Langkah-Langkah Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Langkah-langkah dalam rangka penyusunan standar biaya administrasi dan umum adalah
sebagai berikut:
1.      Observasi dan analisa pendahuluan
Langkah ini penting di dalam memastikan semua masalah yang harus diketahui, dan memilih
luasnya kegiatan yang dapat distandarisasi serta untuk membantu mengeliminasi kelemahan-
kelemahan yang sifatnya routine.
2.      Memilih fungsi atau kegiatan yang disusun standarnya
Standar biaya administrasi dan umum hanya dapat disusun untuk fungsi atau kegiatan yang
presentasinya dapat diukur secara pasti, dalam bentuk satuan standar pengukur.
3.      Penentuan satuan standar pengukur kegiatan
Satuan standar pengukur untuk suatu bagian atas sub-bagian kegiatan administrasi umum
tergantung kepada kegiatan khusus yang dilaksanakan oleh bagian yang bersangkutan, sehingga
dapat dipakai alat mengukut prestasi.
4.      Menentukan metode dan perhitungan dasar
Penelitian gerak dan waktu hanya dilakukan terhadap bagian atau sub-bagian dari fungsi
administrasi dan umum ynag dapat disusun standarnya. Atas dasar penelitian gerak dan waktu
tersebut disusun anggaran biaya dan dihitung besarnya biaya standar.
5.      Testing atas biaya standar
Setelah biaya standar dihitung, maka standar tersebut harus dites lebih dahulu untuk mengetahui
apakah praktis dipakai.
6.      Aplikasi akhir
Dalam aplikasi akhir dari standar memerlukan penjelasan dan keikutseraan para pelaksana,
sesuai dengan tanggungjawab atas pekerjaannya masing-masing, karena yang akan diukur
prestasinya adalah para pelaksana tersebut.

Berikut contoh perhitungan anggaran biaya administrasi dan umum yang dilakukan pada
PT. Tintamas:
 PT. Tintamas, sebuah perusahaan produsen pulpen yg berlokasi di Jakarta. Pada bulan
November 2016, kantor administrasi perusahaan ini membuat anggaran berkaitan dengan
rencana kerja tahun 2017 untuk mendukung seluruh aktivitas perusahaan dalam mencapai
tujuannya. Pada tahun 2016, biaya yang dikeluarkan untuk administrasi dan umum adalah
sebagai berikut:
·         Gaji 4 staf administrasi sebesar Rp 96.000.000;
·         Gaji 2 manajer sebesar Rp 72.000.000;
·         Gaji direktur sebesar Rp 84.000.000;
·         Biaya sewa kendaraan sebesar Rp 36.000.000;
·         Biaya urusan hukum Rp 24.000.000;
·         Biaya korespondensi Rp 6.000.000;
·         Biaya telpon Rp 12.000.000;
·         Biaya listrik Rp 18.000.000;
·         Biaya alat tulis dan cetak Rp 12.000.000;
·         Biaya penyusutan gedung kantor Rp 15.000.000;
·         Biaya penyusutan kendaraan Rp 24.000.000;
·         Macam-macam biaya administrasi sebesar Rp 9.000.000.
Untuk tahun 2017, perushaan menganggarkan kenaikan biaya admnistrasi dan umum. Perubahan
tersebut mencakup hal-hal berikut:
·         Kenaikan gaji staf adm sebesar 20%
·         Kenaikan gaji manajer & direktur masing-masing sebesar 20% & 15%
·         Direncanakan merekrut 2 orang staf adm baru, dgn gaji per bulan sebesar Rp 1.500.000 /orang
·         Tarif listrik diperkirakan akan naik sebesar 20%
·         Biaya-biaya yg lain diperkirakan tidak berubah.
Berdasarkan data dan keterangan tersebut, maka biaya administrasi dan umum PT. Tintamas
dapat disusun sebagai berikut:
·         Gaji 4 orang staf administrasi direncanakan naik sebesar 20%, maka anggaran biaya gaji
untuk 4 orang staf ini adalah sebesar =   Rp 96.000.000 x 120% = Rp 115.200.000
 Ditambah dengan rencana penambahan 2 orang staf baru dgn gaji per bulan masing-masing
sebesar Rp 1.500.000 per orang =   2 x 12 bulan x Rp 1.500.000 = Rp 36.000.000
Sehingga total gaji staf adm yg dianggarkan utk thn 2010 sebesar =
Rp 115.200.000 + Rp 36.000.000 = Rp 151.200.000
·         Gaji manajer direncanakan naik sebesar 20%, maka anggaran gaji manajer adalah sebesar
= Rp 72.000.000 x 120% = Rp 86.400.000
·         Gaji direktur direncanakan naik sebesar 15%, maka anggaran gaji direktur adalah sebesar
= Rp 84.000.000 x 115% = Rp 96.600.000
·         Biaya listrik diperkirakan naik sebesar 20%, maka biaya listrik yg dianggarkan utk tahun 2017
adalah sebesar = Rp 18.000.000 x 120% = Rp 21.600.000
·         Karena biaya-biaya yg lain diperkirakan tidak berubah jumlahnya, maka total biaya adm &
umum yg dianggarkan utk tahun 2017 adalah sebesar Rp 469.800.000.
Biaya administrasi dan umum cenderung memiliki sifat tetap, sehingga relatif tidak
dipengaruhi secara langsung oleh tingkat aktivitas tertentu. Karena itu biaya administrasi dan
umum cenderung dialokasikan dalam jumlah yang sama dari bulan ke bulan, kecuali terdapat
rencana kerja yang khusus pada bulan tertentu.
Dalam kasus PT. Tintamas, anggaran biaya administrasi dan umum tahunan dibagi secara
merata pada setiap bulan yang ada. Gaji staff administrasi misalnya, dianggarkan sebesar Rp.
151.200.000 dalam satu tahun. Biaya satu tahun ini dibagi dengan 12 bulan, sehingga
menghasilkan biaya sebesar Rp. 12.600.000 per bulan. Setelah semua jenis biaya administrasi
dan umum dihitung dengan cara yang sama, maka akan menghasilkan biaya administrasi dan
umum pada bulan Januari sebesar Rp. 39.500.000. Demikian pula dengan bulan-bulan
berikutnya.
 Bulan Triwulan Total
Jenis Biaya
Jan Feb Maret 2 3 4
Gaji staf adminsitrasi   12,600,000   12,600,000   12,600,000     37,800,000     37,800,000     37,800,000   151,200,000
Gaji manajer     7,200,000     7,200,000     7,200,000     21,600,000     21,600,000     21,600,000     86,400,000
Gaji direktur     8,050,000     8,050,000     8,050,000     24,150,000     24,150,000     24,150,000     96,600,000
Biaya sewa kendaraan     3,000,000     3,000,000     3,000,000       9,000,000       9,000,000       9,000,000     36,000,000
Biaya korespondensi        500,000        500,000        500,000       1,500,000       1,500,000       1,500,000       6,000,000
Biaya telepon     1,000,000     1,000,000     1,000,000       3,000,000       3,000,000       3,000,000     12,000,000
Biaya listrik     1,800,000     1,800,000     1,800,000       5,400,000       5,400,000       5,400,000     21,600,000
Biaya alat tulis dan cetak     1,000,000     1,000,000     1,000,000       3,000,000       3,000,000       3,000,000     12,000,000
Biaya penyusutan gedung     1,250,000     1,250,000     1,250,000       3,750,000       3,750,000       3,750,000     15,000,000
Biaya penyusutan kendaraan     2,000,000     2,000,000     2,000,000       6,000,000       6,000,000       6,000,000     24,000,000
Biaya Lainnya        750,000        750,000        750,000       2,250,000       2,250,000       2,250,000       9,000,000
TOTAL   39,150,000   39,150,000   39,150,000   117,450,000   117,450,000   117,450,000   469,800,000

            Untuk triwulan kedua, biaya bulanan tersebut dikalikan dengan 3 bulan. Demikian pula untuk triwulan ketiga dan keempat,
sehingga akhirnya akan menghasilkan anggaran biaya administrasi dan umum total untuk tahun 2017 sebesar Rp. 469.800.000.