally accepted having consideration of cost, time, habit or convenience. Following are 
the accounting conventions: ‐ 
 
1]  CONVENTION OF DISCLOSURE :‐ 
  This means that the accounts must be honestly prepared and they must disclose all material 
information.  The  accounting  reports  should  disclose  full  and  fair  information  to  the 
proprietors,  creditors,  investors  and  others.  The  term  disclosure  only  implies  that  there 

4
FY PGDPCM /ACCOUNTANCY

must be a sufficient disclosure of information which is of material interest to proprietors, 
and potential creditors and investors 
 
2]  CONVENTION OF MATERIALITY :‐ 
  The  accountant  should  attach  importance  to  material  details  and  ignore  insignificant 
details.  If  this  is  not  done,  accounts  will  be  overburdened  with  minute  details.  Therefore, 
keeping  the  convention  of  materiality  in  view,  unimportant  items  are  either  left  out  or 
merged  with  other  items.  Whether  the  information  is  material  or  not  depends  upon  the 
circumstances of the case & common sense. The rule to be kept in mind is that if omission 
of  the  information  impairs  the  decision  or  conduct  of  its  user,  it  should  be  regarded  as 
material. 
    However, an item may be material for one purpose but immaterial for another, material 
for one concern but immaterial for another or material for one year but immaterial for the 
next year. 
 
3]  CONVENTION OF CONSISTENCY :‐ 
  The  comparison  of  one  accounting  period  with  the  other  is  possible  only  when  the 
convention of consistency is followed. It means accounting from one accounting period to 
another should on the same basis. If stock is valued at cost or market price whichever is less 
this  principle  should  be  followed  every  year.  Any  change  from  one  method  to  another 
would lead to inconsistency. However consistency does not mean non‐flexibility. It should 
permit introduction of improved techniques of accounting. 
 
4]  CONVENTION OF CONSERVATISM :‐ 
  As  per  this  convention  all  prospective  losses  are  taken  into  consideration  but  not  all 
prospective profits.  In  other  words anticipate  no  profit  but  provide  for  all  possible  losses. 
This convention is being criticised on the ground that it goes not only against convention of 
full  disclosure  but  also  against  the  concept  of  matching  cost  &  revenues.  It  encourages 
creation of secrete reserves by making excess provision for depreciation, bad and doubtful 
debts etc. The income statement shows a lower net income & the balance sheet overstates 
the liabilities & understate the assets. 
  Following are the examples of application of conservatism :‐ 
1)  Making provision for doubtful debts and discount on debtor 
2)  Not providing for discount on creditor  
3)  Valuing stock in trade at cost or market price whichever is less. 
4)  Creating provisions against fluctuations in the price of investments. 
5)  Showing joint life policy at surrender value and not at the paid up amount. 
6)  Amortisation of intangible assets like goodwill which has indefinite life.