F.

Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN, CONTROL Y CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS

1. OBJETIVOS
Definir los lineamientos para la creación, control, mantenimiento,
modificación y/o anulación de los documentos y registros, así mismo,
garantizar el adecuado manejo, almacenamiento y conservación de la
documentación generada de la empresa D&R.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la información documentada que hace
parte del Sistema de Gestión Integrada de la Empresa, incluida la de
origen externo que sea necesaria para su planificación y operación.
3. RESPONSABLES

El Gerente General / jefes de área:

1. Son los responsables por el control de la aplicación de este

procedimiento.
2. Tienen la autoridad para aprobar la información documentada del
Sistema de Gestión.
Los supervisores de áreas:
3. Son los responsables por la creación, modificación y solicitud de
supresión de los documentos de acuerdo a las necesidades de la
empresa y teniendo siempre en cuenta el presente procedimiento,
los anexos, el manual de gestión documental y la lista maestra de
documento
4. Responsables de la distribución y difusión de los documentos al
personal o partes interesadas.

Supervisor SSOMA

5. Mantener el listado de documentos actualizados, el cual se puede

mantener en papel o formato electrónico.
6. Apoyar en la distribución y difusión de la versión actualizada de los
documentos

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SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
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10/01/24
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Versión 01 Revisión: 15/01/2024

4. DEFINICIONES
• Almacenamiento: Hace referencia a la forma como se va a
salvaguardar la información documentada, de tal forma que se
reduzca al mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida.
• Control de cambios: Es la acción de controlar los cambios que
tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número
de la versión que se establece desde la elaboración inicial del
documento. Su control se realizará vía registro en el mismo
documento y en el Listado Maestro de Documentos
• Caracterización de proceso: Documento que especifica las
entradas, los procesos proveedor, las salidas, los procesos cliente
y los recursos de un proceso.
• Documento: Información y el medio en el que está contenida.
Ejemplo: Manual, caracterización proceso, procedimiento,
instructivo, especificación, formato, registro, informe, etc.
• Formato: Documento que permite almacenar la información y
datos de un proceso específico, actividad o tarea. Una vez
diligenciado se denomina registro.
• ISO: Es la Organización Internacional para la estandarización,
que regula una serie de normas establecidas por la misma
para estandarizar los procesos de producción y control en
empresas y organizaciones internacionales.
• Información documentada: Información que una organización
tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida.
• Instructivo: Son instrucciones de trabajo que detallan como hacer
tareas específicas de un procedimiento.
• Manual de gestión: Especificación para el sistema de gestión de
una organización.
• Normatividad: se refiere al establecimiento de reglas o leyes,
dentro de cualquier grupo u organización.
• Preservación: Designación de un lugar (físico o magnético) que
garantice la conservación y el cuidado de la información
documentada.

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Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
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• Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una
actividad o un proceso.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades realizadas.
• Retención: Es el tiempo de almacenamiento de los registros.
• Información documentada de origen externa: Información
generada por organizaciones o personas externas a la empresa
que puede estar en cualquier formato y medio, que la Empresa
determina como necesaria para la planificación y operación del
sistema de gestión; ejemplo: clientes, proveedores, entes de
control y otros.
• Versión: Indica el estado de los documentos en términos de
actualidad.
• Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que
tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número
de la versión que se establece desde la elaboración inicial del
documento. Su control se realizará vía registro en el mismo
documento y en el Listado Maestro de Documentos
• Lineamientos: es una tendencia, una dirección o un rasgo
característico de algo.
• Normatividad: se refiere al establecimiento de reglas o leyes,
dentro de cualquier grupo u organización
• Archivo vigente: Registro de documentos de Seguridad y Salud
en el Trabajo que se almacenan en un sitio de rápida consulta
durante su tiempo de vigencia (la vigencia va de acuerdo a la
normatividad vigente), una vez caducada la vigencia pasa a ser del
archivo no vigente. Existen registros de evidencia indefinida.
• Archivo no vigente: Registro de documentos de Seguridad y
Salud en el Trabajo que requieren ser almacenados después de

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cumplido su periodo en archivo activo o vigente, para ser

consultado en caso requerido.
• Archivo consecutivo: Es un archivo de control (copia de
seguridad) llevado por cada tipo de documentación
(memorandos, cartas, actas, entre otros) donde se almacena la
documentación en el orden consecutivo que se le asigne.
• Documentos obsoletos: documentos que se encuentran fuera de
uso debido a que ya nos son aplicables.
• Disposición: Hace referencia al destino final de los documentos,
una vez han cumplido el periodo en el archivo inactivo.
• Ubicación: sitio o lugar donde se encuentran archivados los
documentos o registros
4.1. NORMAS APLICABLES:
• Norma internacional ISO 9000
• Norma internacional ISO 9001
• Norma internacional ISO 14001
• Norma internacional ISO 45001
• Ley N°29783
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
INICIO
Determinar o identificar si se Formato de
requiere crear o actualizar el requerimiento de
1
documento del sistema de creación, modificación
Identificar la
gestión integrado documentación. o actualizar
necesidad de
Comunicar al responsable del SIG/ Todo el personal documentos
crear o
SSOMA o jefe de área la
modificar
necesidad.
documento
Verificar la necesidad y el tipo de
documento a considerarse.
Crear y modificar el documento con
Responsable del
2 apoyo de los responsables de las -----
área
áreas involucradas, personal

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Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
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Elaborar o operativo (solicitante) y el Supervisor

modificar supervisor SSOMA/SIG. Al SSOMA
documentos realizar el documento, tener en Solicitante del
cuenta al hacer un procedimiento o Documento
registro las márgenes en caso
de que se necesite imprimir o
empastar (izquierdo y superior 3
cm, derecho e inferior 2,5cm)
Solicitar la revisión y
aprobación para la verificación
3 de los lineamientos del
Solicitar Procedimiento integrado de Gerente General
revisión y gestión y control documental. / jefe de SST Formato control de
aprobación Los documentos podrán ser Solicitante del documentos.
del revisados y aprobados por el Documento
documento responsable del área y/o Gerencia
General.

Si el documento no está
4 aprobado debe realizar la actividad Formato Información
Líder del
¿Documento número 2, si está aprobado Cambios
Proceso
aprobado? continua con la actividad Documentales
número 5.
Revisar que el documento emitido
5 cumpla con los parámetros
Asignar establecidos en este
código o procedimiento, si cumple se Formato Control de
actualizar la codifica y versiona el documento Supervisor Actualizaciones
versión y según el presente SSOMA/SIG Formato control de
fecha de Procedimiento. Registrar los documentos
emisión del cambios en el Listado Maestro de
documento Documentos para la divulgación de
estos.

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SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
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10/01/24
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Versión 01 Revisión: 15/01/2024

6 Supervisor Listado Maestro de

Registrar cambios en el Listado
Registrar SSOMA/ SIG Información
Maestro de Documentos
cambios Documentada
Cada vez que se modifique,
actualice o elimine un documento,
7 la versión anterior del mismo
Responsable del
Disponer del se archiva en carpetas ---
área
Documento electrónicas por proceso y versión
de documento en el servidor
asignado para tal fin
Difundir y distribuir, donde se
requiera, el nuevo documento
aprobado o el documento en su
nueva versión o de difundir la
8
anulación del documento. Responsable del
Difusión y
Dicha difusión puede realizarse a área
distribución
través de correo electrónico, Supervisor
del
capacitaciones, charlas entre SSOMA
documento
otros.
Asegurar de que los responsables
de las áreas de la organización
retiren los documentos obsoletos.
Al editarse un nuevo documento se
identifica claramente cuáles son
los cambios que se han producido.
Para tal efecto, el texto modificado,
Responsable del
9 se muestra en letra negrita y
área
Control de cursiva, manteniéndose así, hasta
Supervisor
cambios la siguiente revisión.
SSOMA
Cambiar el tipo de versión del
documento a la inmediata
numeración consecutiva de dos o
más dígitos.

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Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
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GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

Los documentos de cada área

podrían ser revisados una vez por
año, para asegurar su
conveniencia y adecuación (si
fuera el caso) con las actividades
que se vienen realizando en la
organización.
FIN

6. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS
6.1. CONFIGURACIÓN DE PÁGINA:
• Tamaño de papel: A4 o A3 según corresponda.
• Márgenes:
o Superior 2.5 cm
o Inferior 2.0 cm
o Izquierdo 2.5 cm
o Derecho 2.0 cm
• Fuente: Arial, tamaño de acuerdo con el
documento.
• Encabezado:

FECHA DE CODIGO DEL

APROBACIÓN DOCUMENTO

F. Aprobación
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE SIG-PR-QHSE-001
20/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 24/01/2024

LOGO DE LA NOMBRE DEL

VERSIÓN DEL FECHA DE
EMPRESA DOCUMENTO
DOCUMENTO REVISIÓN

• Pie de Página:
En el pie de página deberá indicarse el cargo de los
responsables en la elaboración, revisión y

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
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PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE DR-PR-CAL-001
10/01/24
GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL
Versión 01 Revisión: 15/01/2024

aprobación y las fechas, de manera que sea

aprobada legítimamente por personal autorizado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 24/01/24 Fecha: 25/01/24 Fecha: 26/01/24
Nota: Cada pie de página tendrá tamaño de letra 9, tipo de letra Arial, y el encabezado en negrita.

6.2 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

Para elaborar los documentos se deberá utilizar la siguiente estructura:

PARTES CONTENIDO
OBJETIVO Definirá el objetivo del documento
ALCANCE Especificará el alcance de la aplicación del
documento.
REFERENCIAS Normas aplicables a la actividad del
procedimiento
TERMINOS Y Aclarará de ser necesario el uso de términos o
DEFINICIONES definiciones no comunes aplicables al
documento.
RESPONSABLES Designará a los responsables de ejecutar y
supervisar el cumplimiento del documento.
PROCEDIMIENTO/ Describirá en orden cronológico el conjunto de
DESCRIPCION operaciones necesarias para ejecutar el
documento
RESTRICCIONES Es la paralización del trabajo o prohibición para
realizar el trabajo en caso se realice actividades
que no cumplen con las medidas de seguridad y
puedan ocasionar una lesión o enfermedad
ocupacional a la persona o un daño al medio
ambiente. (Es aplicable para procedimiento
operativos)
REGISTROS Son todos aquellos documentos que presentan
resultados obtenidos o proporcionan evidencia
de las actividades desempeñadas.
CONTROL DE CAMBIOS Fecha, descripción del cambio o revisión,
motivo/responsable de la modificación y versión
que se establece a partir del cambio. (CUADRO
DE CONTROL DE CAMBIOS)
ANEXOS Incluirá el formato de los registros, planos, tablas
o algún otro material que facilite la comprensión
del documento.
OTROS (Opcional) Se incluirá según necesidad del
documento.
La obligatoriedad de los campos va a variar, según el tipo de documento.

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Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
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• Para la elaboración de Procedimientos Operativos seguimos la

siguiente estructura

PARTES CONTENIDO
Personas que intervienen o a quienes les
PERSONAL aplica el procedimiento que se está
elaborando
EQUIPO DE PROTECCION EPP´s con los que deben contar las
PERSONAL personas que ejecutarán el procedimiento.
Recursos necesarios para llevar a cabo el
EQUIPO/HERRAMIENTAS/
procedimiento.
MATERIALES

Descripción específica de la forma cómo

llevar a cabo o desarrollar una tarea de
PROCEDIMIENTO manera correcta desde el comienzo hasta
el final, dividida en un conjunto de pasos
consecutivos o sistemáticos.
Limitaciones/condiciones para la
RESTRICCIONES
realización del procedimiento o tarea.
La obligatoriedad de los campos va a variar, según el tipo de documento.
• Los documentos variarán según se la solicitud del cliente.

6.3 . BASES PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

REGLAMENTOS
POLÍTICAS
DOCUMENTOS DE GESTIÓN
PLAN
PROGRAMAS
MANUALES
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
FORMATOS
OTROS DOCUMENTOS

NIVEL 1 – REGLAMENTOS: conjunto de normas que se establecen para

un cierto contexto, con el fin de resolver los conflictos que se generen

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dentro de la empresa, el reglamento se encarga de abordar aspectos que

no son contemplados por la ley, pero son asumidos por la empresa.
NIVEL 2 - POLÍTICAS: conjunto de directrices en donde se establecen las
normas y responsabilidades de cada una de las áreas de la empresa,
estas son emitidas, divulgadas y acatadas en su totalidad por los
miembros de la empresa.
NIVEL 3 - DOCUMENTOS DE GESTIÓN: Son los resultados a los cuales
la empresa desea llegar en un periodo de tiempo determinado y con los
recursos disponibles para tal fin. Tales como: Mapa de procesos, mapas
de riesgos, matrices, u otro dentro SIG
NIVEL 4 – PLAN: Documento que especifica qué procedimientos y
recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo
deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato.
NIVEL 5 – PROGRAMAS: Es un esquema que muestra la secuencia que
lleva a cabo un proceso; también es un conjunto de acciones específicas
ordenadas secuencialmente en el tiempo para obtener resultados
preestablecidos.
NIVEL 6 – MANUALES: Documento que describe los elementos
principales del Sistema Gestión Integrado y/o procesos específicos, su
interacción, así como la referencia a los documentos relacionados.
NIVEL 7 – PROCEDIMIENTOS: Forma especificada para llevar a cabo
una actividad o un proceso
NIVEL 8 – INSTRUCTIVOS: Documento que define en forma específica
como hacer la tarea o el trabajo, por lo general abarca un puesto de
trabajo
NIVEL 9 – FORMATOS: Es una estructura predeterminada, que define la
forma en que se registra, se guarda y se presenta información específica.
NIVEL 10 – OTROS DOCUMENTOS: Son aquellos documentos que no
están clasificados dentro de los niveles anteriores.

6.3.1. Estructura de codificación

La codificación de la documentación, así como el formato formal
de la misma será especificada de acuerdo con el siguiente
esquema:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24
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Versión 01 Revisión: 15/01/2024

Tipo de
Documento Nº correlativo

DR - PRO - MNTT - 003

Nombre de Área
Empresa
Sistema Integrado de Gestión, Procedimiento, Mantenimiento y es el 3er documento creado en este grupo

Nota: Se otorgará el numero correlativo de acuerdo a cada

documento en relación a cada área.
Se establece la siguiente estructura para la codificación de la
documentación:
EMPRESA TIPO DE DOCUMENTO AREA Nº

PT Política GER Gerencia 001

RGL Reglamento FIN Finanzas 002
Documento de Recursos
DG RRHH 003
Gestión Humanos
FOR Formato LEG Legal
PLN Plan OP Operaciones
PRG Programa MNTT Mantenimiento
Grupo Logística
DR PR Procedimiento LOG
D&R (almacén)
Procedimiento
PO SEG Seguridad Civil
Operativo
MAN Manual CAL Calidad
Seguridad y Salud,
INS Instructivo HSE
Medio Ambiente
Otros
OTR (Documentos
Externos)

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO O REVISION MOTIVO / RESPONSABLE DEL VERSIÓN

CAMBIO

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SUPERVISOR SSOMA JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL
Fecha: 10/01/24 Fecha: 15/01/24 Fecha: 16/01/24