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    Etapas para La Organización de Un Evento

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    Rahul Pitot Actitudscs
    El documento describe las etapas para la organización de un evento. Estas incluyen la planificación, organización, ejecución operativa y gestión. En la planificación se definen los objetivos, público, tipo de evento y características. La organización involucra la operativa, organigrama y cronograma. La ejecución operativa implica la conformación de comités técnico, comercial, administrativo, comunicacional y operativo. Finalmente, la gestión supervisa la coordinación del evento y genera una memoria posterior.

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    Etapas para La Organización de Un Evento

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    El documento describe las etapas para la organización de un evento. Estas incluyen la planificación, organización, ejecución operativa y gestión. En la planificación se definen los objetivos, público, tipo de evento y características. La organización involucra la operativa, organigrama y cronograma. La ejecución operativa implica la conformación de comités técnico, comercial, administrativo, comunicacional y operativo. Finalmente, la gestión supervisa la coordinación del evento y genera una memoria posterior.

    Descripción original:

    Organización de eventos

    Título original

    Etapas Para La Organización de Un Evento

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    ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

    ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO


    por Johanna Blasco
    Técnica en Organización de Eventos y Espectáculos
    Fundación de Altos Estudios en Ciencias Comerciales
    [email protected]

     PLANIFICACIÓN
    Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para
    cumplir con los objetivos del proyecto.
    • Detección de necesidades (ejemplos: asientos, micrófonos, luz de podio, equipos de
    audio-video, proyector, pantalla, mesas, etc.)
    • Objetivo ( Misión y Visión)
    • Público ( nos realizamos la pregunta qué tipo de público va asistir? Abierto o Cerrado
    ?
    • Tipo de Evento (social, empresarial, etc.)
    • Cantidad de asistentes
    • Fecha y Sede
    • Características del grupo

     ORGANIZACIÓN
    Sistema de actividades coordinadas y disposición de recursos materiales, humanos y
    financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido
    dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.
    • Operativa del Evento ( división de tareas )
    • Organigrama ( sirve para indicar gráficamente la estructura de una empresa teniendo
    en cuenta las jerarquías )
    • Cronograma de Actividades (consiste en una lista de todas las actividades a realizar
    con sus fechas previstas de comienzo y final. Técnicas: Diagrama de Gantt –
    herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para
    cada tarea- Diagrama de Pertl. )

     EJECUCIÓN OPERATIVA
    Puesta en marcha del evento.
    • Comité Organizador

    Va a estar conformado por un OPE-organizador de eventos profesional- y los


    directivos. Este comité será el encargado de supervisar todo el tiempo y al que le
    tendrán que rendir los demás comités.

    • Comité Técnico

     Tematica del evento: 1) Contenidos (es todo lo teórico del evento, una guía para
    poder llevar a cabo el proyecto.)
    2) Programa (detalle de día y hora de cada actividad. Ejemplos: break, espacios de
    esparcimientos, publicidad. Este contiene el logo de auspiciantes, sponsors, institución
    anfitriona e invitada).
    3) Conclusiones (al cerrarse el debate se tendrá preparado un pequeño discurso).
     Figura/Personalidad
     Reglamento
     Requerimientos

    • Comité Comercial

     Publicidad ( forma de informarlo o difundir al público objetivo o general sobre el


    debate a través de medios de comunicación ya sea masivos o especializados, con el
    objetivo de motivar y persuadir al público asistente)
     Marketing Directo ( es el dialogo mutuo, directo, especializado y diferencial hacia los
    socios, patrocinadores e información pública para saber que quiere el cliente)
     Folletos Promocionales ( pueden ser dípticos o trípticos)

    • Comité Administrativo

     Permisos/ Licencias
     Acreditaciones ( generalmente se terciarizan)
     Contratos
     Presupuesto General
     Seguros

    • Comité Comunicacional

     Comunicación Externa

    o Antes (Invitaciones 10 días mínimos antes del evento. Al redactarla no puede faltar el
    nombre y cargo del invitado, del anfitrión o de la institución. Carácter del acto, para
    que se realiza. Si es con acompañante. Y si se necesita confirmar teléfonos y dirección)
    o Durante ( Centro de Info )
    o Después ( Carta de agradecimiento, diplomas o certificados a los expositores,
    conferencistas, figura/personalidad )

     Comunicación Interna

    o Carpeta de prensa (incluye programa, folletos, publicidad, carta de los anfitriones de


    agradecimiento e info general.)

    • Comité Operativo

     Equipos y materiales
     Ambientación y Escenografía ( si al evento concurre el cuerpo diplomático se
    utilizara la ley de precedencia Decreto Nº 2072/93)
     Montaje y Desmontaje
     Señaletica
     Centro de Operaciones
    o Transporte
    o Seguridad
    o Médico
    o Alojamiento

     GESTIÓN
    Supervisar, coordinar, conocer, acompañar, anunciar cambios. Para luego realizar la
    memoria del evento que esta luego la vamos a adjuntar a nuestro CV.

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