TRACER(OUTGUIDE)

No. Kode : / SOP/ PKM-TLM/2018

No. Revisi :

SOP Tgl.Terbit: 15Juli 2018

Halaman :1/3
Puskesmas
Teluk Melano Evi Norsita,A.Md.Kep
NIP19841106 200902 2006
1.Pengertian Peminjaman berkas rekam medis adalah berkas yang dipinjam oleh pihak yang
bertanggungjawab langsung terhadap pasien-para tenaga kesehatan (dokter, paramedis,
fisioterapi, dll). Pihak yang tidak bertanggungjawab langsung terhadap pasien yang
diberi wewenang untuk menggunakan RM (petugas RM, staf medis)

Tracer adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan berkas rekam
medis dan isinya memuat catatan tanggal, nama, tujuan penggunaan berkas RM, kode
wilayah pasien dan nomor rekam medis pasien. Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak
berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis sangat perlu
untuk diterapkan di unit rekam medis bagian penyimpanan berkas RM Puskesmas
Teluk Melano.
2.Tujuan 1. Untuk memudahkan pengembalian dokumen rekam medis yang telah selesai dari
pelayanan dan dikembalikan ke rak filing
2. Sebagai pelacak berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan dan belum
kembali
3.Kebijakan SK Kepala Puskesmas no ………. Tentang akses terhadap Rekam Medis

4.Referensi 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 29 tahun 2004 Tentang Praktik

Kedokteran
2. Permenkes Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis
3. Permenkes No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.
5.Prosedur Permintaan berkas rekam medis di pelayanan rawat jalan :
a. Petugas memcatat identitas pasien lama sesuai dengan KTP/KK di buku register
Pendaftaran
b. Petugas membuatkan tracer dengan kelengkapan catatan sbb;
c. Mengisi pada kolom tanggal permintaan berkas RM
d. Mengisi pada kolom nama pasien(nama pengguna)
e. Mengisi pada kolom tempat tujuan permintaan berkas RM (ruang pelayanan)
f. Mengisi pada kolom alamat pasien sebagai kode wilayah pelayanan
g. Mengisi pada kolom nomor rekam medis pasien
h. Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis dan kode
wilayah pasien
i. Petugas menyisipkan tracer pada termpat dokumen yg keluar tersebut
j. Setelah berkas RM kembali dari ruang pelayanan petugas segera
mengembalikan dokumen RM ke rak penyimpanayan berdasar pada nomor
 rekam medis pasien dan kode wilyah denganmencocokan isi tracer yang
terpasang
k. Petugas mencabut tracer

TRACER (OUTGUIDE)
No. Kode : / SOP/ PKM-TLM/2018

No. Revisi :

SOP Tgl.Terbit: 15Juli 2018

Halaman :2/3
Puskesmas
Teluk Melano Evi Norsita,A.Md.Kep
NIP19841106 200902 2006
Permintaan / peminjaman berkas rekam medis untuk keperluan lain:
Untuk Keperluan internal
1. Petugas membuatkan buku bon peminjaman berkas rekam medis dengan isi sbb;
a. Tanggal peminjaman
b. Nama peminjam
c. Unit peminjam + nomor telpon
d. Tujuan peminjaman
e. waktu dokumen kembali
2. Petugas membuatkan tracer dengan kelengkapan catatan sbb;
a. Mengisi pada kolom tanggal permintaan berkas RM
b. Mengisi pada kolom nama pasien(nama pengguna)
c. Mengisi pada kolom tempat tujuan permintaan berkas RM (ruang pelayanan)
d. Mengisi pada kolom alamat pasien sebagai kode wilayah pelayanan
e. Mengisi pada kolom nomor rekam medis pasien
f. Lembar bon peminjaman kemudian di tempelkan pada tracer
g. Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis dan kode
wilayah pasien
h. Petugas menyisipkan tracer pada termpat dokumen yg keluar tersebut
i. Setelah berkas RM kembali petugas segera mengembalikan dokumen RM ke
rak penyimpanayan berdasar pada nomor rekam medis pasien dan kode
wilyah dengan mencocokan isi tracer yang terpasang
j. Petugas mencabut tracer

Pihak External
1. Setelah Persetujuan dari Kepala Puskesmas, petugas membuatkan buku bon
 peminjaman berkas rekam medis dengan isi sbb;
a. Tanggal peminjaman
b. Nama peminjam
c. Alamat peminjam + nomor telpon
d. Tujuan peminjaman
e. waktu dokumen kembali
f. Keterangan bahwa berkas tidak boleh dibawa keluar dari lingkungan
Puskesmas Teluk Melano.

TRACER (OUTGUIDE)
No. Kode : / SOP/ PKM-TLM/2018

No. Revisi :

SOP Tgl.Terbit: 15Juli 2018

Halaman :3/3
Puskesmas
Teluk Melano Evi Norsita,A.Md.Kep
NIP19841106 200902 2006
2. Petugas membuatkan tracer dengan kelengkapan catatan sbb;
3. Mengisi pada kolom tanggal permintaan berkas RM
4. Mengisi pada kolom nama pasien(nama pengguna)
5. Mengisi pada kolom tempat tujuan permintaan berkas RM (ruang pelayanan)
6. Mengisi pada kolom alamat pasien sebagai kode wilayah pelayanan
7. Mengisi pada kolom nomor rekam medis pasien
8. Lembar bon peminjaman kemudian di tempelkan pada tracer
9. Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis dan kode
wilayah pasien
10. Petugas menyisipkan tracer pada termpat dokumen yg keluar tersebut
11. Setelah berkas RM kembali petugas segera mengembalikan dokumen RM ke
rak penyimpanayan berdasar pada nomor rekam medis pasien dan kode wilyah
dengan mencocokan isi tracer yang terpasang
12. Petugas mencabut tracer

6.Unit Terkait 1. Ruang periksa Umum dan Anak, Gizi

2. Ruang periksa KI / KB / IMUNISASI
3. Ruang periksa Gigi
4. Ruang UGD
5. Ruang Pemeriksaan Laboratorium
6. Ruang pelayanan administrasi TU (Tata Usaha)
7.Dokemen 1. Dokumen rekam medis pasien
Terkait
2. Buku register pendaftaran
3. Map family folder
4. Buku bantu kode wilayah
5. Buku bon peminjaman rekam medis

8.Rekaman NO YANG DI UBAH ISI PERUBAHAN TANGGAL MULAI DIBERLAKUKAN

Historis
Perubahan