F.

Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN, CONTROL Y CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS

1. OBJETIVOS
Definir los lineamientos para la creación, control, mantenimiento,
modificación y/o anulación de los documentos y registros, así mismo,
garantizar el adecuado manejo, almacenamiento y conservación de la
documentación generada de la empresa D&R.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la información documentada que hace
parte del Sistema de Gestión Integrada de la Empresa, incluida la de
origen externo que sea necesaria para su planificación y operación.
3. RESPONSABLES

El Gerente General / jefes de área:

1. Son los responsables por el control de la aplicación de este

procedimiento.
2. Tienen la autoridad para aprobar la información documentada del
Sistema de Gestión.
Los supervisores de áreas:
3. Son los responsables por la creación, modificación y solicitud de
supresión de los documentos de acuerdo a las necesidades de la
empresa y teniendo siempre en cuenta el presente procedimiento,
los anexos, el manual de gestión documental y la lista maestra de
documento
4. Responsables de la distribución y difusión de los documentos al
personal o partes interesadas.

Supervisor SSOMA

5. Mantener el listado de documentos actualizados, el cual se puede

mantener en papel o formato electrónico.
6. Apoyar en la distribución y difusión de la versión actualizada de
los documentos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

4. DEFINICIONES
 Almacenamiento: Hace referencia a la forma como se va a
salvaguardar la información documentada, de tal forma que se
reduzca al mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida.
 Control de cambios: Es la acción de controlar los cambios que
tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el
número de la versión que se establece desde la elaboración
inicial del documento. Su control se realizará vía registro en el
mismo documento y en el Listado Maestro de Documentos
 Caracterización de proceso: Documento que especifica las
entradas, los procesos proveedor, las salidas, los procesos cliente
y los recursos de un proceso.
 Documento: Información y el medio en el que está contenida.
Ejemplo: Manual, caracterización proceso, procedimiento,
instructivo, especificación, formato, registro, informe, etc.
 Formato: Documento que permite almacenar la información y
datos de un proceso específico, actividad o tarea. Una vez
diligenciado se denomina registro.
 ISO: Es la Organización Internacional para la
estandarización, que regula una serie de normas
establecidas por la misma para estandarizar los procesos
de producción y control en empresas y organizaciones
internacionales.
 Información documentada: Información que una organización
tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está
contenida.
 Instructivo: Son instrucciones de trabajo que detallan como
hacer tareas específicas de un procedimiento.
 Manual de gestión: Especificación para el sistema de gestión de
una organización.
 Normatividad: se refiere al establecimiento de reglas o leyes,
dentro de cualquier grupo u organización.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

 Preservación: Designación de un lugar (físico o magnético) que

garantice la conservación y el cuidado de la información
documentada.
 Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una
actividad o un proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades realizadas.
 Retención: Es el tiempo de almacenamiento de los registros.
 Información documentada de origen externa: Información
generada por organizaciones o personas externas a la empresa
que puede estar en cualquier formato y medio, que la Empresa
determina como necesaria para la planificación y operación del
sistema de gestión; ejemplo: clientes, proveedores, entes de
control y otros.
 Versión: Indica el estado de los documentos en términos de
actualidad.
 Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que
tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el
número de la versión que se establece desde la elaboración
inicial del documento. Su control se realizará vía registro en el
mismo documento y en el Listado Maestro de Documentos
 Lineamientos: es una tendencia, una dirección o un rasgo
característico de algo.
 Normatividad: se refiere al establecimiento de reglas o leyes,
dentro de cualquier grupo u organización
 Archivo vigente: Registro de documentos de Seguridad y Salud
en el Trabajo que se almacenan en un sitio de rápida consulta
durante su tiempo de vigencia (la vigencia va de acuerdo a la
normatividad vigente), una vez caducada la vigencia pasa a ser
del archivo no vigente. Existen registros de evidencia indefinida.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

 Archivo no vigente: Registro de documentos de Seguridad y

Salud en el Trabajo que requieren ser almacenados después de
cumplido su periodo en archivo activo o vigente, para ser
consultado en caso requerido.
 Archivo consecutivo: Es un archivo de control (copia de
seguridad) llevado por cada tipo de documentación
(memorandos, cartas, actas, entre otros) donde se almacena la
documentación en el orden consecutivo que se le asigne.
 Documentos obsoletos: documentos que se encuentran fuera
de uso debido a que ya nos son aplicables.
 Disposición: Hace referencia al destino final de los documentos,
una vez han cumplido el periodo en el archivo inactivo.
 Ubicación: sitio o lugar donde se encuentran archivados los
documentos o registros
4.1. NORMAS APLICABLES:
 Norma internacional ISO 9000
 Norma internacional ISO 9001
 Norma internacional ISO 14001
 Norma internacional ISO 45001
 Ley N°29783
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDA DESCRIPCIÓN RESPONSA REGISTRO

DES BLE
INICIO
1 Determinar o identificar si Todo el Formato de
Identificar se requiere crear o personal requerimiento de
la actualizar el documento del creación,
necesidad sistema de gestión modificación o
de crear o integrado documentación. actualizar
modificar Comunicar al responsable documentos
document del SIG/ SSOMA o jefe de
o área la necesidad.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

Verificar la necesidad y el
tipo de documento a
considerarse.
Crear y modificar el
documento con apoyo de
los responsables de las
áreas involucradas,
personal operativo Responsable
2 (solicitante) y el supervisor del área
Elaborar o SSOMA/SIG. Al realizar Supervisor
modificar el documento, tener en SSOMA -----
document cuenta al hacer un Solicitante
os procedimiento o registro del
las márgenes en caso de Documento
que se necesite imprimir o
empastar (izquierdo y
superior 3 cm, derecho e
inferior 2,5cm)
Solicitar la revisión y
aprobación para la
verificación de los
3
lineamientos del Gerente
Solicitar
Procedimiento integrado General / jefe
revisión y
de gestión y control de SST Formato control
aprobació
documental. Solicitante de documentos.
n del
Los documentos podrán ser del
document
revisados y aprobados por Documento
o
el responsable del área y/o
Gerencia General.

4 Si el documento no Líder del Formato

¿Documen está aprobado debe Proceso Información
to realizar la actividad número Cambios
aprobado? 2, si está aprobado

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

continua con la
Documentales
actividad número 5.
Revisar que el documento
5 emitido cumpla con los
Asignar parámetros establecidos en
código o este procedimiento, si
Formato Control
actualizar cumple se codifica y
de
la versión versiona el documento Supervisor
Actualizaciones
y fecha de según el presente SSOMA/SIG
Formato control
emisión Procedimiento. Registrar
de documentos
del los cambios en el Listado
document Maestro de Documentos
o para la divulgación de
estos.
6 Registrar cambios en el Supervisor Listado Maestro
Registrar Listado Maestro de SSOMA/ SIG de Información
cambios Documentos Documentada
Cada vez que se modifique,
actualice o elimine un
7 documento, la versión
Disponer anterior del mismo se
Responsable
del archiva en carpetas ---
del área
Document electrónicas por proceso y
o versión de documento en el
servidor asignado para tal
fin
8 Difundir y distribuir, donde Responsable
Difusión y se requiera, el nuevo del área
distribució documento aprobado o el Supervisor
n del documento en su nueva SSOMA
document versión o de difundir la
o anulación del documento.
Dicha difusión puede
realizarse a través de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

correo electrónico,
capacitaciones, charlas
entre otros.
Asegurar de que los
responsables de las áreas
de la organización retiren
los documentos obsoletos.
Al editarse un nuevo
documento se identifica
claramente cuáles son los
cambios que se han
producido. Para tal efecto,
el texto modificado, se
muestra en letra negrita y
cursiva, manteniéndose
así, hasta la siguiente
revisión.
Responsable
9 Cambiar el tipo de versión
del área
Control de del documento a la
Supervisor
cambios inmediata numeración
SSOMA
consecutiva de dos o más
dígitos.
Los documentos de cada
área podrían ser revisados
una vez por año, para
asegurar su conveniencia y
adecuación (si fuera el
caso) con las actividades
que se vienen realizando
en la organización.
FIN

6. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS
6.1. CONFIGURACIÓN DE PÁGINA:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

 Tamaño de papel: A4 o A3 según corresponda.

 Márgenes:
o Superior 2.5 cm
o Inferior 2.0 cm
o Izquierdo 2.5 cm
o Derecho 2.0 cm
 Fuente: Arial, tamaño de acuerdo con el
documento.
 Encabezado:

FECHA DE CODIGO DEL

APROBACIÓN DOCUMENTO

F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE SIG-PR-QHSE-001
20/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 24/01/2024

LOGO DE LA NOMBRE DEL

VERSIÓN DEL FECHA DE
EMPRESA DOCUMENTO
DOCUMENTO REVISIÓN

 Pie de Página:
En el pie de página deberá indicarse el cargo de los
responsables en la elaboración, revisión y
aprobación y las fechas, de manera que sea
aprobada legítimamente por personal autorizado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 24/01/24 Fecha: 25/01/24 Fecha: 26/01/24
Nota: Cada pie de página tendrá tamaño de letra 9, tipo de letra Arial, y el encabezado en negrita.

6.2 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

Para elaborar los documentos se deberá utilizar la siguiente estructura:

PARTES CONTENIDO
OBJETIVO Definirá el objetivo del documento
ALCANCE Especificará el alcance de la aplicación del

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

documento.
REFERENCIAS Normas aplicables a la actividad del
procedimiento
TERMINOS Y Aclarará de ser necesario el uso de términos o
DEFINICIONES definiciones no comunes aplicables al
documento.
RESPONSABLES Designará a los responsables de ejecutar y
supervisar el cumplimiento del documento.
PROCEDIMIENTO/ Describirá en orden cronológico el conjunto de
DESCRIPCION operaciones necesarias para ejecutar el
documento
RESTRICCIONES Es la paralización del trabajo o prohibición para
realizar el trabajo en caso se realice actividades
que no cumplen con las medidas de seguridad y
puedan ocasionar una lesión o enfermedad
ocupacional a la persona o un daño al medio
ambiente. (Es aplicable para procedimiento
operativos)
REGISTROS Son todos aquellos documentos que presentan
resultados obtenidos o proporcionan evidencia
de las actividades desempeñadas.
CONTROL DE CAMBIOS Fecha, descripción del cambio o revisión,
motivo/responsable de la modificación y versión
que se establece a partir del cambio. (CUADRO
DE CONTROL DE CAMBIOS)
ANEXOS Incluirá el formato de los registros, planos,
tablas o algún otro material que facilite la
comprensión del documento.
OTROS (Opcional) Se incluirá según necesidad del
documento.
La obligatoriedad de los campos va a variar, según el tipo de documento.
 Para la elaboración de Procedimientos Operativos seguimos la
siguiente estructura

PARTES CONTENIDO
Personas que intervienen o a quienes les
PERSONAL aplica el procedimiento que se está
elaborando
EQUIPO DE PROTECCION EPP´s con los que deben contar las
PERSONAL personas que ejecutarán el procedimiento.
Recursos necesarios para llevar a cabo el
EQUIPO/
HERRAMIENTAS/ procedimiento.
MATERIALES
Descripción específica de la forma cómo
llevar a cabo o desarrollar una tarea de
PROCEDIMIENTO manera correcta desde el comienzo hasta
el final, dividida en un conjunto de pasos
consecutivos o sistemáticos.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

Limitaciones/condiciones para la
RESTRICCIONES
realización del procedimiento o tarea.
La obligatoriedad de los campos va a variar, según el tipo de documento.
 Los documentos variarán según se la solicitud del cliente.

6.3 . BASES PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

REGLAMENTOS
POLÍTICAS
DOCUMENTOS DE GESTIÓN
PLAN
PROGRAMAS
MANUALES
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
FORMATOS
OTROS DOCUMENTOS

NIVEL 1 – REGLAMENTOS: conjunto de normas que se establecen

para un cierto contexto, con el fin de resolver los conflictos que se
generen dentro de la empresa, el reglamento se encarga de abordar
aspectos que no son contemplados por la ley, pero son asumidos por la
empresa.
NIVEL 2 - POLÍTICAS: conjunto de directrices en donde se establecen
las normas y responsabilidades de cada una de las áreas de la empresa,
estas son emitidas, divulgadas y acatadas en su totalidad por los
miembros de la empresa.
NIVEL 3 - DOCUMENTOS DE GESTIÓN: Son los resultados a los
cuales la empresa desea llegar en un periodo de tiempo determinado y
con los recursos disponibles para tal fin. Tales como: Mapa de procesos,
mapas de riesgos, matrices, u otro dentro SIG

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

NIVEL 4 – PLAN: Documento que especifica qué procedimientos y

recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo
deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato.
NIVEL 5 – PROGRAMAS: Es un esquema que muestra la secuencia
que lleva a cabo un proceso; también es un conjunto de acciones
específicas ordenadas secuencialmente en el tiempo para obtener
resultados preestablecidos.
NIVEL 6 – MANUALES: Documento que describe los elementos
principales del Sistema Gestión Integrado y/o procesos específicos, su
interacción, así como la referencia a los documentos relacionados.
NIVEL 7 – PROCEDIMIENTOS: Forma especificada para llevar a cabo
una actividad o un proceso
NIVEL 8 – INSTRUCTIVOS: Documento que define en forma específica
como hacer la tarea o el trabajo, por lo general abarca un puesto de
trabajo
NIVEL 9 – FORMATOS: Es una estructura predeterminada, que define
la forma en que se registra, se guarda y se presenta información
específica.
NIVEL 10 – OTROS DOCUMENTOS: Son aquellos documentos que no
están clasificados dentro de los niveles anteriores.

6.3.1. Estructura de codificación

La codificación de la documentación, así como el formato
formal de la misma será especificada de acuerdo con el
siguiente esquema:

Tipo de
Documento Nº correlativo

DR - PRO - MNTT - 003

Nombre de Área
Empresa
Sistema Integrado de Gestión, Procedimiento, Mantenimiento y es el 3er documento creado en este grupo

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
 F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

Nota: Se otorgará el numero correlativo de acuerdo a cada

documento en relación a cada área.
Se establece la siguiente estructura para la codificación de la
documentación:

EMPRESA TIPO DE DOCUMENTO AREA Nº

PT Política GER Gerencia 001

RGL Reglamento FIN Finanzas 002
Documento de Recursos
DG RRHH 003
Gestión Humanos
FOR Formato LEG Legal
PLN Plan OP Operaciones
PRG Programa MNTT Mantenimiento
D Grupo Logística
R D&R PR Procedimiento LOG
(almacén)
Procedimiento
PO SEG Seguridad Civil
Operativo
MAN Manual CAL Calidad
Seguridad y Salud,
INS Instructivo HSE
Medio Ambiente
Otros
OTR (Documentos
Externos)

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO O REVISION MOTIVO / RESPONSABLE DEL VERSIÓN

CAMBIO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24