Cahier Des Charges-Bdm

CAHIER DES CHARGES POUR LA DÉMATÉRIALISATION DES
ARCHIVES ET L’ACQUISITION D’UNE SOLUTION D’ARCHIVAGE

ELECTRONIQUE CONFORME AUX NORMES NFZ-42013 ET OAIS,
POUR LE COMPTE DE LA BANQUE DE DÉVELOPPEMENT DU MALI
Bamako, le « Jour Mois Année »
Hamdallaye ACI 2000 B.P. E345 RCCM : Ma Bko2017138995

Immeuble Mariam KEITA Tél. +223 75 19 19 76 NIF : 084130384N
Bamako Mali Email. [email protected] www.oasistechnologies.pro
Dossier de consultation 2
Sommaire
I- PRÉSENTATION GÉNÉRALE.......................................................................................................................4
1. Présentation générale de la BDM-SA...........................................................................................................4
2. Organisation des activités.............................................................................................................................4
II- CONTEXTE ET OBJECTIF DE LA CONSULTATION...............................................................................4
1. Objet de la consultation................................................................................................................................4
2. Contexte et objectif du projet.......................................................................................................................4
3. Les problématiques à résoudre.....................................................................................................................5
4. Résultats attendus.........................................................................................................................................6
III- ETAT DES LIEUX DE L’EXISTANT..........................................................................................................6
3. Le fonds d’archives existant.........................................................................................................................6
3.1. Volumétrie globale du fonds................................................................................................................7
3.2. Volumétrie spécifique au fonds de la BDM-SA...................................................................................8
3.3. Composition du fonds d’archives de la BDM-SA et flux de conservation..........................................8
3.4. Support actuel des documents............................................................................................................13
3.5. Localisation physique des documents................................................................................................13
3.6. Taux de consultation et de modification.............................................................................................13
3.7. Les utilisateurs....................................................................................................................................14
4. Architecture fonctionnelle..........................................................................................................................14
4.1. Traitement des dossiers de la DAJR...................................................................................................14
4.2. Traitement des dossiers d’ouverture de compte.................................................................................15
4.3. Traitement des dossiers de prêt...........................................................................................................15
4.4. Traitement des dossiers comptables (Articles de débit et crédit).......................................................15
4.5. Traitement des factures EDM et SOTELMA.....................................................................................15
4.6. Traitement des dossiers du personnel.................................................................................................16
4.7. Traitement du Courrier arrivé.............................................................................................................16
4.8. Traitement du Courrier départ............................................................................................................16
5. Architecture technique................................................................................................................................17
5.1. Le réseau informatique.......................................................................................................................17
5.2. Le matériel existatnt...........................................................................................................................17
IV- SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES..................................................................17
1. Les fonctionnalités générales du système cible..........................................................................................17
1.1. Prise en charge et rendu des documents.............................................................................................17
1.2. Automatiser l’intégration des documents...........................................................................................18
1.3. Automatiser le circuit de validation des documents : workflows.......................................................18
Principes........................................................................................................................................................18
Statuts du cycle de vie...................................................................................................................................18
Liste de diffusion...........................................................................................................................................18
Utilisateurs du circuit de validation...............................................................................................................18
1.3.1. Fonctions attendues du workflow....................................................................................................18
1.4. Interaction de la GED avec les différents outils informatiques..........................................................19
1.5. Gestion des habilitations.....................................................................................................................19
1.6. Gestion d’un plan de classement........................................................................................................19
1.7. Indexation...........................................................................................................................................19
1.7.1. Indexation plein texte......................................................................................................................19
1.7.2. Indexation des champs définis.........................................................................................................19
1.7.3. Règles de nommage.........................................................................................................................21
1.8. Recherche / Consultation....................................................................................................................21
1.8.1. Navigation........................................................................................................................................21
1.9. Recherche plein texte..........................................................................................................................21
Bamako, le 25 juillet 2018

1.10. Recherche multicritères....................................................................................................................21

1.11. Catégorisation...................................................................................................................................21
1.12. Edition des statistiques pour le pilotage des activités.......................................................................21
1.13. Purge.................................................................................................................................................21
1.14. Archivage électronique.....................................................................................................................22
1.15. Reprise de l’existant.........................................................................................................................22
1.15.1. Périmètre documentaire :...............................................................................................................22
1.15.2. Caractéristiques des documents.....................................................................................................22
1.16. Les trois catégories de processus de GED........................................................................................22
1.17. Sécurité.............................................................................................................................................22
1.17.1. Sécurité d’accès et confidentialité..............................................................................................22
1.17.2. Sécurité des données et exploitation informatique........................................................................23
1.17.3. Procédure de fonctionnement en mode dégradé............................................................................23
1.17.4. Sauvegarde.....................................................................................................................................23
1.18. Dépôt des codes sources...................................................................................................................24
1.19. Gestion du support papier en parallèle de la GED...........................................................................24
V- PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION....................................................................................................24
1. Règles de soumission :...............................................................................................................................24
2. Démarche de dépouillement :.....................................................................................................................24
3. Modalités de réception :.............................................................................................................................25
3.1. Réception provisoire :.........................................................................................................................25
3.2. Réception définitive :..........................................................................................................................26
3.3. Délais d’exécution du projet :.............................................................................................................26
3.4. Services attendus :..............................................................................................................................26
3.5. Fiches de présentation du soumissionnaire.........................................................................................27
3.6. Références du soumissionnaire...........................................................................................................28
3.7. Equipe intervenante............................................................................................................................28
3.8. Offre commerciale..............................................................................................................................28
3.9. Projet de contrat de maintenance :......................................................................................................29
VI- ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ................................................................................................29

I- PRÉSENTATION GÉNÉRALE
1. Présentation générale de la BDM-SA
Le groupe BDM-SA est une institution financière créée le 22 mars1968 dans le cadre des accords
franco-maliens, comme une banque publique, ayant pour objectif le financement des entreprises
nationales.
En 1989, alors que la BDM a connu une situation de cessation de paiement, une restructuration est
mise en place avec une privatisation partielle et la création de la BDM-SA.
Aujourd'hui 2015, le capital de la banque est réparti entre la BMCE Bank (32,38%), l'État malien
(19,58 %), investisseurs privés (10,75 %), la BOAD (15,96 %) et le CCIM (21,33 %).
2. Organisation des activités

La BDM SA est organisée en quatre (4) entités hiérarchiquement liées :
- la Présidence à laquelle sont rattachées quatre Directions (Contrôle de Gestion et des Budgets,
Contrôle Général, Marketing, Développement et Communication, le Chargé de Mission) ;
- les Pôles (Pôle Juridique et Financier, Pôle Opérations, Pôle Exploitation, Pôle Secrétariat
Général) ;
- les Directions, qui dépendent des différents Pôles ;
- les Divisions ou Services, qui dépendent des Directions.
II- CONTEXTE ET OBJECTIF DE LA CONSULTATION

1. Objet de la consultation
La présente consultation porte sur la sélection d’une solution logicielle et d’un prestataire expérimenté
intégrateurs pour la mise en œuvre de la dématérialisation et de l’archivage électronique des
documents d’archives produits et reçus par la BDM-SA, dans la conduite de son activité au quotidien.
Au regard des besoins fonctionnels du présent cahier des charges, les prestataires intégrateurs sont
invités à proposer les modules adéquats de leur solution logicielle ainsi que la démarche de mise en
œuvre des travaux souhaités.
Le présent projet fait appel à des compétences techniques spécifiques à savoir : les sciences de
l’information documentaire (archivage physique et numérique) et l’implémentation de système
d’information documentaire. Vu le caractère spécifique du secteur d’activité (Secteur bancaire), ces
deux compétences sont indispensables à la réussite du projet.

2. Contexte et objectif du projet

La BDM-SA souhaite se doter d’un système de Gestion électronique des documents performant à
même de supporter ses processus d’archivage, optimiser les flux de traitements d’information et
produire une base de données fiable et de qualité aidant à la conduite efficace des activités.
Par conséquent, le perstataire aura pour mission :
- d’installer une plateforme d’archivage électronique ;
- de doter toutes les agences de la banque d’un scanner de bureau ;
- de traiter et numériser et indexer les documents sélectionnés ;
- d’organiser des sessions de formation pour les utlisateurs et administrateurs de la solution
d’archivage électronique ;
- d’assurer le bon fonctionnement de la solution installée.
3. Les problématiques à résoudre
La croissance de l’activité de la BDM-SA, les multiples implantations géographiques, les exigences du
renforcement du contrôle, les contraintes de conservation des justificatifs sous forme de papier donc
pas de destruction de dossier (sécurité, la durée, etc.), l’harmonisation des pratiques et les nouvelles
exigences de gestion ontconduit la BDM-SA à moderniser son système d’archivage.
C’est dans ce cadre que la banque a jugé pertinent le déploiement d’une solution de gestion
électronique de documents (GED), menant à :
- La maîtrise des flux documentaires au niveau du siège et des agences
- Une gestion optimisée des processus de traitement
Chaque processus métier de la BDM-SA génère des flux documentaires entrants qui enrichissent les
dossiers des clients et des flux sortants qui, en majorité, s’ajoutent à ces dossiers.
Le projet de mise en œuvre d’une solution de GED facilitera :
- la décentralisation de la gestion des documents ;
- la simplification des processus de circulation et de distribution des documents :
a. la réduction des délais et des coûts de transfert des documents (réduction du nombre
d’envoi)
b. la réduction de l’impact de l’éclatement géographique des activités de la banque
c. la réduction des risques de pertes (transports, consultation en interne)
- la traçabilité des documents et maîtrise de leur cycle de vie
- l’amélioration de la qualité de service aux clients de la banque
a) la réactivité face aux demandes de consultation de dossier
b) une vision complète et à distance de tous les documents échangés
c) l’augmentation de la productivité des gestionnaires par l’optimisation des temps de
recherche et de classement

La création de dossiers électroniques unifiés :

- Dématérialisation des flux papier
- Dématérialisation des échanges, voire des processus.
Afin d’atteindre ses objectifs, il est indispensable d’identifier et de formaliser les besoins auxquels un
projet de Gestion Electronique des Documents pourra répondre.
Une attention particulière est à apporter lors de la mise en œuvre du projet de Gestion Electronique des
documents.
4. Résultats attendus
La solution de GED doit permettre :
- D’accueillir les flux documentaires issus de la numérisation du courrier des dossiers entrant, et
de la production de documents circulant en interne (électronique ou papier), des fax (et des e-
mails dans le futur)
- D’autoriser leur indexation selon un modèle de fiche métadonnée spécifique,
- D’intégrer ces flux dans un processus de Workflows documentaires, multi-acteurs et multi-
étapes, ne se limitant pas à générer des courriels d’alerte de disponibilité d’une image dans la
GED, mais offrant la possibilité d’annoter les étapes du cycle de vie du document
dématérialisé.
- De classer les flux documentaires selon un plan de classement respectant l’intégrité des
dossiers.
- D’automatiser au maximum l’intégration des flux documentaires
- Un interfaçage avec les applications métiers des utilisateurs permettant d’éviter au maximum
les multiples ressaisies d’informations. Ces ressaisies d’information seront réduites grâce au
dispositif de capture RAD, LAD et grâce aux modifications qui seront opérées dans les
formulaires.
- De produire des statistiques en termes quantitatifs et qualitatifs, en fonction des besoins des
utilisateurs
- La gestion des habilitations reflétant les droits des utilisateurs (lecture, modification,
suppression, etc.) dans l’outil.
- L’archivage électronique des données numérisées à terme. Les documents versés en GED
devront donc être renseignés, indexés, selon un schéma de métadonnées éligible à une
intégration dans un système d’archivage électronique (SAE).

III- ETAT DES LIEUX DE L’EXISTANT

3. Le fonds d’archives existant
La BDM-SA dispose d’un fonds d’archives très impotantqui date de la période des indépendances à
nos jours. Ce fonds d’archives est organisé en sous-fonds, correspondant aux différentes mutations
qu’a subi la banque depuis sa création.
BDM-SA
avant
Ex BMCD : fusion : 1989
1961 - 2002 - 2002
EX BDM : BDM-SA
1968 - 1989 après
fusion :
Depuis 2002
En plus de ces fonds, un fonds d’archives très sensible a été constutié et couvre la période allant de
1954 à ce jour (plus de 64 ans). Il s’agit du fonds d’archives de la Direction des Affaires Juridique et
du Recouvrement (DAJR).
La conservation de ses fonds constitue un défi pour la banque et un enjeu national pour comprendre
l’évolution du secteur bancaire au Mali.
C’est pour cela que la BDM-SA a initié en 2015 un vaste programme qui a permi de moderniser en
partie et sécuriser totalement les archives existantes.
Ainsi, au terme des travaux, les résultats suivants ont été atteints :
- tous les sites d’archivage de la BDM-SA (au total huit sites) ont été assainis ;
- l’invntaire de tous les fonds d’archives a été réalisé ;
- le site d’archivage principal a été équipé et mis aux normes ;
- les archives de la DAJR ont été réorganisés et répertoriés ;
- une base de données des archives a été constituée.
3.1. Volumétrie globale du fonds
Sur la base des travaux menés dans le cadre du projet de modernisation et de sécurusation des
archives, le volume global du fonds d’archives conservé sur les différents sites d’archivage est de
136.000 boîtes d’archives de 10 cm de profondeur soit 1.360.000 mètres linéaires. Ces archives
couvrent la période allant de 1954 à 2015.Les données quantitatives présentées nous permettent
d’estimer le volume annuel de production documentaire à environ 2.000 boîtes en moyenne.

En estimant qu’une boîte d’archive contient environ 350 pages, et que chaque année la banque produit
environ 2.000 boîtes d’archives, cela donne un total de 700.000 pages par an à dématérialiser si l’on
considère tous les fonds.
Cependant, en tenant compte de certaines contraintes liées au côut du projet de dématérialisation, et au
fait que tous les documents produits au sein de la banque n’ont pas la même valeur juridique,
l’évaluation de la volumétrie concernera essentiellement certains documents relatifs au fonds
d’archives de la BDM-SA après la fusion (2002 à ce jour) et de la DAJR.
3.2. Volumétrie spécifique au fonds de la BDM-SA
Les données volumétriques spécifiques au projet portent sur le fonds d’archives de la BDM-SA après
la fusion et celui de la DAJR.
En 2015, le fonds d’archives de la BDM-SA après la fusion était estimé à 37.339 boîtes d’archives
constituées, soit environ 2.872 boîtes d’archives en moyenne par an. Sur cette base, le volume du
fonds d’archives de la BDM-SA après la fusion, à fin décembre 2018 serait de 45.956 boîtes
d’archives.Le fonds de la DAJR est de 4.656 boîtes d’archives en 2015.
Ci-après quelques données sur l’estimation de la volumétrie du fonds d’archives de la BDM-SA :
Type de documents Quantité (Boîte) Flux annuels (nouveaux dossiers) Flux quotidiens (base 240
en 2015 jours)
Nbre boîte Nbre pages Nbre boîte Nbre pages
Dossier de la DAJR 4.656 NA NA NA NA

Fonds BDM-SA 37.339 2.872 861.600 12 3.590
Total 41.995
Total (Gigabyte) XX GO
3.3. Composition du fonds d’archives de la BDM-SA et flux de conservation

Le fonds d’archives est composé de plusieurs typologies de documents. Ces typologies couvrent
l’ensemble des activités des différentes entités de la Banque. Ainsi, le tableau suivant dresse la liste
des typologies constitutives du fonds d’archives de la BDM-SA selon les entités qui les produisent.

Structure Typologie Durée d’utilité

administrative
(année)

Direction Générale Courriers Arrivés / Départs Illimitée

Fiches de Trésorerie
Dossiers des Comités
Dossiers du Conseil d’Administration
Dossiers d’AG des actionnaires privilégiés de la Banque
Direction du Contrôle Demandes d’Autorisation de Dépenses 5
de gestion et du budget
Direction Marketing, Notes à la Direction 10
Bordereaux d’Envoi 10
Développement et
Courriers adressés à toutes les Directions (Notes d’information) 10
Communication Demandes de Sponsoring 10
Demandes de Partenariat 10
Contrats de Prestataires 10
Supports magnétiques 10
Contrôleur Général / Rapports de Mission 5
Rapport à l’attention de la Commission Bancaire 5
Inspection générale
Dossiers litigieux Illimitée
Inventaires mensuels des Agences 1
Contrôleur Général / Etats d’Inventaire des Comptes Internes 10
Rapports de Vérification 10
Vérification interne
Notes périodiques 10
Dossiers de Travail 10
Direction Comptabilité Reporting (Etats financiers) transmis à la BCEAO chaque mois Durée légale
Déclarations d’Impôts et Taxes Durée légale
et de la Trésorerie /
Courriers et divers (PNG, Demandes de renseignement au Trésor Indéterminée
Comptabilité
etc.)
Journées Comptables (pièces comptables) Durée légale
Inventaires des Agences Durée illimitée
Inventaires des Directions Durée illimitée
Direction Comptabilité Tableau de Bord de la Trésorerie Durée légale
Documents extra-comptable à destination de la BCEAO (facteurs Durée illimitée
et de la Trésorerie /
autonomes de liquidité bancaire, Etat quotidien des emplois et
Comptabilité
ressources, états décadaires)
Dossiers d’Etudes de Placement Durée illimitée
Dossiers de Refinancement Durée légale
Pièces Comptables de la Trésorerie Durée légale
Extraits de Comptes Durée légale
Situation des Réserves Obligatoires Durée légale
Etats Financiers des Banques et Etablissements Financiers Durée légale
Dossier de suivi et de Etats de Rapprochement bancaire des Comptes des Correspondants 10
Relevés journaliers et mensuels des Comptes de Correspondants 10
la réconciliation des
comptes
Direction du Dossiers de l’Exploitation (Conventions de compte courant, de Durée illimitée
recouvrement crédit et échanges de courriers)
Dossiers de Recouvrement (Dénonciation compte courant, mise en Durée illimitée
demeure, protocole d’accord, décisions judiciaires)
Direction des risques, Dossiers des Garanties Durée illimitée

des engagements et Dossiers des Successions Durée illimitée

Dossiers des Saisies Durée illimitée
des affaires
Dossiers des Retraits de Titres Durée illimitée
juridiques / Division Dossiers des Contentieux Durée illimitée
des affaires juridiques Avis Juridiques Durée illimitée
Division de la gestion Dossiers des Comités de Crédit (Interne & Elargis) Durée illimitée
Saisies des Concours (découvert, EBO, Aval, Escompte) Durée illimitée
des risques et des
Saisies des Conditions Préférentielles Durée illimitée
engagements Fiches de Déclassement Durée illimitée
PV de Comité de Crédit Durée illimitée
PV de CDDJ Durée illimitée
Direction du Journées Comptables des Virements Durée légale
Journées Comptables des Compensations Durée légale
traitement des valeurs
Rapports d’activités issus de la Compensation Durée légale
Registres divers 5
Gestion administrative Dossiers de Prêt (volet administratif des prêts) Durée légale
Mise en place des Prêts Durée légale
des prêts et crédits par
Engagements par Signature (Cautions et Avals) Durée légale
signature Annulations des Prêts Durée légale
Direction des Ordres de Transfert Financier (OTF) Durée légale
Ordres de Transfert Marchands (OTM) Durée légale
opérations avec
Ordres de Paiement Financier (OPF) Durée légale
l’étranger Transferts des Maliens de l’Extérieur (TME) Durée légale
Remises Documentaires Import (RDI) Durée légale
Crédits Documentaires Import / Export (CDI/CDE) Durée légale
Registres 5
Direction de Courriers Départs 15
l’international et de
Courriers Reçus 15
l’électronique bancaire
Courriers W.U 15
Taux de Change Client 15
Bordereaux d’Envois (BE) 15
CR des Réunions, Visites, Missions etc. 15
Notes de Services 15
Dossiers de Comités 15
Direction de Demandes de Carte 15
Régularisation des Suspens 15
Comptabilisation Opérations Visa 15
l’électronique Comptabilisation Opérations GIM – UEMOA 15
bancaire : Monétique Etats de Renouvellement 15
Etats de Fabrication 15
Opérations Diverses 15
Direction de Advises 15
Remboursements Sous – Agents 15
Com BDM / Sous – Agents 15
l’électronique
Bordereaux de Saisie
bancaire : Western DELTA W.U. et EDM 15
Union Reçus d’Opérations W.U. 15
Divers dossiers W.U. 15
Direction de Dossiers des Clients Durée légale
Dossiers des Comités de Crédit (Interne & Elargi) Indéterminée
l’exploitation des
Dossiers des Comités de Recouvrement Indéterminée

Agences Principales Dossiers des Comités de Déclassement Indéterminée

Les Cautions Durée légale
Agences principales Journées Comptables Durée légale
Dossiers d’Ouverture de Compte (dont spécimen de signature) Durée légale
1&2
Direction de Dossiers des Clients Durée légale
l’exploitation des
Dossiers des Comités de Crédit (Interne & Elargi) Indéterminée
agences (Bamako et
Dossiers des Comités de Recouvrement Indéterminée
des particuliers et de Dossiers des Comités de Déclassement Indéterminée
l’intérieur) Dossiers d’Ouverture de Compte (dont spécimen de signature) Durée légale
Journées comptables Durée légale
Direction des Dossiers Administratifs du Personnel Durée légale
Registres de Paiement Indéterminée
ressources humaines
Bulletins de Paie Indéterminée
Dossiers de Prêt du Personnel Durée légale
Fiches de retraite Indéterminée
Courriers et notes Indéterminée
Décisions Indéterminée
Direction des systèmes Documents communs à l’ensemble des Directions Indéterminée
Copie des contrats, documents systèmes etc.) Indéterminée
d’informations
Direction de Copies des Décisions, des Notes de Services, Notes d’Information Durée illimitée
l’organisation et de la et des Circulaires
Demandes d’habilitation sur les différents logiciels du Système Durée légale
qualité
d’Information
Demandes de mise à jour du paramétrage des logiciels 5
Rapports de mission de l’inspection générale Durée légale
Rapports d’audits externes des systèmes d’information et des Durée légale
réseaux informatiques
Compte rendu des réunions 5
Correspondances externes (BCEAO, Prestataires externes, Cabinets Durée légale
d’audit etc.)
Copie des procédures de la Banque Durée illimitée
Direction des moyens Factures 10
généraux
Centre de formation Dossiers de demande de stage Durée illimitée
Copie des Attestations de stages délivrés Durée illimitée
Documents statistiques sur le déroulement des stages Durée illimitée
Centre de support et Courriers Indéterminée
documentation
Fiches de livraison Indéterminée
Offres et contrats Indéterminée
3.4. Support actuel des documents

Le support par excellence des documents existants est le papier

3.5. Localisation physique des documents

75% des documents existants sont conservés aux archives. Le reste se trouve dans les bureaux au
Siège et dans les différentes agences de Bamako et de l’intérieur.
3.6. Taux de consultation et de modification
Les taux de consultation des documents dépendent de la nature des documents recherchés. A titre
d’exemple, le tableau ci-après donne une idée des taux de consultation par rapport à certains
documents :
Type de documents Fréquence de consultation
Dossier de la DAJR Ponctuelle

Dossier d’ouverture de compte Moyenne
Dossier de prêt Moyenne

Articles de débit et crédit Elévée
Factures EDM et SOTELMA Ponctuelle

Dossier du Personnel Elevée
Courriers Arrivée Elevée
Courrier Départ Elevée
3.7. Les utilisateurs

Le fonctionnement actuel de la BDM-SA nous emmène à envisager trois catégories d’utilisateurs que
sont :
- les utilisateurs ordinaires : peuvent déclarer, rechercher et consulter des documents à travers la
solution GED. Il s’agit de la grande majorité de l’effectif de la banque (environ 95%) ;
- les administrateurs fonctionnels : ce profil d’utilisateur, en plus des attributions des utilisateurs
standards, peut supprimer des documents, créer, modifier ou supprimer des typologies de
documents, des utilisateurs et des entités ;
- les super administrateurs quant-à-eux peuvent uniquement administrer le système, la base de
données et tous les autres profils d’utilisateur.
L’effectif de la banque est de XXX agents dont près de 80% disposent d’un poste de travail connecté
au réseau informatique.Tout ce personnel disposera d’un compte pour accéder au système selon les
privilèges qui leur sont attribués.
Le système cible devra prévoir :
- 2 super-administrateurs

- 2 administrateurs fonctionnels
- XX utilisateurs standard
4. Architecture fonctionnelle
De façon générale, la gestion des documents (Collecte, traitement, conservation, restitution) à la
BDM-SA,obeït à un fonctionnement standard, mais des spécificités existent par rapport à certains
types de documents tels que :
- les dossiers de la DAJR ;
- les dossiers d’ouverture de compte ;
- les dossiers de prêt.
Pour l’essentiel, les documents sont acheminésdes Agences et des Directions, vers les Archives pour y
être classés, conditionnés dans des boîtes d’archives, rangés dans les salles d’archives puis répertoriés.
Pour les autres types de documents, les fonctionnements existants sont les suivants :
4.1. Traitement des dossiers de la DAJR
Le processus de traitement est le suivant :
1. création des dossiers par les services compétents ;
2. gestion des dossiers au sein des services compétents ;
3. versement des dossiers au service des archives en fin de procédure ;
4. application par le service des archives, du sort final associé au type de document
(conformément aux tableaux de gestion des archives).
4.2. Traitement des dossiers d’ouverture de compte
3. versement des dossiers au service des archives, 5 années après la ferméture des
comptes (conformément aux tableaux de gestion des archives) ;
4.3. Traitement des dossiers de prêt
3. versement des dossiers au service des archives, 5 années après le solde du prêt (conformément
aux tableaux de gestion des archives) ;

4.4. Traitement des dossiers comptables (Articles de débit et crédit)

3. versement des dossiers au service des archives, 1 année après l’exercice comptable
(conformément aux tableaux de gestion des archives) ;
4.5. Traitement des factures EDM et SOTELMA
1. réception des factures par le service du courrier ;
2. transmission des factures à la Direction des Moyens Généraux ;
3. traitement des factures par les services compétents ;
4. archivage des preuves des factures traitées (dossiers factures) ;
5. versement des documents aux archives conformément à l’application des tableaux de gestion
des archives ;
4.6. Traitement des dossiers du personnel

3. versement des dossiers au service des archives, 1 années après l’apurement des droits des
employés (conformément aux tableaux de gestion des archives) ;
4.7. Traitement du Courrier arrivé
1. réception des courriers par le Centre Support et Documentation pour traitement ;
2. transmission des courriers à la Direction Générale pour imputation ;
3. transmission des courriers imputés aux Directions concernées, à l’agent chargé de leur
traitement ;
4. classement des courriers dans des chronos, au niveau du secrétariat de la Direction concernée ;
5. versement des chronos de courriers au service des archives conformément aux dispositions des
tableaux de getion de archives ;

6. application par le service des archives, du sort final associé au type de document.
4.8. Traitement du Courrier départ
1. création et validation du courrier dans les directions ;
2. transmission du courrier à la direction, pour signature ;
3. numéroration du courrier par le service du courrier ;
4. photocopie du courrier et envoi de l’original au destinataire ;
5. classement des copies dans des chronos ;
6. versement des chronos de courriers au service des archives conformément aux dispositions des
tableaux de getion de archives ;
7. application par le service des archives, du sort final associé au type de document.
5. Architecture technique
5.1. Le réseau informatique
La BDM-SA dispose d’un réseau informatique de dernière génération shématisé ci-après :
Caractéristiques du réseau :
5.2. Le matériel existatnt
80% du personnel dispose de poste de travail connecté au réseau informatique. Cependant, toutes les
directions ou agences ne disposent pas de scanner. Ainsi, le consultant devra fournir à la banque
XXpostes de numérisation.
La Direction des Systèmes d’Information (DSI) gère une salle serveur équipée de plusieurs serveurs
d’application et de données.
Sur la base de l’évaluation du volume total du fonds (14 millions de pages / 7 Terabytes) et du volume
du flux annuel des données produites (861.600 pages / 430,8 Gigabytes), l’espace de stockage
nécessaire pour gérer les données électroniques existantes et les flux futurs sur 5 ans est de 10
Terabytes.
Base de calcul
Stockage du volume existant
1 fichier pdf = 500 Ko
14.000.000 de page pdf = 7 To
Stockage des flux futurs

861.600 pages = 430,8 Go / an

Par conséquent, la préconisation matérielle nécessaire est la suivante :
Désignation Caractéristiques Quantité
Serveur de GED 1
Scanner 60
IV- SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES

1. Les fonctionnalités générales du système cible
1.1. Prise en charge et rendu des documents
La solution cible doit pouvoir intégrer tout type de document électronique :
- Documents numérisés
- Documents électroniques natifs (créés ou reçus) de tous formats ;
Le système gère les documents au format éditable (format natif) comme par exemple les formats TXT
ou Office. Il gère aussi les formats de présentation, par exemple le PDF.
Cette fonction permet une impression d’un fichier particulier dans un format adapté afin de le rendre
lisible pour les personnes ne possédant pas le logiciel adapté à la lecture du fichier au format natif.
La GED supportera des formats modifiables, éventuellement propriétaires (notamment pour des
besoins d’échanges internes), ainsi que des formats figés et pérennes, pour diffusion de documents
validés et en préparation à un archivage électronique conforme.
1.2. Automatiser l’intégration des documents
La solution de GED devra permettre une automatisation de l’intégration des documents, pour gagner
du temps, sécuriser et améliorer la traçabilité des documents grâce à la technologie RAD / LAD / OCR
lors de la numérisation des documents et aussi grâce à la préconception de certains formulaires
préconçus à cet effet (option dans le marché).
1.3. Automatiser le circuit de validation des documents : workflows
Principes
Le système aura la capacité d'associer un modèle de workflow à un type de document, notamment le
courrier. Il devra également avoir la capacité de créer facilement des workflows de validation en
intégrant des agents de directions distinctes.
Chaque courrier est tracé et suivi et tout Directeur doit disposer d’un outil propre à suivre les délais et
les réponses.
Statuts du cycle de vie
Le système permet de gérer les « états » du document (ex : "A traiter", "En attente", "Traité", etc.) en
fonction de l’avancée du workflow.

Liste de diffusion
A des fins de traçabilité, il sera possible de stocker une liste de diffusion associée à un acte de
publication d'un document. L’auteur aura la possibilité d’utiliser cette même liste pour la notification
d’autres documents. Seul l'auteur aura accès à cette liste.
Utilisateurs du circuit de validation
Le système a la possibilité d'inclure dans le circuit de validation des utilisateurs appartenant à d'autres
entités que le créateur.
1.3.1. Fonctions attendues du workflow
Le système possède les capacités suivantes :
- Accès à une liste de tâches dans le système (possibilité pour un utilisateur d’avoir accès à la
liste des documents en cours avec leur état et l’action que ce dernier doit effectuer)
- Suppression et modification d'un document en cours par le rédacteur uniquement
- Relance sur un délai de validation par type de document
- Notification warning de documents arrivés à échéance et sur les documents ayant dépassé la
durée de l’état de brouillon (selon le type de document)
- Possibilité d'effectuer des annotations et de retourner le document
- Traçabilité : Enregistrement de chaque action sur le document : Date, nom de l'utilisateur,
- Inclure des lecteurs pour avis qui ne peuvent modifier le contenu du document
- Publication automatique sur validation et rattachement au plan de classement défini par le
rédacteur
- Possibilité pour un utilisateur de déléguer ses tâches de valideur à un autre agent déclaré et
ayant les droits suffisants pour accéder aux documents.
1.4. Interaction de la GED avec les différents outils informatiques
En fonction des besoins, la solution de GED doit permettre une interaction avec :
- Les applications métiers à qui le dispositif de capture fournira des fichiers de données.
- Le SI : voir architecture technique
- Certains documents issus d’applications métier (édition PDF) pourront être transférés dans la
GED de façon simple par les utilisateurs pour classement et vice versa.
Une fonction doit permettre de rattacher les documents scannés aux dossiers électroniques et par là
même de contrôler la justesse des codes utiliser pour classer les documents dans chaque dossier.
1.5. Gestion des habilitations
La solution de GED doit permettre de gérer des habilitations différentes en fonction des profils des
utilisateurs. Ces niveaux d’habilitation pourront concerner des droits de consultation, modification ou
suppression de tout ou partie des données/documents intégrés en GED.

1.6. Gestion d’un plan de classement

Le système permet la création, Modification, Suppression d'une arborescence à plusieurs niveaux
permettant de classer les documents d’une manière logique. L’administrateur fonctionnel sera capable
de faire évoluer ce plan de classement sans l’usage de programmation.
Chaque domaine d’activité donnera lieu à une entrée dans le plan de classement.
1.7. Indexation
1.7.1. Indexation plein texte
Le système possède les capacités d’indexation automatique plein texte multi formats.
1.7.2. Indexation des champs définis
Certains champs vont être indexés, pour permettre la recherche. La priorité porte sur des zones pré
remplies (indexation automatique) ou présentées sous forme de listes fermées, pour privilégier l'unicité
des réponses.
Le tableau suivant est un exemple de liste des métadonnées pour la description des documents.
Code couleur :
- Jaune : Métadonnées renseignées par l’agent métier
- Vert : Métadonnées renseignées par la cellule de numérisation
- Gris : Métadonnées automatique (renseignée par le serveur)
Catégorie de
Métadonnées Métadonnées Utilité/ modalité Obligatoire optionnelle
Numéro d’immatriculation X
Numéro de compte X
Identification unique Numéro X
Numéro employeur X
NINA X
Nom X

Identité Prénom X
Sigle X
Raison Sociale X
Département Dispatching X
groupes
Coordonnées Renseigné par le
Point de
Département numérisation X
Renseigner par
Référence document
l’agent métier X
Type de document Ex. : Facture fournisseur X
Thématique Liste déroulante
Attribution Menu déroulant / X
Renseigner par

Catégorie de
Métadonnées Métadonnées Utilité/ modalité Obligatoire optionnelle
l’agent métier
Date de
numérisation
Date de réception AAAAMMJJ X
Horodatage
système
Horodatage
système
Date de traitement AAAAMMJJ X
(classement final
par l’agent métier)
Responsabilité Service/Profil/ automatique X
Automatique via
Lot de numérisation N° lot X
nommage
Version initiale / annotée automatique X
1.7.3. Règles de nommage

La solution doit permettre d’intégrer et de gérer des règles de nommage pour le remplissage des
différentes métadonnées.
1.8. Recherche / Consultation
1.8.1. Navigation
Le système permet la navigation dynamique dans le plan de classement. Outre la recherche selon le
numéro d’immatriculation, numéro de compte, numéro de facture, l’utilisateur aura la possibilité de
faire une recherche selon d’autres axes : type de document, direction/département, date, thèmes, sous-
thèmes etc.
1.9. Recherche plein texte
Le système permet la recherche en plein texte :
- soit dans le fichier d’indexation
- soit dans le document associé
- soit dans les deux
1.10. Recherche multicritères
Recherche multicritères sur les fiches d'indexation avec opérateur booléens et plein texte (avec
troncature), par exemple l’auteur, date de création, date de modification, référence, type de document,
format, mots-clés, description etc.
1.11. Catégorisation
La solution de GED permet de catégoriser (classement automatique de document par rapport à une
structure d’indexation et de métadonnées prédéfinies).

1.12. Edition des statistiques pour le pilotage des activités

La solution de GED doit permettre de fournir des statistiques aux utilisateurs :
- Mesures de volume de documents sur une période (jour, mois, année, etc.) et par domaine
d’activité ou type de documents
- Mesure de stock de documents dans les bannettes de tâches selon leur état d’avancement
- Mesure de délais de traitement entre deux états (successifs ou non)
- Mesure de l’activité par gestionnaire
1.13. Purge
La solution de GED est capable d’archiver ou / et purger les documents selon des règles établies par
type de document. Les purges obéiront à une procédure spécifique et bénéficieront d’une traçabilité
dans l’outil de GED.
1.14. Archivage électronique

La solution de GED pourra être connectée à un système d’archivage électronique (SAE) et un système
d’archivage physique. Les métadonnées des documents devront être exportables et les documents eux-
mêmes pourront être migrés dans un format pérenne. Les exigences du SAE sont référencées dans la
norme NFZ 42-013 / ISO 14641 et en ce qui concerne les versements possibles en tant qu’archives
électroniques patrimoniales, dans le protocole SEDA (Standard d'échange de données pour
l'archivage) qui respecte la norme OAIS (ISO14721).
1.15. Reprise de l’existant
La solution de GED devra être capable d’intégrer l’arriéré de documents papier existant au sein de la
BDM-SA en fonction des besoins des utilisateurs.
Une décision devra être prise au sein de chaque activité pour identifier l’opportunité et le périmètre
d’une telle reprise. Chaque reprise fera l’objet de spécifications détaillées pour le choix de la solution
GED.
1.15.1.Périmètre documentaire :
- Documents papiers existants : plusieurs types de documents dont des fiches pré-imprimées
inclues dans l’ensemble des documents à traiter
- Documents électroniques issues d’applications bureautique (Word, Excel etc.) ou
d’applications métiers (comptabilité etc.)
- Fax entrant
- E-mail entrant et sortant
1.15.2.Caractéristiques des documents
- Certains sont multipages
- Recto/verso
- Noir et blanc ou couleur

1.16. Les trois catégories de processus de GED

Le système de GED permettra de traiter trois grandes catégories de traitement documentaire :
- Le processus du circuit des dossiers métiers (crédit, DAJR etc.) ;
- Le processus des circuits de gestion documentaire des activités supports (finances, RH, etc.) ;
- Le processus des circuits de gestion du courrier de Direction.
1.17. Sécurité
1.17.1.Sécurité d’accès et confidentialité
Les droits d'accès au système par les différents utilisateurs concernés sont définis et gérés par un
Administrateur (fonctionnel).
L'Administrateur définit pour chaque utilisateur :
- Son profil (attributions)
- Ses droits d'accès (lecture seule, mises à jour, éditions, suppressions),
- Son domaine d'intervention (fonctions du logiciel autorisées).
La reconnaissance de l'utilisateur par le système doit être mise en pratique par la saisie d'un identifiant
et d'un mot de passe associé.
Un "journal" d'exploitation géré par le système doit permettre d'enregistrer un certain nombre
d'événements et en particulier les connexions :
- Code utilisateur
- Code terminal (adresse Mac, adresse IP ou autre)
- Date/heure de connexion
- Date/heure de déconnexion
- Action effectuée
Ce journal doit permettre un contrôle à posteriori des accès au système.
1.17.2.Sécurité des données et exploitation informatique
Le fournisseur devra garantir le fonctionnement du système contre les pertes et les altérations de
données en mettant en place une gestion appropriée et optimisée des données de type. Il documentera
pour la BDM-SA les spécifications de journalisation par le SGBD et les sauvegardes à mettre en
œuvre par le service informatique.
1.17.3.Procédure de fonctionnement en mode dégradé
Le fonctionnement en mode dégradé concerne trois points :
- Logiciel : le fournisseur doit indiquer les solutions matérielles et organisationnelles qu'il
préconise en cas de non fonctionnement du logiciel (modalités d’assistance, plan de continuité
d’activité, etc.)
- Réseau BDM-SA : en cas de panne réseau un Plan de Continuité d’Activité (PCA) sera établi
par la BDM-SA (en lien avec son prestataire réseau).

- Scanner : en cas de non fonctionnement d’un ou plusieurs scanners, préciser les modalités de
fonctionnement à mettre en place.
1.17.4.Sauvegarde
Le fournisseur indiquera au Service Informatique, les scripts de sauvegarde et de restauration ainsi que
le paramétrage des sauvegardes quotidiennes.
Il devra obligatoirement être procédé à un test de sauvegarde et de restauration des programmes et des
données afin de vérifier le bon fonctionnement de ce dispositif et la validité des scripts mis en œuvre
pour la BDM-SA.
1.18. Dépôt des codes sources.

Il précisera par quels moyens et avec quelle périodicité ces dépôts sont actualisés auprès de quel
organisme.
1.19. Gestion du support papier en parallèle de la GED
La GED prévoira une fonction de traçabilité des pièces papier qui seront classées physiquement aux
archives ou dans les bureaux. Un jeu d’étiquettes code à barre (CAB) sera apposé sur les pièces, ce qui
permettra de tracer le classement physique.
V- PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION
1. Règles de soumission :
Les soumissionnaires doivent satisfaire aux exigences exprimées dans le cadre de cette consultation.
Les réponses de soumissionnaires doivent porter sur toutes les spécifications fonctionnelles du cahier
des charges par domaine.
Les offres doivent rester valables, pendant une durée de 60 jours à compter du jour suivant la date
limite de réception des offres. Cette période peut être prolongée sur la demande de la société.
Pour ce projet, les propositions doivent être envoyées à :
Nom, Prénom Adresse @
Monsieur Souleymane MAIGA @bdm-sa.com
Les questions et les demandes d’éclaircissement portant sur le contenu du présent dossier de
consultation sont à adresser par e-mail aux mêmes adresses électroniques.La date fixée pour le retour
des dossiers de qualification est pour le 15/08/2018. Passé ce délai toute réponse sera rejetée.
2. Démarche de dépouillement :
Le dépouillement des offres reçues sera effectué sur la base d’une évaluation technico-financière. La
BDM-SA se réserve la plus entière liberté de l’examen et de l’acceptation des réponses reçues.
Les critères de dépouillement sont :

- Réponses aux spécifications fonctionnelles de la BDM-SA ;

- Performances et atouts de la solution proposée pour répondre aux besoins de la BDM-SA ;
- Solution technique globale et méthodologie proposée ;
- Délai et Planning du projet ;
- Expérience du prestataire et de l’équipe intervenante ;
- Références des solutions logicielles ;
- Coût des licences de logiciels et des prestations associées ;
- Coût de maintenance ;
- Démonstration : BDM-SA invitera, si elle le juge utile, chacun des soumissionnaires short
listés à une réunion durant laquelle il présentera son offre et répondra aux questions posées.
Un focus particulier sera porté sur les références similaires à l’activité de la BDM-SA. Une
association avec des intégrateurs internationaux ayant conduit des références
internationales similaires à la BDM-SA, est autorisée. Dans le cas de tel groupement, l’offre
doit montrer clairement :
- Le soumissionnaire lead du projet
- Le schéma de transfert de compétences aux équipes de l’intégrateur local
- La part du budget temps assurépar l’intégrateur international
- La séparation des rôles et des activités entre les prestataires du groupement
- L’enveloppe budgétaire des temps passés sur site et à distance avec estimation des
budgets de frais remboursables de transport & déplacements
- La BDM-SA peut adresser des demandes d’éclaircissement à un soumissionnaire en
vue de clarifier certains détails ou bien pour toute autre fin utile au dépouillement
- L’intégrateur sera informé de la suite réservée à sa réponse après la fin du processus
de dépouillement.
La BDM-SA est totalement libre pour prendre la décision quant à l’issue de la consultation. Celle-ci
peut être déclarée infructueuse si elle le juge judicieux. LaBDM-SA ne sera en aucun cas tenue de
fournir des justifications au sujet de sa décision et du sort final de la consultation. De même, elle ne
sera en aucun cas tenue de justifier le choix du soumissionnaire retenu quelque soient les conditions.
Tous les frais encourus par l’intégrateur, que ce soit pour répondre à la consultation ou pour
l’animation des séances de démonstration, sont à la charge exclusive de ce dernier.
3. Modalités de réception :
3.1. Réception provisoire :
La réception provisoire du projet peut être prononcée une fois les étapes et les prestations suivantes
sont accomplies :
- Recette de la solution : Levée de toutes les réserves majeures de la BDM-SA
- Réalisation des sessions de formation

- Réalisation de la migration des données issues de la reprise de l’existant

- Fourniture du logiciel et des documents prévus dans le cadre du projet
- Basculement en production réelle. Cette étape devra être marquée par un Procès-Verbal
cosigné par le fournisseur et la BDM-SA.
3.2. Réception définitive :

La réception définitive du projet est prononcée après :
- L’accomplissement de l’assistance au démarrage,
- La levée de toutes les réserves de la BDM-SA avec un constat de stabilité réelle du système en
fonctionnement normal.Cette étape devra être marquée par un Procès-Verbal cosigné par le
fournisseur et la BDM-SA. Une fois la réception définitive est prononcée, le projet entre dans
une période de maintenance régie par un nouveau contrat dit « contrat de maintenance et de
support ».
3.3. Délais d’exécution du projet :
Le délai d’exécution du projet ne doit pas dépasser 12 mois. Ce délai correspond à la période qui
séparera la date de signature du contrat et la date de mise en production effective du nouveau système.
Ce délai inclut toutes les prestations à la charge du fournisseur ainsi que les périodes de validation par
la BDM-SA des livrables et fournitures.
Afin de respecter le délai global du projet, le soumissionnaire est invité à prévoir un planning avec une
conduite de plusieurs tâches en parallèle, y compris la réalisation de certains travaux de son côté en
même temps que les activités de validation de la BDM-SA.
3.4. Services attendus :
N° Désignation Services et prestations à Livrables Validatio Commentair
phases réaliser n oui/non e
1 Gestion de Planning détaillé du projet Un planning détaillé du projet (diagramme de
projet d’implémentation Gantt de préférence) mettant en relief les phases
contractuelles et les étapes de chaque phase : les
livrables de chaque phase, Les délais de livraison et
d’accomplissement des prestations requises dans le
cahier des charges doivent être clairement indiqués
Une matrice des responsabilités pour le projet :
indiquer la liste exhaustive des tâches à accomplir
en précisant ce qui relève de la responsabilité de la
BDM-SA et ce qui relève de la responsabilité du
fournisseur;
2 Conception de Etude de l’existant Dossier des spécifications fonctionnelles détaillées

la solution – Analyse des besoins

Phase Spécificationsdétaillées du
DESIGN nouveau système
3 Construction Paramétrage du logiciel Listing et cahier des charges des développements
de la solution Développementsspécifique spécifiques à effectuerGuide de paramétrage
– phase s
BUILD
4 Recette de la Prise en compte des Rapport de traitement des anomalies
solution – dossiers de tests
Phase TEST Traitement des anomalies
en phase de recette
Rédaction d’un rapport de
traitement des anomalies
5 Démarrage& Formation et Transfert Support de formation utilisateurs
support post- technologique : le Démarche de migration Plan de démarrage :
go live- soumissionnaire doit Plan opérationnel de basculement avec :
Phases RUN fournir une offre technique · Un rappel sur l’infrastructure de base à préparer
& SUPPORT de formation et de transfert par la BDM-SA;
de compétence : contenu, · Le timing proposé et la durée d’indisponibilité du
durée, conditions, système pendant le basculement ;
qualifications des · Un « check list » détaillé des actions de
formateurs ; basculement
Reprise de l'existant
Installation sur
l’environnement
d’exploitation ;
Basculement de la
production réelle.
Assistance au démarrage :
Ce service doit couvrir les
aspects utilisation,
administration et
exploitation technique de
la plate-forme ainsi que le
paramétrage.
3.5. Fiches de présentation du soumissionnaire

Le soumissionnaire doit remplir les conditions suivantes :
Nom de la société
Adresse du siège social
Téléphone

Nom, qualité et coordonnées (tel, fax et mail) du

responsable dûment habilité à signer le contrat
éventuel avec la BDM-SA
Nom, qualité et coordonnées (tel, fax et mail) de
la personne à contacter en phase d’offre
Références du soumissionnaire
Dans le cas d’un groupement, fournir une fiche par chacun des membres.
3.6. Références du soumissionnaire

Tableaux récapitulatifs des principales références.
Année Client Contact Durée du projet Détail des prestations
Dans le cas d’un groupement, fournir une fiche par chacun des membres.
3.7. Equipe intervenante
Intervenant Rôle dans le Diplôme Nb d’année Nb d’année
projet d’expérience d’expérience dans le
secteur bancaire
NB : Les CVs des intervenants sont à joindre dans l’offre de service du soumissionnaire.

3.8. Offre commerciale

Ce dossier doit comprendre les pièces suivantes :
a) Offre financière de base : offre de prix ferme pour la mise en place de la solution répondant
aux spécifications fonctionnelles de la BDM-SA. Le soumissionnaire est invité à détailler les
prix unitaires comme indiqué dans le tableau ci-après :
Article Domaine Unité Quantié Prix unitaire Prix total
(HT) (HT)
Licences Solution principale /
Module / type de
licences
Licences Serveurs &
systèmes
Gestion du projet Transverse à tous les
domaines
Conception Par domaine fonctionnel
fonctionnelle
Construction de la Par domaine fonctionnel

solution
Paramétrage Par domaine fonctionnel
Mise en production Formation
Installation
Reprise de l’existant
Assistance au démarrage
Total mise en production
Total général hors maintenance
Total Maintenance annuelle
Offre globale (Licences, Services &
Maintenance)
b) Modalités de paiement : elles doivent être cohérentes avec le phasage contractuel prévu dans
l’offre technique.
3.9. Projet de contrat de maintenance :

Le Soumissionnaire doit proposer un projet de contrat de maintenance et de support qui doit couvrir au
moins les prestations suivantes :
- Assistance par hotline téléphonique et par mail ;
- Maintenance préventive et corrective ;

- Fourniture des mises à jour et des patchs correctifs pour le logiciel ;

- Maintenance évolutive ;
- Assistance sur site à l’exploitation.
VI- ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ

Dans le cadre de son projet de dématérialisation et d’archivage des documents, la BDM-SA a lancé
une consultation par cahier des charges des prestataires pouvant répondre à ses besoins.
Ce cahier des charges comprend des informations confidentielles et relatives à l’organisation de la
BDM-SA, à la structure de son système d’information ainsi qu’à ses différents besoins en matière de
fonctionnalités.
(1)............................................................. Fait partie des prestataires ayant reçu une copie du cahier des
charges en question.
Ainsi, (1)............................................................. s’engage expressément à :
- Respecter les règles les plus strictes de confidentialité totale en ce qui concerne toutes les
informations contenues dans le cahier des charges qui lui a été remis.
- Ne pas communiquer sous quelque forme que ce soit, en totalité ou en partie, des documents
de l’appel d’offre à des tiers sans l’autorisation expresse, préalable et écrite de la BDM-SA.
Direction de la société :
Nom et prénom :...........................................................................................................
Fonction :........................................................................................................................
Date de signature de l’engagement de confidentialité : .........................................
Signature précédée de la mention « lu et approuvé. Je m’engage sur l’honneur au respect des clauses
ci-dessus énoncées ».

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CAHIER DES CHARGES POUR LA DÉMATÉRIALISATION DES

ARCHIVES ET L’ACQUISITION D’UNE SOLUTION D’ARCHIVAGE

Bamako, le « Jour Mois Année »

Hamdallaye ACI 2000 B.P. E345 RCCM : Ma Bko2017138995

Bamako, le 25 juillet 2018

1.10. Recherche multicritères....................................................................................................................21

Bamako, le 25 juillet 2018

2. Organisation des activités

II- CONTEXTE ET OBJECTIF DE LA CONSULTATION

Bamako, le 25 juillet 2018

2. Contexte et objectif du projet

Bamako, le 25 juillet 2018

La création de dossiers électroniques unifiés :

Bamako, le 25 juillet 2018

III- ETAT DES LIEUX DE L’EXISTANT

Bamako, le 25 juillet 2018

Dossier de la DAJR 4.656 NA NA NA NA

3.3. Composition du fonds d’archives de la BDM-SA et flux de conservation

Bamako, le 25 juillet 2018

Structure Typologie Durée d’utilité

Bamako, le 25 juillet 2018

Direction Générale Courriers Arrivés / Départs Illimitée

Bamako, le 25 juillet 2018

des engagements et Dossiers des Successions Durée illimitée

Bamako, le 25 juillet 2018

Agences Principales Dossiers des Comités de Déclassement Indéterminée

3.4. Support actuel des documents

Bamako, le 25 juillet 2018

3.5. Localisation physique des documents

Dossier de la DAJR Ponctuelle

Dossier de prêt Moyenne

Factures EDM et SOTELMA Ponctuelle

3.7. Les utilisateurs

Bamako, le 25 juillet 2018

Bamako, le 25 juillet 2018

4.4. Traitement des dossiers comptables (Articles de débit et crédit)

4.6. Traitement des dossiers du personnel

Bamako, le 25 juillet 2018

Bamako, le 25 juillet 2018

861.600 pages = 430,8 Go / an

IV- SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES

Bamako, le 25 juillet 2018

Bamako, le 25 juillet 2018

1.6. Gestion d’un plan de classement

Bamako, le 25 juillet 2018

1.7.3. Règles de nommage

Bamako, le 25 juillet 2018

1.12. Edition des statistiques pour le pilotage des activités

1.14. Archivage électronique

Bamako, le 25 juillet 2018

1.16. Les trois catégories de processus de GED

Bamako, le 25 juillet 2018

1.18. Dépôt des codes sources.

Bamako, le 25 juillet 2018

- Réponses aux spécifications fonctionnelles de la BDM-SA ;

Bamako, le 25 juillet 2018

- Réalisation de la migration des données issues de la reprise de l’existant

3.2. Réception définitive :

Bamako, le 25 juillet 2018