Preguntas: Caso Far East Imports

Pregunta #1 Tiene Far East algn problema en relacin a sus objetivos o estndares? Explique.

Far East Imports tiene varias oportunidades en relacin a los sistemas y/o aplicaciones que dan apoyo a su operacin. Desde un punto de vista estratgico, Far East Imports carece de un plan estratgico para la organizacin que dicte las prioridades y utilizacin de recursos para el rea de manejo de sistemas, de manera que las herramientas y aplicaciones electrnicas a desarrollarse estn a la par con las necesidades del negocio. De igual manera, el desarrollo de un plan estratgico permitira la planificacin de recursos para el rea de Manejo de Sistemas de Informacin para evitar que todos sus recursos estn dedicados a una sola tarea o iniciativa.

En trminos de procesos que apoyen la operacin de Far East Imports, la organizacin carece de un proceso estructurado de Planificaciones de Ventas y Operaciones (S&OP por sus siglas en ingles). Dicho proceso permite el alineamiento del rea de ventas con las prioridades a establecer para reas de operacines, como lo son manufactura y compras. Este proceso abarca la integracin de suplidores para mantenerlos al tanto de la demanda futura.

En trminos de sistemas o aplicaciones, la organizacin de Far East Imports carece de un sistema de anlisis de demanda histrica y prediccin de demanda futura. Similarmente carece de sistemas que permitan a sus proveedores mantenerse al tanto de la futura demanda, lo cual brindara el beneficio de una mejor preparacin a su vez que brindara visibilidad a potenciales problemas de capacidad.

El requisito para un nuevo reporte por parte de su presidente y el almacenaje manual de los reportes generados, confirma la necesidad de un proceso mas robusto y automatizado para el manejo de informacin. Existe tecnologa para el almacenaje y proceso de datos que permita el obtener reportes al momento de ser necesitados por parte del usuario, similarmente, este tipo de aplicaciones permite la creacin de nuevos reportes con relativa facilidad para el usuario.

Pregunta #2 - Qu acerca de sus resultados? Explique.

En trminos de resultados, la organizacin mantiene ventas anuales de $250 millones de dlares, lo cual es significativo, por otro lado, la necesidad de un reporte de artculos de poco movimiento u obsoletos indica que potencialmente tienen oportunidades en el rea de manejo de inventarios. Adems, la falta de informacin para la toma de decisin al momento de envo de rdenes de compra a sus proveedores tiene los altos riesgos de tener exceso de inventario o falta de inventario para apoyar ventas futuras.

Pregunta #3 - Qu acerca de su gerencia? Explique.

El proceso de la gerencia de realizar visitas a sus sucursales es recomendado en organizaciones que han adoptado una cultura de manufactura esbelta. Si bien el trmino y filosofa de manufactura esbelta se origina en proceso de produccin, el concepto es aplicable a todo tipo de industrias, tanto de manufactura como de servicio. El concepto de presencia de la alta gerencia en el da a da de la operacin es un ejemplo de Gemba (aadir valor) dentro de esta cultura. No obstante, existen alternativas mas costo efectivas para mantener presencia en sus sucursales a travs de herramientas de video conferencia.

Por el otro lado, la gerencia depende de interacciones personales para mantenerse al tanto del negocio. Este es un proceso poco eficiente para el liderato de una organizacin, el cual debe centralizar sus esfuerzos en el desarrollo de estrategias de negocio.

Adems, la gerencia no luce enfocada en analizar estratgicamente los objetivos de la empresa y que herramientas son requeridas para apoyar los mismos.

Pregunta #4 - Qu acerca del procesador de informacin? Explique.

En trminos de procesar la informacin, el proceso no se encuentra a la par con la tecnologa existente y requerida para una impresa con el volumen de ventas de Far East Imports. Ciertamente, a nivel de liderato de presidente de compaa, el tipo de reportes a evaluar deben de ser un resumen de los hallazgos y recomendaciones de la gerencia intermedia. De igual manera, la informacin de ventas no esta siendo analizada al detalle requerido para obtener una proyeccin de ventas precisa que permita una toma de decisiones educada al momento de realizar transacciones de compra con los proveedores.

Pregunta #5 Cual es el problema bsico? Cules son los sntomas del problema?

El principal problema es la poca utilizacin de sistemas de informacin que apoyen el conocimiento sobre el negocio y la toma de decisiones. Sntomas sobre esta situacin son los siguientes:

- Presidente de la compaa archivando gran cantidad de reportes sobre sus sucursales

- Presidente de la compaa requiere de interaccin fsica para mantenerse al tanto del estado del negocio

- Inhabilidad para hacer proyecciones de ventas precisas, y su impacto en el proceso de compra a proveedores

- Preguntas #6 y #7 Liste 3 posibles soluciones. Pregunta #6 Qu solucin recomienda? Por qu?

La principal recomendacin lo es el desarrollo de un plan estratgico integrando las necesidades del negocio en conjunto con el plan estratgico de sistemas de informacin. Este plan, debe de consideras las posibles soluciones listadas a continuacin:

- Maximizacin del uso de herramientas y aplicaciones de telecomunicaciones - El principal objetivo debe de ser lograr mantener la presencia de la alta gerencia a travs de las diferentes sucursales, a su vez que se hace un uso mas efectivo del tiempo del presidente de la compaa.

- Implementacin de redes de comunicacin y servidores que permita la centralizacin de informacin de todas las sucursales. Redes de rea local (LAN por sus siglas en ingles), pueden ser establecidos en las diferentes sucursales y ser conectados a travs de una red de rea ancha (WAN por sus siglas en ingles). El objetivo debe ser proveer visibilidad del desempeo de todas las sucursales de Far East Imports a todos los niveles de la organizacin.

- Maximizacin del uso de herramientas en la red de internet que permita transacciones de compra a Far East Imports a travs de portales de internet. Similarmente la maximizacin de portales de negocio a negocio (B2B por sus siglas en ingles) entre Far East Imports y sus proveedores. Esta alternativa, adems de fomentar un mayor volumen de ventas, permite un mejor conocimiento de patrones de compra por parte del consumidor .

- Utilizacin de aplicaciones existentes en el mercado para anlisis de demanda y generacin de proyecciones de venta

Finalmente, a nivel de proceso, la implementacin de un proceso de S&OP, apoyado por las aplicaciones y sistemas mencionados anteriormente es recomendado para asegurar un mejor entendimiento de la demanda futura, a su vez que propicia las discusiones estratgicas necesarias para maximizar el margen de ganancia de Far East Imports.

Referencias:

Oliver Wight (2004). Collaborative Sales & Operations Planning, a best practice approach. Recuperado el 20 de septiembre de 2009. Fuente: http://www.jda.com/file_bin/newsletters/CSOP_JDA_OW.pdf

Mark Graban (2007). A Gemba Walk Example. Recuperado el 20 de septiembre de 2009. Fuente: http://www.mbtmag.com/blog/Get_Lean_and_Prosper/11884-A_Gemba_Walk_Example.php

Effy Oz (2009). Management Information Systems. USA: Thomson Course Technology