GUÍA DE ENTREVISTA – JEFATURAS - DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

La presente guía de entrevista está dirigida al gerente del área de Recursos Humanos.
Suplicamos su colaboración ya que los resultados redundarán en beneficio de la realización del
trabajo de auditoria administrativa, así como para la mejora de la gestión del área.

PLANEACION:

1. Utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento de los planes que

corresponden a su área de responsabilidad.
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2. Existen objetivos definidos por escrito, en forma clara y precisa, que corresponden a su
área de responsabilidad.
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3. Se encuentran clasificados los objetivos de acuerdo con su ámbito de logro (sociales,
económicos, funcionales, etc.)
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4. Se encuentran jerarquizados los objetivos de acuerdo con su trascendencia dentro de su
área de responsabilidad
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5. Existe participación de los subordinados que habrán de lograr los objetivos en la
definición de los mismos.
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6. Se hace una revisión periódica y sistemática de los objetivos por las personas que
habrán de lograrlos.
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7. Existen objetivos definidos a corto, mediano y largo plazos.
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8. Existen políticas definidas por escrito, en forma clara y precisa, para cada uno de los
objetivos señalados.
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9. Se encuentran jerarquizadas las políticas, de acuerdo con su trascendencia dentro de su
área de responsabilidad.
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10. Participan los subordinados que habrán de usar las políticas, en la definición de las
mismas.
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11. Se hace una revisión periódica y sistemática de las políticas, por quienes la usan.
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12. Las políticas son lo suficientemente flexibles, de manera que permiten interpretación
por parte del personal.
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13. Existen los procedimientos definidos por escrito, en forma clara y precisa, para cada
una de las actividades que se realizan dentro de su área de responsabilidad.
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14. Los procedimientos se definen por medio de algún método sistemático que garantice su
optimización.
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15. Se realiza una revisión periódica y sistemática de los procedimientos, con el objeto de
evitar su obsolescencia.
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ORGANIZACION:

1. Utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento de la estructura

organizacional.
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2. La estructura organizacional que existe fue definida formalmente, con base en las
necesidades y características propias de la empresa.
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3. La estructura organizacional apoya con eficacia el logro de los objetivos de la empresa.
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4. En las relaciones de autoridad existentes, cada persona responde ante un solo jefe.
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5. Tiene bajo su mando un número predefinido de subordinados para desempeñar con
eficiencia su trabajo
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6. Cuenta con suficiente autoridad para tomar decisiones sin tener que consultar a sus
superiores.
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7. Están delimitadas las tareas de tal manera que el trabajador desarrolle un grado de
especialidad.
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8. Se usa la rotación de puestos, como técnica para evitar la rutina en los puestos
monótonos.
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9. Existen líneas de autoridad definidas, en donde quedan comprendidos todos los puestos.
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10. Se cuida de equilibrar la autoridad y responsabilidad, en la delegación de las mismas.
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11. Están claramente definidas y documentadas las actividades para cada puesto.
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12. Existen programas regulares de capacitación para el personal.
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DIRECCIÓN:

1. Utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento de la función de

dirección
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2. Utiliza distintos estilos de liderazgo, dependiendo de las características del grupo por
dirigir.
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3. Las personas que ocupan las jefaturas fueron designadas por su capacidad para dirigir.
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4. Utiliza la comunicación directa con sus subordinados y viceversa.
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5. Brinda la oportunidad de participación a sus subordinados en la toma de decisiones.
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6. Existe un sistema de incentivos que motiva el mejor desempeño del personal.
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7. La disciplina que prima dentro de la empresa es la adecuada y emana de las buenas
relaciones interpersonales.
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8. La supervisión a sus subordinados es facilitadora más que fiscalizadora.
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9. Se aprovecha el surgimiento de conflictos, para llevar a cabo cambios importantes
dentro de su área de responsabilidad.
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10. Existen programas regulares de desarrollo y promoción de trabajadores dentro de su
área de responsabilidad.
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CONTROL:

1. Utiliza el proceso administrativo en el diseño y mantenimiento de los sistemas de

control.
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2. Existen sistemas de control sobre los elementos más importantes de planeación
(objetivos, políticas, procedimientos, etc.)
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3. Los sistemas de control los operan quienes son responsables por los resultados
esperados.
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4. Toma en cuenta la información emanada de los sistemas de control para la toma de
decisiones.
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5. Se caracterizan los sistemas de control por contar con estándares fácilmente medibles.
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6. Las funciones de su área, cuenta con un adecuado sistema de control.
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7. Los sistemas de control en su área, se orientan a los aspectos críticos y reportan las
verdaderas excepciones.
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8. Se acostumbra llevar a cabo una revisión periódica y sistemática de los sistemas de
control.
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9. Son los sistemas de control lo suficientemente sencillos y mínimos en cuanto a su
número.
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Gracias por su Colaboración.

CUESTIONARIO A LOS TRABAJADORES - DE DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

La presente encuesta está dirigida a los trabajadores del área de Recursos Humanos. Suplicamos
su colaboración ya que los resultados redundarán en beneficio de la realización del trabajo de
auditoria administrativa, así como para la mejora de la gestión del área.

Marque con un aspa (X) sólo una alternativa, la que mejor refleje su punto de vista.

PLANEACION:

1. Existen planes dentro del área que labora.

Si ( ) No ( )
2. Existen objetivos definidos por escrito, en forma clara y precisa, para cada una de las
funciones dentro del área que labora.
Si ( ) No ( )
3. Se encuentran jerarquizados los objetivos de acuerdo con su trascendencia dentro del
área que labora.
Si ( ) No ( )
4. Participa en la definición de dichos objetivos.
Si ( ) No ( )
5. Participan en la revisión periódica y sistemática de los objetivos.
Si ( ) No ( )
6. Existen objetivos definidos a corto, mediano y largo plazos.
Si ( ) No ( )
7. Existen políticas definidas por escrito, en forma clara y precisa, para cada uno de los
objetivos señalados.
Si ( ) No ( )
8. Participa en la definición de políticas.
Si ( ) No ( )
9. Participa en la revisión periódica y sistemática de las políticas.
Si ( ) No ( )
10. Las políticas son lo suficientemente flexibles, de manera que permiten su interpretación.
Si ( ) No ( )
11. Existen los procedimientos definidos por escrito, en forma clara y precisa, para cada
una de las actividades que se dan dentro del área que labora.
Si ( ) No ( )
12. Participa en la revisión periódica y sistemática de los procedimientos, con el objeto de
evitar su obsolescencia.
Si ( ) No ( )

ORGANIZACIÓN:

1. Existe una estructura organizacional dentro del área que labora.

 Si ( ) No ( )
2. La estructura organizacional fue diseñada en base a las necesidades y características
propias de la empresa.
Si ( ) No ( )
3. La estructura organizacional apoya con eficacia el logro de los objetivos de la empresa.
Si ( ) No ( )
4. Cada trabajador responde ante un solo jefe.
Si ( ) No ( )
5. Cada jefe tiene bajo su mando un número predefinido de subordinados.
Si ( ) No ( )
6. Cuenta con suficiente autoridad para tomar decisiones sin tener que consultar a sus
superiores.
Si ( ) No ( )
7. Las tareas están delimitadas de tal manera que puede desarrollar un grado de
especialidad.
Si ( ) No ( )
8. Existe rotación de puestos, como técnica para evitar la rutina en los puestos monótonos.
Si ( ) No ( )
9. Se encuentra la organización demasiado burocratizada.
Si ( ) No ( )
10. Existen líneas de autoridad y responsabilidad definidas, en donde quedan comprendidos
todos los puestos.
11. Están claramente definidas y documentadas las actividades para cada puesto.
Si ( ) No ( )
12. Existen programas regulares de capacitación para el personal.
Si ( ) No ( )

DIRECCIÓN:

1. Se ejerce la función de dirección dentro del área que labora.

Si ( ) No ( )
2. Se aplica algún estilo de liderazgo dentro del área que labora.
Si ( ) No ( )
3. Las jefaturas fueron designadas por su capacidad para dirigir.
Si ( ) No ( )
4. Existe comunicación directa con sus jefes y viceversa.
Si ( ) No ( )
5. Participan los trabajadores en la toma de decisiones.
Si ( ) No ( )
6. Existe un sistema de incentivos que motiva el mejor desempeño del personal.
Si ( ) No ( )
7. La disciplina que prima dentro de la empresa es la adecuada y emana de las buenas
relaciones interpersonales.
Si ( ) No ( )
8. En general, se percibe una moral alta entre el personal de la empresa.
Si ( ) No ( )
9. La supervisión que se realiza a los trabajadores es facilitadora más que fiscalizadora.
Si ( ) No ( )
10. Se toma en cuenta y aprovecha para beneficio de la empresa y los empleados a la
organización informal.
Si ( ) No ( )
11. Existen conflictos internos dentro del área que labora.
 Si ( ) No ( )
12. Existen programas regulares de desarrollo y promoción de los trabajadores.
Si ( ) No ( )

CONTROL:

1. Existen sistemas de control dentro del área que labora.

Si ( ) No ( )
2. Existen sistemas de control sobre los objetivos, políticas, procedimientos, etc. y su
cumplimiento.
Si ( ) No ( )
3. Los sistemas de control reportan los resultados esperados.
Si ( ) No ( )
4. Se toma en cuenta la información emanada de los sistemas de control para la toma de
decisiones.
Si ( ) No ( )
5. Los sistemas de control cuentan con estándares fácilmente medibles.
Si ( ) No ( )
6. Cuentan todas las funciones con el número adecuado de sistemas de control.
Si ( ) No ( )
7. Los sistemas de control se ocupan de los aspectos críticos de las actividades dentro del
área que labora.
Si ( ) No ( )
8. Los sistemas de control reportan las verdaderas excepciones.
Si ( ) No ( )
9. Se revisa periódica y sistemáticamente los sistemas de control.
Si ( ) No ( )
10. Los sistemas de control lo suficientemente sencillos y mínimos en cuanto a su número.
Si ( ) No ( )

Gracias por su Colaboración.

 CUESTIONARIO PARA JEFATURA Y TRABAJADORES -
DIAGNÓSTICO DEL CONTROL INTERNO
La presente encuesta está dirigida al gerente y a los trabajadores del área de Recursos Humanos.
Suplicamos su colaboración ya que los resultados redundarán en beneficio de la realización del
trabajo de auditoria administrativa, reforzar los mecanismos de control, así como para la mejora
de la gestión del área.

Marque con un aspa (X) sólo una alternativa, la que mejor refleje su punto de vista.

N° PREGUNTA SI N N/A OBSERVACIÓN

O
1 Se encuentran bien definidos y por escrito los objetivos.
2 Están actualizados las normas y reglamentos internos,
MOF y MAPRO, etc.
3 Los empleados conocen sus funciones y deberes.
4 Están bien definidas y por escrito las funciones
designadas a cada uno de los servidores.
5 Se efectúa la selección de personal mediante concurso
público e incluye exámenes por escrito.
6 Las órdenes de trabajo se comunican por escrito.
7 El personal cumple con el registro de firmas y
marcación de horas de entrada y salida.
8 Se realizan exámenes para evaluar el rendimiento y
calidad de las tareas de los empleados.
9 Se aplican sanciones disciplinarias al personal que
incurre en alguna falta que amerite sanción.
10 Ha rotado el personal cada determinado tiempo.
11 El personal hace uso de sus vacaciones anuales de
acuerdo a un calendario preestablecido.
12 Se mantiene una adecuada comunicación entre el
personal y sus jefes inmediatos.
13 El personal cuenta con los recursos necesarios para el
desarrollo eficiente de su trabajo.
Existen políticas definidas por escrito, en forma clara y
14 precisa, y son lo suficientemente flexibles, de manera que
permiten su interpretación para el logro de los objetivos
señalados
15 Las políticas y procedimientos son aprobados por la
 jefatura.
16 Los cambios en las políticas y procedimientos se
transmiten por escrito al personal.
17 Existen guías para la aplicación de sistemas de
inducción.
18 Existe un plan de capacitación al personal.
19 Existen guías para la aplicación de sistemas de
evaluación del desempeño basado en competencias.
20 Se tiene un registro de proveedores en el sistema
electrónico de datos.
Se cuenta con herramientas para medir resultados y
21 evaluar la gestión en términos de eficiencia, eficacia,
economía, parámetros e indicadores de gestión.
22 Para evaluar la gestión se preparan planes operativos e
informe de actividades en cumplimiento de metas.
23 Se incorporan los códigos de ética en los procesos y en
el personal.
24 Los empleados presentan denuncias sin temor a
represalias.
25 Existe presión por cumplir objetivos de desempeño,
particularmente por resultados de corto plazo.
La filosofía y el estilo de la administración se reflejan en
26 la forma en que se establecen las políticas, objetivos,
estrategias, su difusión y la responsabilidad de informar
sobre su cumplimiento.
27 Se incentiva y compromete a los empleados en el
cumplimiento de las normas y reglamentos.
28 Se presenta oportunamente información sobre la
gestión.
29 El número del personal está de acorde con la naturaleza
y complejidad de sus actividades
30 El presupuesto es evaluado al menos semestralmente a
fin de tomar acciones correctivas.
31 El personal participa en la propuesta de objetivos y
consecución de los mismos.
32 Se cuenta con la supervisión adecuada para medir el
grado de consecución de los objetivos.
Se cuenta con el apoyo de auditoría interna,
33 principalmente en lo relacionado a deficiencias y
recomendaciones.
Se suministra la información a las personas adecuadas,
34 permitiéndoles cumplir con sus responsabilidades de
forma eficaz y eficiente.
La información de la empresa constituye una
35 herramienta de supervisión, para conocer si se han
logrado los objetivos y metas.
36 Se realiza con frecuencia la supervisión de los procesos
y de la información. Además es oportuna y confiable.
37 Se evalúa y se supervisa en forma continua la calidad y
 rendimiento del sistema de control interno.
38 Se toman en cuenta los informes de auditores internos y
externos.

Gracias por su Colaboración.