Pengertian Desain Formulir

Desain formulir adalah kegiatan merancang formulir berdasarkan kebutuhan transaksi kegiatan
pelayanan dan penyusunan atau pembuatan laporan organisasi (Rachmani, 2003). Desain
formulir adalah kegiatan merancang formulir berdasarkan kebutuhan pencatatan transaksi
pelayanan, kegiatan pelayanan dan penyusunan atau pembuatan laporan organisasi (Huffman
RRA, 1999).
Aturan dasar dalam pembuatan desain formulir mencangkup:
1. Pelajari tujuan dan pemakaian formulir.
2. Buat rancangan dengan memikirkan penguna.

3. Rancang formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak

4. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi-definisi.

5. Atur urutan item-item data secara logis.

Manfaat Desain formulir

Formulir merupakan alat yang penting untuk menjelankan organisasi karena memiliki banyak
manfaat, antara lain :
1. Menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi atau timbulnya kegiatan.
2. Merekam data transaksi.

3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dibanding dengan cara lisan dengan menyatakan

semua kejadian dalam bentuk tulisan.

4. Media komunikasi antar orang atau bagian atau

Prinsip Desain Formulir

Menutrut (Ahima, 2002) untuk membuat formulir perlu memperhatikan prinsip desain formulir
antara lain :
1. Formulir harus mudah diisi atau dilengkapi
2. Tercantum instruksi pengisian dan penggunaan formulir tersebut

3. Pada formulir harus terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan secara jelas

4. Nama dan alamat sarana pelayanan kesehatan atau rumah sakit harus tercantum pada
setiap halaman formulir

5. Nama, nomor RM dan informasi lain tentang pasien seharusnya tercantum pada setiap
halaman formulir atau disebut bar coding.

6. Bar coding juga mencakup indeks formulir

7. Nomor dan tanggal revisi formulir dicantumkan agar dapat dipastikan penggunaan
formulir terkini

8. Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai lagi atau disebut outdated.

9. Layout formulir secara fisik harus logis.

10. Data pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu dengan yang lainnya
dikelompokkan menjadi satu kesatuan.

11. Seleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar menyarankan semua dengan huruf
capital.

12. Margin disediakan yang cukup untuk kepentingan hole punches

13. Garis digunakan untuk memudahkan entry data dan memisahkan area pada formulir.

14. Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-area formulir

15. Check boxes digunakan untuk menyediakan ruang pengumpulan data

Aspek Desain formulir

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir rekam medis berbentuk
kertas/hardcopy (Huffman,1994:262). Menurut Shofari dan Eny (2008) ada beberapa aspek
desain formulir rekam medis yang perlu diperhatikan, antara lain:

Aspek Anatomi
a. Kepala (heading)
Kepala (heading) memuat judul dan informasi mengenai formulir, nama dan alamat organisasi,
nama dan nomor formulir, tanggal penerbitan dan halaman. Biasanya judul terletak pada bagian
tengah atas. Hal ini untuk menunjukan jenis dan kegunaannya. Judul dibuat sesingkat mungkin
tetapi jelas. Nomor dapat digunakan untuk meenunjukan keunikan. Dapat diletakkan di pojok
kiri bawah atau kanan bawah. Nomor formulir ini dapat juga digunakan untuk menunjukan
sumber dan jenisnya. Jika formulir terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus
diberi nomor dan jumlah halaman, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Nomor
dan jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.

b. Pendahuluan (introduction)
Pendahuluan (introduction) memuat informasi pokok yang menjelaskan tujuan dari penggunaan
formulir yang bersangkutan. Kadang-kadang tujuan ditunjukan oleh judul. Kalau penjelasan
lebih lanjut diperlukan, pernyataan yang jelas bias dimasukkan kedalam formulir untuk
menjelaskan tujuan.

c. Perintah (instruction)
Perintah (instruction) adalah perintah untuk mengetahui berapa copy yang diperlukan, dikirim
kepada siapa, intruksi harus dibuat sesingkat mungkin. Perintah yang dimaksud adalah
keterangan agar user dapat dengan segera mengetahui berapa lembar salinan yang diperlukan,
siapa yang harus menyerahkan/mengirimkan formulir, kepada siapa lembar salinan dikirimkan,
dan semacamnya. Intruksi tidak boleh diletakkan diantara ruang-ruang atau entry, karena hal ini
membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisisan. Formulir yang baik harus
bersifat self instruction, artinya harus berisi intruksi- intruksi yang jelas bagi pengisi untuk
menuliskan data tanpa harus bertanya lagi.
d. Badan (body)
Badan (body) merupakan bagian dari badan formulir yang disediakan khusus untuk pekerjaan
substantive formulir yang sesungguhnya dalam menyusun urut-urutan data harus logis,
sistematis, konsisten, sehingga mudah untuk dibaca dan dipahami.
Pertimbangan lain yang harus diperhatikan dalam satu badan formulir meliputi:
– Margin (batas pinggir)
– Margin minimum untuk batas 2/16”=0,32cm
– Margin minimum untuk batas bawah 2/18”=0,28cm
– Margin minimum untuuk batas sisi 2/18”=0,28cm

e. Spacing
– Horizontal spacingdisediakan 1/12” untuk huruf “elite”,1/10 untuk huruf “pica”.
– Vertical spacing terdapat enam garis vertical setiap inci pada mesin ketik standart, elite atau
pica. Berikan 1/16” atau kelipatannya, untuk setiap baris pengetikan.
– Untuk spasi yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan horizontal spacing 1/10” sampai 1/12”
perkarakter verticalvertical spacing ¼” ¼” sampai 1/3”. Spasi antar baris dan spasi antar karakter
pada formulir sampai 1/3”. Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada formulir harus
diperhatikan, terutama bila formulir akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin.

f. Rules atau garis

– Rules adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini bisa langsung, terputus-putus atau
paralel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.
– Type style atau jenis huruf, jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan untuk
satu formulir yang paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf.
Item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama
disemua bagian formulir.
– Cara pencatatan, cara pencatatan dapat dilakukan dengan tulisan tangan, atau computer.

g. Penutup (close)
– Komponen utama terakhir formulir kertas adalah ”close” atau penutup, merupakan ruangan
yang disediakan untuk tanda tangan otentikasi dan ketik persetujuan.
Aspek fisik
Dalam pembuatan formulir harus memperhatikan:
a.Warna
Pertimbangan harus diberikan kepada pengguna warna dan jenis tiinta yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan keinginan dalam merancang desain formulir.
Penggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang dipergunakan.
Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon.
Warna yang baik adalah warna yang cerah.

b. Bahan
Yang harus diperhatikan dalam penelitian bahan adalah berat kertas dan kualitas kertas yang
berkaitan dengan permanency atau penyimpanan.

c. Ukuran
Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan kebutuhan isi formulir.
Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas standar dan banyak dijual. Jika
kertas tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang
kertas, seperti ukuran standar dibagi 2,3,4 dst.

d. Bentuk
Menyatakan bentuk (vertical, horizontal, dan persegi panjang). Beberapa faktor harus
dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu :
· Lama formulir akan disimpan
· Penampilan dari formulir
· Banyak formulir tersebut ditangan
· Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-bawa oleh pemakainya)
· Kemudahan untuk digunakan
· Tahan lamanya untuk pengisian yang lama
· Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab, dll)
· Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan, mesin)
· Keamanan terhadap pudarnya data semakin lama formulir akan disimpan, formulir tersebut
harus semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas harus semakin baik pula.

Aspek Isi
Dalam pembuatan desain formulir harus memperhatikan aspek isi yaitu :
a. Butir data atau item
Butir data atau item merupakan data apa saja yang perlu dimasukkan dalam mendesain
formulir.
b. Pengurutan
Pengurutan menurut pengelompokan datanya apakah sudah sesuai atau belum.
c. Caption
Merupakan kejelasan kata pada suatu formulir. Merupakan kata-kata yang dicetak di
formulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi data dan apa yang harus
diisikan.
d. Pengelompokan data
Data yang sudah ada dikelompokkan menurut jenisnya masing-masing.
e. Terminologi data
Ada tidaknya istilah bahasa medis yang tidak diketahui oleh orang awam yang perlu
diberi keterangan dalam Bahasa Indonesia.

https://ochatwentyone.wordpress.com/2015/07/10/desain-formulir-rekam-medis/