Manual Siar Coolac

Código: MA-RR-01
GESTIÓN ESTRATEGICA
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SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE Emisión: 01/12/2016
RIESGOS Versión: 1 01/12/2016
OBJETIVO
En desarrollo de lo previsto en la Circular Externa 015 de 2015 de la Superintendencia de

Economía Solidaria; el presente documento tiene como propósito designar las áreas
responsables de identificar, medir, controlar y monitorear; y de manera general,
administrar los riesgos a los que se enfrenta la organización solidaria, así como definir las
políticas de rendición de informes a las instancias superiores, las políticas de divulgación,
capacitación, entrenamiento y permanente actualización de los temas relacionados con la
gestión de riesgos, a todos los niveles de la organización. Esto acorde con las estrategias
adoptadas para el desarrollo de su objeto social y los mecanismos de coordinación al
interior de la organización solidaria que garanticen la gestión integral de los distintos
riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad en el desarrollo de sus operaciones.
INTRODUCCION
El SIAR de Coolac Entidad Cooperativa cuenta políticas, metodologías, estrategias,

procesos y procedimientos de medición y control de los riesgos propios del desarrollo del
objeto social, para cumplir con la normatividad vigente emitida por la Superintendencia de
Economía Solidaria, divulgada el 30 de diciembre de 2015 en su Circular Externa No. 15;
garantizando la solidez de la Entidad (Información que es reportada periódicamente al
Consejo de Administración y el Comité de Riesgo).
Teniendo en cuenta estos criterios, Coolac Entidad Cooperativa realiza seguimiento

permanente de los Riesgos (Calidad de la información, Crédito, liquidez, Mercado,
Operacional, Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo); como la interacción de los
mismos. Contemplando a su vez, factores garantes de la continuidad del negocio y
seguridad de la información, sin desconocer la aplicación de puntos de control
convenientes.
El Sistema Integral de Administración de Riesgo de Crédito en adelante (SARC): cuenta

con criterios y estándares mediante los cuales evalúa, asume, califica, controla y
administra el riesgo crediticio. Para esto, la Cooperativa cuenta con herramientas de
calificación (“scoring”, “rating”) que permiten ordenar la calidad crediticia de sus
operaciones o clientes a partir de una valoración de probabilidades de incumplimiento.
El Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez en adelante (SARL): Cuenta con

estrategias y políticas de monitoreo permanente de los indicadores de Riesgo de Liquidez
(IRL) en cuanto a límites de exposición, procedimientos para medidas de ajustes, planes
de acción y posición institucional, entre otras. El control, seguimiento y gestión del riesgo
de liquidez pretende, en el corto plazo, asegurar el cumplimiento de los compromisos de
pago de la Cooperativa, en el tiempo y forma previstos; sin necesidad de recurrir a la
obtención de fondos en condiciones desfavorables, ni deteriorar la imagen y reputación de
la misma.
REGISTRO DE APROBACIONES
ELABORO REVISO APROBÓ
OFC Auditores & Consultores Nombre Nombre
Cargo Cargo
01/12/2016 Fecha Fecha
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El Sistema de Administración de Riesgo de Mercado en adelante (SARM): controla la

exposición al riesgo por los cambios en el comportamiento de mercado que afectan el
portafolio de inversiones y la estructura Contable de Coolac Entidad Cooperativa, a
través de herramientas de identificación, medición y monitoreo de las políticas aprobadas
por el Consejo de Administración y la normatividad externa vigente.
Por su parte, el Sistema de Administración de Riesgo Operacional en adelante (SARO):

determina la probabilidad de ocurrencia e impacto que tendría la eventual materialización
de los riesgos, el cual involucra a todos los colaboradores. En éste sentido, la estrategia
busca garantizar que ante un evento de interrupción en los procesos críticos, poder
prestar los servicios y atender las necesidades de los asociados.
En cuanto a Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en sadelante

(SIPLAFT): se delimitan las políticas y procedimientos que impidan la materialización de
riesgos de esta naturaleza. Igualmente, el Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información, cuenta con políticas y prácticas adecuadas para asegurar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información de los asociados y de Coolac Entidad
Cooperativa.
En general, el SIAR de Coolac Entidad Cooperativa busca gestionar con mayor eficacia
los riesgos a los que se expone en sus operaciones; de tal manera establece los
parámetros mínimos de actuación para que de manera preventiva y articulada, la
Cooperativa logre gestionar su riesgo, minimizar su impacto sobre los resultados y de
manera general preservar la confianza de los asociados.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de Coolac Entidad Cooperativa, presenta como órgano

superior a la Asamblea General de Delegados, de la cual depende el Consejo de
Administración quien es el ente encargado de la administración de la Entidad y la unidad
de reporte inmediata de la Gerencia.
Al interior, se encuentra la dirección operativa, administrativa y ténica soportada en las

áreas de Dirección Financiera y Administrativa, Contabilidad y Tesorería, Crédito, Cartera,
Sistemas, Auditoria interna y Oficinas de atención al público.
Cargo Cargo
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ASAMBLEA DE ASOCIADOS
COMITES CONSEJO DE ADMINISTRACION REVISOR

FISCAL
ASESORES EXTERNOS
Asesores contables y
GERENTE GENERAL AUDITOR INTERNO
tributarios
CONTADOR ( Oficial DIRECTORES DE GERENTE DIRECTOR SECRETARIA DE COORDINADOR DE

DIRECTOR FINANCIERO Y DIRECTOR DE DIRECTOR DE SUCURSALES Y SUCURSAR SISTEMAS
ADMNINISTRATIVO CARTERA CREDITO de cumplimiento ) AGENCIAS JURIDICO GERENCIA
PRINCIPAL
ASISTENTE DE AUXILIARES DE AUXILIAR DE

AUXILIAR DE SUPERNUMER ASISTENTE DE AUXILIAR DE
TESORERO CARTERA Y CAJEROS CONTABILIDAD SISTEMAS
OFICINA ARIO CONTABILIDAD CONTABILIDAD
COBRANZA CARTERA
MAPA DE PROCESOS
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MARCO LEGAL
 Del Art 345 del Código Penal Colombiano:
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“El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte,
custodie o guarde fondos, bienes o recursos,o realice cualquier otro acto que promueva,
organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de
delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a
grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a
actividades terroristas.”
“El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento

forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo o
extorsión, narcotráfico, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias
sicotrópicas, terrorismo, financiación del terrorismo y administración de recursos
relacionados con actividades terroristas, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de
activos, cualquiera de las conductas contempladas en el Título II y en el Capítulo IV del
Título IV de este libro, en este último caso cuando el sujeto pasivo sea un menor de doce
(12) años, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad”.
 De la Circular Externa No. 015 de la Superintendencia de Economía Solidaria:
“El SIAR se constituye en la base fundamental para el adecuado desarrollo e

implementación de todos los sistemas de administración de riesgos por parte de las
organizaciones vigiladas; sin embargo y en consideración a la heterogeneidad de éstas, la
aplicación de los parámetros que se señalan en estas normas se realizará por fases y en
forma gradual teniendo en cuenta su naturaleza, tamaño, volumen de operaciones,
número de empleados, entre otros criterios. El desarrollo de cada uno de los
componentes del SIAR también se realizará en forma gradual de manera que las
organizaciones se preparen para adelantar este proceso, que será monitoreado por la
Superintendencia”
“Todo sistema de gestión de riesgos, debe contar con bases o pilares que faciliten:
La implementación o construcción de una cultura de gestión de los riesgos a los que está
expuesta la organización solidaria,
El diseño de los controles necesarios para operar de forma adecuada,
La implementación de políticas y los procedimientos que permitan identificar, medir,
controlar y monitorear los riesgos de la organización, tanto a nivel global como a nivel de
cada una de sus áreas,
El establecimiento de políticas de información y de comunicación adecuadas,
Esquemas de monitoreo y supervisión efectivos sobre las operaciones que realizan”.
 De la circular Externa No.14 (anexo) de la Superintendencia de Economía

Solidaria:
“El IRL (Indicador de Riesgo de Liquidez) mide la capacidad de los activos líquidos
registrados y de los ingresos esperados de una organización, para cubrir las salidas
también estimadas en un periodo acumulado de tiempo. Para poder hacer la medición, se
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requiere de información detallada para la estimación de los activos líquidos y de los

valores esperados de ingresos y salidas”.
 De la circular Externa No. 14 de la Superintendencia de Economía Solidaria:
“El marco legal existente en Colombia sobre el tema de prevención y control del lavado de
activos y de la financiación del terrorismo, tiene como base fundamental el desarrollo de
sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía prevenir que, a través de
las instituciones que los integran, sean utilizadas directamente o a través de sus
operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos
hacia la realización de actividades terroristas”
“La Superintendencia de la Economía Solidaria, en su calidad de ente de supervisión, es

responsable de velar porque las organizaciones cooperativas que desarrollan la actividad
de ahorro y crédito y se encuentran bajo su supervisión, adopten sistemas adecuados de
prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo y que tales
sistemas operen correctamente. Es responsabilidad de las organizaciones vigiladas
hacer todo lo que esté a su alcance para que el Sistema adoptado funcione, de modo tal
que en el desarrollo de sus operaciones puedan prevenir y ser utilizadas como vehículos
para la realización de actividades delictivas”.
De la Circular Básica Juridica de la Superintendencia de Economía Solidaria:
“Las organizaciones vigiladas deben contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de

la economía y al aseguramiento de la confianza del público en el sector solidario, proteger
la imagen y la reputación nacional e internacional del sector de la economía solidaria que
ejerce actividad financiera, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las
operaciones que ellas realicen.”
“Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno

funcionamiento del SIPLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que
orienten la actuación de la organización, sus empleados y la de los asociados.”
MARCO CONCEPTUAL
Riesgo: Es la vulnerabilidad a la ocurrencia de imprevistos con consecuencias negativas,

en un ámbito de exposición y susceptibilidad para enfrentar un evento adverso.
Riesgo de crédito: Es la probabilidad de que la contraparte incumpla sus obligaciones
contractuales por motivos de insolvencia o incapacidad de pago y produzca en la otra
parte una pérdida financiera.
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Riesgo de mercado: Se da por la probabilidad de variaciones principalmente en las tasas

de interés y en la tasa de cambio, que pueden impactar negativamente la situación
financiera de la Cooperativa.
Riesgo de liquidez: Se desprende de una contingencia en que la Cooperativa no pueda
atender sus compromisos de pago o, que para atenderlos, tenga que recurrir a un
apalancamiento en condiciones desfavorables.
Riesgo Operacional: La posible pérdida o daño en que se puede ver afectada la

Cooperativa por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en los procesos, las herramientas,
la infraestructura, el recurso humano o por la ocurrencia de eventos externos.
Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo: Es la posibilidad de que
la Cooperativa sea utilizada como vehículo para el Lavado de activos y/o canalización de
recursos con destino a la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el
ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Impacto: Es el resultado de la materialización de un evento adverso expresado cualitativa

y/o cuantitativamente, alterando el curso regular de la operación de la compañía, y/o el
cumplimiento de metas de cualquier nivel.
Debida Diligencia: Son los procesos que debe realizar la Cooperativa (conforme a las
norma) para la vinculación de la información, que suministran los asociados y que
permiten desarrollar su objeto social.
Personas Expuestas Públicamente (PEP`s): Son personas que por razón de su

posición administran recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre los mismos o
tienen reconocimiento público.
Listas: Personas que de acuerdo con el órgano que las publica, pueden estar vinculadas
con actividades de LA/FT, como las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones
Unidas, OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras.
Operación Inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la

actividad económica del asociado, o que por las cantidades transadas o las
características individuales de la operación, se salen de los parámetros habituales.
Operación Sospechosa: Operación que por sus características no ésta dentro de las
prácticas normales de la actividad de la Cooperativa y, además, no ha podido ser
razonablemente justificada.
Riesgo reputacional: Es el posible desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta
o no, respecto de la Cooperativa y su proceder, que cause pérdida de asociados,
disminución de ingresos y/o procesos judiciales.
Riesgo legal: Es la probabilidad de pérdidas o daños que puede sufrir la Cooperativa por
sanciones o indemnizaciones como resultado del incumplimiento de la normatividad, de
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obligaciones contractuales, derivadas estas de posibles saboteos, negligencias o errores

involuntarios que afectan el ejercicio de los procesos.
Scoring: Es una herramienta informática que, recomienda la aprobación o no de una

operación de crédito. Se utiliza como prueba que soporta la decisión del comité o analista
de crédito.
Rating: Es la calificación crediticia a la solvencia que proporciona un indicador de la

probabilidad de pago de la obligación por la contraparte.
ATRIBUCIONES Y ROLES
La Cooperativa ha desarrollado un sistema de Gobierno Corporativo en línea con las

mejores prácticas y adaptado a los requerimientos de los entes de control, por lo cual
define a continuación las principales responsabilidades y atribuciones frente al SIAR.
1. CONSEJO DE ADMINISTRACION
En relación con los riesgos que asume la Cooperativa, corresponde al Consejo de

Administración:
 Establecer los principios generales que definen el perfil de Riesgos.
 Aprobar y actualizar las políticas de control y gestión de Riesgos por lo menos una
vez al año.
 Hacer seguimiento periódico de la información y control de Riesgos.
 Definir el nivel de riesgo dispuesto a tolerar y asumir por la Cooperativa.
 Verificar periódicamente la capacidad del patrimonio, para poder enfrentar posibles
eventos inesperados, asumiendo correctivos.
 Mantenerse actualizado con relación a los productos y actividades nuevas de la
Cooperativa, para la toma de decisiones frente a los posibles riesgos a asumir.
 Apoyar las labores de la auditoria interna y de la revisoría fiscal, que les permita
garantizar la efectividad en el curso del SIAR.
 Definir las tablas comisiónales para la fuerza comercial.
 Dos miembros del Consejo de Administración serán también parte integral del
Comité General de Riesgos.
 Definir claramente las estrategias más adecuadas para poder identificar los
riesgos más relevantes que puedan presentarse y establecer la estructura
organizacional más adecuada.
2. REPRESENTANTE LEGAL
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En relación con los riesgos que asume la Cooperativa, corresponde a la Alta Gerencia:
 Someter a consideración del Consejo de Administración, el presente documento,

sus anexos, modificaciones y/o actualizaciones.
 Velar por el estricto cumplimiento de las políticas establecidas en el SIAR.
 Levar a cabo un seguimiento a cada una de las etapas de actuación del SIAR.
 Acompañar en el desarrollo de campañas de sensibilización e interiorización del
riesgo.
 Adoptar las medidas de acuerdo al nivel de riesgo aprobado por el Consejo de
Administración.
 Velar por la correcta aplicación de los controles pertinentes al Riesgo inherente al
desarrollo de la actividad de la Cooperativa.
 Recibir y evaluar los informes presentados por el Comité de Riesgo.
 Presentar un informe mensual al Consejo de Administración sobre la evolución y
aspectos importantes del SIAR, tales como, las acciones preventivas y correctivas
implementadas o por implementar y el área competente.
 Asegurarse de que el Comité General de Riesgos CGR cuente con los medios,
sistemas, estructuras y recursos necesarios para el buen desarrollo de su función.
 Asumir el riesgo inherente a la operación diaria conforme a la escala de
atribuciones (Anexo Atribuciones por transferencias, cheques y desembolsos).
3. COMITÉ GENERAL DE RIESGO - CGR
Integrantes:
Representante Riesgo Operativo: Rodolfo Medina Rueda - auditoria externa OFC
Auditores & Consultores
Representante Riesgo de Crédito: Jesús Elmer Jiménez Calderón
Representante Riesgo de Mercado: Gabriel Quesada Laiseca
Representante de Riesgo de Información: Cesar Urquina Lozada
Representante Riesgo de Liquidez: Milena Samboni Gómez
Representante de Riesgo LA/FT: Maria Gemma Gómez Rojas (Oficial de Cumplimiento)
Secretario (a): Rodolfo Medina Rueda
Representante Administración: Gabriel Quesada Laiseca (Gerente General)
Roles y funciones:
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En relación con los riesgos que asume la Cooperativa, corresponde al Comité General de
Riesgos:
 Someter a consideración del Consejo de Administración para su aprobación los
aspectos relevantes que se deriven de los niveles de riesgo dispuestos a tolerar y
asumir por parte de la Cooperativa
 El Comité General de Riesgos deberá presentar periódicamente la situación real
del SIAR, los riesgos identificados, la evolución y valoración de los mismos.
 Asistir al Consejo de Administración y/o Junta de Vigilancia en el desarrollo de sus
funciones de cara al establecimiento de políticas, control y gestión del riesgo.
 Analizar los eventos que se relacionen principalmente con operaciones
sospechosas, fraudes, robos y/o delitos, y comunicar las decisiones y procesos
disciplinarios adoptados.
 Presentar un informe detallado de los siniestros que en el desarrollo de la
operación hayan ocurrido y/o sean probables.
 Presentar periódicamente una evaluación respecto de la solvencia de la
Cooperativa, que tenga en cuenta una posible ocurrencia de las exposiciones
detectadas de todos los tipos de riesgo que sean relevantes, analizados hasta ese
momento y bajo distintos escenarios.
 Coordinar la implementación, puesta en marcha y seguimiento del SIAR, conforme
las directrices emanadas del Consejo de Administración.
 Efectuar un seguimiento del grado de adecuación de los riesgos realmente
asumidos por la Cooperativa, conforme a los perfiles de riesgos establecidos.
 Valorar las operaciones que, por su cuantía, pudieran comprometer la solvencia
patrimonial de la Cooperativa o la recurrencia de sus resultados
 Proteger el buen nombre y la reputación favorable de Coolac Entidad Cooperativa.
 Asumir una gestión dual del Sistema de Control Interno y Gestión del Riesgo, en
cuanto a la medición y asunción de nuevos riesgos.
 Aprobar, desarrollar y aplicar las políticas y normativa interna propuestas por las
áreas especializadas.
4. CONTROL INTERNO
El Sistema de Control Interno de la Cooperativa se inspira en las mejores prácticas

desarrolladas tanto en sus Estatutos como en el Código de Buen Gobierno, amparadas
este caso, en la Circular 15 del 31 de Diciembre de 2015 de la Superintendencia de
Economía Solidaria.
En este sentido, el Sistema de Control Interno de la Cooperativa se involucra en la
Gestión Integral de Riesgos para identificar, controlar y reportar los riesgos a los que se
enfrenta Coolac Entidad Cooperativa; de forma que garantice el cumplimiento de los
objetivos corporativos establecidos por la Dirección; sin desconocer que se soporta en las
áreas especializadas como Cumplimiento, Financiera, ]Administrativa, de Operaciones,
Contabilidad, Tesorería y Sistemas.
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La forma en que se identifican, valoran y mitigan los riesgos debe ser única para cada
proceso y las evidencias, las herramientas y la información que dan soporte a las
actividades de Control Interno han de ser centralizados por los miembros del Comité.
En este sentido el área de Control Interno debe:
 Responsabilizarse junto con el Comité General de Riesgos de la aprobación de los
planes de mitigación adecuados para cada uno de los riesgos y extenuaciones
presentes.
 Evaluar periódicamente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las
etapas y elementos del SIAR con el fin de determinar las deficiencias de este y sus
posibles soluciones.
 Presentar al menos dos (2) veces al año, al Comité de General de Riesgos, un
informe sobre la efectividad del SIAR, destacando fortalezas y oportunidades de
mejora del mismo. Lo anterior, debe reposar en las actas a que haya lugar,
contemplando los compromisos de cada uno de los miembros del Comité y las
áreas involucradas.
 Implementar un sistema de control en su ámbito de responsabilidad y gestionar el
riesgo existente, proponiendo las mejoras en los procesos que estime más
conveniente.
 Incluir dentro de su plan de actividades, la auditoría al SIAR y formular las
recomendaciones que considere pertinentes.
 Verificar y alertar sobre la eficacia de los planes de acción desarrollados, frente a
las operaciones que superen el nivel de tolerancia establecido por el consejo de
Administración.
5. REVISORIA FISCAL
Sin perjuicio de lo normado por la Superintendencia de Economía Solidaria, serán

funciones de la Revisoría Fiscal las siguientes:
 Elaborar un reporte al cierre de cada ejercicio contable, en el que informe al

Consejo de Administración acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de
evaluación del cumplimiento de todos los aspectos que considere relevantes del
SIAR.
 Poner en conocimiento oportuna y continuamente del Comité General de Riesgos
los incumplimientos del SIAR, sin perjuicio de la obligación de informar sobre estos
al Consejo de Administración.
6. COLABORADORES
Todas las personas vinculadas a la Cooperativa deben:
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 Dar soporte al Comité General de Riesgos en la identificación de operaciones

sospechosas, como también los riesgos operativos inherentes a su actividad;
adecuada y oportunamente.
 Gestionar y documentar la ejecución de los controles necesarios que le sean
asignados en referencia a sus procesos.
 Cumplir con las acciones establecidas para el mejoramiento de los controles
en materia de riesgo, que les sean asignadas.
 Atender oportunamente los requerimientos del Comité General de Riesgos
para documentar y soportar los eventos de riesgo reportados.
 Generar alertas mediante el mecanismo que se disponga, sobre las demás
situaciones que puedan llegar a afectar a la Cooperativa.
 Dar cumplimiento estricto a los procedimientos establecidos en los Códigos de
Riesgo que son parte integral del presente Sistema.
 Ejecutar, dentro de las funciones de su cargo, lo relacionado con el SIAR y
aplicar los procedimientos para la prevención y mitigación del riesgo.
 Participar activamente en el proceso de divulgación y capacitación para la
prevención y control de Riesgo.
 Las demás consignadas por la Ley y el cuerpo estatutario de la Entidad con
relación al SIAR.
7. JUNTA DE VIGILANCIA
 Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad

con lo dispuesto en las leyes, en los estatutos de la organización, así como en los
diferentes reglamentos.
 Informar al Comité de riesgo las sanciones a los asociados y las investigaciones
adelantadas a fin que se tomen los correctivos oportunos.
 Informar con la debida oportunidad al Comité de Riesgo, sobre las irregularidades
en el funcionamiento de la Cooperativa.
PRINCIPIOS Y POLITICAS
PRINCIPIOS GENERALES
Los riesgos asumidos por la Cooperativa deben ser compatibles con el nivel de solvencia
definida por la Cooperativa y tienen que estar identificados, medidos y valorados; y deben
existir procedimientos para su seguimiento y gestión y mecanismos de control y
mitigación.
Todos los riesgos deben ser gestionados, integrados en su ciclo de vida, dándoles un
tratamiento individual de acuerdo a su naturaleza y realizando una activa gestión basada
en una medida común.
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Todas las áreas son responsables de proponer y mantener los perfiles de riesgo dentro de
su autonomía y del marco de actuación definido, por lo que deben dotarse de los medios y
herramientas idóneas para el control de sus riesgos.
La Cooperativa deben contar con medios (en términos de personas, herramientas, bases
de datos y procedimientos, etc) suficientes para ejercer los controles, teniendo una clara
definición de roles y responsabilidades y una asignación eficiente de recursos.
A la luz de estos principios, la Cooperativa ha desarrollado un sistema de gestión integral
de los riesgos, que se estructura en tres componentes:
- Un esquema corporativo de gestión del riesgo (que incluye una correcta
segregación de funciones y responsabilidades)
- Un conjunto de herramientas, circuitos y procedimientos que configuran los
esquemas de los distintos modelos de gestión
- Un sistema de control interno coherente con la naturaleza y magnitud de los riegos
asumidos.
La Cooperativa ha implementado un SIAR, acorde con las necesidades derivadas de los
diferentes tipos de riesgo a los que está sujeta; los cuales se encuentran plasmados en
los distintos Códigos que se derivan de éste Sistema (por tipo de riesgo).
Estos códigos recogen las herramientas de medida para la admisión, valoración y
seguimiento de los riesgos, definen los circuitos y procedimientos aplicables a la operativa
de las entidades y los criterios para su gestión
CONFLICTO DE INTERESES
o “El Consejo de Administración debe separar funcional y administrativamente las

actividades comerciales, de las actividades operativas y de las actividades de
administración de riesgos”
o Los miembros del Comité General de Riesgos no podrá pertenecer a los órganos
de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas
en el objeto social principal de la organización, con el fin de evitar conflictos de
interés al momento de identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos
operativos.
“Los directivos, administradores, empleados, asociados y/o proveedores de bienes y

servicios deberán declararse impedidos para actuar en un asunto cuando tengan interés
particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, según el caso, o lo tuviere
su cónyuge, compañero o compañera permanente, o alguno de sus parientes dentro del
cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios
de hecho o de derecho.”
“Cuando el interés particular y directo de las personas relacionadas en este artículo entre
en conflicto con el interés de la empresa, deberán declararse impedidas.”
Entre otros, se considera que existe conflicto de interés, cuando:
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a) Existen intereses contrapuestos entre un administrador o cualquier empleado de la

organización y los intereses de COOLAC ENTIDAD COOPERATIVA, que pueden
llevar a aquel a adoptar decisiones o a ejecutar actos que van en beneficio propio o de
terceros y en detrimento de los intereses de la entidad.
b) “Cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle independencia, equidad u

objetividad a la actuación de un Administrador o de cualquier empleado, y ello pueda ir
en detrimento de los intereses de la organización”.
POLITICA DE RECURSOS HUMANOS

Dentro de las políticas de estructura, compensación, selección, contratación, nómina,
calidad de vida y bienestar, desarrollo, clima y cultura organizacional y relaciones
laborales, de Coolac Entidad Cooperativa tendrá las siguientes políticas para
administración del talento humano:
o La Cooperativa tendrá tres modalidades de reclutamiento: Interno, externo y mixto.
Para lo cual pueden participar en el proceso de selección para proveer una
vacante, colaboradores de Coolac Entidad Cooperativa que tengan más de seis
(6) meses en el ejercicio de su cargo.
o Todo candidato debe acreditar los requisitos exigidos para el cargo o cumplir con
lo definido en la política de cierre de brechas en términos de educación, formación
y experiencia.
o Todo proceso de selección tiene en cuenta los siguientes porcentajes en el
proceso de evaluación: entrevista psicológica 35%, pruebas psicotécnicas 5%,
entrevista del jefe inmediato 35% y prueba técnica 25%. Cada una de estas fases
es eliminatoria excepto las pruebas psicotécnicas. Siendo el puntaje mínimo para
su contratación del 80%.
o El estudio de seguridad y los exámenes médicos son requisito indispensable para
la vinculación, que se realizaran una vez el candidato haya aprobado el proceso
de evaluación.
o Todos los colabores de la Cooperativa deben asistir a las jornadas de inducción,
capacitación y actualización (este como mínimo una vez al año) a que haya lugar,
sobre los reglamentos y procedimientos constitutivos, y los demás que considere
la administración. Al finalizar estas, el colaborador tendrá un conocimiento
profundo sobre las políticas, metodologías y flujo de actividades de los procesos
que sean de su resorte.
o Lo anterior debe ser documentado y evaluado, a fin de aclarar dudas respecto del
correcto proceder dentro de la Cooperativa. A ello se agrega que dentro del
periodo de prueba el colaborador será evaluado en pro de retroalimentar y
establecer oportunidades de mejora.
o A fin de atender con suficiencia y oportunidad los requerimientos del ejercicio
propio de la Cooperativa, esta mantendrá una plantilla acorde a las necesidades y
objetivos propuestos.
o El flujo de la información será consecuente con la atribución y nivel de riesgo a
asumir, según requiera la operación.
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o Conforme al alcance y especialidad de los procesos, la Cooperativa dará a

conocer el deber proceder de cara a una óptima gestión del riesgo.
o La fuerza de venta estará sujeta a las políticas y tablas comisiónales aprobadas
por el Consejo de Administración, de tal manera que el nivel de riesgo LA/FT y de
Liquidez principalmente, no excedan los límites de exposición; ni genere en los
vendedores un apetito por mayor cumplimiento.
o Las demás que considere la administración, enmarcadas en la normatividad
vigente en materia de recursos humanos.
REGIMEN SANCIONATORIO
Prohibiciones y sanciones
“El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de
activos y financiación del terrorismo contenidas en el presente capítulo, dará lugar a la
imposición de las sanciones administrativas señaladas en los numerales 6 y 7 del artículo
36 de la Ley 454 de 1998, numerales 1 y 2 del artículo 2 del Decreto 186 de 2004 en
concordancia con lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar.”
GESTION DE RIESGOS
La gestión de riesgos en COOLAC a partir del marco de actuación fijado por el Consejo
de Administración, gestiona, analiza, evalúa y reporta operaciones enmarcadas o no,
dentro los perfiles de riesgos admitidos, generando modelos de actuación aplicables y
concretos. Combinan la visión por tipo de riesgo con una visión global de los mismos,
quienes independientemente a cargo de sus funciones son responsables de la gestión y
control de los riesgos de crédito, LA/FT de mercado, operativo y de liquidez.
Adicionalmente, es inherente a al ejercio del CGR otras responsabilidades:

o El cálculo de las exposiciones al riesgo de la cartera, teniendo en consideración
los posibles factores mitigadores que existen a las nuevas operaciones (rating y
scoring).
o El establecimiento de límites a las potenciales pérdidas, en función de los distintos
riesgos en los que se incurra.
o La determinación de los impactos posibles que afecten en la cuenta de pérdidas y
ganancias consolidada de la Cooperativa, fijando límites y alertas que garanticen
la liquidez de la misma.
o La identificación y cuantificación de los riesgos operacionales, para tomar las
apropiadas acciones correctivas.
o De otra parte, se busca impulsar una cultura (dinámica y participativa) frente al
riesgo que asegure una sólida aplicación del SIAR y que además garantice la
interiorización de este por parte de todos los colaboradores.
Cargo Cargo
Código: MA-RR-01
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Finalmente, se resalta que el área de Control Interno tiene la libertad de examinar e

informar sobre la efectividad del SIAR, de acuerdo a la normatividad legal vigente.
ANALISIS POR TIPO DE RIESGO
o RIESGO DE SIPLAFT
Entendiendo que el riesgo de LA/FT hace referencia a la posibilidad de pérdida o daño

que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o
indirectamente a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos
y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se
pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Se contempla en
el presente documento la aplicación de las alertas, mecanismos, herramientas y
evaluaciones acordes a revestir a COOLAC de operaciones de esta índole.
Es de resaltar que se impondrán sanciones a los miembros de Consejo de Administración,

Gerencia General y empleados de la Cooperativa por incumplimiento de las obligaciones
contenidas en el Código SIPLAFT GG, donde se establece el marco de actuación.
o RIESGO OPERATIVO
o RIESGO DE CREDITO
o RIESGO DE MERCADO
o RIESGO DE LIQUIDEZ
o RIESGO REPUTACIONAL
 RIESGO DE CORRUPCION
Dentro del SIAR se adopta la metodología de identificación, medición, control y monitoreo

a los riesgos de corrupción a los cuales se encuentra expuesta la Cooperativa
Etapas del riesgo de corrupción:
- Identificación – Se realiza un análisis para identificar causas probables de

corrupción a los cuales está expuesta la Cooperativa. Al tener estas identificadas,
se evalúa su estado así:
o Causas Reales: son aquellas que se encuentra enmarcadas en la
legislación Colombiana en los últimos 5 años.
o Causas Potenciales: Son aquellas que podrían llegar a ser de corrupción,
pero que al momento de su identificación no se han presentado hechos
aún.
- Medición - Los controles sobre el riesgo de corrupción pueden ser

preventivos/detectivos o correctivos. Según la probabilidad, se clasifica el riesgo.;
según se detemine para cada tipo de riesgo.
Cargo Cargo
Código: MA-RR-01
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- Control - El tratamiento del riesgo está relacionado según su clasificación así:
o Reducir y asumir: Estos riesgos están mitigados de manera suficiente y están

dentro del nivel de tolerancia de la entidad, por lo que no requieren tratamiento.
o Evitar: La entidad debe generar planes de acción con el fin de controlar las
causas originadoras del riesgo y así disminuir su impacto.
o Transferir: La entidad debe generar planes de acción con el fin de trasladar el

riesgo
- Monitoreo Es responsabilidad de todo el realizar seguimiento a todos los riesgos

asociados con corrupción de acuerdo a lo establecido en las normas del gobierno
nacional al respecto.
INTERACCION DE RIESGOS
PERFIL DE RIESGO (LIMITES DE EXPOSICION PERMITIDOS)
- IDENTIFICACION DEL RIESGO
En busca de fortalecer la etapa de identificación de Riesgo la Cooperativa cuenta con

los siguientes mecanismos:
 Retroalimentación de los hallazgos de las auditorías sobre los procesos y

procedimientos reglamentados al interior de la Cooperativa, lo que permite
interiorizar el proceso de identificación de los riesgos, brindando componentes
objetivos y precisos.
 Habilitación de un mecanismo interno, que permita a cualquier funcionario alertar

la ocurrencia de eventos, lo cual está sujeto a la verificación por parte del CGR
para el posterior registro de evento.
 Diseño e implementación de sesiones de monitoreo a los procesos por parte de

los lideres de las áreas especificas en compañía del CGR y el área de Control
Interno, con la frecuencia necesaria.
 Identificación y análisis de nuevos productos, servicios en la Cooperativa.
- MEDICIÓN DEL RIESGO
 Medición del Riesgo Tiene como objetivo establecer el nivel de riesgo inherente al
cual está expuesto cada uno de los procesos de COOLAC, teniendo en cuenta los
Cargo Cargo
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criterios de frecuencia del riesgo y la magnitud del impacto en caso de

materializarse dicho riesgo.
- MATRIZ DE RIESGO
Herramienta de control y de gestión utilizada para identificar los procesos más relevantes
de la Cooperativa, el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas actividades y los factores
que engendran estos riesgos, igualmente la matriz de riesgo permite evaluar la efectividad
de una adecuada gestión y administración de los riesgos financieros, operativos y
estratégicos que impactan los objetivos de la Cooperativa.
NIVEL DE PROBABILIDAD
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
IMPACTO
ALTO NIVEL DE RIESGO

MEDIO Alto Medio Bajo
BAJO
-
ESTIMACIÓN DE LA FRECUENCIA DE LOS RIESGOS
-
ESTIMACIÓN DE LA MAGNITUD DEL IMPACTO
-
TRATAMIENTO DEL RIESGO RESIDUAL
-
MONITOREO
-
ETAPAS
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS
Identificar e Identifican e informan Empleados
informar factores factores de riesgo
de riesgo existentes en los
procesos al jefe
inmediato
Analizar y estimar Analizan y estimar la Jefes de Áreas
las probabilidades probabilidad e impacto
del riesgo
Informar a Control Envía correo electrónico Jefes de Áreas CORREO
Interno a Control Interno con el ELECTRONICO
análisis de riesgos COORPORATIVO
Analizar el riesgo Analiza el riesgo Auditoria
Alimentar la Alimenta matriz de Auditoria
matriz de Riesgo Riesgo Inherente
Inherente
Socializar con la Socializa con la Auditoria
gerencia gerencia o consejo de
administración de
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acuerdo con el nivel de

riesgo
Tratamientos de Realiza un análisis para Gerencia General
Riesgo dar tratamiento del
Riesgo
Trasladar a un Tratamiento de Gerencia General
tercero Trasladar a un Tercero
Solicitar Solicita propuestas para Gerencia General
propuestas trasladar el riesgo a la
Gerencia General
Evaluar las Evalúan las opciones y Director Financiero
propuestas las propuestas y Administrativo
Realizar el Realiza el proceso de Director Financiero
proceso de contratación y de y Administrativo
contratación seguimiento
Informar a Control Informa a Control Director Financiero
Interno Interno del control y Administrativo
tomado para trasladar
Alimentar la Alimenta la Matriz de Auditoria
matriz de Riesgo Riesgo Residual
Inherente con la
tercerización
Actualizar el plan Actualiza el Plan de Gerencia General
de disminución disminución del Riesgo
Residual
Asumir el riesgo Tratamiento Asumir el Gerencia General
riesgo
Monitorear el Monitoreo del riesgo y Gerencia General
riesgo envía a Control Interno
Alimentar la Alimenta la Matriz de Auditoria
matriz de Riesgo Riesgo Residual
Residual
Actualizar el plan Plan de disminución del Gerencia General
de disminución Riesgo Residual
Mitigar el riesgo Tratamiento Mitigar el Gerencia General
riesgo
Establecer y Se establecen y miden Jefes de Áreas
medir los los Controles para
controles disminuir el riesgo
Socializar los Socializan los controles Jefes de Áreas
controles
Aplicar controles Aplican controles Empleados
Medir los Mide los controles Auditoria
controles
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- CONTROL DE RIESGO
ESTRATEGIA DE CONTROL DE RIESGO
La gestión integral de riesgos es uno de los componentes más importantes para

lograr el cumplimiento de nuestros objetivos y de los asociados. Por eso, en Coolac -
Entidad Cooperativa trabajamos para que exista una cultura de “prevención y
autocontrol” y dar cumplimiento a la normatividad, con el ánimo de identificar los
riesgos asociados a nuestra actividad diaria y evitar que estos afecten el normal
funcionamiento de la Cooperativa. Para ello se debe disponer de los mecanismos
suficientes para la detección temprana de riesgos.
Esta estrategia establece los principios que deben ser conocidos y aplicados por
todos los empleados de Coolac para la debida administración de riesgos. Por tal
razón, impulsamos estrategias que respalden “políticas de control de riesgos” como
principal indicador de confianza con nuestros asociados, y para ello hacemos lo
siguiente:
a. Continuamente realizamos análisis del sector buscando minimizar escenarios

que pongan en riesgo a la cooperativa.
b. El comité de riesgos monitorea las operaciones realizadas por las diferentes

áreas de que se esté cumpliendo con las políticas internas.
c. En los comités de riesgo se identifican las amenazas que puedan afectar a la

Cooperativa, se analizan los riesgos de mercado, liquidez, operacionales y su
impacto en el funcionamiento de Coolac.
d. Contamos con políticas internas claras aprobadas por el Consejo de

Administración, que se basan en el seguimiento de la operación desde antes de su
realización.
e. Motivamos la participación de todos los empleados en cuanto al cumplimiento

de los Estatutos, Códigos Reglamentos y Manuales que garanticen la transparencia
y seguridad de sus actuaciones.
MECANISMOS DE COORDINACION
En este sentido, el Sistema de Control Interno de la Cooperativa se involucra en la

Gestión Integral de Riesgos para identificar, controlar y reportar los riesgos a los que se
enfrenta Coolac - Entidad Cooperativa; de forma que garantice el cumplimiento de los
objetivos corporativos establecidos por la Dirección; sin desconocer que se soporta en las
áreas especializadas como Cumplimiento, Sistemas, Contabilidad, Tesorería,
Administracion y Financiero.
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INDICADORES
PLATAFORMA TECNOLOGICA
DIVULGACIÓN
DOCUMENTACIÓN
CAPACITACIÓN
POLITICA DE CAPACITACION
LINEAMIENTOS GENERALES
Coolac - Entidad Cooperativa, asume el compromiso de capacitar y formar a sus
trabajadores en forma permanente y sistemática sobre el sistema integrado de
administración del riesgo, con el compromiso de contar con el personal altamente
calificado para un óptimo desempeño laboral.
Para lograr este propósito la entidad orienta su gestión a:
 Considerar la capacitación como la herramienta más poderosa para alcanzar los
objetivos estratégicos, alineados al sistema integrado de administración del riesgo
 Orientar la capacitación hacia el fortalecimiento del SIAR
OBJETIVO GENERAL DE LA CAPACITACIÓN
Sensibilizar sobre la importancia del sistema a través de capacitaciones, diseñadas
periódicamente a corto, mediano o largo plazo, con la participación del personal, acorde a
los objetivos estratégicos de la Cooperativa.
ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL SISTEMA DE CAPACITACIÓN. Teniendo en
cuenta el Organigrama de Coolac, interviene todo el personal
RESPONSABLE
Los procesos de capacitación son responsabilidad del Director Financiero y
Administrativo quien estructura el cronograma anual y previo a su divulgación lo pondrá
en consideración del Comte General de Riesgo para su respectivo visto bueno. Una vez
aprobado por el Comité pasara a la Gerencia General y posteriormente al Consejo de
Administracion para su aprobación y posterior divulgación a todos los empleados, quienes
deben documentar por escrito su recibido.
El comité de riesgos se cerciorará de que el cronograma de capacitación contenga temas
relacionados con el debido entrenamiento al personal de Coolac en la administración de
riesgos para cada proceso.
Cargo Cargo
Código: MA-RR-01
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- MECANISMOS DE CAPACITACIÓN.
- ALCANCE
- REVELACIÓN CONTABLE Y PROVISIONES
- CONTINGENCIAS JUDICIALES
- RIESGO DE CORRUPCIÓN
ANEXOS
- Código SIPLAFT
- Código SARO
- Código SARC
- Código SARL
- Código SARM
- Código de Buen Gobierno
- Código de Conducta
- Actas de Comité General de Riesgos
- Reportes a la Alta Gerencia y Consejo de Administración
- Los reportes a los órganos de control y vigilancia.
- Atribuciones en transferencias, cheques y desembolsos.
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En desarrollo de lo previsto en la Circular Externa 015 de 2015 de la Superintendencia de

El SIAR de Coolac Entidad Cooperativa cuenta políticas, metodologías, estrategias,

Teniendo en cuenta estos criterios, Coolac Entidad Cooperativa realiza seguimiento

El Sistema Integral de Administración de Riesgo de Crédito en adelante (SARC): cuenta

El Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez en adelante (SARL): Cuenta con

El Sistema de Administración de Riesgo de Mercado en adelante (SARM): controla la

Por su parte, el Sistema de Administración de Riesgo Operacional en adelante (SARO):

En cuanto a Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en sadelante

La estructura organizacional de Coolac Entidad Cooperativa, presenta como órgano

Al interior, se encuentra la dirección operativa, administrativa y ténica soportada en las

COMITES CONSEJO DE ADMINISTRACION REVISOR

CONTADOR ( Oficial DIRECTORES DE GERENTE DIRECTOR SECRETARIA DE COORDINADOR DE

ASISTENTE DE AUXILIARES DE AUXILIAR DE

 Del Art 345 del Código Penal Colombiano:

“El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento

 De la Circular Externa No. 015 de la Superintendencia de Economía Solidaria:

“El SIAR se constituye en la base fundamental para el adecuado desarrollo e

 De la circular Externa No.14 (anexo) de la Superintendencia de Economía

requiere de información detallada para la estimación de los activos líquidos y de los

 De la circular Externa No. 14 de la Superintendencia de Economía Solidaria:

“La Superintendencia de la Economía Solidaria, en su calidad de ente de supervisión, es

De la Circular Básica Juridica de la Superintendencia de Economía Solidaria:

“Las organizaciones vigiladas deben contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de

“Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno

Riesgo: Es la vulnerabilidad a la ocurrencia de imprevistos con consecuencias negativas,

Riesgo de mercado: Se da por la probabilidad de variaciones principalmente en las tasas

Riesgo Operacional: La posible pérdida o daño en que se puede ver afectada la

Impacto: Es el resultado de la materialización de un evento adverso expresado cualitativa

Personas Expuestas Públicamente (PEP`s): Son personas que por razón de su

Operación Inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la

obligaciones contractuales, derivadas estas de posibles saboteos, negligencias o errores

Scoring: Es una herramienta informática que, recomienda la aprobación o no de una

Rating: Es la calificación crediticia a la solvencia que proporciona un indicador de la

La Cooperativa ha desarrollado un sistema de Gobierno Corporativo en línea con las

En relación con los riesgos que asume la Cooperativa, corresponde al Consejo de

 Someter a consideración del Consejo de Administración, el presente documento,

3. COMITÉ GENERAL DE RIESGO - CGR

El Sistema de Control Interno de la Cooperativa se inspira en las mejores prácticas

Sin perjuicio de lo normado por la Superintendencia de Economía Solidaria, serán

 Elaborar un reporte al cierre de cada ejercicio contable, en el que informe al

Todas las personas vinculadas a la Cooperativa deben:

 Dar soporte al Comité General de Riesgos en la identificación de operaciones

 Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad

o “El Consejo de Administración debe separar funcional y administrativamente las

“Los directivos, administradores, empleados, asociados y/o proveedores de bienes y

a) Existen intereses contrapuestos entre un administrador o cualquier empleado de la

b) “Cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle independencia, equidad u

POLITICA DE RECURSOS HUMANOS

o Conforme al alcance y especialidad de los procesos, la Cooperativa dará a

Adicionalmente, es inherente a al ejercio del CGR otras responsabilidades:

Finalmente, se resalta que el área de Control Interno tiene la libertad de examinar e

ANALISIS POR TIPO DE RIESGO

Entendiendo que el riesgo de LA/FT hace referencia a la posibilidad de pérdida o daño

Es de resaltar que se impondrán sanciones a los miembros de Consejo de Administración,

Dentro del SIAR se adopta la metodología de identificación, medición, control y monitoreo

Etapas del riesgo de corrupción:

- Identificación – Se realiza un análisis para identificar causas probables de