SECRETARÍA DE GOBIERNO DEL DEPARTAMENTO DEL CESAR

“TERMINOS DE REFERENCIA - “FORTALECIMIENTO DE LAS

ORGANIZACIONES COMUNALES PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS DE
IMPACTO SOCIAL Y COMUNITARIO 2024 EN LOS 25 MUNICIPIOS DEL
DEPARTAMENTO DEL CESAR”.

ELVIA MILENA SANJUAN DAVILA

Gobernadora del Departamento del Cesar

EDUARDO ESQUIVEL LOPEZ

Secretario de Gobierno Departamental

Valledupar, febrero de 2024

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1. POBLACIÓN OBJETO DE LA CONVOCATORIA.

Esta convocatoria tiene identificada como población objetivo a todos organismos

de acción comunal de primer grado que se encuentren legalmente constituidos
y registrados.

2. OBJETIVO DE LA CONVOCATORIA.
Potencializar las organizaciones comunales en el departamento del Cesar
brindando las herramientas económicas necesarias para que estas ejerzan
efectivamente su gestión a través de obras que impacten de manera positiva a
su comunidad.

3. TIPOS DE PROYECTOS OFERTADOS.

La Gobernación del departamento del Cesar en su búsqueda de potencializar las
organizaciones comunales de los municipios del Departamento, a través del
desarrollo de obras de impacto social y comunitario, así como la oferta de
oportunidades y herramientas de gestión para que ejerzan efectivamente su
derecho a la asociación y participación.

Los organismos de acción comunal tendrán la oportunidad de participar en uno

(1) de los cinco (5) tipos o categorías de proyectos nombrados a continuación.
Para esta selección, cada organización deberá ser tener en cuenta la necesidad
planteada por la comunidad mediante acta de asamblea general.

TIPOLOGÍAS DE PROYECTOS
2. Mejoramiento de
1. Mejoramiento y/o
espacios comunales y
adecuación de parques.
fachadas.

3. Mejoramiento y/o
4. Mejoramiento y/o
adecuación de
adecuación de andenes.
escenarios deportivos.
5. Mejoramiento y/o
adecuación de vías
/Urbana y Rural.
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4. TIEMPO DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS APROBADOS.

El plazo máximo estipulado para la ejecución de los proyectos aprobados a los

organismos comunales beneficiados será de cuatro (4) meses a partir de la
suscripción del acta de inicio.

Con el fin de alcanzar los objetivos trazados en el presente proyecto, se

ejecutarán desembolsos periódicos (hasta 60 millones) a cada una de las 125
organizaciones comunales, cuya ejecución será organizada en 2 grupos, uno de
63 JAC y el siguiente de 62 JAC.

El grupo #2, dará inicio a la ejecución de las obras, una vez el grupo # 1 comience
a recibir su tercer desembolso.

Todo el proceso será llevado bajo la supervisión técnica de la secretaría de

gobierno departamental, así como también de los entes vigilantes y el equipo
evaluador y de seguimiento contratado para el correcto desarrollo del proyecto

En caso de no cumplir con los plazos pactados inicialmente, se podrá adelantar

la terminación anticipada unilateral del contrato, según lo previsto en el artículo
18 de la Ley 80 de 1993.
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5. COMPROMISOS DE LOS ORGANISMOS COMUNALES PARA CON EL

PROYECTO.

5.1 PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

El cargue de los documentos habilitantes se realizará a través de la página web

de la Gobernación del Cesar (https://cesar.gov.co). En la cual cada junta de
acción comunal deberá cargar toda la documentación requerida para participar
en la convocatoria.

NOTA: Una vez sean cargados satisfactoriamente los documentos, el sistema

arrojará un mensaje de confirmación del mismo. Dejando el registro de
radicación de acuerdo a la hora y fecha del cargue documental.

5.2 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES GENERALES Y

ESPECÍFICOS.

a) Los documentos habilitantes generales y específicos deben estar firmados.

b) La documentación debe ser cargada de manera clara y legible, los

documentos que no cuenten con estas características no serán tenidos en
cuenta para su evaluación.

d) La recepción de subsanaciones será recibida en el correo electrónico

[email protected]
, en formato PDF, WORD, O EXCEL.

7.3 PARA LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA.

1) La ejecución de obras adelantadas por las JAC deben ser dirigidas por un
Ingeniero debidamente inscrito. Conforme a lo exigido por el artículo 18
de la ley 842 de 2003.

2) Se debe realizar el aporte a la Seguridad social del personal contratado.

3) Tramitar y entregar al supervisor de la obra y personal vinculado al

proyecto de manera oportuna la documentación requerida.
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4) Suministrar toda la información que el proyecto le requiera en cada una

de sus etapas.

5) Vincular a más del 60% de los filiados a la junta de acción comunal en

actividades laborales que amerite el proyecto.

6) Rendir cuentas ante los integrantes de la asamblea general al finalizar la

ejecución del 100% del proyecto, suministrando la información de cada
uno de los desembolsos.

NOTA 11. En caso de no cumplir con el punto seis (6) es causal de sanciones
por parte del organismo de control en este caso el Instituto Departamental de
Acción Comunal.

7.4 PARA TODOS LOS MIEMBROS AFILIADOS DEL ORGANISMO

COMUNAL.

1) Comprometerse a apoyar al representante legal del organismo comunal con

la concepción, desarrollo y ejecución del proyecto.

2) Utilizar debidamente el uso de los recursos recibidos del proyecto, así como
vigilar su uso adecuado, cumpliendo estrictamente con las actividades y el
presupuesto planteado en el proyecto, toda modificación se deberá solicitar al
supervisor de obra el cual debe estar de acuerdo con los lineamientos
establecidos.

8. PROYECTOS NO COFINANCIABLES.

1) Cuyo lugar priorizado inicialmente, no corresponda al lugar donde se ejecutará

al final del proceso de la convocatoria.

2) Cuyo proyecto solo beneficie un bien personal y no un bien común.

3) Que fuesen a ser ejecutados donde existan restricciones ambientales,

especialmente áreas protegidas o zonas de reserva de la ley 2da de 1959, que
pretenda desarrollarse en parques nacionales o sus zonas de amortiguación, así
como áreas declaradas como reserva forestal protectora o que tenga cualquier
tipo de restricción de orden legal o que no se encuentren permitidas dentro del
correspondiente plan de manejo ambiental.

4) Que no sean compatibles con lo establecido en el POT, PBOT, o EOT2 según

corresponda en cada municipio.

5) Que no cumpla disposiciones normativas en materia ambiental, sanitaria o

cualquier otra índole.

6) Que los afiliados no aprueben el tipo y lugar del proyecto a desarrollar.

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9. RUBROS COFINANCIABLES.

Son susceptibles de financiación con recursos del proyecto, los siguientes

rubros:

1) Acompañamiento técnico orientado a facilitar el desarrollo del proyecto y el

fortalecimiento del tejido social.

2) Capacitación y/o acompañamiento técnico y especializado adicional al

brindado por el proyecto, que se requiera en caso fortuito, el cual debe ser
aprobada por el supervisor del proyecto.

3) Insumos requeridos para los procesos de capacitación en temas

especializados acorde al proyecto el cual deberá ser previamente aprobado por
el supervisor.

4) Materias primas, materiales e insumos requeridos para la implementación y

ejecución del proyecto.

5) Adecuación del terreno para ejecución de la obra, los cuales deben estar
justificadas por el supervisor de obra.

6) Renta de maquinaria y equipos necesarios para el desarrollo del proyecto y

los cuales deben ser justificados en el plan de trabajo.

7) Medios de transporte que estén directamente vinculados a los procesos

constructivos y contractuales del plan de trabajo.

10. RUBROS NO COFINANCIABLES.

No podrán financiarse bajo ningún motivo con los recursos del proyecto los
siguientes tipos de gasto:

1) Subsidios a los beneficiarios del proyecto y terceros por pago de actividades

de coordinación.

2) Compra y/o arrendamiento de edificaciones o terrenos.

3) Costos de administración de las propuestas o comisión alguna.

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4) Cualquier tipo de actividades que no tengan una relación directa con las
actividades operativas o administrativas del plan de trabajo.

5) Calamidades domesticas de cada una de los miembros ejecutores del plan de

trabajo.

6) Capacitación de consultores.

7) Actividades que se pretendan desarrollar en parques nacionales y sus zonas

de amortiguación, así como en áreas declaradas como reserva forestal protegida
o que tengan cualquier tipo de restricción de orden legal.

8) Diseños, planos o demás documentación que se requiera para el desarrollo

del proyecto y/o adecuación de infraestructuras.

11. PROCESO DE ACOMPAÑAMIENTO DEL PROYECTO DURANTE LA

CONVOCATORIA.

Los organismos de acción comunal beneficiados de esta convocatoria, contaran

con el acompañamiento técnico del proyecto en cada uno de sus procesos
constructivos y de mejoramiento, hasta lograr el objetivo planteado en el plan de
trabajo.

12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA LA SELECCIÓN DE

ORGANISMOS COMUNALES A BENEFICIAR.

Considerando la estrategia de intervención del proyecto y su manual de

operaciones, se define para esta convocatoria una serie de criterios de
evaluación para la selección de los organismos comunales a seleccionar.

Estos criterios se aplicarán a los organismos comunales registrados en la

convocatoria y se basarán en las siguientes variables:

1. Los organismos comunales que radiquen más de un (1) proyecto en sus

diferentes tipologías, quedaran automáticamente descalificados y el proyecto no
será tenido en cuenta.

2. El organismo comunal deberá cumplir con la total de los requisitos habilitantes

establecidos.

3. Los organismos comunales no podrán subsanar el siguiente documento,

motivo por el cual quedarían automáticamente descalificados:
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a) Acta de la asamblea de la junta directiva diligenciada según términos de

referencia.

4. Los organismos que incumplan con estatutos actualizados, y no cuenten con

la cuantía mínima de contratación para este proyecto de acuerdo a términos de
referencia quedarían descalificados.

6. Los proyectos que cumplan con el 100% de los documentos habilitantes,

se desarrollará de acuerdo a fase 2 , la visita de Viabilidad técnica, social
y financiera por parte del equipo técnico evaluador, la cual deberá cumplir
a cabalidad con los criterios de calificación y obtener concepto positivo de
aprobación del proyecto de lo contrario este será descalificado.

13. CRITERIOS DE DESEMPATE.

Luego de realizar la revisión en la fase 1 viabilidad documental y administrativa;

y fase 2 viabilidades técnica social y financiera.

En caso de existir empate en la calificación se determinarán los siguientes

factores de desempate que se aplicaran en la jerarquización que se presentan a
continuación:

1) El organismo comunal que haya radicado la propuesta de proyecto con hora

y fecha anticipada del mismo municipio al cual se le está brindando un cupo,
recibirá el beneficio.

14. SEGUIMIENTO

El seguimiento al manejo presupuestal, técnico y financiero de las actividades

programadas para la implementación del proyecto será realizado a través de:

14.1. RENDICIÓN DE CUENTAS

Es una actividad en la cual el representante legal y tesorero del organismo

comunal, realizan una rendición de cuentas al supervisor del contrato de

adhesión, al coordinador o técnico del municipio y a los afiliados del organismo

comunal, con el fin de demostrar el buen manejo de los recursos, la adecuada
organización y ejecución del plan de trabajo, así como logros de los resultados
definidos.

Esta rendición de cuentas debe realizarse al llegar al 100% de la ejecución

financiera de los recursos recibidos en los desembolsos estipulados en el
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contrato de adhesión a fin de constatar el adecuado desempeño de los directivos

del organismo comunal (contratista) y legalizar el gasto respectivo.

El supervisor del contrato de adhesión levantará un acta, donde describa la

reunión, señalará los hallazgos positivos y negativos encontrados y con respecto
a estos últimos se registrará las observaciones y/o no conformidades. Si se
llegare a identificar mal manejo de los recursos o no obtención de los productos
propuestos, ellos deberán quedar claramente expuestos en el acta.

14.2 COMITÉ DE SEGUIMIENTO

Este comité se desarrollará por los gerentes de las entidades departamentales

involucradas, supervisores del contrato, así como supervisores de obra. En el
desarrollo de esta misión deberá identificarse los problemas y dar oportuno aviso
al funcionario competente para resolver y al supervisor del contrato de adhesión
para incorporar los ajustes que sean necesarios, en el perspectivo del plan de
trabajo.

15. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA – ZONAS URBANAS Y RURALES

NO ACTIVIDAD FECHA
FASE 1- VIABILIDAD DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA

19 de abril de 2024 en página web de la

Gobernación del Cesar.
en el siguiente link:
Apertura y publicación de https://cesar.gov.co
la convocatoria Y la difusión a través de las redes sociales de
la entidad, envío masivo de correos
electrónicos a las juntas, promoción por radio
y televisión local /departamental.

Desde el 19 de abril 2024 hasta el 7 de mayo

2024.
Recepción de los
documentos habilitantes Cargar documentación en la página web de la
generales y específicos Gobernación.

https://cesar.gov.co

Desde el 19 de abril 2024 hasta el 7 de mayo

Aclaración y respuesta de 2024.
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inquietudes de
convocatoria Al correo electrónico de la Secretaría de
Gobierno de la Gobernación del Cesar:
[email protected]

Hasta el 7 de mayo 2024. a las 12 de la noche

Cierre de la convocatoria (las 24 horas).

Evaluación de proyectos y Desde el 8 de mayo hasta el 14 de mayo de

documentación. 2024.

Publicación 14 de mayo de 2024.

de resultados – Primer En página web de la Gobernación del Cesar.
listado

Del 14 mayo de 2024 al 18 de mayo de 2024.

Al correo electrónico de la Secretaría de
Subsanación de Gobierno de la Gobernación del Cesar:
documentos [email protected]

Publicación de 20 mayo de 2024.

beneficiarios a fase 2 – En página web de la Gobernación del Cesar.
Segundo listado

FASE 2 VIABILIDAD TÉCNICA SOCIAL Y FINANCIERA

Publicar cronograma y A partir 20 mayo 2024 hasta

visitas de viabilidad el 25 de mayo del 2024

27 de mayo de 2024, Finalizadas visitas de

Publicación de proyectos viabilidad.
Aprobados, Grupo 1 y (hasta 60 millones para cada JAC).
Grupo 2
En página web de la Gobernación del Cesar.

Realización de procesos Desde el 27 mayo de 2024 hasta 2 de junio

contractuales – Grupo # 1 2024.

Ejecución de proyectos – Desde 3 junio 2024 hasta 3 octubre 2024.

Grupo # 1
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Realización de procesos Desde el 18 julio de 2024 hasta 2 de agosto

contractuales – Grupo # 2 2024.

Ejecución de proyectos – Desde 3 agosto 2024 hasta 3 diciembre 2024.

Grupo # 2

16. CONDICIONALIDAD PARA PROYECTOS APROBADOS EN FASE I Y II

1. Si un proyecto es descalificado en la fase II de viabilidad técnica social y

financiera, el proyecto será asignado a la junta de acción comunal que continúa
en la lista de radicación del municipio al cual pertenece el cupo evaluado y que
no clasificó por limitante de recursos y cupo municipal.

2. Si el proyecto en su etapa de ejecución presenta dificultades o externalidades

no previstas en la fase 2 el representante legal del organismo comunal deberá
desistir del proyecto mediante oficio y hacer la respectiva devolución de los
recursos, con el fin de que los mismos sean reasignados al proyecto que
continua en la lista de radicación del mismo municipio y que no clasificaron por
limitante de recursos y cupo municipal.

3. Es de aclarar que el proyecto no se podrá ejecutar fuera de la jurisdicción del

territorio correspondiente al organismo comunal certificado por planeación
municipal. En caso de conflicto de intereses o modificación al lugar priorizado en
acta de la asamblea general, La Gobernación del Cesar notificará la autorización
del cambio de lugar o dará concepto negativo a la continuación del proyecto. El
recurso será asignado al organismo comunal del mismo municipio y que no
clasificaron por limitante de recursos y cupo municipal.

4. En el caso de que el organismo comunal no presente antecedente de

procuraduría general de la nación de la junta de acción comunal para el
perfeccionamiento del contrato y/o convenio solidario, el La Gobernación del
Cesar. Notificará fecha límite para adjuntar este documento, de lo contrario
comunicará concepto negativo a la continuación del proyecto del organismo
comunal que incumpla con este requisito y será asignado al proyecto que
continua en la lista de radicación y que no clasificaron por limitante de recursos.
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5. La Gobernación del departamento del Cesar, por razones objetivas, se reserva

la facultad de modificar las condiciones de los presentes términos de referencia,
en cualquier fase del proceso, incluso después de la selección del postulante.

6. En el caso de que el represéntate legal del organismo comunal se encuentre

inmerso en las inhabilidades e incompatibilidades de acuerdo a los artículos 8 y
9 de la ley 80 de 1993, este deberá realizar el debido proceso ante La
Gobernación del Cesar para delegar las funciones al vicepresidente de acuerdo
con estatutos propios del organismo comunal.

17. TÉRMINOS JURÍDICOS DE LA CONVOCATORIA

Se les informa a los organismos de acción comunal que participen en el proyecto

que el diligenciamiento, firma y envío de la carta de consentimiento de la
convocatoria, por parte de los representantes legales de cada organismo

postulante, no implica que surja alguna obligación contractual o extracontractual

por parte de La Gobernación del departamento del Cesar.

Lo anterior, teniendo en cuenta que, si bien la suscripción del contrato es un

requisito formal para la entrega de los recursos de la convocatoria, el mismo no
es condición suficiente para entregar los recursos económicos, se debe cumplir
con los demás requisitos definidos en los presentes términos de referencia.

En este sentido única y exclusivamente se hará la entrega de los recursos

económicos para los proyectos de obras de impacto social y comunitario que
cumplan con las exigencias señaladas en los presentes términos de referencia,
que además se les apruebe y se asigne por parte de La Gobernación del
departamento del Cesar, sean aprobados y publicados oficialmente en los
resultados finales de la convocatoria, posterior suscripción del contrato, y que se
constituyan las pólizas de garantía de cumplimiento que ampare el respectivo
contrato, el cual una vez aprobado le dará vigencia y/o ejecución del mismo.

Por lo anterior, mediante la firma de interés, los integrantes de los organismos

comunales y el representante legal, manifiestan que:

 Renuncian a iniciar cualquier acción judicial de responsabilidad civil

contractual o extracontractual y/o exigir el cumplimiento del contrato y/o
cualquier reclamación tendiente a exigir entrega de recursos, sin reunir
las condiciones necesarias, pues es claro para las partes que el contrato
de adhesión nace a la vida jurídica una vez se reúnan los requisitos
exigidos en los términos de referencia, se aprueben y se asignen los
recursos, así como se publiquen oficialmente los resultados en la página
web de La Gobernación del departamento del Cesar y se constituya la
póliza que ampara el cumplimiento del contrato, es decir que se reúnan
todas las condiciones necesarias para entregar los recursos.
 Renunciar a exigir cualquier tipo de perjuicio o resarcimiento, ya que con
la suscripción de la aceptación del contrato no se configuran derechos
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adquiridos, pues no ha quedado definido y consolidado la entrega de los

recursos, estos recursos no pertenecen al patrimonio de una persona o
un grupo, en consecuencia, manifiestan que la misma, no será objeto de
ningún tipo de reclamación o demanda derivada de esta.

Veracidad de la información suministrada: Los postulantes están obligados a

responder por la veracidad de la información recibida y entregada durante el
proceso de selección de las propuestas. Se presume que la información que el
postulante incluya en el desarrollo de la presente convocatoria es veraz, y
corresponde a la realidad. No obstante, el proyecto podrá ser verificado en toda
la información suministrada por el postulante.

Veracidad de la información cláusula de reserva: El proyecto se reserva el

derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y de rechazar
cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus
intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los postulantes y sin
Indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o
rechazo se pudiera generar a alguno de los postulantes.

19 ADENDAS

 El proyecto comunicara mediante adendas las aclaraciones y

modificaciones que encuentre conveniente hacer a estos términos de
referencia. Todas las adendas deberán ser tenidas en cuenta por los
postulantes en cada una de sus fases al entregar sus documentos.

20. POLIZAS

La JAC beneficiadas deben tramitar las Pólizas requeridas en el proceso de

legalización.

De antemano se agradece su atención.

Atentamente,

EDUARDO EMILIO ESQUIVEL LÓPEZ

Secretario de Gobierno Departamental
Gobernación del Departamento del Cesar.