See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/260025771

Analisis dan Desain Sistem Konversi Data (Studi Kasus Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Akademik Organisasi XYZ)

Conference Paper · July 2007

CITATIONS
READS
0
13,541

1 author:

A'ang Subiyakto
Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta
130 PUBLICATIONS 999 CITATIONS

SEE PROFILE

Some of the authors of this publication are also working on these related projects:

Thesis - Factors Affecting Readiness, And Its Impact On Utilization Of Sistem Informasi Desa (SID) In The Rural District Of Sumedang, Indonesia View project

AISM JOURNAL View project

All content following this page was uploaded by A'ang Subiyakto on 05 February 2014.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

 ANALISIS DAN DESAIN SISTEM KONVERSI DATA
(STUDI KASUS PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN AKADEMIK ORGANISASI XYZ)
A'ang Subiyakto 1)
Program Studi Sistem Informasi,Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 1)

Jl. Ir. H. Juanda No. 95 Ciputat, Jakarta

Telp. 021-7401925 Ext. 1213, 021-7493547
E-mail : [email protected]

Abstrak dapat diperkirakan proses pengembangan akan berjalan

lambat atau bahkan terhenti. KD sering dilaporkan menjadi
Konversi data (KD) adalah salah satu aspek menentukan penyebab utama dari kegagalan implementasi sebuah
keberhasilan implementasi sistem informasi (SI). Pada tahap sistem baru [2].
ini, aspek non-teknis meliputi pendekatan, metode, strategi Penelitian ini membahas permasalahan bagaimana
manajerial terkait sistem kerja dan organisasi pengguna
mengembangkan KD pada sebuah studi kasus
menjadi perhatian para pengembang di samping aspek teknis
pengembangan SI karena terlibatnya pengguna pada semua
pengembangan SIM Akademik berbasis client/server di
lini secara langsung. Penelitian ini merupakan satuan kajian organisasi XYZ. Harapannya hasil penelitian ini dapat
dari kajian pengembangan SI di organisasi XZY. Pendekatan menjadi masukan dan bahan pertimbangan pada proses
penelitian dilakukan berdasarkan siklus hidup pengembangan pengembangan SIM di organisasi XYZ dan SI sejenis di
sistem untuk mendapatkan gambaran utuh dan berurutan, institusi lain.
menyesuaikan pendekatan yang telah digunakan pada
penelitian sebelumnya. Hasilnya adalah sebuah rancangan
sistem hasil analisis dan desain serta aplikasi konversi data
2. Landasan Teori
untuk mendukung subtahap konversi data pada tahap 2.1. Konversi Data (KD)
implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Akademik KD adalah suatu proses mengkoversi data dan basis
organisasi XYZ. data lama ke basis data baru [3]. Pada sebuah tahap
implementasi SI, KD dilaksanakan setelah tahap pengujian
Kata Kunci : sistem, konversi, data, analisis, desain dan pemasangan sistem baru berhasil dilakukan. Tahapan
ini biasanya mencakup koreksi data, penyaringan data,
konsolidasi data dan pengaturan format data ke dalam
1. Pendahuluan format data yang baru. Proses konversi data yang baik
Akurasi masukan data ke dalam sistem baru merupakan hal yang menentukan dalam tahap
merupakan salah satu faktor menentukan pada tahap implementasi sistem karena penyusunan format data yang
implementasi sebuah SI. Kendall menyatakan hal ini tidak tepat sering kali dilaporkan sebagai salah satu
sebagai suatu aksioma di mana kualitas data masukan penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem
sebuah sistem turut menentukan kualitas informasi baru [2].
yang dihasilkan. Tingkat akurasi masukan data secara
umum dapat diukur dari: 1) pengkodean data yang 2.2. Arsitektur Basis Data
efektif, 2) pengambilan dan pemasukan data yang Basis data merupakan bagian sangat penting dalam
efektif dan efisien dan 3) kualitas validasi informasi sebuah proses pengolahan data. Secara definisi, basis data
yang dihasilkan [1]. adalah koleksi data yang saling berhubungan dan memiliki
Untuk suatu implementasi SI dengan volume dan arti serta terorganisasi secara rapi. Data tersebut harus
tingkat kompleksitas relasi data yang relatif rendah hal dapat diakses dengan urutan yang berbeda-beda secara
ini tidak menjadi permasalahan berarti bagi tim logis dengan cara yang relatif mudah [4].
pengembang SI. Tetapi sebaliknya, jika volume dan Secara arsitektural, basis data terdiri dari database
tingkat kompleksitas relasi data yang tinggi maka akurasi engine dan database utilities yang terdiri dari database
hasil proses pemasukan data akan menjadi CASE tools untuk analisis dan desain, dan database
permasalahan tersendiri. Apalagi jika ditambah dengan application development tools untuk alat pengembangan
permasalahan non teknis lainnya dalam pengembangan basis data. Pusat kontrol semua elemen basis data ini
sistem, seperti kurangnya dukungan user, struktur dan adalah Sistem Manajemen Basis Data (Database
sistem kerja organisasi pengguna yang besar dan Management System/DBMS), sebuah perangkat lunak
komplek maka yang digunakan untuk membuat, mengakses, mengontrol
dan mengelola basis data [3].
 Pengguna dapat mengajukan permintaan informasi
melalui client. Permintaan ini berjalan melalui jaringan
menuju ke server, kemudian server menerjemahkan
permintaan dan mengambil tindakan yang diperlukan.
Tindakan ini dapat melibatkan suatu basis data. Hasil
dari transaksi permintaan (kalau ada) akan
dikembalikan ke client untuk ditampilkan [6]. Secara
logik, hal ini dapat dilihat pada Gbr. 3.

Gbr. 1. Sebuah Arsitektur DBMS [3]

DDL dan DML merupakan bahasa basis data yang

berfungsi untuk mendeskripsikan data ke DBMS dan
Gbr. 3. C/S System: Distributed Data (Two Tier) [3]
juga memberi fasilitas untuk perubahan, pemeliharaan,
dan pengelolaannya; dan program aplikasi yang
memudahkan pengguna akhir untuk menggunakan data
2.3. Middleware dan Open Database Connectivity
dan mendapatkannya sebagai informasi yang sesuai.
(ODBC)
Middleware merupakan teknologi pemrograman yang
2.3. Client/Server (C/S) Distributed System
digunakan untuk menghubungkan atau menyatukan dua atau
Model pengolahan data ini melibatkan 3 (tiga)
lebih program atau aplikasi yang digunakan. Jadi posisi
komponen. yaitu client, server, dan jaringan. Client
software middleware adalah software yang terletak diantara
merupakan aplikasi perangkat lunak yang berjalan pada
program aplikasi dan pelayanan-pelayanan yang ada di
komputer penyedia informasi dan berperan sebagai
sistem operasi [4]. Adapun fungsi dari middleware adalah:
antarmuka antara pengguna dengan sistem penyedia
1. Menyediakan lingkungan pemrograman aplikasi
informasi pada server.
sederhana yang menyembunyikan penggunaan
secara detail pelayanan-pelayanan yang ada
pada sistem operasi.
2. Menyediakan lingkungan pemrograman aplikasi
yang umum yang mencakup berbagai komputer
dan sistem operasi.
3. Mengisi kekurangan yang terdapat antara sistem
operasi dengan aplikasi, seperti dalam hal:
jaringan, keamanan, basis data, antarmuka
pengguna, dan administrasi sistem.

Database Middleware adalah salah satu jenis

middleware disamping berorientasi pesan (message
middleware) , middleware berorientasi objek, remote
procedure call, dan transaction processing monitor. Pada
prinsipnya, ada tiga tingkatan integrasi sistem komputer
Gbr. 2. Arsitektur Jaringan Client-Server [5]
yaitu integrasi jaringan, integrasi data, dan integrasi
aplikasi. Database Middleware menjawab tantangan
integrasi data, sedangkan middleware yang lain
menjawab tantangan integrasi aplikasi dan jaringan. 4. Hasil dan Analisis
Database middleware yang paling umum 4.1. Data dan Fakta
digunakan adalah ODBC. Keterbatasan ODBC adalah Berdasarkan hasil cleaning terhadap data yang telah
bahwa middleware ini didesain untuk bekerja pada tipe diperoleh, berikut adalah data-data yang diperoleh dari studi
penyimpanan basis data relasional, lebih tepatnya SQL- kasus yang menjadi obyek penelitian :
based relational database, meskipun sudah tersedia 1. Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan
ODBC untuk file teks dan lembar kerja Excel. ODBC pada obyek penelitian :
adalah suatu standar yang dikembangkan oleh
Microsoft Inc. untuk mengakses basis data agar lebih Tabel 1. Spesifikasi Perangkat Lunak SIM Akademik
Programming Language Product
mudah dengan fungsi yang bersifat umum. Pada Application Dev. Tool Microsoft Visual Basic 6.0
program berbasis Windows sumber data ODBC Database Dev. Tool MySQL 5.0.20
dapat diakses pada program melalui Data Source Name XML Parser Microsoft XML 4.0
(DSN). GUI Dev. Tool Adobe Software & Icon Editor 1.1
Database Design Tool MySQLYog Enterprise 8.0

3. Metodologi Penelitian 2. Spesifikasi basis data pada obyek penelitian:

2.1. Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, teori-teori dan hasil penelitian Tabel 2. Spesifikasi Basis Data SIM Akademik
mengenai basis data dan implementasi SI khususnya Description Product
KD digunakan pada kenyataan di kasus yang menjadi Data Processing Architecture Client Server Distributed System
obyek penelitian. Studi kasus dipilih dalam penelitian DBMS RDBMS (MySQL 5.0.20)
Total Tables 66 Tables
ini karena: 1) Data studi kasus diambil dari
pengalaman- pengalaman dan praktik peneliti sehingga
cukup kuat terhadap realitas. 2) Studi kasus dapat 4.2. Analisis
menyediakan sumber data analisis lebih lanjut dalam Tahap analisis sistem ini dilakukan dengan 3 (tiga)
penelitian [7]. metode:
1. Analisis Tujuan dan Masalah
2.2. Teknik Pengumpulan Data Analisis ini dilakukan dengan mendeskripsikan
Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini permasalahan yang dihadapi berdasarkan tujuan
bersumber dari dua sumber. 1) Kajian Pustaka, kajian pengembangan SI yang menjadi obyek penelitian,
ini dilakukan untuk mendapatkan data berupa landasan untuk memperoleh alternatif-alternatif pemecahan
teori dan empiris tentang topik kajian yang sama dari masalah. Hasil analisis ini menunjukan bahwa tahap
buku teks, artikel, jurnal, prosiding dan internet serta KD dapat dilakukan melalui 1) Prosedur manual
dokumen-dokumen internal pada studi kasus yang pemasukan data melalui aplikasi yang telah berhasil
menjadi obyek penelitian berupa juklak atau juknis diuji dan dipasang, 2) Penggunaan aplikasi paket
sistem kerja. 2) Kajian lapangan, berupa wawancara yang tersedia di pasaran atau memanfaatkan toolkit
dan observasi di lapangan untuk mendapatkan data dan dari DBMS yang dipakai (MySQL 5.0.20) dan 3)
fakta mengenai obyek penelitian pada lingkungan Pengembangan Sistem KD secara khusus.
pengembangan SI. Teknik ini digunakan karena peneliti Berdasarkan beberapa alasan antara lain: 1)
dan responden terlibat langsung dalam studi kasus yang Efektifitas proses KD, 2) Efisiensi sumber daya
menjadi obyek penelitian [7]. pengembangan SI, 3) Validasi hasil KD, 4) Dukungan
terhadap proses pengembangan SI selanjutnya dan 5)
Pengembangan SDM internal [8] maka peneliti
2.3. Teknik Pengolahan dan Analisis Data. mengusulkan dikembangkannya Sistem KD secara
Teknik pengolahan data dan analisis dilakukan khusus.
dengan: 1) Data cleaning terhadap data yang berhasil
dikumpulkan; 2) Interprestasi data berdasarkan acuan 2. Analisis Critical Success Factors (CSF
dan tujuan penelitian; 3) Menentukan skala prioritas Analysis)
pengembangan mencakup ruang lingkup sistem sesuai CSF merupakan hal mendasar yang menentukan
interpretasi yang telah dilakukan sebelumnya dan tingkat keberhasilan suatu pekerjaan, khusus dalam
pembahasan; 4) Melakukan proses pengembangan studi kasus penelitian ini, CSF pengembangan Sistem
dengan pendekatan siklus hidup pengembangan sistem KD adalah: 1) Ketersediaan sumber daya
(system development life cycle/SDLC), meliputi: pengembangan sistem; 2) Keterlibatan dan komitment
analisis sistem berjalan dan sistem usulan pengguna; 3) Kemampuan SDM; 4) Pengelolaan
(permodelan), membuat rancangan sistem usulan dan proyek; 5) Ruang lingkup dan kompleksitas sistem;
implementasi meliputi pengkodean ke bahasa 6) Pendekatan dan metodologi pengembangan sistem
pemrograman komputer dan pengujian. KD
 yang dipakai; 7) Standarisasi teknologi yang
Deployment Diagram untuk memberikan gambaran secara
digunakan; dan 8) Dokumentasi proses.
phisikal arsitektur sistem.
3. Analisis Kebutuhan Sistem
1. Skema Proses
Analisis ini dilakukan terkait dengan
Berdasarkan model konseptual sistem usulan,
kebutuhan pengembangan sistem KD dan
sistem dirancang dalam 3 (tiga) proses utama yaitu:
hubungannya dengan ketersediaan sumber daya
1) Seleksi, proses ini menyeleksi field-field
yang dimiliki, meliputi kebutuhan terhadap data
pada file sumber berdasarkan rujukan
dan informasi terkait proses bisnis akademik,
Standar Field sesuai struktur basis data dan
kebutuhan terhadap teknologi pengembangan
menghasilkan Dump File #1 yang akan
sistem, network, SDM, waktu dan biaya. Hasil
menjadi masukan proses selanjutnya.
dari analisis ini, pengembangan sistem yang
2) Penyaringan, proses ini menyaring data
secara khusus mendukung KD layak
hasil penyeleksian sebelumnya berdasarkan
dikembangkan terkait dengan ketersediaan
Standar Table/File dan menghasilkan Dump
sumber daya yang dimiliki dan peluang
File #2 sebagai masukan proses verifikasi.
manfaatnya di masa depan..
3) Verifikasi, melakukan pensortiran Dump File
#2 berdasarkan indek validasi sesuai
Selanjutnya, di bawah ini adalah model konseptual kebutuhan basis data. Sistem dapat
dari sistem KD (Gbr. 4). Model ini memberikan menampilkan hasil pemrosesan dalam
gambaran umum proses KD: bentuk indek data-data standar dan tidak
standar. Data standar dapat langsung
dikirimkan ke basis data tujuan sedangkan
data tidak standar (Dump File #3) dapat di
validasi atau disimpan kembali ke basis data
sumber untuk kemudian dapat dilakukan
verifikasi secara manual.

Gbr. 4. Model Konseptual Sistem KD

4.3. Perancangan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilaksanakan
sebelumnya, selanjutnya dilakukan perancangan sistem
usulan. Tahap ini dilakukan dalam bentuk perancangan
skema proses untuk menjelaskan gambaran sistem secara Gbr. 5. Rancangan Skema Proses
umum, Class Diagram untuk memberikan gambaran
logika proses kepada programmer aplikasi dan
 2. Class Diagram
Gambaran dari tahap ini dapat dijelaskan dalam dua hal:
Diagram kelas dari sistem ini terdiri dari 8 pertama, pengkodean (coding) komputer yang digunakan
(delapan) kelas yaitu: SheetExcel, DisplayData, dalam mengembangkan sistem ini dan kedua, gambaran
DDM (Data Distributed Manager), DDMItem, hasil pengujian.
DDMIndex, StandarTable, StandarField dan
DumpFile.
1. Tahap Pengkodean (Coding)
Pada tahap ini, rancangan sistem dikodekan ke
dalam bentuk bahasa pemrograman komputer sehingga
menghasilkan aplikasi program komputer. Aspek
yang diperhatikan terkait dengan penggunaan jenis
alat bantu pengkodean, antara lain adalah: 1) Biaya
pengadaan perangkat lunak terkait dengan pembelian
dan pembayaran lisensi pemakaian di masa depan; 2)
Fungsionalitas jenis perangkat lunak terkait dengan
kemampuan penanganan kompleksitas logika proses
sistem usulan; 3) Kemudahan pengembangan dan
dukungan produsen serta standarisasi platform
teknologi yang digunakan dan 4) Kemampuan
developer dalam pengembangan sistem. Development
tools yang digunakan dalam pengembangan sistem
dapat dilihat pada Tabel 3, sbb. :

Tabel 3. Development Tools

Programming Language Product
Application Dev. Tool Microsoft Visual Basic 6.0
Database Dev. Tool MySQL 5.0.20
Design Tool MySQLYog Enterprise 8.0

2. Tahap Pengujian (Testing)

Tahap ini dilakukan untuk menjamin bahwa
Gbr. 6. Class Diagram sistem yang telah kembangkan mempunyai standart
hasil sesuai rancangan sistem yang sebelumnya telah
dibuat. Pendekatannya adalah melakukan pengujian
3. Deployment Diagram secara parsial dan bertahap pada setiap aspek
operasional sistem berjalan berdasarkan parameter
yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu : 1) Apakah
kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem sudah
sesuai standart yang ditentukan?; 2) Apakah sistem
baru dapat memecahkan masalah yang ada di sistem
yang sedang berjalan?; 3) Apakah sistem baru dapat
dijalankan secara on-line dengan konfigurasi perangkat
jaringan komputer client server?; 4) Bagaimanakah
tanggapan dari user khususnya pada tingkatan teknis
setelah pengujian?. Metode pengujiannya adalah
metode pengujian kotak hitam (black box testing),
alasan dari pemilihan metode ini adalah: 1)
Kemudahan pelaksanaan pengujian; 2)
Pengembangan sistem usulan dilakukan oleh pihak
internal sehingga pengujian secara rinci (white box
testing) telah dilakukan sebagai bagian dari evaluasi
Gbr. 7 Diagram Deployment Sistem KD setiap proses pengembangan; 3) Dokumentasi proses
pengembangan sistem usulan sudah secara lengkap
4.4. Penerapan Sistem dimiliki, sehingga memungkinkan perbaikan secara
Tahap selanjutnya setelah tahap perancangan teknis jika diperlukan.
adalah tahap penerapan sistem. Tahap ini dilakukan
berdasarkan rancangan sistem yang telah dibuat.
 5. Penutup
5.1. Kesimpulan 5.2 Rekomendasi
Kesimpulan yang dapat diperoleh dari penelitian Untuk proses pengembangan selanjutnya di
ini adalah bahwa secara teknis hasil pengembangan lingkungan organisasi XYZ yang menjadi studi kasus
sistem ini dapat menjadi solusi alternatif dari atau pada pengembangan sistem sejenis secara umum,
permasalahan pada sistem berjalan. Hasil pengujian peneliti merekomendasikan :
menunjukan bahwa tingkat efektifitas pemrosesan data 1. Untuk menjamin tingkat keberhasilan proses
dan efisiensi penggunaan sumber daya pengembangan implementasi dan operasional SI, organisasi
sistem khususnya waktu yang dibutuhkan dalam tahap pengguna harus memiliki sistem administrasi dan
KD dapat lebih pendek, perencanaan anggaran biaya manajemen akademik yang tertata baik.
dapat lebih mudah dibuat karena kebutuhan tenaga 2. Penelitian ini tidak membahas solusi non teknis,
operator untuk pemasukan data dan tenaga seperti prosedur operasional standar, petunjuk
programmer untuk penanganan validasi data lebih pelaksanaan dan petunjuk teknis dari sistem KD.
mudah diperkirakan. Selanjutnya peneliti merekomendasinya untuk
Tetapi gambaran tentang kelebihan dan dapat menjadi pilihan kajian pada penelitian-
kekurangan dari hasil pengembangan sistem ini perlu penelitian selanjutnya.
disampaikan untuk tercapainya proses pengembangan
sistem sejenis yang lebih baik di masa mendatang.
6. Daftar Pustaka
1. Kelebihan
1) Hasil penelitian ini dapat menjadi salah
[1] Kendall, Kenneth E.; System Analysis and Design, 2nd
satu alternatif dalam pemecahan masalah
Ed., Prentice Hall, New Jersey, 1992
KD khususnya pada studi kasus yang
[2] O Brient A., James; Pengantar Sistem Informasi:
digunakan.
Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi Keenam,
2) Penelitian ini mampu meningkatkan
Jakarta, Salemba Empat, 2005.
kemampuan teknis dan kerja tim dari tim
[3] Whitten, Jeffery L.; System Analysis & Design
pengembang SI internal pada studi kasus
Methods, 6th Ed., McGraw-Hill, USA, 2004
yang menjadi obyek penelitian.
[4] Supriyanto, Aji; Pengantar Teknologi Informasi,
3) Penelitian ini dapat menjadi bahan kajian
Penerbit Salemba Infotek, Jakarta, 2005.
untuk proses pengembangan SI
[5] Jogiyanto, H.M; Sistem Teknologi Informasi,
selanjutnya di lingkungan organisasi
Jogyakarta, Andy Offset, 2005.
XYZ yang menjadi obyek penelitian dan
[6] http://www.wikipedia.org, 21 Mei 2007
pada proses pengembangan sistem secara
[7] Blaxter, Loraine; How To Research, McGraw Hill
umum.
Education, England, 2001
[8] Jaya Putra, Syopiansyah; Establishing The Basis of
Choice In The Use Application Software,
2. Kekurangan
Dissertation, Technological University on The
1) Hasil penelitian ini hanya bisa diterapkan Philippines, Manila, 2001.
pada kasus yang menjadi obyek
penelitian.
2) Hasil Penelitian belum sepenuhnya
memecahkan permasalahan yang ada
khususnya pada studi kasus yang menjasi
obyek penelitian karena hanya
memberikan solusi teknis dalam
pemecahan masalah KD sedangkan
secara umum tahap implementasi SI
membutuhkan solusi administratif dan
prosedural terkait dengan permasalahan
non-teknis (ergonomik, sosial, psikologis
dsb.)
3) Metode dan alat yang digunakan dalam
analisis dan perancangan belum dapat
menggambarkan permasalahan secara
utuh.

View publication stats