Codificación - Redacción y Formato de Documentos

Código: GC-MA2-PR1-
IT1
INSTRUCTIVO
Revisión: 1
CODIFICACIÓN, REDACCIÓN Y Emisión: 01/10/1
FORMATO DE DOCUMENTOS Página: 1 de 6
1 OBJETO
Establece la metodología de codificación que se utiliza para la

identificación de los documentos, establece la sistemática de la redacción y
define el formato normalizado para la documentación de los sistemas de
gestión de la inocuidad implementados en la Beneficiadora de Almendras
“San Agustin” S.R.L.
2 CAMPO DE APLICACIÓN
Abarca a todos los documentos requeridos para satisfacer los requisitos,

aplicables en la Beneficiadora de Almendras “San Agustin” S.R.L. (se
exceptúan los formatos o registros, especificaciones, flujogramas y planos,
al estar estos manejados de manera menos formal pero, con la
identificación requerida), establecidos en la ISO 22000:2005.
3 REFERENCIAS
ISO 22000:2005 Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos.
4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1 Documento
Información y su medio de soporte. Ejemplo: manual, procedimiento,

instructivo, plan, programa, especificación, registro, informe, norma, plano,
dibujo, etc. utilizada en el sistema de gestión de la inocuidad.
4.2 Manual
Documento que contiene los procedimientos, como los instructivos de

trabajo, necesarios para el sistema de gestión de inocuidad de la
Beneficiadora de Almendras “San Agustin” S.R.L.
4.3 Narrativo: Referido a la acción de contar la sucesión de actividades.
4.4 SG: Sistemas de Gestión.
Elaboró Revisó Aprobó

Nombre
Ing. David Medina Lic. Alain G. España Ribera Lic. Ivar Mauricio Sueldo
:
Auxiliar de Gerente Administrativo
Cargo: Jefe de producción y Calidad
Calidad Financiero
Firma:
Fecha: 30/09/15 02/10/15
IT1
INSTRUCTIVO
Revisión: 1
5DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Las personas que elaboran documentos para los SG, utilizan la codificación
respectiva de los mismos, en base al siguiente formato:
XX – AA1– BB1– …– ZZN
Donde:
XX código del área clave o proceso;

AA1– BB1– …– ZZN código del tipo de documento y la “N” el número
secuencial del documento.
Véase ejemplos en 5.4
5.2 Código del área (XX)
Se establece la siguiente codificación de las áreas de la Beneficiadora de

Almendras “San Agustin” S.R.L.
Tabla 1 – Código del área
Área Código de XX
Gestión de la calidad GC
Compras CO
Recursos Humanos RH
Mantenimiento MN
Proceso Productivo PP
Satisfacción del cliente SC
POES PS
Auditorias Internas AI
Revisión por la Dirección RD
5.3 Código del tipo de documento y la N el número secuencial del

documento (AA1– BB1– …– ZZN)
Se establece para la Beneficiadora de Almendras “San Agustin” S.R.L., la

siguiente codificación de los documentos, la cual irá acompañada del
número secuencial que corresponda:
Tabla 2 – Código del tipo de documento
Tipo de documento Código de XX

IT1
INSTRUCTIVO
Revisión: 1
Manual MA
Procedimientos PR
Instructivos de trabajo IT
Planes PA
Programas PG
Especificaciones ES
Procesos PC
Planos PL
Flujograma FL
Especificaciones ES
Registros RG
Tabla 3 – Código específico del manual
Tipo de Manual Código de XX

BPM MA1
SGIA (HACCP) MA2
De Funciones MA3
SSO MA4
SGC MA6
5.4 Número secuencial de documento generado (ZZN)
Cada documento generado deberá estar acompañado del número

secuencial que corresponda. Este número es independiente para cada
área y para cada tipo de documento.
Por ejemplo:
 GC-MA1-PR1
 GC-MA1-PR2-IT1
 SC-MA1-PR1-IT2-RG1
 SC-MA1-FO1
 PP-MA1-PG1
 PP-MA1-PG2
5.5 Formato
Todos los documentos (a excepción de los registros que pueden tener

formato carta u oficio) se confeccionan en el formato carta y con la
utilización del tipo de letra Century Gothic.
5.6 Encabezamiento
IT1
INSTRUCTIVO
Revisión: 1
El encabezamiento dividido en tres sectores: El izquierdo con el logotipo de

la Empresa, en un espacio en equilibrio visual con el espacio de la derecha.
El sector central superior está dividido verticalmente en dos partes: La

superior, separada del área inferior que indica el tipo de documento
(MANUAL, PROCEDIMIENTO, INSTRUCTIVO, FLUJO-GRAMA, ETC.)
En la parte inferior se especifica el titulo del documento. Ambos títulos
deben estar en mayúsculas.
El área derecha pegada al área central esta subdividida en cuatro partes:
a. En la parte superior va palabra “Código:”, seguido del código

respectivo del documento (ver GC-PR1-IT1) Codificación de los
Documentos).
b. En la segunda fila la palabra “Revisión:”, seguido del número de

revisión, comenzando por cero.
c. En la tercera fila la palabra “Emisión:”, seguido de la fecha en que

el documento fue emitido de forma inicial o previa modificación,
con el formato “día/mes/año”.
d. En la última fila la palabra “Página:”, anotada seguidamente la

paginación en la forma “x de y”.
5.7 Pie de página
Al pie de la primera página se incorpora una tabla de cuatro columnas por

cuatro filas. Como encabezado de la segunda hasta la cuarta columna se
colocan las palabras: Elaboró, Revisó, Aprobó. En el encabezado de la
segunda fila a la cuarta, se colocan las palabras: Nombre, Cargo, Firma y
fecha.
Los datos son llenados en computadora, la firma sea en digital o manual

será en la primera página del documento, en constancia de su
elaboración, revisión y aprobación de todo el documento.
5.8 El contenido central
El texto del documento se coloca dentro el marco de línea sencilla, separado

del encabezamiento y del pie de página.
5.9 Contenido capitular de los documentos

IT1
INSTRUCTIVO
Revisión: 1
La persona que elabora la documentación deberá incluir los siguientes

capítulos:
5.9.1Objeto
Explica el propósito del documento. Puede contener al mismo tiempo el

campo de aplicación, en este caso el capítulo debe designarse como
“Objeto y campo de aplicación”.
5.9.2 Campo de aplicación
Especifica la función y el área a la cual aplica el documento.
5.9.3 Referencias
Lista los documentos que son requeridos para un mejor entendimiento

de la descripción de actividades. En caso de no ser necesario la mención
de referencias específicas, se puede obviar éste acápite.
5.9.4 Definiciones y abreviaturas
Define términos cuando sea apropiado, para un mejor entendimiento del

documento, puede incluir abreviaturas. En caso de no ser necesario la
mención de definiciones y abreviaturas, se puede obviar éste acápite.
5.9.5 Descripción de actividades
Secuencia cronológica de las actividades que están descritas en el

documento en forma narrativa.
5.9.6 Registros
Establece un listado de los registros que se generan como consecuencia

de la ejecución de las actividades descritas en el documento.
5.9.7 Modificaciones
Establece mediante una tabla, las modificaciones que se le han

efectuado al documento, como se describe a continuación:
Tabla 1 – Modificaciones
Revisi Apartados modificados y Fecha

ón contenido
1 4.2; 6.1 y 7 2006-10-12
2 4.2 2007-09-05
IT1
INSTRUCTIVO
Revisión: 1
5.9.8Anexos
Enlista los anexos que figuran en el documento, anotados por ejemplo:
“Anexo 2 - Responsables de revisar y aprobar la documentación del

sistema de gestión de la Inocuidad”
En el caso de que un capitulo no sea llenado por oraciones se coloca

“No aplica”, o “No contiene”.
6REGISTROS
No aplica.
6 MODIFICACIONES
Tabla 1 – Modificaciones
Revisi Apartados modificados y Fecha

ón contenido
1 5.7 Pie de página; Los datos 01/10/15
son llenados en computadora,
exceptuando la firma que será
realizada manualmente en la
primera página
8ANEXOS
No contiene

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Abarca a todos los documentos requeridos para satisfacer los requisitos,

ISO 22000:2005 Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos.

Información y su medio de soporte. Ejemplo: manual, procedimiento,

Documento que contiene los procedimientos, como los instructivos de

4.3 Narrativo: Referido a la acción de contar la sucesión de actividades.

4.4 SG: Sistemas de Gestión.

Elaboró Revisó Aprobó

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XX – AA1– BB1– …– ZZN

XX código del área clave o proceso;

Véase ejemplos en 5.4

5.2 Código del área (XX)

Se establece la siguiente codificación de las áreas de la Beneficiadora de

Tabla 1 – Código del área

5.3 Código del tipo de documento y la N el número secuencial del

Se establece para la Beneficiadora de Almendras “San Agustin” S.R.L., la

Tabla 2 – Código del tipo de documento

Tipo de documento Código de XX

CODIFICACIÓN, REDACCIÓN Y Emisión: 01/10/1

FORMATO DE DOCUMENTOS Página: 3 de 6

Tabla 3 – Código específico del manual

Tipo de Manual Código de XX

5.4 Número secuencial de documento generado (ZZN)

Cada documento generado deberá estar acompañado del número

Todos los documentos (a excepción de los registros que pueden tener

CODIFICACIÓN, REDACCIÓN Y Emisión: 01/10/1

FORMATO DE DOCUMENTOS Página: 4 de 6

El encabezamiento dividido en tres sectores: El izquierdo con el logotipo de

El sector central superior está dividido verticalmente en dos partes: La

El área derecha pegada al área central esta subdividida en cuatro partes:

a. En la parte superior va palabra “Código:”, seguido del código

b. En la segunda fila la palabra “Revisión:”, seguido del número de

c. En la tercera fila la palabra “Emisión:”, seguido de la fecha en que

d. En la última fila la palabra “Página:”, anotada seguidamente la

5.7 Pie de página

Al pie de la primera página se incorpora una tabla de cuatro columnas por

Los datos son llenados en computadora, la firma sea en digital o manual

5.8 El contenido central

El texto del documento se coloca dentro el marco de línea sencilla, separado

5.9 Contenido capitular de los documentos

CODIFICACIÓN, REDACCIÓN Y Emisión: 01/10/1

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La persona que elabora la documentación deberá incluir los siguientes

Explica el propósito del documento. Puede contener al mismo tiempo el

5.9.2 Campo de aplicación

Especifica la función y el área a la cual aplica el documento.

Lista los documentos que son requeridos para un mejor entendimiento

5.9.4 Definiciones y abreviaturas

Define términos cuando sea apropiado, para un mejor entendimiento del

5.9.5 Descripción de actividades

Secuencia cronológica de las actividades que están descritas en el

Establece un listado de los registros que se generan como consecuencia

Establece mediante una tabla, las modificaciones que se le han