Facultad de Ciencias Empresariales

Escuela Acadmica de Ciencias Contables y

Financieras

TEMA:
NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE DE INFORMACIN Y
COMUNICACIN
DOCENTE:
ANA MARIA TAPIA QUISPE
INTEGRANTES:

FLORES MESTAS, MAGALY

MENDOZA TAIPE, ESTHER
CRUZ SILVA, GABI
GUTIERREZ PAUCAR, SALI PAMELA

SEMESTRE:

XI
2015

NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE DE INFORMACIN Y

COMUNICACIN

Se entiende por el
procesos, canales,
aseguren el flujo
oportunidad. Esto
grupales.

componente de informacin y comunicacin, los mtodos,

medios y acciones que, con enfoque sistmico y regular,
de informacin en todas las direcciones con calidad y
permite cumplir con las responsabilidades individuales y

La informacin no solo se relaciona con los datos generados internamente,

sino tambin con los sucesos, actividades y condiciones externas que deben
traducirse a la forma de datos o informacin para la toma de decisiones
As mismo debe existir una efectiva en sentido amplio a travs delos procesos
y niveles jerrquicos de la entidad.
La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, siendo
indispensable su adecuada transmisin al personal para que pueda cumplir
con sus responsabilidades.
Contenido:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Funciones y caractersticas de la informacin

Informacin y responsabilidad
Calidad y suficiencia de la informacin
Sistemas de informacin
Flexibilidad al cambio
Archivo institucional
Comunicacin interna
Comunicacin externa
Canales de comunicacin

1.-FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN

La informacin es resultado de las actividades operativas, financieras y de
control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una
situacin existente en un determinado momento reuniendo las caractersticas
de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario
disponga de elementos esenciales en la ejecucin de sus tareas operativas o de
gestin.

CARACTERSTICAS

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CARACTERITICAS
Integridad: La informacin deber resultar toda la que corresponda y
sea propia de los hechos a informar.
Oportunidad: Encontrarse disponible en todo momento y sobre todo
cuando deben adoptarse decisiones.
Actualizacin: La informacin debe referirse al presente y en lo posible
contener proyeccin a futuro. La histrica se incluir cuando constituya
un antecedente reciente y est asociada a un tema presente.
Exactitud: Debe representar con la mayor aproximacin posible la
realidad que trata de reflejar.
Accesibilidad: Deber estar disponible para todos los interesados, con
las limitaciones que la confidencialidad u otras restricciones impongan.
Certidumbre: Debe brindar conocimiento seguro, claro y evidente de
las cosas.
Racionalidad: Debe ser razonable frente al hecho a informar.
Objetividad: Debe excluir todo juicio de valor.

La informacin deber estar diseada para cada uno de los niveles de

organizacin, y ordenada para facilitar su acceso y utilizacin y cubrir tanto
aspectos financieros como de gestin.
Asimismo, se podr considerar algunas polticas de informacin que ayudarn
a la implantacin de la presente norma:
Se elaborarn planes que identifiquen las necesidades de informacin
interna y externa
Se implantar una poltica de puertas abiertas a las inquietudes de los
dependientes y la mejora continua de comunicacin organizacional

 Se comunicar los cambios organizacionales directamente a todos los

funcionarios y servidores
Se disear un programa de comunicacin para transmitir la informacin
que necesite cada unidad orgnica, funcionario o servidor
Se deber determinar los tipos de informacin que la entidad administrar
para la toma de decisiones en los distintos niveles jerrquicos.
EJEMPLO DE FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE LA INFORMACION

2.

INFORMACIN Y RESPONSABILIDAD

La informacin debe permitir a los funcionarios y servidores pblicos cumplir

con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser
captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados, en
informacin y comunicados en tiempo y forma oportuna.
El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que
desempean los sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus
deberes, mostrando una actitud comprometida hacia estos
Esta actitud debe traducirse en acciones concretas como la asignacin de
recursos suficientes para su funcionamiento eficaz y otras que evidencien la
atencin que se les otorga
La obtencin y clasificacin de la informacin deben operarse de manera que
garantiza la adecuada oportunidad de su divulgacin a las personas
competentes de la entidad propiciando que las acciones o decisiones que se
sustenten en la misma cumplan apropiadamente su finalidad
Es recomendable que se determine la relacin entre informacin y
responsabilidad que el personal asumir en su accionar laboral. Para ello se
sugiere aplicar las siguientes polticas:

Se enfatizar la utilizacin de la comunicacin directa con el personal,

cuando sea posible; por ejemplo, la comunicacin cara a cara a travs
de la atencin de entrevista

Se generar un clima de confianza mutua que permita la comunicacin

oportuna de buenas y malas noticias propiciando una comunicacin
abierta y honesta
Se procurar el ejercicio de comunicaciones en tres direcciones
(descendente, horizontal y ascendente)
Se dejar constancia de la comunicacin de los problemas detectados.

EJEMPLOS DE HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN

3.

CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIN

El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad,

suficiencia, pertinencia y oportunidad de la informacin que se genere y
comunique. Para ello se debe disear, evaluar e implementar mecanismos
necesarios que aseguren las caractersticas con las que debe contar toda
informacin til como parte del sistema de control interno.
Para garantizar la calidad y suficiencia de la informacin, es recomendable
considerar algunos lineamientos o polticas de control que ayuden a la
implantacin de esta norma. Entre stos se tiene:
Si se considera que la informacin constituye el activo ms importante de las
organizaciones, una de las primeras funciones debe ser asegurar la calidad de
la misma. En tal sentido, se puede afirmar que, al igual que en estos ltimos
aos, tal como la calidad de los productos y servicios ha sido un factor
esencial para el xito de las organizaciones, en los tiempos actuales lo es la
calidad de la informacin. Las organizaciones que persigan asegurar la calidad
de la informacin tendrn que abordar mltiples aspectos, entre los cuales se
destacan tres:
(a) Desarrollar una poltica de calidad que establezca las obligaciones de los
miembros de la organizacin con el fin de asegurar la calidad de los datos en
todas sus dimensiones. A continuacin se muestran algunas polticas que
podran implementarse:

Ejemplo de polticas de calidad de la informacin

(b) Desarrollar un proceso que evale la calidad de la informacin disponible

de acuerdo con los mtodos existentes.
(c) Desarrollar una evaluacin peridica de las polticas y los procesos. Un
aspecto crtico para poder llevar a cabo este proceso de evaluacin es la

definicin de mtricas significativas que permitan analizar y mejorar la

calidad. A continuacin se sealan tres posibles tipos de mtricas a
considerarse:
Ejemplos de tipos de mtricas para la calidad de los datos

4. SISTEMAS DE INFORMACIN
Los sistemas de informacin diseados e implementados por la entidad
constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias
organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello
deber ajustarse a las caractersticas, necesidades y naturaleza de la entidad.
De este modo, el sistema de informacin provee la informacin como insumo
para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la
rendicin de cuentas.
Los sistemas de informacin incluyen la captura y el procesamiento de datos,
as como el intercambio oportuno de la informacin resultante de las
operaciones realizadas por la entidad permitiendo la conduccin y el control
de su gestin. Para ello se sugiere considerarse la implementacin de polticas
de control en la gestin de los sistemas de informacin, tal como se muestra
en algunos de los lineamientos desarrollados a continuacin.
1. PLAN DE SISTEMA DE INFORMACIN
El rea de sistemas deber implementar un plan de sistemas de informacin
con el objeto de prever que el desarrollo de sus actividades contribuya al logro
de los objetivos institucionales.

Corresponde a la Alta Direccin de cada entidad participar en la elaboracin,

aprobacin y puesta en funcionamiento del plan de sistemas de informacin

de la entidad. Los calendarios de desarrollo deben estar con el respectivo

planeamiento global de la entidad.
El plan de sistemas de informacin puede reflejarse en un Plan Estratgico de
la Tecnologa de la Informacin (PETI), el cual es una herramienta para
ordenar los esfuerzos de incorporacin de tecnologas de la informacin. Este
plan establece las polticas requeridas para controlar la adquisicin, el uso y la
administracin de los recursos de TI. Integra la perspectiva de
negocios/organizacional con el enfoque de TI, estableciendo un desarrollo
informtico que responde a las necesidades de la organizacin y contribuye al
xito de la entidad.
El PETI consiste en un proceso de planeacin dinmico, en el que las
estrategias sufren una continua adaptacin, innovacin y cambio, que se
refleja en los elementos funcionales que componen toda la organizacin. Este
plan se desarrollar con base en una metodologa definida.

2. CONTROLES DE DATOS FUENTES, DE OPERACIN Y DE SALIDA

Se sugiere el diseo de controles con el propsito de salvaguardar los datos
fuente, operaciones de proceso y salida de informacin procesada por la
entidad.
Para implementar los controles sobre datos fuente es necesario que la entidad
designe a los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello
debern establecerse polticas que definan las claves de acceso.
Los controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados por
procedimientos estandarizados y formales que se hacen efectivos. Los
controles de salida de datos deben proteger la integridad de la informacin,
para cuyo efecto es necesario tener en cuenta algunos controles, tales como
los que se muestran en el

3. PROPIEDAD Y AUTORIZACIN DE USO DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIN
Los sistemas de informacin de las entidades, incluyendo los programas,
aplicaciones y archivos electrnicos, slo podrn utilizarse para fines
estrictamente oficiales y legales.
Los sistemas de informacin y las herramientas asociadas, como el correo
electrnico e Internet, slo podrn ser utilizados por personal debidamente
autorizado. Ser responsabilidad de cada rea definir las tareas que impliquen
acceso a tales herramientas.
La informacin desarrollada, transmitida o almacenada en los sistemas de
informacin de la entidad es propiedad de la misma y del Estado,
aplicndoseles todas las disposiciones legales sobre documentos pblicos. La
divulgacin de la informacin sin la debida autorizacin est prohibida. La
alteracin o fraude de cualquier documento en formato electrnico conllevar
a las sanciones respectivas.
Es responsabilidad de la entidad tomar las medidas necesarias para
salvaguardar la confidencialidad de los datos personales de empleados o
ciudadanos contenidos en sus sistemas de informacin, conforme a la
legislacin aplicable.
Los documentos generados o contenidos en los sistemas de informacin sern
parte de los expedientes oficiales de la entidad. La destruccin de tales
documentos electrnicos estar sujeta a las sanciones aplicables a la
destruccin de documentos pblicos.
Los programas y recursos utilizados en los sistemas de informacin de la
entidad deberan contar con licencia vigente o autorizacin de uso. Dichos
programas slo podrn ser instalados por personal autorizado para tales
efectos. Adems, no podrn instalarse programas sin la previa autorizacin del
rea de sistemas, aunque sean programas libres de costos.

Los programas y aplicaciones contenidos en los sistemas de informacin no

podrn reproducirse sin autorizacin o ser utilizados para fines ajenos a las
funciones o poderes de la entidad.
4. CONTROLES DE ACCESO
Es recomendable que la entidad establezca normas para la asignacin de
cuentas de acceso, incluyendo las medidas de seguridad aplicables tales como:
claves secretas (contraseas), controles de acceso a los servidores y sistemas
para auditar su uso, la integridad y la seguridad de los datos y
comunicaciones que se envan. Los usuarios de los sistemas debern cumplir
con todas las normas de uso y las relativas a la seguridad de la informacin
emitidas por el rea de sistemas. Cada usuario ser individualmente
responsable por el manejo adecuado de los cdigos de acceso o contraseas
asignadas.
La correspondiente asignacin de cdigos de acceso no impedir que el uso de
los sistemas de informacin sea auditado por el personal autorizado por el
rea de sistemas, con el propsito de garantizar el uso apropiado de los
recursos. Asimismo, los usuarios no debern hacer mal uso de la informacin
almacenada en su computadora o que sea emitida o comunicada a travs de
los sistemas de informacin.
El acceso a informacin de una cuenta ajena sin autorizacin, obtenido
mediante la modificacin de privilegios de acceso o la interceptacin de
informacin en cualquier otra manera est prohibido. En consecuencia, tal
conducta se sancionar conforme a la normativa interna y las normas
aplicables que rigen la conducta de los empleados.
Se sugiere verificar que tanto Internet y como el correo electrnico estn
funcionando adecuadamente. Tambin se asegurarn que la informacin
contenida en dichos sistemas est protegida de accesos no autorizados.
Adems, se utilizar sistemas de proteccin contra virus y contra accesos no
autorizados (firewall).
Igualmente, es recomendable establecer normas aplicables al uso de Internet,
regulando el acceso, conexin, seguridad y autorizacin.

Se establecern normas aplicables al uso del correo electrnico, la cual regule

auditoras y revisiones, prohibiciones, usuarios, accesibilidad y seguridad.

5. FLEXIBILIDAD AL CAMBIO
Los sistemas de informacin deben ser revisados peridicamente, y de ser
necesario, rediseados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y
productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, polticas y
programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los
sistemas de informacin para adoptar las acciones necesarias.
Constantemente surgen cambios e innovaciones que se manifiestan a travs de
la creacin o modificacin de productos, de procesos o servicios y de la
normatividad. En este sentido, nace tambin la necesidad de que la entidad a
travs de una mayor flexibilidad y adaptabilidad, se adecue a los cambios.
Las entidades no slo necesitan responder a cambios tecnolgicos sino
tambin a la demanda de sus clientes, pliegos, entidades dependientes y de
aquellas entidades que financian sus proyectos de desarrollo.

Si las entidades no responden rpida y eficientemente a estos cambios y

demandas, no slo se volvern obsoletas, perdern recursos y brindarn un
mal servicio, sino que perdern la confianza de sus clientes y su imagen se
ver afectada.
En este sentido, la Alta Direccin deber conseguir los recursos tecnolgicos
adecuados, junto con las personas idneas en el manejo de stos. Los
sistemas de informacin que administra la entidad debern ser adaptables a la
organizacin.
A continuacin presentamos algunos aspectos a mejorar:
Fortalecer a travs de los sistemas de informacin las relaciones con los
usuarios o clientes para tomar conocimiento de sus necesidades, reclamos
opiniones e inquietudes (por ejemplo crear enlaces de comunicaciones a travs
de computadoras entre la entidad y los proveedores, cliente o usuarios).
Los sistemas de informacin debern ser revisados peridicamente y, si
corresponde, rediseados cuando se detecten deficiencias en su
funcionamiento y productos o cuando los cambios en las necesidades de
nuestros clientes, normativa, entre otros, as lo requieran.
Los sistemas de informacin debern tener la capacidad de generar
informacin de acuerdo con los requerimientos de los usuarios o clientes.
Se deber establecer niveles de acceso a los sistemas de informacin con la
finalidad de evitar que pueda ser modificado por diferentes personas que no
cuentan con la autorizacin respectiva para realizar cambios.
Los sistemas de informacin debern ser diseados a la medida de cada
entidad, es decir, de acuerdo con sus necesidades prioritarias y a los recursos
con los que cuente.
Se deber constatar peridicamente de que la informacin elaborada sigue
siendo relevante para los objetivos de la entidad.
Los sistemas de informacin deberan encontrarse estandarizados para
permitir a las entidades integrar nuevas tecnologas ms fciles y rpidas e
invertir menos tiempo y dinero en la capacitacin a sus empleados.
La estrategia informtica a aplicar para hacer frente a los cambios futuros
deber estar estrechamente conectada con el plan estratgico de la entidad y
con sus planes operativos anuales.
Los sistemas de informacin debern estar alineados y sincronizados con los
procesos ms importantes de la entidad, con el fin de que esto permita que la
entidad pueda responder con rapidez al cambio (por ejemplo la utilizacin de
cdigos de barras en la funcin de recepcin de materiales, sistemas
computarizados de compras, administracin de inventarios, entre otros).