Documentación

Capítulo 5

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 Documentación

Como se ha comentado en el capítulo anterior, para realizar las etapas del proceso de ventas, es nece-
sario utilizar ciertos documentos que formalizarán la gestión de producción. A continuación te los
presentaremos, según la etapa de uso.

Documentos para la Reunión:

BÚSQUEDA DE DISEÑO DE DIFUSIÓN SUSCRIPCIÓN

REUNIÓN
EMPRESAS CONVENIO (VENTA O AFILIACIÓN)

Esta documentación es esencial para el cierre de Convenio, sella el compromiso de la empresa con
FALP para acordar la forma de pago de los aportes:

• Solicitud de Convenio: esta es llenada por el coordinador, y tiene que estar firmada por el
representante de la empresa y timbre.

• Solicitud Creación de Empresa Convenio Oncológico: esta es llenada por la empresa, donde se
indica fechas y forma de pago, envíos de nóminas. Timbrada y firmada por el Representante Legal de
la empresa.

Además de las firmas de los documentos, deberán adjuntar la copia de las Cédulas de Identidad por
ambos lados del Representante Legal y Personería Jurídica o un extracto de la sociedad donde
aparezca el Representante Legal y sus atribuciones.

En el caso de aperturas en municipios, debe firmar el alcalde y para ello se debe presentar el Decreto

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 Documentos para el Diseño de Difusión Convenio:

BÚSQUEDA DE DISEÑO DE DIFUSIÓN SUSCRIPCIÓN

REUNIÓN
EMPRESAS CONVENIO (VENTA O AFILIACIÓN)

En esta etapa, la documentación necesaria es clave para coordinar todos los detalles de la
implementación:

• Cuestionario de preguntas indagatorias: Es el cuestionario que debes realizar a los decidores de las
empresas en el que se indagan aspectos como: la forma de trabajo, los espacios físicos, cantidad de
trabajadores, acceso a tecnología, etc. Con el fin de levantar todos los puntos, que te permitirán
concretar una implementación exitosa.

• Formalización de Diseño de Difusión Convenio: Con todas las respuestas del documento anterior,
prepararás el informe de formalización, que será validado tanto por la empresa como por tu jefatura, y
sella el compromiso de cómo será abordada la implementación.

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 Documentos para la Suscripción (Venta o Afiliación):

BÚSQUEDA DE DISEÑO DE DIFUSIÓN SUSCRIPCIÓN

REUNIÓN
EMPRESAS CONVENIO (VENTA O AFILIACIÓN)

Para ingresar nuevos afiliados los documentos que utilizarás son:

• DICOF: Documento de Ingreso a Convenio Oncológico FALP: Solicitud de ingreso que debe llenar el
titular de su puño y letra a excepción de la información de uso interno (llenada por el coordinador).
Además de los datos personales que se solicitan para el titular y sus cargas e información del
empleador, el titular debe completar la Declaración de Salud (historial médico) de su grupo familiar, el
documento no puede tener enmendaduras.

También tendrás que solicitar la copia de la Cédula de Identidad por ambos lados.

• CPO: Contrato de Protección Oncológica: Este contrato contiene los compromisos que asumirán
Convenio Oncológico FALP y el titular. El documento debe ser llenado de puño y letra del titular.
Contiene:

- Definiciones.
- Cobertura y exclusiones de cobertura.
- Procedimiento de acceso.
- Condiciones generales.

• Anexo de CPO: Contamos con un anexo unificado para tres exámenes:

- PAP (Cervicouterino) Mujeres mayores de 21 años, antigüedad del examen dos años.
- Mamario: Mujeres mayores de 40 años, antigüedad 1 año 8 meses.
- PSA: Antígeno prostático: Antígeno prostático hombres mayores de 50 años, antigüedad del
examen 1 año.

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 Flujo de documentación para nuevos afiliados

Ya te hemos informado de cuáles son los documentos que utilizarás regularmente en tu día a día como
coordinador. Ahora te queremos orientar sobre cuál es el proceso siguiente, una vez que cuentes con
la documentación de nuevas afiliaciones.

Es muy importante que tengas de manera muy ordenada toda la documentación que firma cada
afiliado: DICOF, CPO, Anexo, foto de la Cédula de Identidad y exámenes en caso de que corresponda.
Es necesario tener los documentos a mano a la hora de comenzar el ingreso y flujo de esta producción.

El primer paso es hacer la planilla de preingreso: para esto, debes ingresar a la plataforma intranet
llamada SGI (profundizaremos más de SGI en el capítulo de Sistemas) con tu usuario y clave ya
designada.

En la planilla, deberás llenar todos los campos que se solicitan y asegurarte de guardar la información
y enviar.

Ya realizada esta acción, la jefa de gestión comercial recibe una alerta inmediata que notifica la
creación de la planilla, para luego ser recibida por la asistente administrativa.

La coordinadora administrativa recibe la producción y comprueba que sea la misma que fue
digitalizada en la planilla y le da su O.K a la recepción. Esto lo hace la misma asistente, quien revisa toda
la producción y antes de aprobar la planilla que ingresaste, compara los contratos que tiene en mano
(físicos), con lo que están expuestos en la planilla.

El siguiente paso es la revisión de la documentación por parte de la asistente administrativa. Aquí, la

administrativa analiza cada documento y comprueba que se haya llenado de forma correcta por el
afiliado (sin borrones ni enmendaduras) y adjunta la documentación que corresponde. Si la
documentación no cuenta con todo lo necesario, te será devuelta para que completes lo necesario y así
volver a ingresarla.

Si la documentación está completa, con esta aprobación, se puede proceder a escanear el DICOF. Este
documento escaneado es recibido por el área de Contraloría Convenio, que revisará si la Declaración
de Salud (DS), contenida en el DICOF, está completa y si cuenta con los exámenes correspondientes.

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En esta revisión, Contraloría Convenio puede aprobar la DS, dejarla pendiente o rechazarla. De ser
rechazada, no puede ser enviada a la Unidad de Registro para continuar su ingreso, por lo tanto, te será
devuelta junto a un correo de respaldo donde se te informa el motivo por el cual ha quedado pendiente.
Así, podrás resolver el requerimiento y seguir con el proceso.

Cuando la DS es aprobada, el coordinador administrativo concilia los DICOF con la planilla y se

aprueba, para luego enviar toda la documentación al departamento de Registro.

Registro recibe la documentación completa, validan lo indicado en la planilla y los documentos

recibidos, y revisan cada documento físico asegurándose de que haya sido llenado de forma correcta,
sin enmendaduras o corrector.

Si los documentos presentan algún error, un ejecutivo/a de Registro te enviará un correo, explicando lo
que debe corregirse. Deberás responder este correo, ya sea adjuntando la documentación solicitada o
entregando la información requerida.

Si el ejecutivo no recibe el correo con la respuesta solicitada, se detiene el proceso y te será devuelto el
DICOF. Si la respuesta del coordinador es satisfactoria, el DICOF continúa su curso y se procede a la
aprobación para su ingreso.

Luego, el equipo de Correos procede a gestionar el envío de copias al afiliado y empresa según
corresponda. Una vez que ha sido aceptada e ingresada la producción, paralelamente, se envían las
nóminas a la empresa (de forma automática por sistema) según la fecha acordada con la empresa
(explicitada en Solicitud Creación Empresas en Convenio Oncológico ).

Posteriormente, el equipo de Recaudación y Cobranza realiza la recaudación y gestiones de cobranza

según corresponda, para dar comienzo a la cobertura de cada afiliado.

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 Flujo de documentación:
Para mayor compresión te dejamos un flujo con el resumen del proceso:

REVISIÓN
OK

SE INGRESA
PRODUCCIÓN Y
CORREOS ENVIA
REVISIÓN DOCUMENTACIÓN A
OK
EMPRESAS/AFILIADOS
ADMINISTRATIVOS REGISTRO
CONCILIA LOS SACOF REVISA PLANILLA
CON LA PLANILLA Y DE INGRESO Y
REVISIÓN
REVISIÓN
OK
ENVÍAN TODO DOCUMENTACIÓN NO OK
SE ESCANEA DS A REGISTRO
PARA REVISIÓN DE
CONTRALORÍA
CONVENIO REVISIÓN
NO OK

COORDINADOR COORDINADOR REVISIÓN

CREA EN SGI DOCUMENTACIÓN
PLANILLA POR EJECUTIVOS
DE INGRESO ADMINISTRATIVOS REVISIÓN
NO OK

LOS DOCUMENTOS SERÁN DEVUELTOS SI ES RECHAZADO O PENDIENTE REGISTRO ENVÍA UN EMAIL CON EL
AL COORDINADOR CONTRALORÍA ENVÍA UN MAIL MOTIVO, SI NO ES RESUELTO,
CON EL MOTIVO AL COORDINADOR SE DETIENE EL INGRESO

EQUIPOS INVOLUCRADOS:

VENTAS
CONTRALORÍA CONVENIO
FINALIZANDO EL PROCESO,
REGISTRO / DIGITACIÓN LAS NÓMINAS DE AFILIADOS
SE ENVÍAN POR SISTEMA A
REGISTRO / CORREOS LAS EMPRESAS Y
RECAUDACIÓN Y COBRANZA
REACAUDACIÓN Y COBRANZA REALIZA LA GESTIÓN DE COBRO

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 Documentación de otros ingresos

Además de la documentación de ingresos de nuevos afiliados, debes conocer los otros procesos que
están asociados a la afiliación:

Documentación ingreso de carga: Cuando el afiliado desea ingresar a su plan pareja/cóyuge o hijos:
Se completa la siguiente documentación:

• DICOF.
• Anexo de CPO dependiendo de la edad y sexo de la carga.
• CPO.
• Cédula de Identidad titular copia por ambos lados.

Documentación de traspaso: Esta puede ser cuando un afiliado se cambia de empresa a otra empresa
con Convenio, o si se cambia de empresa a particular y viceversa. Para estos casos, se completa la
siguiente documentación:

• DICOF.
• CPO.
• Cédula de Identidad titular, copia por ambos lados.

Documentación bloqueados: Personas que en algún momento fueron parte de Convenio pero no
formalizaron su retiro:

• DICOF.
• CPO.
• Formulario solicitando la autorización del bloqueo.
• Cédula de Identidad titular copia por ambos lados.

Desafiliaciones: Cuando un afiliado quiere dejar de ser parte del Convenio:

• Llenar documento Solicitud de Desafiliación indicando el motivo.

• Adjuntar Cédula de Identidad del titular.

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