 Actas y documentos notariales

 Concepto

 Conceptos relacionados

 Sentencias destacadas

 Para saber más…

 ÍNDICE
 > I. DOCUMENTO PÚBLICO NOTARIAL: CONCEPTO
 > II. CLASES DE DOCUMENTOS NOTARIALES
 > III. ACTAS NOTARIALES
 > IV. CLASES O TIPOS DE ACTAS NOTARIALES
 > V. EL DOCUMENTO PÚBLICO NOTARIAL ELECTRÓNICO

I. DOCUMENTO PÚBLICO NOTARIAL: CONCEPTO

El Documento Notarial es el Documento Público por excelencia; de hecho, ha sido siempre el

principal objeto de atención de la teoría general del documento. Buen ejemplo de lo que decimos
lo constituyen los artículos 1216 y siguientes del Código Civil, reguladores del Documento
Público, cuyas redacciones están pensando fundamentalmente en el Documento Notarial.
Además, su interés general es mayor o más amplio que el de los restantes Documentos Públicos,
judiciales y administrativos, con un ámbito interno dentro del funcionamiento de dichas
Administraciones.

Así pues, podemos definir el Documento Notarial como el documento expedido o autorizado por
Notario público o funcionario consular en el ejercicio de funciones notariales, dentro de los
límites de su competencia y con las formalidades de la Ley. Pero, para que todo Documento o
Instrumento Público Notarial ostente la condición de tal es necesaria la concurrencia de los
requisitos que el artículo 17. bis de la Ley del Notariado-según redacción dada por Ley 24/2001,
de medidas fiscales, administrativas y del orden social- establece como indispensables:

 1) El Notario debe dar fe de la identidad de los otorgantes, es decir, de que son quienes
afirman ser.
 2) Así mismo debe dar fe de que, a su juicio, tienen capacidad legal y legitimación para
otorgar el acto o negocio jurídico de que se trate. Deberá comprobar tanto su capacidad
natural para celebrarlo, como su capacidad jurídica y legitimación, especialmente,
cuando se trate de un representante, comprobando que tiene facultades suficientes para
ello.
  3) Debe dar fe también, de que el consentimiento de los otorgantes al acto o negocio
jurídico ha sido libremente prestado, es decir, falto de los vicios del consentimiento que
lo invalidarían.
 4) Igualmente debe dar fe de que el otorgamiento se adecua a la legalidad. O sea, debe
ejercer un juicio de legalidad, que le obliga a calificar el acto o contrato celebrado y
comprobar que reúna los requisitos que la Ley impone. De hecho, el Notario es el redactor
del documento y el conformador del mismo.
 5) Debe dar fe de que los otorgantes han expresado su voluntad debidamente informada,
por lo que deberá leerles el documento y explicarles las consecuencias jurídicas que
produce, asegurándose de que las entienden. Ello implica asesorarles y aconsejarles
acerca de los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que se
proponen alcanzar. E, incluso, sin quiebra de su imparcialidad, debe prestar especial
asistencia a la parte más débil del contrato, ejerciendo así una función equilibradora.

Ahora bien, la función notarial va mucho más allá de la mera dación de fe, como testigo pasivo
de los actos o contratos que se celebran en su presencia, es un documentador activo que, además,
tiene la obligación de asegurarse de que el acto o contrato celebrado sea plenamente legal y que
los otorgantes lo lleven a cabo con conocimiento de sus efectos y consecuencias. Todo ello, sin
olvidar las importantes funciones de colaboración con los poderes públicos que al mismo se le
encomiendan, fundamentalmente en el suministro de información, de cara a prevenir y detectar
fraudes fiscales y operaciones que encubran el blanqueo de capitales.

Es por todo lo expuesto que los efectos del Documento Notarial son múltiples:

 - Los Instrumentos Notariales gozan de fe pública, lo que produce unos importantes

efectos probatorios.
 - Su contenido se presume veraz e íntegro, de acuerdo con lo dispuesto en las leyes.
 - Sus efectos sólo podrán ser negados o desvirtuados por los Jueces y Tribunales.
 - El Documento Público Notarial constituye título ejecutivo (artículo 517 de la Ley de
Enjuiciamiento Civil), a efectos del procedimiento de ejecución.
 - Y actúan como título legitimador para el tráfico jurídico cuando el documento contiene
la adquisición de un derecho.

II. CLASES DE DOCUMENTOS NOTARIALES

Los Documentos Notariales son, en principio, protocolares o extraprotocolares, según sus

originales se extiendan en el protocolo o fuera de él. Los primeros consisten en escrituras públicas
y actas notariales o protocolozaciones consignadas en el protocolo del notario. Los segundos son
las reproducciones de Instrumentos Públicos, certificaciones de documentos, piezas de
expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el Notario
público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.

Vamos a referirnos ahora a las Escrituras Públicas para proceder después y en mayor detalle con
las Actas Notariales.

Las Escrituras Públicas no son sino declaraciones de voluntad de los otorgantes y del Notario en
los actos jurídicos que impliquen la prestación de consentimiento y en los contratos de todas
clases.

Se considerarán Escrituras Públicas, además de la escritura matriz (que no es más que el

documento original que se queda en la notaría y se anexa al protocolo), las copias de ésta,
expedidas con ciertas formalidades. Así pues, las copias se encabezarán con el número que en el
protocolo tenga la matriz, siendo una reproducción literal de la misma, una vez hechas las
correcciones. Sólo el Notario en cuyo poder se halle el protocolo está facultado para expedir
primeras y posteriores copias, pudiéndose interponer recurso de queja ante la Dirección General
de los Registros y del Notariado contra la negativa del notario a expedir una copia.

Tienen derecho a obtener una copia, además de cada uno de los otorgantes, todas aquellas
personas a cuyo favor resulte de la Escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido
por acto distinto de ella, así como quienes acrediten, a juicio del Notario, tener interés legítimo
en el documento. Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve posible,
dando preferencia a las más urgentes. En todo caso, deberá quedar a disposición del adquirente,
dentro de los 5 días hábiles siguientes al otorgamiento, copia autorizada de cualquier escritura
que contenga actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad.

El Notario, por su propia voluntad o cuando así lo solicite el interesado, remitirá el mismo día
del otorgamiento, por telefax o por cualquier otro medio, al Registro de la Propiedad competente,
comunicación, suscrita y sellada, de haber autorizado escritura susceptible de ser inscrita, lo que
dará lugar al correspondiente asiento de presentación, en el que constarán, al menos, los
siguientes datos:

 - La fecha de la Escritura matriz y su número de protocolo.

 - La identidad de los otorgantes y el concepto en el que intervienen.
 - El derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir.
 - La reseña identificadora del inmueble, salvo en los supuestos de inmatriculación y los
datos registrales.
Con este trámite se consigue evitar que no se introduzca ningún otro derecho o carga sobre el
inmueble cuya inscripción se pretende. Por tanto, con posterioridad a la fecha de otorgamiento
de la Escritura Pública ante Notario no existirá nadie con mejor derecho sobre el inmueble.

III. ACTAS NOTARIALES

Las Actas Notariales son Instrumentos Públicos cuyas finalidades principales son comprobar,
por medio de Notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le
consten u ocurran en su presencia, dándoles carácter de auténticos, o bien, haciendo constar
notificaciones, prevenciones o intimaciones conforme a Ley. Afectan, por tanto y con carácter
general, a hechos jurídicos que por su peculiar naturaleza no pueden calificarse de actos o
contratos.

De esta manera el Notario, a instancia de parte, extenderá y autorizará Actas en que se consignen
los hechos que presencie o le consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato. Estas
Actas se firmarán por los interesados y se signaran y rubricarán por el Notario, salvo que alguno
de ellos no pudiere, no supiere o no quisiere firmar, en cuyo caso se hará constar así. Los Notarios
sólo podrán consignar en Acta las manifestaciones que se hagan por personas a las que
previamente les haya informado de su condición de fedatario público.

En la comparecencia no hará falta afirmar la capacidad de los requirentes, ni se precisará otro

requisito que el interés legítimo de la parte requirente y la licitud de la actuación notarial. No se
precisará la intervención de testigos, salvo en los casos concretos en que así se establezca por la
Legislación o Derecho vigente.

Las Actas Notariales no requieren unidad de acto ni de contexto, pudiendo ser extendidas en el
momento del acto mismo o, incluso, después. En este caso, cada parte del Acta se consignará
como diligencia diferente, con expresión de la hora y sitio, y con cláusula de suscripción especial
y separada. Las diligencias, salvo que las personas con quien se entiendan pidan que se redacten
en el lugar, existiendo medios para ello, podrán ser extendidas por el Notario con posterioridad,
con referencia y sobre la base de las notas tomadas sobre el terreno, haciéndolo constar
expresamente. La persona con quien se hubiere entendido la diligencia podrá comparecer en la
notaría para enterarse del contenido de la misma. Cuando, por el contrario, la diligencia se
extienda en el lugar en el que se practique, el Notario invitará a que la suscriban los que en ella
tengan interés, así como cualquier otra persona que esté presente en el acto.

IV. CLASES O TIPOS DE ACTAS NOTARIALES

1. Actas de presencia
Son Actas que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. Así y como
ejemplo, el hecho de la existencia de una persona previamente identificada por el notario.

2. Actas de remisión de documentos por correo

Son actas en las que se hace constar el envío de cartas u otros documentos por correo. Sólo
acreditan:

 - El contenido de la carta o documento.

 - La fecha de su entrega en la oficina postal o al funcionario de Correos.
 - La expedición del resguardo de imposición como certificado.
 - La recepción por el Notario del aviso del recibo.

Al Notario le compete comprobar que el contenido de la carta o documento no es contrario a la

Ley Penal, al orden público o a las buenas costumbres.

En la carta o documentos remitidos quedará siempre constancia de la intervención notarial.

3. Actas de notificación y requerimiento

Las primeras tienen por objeto dar a conocer a la persona notificada una información o decisión
del que solicita la intervención notarial. Las de requerimiento se dirigen a compeler o intimar al
requerido para que adopte una determinada actitud.

Estas Actas podrán efectuarse por el notario personándose en el domicilio o lugar en que deba
personarse o bien, siempre que la Ley no indique lo contrario, enviando cédula, copia o carta por
correo certificado con acuse de recibo. En el Acta se consignará la manera en que la notificación
o requerimiento se haya realizado, si la persona con la que se hubiere entendido la diligencia se
negare a dar su nombre, indicar su relación con el destinatario o hacerse cargo de la cédula, copia
o carta.

El requerido o notificado tiene derecho a contestar ante el Notario dentro de la misma acta en el
plazo improrrogable de dos días hábiles a contar desde aquél en que se haya practicado la
diligencia o recibido el envío postal. Los derechos y gastos notariales de la contestación serán de
cargo del que solicitó el requerimiento.

4. Actas de exhibición de cosas o documentos

En las de exhibición de cosas el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las
identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de aquello que manifiesten peritos u
otras personas presentes en el acto. La descripción podrá ser completada mediante planos,
certificaciones, diseños, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz.

En las Actas de Exhibición de Documentos el Notario transcribirá o relacionará, además, los

documentos, o concretará su narración a determinados extremos de los mismos indicados por el
requirente.

5. Actas de referencia

En ellas se consignarán las declaraciones de las personas que intervengan. El Notario redactará
el texto de la manera más adecuada a las declaraciones dichas, procurando utilizar las mismas
palabras en lo que fuere posible y previa advertencia al declarante del valor jurídico de aquéllas,
en los supuestos en que fuese necesario.

6. Actas de notoriedad

Estas Actas tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios por todos conocidos
y sobre los cuales pueden fundarse y ser declarados derechos y otras legítimas situaciones
personales o patrimoniales con trascendencia jurídica. Por medio de este tipo de Actas podrán
legitimarse hechos y situaciones de todo orden, cuya justificación, sin oposición de parte
interesada, puede realizarse por medio de cualquier otro procedimiento no litigioso. La
declaración que ponga fin al Acta de Notoriedad será firme y eficaz, por sí sola, e inscribible
donde corresponda, sin necesidad de trámite o aprobación posterior. Es el caso, por ejemplo, de
la inscripción en el Registro de la Propiedad de un asiento reanudando el tracto sucesivo -o
cadena de transmisiones- cuando el mismo hubiera sido interrumpido.

7. Actas de Protocolización

En éstas se hará constar que el Notario ha examinado el documento que deba ser protocolado.

8. Actas de Depósito ante Notario

Los Notarios pueden recibir en depósito objetos, valores, documentos y cantidades, que les serán
confiados por particulares o corporaciones, bien para su custodia, bien como prenda de sus
contratos.

La admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, el cual podrá imponer condiciones
al depositante. Cuando el Notario acepte depósitos en metálico, valores, efectos y documentos,
extenderá un Acta que habrá de firmar el depositante o persona a su ruego, en el caso de que
aquel no pudiera o no supiera firmar, y el Notario. En esta acta se consignarán las condiciones
impuestas por el Notario al depositante para la constitución y devolución del depósito, así como
todo aquello que fuere necesario para la identificación del mismo.

Los depósitos en metálico y los de los objetos en que fuese necesaria su identificación se
entregarán cerrados y sellados a presencia del Notario en forma que ofrezca garantía suficiente
de que no serán abiertos. Cuando proceda la devolución de un depósito se extenderá en la misma
acta de constitución mediante nota expresiva, que será firmada por la persona que haya impuesto
el depósito o por quien tenga de ella su derecho u ostente la representación legal o voluntaria, o
por un testigo a su ruego (en el caso de que no supiere o no pudiere firmar), por un testigo de
conocimiento (si el Notario no conociese al depositante o a quien le represente), y por el Notario
mismo.

Se rechazará todo depósito que pretenda constituirse en garantía de un acto o contrato contrario
a las leyes, la moral y las buenas costumbres. Cuando el Notario lo estimare conveniente podrá
conservar los depósitos que se le hayan confiado en Banco o caja de seguridad arrendada a su
nombre, advirtiéndolo así al depositante y haciéndolo constar en el Acta. La caja sólo podrá ser
abierta por el Notario o su sustituto legal, o mediante orden escrita de la Junta directiva del
Colegio Notarial o de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en su caso.

Por último, los Notarios podrán recibir en depósito, retribuido o gratuito, cantidades en metálico,
valores, documentos, resguardos u otros objetos, con los requisitos de forma que los interesados
tengan por conveniente, o por simples recibos privados que el Notario suscriba por sí mismo o
por otra persona con poder notarial bastante.

V. EL DOCUMENTO PÚBLICO NOTARIAL ELECTRÓNICO

Finalmente y para acabar es conveniente realizar unas breves referencias al Documento Público
Notarial Electrónico dado que, con arreglo al Reglamento Notarial (artículo 107) -reformado por
Real Decreto 45/2007, de 19 de enero-, los Notarios y los Registradores de la Propiedad,
mercantiles y de bienes muebles, dispondrán obligatoriamente de sistemas telemáticos para la
emisión, transmisión, comunicación y recepción de información.

A estos efectos y si bien resulta de aplicación a la firma electrónica de los Notarios lo dispuesto
en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, se establecen unas reglas
específicas para adecuar a la actividad notarial los principios rectores de la firma electrónica. Y
así:

 1) Se impone a los Notarios la obligación de disponer para la adecuada prestación de sus

funciones públicas de firma electrónica reconocida.
  2) Dicha firma electrónica reconocida debe vincular unos datos de verificación de firma
a la identidad del titular, a su condición de Notario y plaza de destino.
 3) El uso de la firma electrónica se encuentra limitado exclusivamente a la suscripción
de documentos públicos u oficiales propios del oficio del signatario.
 4) La emisión del correspondiente certificado electrónico debe producirse, por tanto, en
el momento de la toma de posesión de una plaza. A tal fin, se procederá en ese momento
a la generación de los datos de verificación de firma, con intervención personal del
signatario, en presencia de la autoridad corporativa competente y auxiliado por los
mecanismos técnicos correspondientes. Los prestadores de servicios de certificación no
podrán, en ningún caso, almacenar ni copiar los datos de creación de firma.
 5) Se impone a los Notarios el deber de custodiar personalmente los datos de creación de
firma electrónica que les corresponda, de no ceder su uso a ninguna otra persona en
ningún supuesto y de denunciar inmediatamente al Colegio respectivo su pérdida,
extravío o deterioro, así como cualquier otra situación que pueda poner en peligro el
secreto o la unicidad del mecanismo.

La utilización de la firma electrónica se limita, como ya hemos dicho, al ejercicio de sus

funciones públicas. Concretamente, sirve para remitir documentos públicos notariales,
comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o
certificaciones por vía electrónica por parte de un Notario a otro Notario o Registrador, a las
Administraciones Públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su
respectiva competencia y por razón de su oficio

Por este mismo medio podrán remitirse copias simples electrónicas a las entidades o personas
interesadas cuando su identidad e interés legítimo le consten al notario. El receptor podrá, por el
mismo medio, enviar al remitente acuse de recibo y, en su caso, dejar constancia del
cumplimiento de las obligaciones administrativas o tributarias.

En definitiva, el campo de actuación de la firma electrónica y del Documento Público

Electrónico, en el ámbito notarial, se halla en la comunicación de su contenido, por vía telemática,
a las Administraciones y Registro Públicos principalmente. Es decir, el Notario lo que hace es
remitir copias electrónicas, con el mismo valor que el original. Pero el Documento Público matriz
sigue estando en soporte papel y se sigue suscribiendo con la firma manuscrita de los otorgantes.

http://guiasjuridicas.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?params=H4sIAAAAAAAEAMtMS
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http://www.notariadomexicano.org.mx/notariado/notario.html