SAP Business One

Documento de Alcance - VentasCaja Chica – Entrega a Rendir

STRAT CONSULTING
Versión 1.0
 Documento de Alcance - VentasCaja Chica /
Entrega a Rendir

Contenido
1 Objetivo................................................................................................................................3
2 Consideraciones Generales..................................................................................................3
3 Conceptos preliminares........................................................................................................3
4 8Lista de Sub Procesos de tesorería.....................................................................................4
5 Sub-proceso PCE1: Creación de maestro de Caja Chica.......................................................6
5.1 Diagrama......................................................................................................................6
5.2 Descripción del proceso...............................................................................................7
5.3 Reglas de negocio estándar..........................................................................................7
6 Sub-proceso PCE2: Creación de maestro de Entrega a Rendir.............................................7
6.1 Diagrama......................................................................................................................7
6.2 Descripción del proceso...............................................................................................8
6.3 Reglas de negocio estándar..........................................................................................8
7 Sub-proceso PCE3: Apertura / Reposición de Caja..............................................................9
7.1 Diagrama......................................................................................................................9
7.2 Descripción del proceso.............................................................................................10
7.3 Reglas de negocio estándar........................................................................................10
7.4 Reglas de negocio personalizado................................................................................10
8 Sub-proceso PCE4: Apertura de Entrega a Rendir / Recibo provisional /Viáticos / Gastos
urgentes.....................................................................................................................................11
8.1 Diagrama....................................................................................................................11
8.2 Descripción del proceso.............................................................................................12
8.3 Reglas de negocio estándar........................................................................................12
8.4 Reglas de negocio personalizado................................................................................12
9 Sub-proceso PCE5: Registro y contabilización de Caja Chica..............................................13
9.1 Diagrama....................................................................................................................13
9.2 Descripción del proceso.............................................................................................14
9.3 Reglas de negocio estándar........................................................................................14
9.4 Reglas de negocio personalizado................................................................................14
10 Sub-proceso PCE6: Registro y contabilización de Entrega a Rendir................................16
10.1 Diagrama....................................................................................................................16
10.2 Descripción del proceso.............................................................................................17
10.3 Reglas de negocio estándar........................................................................................18

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Entrega a Rendir

10.4 Reglas de negocio personalizado................................................................................18

10.5 Notas..........................................................................................................................18

Documento de Alcance - Ventas

1 Objetivo

Este documento tiene como objetivo definir el alcance de los procesos de Caja Chica /
Entrega a Rendir, enmarcado dentro de las mejores prácticas de la solución SAP Business
One y alineado con las expectativas y necesidades del cliente

2 Consideraciones Generales

2.1 Los flujos de los subprocesos que se detallan en el presente documento están
estrictamente orientados a esquematizar el uso de SAP; no definen ni muestran los
procesos de negocio del cliente.

2.2 Este documento establece la línea base del alcance del proceso de ventas; por lo cual,
la configuración de dicho proceso en SAP Business One, solo contemplará lo definido
en este documento.

2.3 En los flujos del proceso, se podrá apreciar la emisión de formatos de impresión
(objeto de datos), los cuales no están incluidos dentro del alcance, por lo que se
coordinará con el cliente el responsable de desarrollarlos.

2.4 Cualquier requerimiento de cambio sobre el alcance definido en este documento,

debe seguir el proceso formal de Solicitud de Cambios, el cual implica:

Actividad Responsable
1 Especificar en un documento la definición del Cambio Cliente
2 Analizar el impacto del Cambio (alcance, tiempo y costos) STRAT
3 Evaluar (Aprobar / Rechazar) y gestionar el Cambio con el STRAT
cliente
4 Si el cambio es aprobado se ajustará los planes y se STRAT
comunicará al cliente

3 Conceptos preliminares

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Antes de ver el diagrama de los sub procesos se necesita saber algunos conceptos
preliminares para el mejor entendimiento de dichos diagramas.

Elemento Descripción Notación

Evento de inicio Indica dónde se inicia un proceso. No tiene algún

simple comportamiento particular.

Evento de Este evento permite conectar dos secciones de

enlace - entrada diferentes procesos, nos indica de donde se alimenta el
proceso modelado.

Evento de Este evento permite conectar dos secciones de

enlace - Salida diferentes procesos, nos indica a que proceso va
alimentar.

Tarea de Es una tarea donde se ejecuta con la asistencia de una

Usuario aplicación de software en nuestro caso SAP BUSINESS
ONE.

Tarea Manual Es una tarea que espera ser ejecutada sin la asistencia
de una aplicación de software

Compuerta Se utiliza cuando el proceso puede tener varios caminos

inclusiva disponibles que no son excluyentes (si uno cumple igual
evalúa los otros caminos).
Si al final de los caminos disponibles se le adhiere otra
compuerta sirve para sincronizar dichos caminos.

Objetos de Provee información acerca de que documentos estarán

Datos involucrados en el proceso

Sub – Proceso Sub proceso realizado en un Addon desarrollado por un

externo proveedor externo a Strat Consulting.
Evento de fin de Indica que el proceso es terminado, es decir cuando un
terminal camino del flujo llega a este fin el proceso termina
completamente

4 8Lista de Sub Procesos de tesorería

Código Nombre
PCE1 Creación de maestro de Caja Chica
PCE2 Creación de maestro de Entrega a Rendir
PCE3 Apertura / Reposición de Caja
PCE4 Apertura de Entrega a Rendir / Recibo provisional /Viáticos / Gastos

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urgentes
PCE5 Registro y contabilización de Caja Chica
PCE6 Registro y contabilización de Entrega a Rendir

5 Sub-proceso PCE1: Creación de maestro de Caja Chica

5.1 Diagrama

5.2 Descripción del proceso

 1.0 Registro de caja chica:

o Registro de cuenta contable en el plan de cuentas y asignación de esta cuenta

como relacionada al addon de caja chica utilizando el campo: Cuenta CCH/EAR.

o Ingreso al formulario de caja chica: ingresar el código, la descripción de la caja

chica, cuenta contable, moneda específica y dimensiones por defecto de ser
necesario.

o Ingreso al formulario de permisos donde se asigna a nivel de usuario SAP

autorizaciones de ingreso a los documentos/Actividades de caja chica:
apertura, carga de documentos, cierre.

5.3 Reglas de negocio estándar

 Se debe tener activo el addon de Caja chica – Entrega a Rendir.

 El administrador de la caja tendrá la opción de asignar autorizaciones permisos
.

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6 Sub-proceso PCE2: Creación de maestro de Entrega a

Rendir
6.1 Diagrama

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6.2 Descripción del proceso

 1.0 ¿Existe el socio de negocio empleado?:

o Para la creación del maestro de Entrega a Rendir es necesario crear un Socio

de Negocio proveedor y posteriormente un maestro de empleado, que es
donde se realizan las vinculaciones de cuenta y permisos.

 2.0 Creación de SN empleado:

o Se crea al empleado como Socio de Negocio proveedor a fin de vincular la

cuenta por cobrar al personal (14), además se deberá activar el campo:
Usuario de Entrega a Rendir.

 3.0 Creación de empleado: Ingreso de al formulario de empleados:

o Ingreso de Nombre, apellido, código de usuario.

o En la sección Entrega a Rendir: Se ingresa al proveedor previamente creado al

realizar esto se obtiene de forma automática su cuenta contable asociada,
nombre y tipo de moneda.

o En el formulario de permisos se asigna a nivel de usuario SAP, autorizaciones

de ingreso a los documentos/Actividades del empleado: Apertura, Carga de
documentos, cierre.

6.3 Reglas de negocio estándar

 Se debe tener activo el addon de Caja chica – Entrega a Rendir.

 La entrega a rendir permite asociar solo una cuenta contable, para escenarios de
viáticos o recibos provisionales se deberá crear distintos proveedores.

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7 Sub-proceso PCE3: Apertura / Reposición de Caja

7.1 Diagrama

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7.2 Descripción del proceso

 1.0 Apertura / Reposición de caja chica: La caja chica principal se apertura por un
monto dependiendo de la sede. En el caso de Lima por 65 000 Soles. Los tipos de
salida de dinero son en pueden ser por efectivo, cheque, transferencia o de otra caja,
se realiza de la misma manera en todas las sedes. Para el registro es necesario indicar
además el monto, la fecha y la partida de flujo de efectivo. La operación de
reposición es similar con la diferencia en que se recibe una transferencia de saldos de
una caja chica principal anterior. Se crea en sistema una caja que se apertura en base
a la caja principal, es decir la caja chica principal le envía dinero, en el caso de Lima
S/3 500,00 soles aproximadamente de forma diaria.

7.3 Reglas de negocio estándar

 Este flujo se realiza a través del addon de Caja Chica.

7.4 Reglas de negocio personalizado

 Se tienen 5 Cajas chicas: Lima1, Lima2, Mantaro, Tumbes, Presidencia.

 La caja chica de Lima y Mantaro Tumbes se apertura con S/65 000.00 Soles y la de
Mantaro Tumbes por S/25 000.00, el importe dependerá de la UIT del año en curso.
 La caja chica principal se repone al estar por debajo del 50 %, se creara una alerta
cuando llegue a ese porcentaje.

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8 Sub-proceso PCE4: Apertura de Entrega a Rendir /

Recibo provisional /Viáticos / Gastos urgentes
8.1 Diagrama

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8.2 Descripción del proceso

 1.0 Solicitud de viáticos preliminar: El empleado solicita el dinero para realizar

alguna gestión, esto a través del formulario solicitud de compra, luego de registrarlo
este documento pasara por un flujo de autorización. El usuario aprobador será
informado por una alerta.

 2.0 ¿Autorización?: El Jefe de Área revisará la solicitud de viáticos y determinará una

acción:
o Rechazar: Indicando las observaciones encontradas en el campo: Comentarios
y se regresa al empleado.
o Aprobar: El empleado queda habilitado para crear la solicitud.

 3.0 Creación de solicitud de viáticos: El empleado crea la solicitud de viáticos

aprobada por el jefe de área.

 4.0 Apertura de entrega a rendir: Se le entrega el dinero al empleado, el formulario a

utilizar es la apertura. Los tipos de salida de dinero por Caja Chica será en pueden ser
por efectivo, cheque o transferencia. En caso de recibos vales provisionales el dinero
saldrá de la caja chica, para este caso en vez de seleccionar el medio de pago
estándar, se seleccionara la caja chica, en ese momento se establece la relación.

8.3 Reglas de negocio estándar

 Este flujo se realiza a través del addon de Entrega a Rendir.

8.4 Reglas de negocio personalizado

 Alerta por recibos vales provisionales sin rendición posterior a 5 días hábiles.
 El vale recibo provisional tendrá un código interno para su identificación.
 Se creara un Layout de vale recibo provisional utilizando el documento solicitud de
compra.
 El empleado que realiza el requerimiento deberá indicar la razón del viaje.
 El sistema contará con una interfaz que permitirá cargar las rendiciones registradas en
el Portal Web de Electroperu hacia SAP, para lo cual se creará una base de datos
intermedia que deberá ser llenada por Electroperu.

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9 Sub-proceso PCE5: Registro y contabilización de Caja

Chica
9.1 Diagrama

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9.2 Descripción del proceso

 1.0 Registrar documentación de gastos de caja chica: Ingreso de gastos realizados

por la caja chica. El formulario de carga de documentos comprende los campos
principales de la facturación como: Código de Proveedor, nombre de proveedor,
fecha, articulo, numero de comprobante de pago, precio, impuesto y dimensiones
además se debe indicar la partida de flujo de efectivo ., posición financiera, crp.

 2.0 ¿Error en planilla de gastos de caja chica? : Se verifica la información registrada

en el formulario Carga de documentos, de encontrar una observación el sistema
marcara la línea para subsanar el error. De no encontrar errores el área contable
contabilizara los documentos.

 3.0 Contabilizar planilla de gastos: Esto conlleva a la creación de 2 documentos por

cada línea registrada en el formulario, los cuales son factura de proveedores (este
documento está adaptado para soportar diferentes tipos de documento) y el pago
efectuado. Posterior a la contabilización de detectarse un error los documentos
deberán ser extornados para volverlos a crear.

 4.0 ¿Realiza reposición?: Se presentan dos escenarios la reposición o el cierre de

caja.

 5.0 Cierre de caja: Se cierra manualmente la caja de existir dinero sobrante pasara a
ser transferido a otra caja.

 6.0 Apertura / Reposición de caja chica: Se va al flujo Apertura / Reposición de Caja

Chica.

9.3 Reglas de negocio estándar

 Este flujo se realiza a través del addon de Caja chica.

9.4 Reglas de negocio personalizado

 Los artículos disponibles para este módulo son aquellos que están marcados en el
maestro de artículo como de caja chica y entrega a Rendir.
 De requerir registrar más de un ítem en un mismo documento será necesario incluirlo
en las siguientes líneas, además de repetir los datos del documento; esto con la
finalidad de que puedan ser incluidos en el mismo documento.

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 Los proveedores tendrán que ser registrados en SAP si es que se desea que aparezcan
el registro de compras. Se dio la alternativa de usar un tipo de comprobante interno
donde se puede colocar proveedores varios que no aparecerá en el registro de
compras.
 De ser requerido un extorno, este deberá ser realizado por los formularios estándares
SAP, no por el módulo de caja chica / Entrega a Rendir en ningún caso.
 Se comprometerá presupuesto al momento del registro de documentos y al
contabilizar se volverá ejecutado.
 En caso no se tenga saldo en la caja el usuario deberá indicarlo a través del documento
actividades.
 Se creara un grupo de proveedores para los de caja chica – Entrega a Rendir.
 Tesorería es el responsable de la creación de nuevos proveedores.
 Los documentos contabilizarse pasaran por un proceso de validación de presupuestos.

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10 Sub-proceso PCE6: Registro y contabilización de

Entrega a Rendir
10.1 Diagrama

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10.2 Descripción del proceso

 1.0 Registrar documentación de gastos de Entrega a Rendir: Ingreso de gastos

realizados por la entrega a rendir. El formulario carga de documentos comprende los
campos principales de la facturación como: Código de Proveedor, nombre de
proveedor, fecha, artículo, precio, impuesto y dimensiones además se debe indicar
la partida de flujo de efectivo., posición financiera, crp.

 2.0 ¿Error en planilla de gastos de entrega a rendir?: Se verifica la información

registrada en el formulario Carga de documentos, de encontrar una observación el
sistema marcara la línea para subsanar el error. De no encontrar errores el área
contable contabilizara los documentos.

 3.0 Contabilizar planilla de gastos: Esto conlleva a la creación de 2 documentos por

cada línea registrada en el formulario, los cuales son factura de proveedores (este
documento está adaptado para soportar diferentes tipos de documento) y el pago
efectuado. Posterior a la contabilización de detectarse un error los documentos
deberán ser extornados para volverlos a crear.

 4.0 ¿ Es el monto exacto?: Existen 2 escenarios :

o Monto exacto: En el cual solo se cierra la entrega a Rendir.

o Monto no exacto: El cual puede ser un sobrante o faltante.

 5.0 ¿Hay devolución? : Existen 2 escenarios :

o Dinero sobrante

o Dinero faltante

 6.0 Registrar devoluciones de saldo de entrega a Rendir: De existir un sobrante en

relación a lo solicitado y gastado el sistema lo indicara, facilitándole un formulario
donde ingresara el medio y el monto a devolver. Luego de realizar la operación se
cerrara el formulario.

 7.0 Regularizar saldo a favor del empleado: De existir un faltante en relación a lo

solicitado y gastado el sistema lo indicara, facilitándole un formulario donde
ingresara el medio y el monto de reintegro. Luego de realizar la operación se cerrara
el formulario.

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10.3 Reglas de negocio estándar

 Este flujo se realiza a través del addon de Entrega a Rendir.

10.4 Reglas de negocio personalizado

 Los artículos disponibles para este módulo son aquellos que están marcados en el
maestro de artículo como de caja chica y entrega a Rendir.
 De requerir registrar más de un ítem en un mismo documento será necesario incluirlo
en las siguientes líneas, además de repetir los datos del documento; esto con la
finalidad de que puedan ser incluidos en el mismo documento.
 Los proveedores tendrán que ser registrados en SAP si es que se desea que aparezcan
el registro de compras. Se dio la alternativa de usar un tipo de comprobante interno
donde se puede colocar proveedores varios.
 De ser requerido un extorno, este deberá ser realizado por los formularios estándares
SAP, no por el módulo de caja chica / Entrega a Rendir en ningún caso.
 Se creara una tabla de usuario para registrar detalles de operaciones relacionadas a los
pasajes aéreos y terrestres, este estará relacionada a nivel de línea en la rendición,
incluyendo detalles como ciudad origen, destino, línea de trasporte, días de viaje, etc.
 Se consideran 5 días hábiles para registrar la información por el recibo vale provisional.
 Se realizara un reporte de liquidación antes de su contabilización de estar especificado
en las bases.

10.5 Notas

 Como control interno toda rendición de documento debe tener asociada su ficha RUC.
 Todas las configuraciones relacionadas a validaciones y restricciones afectan a las 3
sedes.
 La caja chica se debe actualizar cuando este al 50% de su monto original.
 Las cajas chicas y entregas a rendir son únicas por un tipo de moneda.
 Los recibos vales provisionales se gestionan con una combinación entre los módulos de
entrega a rendir y caja chica, el flujo será el siguiente: Requerimiento de dinero (el cual
pasa por un flujo de autorización, de parte de subgerencia hasta 1200 soles y de

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gerencia hasta 3500), apertura (entrega de dinero; en este punto se realiza la

vinculación con el módulo de caja chica) y por último el registro de comprobantes.
 Posibilidad de crear nuevos tipos de documentos como el de planilla de movilidad, y
especificar si estos nuevos tipos se muestren en el registro de compras.
 En algunos escenarios los gastos por caja chica pueden tener una orden de compra
relacionada, para este caso en especial la factura se creara fuera del addon de Caja
Chica / Entrega a Rendir, como una compra regular y al momento del realizar el pago
se le vinculara con la caja chica respectiva.

EQUIPO DE PROYECTO

STRAT ELECTROPERU

Rocio Medina – Consultor SAP Juan Tineo

Sub Gerente de Contabilidad

David Rivas – Consultor SAP Arturo Yzaguirre

Analista Principal de Información
Financiera y Tributaria

Luciano Silva – Asegurador de la Calidad

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