ASIGNATURA: TALLER DE SOFTWARE ADMINISTRATIVO

UNIDAD III: ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA

Índice de contenidos

Introducción ........................................................................................................................................................................... 3

3.1 Comprobantes contables. ..................................................................................................................................... 4

3.2 Auxiliares. ................................................................................................................................................................. 8

3.3 Clientes. ................................................................................................................................................................... 10

3.4 Proveedores. .......................................................................................................................................................... 12

3.5 Informes. ................................................................................................................................................................. 14

Conclusión ............................................................................................................................................................................. 19

Bibliografía ............................................................................................................................................................................ 20

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Introducción

Bienvenido en este documento hablaremos sobre los sistemas ERP (Enterprise Resource
Planning o Planificación de Recursos Empresariales) y su importancia en el mundo empresarial. En esta
introducción, exploraremos qué es un software ERP, cómo funciona y cómo beneficia a las empresas
en la gestión eficiente de sus recursos y operaciones.

En el competitivo panorama empresarial actual, las organizaciones buscan constantemente

formas de mejorar la eficiencia, optimizar procesos y tomar decisiones más acertadas. Aquí es donde
entran en juego los sistemas ERP, que han revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus
recursos y operaciones.

Un software ERP es una suite de aplicaciones integradas que permite a las empresas consolidar
y automatizar una amplia gama de procesos, desde la gestión financiera y contable hasta las
operaciones de ventas, compras, inventarios, recursos humanos y más. La integración de todas estas
funciones en un solo sistema ofrece una visión holística de la empresa y facilita la toma de decisiones
basadas en datos en tiempo real.

En esta guía, exploraremos los componentes clave de un ERP, como la gestión de clientes y
proveedores, los comprobantes contables y los informes financieros. También discutiremos cómo un
ERP puede mejorar la eficiencia, reducir costos, aumentar la productividad y mejorar la satisfacción del
cliente.

A lo largo de esta guía, descubrirás cómo un ERP puede ser una herramienta valiosa para
empresas de todos los tamaños y sectores, permitiendo una gestión más inteligente y efectiva de los
recursos empresariales.

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Estructuras Organizativas de contabilidad y Tesorería

Las estructuras organizativas de contabilidad y tesorería son fundamentales para el adecuado

funcionamiento de la gestión financiera de una empresa. Estas áreas tienen roles específicos y trabajan
de manera coordinada para garantizar la correcta administración de los recursos económicos de la
organización.

3.1 Comprobantes contables.

Los comprobantes contables en un software ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación

de Recursos Empresariales) son registros electrónicos que documentan las transacciones financieras y
contables de una empresa. Estos comprobantes son parte fundamental de la contabilidad y permiten
llevar un registro detallado de las operaciones económicas que realiza la organización.

En un sistema ERP, los comprobantes contables suelen ser generados automáticamente a partir
de diversas operaciones, como facturas de ventas, facturas de compras, nóminas de empleados,
movimientos de inventario, entre otros. Estos comprobantes registran la información financiera
necesaria para mantener la contabilidad al día y para generar estados financieros precisos.

Los elementos clave que suelen incluirse en un comprobante contable en un software ERP son:

• Fecha: La fecha en la que se realiza la transacción o se genera el comprobante.

• Número de comprobante: Un identificador único para cada comprobante, que facilita su búsqueda
y referencia.

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• Cuentas contables: Las cuentas afectadas por la transacción, tanto en el debe como en el haber.
Esto significa que se identifican las cuentas que reciben los cargos (incrementos) y las cuentas que
reciben los abonos (disminuciones).

• Descripción: Una breve descripción o concepto que explica la naturaleza de la transacción.

• Monto: La cantidad monetaria involucrada en la transacción, indicando si es un monto positivo

(abono) o negativo (cargo).

• Referencia: Información adicional que puede ser útil para identificar la fuente o documento
relacionado con la transacción, como números de factura, proveedores, clientes, etc.

• Centro de costo o ubicación: En algunos casos, puede ser necesario asignar la transacción a un
centro de costo o una ubicación específica dentro de la empresa para un mejor seguimiento y
control.

• Documentos adjuntos: Algunos sistemas ERP permiten adjuntar documentos de respaldo o

justificación a los comprobantes contables, como facturas escaneadas, recibos, contratos, entre
otros.

Los comprobantes contables generados en un software ERP son la base para mantener una
contabilidad organizada y precisa. Estos comprobantes se utilizan para la elaboración de informes
financieros, estados de resultados, balances generales y otra información relevante para la toma de
decisiones gerenciales. Además, un sistema ERP suele contar con funcionalidades para realizar el
registro automático de los comprobantes, lo que agiliza y facilita el proceso contable en la empresa.

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 Figura 1: Comprobante contable.

Fuente: Captura de pantalla software Softland Contabilidad y Presupuestos.

Importante

La configuración adecuada de comprobantes en el sistema contable es crucial para mantener

una contabilidad precisa y coherente, lo que facilita la generación de informes financieros, la
toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones fiscales y contables.

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 Figura 2: Ingreso de comprobante tipo.

Fuente: Captura de pantalla software Softland Contabilidad y Presupuestos.

Ejemplos
Otra opción interesante del Sistema es generar y grabar Comprobantes Tipos, es decir aquellos
que frecuentemente utiliza la empresa. Dichos comprobantes Tipos pueden ir con monto en cero.

Existen además comprobantes tipo con distribución de valores, es decir, con fórmulas que nos
permiten automatizar el ingreso, considerando que éstos pueden realizar el prorrateo de gastos
que frecuentemente se realiza por centro de costo.

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3.2 Auxiliares.

En un software ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales),

los auxiliares son registros adicionales que se utilizan para mantener información detallada y específica
sobre diferentes aspectos de la gestión de una empresa. Estos registros complementan la información
contenida en los comprobantes contables y permiten un seguimiento más preciso de las operaciones y
transacciones que se realizan.

Los auxiliares son muy útiles para brindar un mayor nivel de detalle en la contabilidad y para
facilitar la generación de informes específicos. Algunos de los auxiliares más comunes que se
encuentran en un software ERP incluyen:

• Auxiliar de clientes: Registra información detallada sobre cada cliente de la empresa, incluyendo
datos de contacto, saldos pendientes, historial de compras, límites de crédito, entre otros. Este
auxiliar es fundamental para el control de cuentas por cobrar y para la gestión de la relación con los
clientes.

• Auxiliar de proveedores: Similar al auxiliar de clientes, este registro contiene información detallada
sobre los proveedores de la empresa, como datos de contacto, saldos pendientes, historial de
compras realizadas, condiciones de pago, etc. Facilita el seguimiento de cuentas por pagar y la
gestión de la relación con los proveedores.

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 Figura 3: Ficha de Auxiliares.

Fuente: Captura de pantalla software Softland Contabilidad y Presupuestos.

Ficha de auxiliares:

Se presentará una pantalla donde se solicita ingresar el código y nombre correspondiente al auxiliar.
Como auxiliar se pueden considerar ya sean Clientes, Proveedores, Socios, Distribuidores, Empleados y
otros. El código es Alfanumérico, hasta 10 caracteres, la descripción o nombre tiene un largo de 40
caracteres.

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Una vez digitada la información anterior, se debe indicar todos los datos asociados al auxiliar solicitados
en Carpeta:

1. Datos Básicos.
Si alguno de los datos solicitados no se hubiera ingresado en las Tablas, se pueden incorporar
directamente en esta pantalla. Dentro de los datos existe un parámetro llamado ACTIVO ( SI - NO ), esto
corresponde a un switch, donde se restringirá el ingreso de movimientos a la cuenta corriente cuando
el switch este desactivado.

Ingresada la información básica, aparecen nuevas carpetas como:

2. CONTACTOS
3. VENTAS
4. DESPACHO
5. COBRANZAS
6. IMPUESTO
7. PAGOS
8. DTEs
9. NOTAS

3.3 Clientes.

En un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), el módulo

de "Clientes" o "Gestión de Clientes" es una parte fundamental que se enfoca en administrar la
información y las interacciones con los clientes de una empresa. Este módulo permite mantener un
registro organizado de la base de clientes, lo que facilita la gestión de relaciones con los clientes y la
optimización de las operaciones de ventas y servicios.

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Las características principales del módulo de "Clientes" en un ERP pueden incluir:

• Información de contacto: Permite almacenar datos como el nombre del cliente, dirección, número
de teléfono, correo electrónico y otra información de contacto relevante.

• Historial de transacciones: Registra todas las transacciones realizadas con el cliente, como compras,
pagos, devoluciones y otras actividades comerciales.

• Condiciones de pago: Permite configurar y mantener los términos de pago acordados con cada
cliente, lo que ayuda a mantener un control adecuado de los saldos y los plazos de pago.

• Saldos y estados de cuenta: Muestra el saldo pendiente de cada cliente y proporciona información
sobre las cuentas por cobrar.

• Seguimiento de ventas: Facilita el seguimiento de oportunidades de venta y el estado de los

pedidos en curso.

• Historial de comunicaciones: Registra las interacciones pasadas con el cliente, como correos
electrónicos, llamadas telefónicas y notas de reuniones.

• Segmentación de clientes: Permite clasificar a los clientes en diferentes categorías según criterios
específicos, lo que ayuda en la segmentación de mercados y la ejecución de estrategias de
marketing más enfocadas.

• Informes y análisis: Proporciona informes y análisis sobre el comportamiento de los clientes, el

rendimiento de ventas, las tendencias y otros indicadores clave para la toma de decisiones
comerciales.

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• Integración con otros módulos: El módulo de Clientes suele estar integrado con otros módulos del
ERP, como Ventas, Facturación, Contabilidad y Servicio al Cliente, para asegurar que la información
fluya sin problemas entre las diferentes áreas de la empresa.

• Automatización de tareas: Permite automatizar ciertos procesos, como el envío de facturas a

clientes o recordatorios de pago, lo que agiliza la gestión de clientes.

La gestión de clientes en un ERP es esencial para mejorar la eficiencia operativa y brindar un

servicio más personalizado y efectivo. Al contar con una base de datos actualizada y completa de
clientes, la empresa puede tomar decisiones informadas, realizar un seguimiento más efectivo de las
ventas y mantener relaciones sólidas con sus clientes, lo que a su vez contribuye al crecimiento y éxito
del negocio.

3.4 Proveedores.

En un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), el módulo

de "Proveedores" o "Gestión de Proveedores" es una parte esencial que se enfoca en administrar la
información y las relaciones comerciales con los proveedores de una empresa. Este módulo permite
mantener un registro organizado de los proveedores, lo que facilita la gestión de compras, pagos y otras
interacciones comerciales con ellos.

Las características principales del módulo de "Proveedores" en un ERP pueden incluir:

• Información de contacto: Permite almacenar datos como el nombre del proveedor, dirección,
número de teléfono, correo electrónico y otra información de contacto relevante.

• Información financiera: Registra detalles sobre las condiciones de pago acordadas con el
proveedor, plazos de crédito, descuentos por pronto pago y otras condiciones comerciales.

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• Historial de compras: Muestra todas las transacciones realizadas con el proveedor, incluyendo
órdenes de compra, recibos de mercancía y pagos.

• Gestión de inventario: Permite mantener un control de los productos o servicios que cada
proveedor suministra, sus precios y disponibilidad.

• Evaluación de proveedores: Facilita el seguimiento y evaluación del rendimiento de los

proveedores, considerando aspectos como calidad de productos o servicios, cumplimiento de
plazos y niveles de servicio.

• Saldos y estados de cuenta: Proporciona información sobre las cuentas por pagar, permitiendo
conocer el saldo pendiente con cada proveedor.

• Segmentación de proveedores: Permite clasificar a los proveedores en diferentes categorías según

criterios específicos, lo que puede ser útil para la gestión de proveedores estratégicos y el análisis
de gastos.

• Comunicaciones: Registra las interacciones con los proveedores, como correos electrónicos,
llamadas telefónicas y notas de reuniones.

• Informes y análisis: Ofrece informes sobre el comportamiento de los proveedores, el rendimiento

de compras, los niveles de inventario y otros indicadores relevantes para la toma de decisiones
comerciales.

• Integración con otros módulos: El módulo de Proveedores se integra con otros módulos del ERP,
como Compras, Inventarios, Cuentas por Pagar y Contabilidad, para asegurar que la información
fluya sin problemas entre las diferentes áreas de la empresa.

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 El módulo de Proveedores en un ERP es esencial para optimizar las operaciones de adquisición
y gestionar eficientemente la relación con los proveedores. Al contar con una base de datos actualizada
y completa de proveedores, la empresa puede tomar decisiones informadas, optimizar costos, mejorar
la cadena de suministro y mantener relaciones sólidas con sus proveedores, lo que contribuye al éxito
y la competitividad del negocio.

3.5 Informes.

En el contexto de un software ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos

Empresariales), los "informes" son documentos o representaciones gráficas que muestran datos y
resultados clave de la empresa de una manera estructurada y fácilmente comprensible. Estos informes
son generados por el sistema ERP a partir de los datos almacenados en la base de datos del sistema y
proporcionan una visión clara y detallada del rendimiento y el estado de la empresa en diferentes áreas.

• Los informes en un ERP pueden ser de diferentes tipos y cubrir diversas áreas funcionales de la
empresa. Algunos ejemplos comunes de informes que se encuentran en un sistema ERP son:

• Informes financieros: Incluyen estados financieros como el balance general, el estado de resultados
y el flujo de efectivo, que proporcionan una visión completa de la situación financiera de la empresa.

• Informes de ventas: Muestran datos sobre el rendimiento de ventas, ingresos, márgenes de

ganancia y otras métricas relacionadas con las actividades de ventas.

• Informes de compras: Proporcionan detalles sobre las compras realizadas, costos de adquisición,
proveedores principales y otros datos relevantes.

• Informes de inventario: Muestran información sobre los niveles de inventario, rotación de

existencias, productos más vendidos y otros datos relacionados con el control de inventario.

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• Informes de recursos humanos: Incluyen datos sobre el personal, nómina, horas trabajadas,
ausencias y otros aspectos relacionados con la gestión del talento humano.

• Informes de producción: Proporcionan datos sobre la producción, eficiencia, tiempos de entrega y

otros indicadores clave del área de producción.

• Informes de cumplimiento y regulación: Incluyen informes para cumplir con las obligaciones
legales y regulaciones fiscales.

• Informes de gestión de proyectos: Muestran el progreso, costos y desempeño de proyectos en

curso.

• Informes de servicio al cliente: Proporcionan métricas sobre la satisfacción del cliente, tiempos de
respuesta y otros indicadores clave del servicio al cliente.

• Informes de análisis de datos: Pueden ser informes personalizados y específicos según las
necesidades de la empresa, utilizando herramientas de análisis de datos y Business Intelligence (BI)
para obtener una comprensión más profunda del negocio.

La generación de informes en un ERP es una función importante, ya que permite a los usuarios
y directivos acceder a información valiosa para tomar decisiones informadas. Estos informes pueden
presentarse en diferentes formatos, como tablas, gráficos, cuadros de mando y otros elementos
visuales que facilitan la interpretación y el análisis de los datos. La capacidad de obtener informes
precisos y actualizados es esencial para el éxito empresarial y la toma de decisiones estratégicas.

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Figura 4: Informes Tributarios.

Fuente: Captura de pantalla software Softland Contabilidad y Presupuestos.

16
 Figura 5: Libros.

Fuente: Captura de pantalla software Softland Contabilidad y Presupuestos.

17
Figura 6: Informe Estado de Cuentas Auxiliares.

Fuente: Captura de pantalla software Softland Contabilidad y Presupuestos.

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Conclusión

En conclusión, un software ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos

Empresariales) es una herramienta integral y poderosa para la gestión de una empresa. Este tipo de
software centraliza y automatiza una amplia gama de procesos empresariales, como contabilidad,
ventas, compras, inventarios, recursos humanos, producción y más.

La implementación de un ERP permite mejorar la eficiencia operativa al reducir la duplicación

de datos y la necesidad de realizar tareas manuales. La automatización de procesos y la integración de
información entre diferentes áreas de la empresa aumentan la productividad y permiten tomar
decisiones más informadas.

El control y seguimiento de la información financiera y operativa en tiempo real es uno de los

principales beneficios de un ERP. La generación de informes precisos y actualizados proporciona una
visión clara y detallada del rendimiento de la empresa en diferentes aspectos, lo que facilita la toma de
decisiones estratégicas.

Además, la gestión de clientes y proveedores en un ERP mejora las relaciones comerciales y la

satisfacción del cliente, lo que puede tener un impacto positivo en la reputación de la empresa y su
crecimiento.

En general, un software ERP es una herramienta esencial para empresas de cualquier tamaño,
ya que ayuda a optimizar la eficiencia, reducir costos, mejorar la toma de decisiones y fortalecer la
competitividad en un entorno empresarial cada vez más complejo y competitivo. Su implementación y
uso adecuado pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso empresarial, brindando una
plataforma sólida para el crecimiento y desarrollo a largo plazo.

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Bibliografía

• Softland training. (s/f). Softlandtraining.Cl. Recuperado el 21 de Agosto de 2023, de

https://www.softlandtraining.cl/

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