Mejores Practicas Teams

UNIDAD - MEJORES PRÁCTICAS CON TEAMS
Los equipos de Teams y los grupos de Microsoft 365

Encontrar los documentos compartidos
Trabajar en documentos de equipo
Asignar tareas desde Planner en Teams
Ver el estado de las tareas asignadas
Teams se integra con todas las herramientas de Microsoft 365
Crear reuniones desde Teams
Los equipos de Teams y los grupos de Microsoft 365
Cuando comenzamos a trabajar con Office 365 y descubrimos los grupos y Teams es posible que no
veamos la diferencia entre ambas opciones pero cada una tiene un cometido muy diferente.
Teams es un espacio de trabajo para equipos que permite trabajar con documentos, aplicaciones y
un chat de mensajería instantánea que está presente en todas las aplicaciones. La principal
características del chat de Teams es que es online, debe mantenerse con respuestas inmediatas. Su
principal cometido es dar funcionalidades para el trabajo colaborativo de un equipo. Y en él se engloban
el resto de las herramientas de office 365.
Los grupos de Microsoft son un sitio privado donde podemos almacenar los documentos del grupo,
trabajar de forma cooperativa en la creación de documentos, planificar tareas con Planner o usar las
opciones del calendario. Además, tenemos un hilo de conversaciones que podremos seguir y gestionar
mediante Outlook. Los grupos están fuertemente vinculados a Outlook, en este caso podemos añadir
a personas que no pertenezcan a nuestra organización .
En ambos casos la forma de trabajar es muy diferente, permitiendo Teams una gestión mucho más
avanzada del trabajo en equipo ya que integra a todo el resto de las herramientas de office. En los
grupos solo trabajamos de forma individual y con conversaciones, contenidos y calendarios.
Encontrar los documentos compartidos
Cuando trabajamos con Teams todos los documentos que se compartan en un equipo podemos
encontrarlos en la carpeta de archivos.
Todos los grupos de Teams testan compuestos de canales, un canal general que se crea de forma
predeterminada con el equipo, y tantos canales como queramos, en cada canal existe una carpeta
archivos, donde podemos ver todos los documentos del equipo y aquí podemos encontrar los
documentos compartidos con el canal.
Podemos acceder a los archivos compartidos con nosotros directamente sin utilizar el vínculo o sin
acceder a Teams si vamos al menú de aplicaciones, desde donde tenemos la opción documentos,
podemos ver un menú donde tenemos acceso a los archivos compartidos conmigo, desde aquí
podemos abrir la carpeta donde se encuentra el archivo de la persona o personas que lo ha compartido
conmigo.
Trabajar en documentos de equipo
Cuando trabajamos con Teams todos los documentos que se compartan en un equipo podemos
encontrarlos en la carpeta de archivos.
Para trabajar en uno de los documentos que están compartidos en el equipo solo es necesario que
abramos el archivo y comencemos a escribir de la forma en la que lo hacemos habitualmente.
Si otro usuario accede al archivo y lo está editando office nos avisa de su presencia mostrándonos
el nombre del otro usuario y nos muestra el lugar del archivo en el que está trabajando.
Office guarda automáticamente los cambios de todos los usuarios.
Asignar tareas desde Planner en Teams
Cuando trabajamos con Teams empresarial con nuestros equipos una de las principales
funcionalidades que necesitamos para gestionar de forma un proyecto es la gestión de las tareas. Es
decir necesitamos poder asignar tareas a los miembros del equipo y poder ver el estado de las tareas
asignadas.
Teams está totalmente integrada con el resto de las herramientas de Microsoft por lo que podemos
trabajar con Planner para gestionar las tareas del equipo.
Para asignar una tarea a un miembro del equipo, desde más opciones tenemos el menú asignar, al
abrirlo podemos ver los miembros del equipo para seleccionar a quien queremos asignarle la tarea.
Cada miembro recibe una notificación de correo electrónico de la tarea que le ha sido
encomendada. Es posible asignar más de una persona a cada tarea.
Para borrar una persona asignada a una tarea acedemos al menú asignar y desde la x borramos a
la persona de la tarea asignada.
Cuando asignamos una persona a una tarea aparecerá su avatar en la tarea.
Si no tienes instalado Planner en tu canal para verlo únicamente tienes que acceder a la opción
agregar ficha y elegimos Planner.
Ahora está disponible en el menú del canal del equipo.

Ver el estado de las tareas asignadas
Cuando hemos asignado las tareas a los colaboradores del equipo, otra de las tareas que es
necesario llevar a cabo es el seguimiento de las tareas, saber en qué estado se encuentran o incluso
realizar nuevos comentarios a las tareas para que el equipo completo pueda ver la situación en la que
nos encontramos y vean si existe alguna nueva necesidad.
Para ver el progreso de una tarea lo primero es necesario que la persona que la tiene asignada la
vaya actualizando ya que las tareas no se actualizan solas, pero para que podamos realizar un control
más exhaustivo es necesario que le pongamos a cada tarea una fecha de inicio y de fin, de esta forma
podremos controlar si tenemos tareas caducadas y sin finalizar o que el propietario no ha actualizado.
Para indicar el progreso de una tarea debemos abrir la tarea, podemos agregar el progreso de la
tarea, tenemos tres opciones disponibles : no se ha iniciado, en curso, se ha completado. Cuando
ponemos la tarea con el progreso en curso en la ventana de la tarea se muestra un icono que indica
que la tarea ya se ha iniciado.
También se puede marcar una tarea como completada desde la ventana exterior de la tarea.
Si la tarea está finalizada desaparece de la pantalla de navegación, pero podemos acceder a ella
desde la opción completadas, las tareas completadas se muestran inactivas y tachadas.
En el caso de que una tarea no haya sido completada o vaya retrasada o tenga algún tipo de
incidencia podemos crear comentarios en las tarea. Para ello seleccionamos la tarea para ver sus
detalles y comenzamos a escribir los detalles en el cuadro de comentarios para describir cosas de las
tareas con el equipo.
Después de agregar un comentario, la tarea muestra un símbolo de comentario para avisar al
equipo de que tiene algo nuevo que leer. Los comentarios se muestran en la tarea con el comentario
más reciente en la parte superior.
Teams se integra con todas las herramientas de Microsoft 365
Una de las ventajas de Teams es su integración con el resto de las herramientas de Microsoft 365.
Desde Teams tenemos acceso a la herramienta de chat que nos permite comunicarnos con los
miembros de nuestro equipo sin necesidad de hacer la comunicación a través de un equipo.
Desde reuniones podemos crear las reuniones que necesitemos, en ambos casos podemos trabajar
con todos los miembros de nuestra organización.
En archivo tenemos acceso a todos los archivos a los que tenemos acceso desde Teams y se nos
indica la ubicación del archivo en que equipo esta. Y también tenemos acceso a nuestros archivos de
OneDrive.
Pero además tenemos acceso a herramientas como Planner, Stream de forma general sin estar
vinculadas a ningún equipo.
Crear reuniones desde Teams
Otra de las herramientas que nos ofrece Teams son las reuniones que incluyen audio, vídeo y uso
compartido. Todas las reuniones de Teams son en línea, por lo que siempre disponemos de un
espacio de reunión con el resto de nuestro equipo.
Podemos realizar reuniones con personas de fuera de nuestra organización no es necesario que
todos los asistentes sean solo personas de nuestra organización.
La forma de programar una reunión es muy similar a Outlook, tenemos que hacerlo desde el
botón,
Hacemos clic y se muestra el cuadro de dialogo donde tenemos que definir una serie de valores
para para crear una nueva reunión, lo primero es poner un título a la reunión, después tenemos la
ubicación, cuando se va a iniciar y finalizar la reunión, si queremos que la reunión se repita marcamos
repetir y definimos cuando queremos que se repita y en qué fecha comienzan las repeticiones y
cuando finalizan si es que queremos que finalicen.
En la zona inferior tenemos los detalles de la reunión.
Y podemos invitar a las personas que necesitemos, en el caso de las reuniones de Teams pueden
ser personas ajenas a la organización. La reunión ahora se muestra en el área derecha de la
ventana.

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Ahora está disponible en el menú del canal del equipo.

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