Taller de Software Administrativo U3 Manual Del Estudiante
Taller de Software Administrativo U3 Manual Del Estudiante
Taller de Software Administrativo U3 Manual Del Estudiante
Introducción ........................................................................................................................................................................... 3
Conclusión ............................................................................................................................................................................. 19
Bibliografía ............................................................................................................................................................................ 20
2
Introducción
Bienvenido en este documento hablaremos sobre los sistemas ERP (Enterprise Resource
Planning o Planificación de Recursos Empresariales) y su importancia en el mundo empresarial. En esta
introducción, exploraremos qué es un software ERP, cómo funciona y cómo beneficia a las empresas
en la gestión eficiente de sus recursos y operaciones.
Un software ERP es una suite de aplicaciones integradas que permite a las empresas consolidar
y automatizar una amplia gama de procesos, desde la gestión financiera y contable hasta las
operaciones de ventas, compras, inventarios, recursos humanos y más. La integración de todas estas
funciones en un solo sistema ofrece una visión holística de la empresa y facilita la toma de decisiones
basadas en datos en tiempo real.
En esta guía, exploraremos los componentes clave de un ERP, como la gestión de clientes y
proveedores, los comprobantes contables y los informes financieros. También discutiremos cómo un
ERP puede mejorar la eficiencia, reducir costos, aumentar la productividad y mejorar la satisfacción del
cliente.
A lo largo de esta guía, descubrirás cómo un ERP puede ser una herramienta valiosa para
empresas de todos los tamaños y sectores, permitiendo una gestión más inteligente y efectiva de los
recursos empresariales.
3
Estructuras Organizativas de contabilidad y Tesorería
En un sistema ERP, los comprobantes contables suelen ser generados automáticamente a partir
de diversas operaciones, como facturas de ventas, facturas de compras, nóminas de empleados,
movimientos de inventario, entre otros. Estos comprobantes registran la información financiera
necesaria para mantener la contabilidad al día y para generar estados financieros precisos.
Los elementos clave que suelen incluirse en un comprobante contable en un software ERP son:
• Número de comprobante: Un identificador único para cada comprobante, que facilita su búsqueda
y referencia.
4
• Cuentas contables: Las cuentas afectadas por la transacción, tanto en el debe como en el haber.
Esto significa que se identifican las cuentas que reciben los cargos (incrementos) y las cuentas que
reciben los abonos (disminuciones).
• Referencia: Información adicional que puede ser útil para identificar la fuente o documento
relacionado con la transacción, como números de factura, proveedores, clientes, etc.
• Centro de costo o ubicación: En algunos casos, puede ser necesario asignar la transacción a un
centro de costo o una ubicación específica dentro de la empresa para un mejor seguimiento y
control.
Los comprobantes contables generados en un software ERP son la base para mantener una
contabilidad organizada y precisa. Estos comprobantes se utilizan para la elaboración de informes
financieros, estados de resultados, balances generales y otra información relevante para la toma de
decisiones gerenciales. Además, un sistema ERP suele contar con funcionalidades para realizar el
registro automático de los comprobantes, lo que agiliza y facilita el proceso contable en la empresa.
5
Figura 1: Comprobante contable.
Importante
6
Figura 2: Ingreso de comprobante tipo.
Ejemplos
Otra opción interesante del Sistema es generar y grabar Comprobantes Tipos, es decir aquellos
que frecuentemente utiliza la empresa. Dichos comprobantes Tipos pueden ir con monto en cero.
Existen además comprobantes tipo con distribución de valores, es decir, con fórmulas que nos
permiten automatizar el ingreso, considerando que éstos pueden realizar el prorrateo de gastos
que frecuentemente se realiza por centro de costo.
7
3.2 Auxiliares.
Los auxiliares son muy útiles para brindar un mayor nivel de detalle en la contabilidad y para
facilitar la generación de informes específicos. Algunos de los auxiliares más comunes que se
encuentran en un software ERP incluyen:
• Auxiliar de clientes: Registra información detallada sobre cada cliente de la empresa, incluyendo
datos de contacto, saldos pendientes, historial de compras, límites de crédito, entre otros. Este
auxiliar es fundamental para el control de cuentas por cobrar y para la gestión de la relación con los
clientes.
• Auxiliar de proveedores: Similar al auxiliar de clientes, este registro contiene información detallada
sobre los proveedores de la empresa, como datos de contacto, saldos pendientes, historial de
compras realizadas, condiciones de pago, etc. Facilita el seguimiento de cuentas por pagar y la
gestión de la relación con los proveedores.
8
Figura 3: Ficha de Auxiliares.
Ficha de auxiliares:
Se presentará una pantalla donde se solicita ingresar el código y nombre correspondiente al auxiliar.
Como auxiliar se pueden considerar ya sean Clientes, Proveedores, Socios, Distribuidores, Empleados y
otros. El código es Alfanumérico, hasta 10 caracteres, la descripción o nombre tiene un largo de 40
caracteres.
9
Una vez digitada la información anterior, se debe indicar todos los datos asociados al auxiliar solicitados
en Carpeta:
1. Datos Básicos.
Si alguno de los datos solicitados no se hubiera ingresado en las Tablas, se pueden incorporar
directamente en esta pantalla. Dentro de los datos existe un parámetro llamado ACTIVO ( SI - NO ), esto
corresponde a un switch, donde se restringirá el ingreso de movimientos a la cuenta corriente cuando
el switch este desactivado.
2. CONTACTOS
3. VENTAS
4. DESPACHO
5. COBRANZAS
6. IMPUESTO
7. PAGOS
8. DTEs
9. NOTAS
3.3 Clientes.
10
Las características principales del módulo de "Clientes" en un ERP pueden incluir:
• Información de contacto: Permite almacenar datos como el nombre del cliente, dirección, número
de teléfono, correo electrónico y otra información de contacto relevante.
• Historial de transacciones: Registra todas las transacciones realizadas con el cliente, como compras,
pagos, devoluciones y otras actividades comerciales.
• Condiciones de pago: Permite configurar y mantener los términos de pago acordados con cada
cliente, lo que ayuda a mantener un control adecuado de los saldos y los plazos de pago.
• Saldos y estados de cuenta: Muestra el saldo pendiente de cada cliente y proporciona información
sobre las cuentas por cobrar.
• Historial de comunicaciones: Registra las interacciones pasadas con el cliente, como correos
electrónicos, llamadas telefónicas y notas de reuniones.
• Segmentación de clientes: Permite clasificar a los clientes en diferentes categorías según criterios
específicos, lo que ayuda en la segmentación de mercados y la ejecución de estrategias de
marketing más enfocadas.
11
• Integración con otros módulos: El módulo de Clientes suele estar integrado con otros módulos del
ERP, como Ventas, Facturación, Contabilidad y Servicio al Cliente, para asegurar que la información
fluya sin problemas entre las diferentes áreas de la empresa.
3.4 Proveedores.
• Información de contacto: Permite almacenar datos como el nombre del proveedor, dirección,
número de teléfono, correo electrónico y otra información de contacto relevante.
• Información financiera: Registra detalles sobre las condiciones de pago acordadas con el
proveedor, plazos de crédito, descuentos por pronto pago y otras condiciones comerciales.
12
• Historial de compras: Muestra todas las transacciones realizadas con el proveedor, incluyendo
órdenes de compra, recibos de mercancía y pagos.
• Gestión de inventario: Permite mantener un control de los productos o servicios que cada
proveedor suministra, sus precios y disponibilidad.
• Saldos y estados de cuenta: Proporciona información sobre las cuentas por pagar, permitiendo
conocer el saldo pendiente con cada proveedor.
• Comunicaciones: Registra las interacciones con los proveedores, como correos electrónicos,
llamadas telefónicas y notas de reuniones.
• Integración con otros módulos: El módulo de Proveedores se integra con otros módulos del ERP,
como Compras, Inventarios, Cuentas por Pagar y Contabilidad, para asegurar que la información
fluya sin problemas entre las diferentes áreas de la empresa.
13
El módulo de Proveedores en un ERP es esencial para optimizar las operaciones de adquisición
y gestionar eficientemente la relación con los proveedores. Al contar con una base de datos actualizada
y completa de proveedores, la empresa puede tomar decisiones informadas, optimizar costos, mejorar
la cadena de suministro y mantener relaciones sólidas con sus proveedores, lo que contribuye al éxito
y la competitividad del negocio.
3.5 Informes.
• Los informes en un ERP pueden ser de diferentes tipos y cubrir diversas áreas funcionales de la
empresa. Algunos ejemplos comunes de informes que se encuentran en un sistema ERP son:
• Informes financieros: Incluyen estados financieros como el balance general, el estado de resultados
y el flujo de efectivo, que proporcionan una visión completa de la situación financiera de la empresa.
• Informes de compras: Proporcionan detalles sobre las compras realizadas, costos de adquisición,
proveedores principales y otros datos relevantes.
14
• Informes de recursos humanos: Incluyen datos sobre el personal, nómina, horas trabajadas,
ausencias y otros aspectos relacionados con la gestión del talento humano.
• Informes de cumplimiento y regulación: Incluyen informes para cumplir con las obligaciones
legales y regulaciones fiscales.
• Informes de servicio al cliente: Proporcionan métricas sobre la satisfacción del cliente, tiempos de
respuesta y otros indicadores clave del servicio al cliente.
• Informes de análisis de datos: Pueden ser informes personalizados y específicos según las
necesidades de la empresa, utilizando herramientas de análisis de datos y Business Intelligence (BI)
para obtener una comprensión más profunda del negocio.
La generación de informes en un ERP es una función importante, ya que permite a los usuarios
y directivos acceder a información valiosa para tomar decisiones informadas. Estos informes pueden
presentarse en diferentes formatos, como tablas, gráficos, cuadros de mando y otros elementos
visuales que facilitan la interpretación y el análisis de los datos. La capacidad de obtener informes
precisos y actualizados es esencial para el éxito empresarial y la toma de decisiones estratégicas.
15
Figura 4: Informes Tributarios.
16
Figura 5: Libros.
17
Figura 6: Informe Estado de Cuentas Auxiliares.
18
Conclusión
En general, un software ERP es una herramienta esencial para empresas de cualquier tamaño,
ya que ayuda a optimizar la eficiencia, reducir costos, mejorar la toma de decisiones y fortalecer la
competitividad en un entorno empresarial cada vez más complejo y competitivo. Su implementación y
uso adecuado pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso empresarial, brindando una
plataforma sólida para el crecimiento y desarrollo a largo plazo.
19
Bibliografía
https://www.softlandtraining.cl/
20
21