Planeación estratégica de

tecnologías de información
UNIDAD No. 4
Planeación Estratégica de los SI
Introducción
• La realización de un plan estratégico de SI tiene como finalidad asegurar la
alineación de los objetivos estratégicos del negocio con la información que
requieren estos grandes objetivos.
• La necesidad de descubrir nuevas oportunidades para innovar los procesos
de una empresa, aprovechando las ventajas que brindan las tecnologías de
información – TI, hace énfasis en la vinculación entre las estrategias de
tecnologías y del negocio, utilizando las TI como un facilitador para
transformar la infraestructura y los procesos del negocio.
• Lo anterior hace que una metodología de planificación de sistemas
abarque a toda la organización y requiera tener en cuenta conceptos de
planificación de estrategias.
Introducción
• Por tanto, recoger y visualizar los conceptos de la dirección
estratégica presentados en el modulo anterior, en el marco de un
enfoque, un proceso de trabajo y un método da lugar a la
planificación estratégica de SI/TI.
• El proceso de la planificación estratégica de SI/TI persigue alinear las
políticas de SI/TI con las prioridades del negocio, identificar las
prioridades de inversión en aplicaciones y tecnologías, establecer el
modelo de información/tecnología futuro y preparar un plan de
proyectos o plan de implantación.
Planeación estratégica de SI - PESI
• Se puede definir la planeación estratégica de SI como el proceso y la
documentación en la que se identifica la cartera de aplicaciones y la
infraestructura tecnológica que debe desarrollar la empresa para
obtener ventajas sostenibles sobre sus competidores, de acuerdo con
la estrategia de negocio.
• La planeación estratégica de SI, hace un alineamiento estratégico
entre el negocio y las TI, es decir, hace encajar la estrategia de
sistemas y tecnologías con la estrategia de la empresa en conjunto.
• Las dos dimensiones de la estrategia de sistemas y tecnologías son:
• La estrategia de aplicaciones/sistemas de información
• La estrategia de tecnologías/infraestructura.
Planeación estratégica de SI - PESI
Relación entre la estrategia del negocio y la estrategia de sistemas / TI
Planeación estratégica de SI - PESI
Los objetivos finales del proceso de planificación estratégica son:
• Alinear los sistemas y las tecnologías de la información con el negocio, para
identificar cómo y dónde pueden contribuir mejor y así poder determinar
las prioridades de inversión;
• Ayudar a que la empresa logre los objetivos de negocio, para obtener
ventajas competitivas sostenibles de la empresa mediante los sistemas y
las tecnologías de la información;
• Construir un modelo de información y una infraestructura tecnológica para
el futuro que sean competitivos, eficientes (costo-efectivos) y flexibles.
• Identificar y desarrollar las capacidades y los recursos necesarios para
desplegar el SI/TI definido.
• Establecer los planes y programas de implantación, es decir, la hoja de ruta
para desplegar la estrategia de SI/TI dentro de la empresa.
Planeación estratégica de SI - PESI
Cuándo y por qué abordar procesos de planificación estratégica de SI/TI:
• Cuando hay cambios significativos en el negocio:
• Alianzas o adquisiciones de empresas,
• entrada a nuevos mercados geográficos,
• Entrada de nuevos productos,
• programas de reestructuración masiva,
• centralización o concentración de determinados procesos de negocio,
• cambios importantes en la estructura directiva.
• Cuando se van a implementar nuevas tecnología en la gestión del negocio.
• En momentos en los que aparecen tecnologías nuevas que pueden dar
soporte de manera completamente nueva y quizá desconocida a las
estrategias del negocio actual o futuro.
Planeación estratégica de SI - PESI
Cuándo y por qué abordar procesos de planificación estratégica de
SI/TI:
• Cuando la alta dirección reconoce la necesidad de involucrar la
organización en el desarrollo de las estrategias de SI/TI.
• Cuando se identifican fracasos frecuentes en proyectos de alto
impacto/costos.
• Cuando se abordan presupuestos altos para la inversión de TI.
Planeación estratégica de SI - PESI
¿Por qué se necesita un PESI?
- Porque identifica las necesidades de información en función del plan de
negocio de la empresa.
- Porque prioriza el desarrollo de sistemas en función de la estrategia de
negocio de la empresa.
- Porque identifica y alinea la arquitectura del negocio con la arquitectura de
sistemas.
- Porque cuantifica y anticipa los costos previstos de la puesta en marcha
de los sistemas y el retorno de la inversión.
- Porque anticipa las necesidades de recursos internos y externos para
llevar acabo los proyectos con suficiente antelación.
- Porque provee la oportunidad de involucrar a todos los niveles de la
Organización a partir de las primeras fases del proyecto y así, aumentar la
confianza de los involucrados.
Planeación estratégica de SI - PESI
A través del desarrollo de un plan estratégico de sistemas de
información la organización será capaz de:
• Aumentar la competitividad
• Crear nuevas fuentes de valor económico
• Conducir hacia el crecimiento de los ingresos
• Aumentar la productividad
• Reducir costos
• Afectar el cambio positivo de una forma sustantiva
• Evaluar y planificar los rendimientos de la inversión en
tecnología
El proceso de la planeación estratégica de SI
La esencia de un plan de sistemas o un plan corporativo de sistemas de
información es dar respaldo al plan de negocio, analizando las
necesidades de información de la empresa a corto y medio plazo, y
definir los sistemas, bases de datos y tecnologías que mejor puedan
satisfacer esas necesidades a través de los siguientes pasos:
El proceso de la planeación estratégica de SI
El proceso de la planeación estratégica de SI
Las fases propuestas para la redacción de un plan de estratégico
sistemas son:
• Determinar la estrategia y contexto actual de la organización e
identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información
• Determinar el estado actual de los sistemas de información y hacer
un análisis de los sistemas de información
• Definir y formular la estrategia
• Definir el plan de sistemas de información
• Desarrollar el programa de despliegue
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
La primera fase del proyecto consiste en:
• Asegurar que cubrirá de manera efectiva las necesidades de la
organización;
• Conocer la organización lo suficiente para poder determinar
posteriormente los requisitos de los sistemas de información.
• Revisar la información necesaria de la organización que permita
conocer:
• Su estrategia
• Planificación de las diferentes áreas
• Visión del mercado y de la competencia, etc.
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
La primera fase del proyecto consiste en:
• Determinar cuáles son los requisitos de negocio a los que pueden
contribuir los sistemas de información.
• Modelo DOFA (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
El objetivo de la primera fase es:
• Reconocer, comprender y documentar en qué consiste la estrategia
de la empresa;
• Cuáles son las necesidades de negocio permanentes (los procesos
críticos y las necesidades de información);
• Cuáles son los objetivos y las prioridades actuales (las estrategias y
planes);
• Cuál es la situación del entorno competitivo (las amenazas y
oportunidades, la posición y ventajas competitivas).
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
Los resultados de la primera fase son:
1. Análisis estratégico del negocio que contiene:
• Conocimiento e información básica del negocio: información financiera,
descripción de los productos y actividades, quiénes son sus clientes,
proveedores y competidores, y cuáles son las debilidades y fortalezas
internas.
• Entendimiento del plan estratégico o plan de negocio de la empresa: cuál
es la misión, la visión, los valores, objetivos y prioridades de negocio.
• Entendimiento de la posición competitiva de la empresa: cuál es el poder
de negociación con relación a los proveedores, clientes y canales, cuál es la
situación de rivalidad en el mercado, y qué amenazas y oportunidades se
presentan.
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
Los resultados de la primera fase son:
2. Análisis de la cadena de valor del negocio:
• Necesidades de información: cómo se trasladan las prioridades
estratégicas en objetivos y parámetros de gestión (indicadores). Cuál
es la información de negocio que se necesita sobre los clientes,
proveedores y socios.
• Mapa de procesos: cuál es la cadena de valor del negocio, cuáles son
los procesos y actividades críticas, en qué procesos se requieren
cambios o reingeniería.
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 2. Determinar el estado actual de los sistemas de información
Entender la situación actual de los SI requiere:
• Información de los sistemas de información actuales (nivel de
cobertura, flexibilidad y robustez de las aplicaciones);
• Conocimiento de las tecnologías (arquitectura, eficiencia y nivel de
servicio), las capacidades y recursos de SI/TI y el nivel de satisfacción
(calidad percibida) de los usuarios y directivos de negocio.
• También se hace un análisis de las tendencias del sector de SI/TI
dentro del mercado y cuál es la situación de los competidores
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 2. Determinar el estado actual de los sistemas de información
• El producto principal de esta fase es un diagnóstico de los SI/TI actuales
que refleje la distancia con las necesidades futuras del negocio y de la
tecnología
• La determinación del estado de los sistemas de información se realiza con
respecto a tres aspectos básicos, que son:
• Estado de la infraestructura técnica
• Estado de las aplicaciones
• Estado de la organización y de los procesos
• Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas
de información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar
un análisis para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las
debilidades a mejorar.
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 2. Determinar el estado actual de los sistemas de información
El análisis del estado actual de los SI comprende:
• Análisis del nivel de recursos y gasto/inversión, actual e histórico:
Proporciona una primera aproximación para comparar la distancia entre la
estrategia de la empresa y la asignación de recursos de SI/TI.
• Análisis de la calidad percibida del servicio de SI/TI: Conocer la visión que
tienen los usuarios del servicio que reciben del área de SI/TI, en diferentes
niveles.
• Análisis de las aplicaciones actuales. Se trata de conocer:
• El nivel de cobertura e implantación de los sistemas con relación a las necesidades
del negocio;
• La flexibilidad (capacidades de mejora y evolución, diseño técnico, integración, etc.)
• La robustez (nivel de incidencias y correcciones y gravedad de estas).
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 2. Determinar el estado actual de los sistemas de información
• Análisis de las infraestructuras. Normalmente, este análisis cubre la
infraestructura desde:
• El punto de vista tecnológico (actualización, flexibilidad y robustez de la
arquitectura)
• Desde el punto de vista de las operaciones (eficiencia y nivel de servicio de las
plataformas).
• Desde el punto de vista de la arquitectura, se trata de examinar hasta qué
punto los entornos existentes sustentan las necesidades futuras del negocio
(por ejemplo, nivel de integración, conectividad, servicio en línea, acceso
desde múltiples ubicaciones, interoperabilidad externa con clientes y
proveedores, etc.).
• En este apartado, se examinan los aspectos de seguridad (protección física y
lógica), contingencias y confidencialidad.
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 2. Determinar el estado actual de los sistemas de información
• Análisis de la organización de SI/TI. Este análisis cubre normalmente dos
partes:
• La estructura de la organización (interna y con relación a la organización de la
empresa)
• Las capacidades internas (cantidad y calidad de los recursos humanos).
• Análisis del entorno y competidores. Comprende:
• Un análisis de la evolución del entorno tecnológico en general (tendencias
del mercado, tecnologías obsoletas, probadas y emergentes)
• y de los competidores (nivel de inversión/gasto con relación a su
facturación, entornos tecnológicos, parque actual de aplicaciones, gestión
de los SI/TI, proyectos en marcha, etc.).
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 3. Definir y formular la estrategia futura de SI/TI.
• Que espera la empresa de los SI/TI en los próximos años, cuáles son los
objetivos específicos y las directrices de la tecnología y la gestión de SI/TI.
• En esta fase se identifican y se califican las iniciativas estratégicas
principales:
• Con relación a su impacto/valor para el negocio,
• con relación al esfuerzo/costo que representan y el nivel de riesgo asociado.
• Asimismo, se establece el modelo de información futuro de alto nivel
(datos, procesos, aplicaciones e infraestructura) que ha de soportar estas
prioridades.
• Las necesidades intrínsecas de SI/TI, es decir, las iniciativas que aseguren la
disponibilidad de una infraestructura competitiva y eficiente para soportar
el plan.
El proceso de la planeación estratégica de SI
FASE 4. Definir el plan de SI/TI.
• Una vez aprobada la estrategia y la cartera de iniciativas o proyectos
principales, hay que analizar la relación entre ellas, la disponibilidad
de recursos, la madurez de las tecnologías y la relación, de nuevo, con
las principales iniciativas/proyectos del negocio para establecer:
• El calendario y la secuencia de la implantación,
• las necesidades de nuevos recursos y capacidades,
• los aspectos de gestión, seguimiento, actualización y comunicación
del plan para la implantación.
El producto principal de esta fase es un plan de proyectos, desplegado
en el tiempo, con las necesidades de recursos asociados y la valoración
económica.