RESUME MATERI

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN

I. Pengawasan Manajemen

A. Pengertian Pengawasan

Dalam manajemen, pengawasan (controlling) merupakan suatu

kegiatan untuk mencocokkan apakah kegiatan operasional (actuating) di
lapangan sesuai dengan rencana (planning) yang telah ditetapkan dalam
mencapai tujuan (goal) dari sebuah organisasi.

B. Tujuan Pengawasan

Griffin (2000) menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari fungsi

pengawasan. Keempat tujuan tersebut adalah adaptasi lingkungan,
meminimalkan kegagalan, meminimumkan biaya, dan mengantisipasi
kompleksitas dari organisasi.

1. Adaptasi Lingkungan

Agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang

terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal
maupun lingkungan eksternal.

2. Meminimalkan Kegagalan
3. Meminimalkan Biaya
4. Mengantisipasi Kompleksitas dari Organisasi

Kompleksitas tersebut dari mulai pengelolaan terhadap produk,

tenaga kerja, hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen
organisasi. Oleh karena itu, jelas fungsi pengawasan memiliki peran
 penting untuk menjamin bahwa kompleksitas tersebut dapat diantisipasi
dengan baik.

C. Karakteristik Pengawasan
1. Akurat, yakni Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat.

Data yang tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan

organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan
menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.

2. Tepat-Waktu, yakni informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan

dievaluasi secepatnya.
3. Objektif dan menyeluruh, yakni informasi harus lengkap dan mudah
dipahami.
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik.
Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-
bidang di mana penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau
yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis. Yakni biaya pelaksanaan sistem
pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan
kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional. Yakni sistem pengawasan harus cocok
atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja
organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat
mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2)
informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang
memerlukannya.
8. Fleksibel, yakni untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap
ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.
 Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau
deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima oleh anggota organisasi.
Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja
para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi,
tanggung jawab dan berprestasi.

D. Fungsi Pengawasan

Berikut fungsi controlling yang perlu dipahami dari Ernie dan

Saefullah (2005:12) serta Maringan (2004:62):

1. Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan.

2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang

bisa saja ditemukan.

3. Menjalankan berbagai alternatif solusi terhadap berbagai masalah yang

berhubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan.

4. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap pemimpin dan anggota yang

diberi tugas & wewenang dalam menjalankan pekerjaan.

5. Mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan

kelemahan supaya tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.

E. Jenis – Jenis Pengawasan

Ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Pengawasan Intern dan Pengawasan Ekstern

 Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau
badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.
Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan
langsung atau pengawasan melekat (built in control).

Contohnya, pengawasan rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap

kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di
Indonesia.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit

pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi.

Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang
merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan
manapun.

2. Pengawasan Preventif dan Pengawasan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai pengawasan yang

dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan,
sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.

Pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran

dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan
lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga
penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan terhadap

suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan. Pengawasan model ini lazimnya
dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan
kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan
pengawasan untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.
3. Pengawasan Aktif dan Pengawasan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk pengawasan yang

dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan. Hal ini berbeda dengan
pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui penelitian dan
pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan
bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.

4. Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan

pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran
(doelmatigheid)

Pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak

(rechmatigheid) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai
dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.

Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai

maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah pemeriksaan terhadap
pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran
tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.

F. Pengawasan yang Baik

Menurut Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi

Ilmu Administrasi dan Manajemen, bahwa pengawasan mesti memenuhi
beberapa syarat-syarat, sebagai berikut:

1. Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan.

2. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan

penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.
 3. Melakukan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan
perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang. Dengan adanya
syarat-syarat dalam pengawasan memungkinkan pengawaasan akan sesuai
dengan apa yang diharapkan juga supaya pemanfaatan semua unsur dari
manajemen, efektif dan efisien.

G. Hambatan dalam Pengawasan

1. Kurangnya kemampuan untuk merincikan hasil yang dicapai oleh

manajemen

2. Kurangnya komunikasi antar anggota maupun pimpinan

3. Kurangnya informasi mengenai data produktivitas terutama dalam

melakukan perbaikan

II. Pengendalian dalam Manajemen

A. Pengertian Pengendalian

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu

perusahaan,agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam
rencana.

B. Asas-Asas Pengendalian

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel, mengemukakan asas-asas

pengendalian yaitu:

a. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), artinya

pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan
 mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan dari
rencana.

b. Asas efisiensi pengendalian (Principle of efficiency of control), artinya

pengendalian itu efisien, jika dapat menghindari penyimpangan dari
rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.

c. Asas tanggung jawab pengendalian (Principle of control

responsibility), artimya pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika
manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.

d. Asas pengendalian terhadap masa depan (principle of future control),

artinya pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan
penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu
sekarang maupun masa yang akan datang.

e. Asas pengendalian langsung (Principle of direct control), artinya

teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer
bawahan yang berkualitas baik.

f. Asas refleksi rencana (Principle of reflection plans), artinya

pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat
mencerminkan karakter dan susunan rencana.

g. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organization

suitability), artinya pengendalian harus dilakukan sesuai dengan
struktur organisasi.
h. Asas pengendalian individual (Principle of individual of control),
artinya pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan
kebutuhan manajer.

i. Asas standar (Principle of standard), artinya pengendalian yang efektif

dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan
sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.

j. Asas pengendalian terhadap strategi (Principle of strategic point

control), artinya pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan
adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor strategis dalam
perusahaan.

k. Asas kekecualian (The exception principle), artinya efisiensi dalam

pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap
faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan
tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.

l. Asas pengendalian fleksibel (Principle of flexibility of control), artinya

pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan
rencana.

m. Asas peninjauan kembali (Principle of review), artinya system

pengendalian harus ditujukan berkali-kali, agar sistem yang digunakan
berguna untuk mencapai tujuan.

n. Asas tindakan (Principle of action), artinya pengendalian dapat

dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi
 penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan
directing.

C. Tujuan Pengendalian

1. Agar proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan

dari rencana.
2. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-
penyimpangan.
3. Agar tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.
4. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi
5. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
6. Memajukan efisiensi dalam operasi.
7. Meningkatkan akuntabilitas.
8. Merangsang kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur,
peraturan,dan ketentuan yang berlaku.

D. Karakteristik Pengendalian

1. Selaras dengan strategi dan tujuan organisasi

2. Dibuat dengan sesuai struktur organisasi dan bertanggung jawab dalam
pengambilan keputusan manajer individual
3. Harus efektif yang memotivasi seorang manajer dan karyawan untuk
berusaha ke arah pencapaian tujuan organisasi.

E. Fungsi Pengendalian

1. Sebagai ruang koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi

2. Memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai
dengan tujuan organisasi
3. Memudahkan dalam penilaian kinerja.
4. Meningkatkan akuntabilitas
 5. Meningkatkan kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur,
peraturan,dan ketentuan yang berlaku.
6. Melindungi aset organisasi.
F. Jenis – Jenis Pengendalian

1. Metode Pengendalian Umpan Maju (Mengantisipasi

Masalah Sebelum Terjadi)

Metode pengendalian jenis ini membutuhkan berbagai

standar kualitas dan kuantitas yang layak dari berbagai masukan
(input), seperti sumber daya manusia, material, modal, mesin, dan
sebagainya. Sumber daya informasi juga sangat dibutuhkan oleh
manajer dalam menentukan sumber daya mana saja yang
diperlukan untuk memenuhi standar yang ditetapkan sehingga
terhindar dari masalah potensial.

2. Metode Pengendalian Berjalan atau Bersamaan

( Mengelola Masalah pada Saat Terjadi)

Metode ini membutuhkan standar perilaku, kegiatan serta

pelaksanaan dari aktivitas secara layak. Sumber informasi utama
bagi metode pengendalian jenis ini adalah hasil observasi dari first
line manager. Tindakan perbaikan (korektif) ditujukan pada
perbaikan kualitas serta kuantitas sumber daya dan operasi.

3. Metode Pengendalian Umpan Balik (Mengelola Masalah

Setelah Terjadi)

Metode ini membutuhkan standar kualitas dan kuantitas

yang layak dari keluaran yang diharapkan (output). Informasi ini
harus mempresentasikan karakteristik dari keluaran. Para manajer
 disini mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki masukan
serta operasi bukan pada standar keluarannya saja. Seperti
misalnya dengan memperbaiki proses produksi ketika banyak
produk yang dikembalikan oleh konsumen karena cacat ataupun
rusak.

G. Hambatan dalam Pengendalian

1. Kesalahan dalam pertimbangan.

Seringkali, manajemen dan personel lain salah dalam

mempertimbangkan keputusan organisasi yang diambil atau dalam
melaksanakan tugas rutin karena kurang memadainya informasi,
keterbatasan waktu, atau tekanan lain.

2. Munculnya berbagai gangguan.

Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat

terjadi karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan

3. Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut

dengan kondisi kolusi sebagai bagian dari perilaku KKN.
4. Pengabaian oleh manajemen.

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang

telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan
pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau
kepatuhan semu.

5. Biaya lawan manfaat.

 Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem
pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan
dari pengendalian intern tersebut.