Manual - Usuario GTI FACTURA ELECTRONICA

Tabla de contenido
1. Iniciar sesión .............................................................................................................. 8
1.1. ¿Cómo iniciar sesión en el sistema de Factura Electrónica de GTI? .................... 8
2. Navegación en la plataforma: Menú de Factura Electrónica. ..................................... 13
2.1. ADMINISTRACIÓN ....................................................................................... 13
2.1.1. Administración de perfiles .......................................................................... 13
¿Cómo editar los permisos predeterminados de cada perfil? ................................. 14
Sobre los perfiles (funciones predeterminadas) ..................................................... 15
2.1.2. Mantenimiento de Usuarios ........................................................................ 15
¿Cómo crear un nuevo usuario a una cuenta? ........................................................ 16
¿Cómo editar un usuario? ..................................................................................... 17
¿Cómo inactivar o restringir el acceso a un usuario? ............................................. 18
¿Cómo descargar un reporte de los usuarios vinculados a una cuenta? .................. 19
¿Cómo buscar un usuario de manera avanzada? .................................................... 20
2.1.3. Actualizar mi información .......................................................................... 21
Información personal: ........................................................................................... 21
Seguridad: ............................................................................................................ 22
Sucursales: “TEMPORALMENTE INHABILITADO” ........................................ 22
2.1.4 Usuarios en sesión ......................................................................................... 23
2.1.5 Datos de empresa ........................................................................................ 23
Información Básica: ............................................................................................. 24
¿Cómo cargar el logo? ...................................................................................... 24

Información Complementaria: .............................................................................. 25
¿Cómo establecer una moneda y notas de manera predeterminada para la factura?

......................................................................................................................... 26
Certificado Digital: ............................................................................................... 27
2.1.6 Configuración ............................................................................................. 27
Configuración de formato de factura:.................................................................... 27
¿Cómo seleccionar la estructura de la factura o tiquete electrónico a utilizar? ... 28
¿Cómo seleccionar el color de fondo de una factura? ........................................ 29
¿Cómo agregar una marca de agua (actividad) a la factura? .............................. 30
¿Cómo agregar publicidad a la factura? ............................................................ 32
¿Cómo visualizar la plantilla de factura o tiquete electrónico seleccionado? ..... 33
Configuración por defecto de facturas .................................................................. 34
¿Cómo predeterminar el impuesto de ventas 13% en las líneas de detalle? ........ 35
¿Cómo predeterminar la exoneración en las líneas de detalle?........................... 36
¿Cómo predeterminar otros impuestos en las líneas de detalle? ......................... 37
¿Cómo predeterminar la condición de venta en la sección de totales? ............... 38
¿Cómo predeterminar el medio de pago en la sección de totales? ...................... 39
¿Cómo predeterminar el impuesto sobre la renta en la sección de totales? ......... 40
¿Cómo predeterminar las notas en la sección de totales? ................................... 41
¿Cómo predeterminar el banco que determinará el tipo de cambio? .................. 42
5.1.7. Tipo de Cambio .......................................................................................... 42
5.1.8. Descuentos ................................................................................................. 43

¿Cómo crear un descuento (Predeterminado)? ...................................................... 43
¿Cómo editar un descuento (predeterminado)? .................................................. 44
¿Cómo eliminar un descuento (predeterminado)?.............................................. 45
2.1.9. Descarga Masiva ............................................................................................ 45
¿Cómo descargar de manera masiva los XML de Documentos Emitidos y

Aceptación?.......................................................................................................... 45
2.1.10 Ayuda ................................................................................................................ 46
2.2. Clientes ................................................................................................................. 47
2.2.1. Mantenimiento................................................................................................ 47
¿Cómo registrar un nuevo cliente? ........................................................................ 47
¿Cómo editar el registro de un cliente? ................................................................. 49
¿Cómo eliminar el registro de un cliente? ............................................................. 50
¿Cómo buscar clientes de manera avanzada? ........................................................ 50
¿Cómo facturar a un cliente (registrado)? ............................................................. 50
2.2.2. Cargar Clientes ............................................................................................... 51
¿Cómo cargar clientes (Masivamente)? ................................................................ 51
2.2.3. Grupos (Clientes)............................................................................................ 52
¿Cómo crear un grupo de clientes? ....................................................................... 52
¿Cómo editar el registro de un grupo de clientes? ................................................. 53
¿Cómo eliminar el registro de un grupo de clientes? ............................................. 54
2.2.4. Reportes ......................................................................................................... 54
2.2.4.1. Listado de clientes ....................................................................................... 54

2.2.4.2. Listado de grupos......................................................................................... 55
2.2.4.3. Listado de clientes por grupo ....................................................................... 55
2.3. Productos.......................................................................................................... 56
2.3.1. Mantenimiento ............................................................................................ 56
¿Cómo registrar un nuevo producto? .................................................................... 56
¿Cómo editar el registro de un producto? .............................................................. 57
¿Cómo eliminar el registro de un producto? .......................................................... 57
¿Cómo buscar productos de manera avanzada? ..................................................... 57
2.3.2. Cargar Productos ........................................................................................ 58
¿Cómo cargar productos (Masivamente)? ............................................................. 58
2.3.3. Reportes ..................................................................................................... 59
2.3.3.1. Listado de productos ............................................................................... 59
2.4. Facturación ....................................................................................................... 60
2.4.1. Facturar ...................................................................................................... 60
2.4.1.1. Factura Electrónica .............................................................................. 60
a. Datos Generales .......................................................................................... 60
¿Cómo facturar en una moneda diferente a colones? ......................................... 61
b. Datos del Receptor ...................................................................................... 61
I. Cliente NO registrado (previamente) en plataforma ................................. 62
II. Cliente registrado (previamente) en la plataforma .................................... 62
¿Cómo limpiar el apartado de datos del receptor? ............................................. 63

¿Cómo generar copias de cortesía a la factura? ................................................. 63
¿Cómo eliminar copias de cortesía a la factura? ................................................ 64
¿Cómo adjuntar archivos a la factura?............................................................... 64
c. Líneas de Detalle ........................................................................................ 65
I. Producto NO registrado (previamente) en la plataforma .......................... 65
I. Producto registrado (previamente) en la plataforma ................................. 66
¿Cómo aplicar una exoneración de impuestos a una factura? ............................ 68
¿Cómo aplicar un descuento a una factura? ....................................................... 69
¿Cómo eliminar una Línea de Detalle? ............................................................. 70
¿Cómo editar una Línea de Detalle?.................................................................. 70
d. Totales ........................................................................................................ 71
e. Contingencia (Opcional) ............................................................................. 71
¿Cómo reportar la aplicación de una contingencia? ........................................... 72
a. Datos Adicionales para Supermercados y otra entidades (Opcional) ............ 73
¿Cómo emitir una Factura Electrónica? ............................................................ 73
¿Cómo guardar una Factura Electrónica? .......................................................... 75
3.4.1.2. Tiquete Electrónico .............................................................................. 76
¿Cómo emitir un Tiquete Electrónico? .............................................................. 77
¿Cómo guardar un Tiquete Electrónico? ........................................................... 78
3.4.2. Facturar cliente ........................................................................................... 79
3.4.3. Facturar grupo ............................................................................................ 80

3.4.4. Generar proforma........................................................................................ 81
1.4.1. Doc. Emitidos ............................................................................................. 82
¿Cómo ver, imprimir o descargar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito)
emitidas? .............................................................................................................. 83
¿Cómo imprimir un documento en Formato de Punto de Venta? ....................... 85
¿Cómo desbloquear las ventanas emergentes? .................................................. 86
¿Cómo generar un reporte de las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito)

emitidas? .......................................................................................................... 87
¿Cómo aplicar una Nota de Crédito o Débito? .................................................. 89
¿Cómo Anular una Factura? ............................................................................. 91
¿Cómo ver el Estado del correo enviado al cliente, en Hacienda y la plataforma?

......................................................................................................................... 92
¿Cómo ver el historial de una factura? .............................................................. 94
¿Cómo re-enviar una factura, tiquete o nota (crédito o débito) desde Doc.
Emitidos? ......................................................................................................... 95
¿Cómo descargar el XML enviado y repuesta de Hacienda del documento emitido?

......................................................................................................................... 96
¿Cómo aplicar un pago parcial o abono a una factura electrónica? .................... 97
3.4.5. Doc. Proforma ............................................................................................ 99
¿Cómo facturar, eliminar, ver y editar un documento proforma? ........................... 99
3.4.6. Doc. Preliminares ..................................................................................... 101
¿Cómo guardar una factura de manera recurrente? .............................................. 101

¿Cómo visualizar una factura “Recurrente”? ....................................................... 102
¿Cómo facturar un documento (factura) recurrente? ........................................... 103
3.4.7. Aceptación Doc. Receptor ........................................................................ 105
¿Cómo recibir un documento de un proveedor en la plataforma de GTI? ............ 105
¿Cómo generar un reporte de los documentos recibidos por parte de un proveedor?

....................................................................................................................... 107
3.4.8. Comprobantes de pago .............................................................................. 108
¿Cómo ver y descargar un comprobante de pago emitido? .................................. 108
¿Cómo generar un reporte de los comprobantes de pagos emitidos? ................ 109
3.4.9. Respuestas de envió .................................................................................. 110
De los Estados (Respuesta de envió) ................................................................... 110
¿Cómo verificar el estado de entrega de un documento emitido? ........................ 110
¿Cómo reenviar un documento desde el apartado respuesta de envió?................. 112
3.4.10. Administración de pagos ....................................................................... 112
¿Cómo generar un comprobante de pago?........................................................... 112
1. Iniciar sesión
1.1.¿Cómo iniciar sesión en el sistema de Factura Electrónica de GTI?
Una vez activa su cuenta (física o jurídica), para ingresar al sistema de Factura Electrónica
de GTI, usted debe:
1. Ingrese a la siguiente dirección electrónica https://www.facturaelectronica.cr
2. Digitar su número de cédula y contraseña 1.

3. Dar clic sobre el botón de “INGRESAR”2.
4. Finalmente, el sistema le dará la bienvenida y se desplegará un menú al lado izquierdo
que le permitirá navegar en la plataforma.
1
Previamente asignada por usted o por el sistema (en caso de ser un o una nueva usuaria).
2
En caso de pertenecer (usuario) a más de una cuenta, seleccione la cuenta a la que desea acceder, y de clic
sobre el botón de “Continuar”.
1.2. ¿Cómo cambiar o recuperar la contraseña de ingreso al sistema de Factura
Electrónica?
1. En la pantalla de inicio de Factura Electrónica, de clic en la opción de “¿Olvidó la

contraseña?”.
2. Digite el número de cédula, vinculado a la cuenta.
3. Seguidamente, presione el botón de “Continuar”, y el sistema le remitirá un correo

electrónico con un “Código de Verificación”.
4. Ingrese el “Código de Verificación” en el espacio solicitado, y de clic en continuar.

5. Finalmente, genere y confirme la nueva contraseña de ingreso, cumpliendo con las
siguientes indicaciones: 1. Mínimo 8 y máximo 15 caracteres; 2. Al menos una
mayúscula; 3. Mínimo un número; y 4. Al menos un carácter o símbolo especial de
los siguientes (@!?$#%). Por ejemplo: SagV@753
apa
6. Una vez realizado el proceso el sistema le indicará que el mismo se realizó con éxito,
apareciendo la leyenda “PROCESO COMPLETADO”, podrá avanzar una vez que
haya dado clic en “ACEPTAR”
2. Navegación en la plataforma: Menú de Factura Electrónica.
2.1.ADMINISTRACIÓN
2.1.1. Administración de perfiles
En esta sección se le asignan o limitan los permisos a cada uno de los perfiles
predeterminados (Administrativo, Contable y Facturar) de la cuenta.
¿Cómo editar los permisos predeterminados de cada perfil?
1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de
“Administración de perfiles”.
2. De clic sobre el perfil a editar.
3. Seguidamente, presione el botón de “Editar” , ubicado en la parte superior

izquierda de la pantalla.
4. Luego, de clic en el botón de “Aceptar” en la ADVERTENCIA (¿Desea
modificar el registro?).
5. Y, proceda a marcar o desmarcar las casillas correspondientes para otorgar o

limitar las funciones del perfil seleccionado.
6. Finalmente, de clic sobre el botón de “Guardar” y el sistema le indicará que
la información se ha “Guardado con éxito”.
Sobre los perfiles (funciones predeterminadas)

Administrativo: Puede navegar sin restricciones en la plataforma, es decir, puede
ejecutar cualquier acción permitida o realizable en la cuenta.
Contable: Tendrá permitido; actualizar su información como usuario; acceder a
los manuales de ayuda, emitir facturas electrónicas y tiquetes electrónicos;
generar y ver documentos proformas; ver y generar reportes de los
documentos emitidos (facturas, notas de débito, notas de crédito y tiquete
electrónico); aplicar notas de débito y crédito; ver documentos guardados; generar
comprobantes de pagos (totales) y; visualizar, generar reportes y dar respuesta a
los documentos recibos por parte de un proveedor.
Facturar: Podrá; actualizar su información como usuario; acceder a los manuales
de ayuda; crear, ver, buscar, modificar o eliminar clientes y productos (además,
grupos de clientes); descargar reportes de clientes, grupos y productos; emitir,
guardar e imprimir facturas y tiquetes electrónicos; generar reportes de los
documentos emitidos (facturas, tiquetes electrónicos, notas de débito y notas de
crédito); generar y ver facturas proformas; crear, ver y descargar comprobantes
de pagos (totales y parciales), además de generar reportes y; visualizar, generar
reportes y dar respuesta a los documentos recibos por parte de un proveedor.
2.1.2. Mantenimiento de Usuarios

En esta sección se pueden crear o editar (inactivar, principalmente) usuarios vinculados a la
cuenta.
¿Cómo crear un nuevo usuario a una cuenta?
1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Mantenimiento
de Usuarios”.
2. Seguidamente, de clic en el botón de “Nuevo” , ubicado en la parte superior

3. Complete la información solicitada. Es importante señalar que, el correo indicado en
el espacio (Usuarios) servirá sólo para que el sistema envié la contraseña temporal de
ingreso o las posibles recuperaciones de la misma.
4. Asigne un perfil al usuario (Administrativo, Contable o Facturar).

Finalmente, de clic en el botón de “Guardar” , ubicado en la parte superior
izquierda de la pantalla. Y, automáticamente el sistema remitirá un correo electrónico
al nuevo usuario, en el cual, se indica una contraseña temporal de ingreso.
¿Cómo editar un usuario?

de Usuarios”.
2. Seleccione el usuario a editar.
3. De clic en el botón de “Editar” , ubicado en la parte superior izquierda de la

pantalla.
4. Luego, de clic en el botón de “Aceptar” en la ADVERTENCIA (¿Desea modificar
el registro?).
5. Verifique o corrija la información correspondiente.
6. Y, en la pestaña de “Seguridad”, ingrese y confirme su contraseña de acceso a la
plataforma de Factura Electrónica de GTI.
7. Finalmente, presione el botón de “Guardar” , para que el sistema valide la acción

ejecutada.
¿Cómo inactivar o restringir el acceso a un usuario?
de Usuarios”.
2. Seleccione el usuario a inactivar.

pantalla.
el registro?).
5. Seguidamente, de clic en el espacio de “Estado”, y seleccione la opción de
“Inactivo”.
6. Y, en la pestaña de “Seguridad”, ingrese y confirme su contraseña de acceso a la

plataforma de Factura Electrónica de GTI.
7. Finalmente, presione el botón de “Guardar” , para que el sistema valide la acción
a realizar.
Otro mecanismo para inactivar un usuario consiste en:
1. Ubicado en el apartado de “Administración”, opción de “Mantenimiento de

Usuarios”.
2. Seleccione el usuario;
3. Seguidamente, de clic en el botón de “Borrar” , ubicado en la parte superior

4. Finalmente, de clic en el botón “Aceptar” en la ADVERTENCIA (¿Desea borrar el
registro?). Y, el sistema el mostrá el mensaje de “Registro eliminado correctamente”,
estableciendo el estatus de “Inactivo” al usuario seleccionado.
¿Cómo descargar un reporte de los usuarios vinculados a una cuenta?

de Usuarios”.
2. Y, de clic en el botón de “Generar Excel”, ubicado en la parte de inferior del recuadro
de usuarios, descargándose automáticamente el archivo solicitado.
¿Cómo buscar un usuario de manera avanzada?
de Usuarios”.
2. Seguidamente, de clic en el botón de “Abrir Búsqueda Avanzada” , ubicado en

la parte superior izquierda de la pantalla.
3. Seleccione un criterio de búsqueda avanzada: Cédula, Nombre, Email, Teléfono,
Perfil o Estado.
4. Digite un criterio de búsqueda en el espacio de “Dato”, según corresponda.
5. Finalmente, de clic en el ícono de “Buscar” , y el sistema le mostrará la

información consultada.
2.1.3. Actualizar mi información

En este apartado la persona (usuario) podrá editar su información. De manera que, visualizará
las siguientes pestañas:
IMPORTANTE: Para validar cada uno de los cambios efectuados, se debe de dar clic en
botón de “Guardar” , ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla
Información personal:
En esta sección se visualiza la información del usuario y esté podrá editar la misma, según
corresponda.
IMPORTANTE: Para guardar los cambios realizados, debe de indicar su contraseña de

acceso a la plataforma, en la sub-pestaña de “Seguridad”.
Seguridad:
En este apartado el usuario podrá cambiar la contraseña de ingreso a la plataforma. Para lo
cual, debe seleccionar una pregunta, asignar una respuesta, y generar y confirmar la nueva
contraseña.
Es importante señalar que, la contraseña debe cumplir con las siguientes características: 1.
Mínimo 8 y máximo 15 caracteres; 2. Al menos una mayúscula; 3. Mínimo un número; y 4.
Al menos un carácter o símbolo especial de los siguientes (@!?$#%). Por ejemplo:
SagV@753
Sucursales: “TEMPORALMENTE INHABILITADO”

En esta sección se administran y visualizan las sub-cuentas o derivaciones de la cuenta.
Usualmente, esta función se utiliza cuando se tiene más de un punto de atención o ventas e
incluso más de una actividad económica, previamente suscrito ante el Ministerio de
Hacienda.
2.1.4 Usuarios en sesión
Este apartado tiene la finalidad de controlar el ingreso o uso de la cuenta, por parte del
administrador.
Por tanto, para verificar el estado de un usuario, específico, el sistema le desplegará un

recuadro con las personas vinculadas.
Adicional, desde esta pestaña se podrá “Cerrar Sesión” de un usuario determinado.
2.1.5 Datos de empresa

En esta sección se visualiza la información de la empresa (persona jurídica) o contribuyente
(persona física, DIMEX o NITE). De modo que, los datos registrados conforman el
encabezado de la factura.
A continuación, se describen las tres pestañas que comprenden el apartado:

Información Básica:
Engloba la siguiente información: nombre, apellidos, nombre comercial, tipo de
identificación, especialización, Tipo de cuenta, Número de Cuenta, entre otros aspectos.
¿Cómo cargar el logo?

1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Datos de
empresa”.
2. Seguidamente, de clic en el botón de “Seleccionar archivo o examinar”,
ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana.
3. Una vez cargado el logo, de clic en el botón de “Check” .
4. Finalmente, de clic en el botón de “Guardar” , ubicado en la parte

superior izquierda de la pantalla, para guardar el registro.
IMPORTANTE: De acuerdo con el “Tema” seleccionado para el formato de la factura, el
sistema le indicará las dimensiones del logo que deberá cargar a la plataforma.
Esta información se verifica desde el apartado de “Administración”, seleccionando la opción

de “Configuración”; En la parte inferior de la pestaña de “Configuración de formato de
factura”, se muestra la siguiente leyenda “El tamaño del logo del tema seleccionado es de
XXX px x XXX px (ancho x alto)”.
Además, una vez cargado el logo correctamente, podrá visualizarlo en la estructura de factura
(seleccionada) desde el apartado de “Administración”, opción de “Configuración”, dando
clic en el botón de “Ver reporte”, ubicado en el segundo cuadro del lado derecho de la
pantalla.
Información Complementaria:
Comprende información adicional que se visualiza en el encabezado de los documentos.
Además, permite establecer de manera predeterminada la moneda con la cual se factura y
“Notas por defecto” dentro del mismo (documento). Esta última opción, facilita indicar los
números de cuenta o cualquier otro elemento que desee resaltar al cliente en la Factura
Electrónica.
IMPORTANTE: Para validar cada uno de los cambios efectuados, se debe dar clic en el
botón de “Guardar” , ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.
¿Cómo establecer una moneda y notas de manera predeterminada para la factura?

1. Diríjase al apartado de “Administración”, seleccione la opción de “Datos de
empresa” y de clic en la sub-pestaña de “Información Complementaria”.
2. Seguidamente, de clic en el espacio de “Moneda por defecto” y seleccione la
moneda a establecer de manera predeterminada, e indique las “Notas por
defecto”, según sea el caso.
3. Finalmente, de clic en el botón de “Guardar” , ubicado en la parte

superior izquierda de la pantalla, para guardar el registro.
Certificado Digital:
Corresponde a la información que firma y valida los documentos electrónicos enviados al
Ministerio de Hacienda.
A la izquierda podrá visualizar la información de su certificado actual
A la derecha contará con la opción para cargar un nuevo certificado digital, normalmente
estos espacios estarán vacíos o en blanco, y se utilizará, únicamente cuando el sistema le
solicite por medio de correo electrónico volver a generar y cargar la información.
2.1.6 Configuración
En este apartado podrá, personalizar el formato de factura o tiquete y determinar el
banco de referencia para realizar transacciones en monedas diferentes a colones.
Configuración de formato de factura:

En esta sección podrá, seleccionar y personalizar estructura de factura electrónica o
tiquete electrónico, según corresponda. Se disponen de 30 plantillas a escoger, ubicadas
en el espacio de “Tema”, cada una de ellas con diferentes opciones de colores,
actividades (marca de agua), o publicidad, según corresponda. Así como las mismas que
serán compatibles con las impresoras portátiles.
IMPORTANTE: Al realizar algún cambio en la “Configuración de formato de factura”, de
clic en el botón de “Aceptar”, ubicado en la parte inferior de la ventana, para guardar la
información.
¿Cómo seleccionar la estructura de la factura o tiquete electrónico a utilizar?

1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Configuración”.
2. Estando en la sección “Configuración de formato de factura”, de clic en el espacio de
“Tema”.
3. Seleccione la estructura de preferencia
4. Y, de clic en el botón de “Aceptar”, para guardar la información.
IMPORTANTE: De acuerdo con el tema seleccionado se habilitarán o deshabilitarán los
demás recuadros de la pestaña de “Configuración de formato de factura”.
¿Cómo seleccionar el color de fondo de una factura?

1. Estando en el apartado de “Administración”, opción de “Configuración”, sección
“Configuración de formato de factura”.
2. Previamente seleccionado el tema, de clic en el espacio de “Color de Fondo”. La
acción anterior habilita un pequeño recuadro (con fondo oscuro) que permite
seleccionar los colores de preferencia.
3. Seleccione el color de preferencia utilizando las dos flechas ubicas entre los recuadros
de la ventana emergente y el circulo de margen blanco, visualizado en el recuadro de
color.
4. A vez seleccionado el color de preferencia, de clic en el icono para fijar un color.

5. Y finalmente, presione el botón de “Aceptar”, para guardar la información.
¿Cómo agregar una marca de agua (actividad) a la factura?

2. De clic en el espacio de “Actividad”.
3. Seleccione la marca de agua de preferencia, entre la lista visualizada.
4. Y finalmente, de clic en el botón de “Aceptar”, para guardar la información.
IMPORTANTE: Si desea agregar una imagen diferente a las preestablecidas en el sistema,

de clic en la opción de “Otro”, y cargue una imagen según las indicaciones mostradas en el
recuadro de “Actividad”.
Para quitar la marca de agua (imagen), seleccione la opción de “BLANCO”, en el recuadro
de “Actividad”.
¿Cómo agregar publicidad a la factura?

2. Seleccione entre los temas: Publicidad Horizontal, Publicidad Vertical, Distintivo
Publicidad y Publicidad Vertical v.2., la plantilla de factura a utilizar, en el primer
recuadro del lado izquierdo.
3. Genere una imagen en formato JPG o PNG con la información deseada, y cumpliendo
con las indicaciones del recuadro de “Publicidad”: ejemplo: “El tamaño de la
publicidad es de 2313px x 294px (ancho x alto)”.
4. Presione el botón de “Seleccionar archivo o Examinar”, ubicado en el recuadro de
“Publicidad”, y cargue la imagen a la plataforma.
5. Seguidamente, de clic en “CHECK” , ubicado al lado derecho del recuadro de
“Publicidad”.
6. Y finalmente, de clic en el botón de “Aceptar”, para guardar la información
IMPORTANTE: El espacio de publicidad se podrá utilizar para indicar los números de

cuentas bancarias u otra información relevante que requiere se visualice de manera
permanente en la estructura de la factura.
¿Cómo visualizar la plantilla de factura o tiquete electrónico seleccionado?

2. De clic en el botón de “Ver reporte”, ubicado en el segundo cuadro del lado derecho
de la pantalla.
3. Y el sistema abrirá una ventana emergente con el machote de factura, según el tema
seleccionado.
IMPORTANTE: Si al dar clic en “Ver reporte” no se despliega la plantilla de factura o
tiquete electrónico, se debe a que las ventanas emergentes están siendo bloqueadas, en tanto,
revise la sección de ¿Cómo desbloquear las ventanas emergentes?, en el manual.
Configuración por defecto de facturas

En esta sección se podrán predeterminar datos en la “línea de detalle”, los datos que
se podrá colocar por defecto serán los impuestos (13%, otros) con sus respectivos
porcentajes, así como las exoneraciones de impuestos.
Datos por defecto en la sección de “totales” podrá predeterminar: “Condición de
Venta”, “Medio de pago”, “Impuesto Sobre la Renta”, “Notas”.
Banco de preferencia por el tipo de cambio por defecto, contará con 28 opciones de
bancos para seleccionar con sus respectivos cambios ya sea en la “COMPRA” como
en la “VENTA” para dejar de manera predeterminada.
¿Cómo predeterminar el impuesto de ventas 13% en las líneas de detalle?
“Configuración por defecto de facturas”
2. Dar clic en el cuadro a la izquierda para seleccionar “IMPUESTO DE VENTAS
13%”
3. Seguidamente dar clic en el cuadro “ACEPTAR” ubicado en la parte inferior para
guardar los cambios.
¿Cómo predeterminar la exoneración en las líneas de detalle?

“Configuración por defecto de facturas”
2. Seleccione el recuadro ubicado a la izquierda de la sección “Impuesto de Ventas
(13%)” seguido le desplegará la opción de seleccionar la sección de “Exoneración”
3. Deberá rellenar la información correspondiente a: “DOCUMENTO”,
“INSTITUCION”, “MOTIVO” (Al dar clic en la flecha a la derecha se le desplegaran
las opciones posibles que permiten la exoneración), “FECHA”, “PORCENTAJE DE
EXONERACION”
¿Cómo predeterminar otros impuestos en las líneas de detalle?
“Configuración por defecto de facturas”.
2. Seleccione el recuadro ubicado a la izquierda de la sección “Impuesto de Ventas
(13%)” seguido le desplegará la opción para seleccionar la sección de “Impuesto”, de
clic sobre el recuadro y se le desplegaran las opciones de otros impuestos entre los
que se encuentran: “SELECTIVOS DE CONSUMO”. “COMBUSTIBLES”,
“LICOR”, “BEBIDAS NO ALCOHOLICAS”, “TABACO”, “SERVICIOS”,
“OTROS”.
3. Una vez seleccionada la opción a utilizar se le desplegará la opción para colocar el
porcentaje de la misma.
¿Cómo predeterminar la condición de venta en la sección de totales?

2. Se posiciona sobre el recuadro ubicado a la derecha de la opción “CONDICION DE
VENTA” al dar clic se le desplegaran las diferentes opciones para predeterminar entre
las que se encuentran: “CONTADO”, “CREDITO”, “CONSIGNACION”,
“APARTADO”, “ARRENDAMIENTO CON OPCIÓN DE COMPRA”,
“ARRENDAMIENTO EN FUNCIÓN FINANCIERA”, “OTROS”.
¿Cómo predeterminar el medio de pago en la sección de totales?

2. Se posiciona sobre el recuadro ubicado a la derecha de la opción “MEDIOS DE
PAGO” al dar clic se le desplegaran las diferentes opciones para predeterminar entre
las que se encuentran: “EFECTIVO”, “TARJETA”, “CHEQUE”,
“TRANSFERENCIA-DEPOSITOBANCARIO”, “RECAUDADO POR
TERCEROS”, “OTROS”.
¿Cómo predeterminar el impuesto sobre la renta en la sección de totales?

2. Se posiciona sobre el recuadro ubicado a la derecha con la descripción: “IMP.
SOBRE LA RENTA”.
3. Dar clic sobre el recuadro a la derecha, se le desplegaran las opciones disponibles
para dicho impuesto, las cuales corresponden a: “VENTAS”, “SERVICIOS”,
“COMISIONES”, “INTERESES”, “DIVIDENDOS”, “ALQUILERES”, “OTROS”.
¿Cómo predeterminar las notas en la sección de totales?

2. Se posiciona sobre el recuadro de “NOTAS”, podrá colocar cualquier información
que considere necesaria en la plantilla de su factura.
¿Cómo predeterminar el banco que determinará el tipo de cambio?

2. En la parte inferior encontrará la opción “BANCO DE PREFERENCIA”.
3. Se posiciona sobre la flecha derecha dentro del recuadro se le desplegarán las
diferentes opciones para elegir el banco que desea, ya sea en tipo de cambio según la:
“COMPRA” o “VENTA” del mismo.
IMPORTANTE: Una vez realizadas las actualizaciones deseadas, dar clic en el

cuadro “ACEPTAR” ubicado en la parte inferior para guardar los cambios.
5.1.7. Tipo de Cambio

En esta sección podrá consultar el histórico de tipo de cambio, según el banco referencia.
Para lo anterior, se debe de realizar la siguiente acción:
1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Tipo de
Cambio”.
2. Establezca un rango de tiempo a consultar, es decir, indique “Desde” el día XX
“Hasta” el día XX, según corresponda.
3. Y finalmente, de clic en el icono de “Buscar” , para que el sistema muestre la

información solicitada en el recuadro de la parte inferior.
5.1.8. Descuentos
En este apartado, se pueden registrar descuentos de manera predeterminada, para que al
facturar se puedan seleccionar los mismos y sean visibles en el documento (factura, tiquete
electrónico o proforma).
¿Cómo crear un descuento (Predeterminado)?

1. Diríjase al apartado de “Administración”, y selección la opción de “Descuentos”.
3. Complete la información solicitada (Nombre, descripción y porcentaje).
4. Finalmente, de clic en el botón de “Guardar” , ubicado en la parte superior

izquierda de la pantalla, y el sistema le mostrará un mensaje indicando “Registro
insertado correctamente”.
IMPORTANTE: Desde el apartado de “Administración”, opción de “Descuentos”, podrá

visualizar los registros guardados.
¿Cómo editar un descuento (predeterminado)?

1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Descuentos”.
2. Seleccione el descuento a editar.
3. Seguidamente, de clic en el botón de “Editar” , ubicado en la parte superior

el registro?).
5. Verifique o corrija la información correspondiente, según el caso.
6. Y finalmente, de clic sobre el botón de “Guardar” y el sistema le mostrará el
siguiente mensaje, “Registro modificado correctamente”.
¿Cómo eliminar un descuento (predeterminado)?

1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Descuentos”.
2. De clic sobre el descuento a eliminar.
7. Seguidamente, de clic en el botón de “Eliminar” , ubicado en la parte superior

3. Finalmente, de clic en el botón de “Aceptar” en la ADVERTENCIA (¿Desea borrar
el registro?), y se desplegará el siguiente mensaje “Registro eliminado
correctamente.”.
2.1.9. Descarga Masiva

En esta sección podrá descargar los archivos XML de “Documentos Emitidos” (enviados y
de respuestas de Hacienda) y de “Documentos Aceptación” (enviados y de respuestas de
Hacienda, sobre los documentos recibidos de un proveedor), de manera masiva, en formato
WinRAR o Zip.
Para lo anterior, debe realizar el siguiente procedimiento:
¿Cómo descargar de manera masiva los XML de Documentos Emitidos y Aceptación?

1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Descarga
Masiva”.
2. Seguidamente, seleccione el tipo archivo (Documentos Emitidos o Documentos

Aceptación) XML a descargar en formato WinRAR o Zip.
3. Luego, seleccione el “Tipo” de documento (Todos, Facturas, Notas de Débito, Notas
de Crédito o Tiquetes) para “Documentos Emitidos”, o el “Tipo” de estado (Todos,
Aceptación, Aceptación parcial o Rechazo) de “Documentos de Aceptación”.
4. Además, indique el “Estado” (Enviado o Recibido) de los documentos y un periodo
de tiempo a consultar, utilizando los espacios “Desde” y “Hasta”.
5. Finalmente, presione el botón de “Descargar” , para generar la información

solicitada.
2.1.10 Ayuda
En esta sección podrá descargar los instructivos de: activación de la cuenta, registro como
Emisor – Receptor de Factura Electrónica y Llave criptográfica; además, este manual.
Para cada obtener alguno de los documentos citados anteriormente, debe de:
1. Diríjase al apartado de “Administración”, y seleccione la opción de “Ayuda”.
2. Y, de clic sobre el botón del documento a descargar.

2.2. Clientes
2.2.1. Mantenimiento
En esta sección se pueden registrar, editar, buscar o borrar clientes registrados en la cuenta.
¿Cómo registrar un nuevo cliente?

1. Diríjase al apartado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Mantenimiento”.

3. Complete la información solicitada en la sub-pestaña de “Información personal” de
acuerdo con “Tipo de Cédula” del o la clienta a registrar.
Al ingresar el número de cédula de una persona física (costarricense), de clic en el
icono de “Buscar” , para que el sistema extraiga alguna información de la persona

desde la base de datos del Tribunal Supremo de Elecciones.
En caso de no funcionar la acción anterior o al registrar un cliente con “Tipo Cédula”
jurídica, DIMEX, NITE o Extranjero (Fuera de CR), la información se ingresa
manualmente.
IMPORTANTE: En el espacio (Informativo) de Emisor/Receptor, se comprende como: 1.
Emisor/Receptor: A la persona física o jurídica autorizada por la Dirección General de
Tributación para emitir y recibir comprobantes electrónicos; 2. Receptor: Sujeto pasivo
acogido a un régimen especial (ejemplo: simplificado) o institución pública que no realiza
ventas en el territorio nacional y que reciben comprobantes electrónicos por la compras
efectuadas; y 3. No (Emisor): Sujeto pasivo que recibe comprobantes electrónicos por las
compras efectuadas.
Adicional, al registrar a un cliente bajo el “Tipo de Cédula” “Extranjero (fuera de CR), los
espacios de Provincia, Cantón, Distrito y Barrio, se establece el estado “No Aplica” y en el
espacio de Dirección se deja en blanco.
1. En la sub-pestaña de “Copias de Cortesía”, indique los correos alternativos o

adicionales a los que desea se envíe la factura del cliente a registrar (OPCIONAL).
Para incluir un correo como “Copia de Cortesía”, ingrese el dato el rectángulo
pequeño, seguidamente, de clic en el botón “Agregar un correo de copia” , y de

manera automática el sistema traslada la información (correo) al rectángulo grande,
ubicado en la parte inferior.

izquierda de la pantalla, para registrar cliente.
¿Cómo editar el registro de un cliente?

2. Seleccione el cliente a editar.
3. Seguidamente, de clic en el botón de “Editar” , ubicado en la parte superior

el registro?).
6. Y finalmente, de clic sobre el botón de “Guardar” , y el sistema le mostrará el

¿Cómo eliminar el registro de un cliente?
2. De clic sobre la fila con la información del cliente a borrar.

correctamente.”.
¿Cómo buscar clientes de manera avanzada?

2. De clic en botón de “Abrir Búsqueda Avanzada” , ubicado en la parte superior

izquierda de la pantalla. Con la acción anterior, se despliega un sub-menú de
búsqueda.
3. Seguidamente, seleccione un criterio (Cédula, Nombre, Código, Email, Tipo de

Persona o Receptor/Emisor) de búsqueda para ordenar la información a presentar.
4. Luego, indique un “Dato” de acuerdo con el criterio de búsqueda seleccionado
(OPCIONAL, para buscar un cliente determinado).
5. Y finalmente, de clic en botón de “Buscar” , para visualizar el o los clientes

registrados.
¿Cómo facturar a un cliente (registrado)?

2. Busque el cliente a facturar y, de clic en el botón “Facturar”.
3. Automáticamente el sistema lo remite a la pestaña de Factura Electrónica, complete
la información correspondiente y emita o guarde el documento, respectivamente.
2.2.2. Cargar Clientes

Esta pestaña hace referencia a un mecanismo “masivo” para registrar clientes en la
plataforma. Para lo cual, se facilita una plantilla de Excel que luego cargará al sistema de
Factura Electrónica.
¿Cómo cargar clientes (Masivamente)?

1. Diríjase al aparatado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Cargar clientes”.
2. Presione el botón de “Descargar Plantilla”.

3. Abra el archivo y complete la plantilla de Excel con la información de los clientes a
registrar, según los criterios establecidos por GTI. Una vez completa la información
guarde el archivo en su computadora.
4. Luego, inicie sesión.
5. Seguidamente, diríjase al aparatado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Cargar
clientes”.
6. De clic en el botón de “Seleccionar archivo o examinar” y busque la plantilla de Excel
(previamente completa y guardada).
7. Una vez seleccionado el archivo, de clic en el botón de “Cargar” , y de manera
automática el sistema mostrará un recuadro en la parte inferior de la pantalla con
información de los clientes a registrar.
8. Finalmente, de clic en el botón de “Guardar” , y el sistema le indicará que,
“Todos los clientes se guardaron con éxito”.
IMPORTANTE: De completarse de manera incorrecta o faltar alguna casilla de

completar, el sistema le generara un mensaje indicándole el error en el archivo cargado.
2.2.3. Grupos (Clientes)

Esta pestaña tiene el objetivo de crear grupos de clientes, a los cuales, se les factura un mismo
producto (mercadería o servicio), monto y fecha. Por ejemplo, se factura a veinte clientes el
cobro de una cuota mensual o membresía de un servicio, en un día específico del mes.
¿Cómo crear un grupo de clientes?

1. Diríjase al apartado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Grupos”.

3. Complete la información solicitada en la pestaña de “Clasificación de clientes”,
indicando el nombre y la descripción del grupo.
4. Posteriormente, de clic en el icono “personas” , y seleccione en la ventana
emergente los clientes a agrupar y, luego presione el botón “Aceptar” (en la ventana
emergente) para cargar la información.

izquierda de la pantalla, para concretar el registro o creación del grupo.
¿Cómo editar el registro de un grupo de clientes?

2. Seleccione el grupo de clientes a editar.
3. Y, de clic en el botón de “Editar” , ubicado en la parte superior izquierda de la

pantalla.
el registro?).
6. Finalmente, de clic sobre el botón de “Guardar” y el sistema le mostrará el
¿Cómo eliminar el registro de un grupo de clientes?

2. De clic sobre la fila con la información del grupo de clientes a eliminar.

correctamente.”.
2.2.4. Reportes
Este apartado tiene la función de generar reportes de los clientes, según la información que
se desea obtener desde la plataforma de Factura Electrónica.
2.2.4.1. Listado de clientes

1. Diríjase al apartado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Listado de clientes”.
2. En el espacio de “Cantidad de registros” indique “Todos los datos” o según

corresponda.
3. Seguidamente, en el espacio de “Buscar por” selección un criterio de búsqueda
(Nombre, Código, Cédula, Email, Tipo de persona y Teléfono).
4. Luego, de clic en el botón de “Buscar”, y se desplegará la información consultada.
5. Finalmente, de clic en el botón de “Excel” para descargar el reporte generado.
2.2.4.2. Listado de grupos

1. Diríjase al apartado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Listado de grupos”.
2. De manera automática el sistema desplegara la lista de grupos registrados.

3. De clic en el botón de “Excel” para descargar el reporte generado.
2.2.4.3. Listado de clientes por grupo

1. Diríjase al apartado de “Clientes”, y seleccione la opción de “Listado de clientes por
grupo”.

corresponda.
3. Seguidamente, en el espacio de “Buscar por” selección un criterio de búsqueda
(nombre del grupo o *Todos*).
4. Luego, de clic en el botón de “Buscar”, y se le desplegará la información consultada.
2.3.Productos
2.3.1. Mantenimiento
En esta sección se pueden registrar, editar, buscar o borrar productos registrados en la cuenta.
¿Cómo registrar un nuevo producto?

1. Diríjase al apartado de “Productos”, y seleccione la opción de “Mantenimiento”.

3. Complete la información solicitada en la sub-pestaña de “Información Producto”.
IMPORTANTE: El espacio de “Código del producto del vendedor” lo establece el cliente,

asignando algún número, letra o palabra de identificación sobre el producto a registrar,
máximo 20 caracteres.
Además, la información (Unidad, Precio, Cantidad, entre otros…) que se guarda del producto
puede editarse al facturar el producto.

¿Cómo editar el registro de un producto?
2. Seleccione el producto a editar.

pantalla.
el registro?).
6. Y finalmente, de clic sobre el botón de “Guardar” , y el sistema le mostrará el

¿Cómo eliminar el registro de un producto?

2. De clic sobre la fila con la información del producto.

4. Y finalmente, de clic en el botón de “Aceptar” en la ADVERTENCIA (¿Desea
borrar el registro?), y se desplegará el siguiente mensaje “Registro eliminado
correctamente.”.
¿Cómo buscar productos de manera avanzada?

2. De clic en botón de “Abrir Búsqueda Avanzada” , ubicado en la parte superior

izquierda de la pantalla. Con la acción anterior, se despliega un sub-menú de
búsqueda.
3. Seguidamente, seleccione un criterio (Código producto, Nombre del producto,
Unidad y Tipo) de búsqueda para ordenar la información a presentar.
4. Luego, indique un “Dato” de acuerdo con el criterio de búsqueda seleccionado
(OPCIONAL, para buscar un producto determinado).
5. Y finalmente, de clic en botón de “Buscar” , para visualizar el o los productos

registrados.
2.3.2. Cargar Productos

Esta pestaña hace referencia a un mecanismo “masivo” para registrar productos en la
plataforma. Para lo cual, se facilita al cliente una plantilla de Excel que luego cargará al
sistema de Factura Electrónica.
¿Cómo cargar productos (Masivamente)?

1. Diríjase al apartado de “Productos”, y seleccione la opción de “Cargar productos”.
2. Presione el botón de “Descargar Plantilla”.

3. Abra el archivo y complete la plantilla de Excel con la información de los productos
a registrar, según los criterios establecidos por GTI. Una vez completa la información
guarde el archivo en su computadora.
4. Luego, inicie sesión.
5. Seguidamente, diríjase al apartado de “Productos”, y seleccione la opción de “Cargar
productos”.
6. De clic en el botón de “Seleccionar archivo o examinar” y busque la plantilla de Excel
(previamente completa y guardada).
7. Una vez seleccionado el archivo, de clic en el botón de “Cargar” , y de manera
automática el sistema mostrará un recuadro en la parte inferior de la pantalla con
información de los productos a registrar.
IMPORTANTE: De completarse de manera incorrecta o faltar alguna casilla de completar,

el sistema le generara un mensaje indicándole el error en el archivo cargado.
8. Finalmente, de clic en el botón de “Guardar” , y el sistema le indicará que,

“Todos los productos se guardaron con éxito”.
2.3.3. Reportes
Este apartado tiene la función de generar reportes de los productos, según la información que
se desea obtener desde la plataforma de Factura Electrónica.
2.3.3.1.Listado de productos
1. Diríjase al apartado de “Productos”, y seleccione la opción de “Listado de productos”.

corresponda.
3. Seguidamente, en el espacio de “Buscar por” seleccione un criterio de búsqueda
(Código del producto y Nombre del producto).
4. Luego, de clic en el botón de “Buscar”, y se desplegará la información consultada.
2.4.Facturación
2.4.1. Facturar
En este apartado se concentra la esencia del servicio brindado por GTI. A continuación se
describe el proceso de facturación en la plataforma.
2.4.1.1.Factura Electrónica
Para facturar realice el siguiente comando:
1. Diríjase al apartado de “Facturación”,

2. De clic en la opción de “Facturar”, y
3. Presione la opción de “Factura Electrónica”.
El apartado de “Factura Electrónica”, se compone de seis categorías o pestañas: a. “Datos

Generales”; b. “Datos del Receptor”; c. “Líneas de Detalle”; d. “Totales”; e. “Contingencia
(Opcional)”; y f. “Datos Adicionales para Supermercados y Otras Entidades (Opcional)”.
IMPORTANTE: El consecutivo de factura y número de referencia se lo asigna

automáticamente el sistema, cuando se emite el documento.
a. Datos Generales
En esta pestaña se visualiza la información de la empresa o contribuyente a la derecha, por
tanto, corresponde al encabezado de la factura. Además, en esta opción se visualiza el
desglose de la factura.
IMPORTANTE: Desde el apartado de Factura Electrónica no se puede modificar la

información visualizada. Para efectuar cambios debe dirigirse al apartado de
“Administración” y seleccionar la opción de “Datos de empresa”.
¿Cómo facturar en una moneda diferente a colones?
1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, pestaña de “Datos Generales”.
2. En el punto de “Moneda”, presione el espacio en blanco y se visualizará una lista con
monedas transables a nivel internacional.
3. Seleccione la moneda de preferencia.
IMPORTANTE: El cambio de moneda aplica únicamente a la factura a realizar, por lo cual,

se debe de realizar el cambio nuevamente al efectuar otra factura o establecer una moneda
por defecto.
En el recuadro del lado derecho, se modificará los espacios, según el caso: “Condición de
Venta”; “Medio de pago”; e “Imp. Sobre la renta”. En este último punto, se recomienda
indicar “Servicios” al facturar un servicio profesional.
IMPORTANTE: La Fecha de Vencimiento únicamente se indica cuando se emite una

Factura Proforma o una Factura Electrónica en condición de Crédito.
b. Datos del Receptor

En esta sección se ingresa la información del cliente al cual se le realizará la factura.
Para lo anterior, se presentan dos escenarios:
I. Cliente NO registrado (previamente) en plataforma

Bajo esta premisa, se recomienda de manera básica completar en el apartado “Datos del
Receptor” los datos de “Cédula” (según corresponda, persona física, persona jurídica,
DIMEX, NITE, o Extranjero (Fuera de CR)), “Nombre”, “Correo Electrónico”, “Teléfono”,
“Dirección”, “Destinatario”, “Cod interno”, “Copias de cortesía”.
IMPORTANTE: Los espacios de “Provincia”, “Cantón”, “Distrito”, “Barrio” y “Dirección”

se encuentran vinculados, es decir, si se indica uno de los cincos, se deben de complementar
los demás. Se hace la salvedad que esa información podría quedar sin indicarse.
En caso de facturar a una persona con “Tipo de ID” “Extranjero (Fuera de CR), no se debe
completar el espacio de “Dirección”, ya que, el sistema le indicará que debe señalar los demás
espacios vinculados con este.
La información ingresada (manualmente) no quedará registrada en la plataforma. Para

registrar un cliente, visualice el apartado de ¿cómo registrar un nuevo cliente?, en el manual.
II. Cliente registrado (previamente) en la plataforma

Para ejecutar esta acción, previamente se registra el cliente:
1. Seleccione el “Tipo de ID” o tipo de cédula del cliente, y en el espacio de cédula, de
clic en el recuadro “Buscar Cliente”.
2. Y, de manera automática se completan los espacios solicitados en el apartado “Datos
del Receptor”, con la información resgitrada del cliente.
Una ruta alterna al proceso anterior, corresponde a:
1. Seleccione el “Tipo de ID” o tipo de cédula del cliente, e ingrese el número de cédula
del cliente a facturar
2. De clic en el botón de “Buscar” .

3. Y, de manera automática se completan los espacios solicitados en el apartado de
“Datos del Receptor”, con la información resgitrada del cliente.
¿Cómo limpiar el apartado de datos del receptor?

1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, pestaña de “Datos del Receptor”.
2. De clic en el icono de “Limpiar campos”, ubicado en la parte inferior “Datos del
Receptor”.
3. Y, de manera automática se borrará toda la información registrada.
¿Cómo generar copias de cortesía a la factura?

1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, diríjase a la pestaña de “Datos del
Receptor”.
2. A la derecha, encontrará el espacio para poder colocarlas, el sistema permite hasta 15
copías de cortesía
3. Debe escribir en el reglón que dice: “Agregar correo copia de cortesía”, dar clic a la
derecha en el recuadro “agregar copia” y de manera automática el sistema traslada la
información (correo) al rectángulo grande, ubicado en la parte superior derecha.
¿Cómo eliminar copias de cortesía a la factura?
1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, diríjase a la pestaña de “Datos del
Receptor”.
2. Se debe seleccionar la dirección de correo previamente agregada y se debe dar clic al
recuadro de la derecha que indica “eliminar copia”
¿Cómo adjuntar archivos a la factura?

1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, pestaña de “Datos del Receptor”.
2. De clic en el icono de “Seleccionar Archivo”, ubicado en la parte inferior del antes
mencionado “copia de cortesía”
3. Seguidamente, de clic en el botón de “Seleccionar archivo o examinar”, busque en su
equipo (computadora) el archivo a cargar y enviar al cliente.
4. Finalmente, de clic en el botón de “Aceptar”, para guardar el registro.
IMPORTANTE: A la plataforma se carga un único archivo en los siguientes formatos
["bmp", "gif", "png", "jpg", "jpeg", "doc", "xls", "txt", "docx", "xlsx", "pdf"], con un tamaño
máximo de 2 MB. En caso de, desear enviar más de un archivo adjunto al cliente, puede
comprimirlos y cargarlos como un solo elemento en la plataforma.
c. Líneas de Detalle
En esta sección se ingresa la información de producto (bien o servicio) a facturar.
IMPORTANTE: Se pueden agregar hasta mil líneas de detalle (productos) a facturar a un

mismo cliente.
Para lo anterior, se presentan dos escenarios:
I. Producto NO registrado (previamente) en la plataforma

1. Complete obligatoriamente los espacios de: “Unidad de Medida”, “Cantidad”,
“Precio Unitario” y “Descripción Mercadería/Servicio”; y según el corresponda
aplique un “Descuento” u “Otros Impuestos”.
2. Una vez ingresada la información anterior, de clic sobre el botón de “Agregar Línea”
, ubicado al lado derecho del apartado de “Líneas de Detalle”.

Con la acción anterior, se genera una línea de resumen en la parte inferior de este
apartado, ver la siguiente imagen de ejemplo.
IMPORTANTE: El “Cod. Prod.”, únicamente se indica cuando se tiene únicamente se
indica cuando se tiene un producto guardado (previamente) en la plataforma.
La información ingresada no quedará registrada en la plataforma. Para registrar un producto,

visualice el apartado de ¿cómo registrar un nuevo producto?, en el manual
I. Producto registrado (previamente) en la plataforma

1. Para ejecutar esta acción, previamente se registra el producto en la plataforma: En
el espacio “Cód. Prod:”, de clic en el botón de “Buscar” .

2. En la ventana emergente mostrada, seleccione la fila del producto a facturar.
3. Y, de manera automática se completan los espacios solicitado en “Líneas de

Detalle”, con la información resgitrada del producto.
4. Complete o ajuste la información, y de clic en el botón de “Agregar Línea”
, ubicado al lado derecho del apartado de “Líneas de Detalle”. Con la

acción anterior, se genera una línea de resumen en la parte inferior de este
Una ruta alterna al proceso anterior, corresponde a:
1. Ingrese el nombre (número, letra o palabra) de identificación del producto, en el

recuadro de “Cód. Prod:”.
2. De clic en el botón de “Buscar” .

3. Y, de manera automática se completan los espacios solicitado en “Líneas de
Detalle”, con la información resgitrada del producto.
4. Complete o ajuste la información, y de clic en el botón de “Agregar Línea”
, ubicado al lado derecho del apartado de “Líneas de Detalle”. Con la

acción anterior, se genera una línea de resumen en la parte inferior de este
¿Cómo aplicar una exoneración de impuestos a una factura?
Al generar una factura que contiene exoneraciones de pago de tributos, es obligación del
contribuyente reflejar en el documento (factura) la aplicación de dicha acción, es decir,
siempre que se realice una venta que contenga algún tipo de exoneración debe constatarse.
Para cumplir con lo dispuesto anteriormente, el cliente debe realizar la siguiente acción:
1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, pestaña de “Líneas de Detalle”.

2. Complete los espacios de: “Unidad de Medida”, “Cantidad”, “Precio Unitario”
y “Descripción Mercadería/Servicio”; según corresponda.
3. Luego, en el recuadro del lado derecho de la pestaña, de clic en la opción de “I.V.E
(13%)”, y automáticamente se desplegará una sección que permite incluir la
exoneración del producto.
4. Seguidamente, de clic en el espacio “Exonerar” .

5. Complete la información solicitada, en la parte inferior del recuadro: Motivo
Exoneración (seleccione entre la opciones presentadas), Número Documento
(generalmente tiene una longitud de 17 campos alfanumércios), Institución (o
dependencia que emitió la exoneración), Fecha emisión Exoneración y Porcentaje
Exonerar.
6. Completa la información, de clic en el botón de “Agregar Línea” ,
ubicado al lado derecho del apartado de “Líneas de Detalle”. Con la acción
anterior, se genera una línea de resumen en la parte inferior de este apartado, ver
la siguiente imagen de ejemplo.
¿Cómo aplicar un descuento a una factura?

2. De clic sobre el cuadro de “Descuentos”
3. Aparecerán las opciones por las que se podrán realizar diferentes descuentos así
como las “RETENCIONES”
¿Cómo eliminar una Línea de Detalle?
2. De clic sobre la línea a eliminar.
3. Seguidamente, de clic en el botón de “Borrar Línea” , y de manera automática
se borra el registro de la línea seleccionada.
¿Cómo editar una Línea de Detalle?

1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, pestaña de “Líneas de
Detalle”.
2. De clic sobre la línea a editar.
3. Seguidamente, de clic en el botón de “Editar Línea” , y de manera

automática se completa la información en la parte superior.
4. Verifique o corrija la información, según sea el caso.

5. Finalmente, presione el botón de “Agregar Línea” , ubicado al
lado derecho del apartado de “Líneas de Detalle”, para guardar el registro o
línea, con la nueva información generada.
d. Totales
Al lado izquierdo podrá utilizar el espacio de “Notas”, que permite ampliar o especificar
algún dato sobre la factura. Para ello, tendrá a disposición un máximo de 1.000 caracteres.
Finalmente, el recuadro del lado derecho, nos permite verificar la información del producto
(bien o servicio) a facturar, y nos brinda un vistazo sobre la transacción desglosa, según los
rubros aplicables al documento.
e. Contingencia (Opcional)
Esta pestaña tiene la función de respaldar una transacción comercial efectuada fuera del
ambiente digital (Factura Electrónica).
De manera que, los sistemas de facturación deben tener un “Método de Contingencia”, el

cual, se refiere a los procedimientos que deben de ser utilizados en caso de que el sistema
para la emisión de comprobantes electrónicos no pueda ser utilizado por situaciones que se
encuentren fuera del alcance del emisor o en caso de que el sistema del Ministerio de
Hacienda no esté disponible.
Las facturas emitidas a las cuales se les incluyen la marca de “contingencia”, corresponden
a aquellos comprobantes electrónicos que sustituyen al comprobante físico emitido
provisionalmente (contingencia), conforme lo estipulado en el artículo 15 de la resolución
DGT-R-48.
En caso de contingencia (al no poder utilizar el sistema de Factura Electrónica), las facturas
se hacen en “papel” utilizando para ello los “Comprobantes provisionales” pre-impresos por
una imprenta autorizada, y luego, cuando se tenga acceso al sistema, estos comprobantes
deben digitarse y convertirse en facturas electrónicas, pero indicando que estas facturas
sustituyen a los comprobantes provisionales.
¿Cómo reportar la aplicación de una contingencia?

1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, pestaña de “Contingencia
(Opcional)”.
2. Marque con un “Check” el espacio de “Aplicar contingencia”
3. Y, complete la información solicitada: “N°. Documento Consecutivo
Contingencia”; “Fecha Contingencia”; y “Razón de Contingencia”; según
corresponda.
IMPORTANTE: El cliente tiene la obligación de una vez reestablecido el acceso al sistema,

emitir el documento electrónico, reafirmando la acción comercial. Para lo anterior, cuenta
con plazo máximo de dos días a partir de que los sistemas estén habilitados (DGT-R-48-
2018).
a. Datos Adicionales para Supermercados y otra entidades (Opcional)

En esta Sub-pestaña se agrega información adicional referente a la compra-venta de
productos a supermercados. En tanto, EL USO ES EXCLUSIVO PARA PROVEEDORES
DE SUPERMERCADOS Y OTRAS ENTIDADES.
¿Cómo agregar en la factura datos adicionales solicitados por un supermercado?
1. Estando en el apartado de “Factura Electrónica”, pestaña de “Supermercados

(Opcional)”.
2. Seleccione con un “Check” el supermercado a facturar.
3. Y, complete la información solicitada en cada uno de los espacios visualizados.
IMPORTANTE: La información solicitada para cada uno de los supermercados, se

completa de acuerdo con los datos proporcionados por éste (supermercado).
¿Cómo emitir una Factura Electrónica?

1. Diríjase al apartado de “Facturación”, de clic en la opción de “Facturar”, y presione
la opción de “Factura Electrónica”.
2. Complete las pestañas de: b. “Datos del Receptor”; c. “Líneas de Detalle”; y d.
“Totales”.
3. (OPCIONAL), complete las pestañas de: e. “Contingencia (Opcional)”; o f.
“Supermercados (Opcional)”, según corresponda.
4. Finalmente, de clic en el botón de “Emitir el documento” , ubicado en la parte

superior izquierda del apartado de facturación, y el sistema automáticamente generará
un mensaje indicando que la “Factura Electrónica N°00100001010000000001
emitida correctamente”.
Adicional, el sistema le permitirá re-direccionarse a: “NUEVA FACTURA”,

“NUEVO TIQUETE”, “VER PDF”, “CERRAR”.
¿Cómo guardar una Factura Electrónica?
Si al facturar no se desea emitir el documento (¿por qué?, previamente: quiere verlo,
corroborar algún dato con el cliente o simplemente no desea emitirlo en ese momento), este
se puede guardar y quedará como un documento pendiente de emisión, para luego emitirse,
en el tiempo que considere pertinente. Para lo anterior,
1. Estando en la opción de “Factura Electrónica”, y una vez completas las pestañas de:
b. “Datos del Receptor”; c. “Líneas de Detalle”; y d. “Totales”. (Visualice el 2.4.1.1.
Factura Electrónica).
2. De clic en el botón de “Guardar el documento” , ubicado en la parte superior

izquierda del apartado de facturación, y el sistema le mostrará un mensaje indicado,
“Registro guardado correctamente”.
Y, el sistema lo re-direccionará al apartado de Doc. Pendiente de Emisión, también
llamado Doc. Preliminares, espacio donde se guardará el documento como un
borrador de Factura Electrónica.
IMPORTANTE: Sí utiliza las pestañas opcionales de: e. “Contingencia (Opcional)”; o f.

“Supermercados (Opcional)”, según corresponda, y guarda el documento. Al consultar el
mismo (documento guardado) en Doc. Preliminares, y facturarlo, debe completar
nuevamente los espacios (Contingencia o Supermercados, según corresponda).
3.4.1.2.Tiquete Electrónico
Este apartado mantiene estrecha relación con la “Factura Electrónica”, en tanto, se compone
por las mismas pestañas o categorías: a. Datos del Emisor; b. Datos del Receptor; c. Líneas
de Detalle; d. Totales; y e. Contingencia (Opcional).
Por lo cual, su diferenciación se centra en: 1. No requiere indicar la información del cliente
a facturar (pero se pueden indicar ciertos datos del cliente, según se considere pertinente); 2.
La estructura visual al “Emitir el documento” o guardarlo en la plataforma

(previamente seleccionada, la plantilla de factura de Tiquete electrónico); y 3. El costo dentro
del sistema de Factura Electrónica de GTI, ya que, la emisión de cinco Tiquetes Electrónicos
equivale a la emisión de una Factura Electrónica.
¿Cómo emitir un Tiquete Electrónico?

1. Diríjase al apartado de “Facturación”, de clic en la opción de “Facturar”, y presione
la opción de “Tiquete Electrónico”.
2. Complete las pestañas de: b. “Datos del Receptor” (OPCIONAL); c. “Líneas de
Detalle”; y d. “Totales”

un mensaje indicando que el “Comprobante electrónico N°00100001040000000001
emitido correctamente.”
IMPORTANTE: Al emitir un Tiquete Electrónico NO es necesario indicar en la
pestaña de b. “Datos Receptor”, la información del cliente a facturar. Pero, se pueden
indicar ciertos datos del cliente, según se considere pertinente.
¿Cómo guardar un Tiquete Electrónico?

Si al facturar no se desea emitir el documento (¿por qué?, previamente: quiere verlo,
corroborar algún dato con el cliente o simplemente no desea emitirlo en ese momento), este
se puede guardar y quedará como un documento pendiente de emisión, para luego emitirse,
en el tiempo que considere pertinente. Para lo anterior,
1. Estando en la opción de “Tiquete Electrónico”, y una vez completas las pestañas de:
b. “Datos del Receptor” (OPCIONAL); c. “Líneas de Detalle”; y d. “Totales”.
(Visualice el 2.4.1.1. Factura Electrónica).
2. De clic en el botón de “Guardar el documento” , ubicado en la parte superior

izquierda del apartado de facturación, y el sistema le mostrará un mensaje indicado,
“Registro guardado correctamente”.
3. Y, el sistema lo re-direccionará al apartado de Doc. Pendiente de Emisión, también
llamado Doc. Preliminares, espacio donde se guardará el documento como un
borrador de Tiquete Electrónico.
3.4.2. Facturar cliente
En esta pestaña podrá, registrar, visualizar, editar, borrar, agregar a grupos y buscar de
manera avanzada a los clientes. Para lo anterior, visualice el 2.2.1. Mantenimiento (Clientes)
en el manual.
La finalidad de pestaña es seleccionar al cliente al cual se le desea emitir una Factura

Electrónica. A continuación se ilustra el proceso de facturar desde esta opción (Facturar
cliente):
1. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Facturar cliente”.

2. Busque el cliente a facturar y, de clic en el botón “Facturar”.
IMPORTANTE: Al dar clic en “Facturar”, el sistema lo re-direcciona a los apartados de

Facturación, completándose de manera automáticamente la pestaña de b. “Datos del
Receptor”, según el cliente seleccionado.
1. Complete la información de las pestañas de: c. “Líneas de Detalle”, y d. “Totales”.

2. (OPCIONAL), complete las pestañas de: e. “Contingencia (Opcional)”; o f.
“Supermercados (Opcional)”, según corresponda
5. Y finalmente, de clic en el botón de “Emitir el documento” , ubicado en la parte

un mensaje indicando que la “Factura Electrónica N°00100001010000000001
emitida correctamente”.
Adicional, el sistema lo re-direccionará a la pestaña de “Doc. Emitidos”, espacio

dónde se guardan las Facturas Electrónicas emitidas correctamente.
3.4.3. Facturar grupo

Esta pestaña es para seleccionar el grupo al cual se le desea facturar. Aquí aparecerá la lista
de grupos que se encuentran registrados previamente en el sistema.
1. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Facturar grupo”.

2. Seleccione el grupo a facturar, dando clic en el botón “Facturar”.
IMPORTANTE: Al dar clic en “Facturar”, el sistema lo re-direcciona a los apartados de
Facturación, completándose de manera automáticamente la pestaña de “Datos del Receptor”,
según el Grupo seleccionado.
1. Complete la información de cada apartado: Líneas de Detalle, Totales y Contingencia

(según el caso).

un mensaje indicando que “La factura N° XXXX se ha emitido correctamente”.
Aunado, dentro de esta pestaña podremos crear un nuevo grupo de clientes, editar el registro
del grupo, eliminar el registro del grupo o aplicar una Búsqueda Avanzada de un grupo. Para
alguna de las acciones anteriores visualice el punto correspondiente en el manual.
3.4.4. Generar proforma

La función de esta pestaña es generar facturas proformas o cotizaciones sobre los productos,
previo a concretarse la emisión de una factura. A continuación se describe el proceso:
1. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Generar proforma”.

2. Complete la información de los apartados: Datos del Receptor y Líneas de Detalle,
según los puntos citados anteriormente en el manual.
3. En la pestaña de “Líneas de Detalle”, antes de dar clic en el botón “Agregar Línea”,
diríjase a la pestaña de “Totales”, y clic sobre el espacio de “Fecha de Vencimiento”,
se desplegará un calendario, seleccione el día, mes, y año, según corresponda.
4. Luego, diríjase a la pestaña de “Líneas de Detalle” y de clic en el botón de “Agregar
Línea”
5. Posteriormente, verifique o complete la información en las pestañas de Totales y
Contingencia (según corresponda).

un mensaje indicando que “La Factura Proforma N° XXXX se ha emitido
correctamente”. Adicional, el sistema lo re-direccionará a la pestaña de “Doc.
Proforma”, espacio dónde se guardan las proformas emitidas correctamente.
IMPORTANTE: La Facturas proformas no descuentan documentos y únicamente se envía

al cliente al que se le está facturando.
1.4.1. Doc. Emitidos

En esta sección visualizará todas las Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y Tiquete
Electrónico, emitidos y enviados correctamente a Hacienda y el cliente.
Por lo cual, podrá ver en una línea de resumen (filas y columnas) la información básica de
factura.
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlos en la parte inferior del
recuadro de Doc. Emitidos, acomodadas en filas y columnas, ver la siguiente imagen.
IMPORTANTE: Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas
días anteriores. En el recuadro de Doc. Emitidos, realice un filtro por tiempo, indicando
“Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
¿Cómo ver, imprimir o descargar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito)
emitidas?
1. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc. Emitidos”
2. Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas días
anteriores. En el recuadro de Doc. Emitidos, realice un filtro por tiempo,
indicando “Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlos en la parte inferior del
recuadro, acomodadas en filas y columnas.
1. Verifique en el espacio de “Tipo” seleccionar el documento a consultar: Facturas,
Notas de Débito, Notas de Crédito o Tiquete Electrónico.
2. Seguidamente, de clic en el botón de “Buscar” .

3. Al dar clic en “Buscar”, visualizará las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito)
emitidas en un recuadro (acomodadas en filas y columnas), tal y como se muestra
en la siguiente imaginen.
1. De clic sobre la fila de la factura a visualizar.
2. Luego, presione el botón de “Ver” .

3. Al dar clic en “Ver” el sistema abrirá una ventana emergente, donde podrá
visualizar el documento consultado.
4. Desde la ventana emergente podrá “Ver”, “Descargar” y “Imprimir” la factura.
Utilizando los siguientes iconos , ubicados al lado

derecho de la ventana.
IMPORTANTE: Si al dar clic en el botón de “VER” no nos despliega la factura, tiquete o

nota (crédito o débito), se debe a que las ventanas emergentes están siendo bloqueadas, por
tanto, visualice la sección de ¿cómo desbloquear las ventanas emergentes?, en el manual.
¿Cómo imprimir un documento en Formato de Punto de Venta?

1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc. Emitidos”.
2. Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidos días
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte
inferior del recuadro, acomodadas en filas y columnas.
3. Seguidamente, de clic en el botón de “Buscar” . Y, podrá visualizar los

documentos emitidos en un recuadro (acomodadas en filas y columnas).
4. En el recuadro de “Doc. Emitido”, marque con un “CHECK” la opción de
“Formato para punto de venta”, tal y como se muestra a continuación.
5. De clic sobre la fila del documento a visualizar.

7. Al dar clic en “Ver” el sistema abrirá una ventana emergente, donde podrá
visualizar el documento consultado.
8. Desde la ventana emergente podrá “Descargar” y “Imprimir” la factura.
Utilizando los siguientes iconos , ubicados al lado

derecho de la ventana.
IMPORTANTE: Si al dar clic en el botón de “VER” no nos despliega la factura, tiquete o

notas (crédito o débito), se debe a que las ventanas emergentes están siendo bloqueadas, por
tanto, visualice la sección de ¿cómo desbloquear la ventanas emergentes?, en el manual.
¿Cómo desbloquear las ventanas emergentes?

Para desbloquear las ventanas en el navegador GOOGLE CHROME,
1. De clic en el botón de “VER” en el apartado de “Doc. Emitidos” o según corresponda.

2. Verifique si en la parte superior donde está la dirección electrónica
www.facturaelectronica.cr, se visualiza un icono en forma de “cuadro blanco con una
equis o asterisco rojo” .
3. De clic sobre el icono y, seleccione la opción de “Siempre permitir ventanas

emergentes de https://www.facturaelectronica.cr/”.
4. Seguidamente, presione el botón de “Listo”
5. Finalmente, de clic en “Ver” en el apartado de “Doc. Emitidos” o según corresponda,
para visualizar el documento correspondiente.
Para desbloquear las ventanas en el navegador SAFARI,

2. Luego, de clic en icono de Safiri o configuraciones en el navegador.
3. Seguido, seleccione la opción de “Preferencias”
4. Luego, de clic en “Seguridad”
5. Finalmente, desmarque la opción que indica “Bloquear ventanas emergentes de
https://www.facturaelectronica.cr/”, e intente dar clic en el botón de “VER” en el
apartado de “Doc. Emitidos” o según corresponda, para visualizar el documento
correspondiente.
Para desbloquear las ventanas emergentes en el navegador FIREFOX o MOZILLA,

2. Verifique si se presenta una alerta indicando “Firefox evitó que este sitio abra una
ventana emergente”.
3. En la advertencia, de clic sobre el botón de “Opciones”.

4. Seleccione la opción de “Permitir ventanas emergentes para
https://www.facturaelectronica.cr/”.
5. Finalmente, de clic en “Ver” en el apartado de “Doc. Emitidos” o según corresponda,
para visualizar el documento correspondiente.
¿Cómo generar un reporte de las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas?
2. Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidos días
anteriores. En el recuadro de Doc. Emitidos, realice un filtro por tiempo, indicando
“Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte inferior

del recuadro, acomodadas en filas y columnas.
Notas de Crédito, Notas de Débito o Tiquete Electrónico.

emitidas en un recuadro (acomodadas en filas y columnas).
6. Seleccione el tipo de reporte a descargar (Documentos Emitidos PDF, Documentos
Emitidos Excel, Formato SVConta, Formato Auditoría y Documentos Emitidos
Resumido) en el rectángulo que se visualiza en la parte inferior del recuadro de las
facturas, notas (crédito o débito) o tiquete electrónico.
7. Y finalmente, presione el botón de “Descargar Reporte”, para que el sistema genere
un archivo con la información solicitada en formato PDF o XLSX (Excel), según
corresponda.
IMPORTANTE: Para la generación de reportes se podrá hacer uso de los filtros avanzados,
dando clic en el espacio de “Opciones Avanzadas”, tal cual, se muestra a continuación:
Para lo cual, se cuenta con breve instructivo de uso de los filtros avanzados, dando clic en el
botón de “Presione aquí”, ubicado en la parte inferior del recuadro de las facturas, notas
(crédito o débito) o tiquete electrónico.
¿Cómo aplicar una Nota de Crédito o Débito?

2. Para visualizar las facturas emitidas días anteriores. En el recuadro de Doc.
Emitidos, realice un filtro por tiempo, indicando “Desde” el día XX “Hasta” el
día de Hoy o según corresponda.
Si las facturas se emitieron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte inferior

4. Al dar clic en “Buscar”, visualizará las facturas emitida en un recuadro
(acomodadas en filas y columnas).
5. De clic sobre la fila de la factura a aplicar la nota.
6. Luego, presione el botón de “Notas”

7. Elija la Nota que desea ejecutar (Crédito o Débito).
8. Seleccione la razón por la cual se hará la Nota, esto en la opción de “Referencia
Nota”, y presione el botón de “Aceptar”.
9. Ejecute la gestión pertinente. Y el sistema le dará la opción de digitar solamente

en los espacios por los cuales usted haya seleccionado realizar la Nota.
10. Una vez realizados los cambios, de clic en “Emitir” , el sistema le indicara
que “La Nota de Crédito o Débito N° XXXX emitida correctamente”. Y de
manera automática el sistema lo direccionará a “Doc. Emitidos”, sección de Notas
de Crédito Débito.
11. IMPORTANTE: Las Notas de Crédito restan valor a los montos y las Notas de
Débito suma valor a los montos de la factura.
12. Anulado, al emitir una Nota de Crédito o Débito se descuenta un documento,
según el plan adquirido (No visible en el plan A, Ilimitado).
¿Cómo Anular una Factura?

Si las facturas se emitieron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte inferior

5. De clic sobre la fila de la factura a anular.
6. Luego, presione el botón de “Anular”

7. En la ventana emergente, indique el motivo de la anulación de la factura, y
presione el botón de “Aceptar”.
8. Y, el sistema le mostrará un mensaje indicando que “La Nota de Crédito N°
XXXX emitida correctamente”. Y de manera automática el sistema lo
direccionara a “Doc. Emitidos”, sección de Notas de Crédito.
IMPORTANTE: Al emitir una Nota de Crédito se descuenta un documento, según el plan

adquirido (No visible en el plan A, Ilimitado).
¿Cómo ver el Estado del correo enviado al cliente, en Hacienda y la plataforma?

2. Para visualizar las facturas, tiquetes y notas (crédito o débito) emitidos días

(acomodadas en filas y columnas), tal y como se muestra en la siguiente imaginen.
5. Y, para ver el Estado del correo enviado al cliente y Hacienda, de clic sobre la fila
del documento a consultar y presione el botón de “Más” .

IMPORTANTE: Al emitir una factura, de manera predetermina el sistema le asignara el
estado de “No pagada”. Para cambiar el estado del documento realice la acción de emitir un
comprobante de pago, ver apartado correspondiente en el manual.
¿Cómo ver el historial de una factura?

2. Para visualizar las facturas, tiquetes y notas (crédito y débito) emitidos días

4. Al dar clic en “Buscar”, visualizará los documentos emitidos en un recuadro
5. De clic sobre la fila del documento a reenviar.
6. Luego, presione el botón de “Más” .

7. Y en la ventana emergente de clic en el botón de “Ver Historial de Factura”, acá
podrá ver cada movimiento realizado a una misma factura.
¿Cómo re-enviar una factura, tiquete o nota (crédito o débito) desde Doc. Emitidos?
2. Para visualizar las facturas, tiquetes y notas (crédito y débito) emitidos días

5. De clic sobre la fila del documento a reenviar.

7. Y, en la ventana emergente, de clic en el botón de “Reenviar Correo”.
8. En la ventana emergente, seleccione la opción que desea ejecutar: 1. Re-enviar
(envía una copia del documento al correo registrado en el archivo); 2. Enviar copia
(ingresar un correo diferente al indicado en el documento).
¿Cómo descargar el XML enviado y repuesta de Hacienda del documento emitido?

2. Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) emitidas días

5. De clic sobre la fila de la factura, tiquete o nota (crédito o débito) a consultar.

7. En la ventana emergente, de clic en el botón de “XML Enviado” o “Respuesta
Hacienda”, para obtener la información consultada.
¿Cómo aplicar un pago parcial o abono a una factura electrónica?


5. De clic sobre la fila de la factura a consultar.

7. En la ventana emergente, presione el botón de “Aplicar pago”.
8. Seguidamente, en el recuadro indique: Fecha real de pago, # Transacción (indique

el número de factura, deposito, entre otros), Monto a pagar y Notas del pago
(OPCIONAL).
9. Finalmente, de clic sobre el botón “Aplicar Pago”, y el sistema le mostrará un
mensaje indicando que “Pago realizado exitosamente.”, y visualizará en la parte
inferior un historial de los pagos parciales aplicados.
Además, al dar clic en el botón de “Ver”, se mostrará el comprobante de pago
enviado al cliente.
3.4.5. Doc. Proforma

En esta sección podrá Facturar, Eliminar, Ver y Editar los documentos proformas generados.
A continuación, se describe la ruta para ejecutar cualquiera de las funciones mencionadas.
¿Cómo facturar, eliminar, ver y editar un documento proforma?

1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc. Proforma”.
2. Para visualizar los documentos proformas emitidos días anteriores. En el recuadro de
Doc. proforma, realice un filtro por tiempo, indicando “Desde” el día XX “Hasta” el
Si los documentos se emitieron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte inferior

5. Para convertir un documento proforma en Factura, de clic en el botón de “Facturar”,
verifique la información y presione el botón de “Emitir” , para generar el

documento.
Para “Eliminar” el documento proforma, de clic en el botón de “Eliminar” y presione
el botón de “Aceptar” en la ADVERTENCIA (¿Desea borrar el registro?).
Para “Editar” la información de la proforma, de clic en el botón “Editar”, verifique
o corrija los datos registrados y finalmente de clic en el botón de “Emitir” , para

validar la información modificada.
Para “Ver” el documento proforma, de clic en el botón de “Ver” y el sistema
desplegará una ventana emergente con el documento consultado.
IMPORTANTE: Sí al dar clic en “VER” no nos despliega el documentos proforma, se debe
a que las ventanas emergentes están siendo bloqueadas, por tanto, visualice la sección de
¿cómo desbloquear la ventanas emergentes?, en el manual.
3.4.6. Doc. Preliminares

En esta pestaña se visualizan los documentos guardados durante el proceso de facturación.
De manera que, a los documentos preliminares pueden realizarse las siguientes acciones:
Facturar, Eliminar, Recurrente y Ver.
¿Cómo guardar una factura de manera recurrente?

1. Diríjase al apartado de “Facturación”.
2. De clic en la opción de “Facturar”.
3. Seguido, presione el botón de “Factura Electrónica”, y proceda a completar la
información correspondiente.
4. Una vez completada la información de los cinco apartados (según corresponda),
de clic en el botón de “Guardar” .

5. Al dar clic en “Guardar”, el sistema le indiciará “Registro guardado
correctamente”, y lo re-direccionará a la sección de “Documentos pendientes de
emisión”
6. Seguidamente, de clic en el botón de “Recurrente” , y el sistema le
mostrará el siguiente aviso.
7. Presione el botón de “Aceptar” en la advertencia presentada en la pantalla, y luego

de clic en “OK” al mensaje de “Registro modificado correctamente”.
8. Con las acciones anteriores, el sistema guardara la factura generada como
recurrente.
¿Cómo visualizar una factura “Recurrente”?

1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc.
Preliminares”.
2. Para visualizar los documentos generados días anteriores. En el recuadro de Doc.
preliminares, realice un filtro por tiempo, indicando “Desde” el día XX “Hasta”
el día de Hoy o según corresponda.
Si el documento se registró el día de hoy no es necesario realizar el filtro por
tiempo.
3. En el recuadro de Doc. Preliminares, seleccione en el espacio de “Estado” la
opción de “Recurrentes”.
5. Al dar clic en “Buscar”, visualizará los documentos generados en un recuadro
(acomodados en filas y columnas).
6. Una vez visible el documento, realice la acción desea, entre las tres opciones
ejecutables: Facturar, Eliminar y Ver.
IMPORTANTE: Si al dar clic en “VER” no nos despliega el documento, se debe a que las
ventanas emergentes están siendo bloqueadas, por tanto, visualice la sección de ¿cómo
desbloquear la ventanas emergentes?, en el manual.
¿Cómo facturar un documento (factura) recurrente?

1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Doc. Preliminares”.
2. Para visualizar los documentos generados días anteriores. En el recuadro de Doc.
preliminares, realice un filtro por tiempo, indicando “Desde” el día XX “Hasta” el
Si la factura se registró el día de hoy no es necesario realizar el filtro por tiempo.
3. Igualmente, en el recuadro de Doc. Preliminares, seleccione en el espacio de “Estado”

la opción de “Recurrentes”.

5. Al dar clic en “Buscar”, visualizará los documentos generados en un recuadro
(acomodados en filas y columnas).
6. De clic en el botón de “Facturar” .

7. Verifique o corrija la información mostrada en el apartado de facturación (Datos del
Emisor, Datos del Receptor, Líneas de Detalles, Totales y Contingencia).
8. Seguidamente, presione el botón de “Emitir el documento” , ubicado en la parte

superior izquierda de la pantalla.
Y el sistema automáticamente generará un mensaje indicando que “La factura N°
XXXX se ha emitido correctamente”.
Adicional, lo re-direccionará a la pestaña de “Doc. Emitidos”, espacio dónde se
guardan las Facturas emitidas correctamente.
3.4.7. Aceptación Doc. Receptor
En este apartado podrá recibir, visualizar y controlar las facturas, notas de crédito o débito y
tiquetes electrónicos emitidos por un proveedor.
¿Cómo recibir un documento de un proveedor en la plataforma de GTI?

1. Reenvié el documento recibido al correo electrónico [email protected]
, verificando adjuntar los archivos: PDF y XML del documento.
2. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Aceptación Doc.
Receptor”.
3. En el recuadro de Aceptación Doc. Receptor, realice un filtro por tiempo, indicando

“Desde” el día XX “Hasta” el día de Hoy o según corresponda, para visualizar los
documentos recibidos días anteriores. Si los documentos se recibieron el día de hoy
no es necesario realizar el filtro por tiempo.
Notas de Crédito, Notas de Débito o Tiquete Electrónico; y en el punto de “Estado”
indique “Pendiente”.
5. Seguidamente, de clic en el botón de “Buscar” . Al dar clic en “Buscar”,

visualizará los documentos recibidos en un recuadro (acomodados en filas y
columnas).
6. Una vez visible los documentos, seleccione un archivo y presione el botón de
“Aceptar”, “Aceptar Parcial” o “Rechazar”, según corresponda, e indique un mensaje
sobre el documento a responder.
7. Y finalmente, de clic en el botón de “ACEPTAR”.

Automáticamente, el sistema remitirá su respuesta, pasando primero por Hacienda y
notificando respectivamente al proveedor.
Y acomodará el documento, de acuerdo al “Tipo” y “Estado” asignado al documento.
IMPORTANTE: Se cuentan con ocho días calendario para ejecutar una respuesta sobre la
factura recibida. Superado ese periodo o el no brindar una respuesta a un documento recibido
le expone a una sanción amparada en el código de normas y procedimientos tributarios.
¿Cómo generar un reporte de los documentos recibidos por parte de un proveedor?

1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Aceptación Doc.
Receptor”.
2. Para visualizar las facturas, tiquetes o notas (crédito o débito) recepcionados días
anteriores. En el recuadro de Aceptación Doc. Receptor, realice un filtro por tiempo,
Si los documentos se recepcionaron el día de hoy podrá visualizarlas en la parte


Notas de Crédito, Notas de Débito o Tiquete Electrónico; y en el punto de “Estado”
(Pendiente, Aceptado, Aceptado Parcial o Rechazado).

consultadas en un recuadro (acomodadas en filas y columnas).
un archivo con la información solicitada en formato XLSX (Excel).
3.4.8. Comprobantes de pago
En esta sección podrá visualizar y llevar el control de los recibos de dinero generados sobre
las transacciones realizadas.
¿Cómo ver y descargar un comprobante de pago emitido?

1. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Comprobantes de
pago”.
2. En el recuadro de Comprobantes de Pagos, realice un filtro por tiempo, indicando

documentos generados días anteriores.
Si los comprobantes se generaron el día de hoy no es necesario realizar el filtro por
tiempo.

4. Al dar clic en “Buscar”, visualizará los comprobantes de pagos generados en un
recuadro (acomodados en filas y columnas).
5. De clic sobre la fila del comprobante a visualizar.
6. Finalmente, presione el botón de “Ver” .

Al dar clic en “Ver” el sistema le desplegará una ventana emergente, donde podrá
visualizar y descargar el comprobante, respectivamente.
¿Cómo generar un reporte de los comprobantes de pagos emitidos?

1. Diríjase a la pestaña de “Facturación”, y seleccione la opción de “Comprobantes de
pago”.
2. Para visualizar los comprobantes de pago emitidos días anteriores. En el recuadro de
Comprobantes de pagos, realice un filtro por tiempo, indicando “Desde” el día XX
“Hasta” el día de Hoy o según corresponda.
Si los comprobantes de pago se emitieron el día de hoy podrá visualizarlos en la parte


4. Al dar clic en “Buscar”, visualizará los comprobantes de pago consultados en un
recuadro (acomodadas en filas y columnas).
un archivo con la información solicitada en formato XLSX (Excel).
3.4.9. Respuestas de envió

En esta sección podrá verificar el estado en el que se encuentran los documentos emitidos.
También se tiene la opción de reenviar documentos o enviar copias de los mismos.
De los Estados (Respuesta de envió)

 “No enviados (Error)” significa que hubo un error a la hora de emisión del
documento;
 “En bandeja de salida” implica que el documento ya se emitió pero no le ha llegado
el documento al cliente;
 “Enviados” hace referencia que la factura se envió correctamente y está en el correo
del cliente.
 “En bandeja de salida (Cargar Facturas)” implica que los documentos ya se
emitieron, pero no le ha llegado el documento al cliente;
¿Cómo verificar el estado de entrega de un documento emitido?

1. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Respuestas de
envío”.
2. En el recuadro de Respuestas de envío, realice un filtro por tiempo, indicando
documentos enviados días anteriores.
Si los documentos enviados se generaron el día de hoy no es necesario realizar el
filtro por tiempo.
3. Adicional, en el recuadro de Respuestas de envío, seleccione en el espacio “Tipo” el
documento a consultar (Facturas, Notas de crédito, Notas de débito o Tiquete
Electrónico). Además en el espacio de “Estado” seleccione una de las categorías
posibles: No enviados (Error), En bandeja de salida, Enviados o En bandeja de salida
(Carga Facturas).

5. Al dar clic en “Buscar”, visualizará los documentos enviados en un recuadro
(acomodados en filas y columnas). Verifique el estado de documento enviado en la
columna de “Mensaje”
¿Cómo reenviar un documento desde el apartado respuesta de envió?
1. Realice los pasos 1, 2, 3 y 4 indicados en el punto anterior, ¿Cómo verificar el estado
de entrega de un documento emitido?
2. Al visualizar los documentos enviados en un recuadro (acomodados en filas y
columnas), de clic sobre la fila del documento a “Reenviar”.

4. Al dar clic en “Ver” el sistema abrirá una ventana emergente donde podrá visualizar
la factura en formato PDF.
5. Ejecute la acción deseada: 1. Re-enviar (envía una copia de la factura al correo
registrado en el documento); 2. Enviar copia (ingresar un correo diferente al indicado
en la factura).
3.4.10. Administración de pagos

En esta sección podrá generar los comprobantes de pago de las facturas electrónicas emitidas.
¿Cómo generar un comprobante de pago?

1. Diríjase al apartado de “Facturación”, y seleccione la opción de “Administración de
pagos”.
2. En el recuadro de Administración de Pagos, realice un filtro por tiempo, indicando
documentos emitidos días anteriores.
Si la factura se generó el día de hoy no es necesario realizar el filtro por tiempo.
3. Adicional, en el recuadro de Administración de Pagos, seleccione en el espacio de
“Tipo Cédula” la opción de “Todos” y en el espacio de “Estado” indique “Todas o
Pendientes”.
4. Seguidamente, de clic en el botón de “Buscar” . Al dar clic en “Buscar”,

visualizará las facturas emitidas en un recuadro (acomodados en filas y columnas).
5. Seleccione una factura dando clic sobre el cuadro , ubicado en la parte izquierda
de la pantalla, a la par de la columna de # Referencia.
6. Luego, presione el botón de “Pagar” .
7. Complete la información solicitada en el recuadro mostrado: Fecha real de pago, #
Transacción (indique el número de factura, deposito, entre otros) y Notas
(OPCIONAL).
8. Finalmente, de clic sobre el botón “Ejecutar Pago”, y el sistema le mostrará un

mensaje indicando que “Las facturas se han cancelado con éxito”.
IMPORTANTE: La acción de pagar facturas (o generar comprobantes de pago) se debe de

realizar INDIVIDUALMENTE para cada documento.
Si se marca más de una factura, el sistema generará un solo comprobante de pago a un cliente
con todas las facturas marcadas.
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Manual - Usuario GTI FACTURA ELECTRONICA

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Tabla de contenido

1. Iniciar sesión .............................................................................................................. 8

1.1. ¿Cómo iniciar sesión en el sistema de Factura Electrónica de GTI? .................... 8

2. Navegación en la plataforma: Menú de Factura Electrónica. ..................................... 13

2.1. ADMINISTRACIÓN ....................................................................................... 13

2.1.1. Administración de perfiles .......................................................................... 13

¿Cómo editar los permisos predeterminados de cada perfil? ................................. 14

Sobre los perfiles (funciones predeterminadas) ..................................................... 15

2.1.2. Mantenimiento de Usuarios ........................................................................ 15

¿Cómo crear un nuevo usuario a una cuenta? ........................................................ 16

¿Cómo editar un usuario? ..................................................................................... 17

¿Cómo inactivar o restringir el acceso a un usuario? ............................................. 18

¿Cómo descargar un reporte de los usuarios vinculados a una cuenta? .................. 19

¿Cómo buscar un usuario de manera avanzada? .................................................... 20

2.1.3. Actualizar mi información .......................................................................... 21

Información personal: ........................................................................................... 21

Sucursales: “TEMPORALMENTE INHABILITADO” ........................................ 22

2.1.4 Usuarios en sesión ......................................................................................... 23

2.1.5 Datos de empresa ........................................................................................ 23

Información Básica: ............................................................................................. 24

¿Cómo cargar el logo? ...................................................................................... 24

¿Cómo establecer una moneda y notas de manera predeterminada para la factura?

Certificado Digital: ............................................................................................... 27

2.1.6 Configuración ............................................................................................. 27

Configuración de formato de factura:.................................................................... 27

¿Cómo seleccionar la estructura de la factura o tiquete electrónico a utilizar? ... 28

¿Cómo seleccionar el color de fondo de una factura? ........................................ 29

¿Cómo agregar una marca de agua (actividad) a la factura? .............................. 30

¿Cómo agregar publicidad a la factura? ............................................................ 32

¿Cómo visualizar la plantilla de factura o tiquete electrónico seleccionado? ..... 33

Configuración por defecto de facturas .................................................................. 34

¿Cómo predeterminar el impuesto de ventas 13% en las líneas de detalle? ........ 35

¿Cómo predeterminar la exoneración en las líneas de detalle?........................... 36

¿Cómo predeterminar otros impuestos en las líneas de detalle? ......................... 37

¿Cómo predeterminar la condición de venta en la sección de totales? ............... 38

¿Cómo predeterminar el medio de pago en la sección de totales? ...................... 39

¿Cómo predeterminar el impuesto sobre la renta en la sección de totales? ......... 40

¿Cómo predeterminar las notas en la sección de totales? ................................... 41

¿Cómo predeterminar el banco que determinará el tipo de cambio? .................. 42

5.1.7. Tipo de Cambio .......................................................................................... 42

5.1.8. Descuentos ................................................................................................. 43

¿Cómo editar un descuento (predeterminado)? .................................................. 44

¿Cómo eliminar un descuento (predeterminado)?.............................................. 45

2.1.9. Descarga Masiva ............................................................................................ 45

¿Cómo descargar de manera masiva los XML de Documentos Emitidos y

2.1.10 Ayuda ................................................................................................................ 46

2.2. Clientes ................................................................................................................. 47

¿Cómo registrar un nuevo cliente? ........................................................................ 47

¿Cómo editar el registro de un cliente? ................................................................. 49

¿Cómo eliminar el registro de un cliente? ............................................................. 50

¿Cómo buscar clientes de manera avanzada? ........................................................ 50

¿Cómo facturar a un cliente (registrado)? ............................................................. 50

2.2.2. Cargar Clientes ............................................................................................... 51

¿Cómo cargar clientes (Masivamente)? ................................................................ 51

2.2.3. Grupos (Clientes)............................................................................................ 52

¿Cómo crear un grupo de clientes? ....................................................................... 52

¿Cómo editar el registro de un grupo de clientes? ................................................. 53

¿Cómo eliminar el registro de un grupo de clientes? ............................................. 54