ABC de la liquidación de nómina

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Publicado: 30 marzo, 2020
ABC de la liquidación de nómina

Actualícese #EnCasa y estudie con la guía de nuestros especialistas los aspectos más importantes
de una nómina, mediante el desarrollo de casos prácticos.

Conozca, además, las modalidades de salario, porcentajes de liquidación de seguridad social, horas
extra y demás beneficios laborales.

En un mes pueden presentarse situaciones que generan una serie de cambios en la remuneración
salarial de un trabajador, como, por ejemplo, un período de incapacidad, vacaciones, licencias u
horas extra.

En el siguiente vídeo, el conferencista Luis Miguel Merino, abogado especialista en Derecho

Laboral, realiza un tutorial a través del cual, de forma didáctica y mediante el desarrollo de casos
prácticos, podrá reforzar sus conocimientos acerca del manejo de nómina.

En este tutorial encontrarás, entre otros, casos de liquidación de nómina de:

Salario variable.
Horas extras diurnas y nocturnas.
Períodos de incapacidad.
Descuentos por libranza.
Salario integral.
Suspensión disciplinaria.
Viáticos.
Licencias.
Trabajadores por días.

Para efectos de comprender de forma amplia el tutorial preparado por el abogado Merino, es
necesario que tenga en cuenta los siguientes conceptos, montos y porcentajes de liquidación de
los diferentes elementos que conforman la nómina:

¿Qué modalidades de salario existen?

El artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– establece que el salario no es solo la
remuneración fija o variable, sino lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como
contraprestación directa del servicio.

Modalidades de salario

Salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–: se encuentra regulado a través del artículo 145
del CST. Se define como aquel monto mínimo al que todo trabajador tiene derecho con el ánimo
de sufragar sus necesidades y las de su familia.
Salario mínimo 2020

Valor de un día de salario mínimo

$877.803

$29.260

Consulte nuestros editoriales Salario mínimo 2020 en Colombia y ¿Cuánto le cuesta a un

empleador la contratación de un trabajador que devengue un salario mínimo?

Salario integral: se encuentra estipulado a través del artículo 132 del CST. Se conforma por un
factor salarial equivalente a 10 smmlv más uno prestacional equivalente al 30 %. Veamos:

Factor salarial

Factor prestacional

Total

10 smmlv equivalentes a 8.778.030

30 % equivalentes a 2.633.409

$11.411.439 para 2020

Salario en especie: constituye toda retribución material distinta al dinero que recibe el trabajador
como parte de su remuneración salarial y contraprestación directa del servicio. Esta modalidad
salarial se encuentra regulada a través del artículo 129 del CST y puede pactarse bajo los siguientes
porcentajes:

Monto del salario

Porcentaje máximo de salario en especie

1 smmlv

Hasta el 30 %

Más de 1 smmlv

Hasta el 50 %

Profundice esta información consultando nuestro editorial Salario en especie: monto máximo para
trabajador o trabajadora del servicio doméstico.

Nota: las mencionadas son las modalidades salariales en términos generales, es decir, un
trabajador puede devengar más de un smmlv; no existe obligación de pagar salarios integrales ni
acordar parte de estos en especie; solo son formas de remuneración salarial que la ley permite
que el empleador y trabajador acuerden.

Las propinas no constituyen salario, ni los beneficios que de manera ocasional y por mera
liberalidad otorga el empleador al trabajador; esto, de conformidad con lo previsto en el artículo
128 del CST.

¿Cómo se calculan las prestaciones sociales?

Las prestaciones sociales comprenden el pago de la prima de servicios, las cesantías e intereses a
las cesantías. Estas deben ser liquidadas y pagadas bajo las siguientes pautas:

Concepto

Tratamiento

Fórmula

Prima de servicios

Pagada al trabajador el 30 de junio y a más tardar el 20 de diciembre de cada año.

Salario x número de días laborados / 360

Cesantías

Consignadas a más tardar el 14 de febrero de cada año en el fondo de cesantías.

Salario mensual x días trabajados / 360

Intereses a las cesantías

Pagados directamente al trabajador a más tardar el 31 de enero de cada año.

Valor de las cesantías x días trabajados x 12 % (o 0,12) dividido entre 360

Aunque las prestaciones sociales comprendan tiempos de pago o consignación determinados,

debe pagarse el valor causado al trabajador al momento de la terminación del contrato de trabajo.

Consulte nuestro editorial ¿Cómo liquidar un contrato de trabajo?

¿Cómo se calculan los aportes a seguridad social?

Los aportes a seguridad social comprenden el pago de salud, pensión y riesgos laborales. Estos
conceptos deben ser pagados entre empleador y trabajador bajo los siguientes porcentajes:

Aporte

Porcentaje total

Aporte trabajador

Aporte empleador

Salud

12,5 %

4%

8,5 %

Pensión

16 %

4%

12 %

Riesgos laborales
(ARL)
0,522 %
(Nivel de riesgo I)

No aplica

0,522 %

Amplíe esta información con nuestro editorial Aportes a seguridad social cuando se es
dependiente e independiente simultáneamente.

¿Cómo se liquidan las vacaciones?

Las vacaciones son un derecho del que son acreedores los trabajadores por cada año de labor
cumplido y equivalen a quince (15) días hábiles de descanso remunerados.

Estas pueden ser disfrutadas y/o compensadas y proceden según la modalidad. Deben tenerse en
cuenta las siguientes pautas:

Modalidad de vacaciones

Tratamiento en nómina

Fórmula

Disfrutadas

Procede el pago de aportes a salud y pensión.

No procede el pago de aportes a riesgos laborales ni el auxilio de transporte.

Salario x días laborados / 720

Compensadas

Procede el pago de aportes a salud, pensión, riesgos laborales y auxilio de transporte.

“Sobre los valores pagados por el empleador al trabajador por concepto de vacaciones, ya sean
disfrutadas o compensadas, deben liquidarse y pagarse aportes parafiscales”
Sobre los valores pagados por el empleador al trabajador por concepto de vacaciones, ya sean
disfrutadas o compensadas, deben liquidarse y pagarse aportes parafiscales.

Amplíe esta información mediante nuestros editorialesVacaciones: valores que se excluyen para
su liquidación y Aportes a seguridad social y parafiscales en disfrute o compensación de
vacaciones.

¿Cuánto es el auxilio de transporte vigente?

El auxilio de transporte debe ser otorgado a aquellos trabajadores que devenguen hasta dos (2)
smmlv y solo en los eventos en los que el trabajador deba trasladarse hasta el sitio de trabajo.

Auxilio de transporte 2020

$102.854

Consulte nuestro editorial ¿Auxilio de transporte extralegal como base para liquidación de aportes
parafiscales?

¿Cómo se calculan los aportes parafiscales?

Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores al ICBF,
Sena y cajas de compensación familiar –CCF–. El monto de estos aportes corresponde al 9 % del
costo total de los elementos que constituyen salario en la nómina y se pagan según la entidad a la
que vayan dirigidos, bajo los siguientes porcentajes:

Concepto

Porcentaje

Caja de compensación familiar

4%

ICBF
3%

Sena
2%

Consulte nuestro editorial Aportes a seguridad social y parafiscales en disfrute o compensación de

vacaciones
¿Cómo se liquida un período de incapacidad?
Un período de incapacidad se presenta en los eventos en los que el trabajador sufra un accidente,
ya sea de origen común o laboral.

El pago de la incapacidad por accidente laboral le corresponde a la ARL a la que se encuentre

vinculado el trabajador, sobre el 100 % del salario desde el primer día de incapacidad.

En lo que respecta a un período de incapacidad de origen común se paga por distintos actores y
bajo los siguientes porcentajes:

Tiempo de la incapacidad

Responsable del pago

Responsable del trámite de la incapacidad

Porcentaje de pago del salario

Primeros dos (2) días

Empleador

Empleador

66,67 %

Tercer día y hasta el día 90

EPS

Empleador

66,67 %

Desde el día 90 hasta el 180

EPS

Empleador

50 %

A partir del día 181, hasta el día 540

Fondo de pensiones

Trabajador

50 %

A partir del día 541, en adelante

EPS
Empleador

50 %

Profundice esta información consultando nuestro editorial ABC de la incapacidad de origen

común.

Qué licencias laborales existen en Colombia?

Las licencias laborales son aquellos permisos remunerados regulados por la ley y de obligatorio
otorgamiento por parte del empleador al trabajador. Estas licencias son las siguientes:

Licencia por

Tiempo

Maternidad

18 semanas calendario

Paternidad

8 días hábiles

Grave calamidad doméstica

Tiempo necesario

Luto

5 días calendario

Entierro de compañeros

Día del entierro

Desempeño de cargos oficiales

1 día

Ejercer el derecho al voto

Media jornada laboral

Sindical

Tiempo requerido

No remunerada

Tiempo requerido (aunque se encuentre prevista en la ley –artículo 51 del CST– el empleador no
se encuentra obligado a otorgarla)

A excepción de la licencia no remunerada, las demás licencias comprenden el pago de todas las
obligaciones laborales a cargo del empleador.

Amplíe este tema a través de nuestros editoriales Licencias de trabajo: ¿conoce todos los permisos
que tiene por ley? y Licencias o permisos no remunerados: efectos sobre el contrato de trabajo.

¿Cuál es la jornada laboral legal en Colombia?

La jornada laboral es aquella que hace referencia al número de horas durante las cuales el
trabajador presta sus servicios. Se distribuye de la siguiente manera:

Jornada laboral

Tiempo

Máxima legal

8 horas diarias y 48 a la semana

Mínima diaria
4 horas

Máxima diaria

10 horas

Las horas que excedan de la jornada máxima laboral o diaria, según haya sido pactado con el
empleador, se tendrán como horas extra. Estas últimas no podrán superar las dos (2) horas diarias;
esto supone que un trabajador no puede laborar más de doce (12) horas en un día.

Amplía este tema a través de nuestro editorial Jornada laboral: implementación por turnos y
tratamiento del trabajo suplementario.

¿Cómo se liquidan los recargos y las horas extra?

Los recargos son aquellos valores reconocidos al trabajador que labora en horas de la noche
(desde las 9:00 p. m. hasta las 6:00 a. m. del día siguiente) o en días que en términos generales no
son laborables, como los domingos y festivos.

Por su parte, las horas extra son aquellas que debe reconocer el empleador al trabajador, como
fue mencionado, en los eventos en los que este último labore horas por fuera de la jornada
máxima legal o la pactada con el empleador.

La liquidación de estos conceptos debe realizarse bajo los siguientes porcentajes:

Recargos y horas extra

Porcentaje sobre el cual se paga

Nocturno
35 %

Dominical o festivo
75 %

Hora extra diurna

25 %

Hora dominical o festiva nocturna

110 % (75 % + 35 %)

Hora extra diurna dominical o festiva

100 % (75 % + 25 %)

Hora extra nocturna dominical o festiva

150 % (75 % + 75 %)
Consulte nuestro editorial Liquidación de recargo nocturno, dominical o festivo

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para efectos de
cubrir los gastos en los que incurren para el cumplimiento de sus labores fuera del lugar habitual
de trabajo.

Este concepto constituye salario dependiendo de las circunstancias bajo las cuales el empleador lo
conceda al trabajador. Veamos:

Viáticos permanentes

Viáticos accidentales

Son aquellos que constituyen salario y se destinan para el alojamiento y manutención del
trabajador. De los cuales, se exceptúan los gastos generados por transporte o de representación.
Estos últimos pueden ser, por ejemplo, un regalo por parte de la empresa para los clientes,
invitaciones a restaurantes con fines publicitarios para la compañía, o cualquier actividad que
tenga tal fin. Son aquellos que no constituyen salario en ninguna circunstancia, ya que se
otorgan al trabajador por un requerimiento no habitual o poco frecuente.
Consulte nuestro editorial Aportes a seguridad social sobre valores cancelados por concepto de
viáticos

Material relacionado:
[Infografía] Aportes y provisiones de nómina
[Infografía] Efectos de las licencias no remuneradas sobre el contrato de trabajo
[Infografía] Seguridad social y aportes parafiscales por disfrute o compensación de vacaciones
Si quieres profundizar en este tema, te recomendamos estos productos:
Liquidador avanzado para el cálculo de nómina quincenal o mensual
[Herramienta] Macro para generar reporte de nómina requerido por la UGPP
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[Seminario en línea] Responsabilidad del profesional contable frente a la aplicación del subsidio de
nómina

SALARIO INTEGRAL

El salario integral en ningún caso podrá ser inferior a 10 smmlv, más un factor prestacional
equivalente al 30 % de dicha cuantía. Adicionalmente, este deberá ser sometido a la depuración
correspondiente para practicar la retención en la fuente, de conformidad con el artículo 206 del
ET.
 A continuación, daremos respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué aspectos tributarios deben
considerarse al aplicar la retención en la fuente sobre un salario integral?

El artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, luego de ser modificado por el artículo 18
de la Ley 50 de 1990, señala que el empleador y el trabajador pueden convenir libremente el
salario en sus diversas modalidades, a saber: por unidad de tiempo, obra, a destajo y por tarea,
pero siempre respetando el salario mínimo legal o el fijado en los pactos, convenciones colectivas
o fallos arbitrales.

No obstante, cuando un trabajador perciba un salario ordinario superior a 10 salario mínimos

mensuales legales vigentes –smmlv–, se podrá entender tal remuneración como una que además
de retribuir el trabajo ordinario, compensa de antemano el valor de prestaciones, recargos y
beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al dominical y
festivo, el de primas legales, extralegales, cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en
especie; y en general, las que se incluyan en dicha estipulación, excepto las vacaciones.

Por lo tanto, en ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto equivalente a 10 smmlv,
más el factor prestacional correspondiente a la empresa (este último no podrá ser inferior al 30 %
de dicho monto). Cabe resaltar que, aunque que el valor del factor prestacional, según el artículo
en mención, quedará exento del pago de retención en la fuente y de impuestos, el parágrafo 2 del
artículo 206 del Estatuto Tributario –ET– establece que dicha exención quedará sustituida con el
beneficio del numeral 10 del artículo 206 del ET, correspondiente al 25 % del valor total de los
pagos laborales, que no se otorgará sobre las cesantías, porción de los ingresos excluida o
exonerada del impuesto de renta por otras disposiciones, ni sobre la parte gravable de las
pensiones. De conformidad con lo anterior, se entiende que el factor prestacional quedará
exonerado al aplicar dicho beneficio.

Material relacionado:
[Respuestas] Aplicación de retención en la fuente sobre un salario integral
[Caso de estudio] Cambio de salario ordinario a salario integral
[Respuestas] Cálculo del 25 % como renta exenta de un trabajador con salario integral

CONTRATO A TERMINO FIJO SALARIO INTEGRAL PRESTACION DE SERVICIOS

4 DE JULIO DE 1988 A 23 DE 24 DICIEMBRE DE 1993 A 31 1 DE FEBRERO DE 2012 AL 31
DICIEMBRE DE 1993 DE DICIEMBRE DE 2011 DE DICIEMBRE DE 2019

Para la liquidación de salario El contrato de prestación de

integral se tomó que solo se servicios no requiere de
le debía el último periodo y liquidación solo se cancela lo
solo se liquida las vacaciones. pactado en el contrato.

Contrato a termino fijo

El contrato de trabajo a término fijo está regulado por el artículo 46 del código sustantivo del
trabajo, que señala las siguientes reglas o características. Los contratos a término fijo: debe ser
realizado por escrito y su duración no puede ser superior a tres (3) años; si al término del contrato
ninguna de las partes ha avisado por escrito la terminación en un término no inferior a 30 dias,
este será renovado por un tiempo inicial al pactado; sin embargo si el contrato es inferior a un (1)
año, sólo puede ser renovado en hasta por tres (3) periodos iguales, al cabo de los cuales la
renovación no puede ser inferior a un año.

SALARIO INTEGRAL
Conforme lo expuesto en el artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo (luego de ser
modificado por el artículo 18 de la Ley 50 de 1990), el empleador y el trabajador pueden convenir
un salario integral que se constituya como igual o mayor a diez (10) salarios mínimos mensuales
legales vigentes, más un factor prestacional que no puede ser inferior al 30 % de dicha cuantía.

Se entiende que el factor salarial incluye los conceptos que constituyen salario, como horas extras;
recargos nocturnos, dominicales y festivos; subsidios; suministros en especie; auxilios, etc. Cabe
anotar que según la Sentencia bajo radicado 250002337000-2013-00033-01 de 2016, del Consejo
de Estado, empleador y empleado pueden convenir comisiones en el salario integral, o pactarlas
como pago adicional. Todo depende del contrato, pero por lo general tales comisiones se
entienden incluidas en él.

Para liquidar las vacaciones se toma como base el 70 % del salario integral

PRESTACION DE SERVICIOS
Dicha figura se desprende del artículo 34 del Código Sustantivo de Trabajo, en donde se define al
contratista independiente como “(…) las personas naturales o jurídicas que contraten la ejecución
de una o varias obras o la prestación de servicios en beneficios de terceros, por un precio
determinado, asumiendo todos los riesgos, para realizarlos con sus propios medios y con libertad y
autonomía técnica y directiva.

c. En el tercer momento, usted, como asesor financiero de la empresa, ¿qué le sugeriría

a su empleador? ¿mantener el contrato laboral inicial a término fijo?, ¿su posición cambiaría si
el empleado fuera usted? y ¿por qué?