UNIDAD II: EL CICLO ADMINISTRATIVO

La administración de empresas tiene cuatro

funciones básicas: planeación, organización,
dirección y control. Estas cuatro funciones Planeación
componen el proceso administrativo que debe
ser dirigido por los administradores. El propósito
de estudiar y ejecutar de buena manera este
proceso, es emprender acciones que permitan
Control Organización
lograr las metas y objetivos definidos de forma
eficiente y eficaz.

Dirección
Planeación

Es la función de la administración que se preocupa de:

- Definir objetivos.
- Trazar la dirección a seguir para alcanzar los objetivos la organización.
- Buscar o seleccionar los medios para alcanzar los objetivos.

Planeación es también visualizar el futuro y trazar programas de acción. Cabe señalar que la
planeación y el control son inseparables. Planear es función de los administradores, pero su carácter
varía en función de la autoridad que cada uno de estos tenga. La eficiencia de los planes esta medida
por la contribución al propósito y los objetivos, menos los costos y otros factores para lograrlo.

Pasos de la planeación

1) Análisis situacional: Para poder definir los objetivos y misión de la empresa, es necesario que el
administrador sea capaz de identificar el entorno en el que se desenvuelve la organización. Por
ejemplo, se debe entender el mercado, competencia, clientes, fortalezas, debilidades, etc.

2) Establecimiento de objetivos y metas: La fijación de objetivos

se traduce en saber dónde se pretende llegar, de modo que el
administrador pueda definir, con la mayor exactitud, cómo llegar
hasta allá. Para establecer los objetivos existen los métodos
descendentes (desde administrador hacia subordinado), y
métodos ascendentes (desde subordinado hacia administrador
para su aprobación).

Administración por objetivos (APO) es una forma de administrar

que persigue el eficaz y eficiente cumplimiento de los objetivos.
Las metas deben considerar las fortalezas y debilidades de la
compañía. Los objetivos pueden ser cualitativos o cuantitativos,
así se podrán medir, verificar y explicar para saber que
se debe hacer, cuando se debe hacer, indicar la cantidad
deseada y los costos asociados al cumplimiento.

La APO permite mejorar la administración gracias a la

planeación orientada a resultados, por establecer
precisión en las funciones, por crear estímulos del
compromiso personal, tanto con los objetivos propios
como con los de la empresa, etc. Pero existe un riesgo
de subestimación de objetivos importante, y se puede
caer en el abuso de metas cuantitativas, dejando de lado las cualitativas, entre otras falencias.

3) Desarrollo de premisas: se entiende por premisa como condiciones previstas en que operaran los
planes. Estas incluyes pronósticos sobre condiciones futuras que afectaran la correcta operación de
los planes. Además, se establece una comprensión y entendimiento del ambiente; tendencias en lo
económico, social, político y tecnológico.

4) Determinación de cursos alternativos: un problema en la mayoría de los casos tiene más de una
solución. Por esto, cuando ya se conocen las metas y las premisas, se deben buscar alternativas o
caminos paralelos.

5) Evaluación de cursos alternativos: en esta etapa se deben examinar las ventajas y desventajas de
las alternativas, contrastándolas con las premisas y los objetivos ya conocidos. Para analizarlos es
necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos. Para seleccionar una alternativa existen 3
enfoques:

Experiencia
Seleccionar la alternativa futura basado en errores y éxitos.
Experimentación
Elegir la alternativa basándose en pruebas de diversas alternativas. Es la más costosa.
Investigación y análisis
Elegir la alternativa futura basado en un previo conocimiento en profundidad.

6) Selección de un curso de acción: acá se adopta el plan (toma de decisión). Las decisiones de menor
importancia se podrían delegar, pero las decisiones relevantes, o de carácter estratégico, deben ser
evaluadas por los niveles administrativos más altos. Se lleva la decisión a la acción al comunicarla a
todos los afectados y al lograr que todos se comprometan con ella. Al hacer que las personas
participen en el proceso de implementación de una decisión, se hace más probable que la apoyen.
Esto es menos probable si solamente se les dice qué hacer.
7) Formulación de planes derivados: Es probable que los gerentes tengan que estar constantemente
reevaluando el ambiente por si existe algún cambio importante, en especial con respecto a
decisiones de largo plazo. En este caso, ¿Los criterios, alternativas y opciones aún son los mejores,
o el entorno ha cambiado de tal forma que es necesario reevaluarlo? A pesar que ya existe un plan
básico, en esta etapa se puede agregar planes de apoyo.

8) Presupuesto: consiste en llevar los planes y cursos alternativos a cifras. Constituye un medio para
la combinación de los diversos planes, además nos entrega una norma para medir resultados.
Algunos tipos de planes son: meta o propósito, objetivos, estrategias, políticas, programas,
procedimientos, reglas, presupuesto, etc.

Planificar es distinto de programar, ya que programar utiliza herramientas graficables como GANTT,
PERT, etc. Cada plan con sus respectivos planes de apoyo debe contribuir al propósito y objetivo de
la organización.

Definiciones
Propósito o meta
Fin último para el que fue creada la organización.
Objetivo
Situación deseada que se pretende alcanzar en el futuro para alcanzar el propósito o misión de la
organización.
Estrategia
Herramientas o medios usados para alcanzar los objetivos.
Políticas
Criterios generales que orientan el pensamiento para tomar decisiones.
Programas
Conjunto de objetivos, políticas, reglas, procedimientos, etc. Para llevar a cabo un determinado
curso de acción.
Procedimientos
Guías de acción donde se detalla la manera de hacer ciertas actividades.
Reglas
Es una acción específica sin libertad de acción, que refleja la decisión administrativa.
Presupuesto
Es traspasar los planes a términos numéricos, es un programa expresado en números, es tangible y
controlable. Puede ser financiero o de otra forma (presupuestos de ventas, ingresos y gastos, tiempo,
espacio, productos, caja, etc.).
 Organización

Es la función que define las actividades que se realizaran, quien las llevará a cabo, como se
agruparán, quien dependerá de quien, donde se tomarán las decisiones, etc. Es construir la
estructura material y social de la empresa, es construir el esqueleto de la organización.

Pasos de la organización

Estipulación de
coordinación horizontal
Asignación de cada grupo (mismo o similar nivel
Agrupación de las
Identificación y de actividades a un organizacional) y vertical
actividades necesarias
clasificación de las administrador dotado de (entre las oficinas
para el cumplimiento de
actividades requeridas. autoridad necesaria para generales, una división y
los objetivos.
supervisarlo. un departamento) en la
estructura de una
organización.

Existen diversos tipos de organización entre los que

encontramos por ejemplo: formal (organigrama),
informal (conjunto de actividades personales
favorable a los resultados comunes pero sin un
propósito común consiente), división organizacional
(subdivisión de una organización en que un
administrador posee autoridad), niveles
organizacionales y tramo de administración (existe un
límite, que da origen a niveles organizacionales, ya
que existe un número de personas dado que un
administrador puede supervisar efectivamente).

De lo anterior se desprende que si tenemos tramos amplios habrá pocos niveles organizacionales,
en cambio, si tenemos tramos estrechos habrá muchos niveles organizacionales. Algunos problemas
con los niveles organizacionales son:
- Los niveles son costosos.
- Se complica la comunicación.
- Se complica la planeación y el control.

Definiciones
Estructura organizacional
Es el grado de complejidad (organigrama), formalización y centralismo de la organización.
Complejidad
Es el grado de diferenciación vertical, horizontal, y espacial de una organización. La
dispersión espacial es la mezcla entre dispersión horizontal con vertical. Mezcla entre
personas y actividades dispersadas por poder o trabajo.
Formalización
Son el conjunto de normas en una organización. Grado en que están escritas, grado de
estandarización, por ejemplo: no se puede comer en la oficina, horarios de entrada, etc.
Dirección
Toda organización está compuesta por personas, ya sean empleados o administradores. En un
proceso administrativo, la dirección cumple el rol de guiar y orientar al personal; dirigir y motivar;
guiar y coordinar a las personas; además de seleccionar los canales comunicativos más eficaces para
resolver algún conflicto. La dirección se relaciona con el comportamiento organizacional, ya que
investiga las repercusiones que los individuos y grupos producen en el comportamiento de la
organización. Para un mejor entendimiento, el comportamiento organizacional se puede subdividir
en dos partes:
1.- Individual:
Características biográficas
Edad, sexo, etc. Son objetivas y de fácil obtención (registros personales)

Personalidad
Forma en que una persona interactúa con los demás. Por ejemplo: factores hereditarios
(temperamento), factores ambientales (carácter), extrovertido, introvertido, etc.
Aprendizaje
Cambio permanente en la conducta. Hay 3 tipos: condicionamiento clásico (respuesta a
estímulos), condicionamiento operante (conducta conduce a recompensa o evita castigo),
aprendizaje social (aprende de la observación y las experiencias directas).
Percepción
Interpretación y organización de las impresiones sensoriales.
Percepción selectiva
Interpretación en base a intereses, pasado, experiencia y actitudes.
Efecto Halo
Es formar una opinión general en base a una característica.
Efecto contraste
Comparación de una persona con otra recientemente vista.
Proyección
Atribución de características propias a otros.
Estereotipo
Atribuir al individuo características del grupo.
Valores
Preferencia por una conducta o posición última en la vida.
Actitudes
Juicios sobre personas, objetos o circunstancias. Sus componentes son: cognoscitivo,
afectivo, conductual.
Motivación
Hacer un gran esfuerzo voluntariamente para alcanzar las metas de la organización,
condicionado por la capacidad y esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal (teoría
jerarquía de 5 necesidades de Maslow).
2.- Grupal:

Grupo: dos o más personas interdependientes que interactúan para alcanzar objetivos
comunes. Ejemplo: formal, mando, trabajo, informal. Las personas se pueden agrupar por:
seguridad, afiliación, estatus, poder, estima, logro de metas, etc.

Comunicación: acerca de la comunicación cabe señalar que

existe un proceso comunicacional (emisor codifica el
mensaje, el cual viaja por el canal y es decodificado por el
receptor). También existe comunicación ascendente,
descendente y lateral, pero como en todo proceso existen
también ruidos, como, por ejemplo: prejuicios, sobre carga,
distorsión, etc. Se plantea la idea de escuchar activo, es decir,
ser receptor y emisor a la vez.

Liderazgo: es un proceso de influencia, gestión del cambio orientado al logro de los

objetivos. El líder tiene un poder referente sobre el grupo. Existen dos teorías de liderazgo:

- Personas nacen lideres:

Teoría de rasgos: se habla de características
como: ambición y energía, deseos de dirigir,
honradez e integridad, autoconfianza,
inteligencia, conocimiento sobre el trabajo,
etc.

- El líder se hace:
Teoría de la conducta: el líder se puede
buscar, seleccionar, preparar, etc.

Dos estilos de liderazgo son: el liderazgo

autoritario (castigo, alta supervisión, etc.) y el liderazgo de apoyo (considera subalternos,
decisiones consultivas, menos tensión intergrupal, más cooperación, mayor productividad,
etc.)

Poder: Se dice que el poder es la capacidad de un individuo para influir en la conducta de

otro de manera que el segundo haga cosas que no haría en otro caso. Algunos tipos de
poder son: poder legal, coercitivo, remunerativo, carismático, experto, etc.

Dos tipos de fuentes del poder son: formal (posición) y personal (habilidades, características
personales, etc.).

Conflicto: proceso que se da cuando una parte está a punto o ya ha afectado de manera
negativa a otra. Hay distintas posiciones frente a un conflicto dentro de las que
encontramos: tradicional, relaciones humanas, interactivas.
 Algunos tipos de conflicto son: funcional
(refuerza objetivos y mejora
rendimientos), disfuncional (entorpece
rendimiento del grupo), antagónico
(pese a las diferencias se busca solución)
y antinómico (busca destrucción de la
otra parte). Para manejar un conflicto
se puede: evadir, colaborar, ceder,
imponer, negociar.

Control

Ya establecidos los objetivos, formulados los planes, definida la estructura, contratado y motivado
al personal, existe la posibilidad de que algo salga mal. Es por esto que el proceso de control, que
está en manos de los administradores, es verificar que todo lo proyectado v/s la realidad este
saliendo bien. De lo anterior se desprende una estrecha relación con la planeación, todos los
administradores deben controlar.

Los procesos básicos para controlar son:

● Establecimiento de criterios de desempeño o normas: metas y objetivos verificables

como normas físicas, costos, capital, ingresos, etc.
● Medición de desempeño: esto se debe prever ya que si o se detecta antes de que ocurra
puede haber resultados no deseados.
● Conexión de desviaciones.
 Tipos de control

Circuito de retroalimentación del control administrativo

Control correctivo o posterior a la acción. De esta manera, después de planificar, observar lo real, medir,
comparar, identificar anomalías, analizarlas, realizar el programa de reinserción y realizar la implementación
de conexiones, el administrador recibe la retroalimentación.

Benchmarking
Se establecen metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria.

Control con información en tiempo real

Cuando el control es efectuado en el momento en que la información revela una desviación entre lo real y
lo planeado. El análisis y la implementación de programas de conexión son tareas que probablemente
demanden mucho tiempo.
Control con conexión anticipante
Es un tipo eficaz de control que está dirigido hacia el futuro porque los datos históricos son deficientes.
Algunas técnicas son:
- Pronósticos basados en la información más reciente: se pueden anticipar las desviaciones.
- Planeación de redes (PERT): permite prever problemas en áreas críticas por parte de los administradores.

Control de gestión
Utiliza principalmente mallas PERT o cartas GANTT. Es un apoyo para la dirección de la empresa, y consiste
en controlar y por tanto entregar información periódica acerca de que esté ocurriendo en las diversas áreas,
divisiones o negocios de la empresa.

Puntos Principales

 Las funciones básicas de la administración implican llevar a cabo acciones que

permitan lograr metas y objetivos eficiente y eficazmente.

 La planeación implica definir los objetivos de una organización, establecer una

estrategia global para lograr estos objetivos y desarrollar planes para las
actividades laborales de la organización.

 La eficiencia de los planes esta medida por la contribución al propósito y los

objetivos.

 La APO permite mejorar la administración gracias a la planeación orientada a

resultados.

 Cada plan, con sus respectivos planes de apoyo, debe contribuir al propósito y
objetivo de la organización.

 Toda organización está compuesta por personas, ya sean empleados o

administradores que deben trabajar en conjunto para conseguir las metas y
objetivos definidos.
Bibliografía

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