Buku Ajar Pengantar Manajemen

BAB XII
FUNGSI PENGAWASAN

PENDAHULUAN
Dalam organisasi perlu adanya fungsi manajemen yang diarahkan untuk memastikan apakah rencana
yang diimplementasikan berjalan sebagaimana mestinya dan mencapai tujuan yang ditetapkan ataukah
tidak. Selain memastikan, juga perlu diketahui apa yang menjadi penyebab, misalnya, jika sebuah
rencana ternyata tidak berjalan sebagaimana mestinya, dan kemudian bagaimana tindakan koreksi
yang dapat dilakukan. Fungsi manajemen yang diarahkan untuk melakukan pengawasan atas apa yang
telah direncanakan dan bagaimana langkah-langkah koreksinya dinarnakan dengan fungsi
pengawasan atau pengendalian. Dalam tertninologi bahasa Inggris, fungsi ini sering dinamakan
dengan fungsi Controlling, Evaluating, Appraising, dan Correcting. Semua istilah ini memiliki arti yang
hampir sarna, yaitu mengontrol atau mengendalikan, mengevaluasi, menilai atau mengukur, dan
mengoreksi. Akan tetapi, dikarenakan fungsi manajemen yang diperlukan tidak hanya pengawasan,
natnun mencakup juga penetapan standar Kinerja perusahaan, pertgukuran Kinerja yang dicapai
perusahaan, dan pengambilan tindakan koreksi sekiranya standar Kinerja menyimpang dari sernestinya,
maka penamaan fungsi controlling lebih banyak digunakan, dan dalam bahasa Indonesia istilah
"pengawasan" lebih banyak digunakan. Fungsi pengawasan pada dasarnya merupakan proses yang
dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan berjalan sehagaimana tnestinya.
Termasuk ke dalam fungsi pengawasan adalah identifikasi berbagai faktor yang ulenghambat sebuah
kegiatan, dan juga pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan agar tujuan organisasi dapat tetap
tercapai. Sebagai kesimpulan, fungsi pengawasan diperlukan untuk memastikan apakah apa yang telah
direncanakan dan diorganisasikan berjalan sebagairnana mestinya ataukah tidak. Jika tidak berjalan
dengan sernestinya, maka fungsi pengawasan juga melakukan proses untuk mengoreksi kegiatan yang
sedang berjalan agar dapat tetap medcapai apa yang telah direncanakan.

PENGERTIAN PENGAWASAN
Beberapa pengertian pengawasan telah dikemukakan oleh banyak penulis di bidang manajemen, di
antaranya :
1. George R. Terry, Proses penentuan apa yang akan dicapai, yaitu standard, apa yang sedang
dihasilkan, yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil tindakan
korektif sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standard.
2. Prof. Dr. Arifin Abdurrachman, proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
3. Drs. M. Manulang, Suatu proses untuk menentapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan,
menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan sesuai dengan rencana
semua.
4. Prof. Dr. Sondang P. Siagian, Proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
5. Schermerhorn, pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran Kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai
dengan Kinerja yang telah ditetapkan.
6. Mockler, secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak hanya berfungsi
untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi
yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait
dengan penCapaian tujuan dari waktu ke waktu

TUJUAN DARI FUNGSI PENGAWASAN

Fungsi perencanaan dan pengawasan mempunyai peranan yang sangat besar dalam pencapaian tujuan
perusahaan. Oleh karena itu, manajemen perusahaan harus benar-benar dapat merencanakan dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas perusahaan dengan cara tertentu yang erat kaitannya dengan
kelangsungan hidup perusahaan. Pihak manajemen harus menetapkan tujuan-tujuan yang relistis dan
memikirkan strategi-strategi yang efisien guna pencapaian tujuan tersebut.

Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-1

Buku Ajar Pengantar Manajemen

Dalam kegiatan operasional suatu organisasi terdapat hubungan yang sangat erat antara fungsi perencanaan
dan pengawasan, mengingat antara kedua fungsi ini mempunyai hubungan yang bersifet kausalitif.
Perencanaan merupakan suatu proses yang terus menerus untuk menentukan kejadian dan kegiatan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan oleh manajemen merupakan suatu
kegiatan untuk merancang suatu keadaan dimasa depan yang dikehendaki dengan cara seefektif mungkin
untuk mewujudkannya. Tujuan utama dari proses perencanaan adalah memberikan arahan atau petunjuk
kepada tiap-tiap pemimpin guna menentukan pengambilan keputusan operasional. Apabila dikatakan bahwa
proses perencanaan pada hakekatnya adalah merupakan suatu pengambilan keputusan, maka proses
pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin teralisasinya tujuan perencanaan. Secara singkat dapat
dikatakan bahwa pengawasan dapat didefinisikan sebagai suatu tindakan yang diperlukan untuk
meyakinkan bahwa tujuann, rencana dan standar dapat dicapai.

Griffin (2000) menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari fungsi pengawasan. Keempat tujuan tersebut
adalah adaptasi lingkungan, meminimalkan kegagalan, meminimumkan biaya, dan mengantisipasi
kompleksitas dari organisasi.
1. Adaptasi Lingkungan, Tujuan pertama dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat
terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang
bersifat internal maupun lingkungan eksternal. Pengawasan dan pengendalian perlu dilakukan
agar perusahaan tetap bisa beradaptasi terus dengan perubahan lingkungan. Dengan demikian,
fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan
sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan
sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga mengubah
rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di lingkungan yang dihadapi
perusahaan.
2. Meminimumkan Kegagalan, Tujuan kedua dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan
kegagalan, perusahaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut
dapat diminimumkan.
3. Meminimumkan Biaya, Tujuan ketiga dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan biaya
yaitu melalui optimalisasi dari fungsi pengawasan.
4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi, Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar
perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas
tersebut dari mulai pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja, hingga berbagai prosedur yang terkait
dengan manajemen organisasi. Oleh karena itu, jelas fungsi pengawasan memiliki peran penting
untuk menjamin bahwa kompleksitas tersebut dapat diantisipasi dengan baik.

Sistem perencanaan dan pengawasan yang baik tentu mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut :
1. Tujuan dan Strategi yang Ditentukan Secara Seksama
Tujuan dan strategi sebaiknya dibuat secara tertulis sehingga dapat diketahui oleh semua anggota
team manajemen. Tujuan tersebut sedapat mungkin menunjukkan tujuan organisasi sebagai suatu
kesatuan dan tujuan setiap unit organisasi atau pusat-pusat pertanggungjawaban.
2. Struktur Organisasi yang Didasarkan atas Desentralisasi
Struktur organisasi yang baik dapat mencerminkan pendelegasian wewenang pembuatan keputusan
dari manajer atas kemanajer bawahannya dan sekaligus menentukan tanggungjawab bawahan
tersebut. Struktur organisasi tersebut juga didukung oleh deskripsi dan klasifikasi tugas setiap
bagian dalam organisasi.
3. Karyawan Yang Cukup Cakap, Berpengalaman, dan Terlatih
Kualifikasi karyawan tersebut diperlukan agar dapat mencapai prestasi yang diharapkan. Program
seleksi, evaluasi, pelatihan, dan pendidikan karyawan yang baik dapat menghasilkan kualifikasi
tersebut.
4. Sistem Penyusunan Program Yang Baik
Sistem penyusunan program organisasi memusatkan pada keluarga produk atau jasa dan program-
program lainnya yang akan dilaksanakan dalam jangka panjang dimasa yang akan datang.
5. Sistem Penyusunan Anggaran Yang Baik
Sistem penyusunan anggaran yang baik dapat menunjukkan kesanggupan para menajer unit-unit
organisasi atau pusat-pusat pertanggungjawaban dalam melaksanakan program atau bagian
program. Anggaran tersebut dipakai sebagai dasar perbandingan dengan realisasinya. Program dan
anggaran yang ditentukan harus dapat mencerminkan standar prestasi untuk menilai pelaksanaan.

Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-2

Buku Ajar Pengantar Manajemen

6. Penggunaan Teknik-Teknik Untuk Perencanaan dan Pengawasan

Untuk menyusun perencanaan dan pengawasan yang baik dapat digunakan beberapa tekhnik
perencanaan dan pengawasan. Teknik-teknik tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat yang
lebih besar dibandingkan dengan biayanya.
7. Sistem Akuntansi Yang Baik
Sistem akuntansi yang baik diharapkan dapat menghasilka informasi untuk :
a. Menilai prestasi para manajer dengan cara menunjukkan perbandingan antara prestasi yang
diharapkan dengan prestasi yang dicapai.
b. Berbagai pihak eksternal yang berkepentingan terhadap organisasi. Informasi yang dihasilkan
sistem tersebut memiliki kualitas jika memenuhi kriteria relevan dan tepat waktu.
8. Memberikan Umpan Balik
Sistem perencanaan dan pengawasan yang baik dapat memberikan umpan balik yang tepat waktu.
Atas dasar umpan balik tersebut, prestasi para manajer unit organisasi atau pusat
pertanggungjawaban dapat di evaluasi dengan menggunakan kriteria yang sudah ditentukan,
sehingga dapat ditentukan penting tidaknya dilakukan tindakan koreksi dan jenis tindakan koreksi
jika diperlukan.
9. Dirancang Untuk Menjamin Efisiensi, Efektivitas, dan Kehematan
Sistem perencanaan dan pengawasan yang baik dirancang untuk dapat menilai efisiensi, efektivitas,
dan kehematan suatu organisasi sebagai satu kesatuan maupun untuk unit-unit organisasi atau
pusat-pusat pertanggungjawaban.

Karakteristik tersebut diatas diperlukan agar dapat dicapai pengawasan yang optimum. Konsep yang
digunakan sebagai pedoman adalah pengawasan yang optimum. Pengawasan yang optimum berhubungan
dengan pengawasan unit-unit organisasi atau pusat-pusat pertanggungjawaban dengan cara yang masuk akal
dengan mendasarkan pada keseimbangan biaya dihubungkan dengan manfaatnya, dalam arti manfaat
pengawasan seharusnya lebih besar dibandingkan dengan biayanya. Konsep pengawasan maksimum tidak
dapat digunakan karena :
1. Tidak memungkinkan untuk dilaksanakan
2. Memerlukan biaya yang mahal, biaya tersebut kemungkinan besar tidak sesuai dengan manfaatnya.

Selain karakteristik tersebut diatas, dalam perancangan sistem perencanaan dan pengawasan perlu
diperhitungkan pengaruh perilaku manusia pada para anggota organisasi. Hal ini disebabkan karena sistem
perencanaan dan pengawasan digunakan untuk mempengaruhi atau memotivasi para anggota organisasi
untuk mencapai tujuan secara efisien, efektif, dan hemat.

Kesimpulan yang dapat diambil dari uraian-uraian tentang perencanaan dan pengawasan adalah betapa
besar peranan dari perencanaan dan pengawasan bagi setiap perusahaan, baik itu perusahaan kecil,
menengah ataupun perusahaan yang besar. Proses perencanaan akan memberikan arah atau dapat dijadikan
sebagai pedoman bagi kegiatan-kegiatan operasional perusahaan, sedangkan pengawasan akan menjamin
terjadinya keselarasan antara tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.

PENTINGNYA -PENGAWASAN
Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi yaitu :
1. Perubahan lingkungan organisasi.
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tak dapat dihindari, seperti
munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru, adanya peraturan
pemerintah baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-
perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi
tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas Organisasi.
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk hams diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap
terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di analisa dan dicatat secara tepat; berma-
cam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri, perlu selalu dimonitor. Di samping itu
organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi, dengan banyak agen-agen atau cabang-
cabang penjualan dan kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara geografis, atau
fasilitas-fasilitas penelitian yang tersebar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawas-
an dengan lebih efisien dan efektif.
Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-3
Buku Ajar Pengantar Manajemen

3. Kesalahan-kesalahan.
Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan
fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering m embuat kesalahan-
kesalahan memesan barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu
rendah, masalah-masalah didiagnosa secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan
manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan Wewenang.
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri
tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat men entukan apakah bawahan telah melakukan
tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan sistem
pengawasan. Tanpa sistem tersebut, manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.

Kata "pengawasan" sering mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan, karena dianggap akan
mengancam kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal organisasi sangat memerlukan pengawasan untuk
menjamin tercapainya tujuan. Sehingga tugas manajer adalah menemukan keseimbangan antara pengawasan
organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat pengawasan yang tepat. Pengawasan yang
berlebihan akan menimbulkan birokrasi, mematikan kreatifitas, dan sebagainya, yang akhirnya
merugikan organisasi sendiri. Sebalik nya pengawasan yang tidak mencukupi dapat menimbulkan
pemborosan sumber daya dan membuat sulit pencapaian tujuan.

ASAS-ASAS DALAM PENGAWASAN

Pengawasan dimaksudkan untuk mengecek efektivitas penyelesaian rencana-rencana yang telah disusun dan
ditetapkan. Jadi dapat dikatakan bahwa pengawasan akan sangat membantu dan bermanfaat bagi perusahaan
agar dapat beroperasi secara efisien dan efektif, dimana kondisi ini akan mempengaruhi tingkat pencapaian
dari tujuan perusahaan /organisasi, dalam pelaksanaan pengawasan perlu diperhatikan asas-asa dari
pengawasan, yaitu :
1. Asas Tercapainya Tujuan. pengawasan harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan
mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.
2. Asas Efisiensi. Pengawasan itu efisisen, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.
3. Asas Tanggung Jawab Pengawasan. Pengawasan hanya dapat dilaksanakan jika manajer
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas Pengawasan Terhadap Masa Depan. Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah
pencegahan penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun
masa yang akan datang.
5. Asas Pengawasan Langsung. Teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya
bawahan yang berkualitas baik.
6. Asas Refleksi Rencana. Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan
karakter dan susunan rencana.
7. Asas Penyesuaian Dengan Organisasi. Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur
organisasi.
8. Asas Pengawasan Individual. Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai dengan
kebutuhan manajer.
9. Asas Standar. Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan
dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas Pengawasan Terhadap Strategi. Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya
perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas Pengecualian.Efisiensi dalam pengawasan membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan
terhadap factor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.
12. Asas Pengawasan Fleksibel. Pengawasan harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan
rencana.
13. Asas Peninjauan Kembali. Sistem pengawasan harus ditinjau berkali-kali, agar system yang
digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas Tindakan. Pengawasan dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan actuating.

Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-4

Buku Ajar Pengantar Manajemen

JENIS-JENIS PENGAWASAN
1. Pengawasan Karyawan. Ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan
karyawan.
2. Pengawasan Keuangan Ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan.
3. Pengawasan Produksi. Ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang
dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4. Pengawasan Waktu. Ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu untuk mengerjakan
suatu pekerjaan sesuai atau tidak.
5. Pengawasan Teknis. Ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan
tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengawasan Kebijaksanaan. Ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan
organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
7. Pengawasan Penjualan. Ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan
terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.
8. Pengawasan Inventaris. Ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada
semuanya atau ada yang hilang.
9. Pengawasan Pemeliharaan. Ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris kantor dipelihara
dengan baik atau tidak, jika rusak apakah masih bisa diperbaiki atau tidak.
10. Internal Control. Pengawasan yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.
11. External Control. Pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar.
12. Formal Control. Pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan
secara intern maupun ekstern.
13. Informal Control. Penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung
maupun tidak langsung.

LANGKAH-LANGKAH PENGAWASAN
Berikut ini akan diuraikan langkah-langkah dari proses pengawasan sehingga kaitan antara apa yang
dikerjakan oleh perusahaan dengan fungsi pengawasan akan lebih dapat dipahami. Langkah-langkah yang
dilakukan dalam fungsi pengawasan terdiri dari:
1 . Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kinerja
Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan sebaiknya ditetapkan
dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan. `Lengkap' di sini berarti bahwa
penetapan standar sebaiknya juga dilakukan pada saat perencanaan dilakukan.
Terdapat tiga alasan mengapa tujuan harus ditetapkan dengan jelas dan memuat standar
pencapaian tujuan, yaitu :
a. Sering kali tujuan terlalu bersifat umum sehingga sulit untuk dinilai pada saat implementasi
dilakukan.
b. Berdasarkan alasan pertama tersebut, sebaiknya tujuan yang ditetapkan memuat standar
yang lebih jelas, sehingga manajemen perlu mencari faktor-faktor yang menyebabkan
ketidakmampuan perusahaan mencapai standar tersebut, apakah disebabkan karena faktor
yang disengaja ataukah tidak, dan seterusnya.
c. Dengan kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen dalam melakukan
komunikasi dalam organisasi termasuk juga menentukan metode yang akan digunakan
dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan.
2. Penilaian Kinerja, Pada dasarnya penilaian Kinerja adalah upaya untuk membandingkan
Kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Penilaian
Kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan terus-menerus.
Membandingkan Kinerja dengan Standar, Ukuran standar ditentukan oleh perusahaan berdasar
tingkat kepentingannya. Penilaian umumnya akan dilakukan dengan membandingkan antara
Kinerja dengan standar.
3 . Melakukan Tindakan Koreksi Jika Terdapat Masalah, Dari tahap sebelumnya, melalui
perbandingan antara Kinerja dengan standar, kita dapat informasi dari proses pengawasan yang
kita lakukan bahwa Kinerja berada di atas standar, sama dengan standar, atau di bawah standar.
Ketika Kinerja berada di bawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah. Oleh karena itu
perusahaan kemudian perlu melakukan pengawasan, yaitu dengan mencari jawaban mengapa
masalah tersebut terjadi, yaitu Kinerja berada di bawah standar, lalu kemudian perusahaan
melakukan berbagai tindakan untuk mengoreksi masalah tersebut. Pengawasan ini perlu untuk
dilakukan agar perusahaan dapat memastikan bahwa apa yang tengah dilakukan oleh perusahaan
Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-5
Buku Ajar Pengantar Manajemen

benar-benar diarahkan kepada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, di mana indikator
pencapaian tujuan di antaranya adalah menyesuaikan capaian perusahaan agar sesuai dengan standar.
Pada intinya, manajer atau perusahaan berusaha untuk mencari penyebab ketidakmampuan
mencapai Kinerja sesuai dengan standar untuk kemudian tindakan koreksinya.

Bahwa terdapat kenyataan yang menunjukkan bahwa tidak sedikit daya kontrol perusahaan yang
lemah, sehingga memerlukan fungsi pengawasan dan pengendalian yang lebih intensif. Ada beberapa
gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya kontrol atau pengawasan dan pengendalian perusahaan
sebagaimana diterangkan oleh Kreitner (1992) adalah sebagai berikut:
1. Terjadi penurunan profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
2. Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
3. Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktivitas kerja yang
menurun, dan lain sebagainya)
4. Berkurangnya kas perusahaan
5. Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
6. Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
7. Biaya yang melebihi anggaran
8. Adanya penghamburan dan mefisiensi

Berdasarkan uraian dari tahapan proses pengawasan di atas, maka dapat kita pelajari bahwa fungsi
pengawasan terkait dengan upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengawasi kegiatan perusahaan
dan memastikannya agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Selain itu pula dapat kita pelajari
bahwa fungsi pengawasan juga mencakup kegiatan pengendalian, yaitu ketika perusahaan berusaha
untuk mengantisipasi berbagai faktor yang mungkin akan menghambat jalannya kegiatan perusahaan,
seperti misalnya melakukan tindakan koreksi terhadap berbagai penyimpangan yang terjadi. Tak heran jika
sebagian teori kadangkala mengartikan fungsi controlling ini tidak saja sebagai fungsi pengawasan, tetapi
juga fungsi pengendalian.

BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
Ada tiga bentuk dalam pengawasan, yaitu :
1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan pendahuluan, atau sering disebut
steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-
penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif,
dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu
masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan
informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan
atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control).
Pengawasan ini, sering disebut pengawasan "Ya-Tidak". screening control atau "berhenti--
terus'; dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses
di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus
dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan
"double-check" yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past-
action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab
penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk
kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran
dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan pendahuluan dan
"berhenti-terus", cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan
tetap dapat mencapai tujuan. Tetapi ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan disamping
kegunaan dua bentuk pengawasan itu. Pertama, biaya keduanya mahal. Kedua, banyak kegiatan tidak
memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus. Ketiga, pengawasan yang berlebihan akan
menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena itu, manajemen harus menggunakan sistem pengawasan
yang paling sesuai bagi situasi tertentu.

Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-6

Buku Ajar Pengantar Manajemen

METODE-METODE PENGAWASAN
Ada banyak metode yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengawasan menjadi lebih efektif,
Metode-metode pengawasan tersebut bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian yaitu :
1. Pengawasan Non-Kuantitatif
Pengawasan yang tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi
organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah :
a. Pengamatan (pengawasan dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan
kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
b. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati
kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
c. Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang
dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
d. Evaluasi pelaksanaan.
e. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat
menjadi alat pengawasan karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan
bersama.
f. Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang
signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian.
Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara
manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin. Pengawasan yang ditujukan pada terjadinya
kekecualian ini murah, tetapi penyimpangan baru dapat diketahui setelah kegiatan ter -
laksana. Biasanya pengawasan ini dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat
otomatis dan rutin.
2. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan yang melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat
dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah :
a. Anggaran
1) Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas.
2) Anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base
budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA ).
b. Audit
1) Internal Audit bertujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan
tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan
komentar mengenai kegiatan mereka.
2) Ekternal Audit bertujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara
wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang
bebas dari pengaruh manajemen.
c. Analisis Break-Even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada
volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.
d. Analisis Rasio
Menyangkut dua jenis perbandingan :
1) Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
2) Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
e. Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
1) Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain
serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan
dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
2) Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek yang
bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus
dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-7

Buku Ajar Pengantar Manajemen

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN MANAJEMEN

Era globalisasi ekonomi sekarang ini, perusahaan memasuki lingkungan bisnis yang sangat berbeda dengan
lingkungan bisnis sebelumnya. Pasar tidak lagi hanya dimasuki oleh pesaing-pesaing domestik, namun telah
didatangi oleh pesaing-pesaing mancanegara yang membawa produk dan jasa yang sarat dengan kandungan
persaingan.

Selain membawa perubahan yang kita secara nilai secara postif, globalisasi ekonomi ternyata membawa
permasalahan yaitu perusahaan-perusahaan yang tidak mempunyai struktur sistem pengawasan manajemen
yang baik akan tersisih, banyak sistem manajemen perusahaan yang tidak mampu beradaptasi dengan arus
perubahan dalam globalisasi ekonomi.

Sistem pengawasan manajemen pada dasarnya suatu sistem yang digunakan oleh manajemen untuk
membangun masa depan organisasi. untuk membangun masa depan organisasi, perlu ditentukan lebih
dahulu dalam bisnis apa organisasi akan berusaha. Jabawan atas pertanyaan tersebut merupakan misi
organisasi dengan demikian misi organisasi merupakan the chosen track untuk membawa organisasi
mewujudkan masa depannya. Diharapkan dengan dilaksanakannnya struktur sistem manajemen akan
tercipta visi dan misi organisasi perusahaan kemudian mengimplementasikannya.

Permasalahan yang timbul dalam implementasi struktur sistem pengawasan manajemen yang dapat
diidentifikasikan sekarang ini adalah terletak pada kelemahan struktur dan kelemahan proses. Sistem
pengawasan manajemen tidak dapat mewujudkan tujuan sistem kemungkinan karena strukturnya tidak pas
dengan lingkungan yang dihadapi perusahaan, dapat juga terjadi tujuan sistem pengawasan manajemen
tidak tercapai karena proses sistem pengawasan manajemennya lemah.

Dampak yang timbul dikarenakan perusahaan tidak memberlakukan struktur system pengawasan
manajemen antara lain organisasi perusahaan akan kesulitan menghadapi berbagai perubahan tajam radikal,
konstan, pesat, serentak sehingga roda organisasi tidak akan jalan dan tidak dapat membuat berbagai
perencanaan, tidak dapat memprediksi target organisasi ke depannya. Untuk menghadapinya diperlukan
struktur sistem pengawasan manajemen dimulai dari pengamatan dan pengindetifikasian memacu
perubahan (change drivers) yang berdampak terhadap karakteristik lingkungan yang akan dimasuki
perusahaan.) Struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan erat satu dengan lainnya yang
secara bersama-sama digunakan untuk mewujudkan tujuan sistem seperti yang dikatakan Mulyadi, Johny
(2001) bahwa struktur pengawasan manajemen terdiri dari tiga komponen yaitu Struktur organisasi, Jejaring
informasi dan Sistem penghargaan.

Kerangka pendesainan struktur sistem pendesainan pengawasan manajemen mempergunakan pendekatan

contigency approach dan human resource leverage. Permasalahan struktur sistem pengawasan manajemen
penting untuk dikaji karena memberikan harapan yaitu kemampuan bagi manajemen perusahaan untuk
memetakan secara komprehensif lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh organisasi perusahaan di masa
depan, melakukan perubahan dengan cepat peta perjalanan tersebut sesuai dengan tuntutan perubahan yang
diperkirakan akan terjadi dan melipatgandakan kinerja perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan,
sehingga perusahaan memiliki kemampuan yang luar biasa besarnya untuk senantiasa melakukan perubahan
yang diperlukan.

Agar manajer dapat merancang sistem pengawasan efektif, maka perlu didentifikasikan bidang-bidang
strategik satuan kerja atau organisasi. Bidang-bidang ini merupakan aspek-aspek satuan kerja atau organisasi
yang harus berfungsi secara efektif agar keseluruhan organisasi meraih sukses. Bidang-bidang strategik
(kunci) biasanya menyangkut kegiatan-kegiatan utama organisasi seperti transaksi-transaksi keuangan,
hubungan manajer-bawahan, atau operasi-operasi produksi. Penetapan bidang-bidang pengawasan
strategik akan membantu perumusan sistem pengawasan dan standar yang lebih terperinci bagi manajer-
manajer tingkatan bawah.

Di samping itu, penting juga untuk menentukan titik-titik kritis dalam sistem di mana monitoring dan
pengumpulan informasi harus dilakukan, atau yang disebut titik-titik pengawasan strategik (strategic
control). Metoda penentuannya adalah dengan menganalisa bidang-bidang operasi di mana perubahan
selalu terjadi dan pemusatan pada unsur-unsur paling vital dalam operasi tertentu.

Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-8

Buku Ajar Pengantar Manajemen

KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria-kriteria utama
adalah bahwa sistem seharusnya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar, 2) tepat waktu, 3) dengan
biaya yang efektif, 4) tepat-akurat, dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya
kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Karakteristik-karakteristik pengawasan yang
efektif dapat lebih diperinci sebagai berikut :
1. Akurat . Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari
sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau
bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.
2. Tepat-Waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila
kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta
lengkap. . .
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawas_ an harus memusatkan
perhatian pada bidang-bidang di mana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling
sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau
paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan
kenyataan-kenyataan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terkoordinasi
dengan aliran kerja organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat
mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan
harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
8. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau
reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan,
baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan
pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung
jawab dan berprestasi.

Daftar Pustaka
1. Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, 1996
2. Mamduh M. Hanafi, Drs, MBA., Manajemen, Cetakan Pertama, UPP AMP YKPN,1997.
3. Schermerhorn., Management, Seventh edition, John Wiley & Sons, Inc., 2002.
4. Stoner, James A.F. & Freeman, Edward R., Management, Fifth edition, Prentice-Hall International
edition, 1992
5. Weihrich, Heinz & Koontz, Harold, Management : A Global Perspective, Tenth edition,
McGRAW HILL International edition, 1994
6. Bartol, Kathryn M. & Martin, David C., Management, McGraw Hill Series in Management, 1991
7. Massie, Joseph., Essential of Management, Fourth edition, Prentice Hall,1987
8. Robbins, Stephen P. 2003. Manajemen. Edisi Indonesia. PT. Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta.
9. Silalahi, Ulbert. 1996. Pemahaman Praktis : Asas-asas Manajemen. CV.Mandar Maju, Bandung.
10. Sule, Ernie Trisnawati, Kurniawan Saefulloh. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Prenada Media
Group.

Untuk Lingkungan Sendiri (ns) XIII-9