L’EAD et l’EAC, deux DTD

pour la description archivistique

Claire Sibille
Archives de France
Présentation Groupe PIN, 4 mai 2004

L’EAD et l’EAC, deux DTD pour

la description archivistique
1.Présentation sommaire de l’EAD =
Description archivistique encodée
(version 2002)
2. Exemples d’utilisation de l’EAD
3.Les outils
4. La DTD EAC = Contexte archivistique
encodé
5. Pour en savoir plus...

1
 Quelques définitions

Tout document ou ensemble

documentaire :
• se situe dans un contexte de production :
une pièce fait partie d’un dossier, un dossier
d’un fonds ou d’un sous-fonds (« unités
documentaires »)
ensemble des
documents d’archives
de toute nature réunis
par une personne
physique ou morale
dans l’exercice de ses
activités ou de ses
fonctions

2
 La description archivistique :
• ensemble des tâches accomplies par l’archiviste en
vue d’élaborer des instruments de recherche qui
faciliteront l’accès au fonds d’archives en général
et aux documents en particulier
• s’appuie sur la norme de description archivistique
générale et internationale ISAD (G)

outil papier ou informatisé

énumérant ou décrivant un
ensemble de documents d’archives
de manière à les faire connaître aux
utilisateurs

Niveaux de classement et
niveaux de description
• Le classement d’un fonds d’archives est
préalable à sa description, car il en
détermine la structure organique
• Un fonds se décompose en sous-fonds, série
organique, sous-série organique, dossier et
pièce
• Ces niveaux de classement constitueront par
la suite autant de niveaux de description

3
 Exemple 1 :
Fonds
Mairie de Lyon

Sous-fonds Sous-fonds Sous-fonds

Cabinet Secrétariat général Direct. des affaires financières

Sous-sous-fonds Série organique Sous-sous-fonds

Directeur de cabinet Chrono particulier du maire Bureau de la paie des personnels

Sous-série organique Sous-série organique Série organique

Courrier arrivée Courrier départ Feuilles de paie

Exemple 2 :

Fonds
Département de l'innovation technologique et de la normalisation

Dossier Dossier Dossier

Informatisation des services Archivage électronique Formation

Sous-dossier Sous-dossier Sous-dossier Sous-dossier

Progiciels Langages informatiques Comité de la DAF EAD

Sous-sous-dossier Sous-sous-dossier Sous-sous-dossier Sous-sous-dossier

Arkheia Réunions 2003 Réunions 2004 CNES

Pièce Pièce
PV du 05/01/2004 Présentation C. Sibille

4
La description à plusieurs niveaux
• On peut établir une description unique pour
l’ensemble du fonds, ou établir une
description particulière pour chaque
subdivision, en descendant au niveau de la
pièce, du dossier ou de la série organique
selon le cas
• La description à plusieurs niveaux consiste
à fournir des éléments de description pour
l’ensemble du fonds, d’autres propres à une
série, à chaque dossier, voire à chaque pièce

Quatre règles fondamentales

• présenter le contexte et la structure

hiérarchique du fonds et de ses composantes
(aller du général au particulier)
• donner les renseignements appropriés au
niveau décrit
• relier chaque description à celle du niveau
de description immédiatement supérieur
• ne pas répéter à un niveau inférieur
l’information déjà présente au niveau
supérieur

5
 A cela s’ajoute pour
l’archiviste la nécessité :
• de pérennisation des instruments de
recherche qui maintiennent l’accès aux
données (migration)
• de création partagée des descriptions
• d’aide plus efficace au public (besoin
d’un repérage immédiat de
l’information)

L’EAD 2002 : principes,

objectifs, structure

6
 Les origines de l’EAD
• Née dans le monde des bibliothèques (université
de Berkeley, 1993) pour remplacer le standard
MARC-AMC (Archival and Manuscript Control),
insuffisant pour les descriptions à plusieurs
niveaux
• Propriété de la Society of American Archivists
• Maintenance par la Library of Congress
• 1996 : version expérimentale
• août 1998 : première version officielle (1.0)
• septembre 2002 : révision (EAD 2002)

La documentation officielle de l’EAD

se compose de :
• La DTD proprement dite, écrite en anglais (et non
modifiable sauf par ses auteurs)
• La Tag Library (dictionnaire des balises)
• Les Application Guidelines (guide d’application)
• Le guide d’application et le dictionnaire des
balises décrivent les éléments balisés à utiliser,
leur contenu, leurs attributs et les valeurs de ces
attributs, ainsi que l’ordre de saisie des éléments et
les emboîtements requis
• Cette documentation est disponible sur le site
officiel de l’EAD : http://lcweb.loc.gov/ead/

7
 La Tag Library en français
• Un groupe de travail AFNOR (CG 46/CN
357, « Modélisation, produit et accès aux
documents ») a traduit en français la Tag
Library (version 1.0) ; la version officielle
de cette traduction est en ligne sur le site de
la DAF
www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/
• Le groupe AFNOR/EAD traduit la Tag
Library (version 2002) et prépare un manuel
d’application de l’EAD

Caractéristiques essentielles (1)

• D’abord écrite sur SGML, l ’EAD est

parfaitement compatible avec XML
• S’adapte à tous types d’archives, quels
qu’en soient le supports, la forme et le
volume, ainsi qu’aux différents types
d’instruments de recherche (sauf aux guides
et aux bordereaux de versement)
• Pas de limite de taille pour les instruments
de recherche encodés

8
 Caractéristiques essentielles (2)

• L’EAD est conçue pour être utilisée avec

des normes de description, en particulier
ISAD(G)
• L’EAD facilite l’échange et la portabilité
des instruments de recherche : il est possible
d’utiliser le même document encodé pour
des restitutions multiples

Caractéristiques essentielles (3)

• L’EAD utilise des standards complémentaires (on

peut faire des liens depuis une notice MARC
décrivant un fonds vers l’inventaire détaillé
encodé en EAD ; inversement, on peut générer
l’ossature d’une notice MARC à partir des
éléments de haut niveau d’un document EAD)
• L’EAD permet de créer de nouveaux instruments
de recherche, mais elle est aussi très bien adaptée
à des opérations de conversion rétrospective,
notamment par la souplesse de l’ordre de ses
éléments

9
 Caractéristiques essentielles (4)
• Il est possible de choisir la finesse de l’encodage
en fonction des besoins et des moyens ; seuls
quelques éléments sont obligatoires (en-tête EAD,
description du fonds, niveaux hiérarchiques)
• L’EAD permet d’intégrer aux instruments de
recherche des liens vers des représentations
numériques des documents décrits (grâce à la
balise <dao>), Objet archivistique numérique),
possibilité particulièrement intéressante dans le
cas de fonds essentiellement visuels ou
numériques

Structure
• Deux segments importants : métadonnées
(informations sur l’instrument de recherche
lui-même) et information sur le contenu
documentaire
• 146 éléments, dont un tout petit nombre
obligatoires
• Les niveaux hiérarchiques de description
ont les mêmes balises possibles

10
 Trois éléments principaux

• Sous l’élément racine <ead> :

<eadheader> en-tête EAD (décrit l’instrument

de recherche)

<frontmatter> préliminaires (page de titre,

préface)

<archdesc> description archivistique avec

attribut de niveau de description

<eadheader>En-tête EAD
• Il fournit des informations sur l’instrument
de recherche lui-même : titre, rédacteur,
date de rédaction, informations sur le
fichier…
• Il peut être sommaire ou contenir de
nombreux sous-éléments spécifiques
• Il contient les métadonnées
• Il est directement inspiré par la TEI (Text
Encoding Initiative)

11
 <eadheader>En-tête EAD
<eadheader>
<eadid>Identifiant EAD (du fichier électronique)
<filedesc>Description du fichier
<titlestmt>Mention de titre
<titleproper>Titre propre de l’inventaire
<subtitle>sous-titre de l’inventaire
<author>auteur
<editionstmt>Mention d’édition
<publicationstmt>Mention de publication
<seriestmt>Mention de collection
<notestmt>Mention de note
<profiledesc>Description du profil
<creation>Informations sur la création de l’inventaire
<langusage>Langue utilisée
<descrules>Règles de description
<revisiondesc>Descriptions des révisions
</eadheader>

12
 <frontmatter>Préliminaires
• Sert à créer une page de titre ou une première de
couverture (permet d’intégrer des logos, des
photographies) : ouvrir Page de titre <titlepage>,
puis les sous-éléments <titleproper>, <subtitle>,
<author>, <publisher>...
• On peut y intégrer une préface, une note technique
pour le public ou les professionnels (projet
scientifique…), un mode d’emploi de l’instrument
de recherche : ouvrir l’élément Subdivision de
texte<div>, puis les sous-éléments <head>, <p>

13
 <archdesc> Description archivistique

• Englobe toutes les informations décrivant un

ensemble documentaire et recouvre les différents
niveaux hiérarchiques de cette description
• Comprend des informations de haut niveau :
identification du fonds (élément <did>),
biographie/histoire institutionnelle (élément
<bioghist>), etc. ; puis on décrit les parties du
fonds dans l’élément <dsc> Description des sous-
composants, en commençant par le niveau
hiérarchique le plus élevé et en allant si on le
souhaite jusqu’au niveau de la pièce

<archdesc> Description archivistique

• L’élément <archdesc> a plusieurs attributs
spécifiques
• Par exemple, l’attribut LEVEL, obligatoire,
permet de définir le niveau de description
de l’ensemble documentaire : "collection"
(collection), "fonds" (fonds), "subfonds"
(sous-fonds), "series" (série organique),
"subseries" (sous-série organique) ou
"otherlevel" (autre niveau)

14
 <archdesc> Description archivistique
<archdesc>
<did>Identification et description
<bioghist> Biographie/histoire institutionnelle
<custodhist> Historique de la conservation
<acqinfo> Informations sur les modalités d’entrée
<accessrestrict> Conditions d’accès
<userestrict> Conditions d’utilisation
<arrangement> Classement
<bibliography> Bibliographie
<scopecontent> Présentation du contenu
<controlaccess> Point d’accès contrôlé
<dsc> Description des composants
<c> niveaux de description définis grâce à un attribut
</archdesc>

<did> Identification et description de

l’unité documentaire
<did>
<origination> Origine
<unittitle> Intitulé de l’unité documentaire
<unitdate> Date de l’unité documentaire
<physdesc> Description physique
<repository> Organisme responsable de l’accès
intellectuel
<unitid> Identifiant de l’unité documentaire
<langmaterial> Langue de l’unité documentaire
<physloc> Localisation physique
</did>

15
 Exemple d’utilisation de <did>
<archdesc level= "series"
<did>
<origination>Préfecture de la Somme</origination>
<unittitle>Personnel de la préfecture, sous-préfectures
et services annexes</unittitle>
<unidate>an VIII-1950</unitdate>
<physdesc>82 cartons et registres, 9 mètres
linéaires</physdesc>
<repository>Archives départementales de la
Somme</repository>
<unitid>2 M 1-82</unitid>
<did>
<!-- Etc. : les autres éléments de archdesc-->

Informations complémentaires

• <accessrestrict><p> Restrictions d’accès

• <acqinfo><p> Informations sur les modalités d’entrée
• <altformavail><p> Documents de substitution
• <appraisal><p> Informations sur l’évaluation
• <custodhist><p> Historique de la conservation
• <userestrict><p> Restrictions d’utilisation
• <accruals><p> Accroissements
• <bibliography><bibref> Bibliographie
• <relatedmaterial><p> Documents en relation
• <separatedmaterial><p> Documents séparés
• <otherfindaid><p> Autre instrument de recherche
• ou <descgrp> Groupe d’éléments de description

16
 <controlaccess>
Vedettes et Accès contrôlés
• Permet de saisir sous une forme normalisée des
points d’accès pour les unités documentaires
décrites, en citant le cas échéant le vocabulaire ou
la notice utilisés
• Sous-éléments : <corpname> Collectivité,
<famname> Nom de famille, <function> Activité,
<genreform> Genre et caractéristiques physiques,
<geogname> Nom géographique, <name> Nom,
<occupation> Fonction, <persname> Nom de
personne, <subject> Mot-matière, <title> Titre

Exemples d’utilisation de <controlaccess>

<controlaccess>
<corpname>Préfecture des Vosges</corpname>
<subject>guerre de 1939-1945</subject>
<geogname>Bourges (Cher)</geogname>
<geogname>Indre (département)</geogname>
<famname>Dampierre (famille de)</famname>
</controlaccess>

17
 <dsc>
Description des sous-composants
• <dsc> ouvre la liste décomposant la description
• Dans <dsc>, on saisit un élément <c> de premier
niveau, ou <c01>, pour y mettre les informations
décrivant un ensemble de documents d’archives
formant le deuxième niveau de description
archivistique (après celui de <archdesc>)
• Il est déconseillé d'utiliser les composants
numérotés (<c01>, <c02>, etc) : il est difficile de
déplacer les niveaux si on utilise ces composants
numérotés, et on est contraint par le nombre de
niveaux (12)

<dsc>
• On ouvre ensuite <did> dans lequel on emboîtera
toujours : les éléments <unittitle>, <unitid>,
<unitdate> et éventuellement <origination> si on
connaît le nom du sous-producteur des documents,
<physdesc>, <container>, <note>
• On pourra avoir des structures très simples du type :
<archdesc> niveau fonds
<dsc>
<c> niveau dossier
<c> niveau dossier
<c> niveau dossier

18
 <dsc>
Ou des structures plus complexes du type :
<archdesc> fonds
<dsc>
<c> sous-fonds
<c> série organique
<c> dossier
<c> sous-fonds
<c> série organique
<c> sous-série organique
<c> dossier

19
 Exemples d’utilisation
de l’EAD

Exemples étrangers d’utilisation de

l’EAD
• Tous sites EAD du monde sur
http://jefferson.
village.virginia.edu/ead/sitesann.html
• PRO sur http://catalogue.pro.gov.uk/Listlnt/
browse_lettercode_frameset.asp
• Duke university sur
http://scriptorium.lib.duke.edu/findaids/
avec outil Dynaweb
• Research Library Group sur
http://eureka.rlg.org

20
 L’EAD en France
• Direction du livre et de la lecture : rétroconversion
du catalogue général des manuscrits
• Bibliothèque nationale de France : conversion des
données en EAD et structuration en XML du
dernier volume paru des Nouvelles acquisitions
françaises (NAF)
• Institut national d’histoire de l’art : base de
données sur les archives d’artistes et de galeries
• Projet européen MALVINE : conversion en EAD
de catalogues réalisés sous 12 formats locaux
divers
http://helmer.hit.uib.no/malvine/EAD/page.html

Dans le réseau des Archives de France

• Test de conversion en EAD réalisé en 1999 par Jouve à

partir du répertoire numérique de la série M des AD des
Pyrénées-Orientales
• Encodage, en 2001-2002, de quatre inventaires par la
société AJLSM : état des fonds d’archives privées et
inventaire du fonds Napoléon du CHAN, état des fonds
d’archives d’entreprises du CAMT, inventaire du fonds de
l’abbaye de Clairvaux aux AD de l’Aube
• Groupe de travail francophone
• Journées de présentation de l’EAD (2000, 2002)
• Recommandations de la DAF sur XML et EAD (juin
2002), BORA en ligne depuis octobre 2002

21
Dans le réseau des Archives de France
• Les sociétés auteurs des principaux progiciels
utilisés dans les services territoriaux commencent
à mettre en place des fonctions d’export de
données en XML (ex. : ANAPHORE avec
ARKHEIA, SICEM avec THOT)
• Divers projets pilotes de conversion sont en cours
aux Archives nationales et dans des services
territoriaux (AD des Pyrénées-Atlantiques, du
Puy-de-Dôme, des Yvelines, AM de Toulouse,...) ;
mais la saisie directe reste peu pratiquée
• La formation continue se développe (DAF,
CHAN, CAOM, INP….)

BORA (=Base d’orientation et de

recherche dans les archives)
• La Direction des Archives de France met progressivement
en œuvre une Base d’orientation et de recherche qui
deviendra un portail.
• Tous les fonds d ’archives conservés dans les services
publics français y seront à terme décrits selon le standard
international ISAD(G).
• Dans la version actuelle, BORA est composée de deux
sous-éléments : archives privées et fonds photographiques
• Ces deux sous-éléments seront fusionnés dans la prochaine
version de l'application

22
 L’EAD à l’épreuve des fonds ouverts
• idée (née en 2000) de faire élaborer une chaîne de
traitement complète, de la rédaction du bordereau de
versement par le producteur à la réalisation du
répertoire pour un fonds; crédits Recherche pour
2002
• tests faits avec le ministère de la Justice et les AD de
Lozère (TGI de Mende)
• prise en compte des documents électroniques, dont
certains peuvent contenir des métadonnées alimentant
automatiquement la description au sein du bordereau

Le cahier des charges portait sur le

fait :
• qu’il fallait mettre la DTD EAD à l’épreuve des
fonds ouverts
- en créant une plate-forme de production des bordereaux
- en faisant évoluer l’instance EAD répertoire au fur et à
mesure des versements
• qu’il fallait transformer la DTD EAD en schéma
XML
• qu’il fallait intégrer des documents numériques à
l’instance EAD

23
 La société à qui a été sous-traité ce
travail a réalisé :
• une plate-forme de production de
bordereaux
• un modèle de bordereau de versement qui a
fait l’objet d’un traitement en XML
• un formulaire de saisie en HTML d’une
partie de ce bordereau pour le service
versant
• Reste à faire le lien vers la création
automatique d’un répertoire en EAD à partir
de plusieurs bordereaux

Les outils de mise en œuvre et de

diffusion

24
 Les outils de mise en œuvre
• saisie directe avec un éditeur de documents XML
(XMetaL, XMLSpy, XMLOperator…)
• saisie à partir d’un simple éditeur de texte
(Notepad, Wordpad) ou d’un traitement de texte
(Word, Wordperfect 9…) puis conversion vers
XML
• export automatique de données à partir d’un outil
de production d’instruments de recherche
archivistiques (Arkhéïa, Clara…)

Quelques mots sur XMetaL

• Permet la production de documents textuels en XML
• Interfaces graphiques d’un traitement de texte : ouverture,
fermeture et sauvegarde, travail avec plusieurs documents,
impression copier/coller, recherche de caractères
• Tâches d’édition de documents XML : insertion d’un
élément, ajout d’un attribut à un élément, création et
insertion d’une entité, validation du document
• Permet de visualiser un document sous 3 formes, ainsi que
sa structure arborescente, les listes d’éléments et d’attributs
utilisables
• Contrôle la validité par rapport à une DTD déclarée (ici
l’EAD)
• Les modes d’affichage ont été configurés par AJLSM

25
 Les outils de diffusion
• Les programmes de transformation des documents
XML en HTML, fondés sur le langage XSL-T,
sont indispensables à la chaîne de production et de
diffusion des instruments de recherche en XML
• Ces programmes peuvent soit servir à déposer sur
un serveur de pages Web des versions HTML
statiques des instruments de recherche, soit être
intégrés à des systèmes de publication dynamique

Les outils de diffusion

• Des applications Web permettant d’interroger de
façon ciblée le contenu d’un ensemble de
documents XML ont été développées récemment :
- ActionArchives de la société Anticipaction (AD Deux-
Sèvres, Côte-d’Or)
- le ministère de la Culture a fait développer par AJLSM,
pour sa documentation scientifique, une plate-forme
d’outils libres SDX : http://sdx.culture.fr
Exemples d’applications SDX : base BORA, guide de l’Internet
culturel, calendrier du site Victor Hugo 2002
- les sociétés AJLSM et Anaphore ont développé deux
applications génériques sous SDX : Pleade et Navimages

26
 Les outils de diffusion
• Pleade est une application générique pour la recherche et la
consultation en ligne d’instruments de recherche en
XML/EAD. Le site Web de ce projet est consultable à :
http://www.pleade.org
• Navimages est une application générique pour la gestion,
la recherche et la consultation en ligne de lots d'images
numériques, développée par AJLSM dans le cadre d'un
marché public passé par la direction des Archives de
France. Le site Web de ce projet est consultable à :
http://sdx.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gpl/navimages
• Ces deux outils, conçus pour être utilisables conjointement,
servent à construire des applications documentaires à partir
de ressources archivistiques. Ils fonctionnent sur la plate-
forme de logiciels libres SDX

Les outils de diffusion

• Le cœur de Pleade est constitué par la publication des
documents EAD, document par document ou groupe de
documents par groupe de documents
• Le processus de publication peut inclure des
regroupements par types d’instruments de recherche ou de
documents décrits, ainsi qu’une fragmentation des
différents documents EAD en unités documentaires
interrogeables
• Les documents EAD sont stockés sur un serveur Web au
format natif XML et présentés après requête sous la forme
de documents HTML générés à la volée

27
 La DTD EAC
(Encoded Archival Context)

La DTD EAC
• Destinée à encoder des notices d’autorité
• Premiers travaux en mars 2001
• Octobre 2003 : version Bêta de la Tag
Library
• EAC compatible avec ISAAR (CPF)
• Comptes rendus du Working Group de
l’EAC disponibles sur :
http://jefferson.village.virginia.edu/eac/

28
 La DTD EAC
• Contient deux éléments obligatoires,
l’élément En-tête EAC <eacheader> et
l’élément Description du contexte
<condesc>
• <eacheader> contient des données utilisées
lors du contrôle de la description du
producteur et pour fournir le contexte de la
description
• <condesc> englobe la description du
producteur

Sous-éléments de <eacheader>
• <eacid> Identifiant EAC (obligatoire)
• <mainhist> Historique des mises à jour
(obligatoire)
• <languagedecl> Déclaration de langue
(facultatif)
• <ruledecl> Déclaration de règles (facultatif)
• <sourcedecl> Déclaration de source
(facultatif)
• <authdecl> Déclaration d’autorité
(facultatif)

29
 Attributs de <eacheader>
• L’attribut TYPE est utilisé pour signaler le
type de producteur décrit dans l’instance
EAC : collectivité, famille ou particulier
• L’attribut STATUS est utilisé pour signifier
le statut de la description : brouillon, publié
ou détruit
• L’attribut ENCODINGANALOGSYS est
utilisé pour signaler le système dans lequel
se trouvent des zones analogues à celles
utilisées dans l’instance EAC

Attributs de <eacheader>
• LANGENCODING pour le codage de la langue
de la description. Par défaut à "iso639-2b".
• SCRIPTENCODING pour le codage d’écriture
utilisé. Par défaut à "iso15924".
• DATEENCODING pour la formulation de dates
normalisées. Par défaut à "iso8601".
• COUNTRYCODE pour le codage des pays. Par
défaut à "iso3166-1".
• OWNERENCODING pour le codage des services
responsables de l’accès intellectuel ou des
propriétaires. Par défaut à "iso11551".

30
 <condesc> Description du contexte

• <identity> Identité (obligatoire)

• <desc> Description (facultatif)
• <eacrels> Relations avec une autre
description (facultatif)
• <resourcerels> Relations avec une source
d’information (facultatif)
• <funactrels> Relations de la fonction ou de
l’activité (facultatif)

<identity> Identité
• Elément le plus complexe de l’EAC
• En plus d’associer un ou plusieurs noms
utilisés par ou pour l’entité, l’élément
<identity> doit aussi permettre d’associer
deux ou plus de deux formes parallèles du
nom dans différentes langues ou écritures
• Dans les pays où il y a plus d’une langue
officielle, les noms de personnes morales
sont souvent fournies dans plus d’une
langue

31
 Pour en savoir plus...

Ressources utiles et bibliographie

• Les sites officiels de l’EAD et de l ’EAC :
http:/:www.loc.gov/ead/
http://jefferson.village.virginia.edu/eac
• La table ronde de la SAA (et son « cookbook » sur
l ’EAD) : http://jefferson.village.virginia.edu/ead/
• Sur le site de la DAF, deux rubriques du chapitre
Archivistique sont consacrées à l’EAD et à l’EAC:
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/
archivistique /index.html
• Pour tout renseignement complémentaire :
[email protected]

32
 Ressources utiles et bibliographie
• Encoded archival description : context theory and
case studies, SAA, août 1998
• Revues The American archivist, Journal of
Internet Cataloging, Journal of Archival
Organization
• Encoded Archival Description on the Internet, par
Daniel V. Pitti et Wendy Duff, 2002
• Abrégé d’archivistique (Association des
archivistes français), chapitre sur les nouvelles
technologies appliquées aux instruments de
recherche (Florence Clavaud et Martin Sévigny),
2004

33