Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

LOGO NIVEL 5: PROCEDIMIENTOS N°: PRC-SST-005

SG-SST
Fecha: Marzo 21/2016
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Versión: 001
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1. OBJETO

Establecer el método para controlar la documentación del Sistema de Gestión de

la Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización XXXXXXXXXX.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la documentación del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización XXXXXXXXXX.

3. DEFINICIONES

3.1. Documento. Información y su medio de soporte. Un documento es un

testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a
una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc. Condición necesaria y
de estricto cumplimiento de la constitución y de las leyes, las cuales una
organización esté sometida y/o sea afectada por ésta.

3.2. Documento interno. Todos los documentos del SG-SST que se genere en
la organización.

3.3. Documento externo. Documento requeridos y utilizados en el SG-SST

que son generados por entidades diferentes a la organización.

3.4. Documento obsoleto. Documento que no tiene vigencia, o ha sido

reemplazado por otro. Se identifica como tal en caso de que se conserven.

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3.5. Control. El control es primordial en la administración, pues, aunque una

organización cuente con magníficos procedimientos, y unos registros
eficientes, se requiere de una organización en sus documentos.

3.6. Procedimiento. Forma específica para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

3.7. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

4. RESPONSABLES

4.1. RESPONSABLE POR EL MANTENIMIENTO Y CONTROL DE

ESTE PROCEDIMIENTO:

Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4.2. RESPONSABLE POR LA EJECUCIÓN DE ESTE PROCEDIMIENTO:

Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. DOCUENTOS RELACIONADOS

5.1. Legislación vigente.

5.2. Decreto 1072 de 2015

6. DOCUENTOS RELACIONADOS

6.1. ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO

Cuando sea preciso elaborar un nuevo documento del SG-SST o revisar uno
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existente, este deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Encabezado

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

LOGO Carpeta y código de documento

SG-SST
Fecha de elaboración
Nombre documento Versión
N° de Páginas

Pie de página:

Código de documento

Persona que elabora Persona que revisa Persona que aprueba

Fecha de elaboración

Definición de responsable: La elaboración o revisión de cualquier documento

del SG-SST deberá tener asignadas las responsabilidades en cuanto a
elaboración y revisión. Dichos responsables se elegirán según la naturaleza del
documento y los conocimientos necesarios para su elaboración o revisión.

Legibilidad: Los documentos del sistema dispondrán de título adecuado a su

contenido y se redactarán con un estilo claro y comprensible para el usuario.

Tipografía: Para la elaboración de los documentos se empleará la fuente “Arial”

con un tamaño de 12 puntos.

Formatos: Los documentos del SG-SST tendrán un margen de 3 Cm en la parte

superior e inferior y una margen de 3 Cm en la parte izquierda y derecha. En el
encabezado se indicará en la parte izquierda el logo de la XXXXXXXXXX, en el
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centro el título del documento y en la parte derecha la codificación, versión y fecha

de actualización.

Procedimientos: Los procedimientos del SG-SST tendrán un margen de 3 Cm en

la parte superior e inferior y una margen de 3 Cm en la parte izquierda y derecha.
El encabezamiento con tres recuadros: recuadro izquierdo: logo de la
organización, Recuadro centro: título del documento, recuadro derecha:
codificación versión y fecha de actualización; al final del procedimiento aparece
una tabla de control de modificaciones donde se recogen las modificaciones con
respecto a la edición/versión anterior que muestra los siguientes datos: Revisión:
número de revisión, Apartado modificado: modificación realizada, Descripción:
Actividad realizada, Fecha: fecha de modificación.

NOTA: Los programas y procedimientos de programas se realizarán con la

misma estructura de los procedimientos ya mencionados.

Atribución: Los documentos externos al SG-SST, deberán tener clara su

atribución, bien citando el autor o el organismo del que provienen.

6.2. ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO

Para asegurar la identificación de los documentos se empleará código y título, a

excepción de los registros, en los que el titulo será opcional. La codificación se
resume en la siguiente tabla sinóptica.

TABLA 6.2.1: CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Tipo de documento Codificación

Sistema de Gestión de Seguridad y
SG-SST-XXX
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Procedimientos PRC-SST-XXX
Programas – Planes PRG-SST-XXX
Políticas PLT-SST-XXX
Formatos FT-SST-XXX
Reglamentos REG-SST-XXX

Leyenda de la codificación:

 XXX Es un número de tres cifras correspondiente al ordinal correlativo

correspondiente al tipo de documento

6.3. REVISIÓN

Una vez elaborado, el documento pasará a la fase de revisión a cargo del

responsable de la misma, que puede o no coincidir con el responsable o
(responsables) de su elaboración. Concluida la revisión se indicará la autoría, el
número correlativo de esta y su fecha.

6.4. APROBACIÓN

El documento no se considerará válido y de aplicación hasta no ser aprobado. La

responsabilidad y autoridad de la aprobación de los documentos del SG-SST
dependen de la Alta Dirección a cargo del Gerente. Este podrá delegar dicha
responsabilidad en el Responsable del SG-SST.

Tras su aprobación, los documentos se distribuirán a todos los puntos de la

organización donde sean necesarias para proceder a su implantación en todos los
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sitios en que se realicen operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento

del SG-SST.

Los documentos del sistema se distribuirán mediante copias controladas con listas
de distribución, los destinatarios de dichas copias controladas firmarán un recibí.
En el caso de revisiones de documentos se exigirá, junto al recibí, la entrega de la
versión obsoleta para proceder a su destrucción.

Las copias controladas de los documentos del SG-SST deben tener un sello
original con la identificación de “Copia controlada” la cual indica que se debe
actualizar la misma, de acuerdo al cambio de versión.

Cuando se requiere de copia no controlada de los documentos del SG-SST debe

incluirse un sello en original con la identificación de “Copia no controlada” lo cual
evita la actualización de documentación de acuerdo a los cambios emitidos.

Toda copia de un documento que requiera control debe llevar una marca de agua
del logo de la empresa.

TABLA 6.4.1. DISTRIBUCIÓN CONTROLADA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGSST

Tipo de documento A quién se distribuye

Todos los trabajadores y responsables implicados
Procedimientos
en su aplicación.
Todos los trabajadores y responsables implicados
Programas – Planes
en su aplicación.
Todos los trabajadores y responsables implicados
Programas
en su aplicación.
A definir por el procedimiento, programa o
Formatos
procedimiento de programa que los origina.

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Todos los trabajadores y responsables implicados

Reglamentos
en su aplicación.

6.5. ACTUALIZACIÓN

Cada vez que se introduzcan cambios en el SG-SST se revisarán los documentos

afectados para comprobar si es preciso introducir modificaciones y si tales
documentos siguen vigentes. En caso contrario, se actualizarán a las nuevas
revisiones mediante el mismo proceso descrito en este procedimiento.

Se creará una lista de referencia de todos los documentos del sistema vigentes
con la fecha de la última revisión aprobada y distribuida, además de los
responsables de su elaboración y revisión.

6.6. ARCHIVO

Los documentos estarán localizados y archivados en la oficina del Coordinador de

Seguridad y Salud en el Trabajo, quién deberá garantizar su conservación,
evitando deterioros, tanto en formato físico como digital.

Cuando por alguna razón haya que archivar un documento obsoleto, este se
retirará y archivará bajo el epígrafe “Archivo de obsoletos”, marcando sus páginas
con una marca claramente visibles que rece “No vigente”.
Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de
documento obsoleto.

7. REGISTROS

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Código: PRC-SST-005

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PRC-SST-006 Procedimiento para el Control de Registros

8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

REV. Apartado Modificado Descripción Fecha

001 Todas las páginas Creación del Documento 01/04/2015

Elaboró: Revisó: Aprobó:

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