UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

SEMESTRE V

FINANZAS CORPORATIVAS

ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

ESTUDIANTE:

NATALIA ECHEVERRÍA LÓPEZ

TUTOR:

SUGEIDY MONTIEL

CERETÉ – CÓRDOBA
1. EN QUE CONSISTE EL ESTUDIO DE CREDITO

El origen etimológico de la palabra crédito nos remonta al latín creditum,

que significa “cosa confiada”. Por lo tanto, la noción de crédito aparece
vinculada con tener confianza.

El estudio de crédito es un proceso que conlleva los diferentes pasos

Recopilar la información cualitativa y cuantitativa del solicitante

Interpretar la información, clasificar los estados financieros para obtener el
análisis horizontal, vertical, los indicadores financieros, las proyecciones y
determinar mediante su análisis la situación financiera y el desarrollo
operacional del negocio.
Comparar la anterior información con los estándares o con la información
de una muestra representativa de empresas de la misma y actividad y
similar tamaño
Estudiar los datos obtenidos, para tomar una decisión o producir una
recomendación.

2. EN QUE CONSISTE LAS CINCO “C” DEL CREDITO

Los banqueros deben usar en su actividad herramientas para escoger a los
mejores pagadores o deudores. Entre ellas, analizan las cinco “c” del
crédito:
Capacidad de pago. Se refiere a que la empresa o persona puede o
demuestra suficientes ingresos para enfrentar las cuotas de amortización e
intereses sin problema.

Condiciones económicas . Son condiciones externas propias del entorno

que hacen que las amenazas o riesgos ajenos al deudor se vean
incrementados. Entre ellas la situación de los macroprecios (inflación, tipo
de cambio, tasas de interés), así como el crecimiento económico,
generación de empleo y estabilidad política y social.

Capital. Se refiere a los recursos, propiedad del deudor, que han

sido invertidos en el negocio (patrimonio) o los bienes y
propiedades de los que dispone la persona para, eventualmente,
usarlos en caso de dificultades de pago por una reducción en la
generación de ingresos, incluso por una situación de desempleo
temporal.

Colateral. Es lo que se conoce como la garantía del crédito. En

caso que haya incumplimiento de pago de qué activos o recursos
dispone el banco para que sean liquidados y, con ello, recuperar
las deudas. Sin embargo, una de las máximas de la banca es que
no deben sustentarse las decisiones de aprobación de crédito solo
en función del colateral o la garantía.

Carácter. Se refiere a las cualidades e historial de honorabilidad y

solvencia moral que tiene el deudor para responder por su crédito.
Es lo que nuestros abuelos describían como “el pelo del bigote”
para resaltar que era tal la confianza en el honor y responsabilidad
del deudor, que era muy poco probable que una persona o
empresa con reputación dejase de atender sus créditos.
3. QUE DOCUMENTACION SE DEBE SOLICITAR A UN
EMPLEADO PARA EL ANALISIS DE SU CREDITO

Cada empresa tiene sus propios parámetros para los requisitos a la

hora de otorgar créditos, sea porque son a fin de su razón social o
porque es un beneficio que se les presta a los empleados, no
obstante realizaremos unas sugerencias para que se blinde al
momento de otorgar créditos a personas naturales o jurídicas:

Para persona jurídica:

 Solicitud de crédito para persona jurídica debidamente diligenciada

y firmada por el representante legal.
 Cédula del representante legal y codeudor ampliada al 150%.
 Certificados de ingresos y desprendibles de pagos de deudor y
codeudor.
 Certificado de existencia y representación legal con vigencia no
superior a tres (3) meses, expedido por la cámara y comercio o
entidad donde se registra para que le expidan el Nit.
 Declaración de renta del último periodo gravable disponible (si
declara).
 Nota firmada por el presidente y secretario de la Junta Directiva de
la empresa donde autorizan a la empresa en cabeza del
representante legal realizar el crédito y monto del endeudamiento.
 Estados Financieros dos últimos años.
 Para persona natural:

 Solicitud de crédito debidamente diligenciada y firmada por el

solicitante.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150%.
 Comprobante de pago de los últimos dos meses.
 Certificación laboral en original, no mayor a treinta días de
expedida donde conste salario tipo de contrato y antigüedad.

En atención a lo anterior recomendamos hacer un análisis de

crédito que se dedique a la recopilación y evaluación de
información de crédito de los solicitantes, sea persona natural o
jurídica, para determinar si estos están a la altura de los
estándares de crédito de la empresa.

Además de los dos pasos básicos en el proceso de la

investigación del crédito que son:

 Obtener información de crédito y analizar la información para

tomar la decisión del crédito, es necesario tomar en cuenta lo
siguientes puntos:
 Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación previa por
simple y rápida que ésta sea.
 Todo crédito por fácil y bueno y bien garantizado que parezca
tiene riesgo. El análisis de crédito no pretende acabar con el
100%  de la incertidumbre del futuro, sino que disminuya
 Es necesario e importante contar con buen criterio.
  Es necesario considerar el comportamiento pasado del cliente
tanto como cliente de la misma institución como  de las demás
instituciones
 La decisión crediticia se la debe tomar en base a antecedentes
históricos o  presentes.

4. CON QUE HERRAMIENTA SE MIDE LA CAPACIDAD DE PAGO DE UNA

EMPRESA.

La capacidad de pago de las empresas está determinada principalmente

por el flujo de efectivo neto después de las operaciones.
 
El flujo de efectivo constituye el aspecto central para la clasificación del
deudor. La entidades financieras evalúan la capacidad que tiene el deudor
para generar flujo proveniente de las operaciones normales de la empresa,
es decir a través de la actividad o giro principal.

5. ENUMERE LOS PRINCIPIOS DE UNA COBRANZA EXITOSA.

1. El crédito no es un favor que se otorga, sino un servicio que se vende, y es

una forma de aumentar las ventas y las utilidades.
2. Todo cliente puede cambiar: Todo buen cliente si no se le cuida puede
pasar a ser un “mal cliente”, pero si se le trata profesionalmente, es
susceptible de mejorar.
3. La Cobranza debe generar nuevas ventas: La gestión de cobro, se debe
realizar de modo que sea productiva,  generadora de nuevas ventas y de
incremento de buena imagen del acreedor.
4. La cobranza debe planearse: No se debe improvisar, pues esto lleva al
fracaso.
5. Debe ser un proceso de educación al cliente, y debe realizarse
permanentemente con todos los deudores.
6. Es la acción por medio de la cual el acreedor recuerda al deudor la
promesa de pago.
7. Debe realizarse en forma amable, aún en el caso de que se realice
jurídicamente.
8. Debe hacerse con profesionalismo.
9. Exige tacto y firmeza por parte del cobrador.
10. Debe buscar el pago sin perder la confianza del deudor.
11. Es una acción hecha por personas hacia otras personas, por eso exige muy
buenas relaciones humanas.
12. Debe tener en cuenta la personalidad de cada deudor para darle su
adecuado tratamiento.
13. En cada cobro se juega la imagen del acreedor; por lo tanto, siempre se
debe buscar la recuperación del dinero, conservar la imagen y seguir
contando con la confianza del cliente y su preferencia por nosotros.

6. EN QUE CONSISTE EL COBRO JURIDICO Y EN MOMENTO DEBE

HACERSE

El cobro pre jurídico también se conoce como cobro

extraprocesal o persuasivo. Se trata de todas las acciones de cobro que
inicia el acreedor personalmente o por intermedio de otra persona –oficina
de cobro o abogado–, para recuperar su cartera antes de presentar una
demanda judicial ante el respectivo juez de la República, cuando el deudor
se encuentra en mora o con los plazos de pago vencidos.
En caso de que una persona incumpla sus obligaciones crediticias frente a
una entidad financiera, esta última podrá emprender las acciones legales a
las que haya lugar contra el deudor, si lo quiere, a partir del día siguiente de
que se produzca el vencimiento del plazo estipulado por las partes.
 No obstante, esto no significa que en la práctica se opere rigurosamente de
esa forma, toda vez que primero se producen unas medidas administrativas
internas para persuadir al deudor moroso de que cumpla con las
condiciones del pago oportunamente, por ejemplo, el cobro coactivo.

7. QUE SE DEBE HACER CUANDO UN CLIENTE TIENE SEÑALES DE

INSOLVENCIA
Lo que debe de hacer a continuación es ubicar una Notaria o Centro de
Conciliación debidamente autorizado que esté en su domicilio para poder
presentar la solicitud de negociación de deudas (puede hacerlo solo, pero
por experiencia le recomiendo que contrate a un buen abogado que sepa
de este tema. Aquí le dejo una sugerencia), la cual debe de acompañar de
los documentos que le indica el artículo 539 del Código General del
Proceso:

1. Un informe que indique de manera precisa las causas que lo llevaron a la

situación de cesación de pagos. Es decir, cuente la historia de su situación
de insolvencia.

2. La propuesta para la negociación de deudas, que debe ser clara, expresa

y objetiva. Esto quiere decir que debe de indicar cómo, y cuánto pagará.
Tenga en cuenta que el plazo para cumplir con esos acuerdos es de 5 años
máximo, pero pueden ser prorrogables si así lo acuerda usted y el 60% de
sus acreedores en la Audiencia de Negociación de Deudas.
8. EN QUE CONSISTEN LAS PROVISIONES? CUANDO DEBEN
HACERSE? COMO SE CONTABLIZAN

Una provisión es una cantidad de recursos que conserva la empresa por

haber contraído una obligación, con el objetivo de guardar esos recursos
hasta el momento en el que deba satisfacer la factura.

En general las provisiones se crean en el ejercicio en que surge la

obligación con cargo a la cuenta de gasto que las origina, salvo cuando
formen parte del precio de adquisición de un inmovilizado (caso de las
provisiones por desmantelamiento que implican un mayor valor de la
inversión en inmovilizado).

9. EN QUE CONSISTEN LOS CASTIGOS DE CARTERA? CUANDO DEBEN

HACERSE Y COMO SE CONTABILIZAN?

Como de costumbre, tratamos de resolver las inquietudes que nuestros

usuarios plantean en el sistema de comentarios o que nos envían por
correo electrónico. Esta vez nos han preguntado cómo se castiga la cartera.
La expresión “castigar la cartera” es propia de los contadores públicos,
pues es su trabajo realizar este procedimiento.
Cuándo se habla de castigar la cartera, en realidad se está hablando de
provisión de cartera, que es el procedimiento contable y/o fiscal mediante el
cual se reconoce en el gasto la cartera que se considera imposible de
recuperar.

Cuando se hace una venta a crédito y con el tiempo el cliente no la paga, y

la empresa razonablemente considera que nunca la pagara, se procede a
“castigar” esa cartera contra el gasto, es decir, que esa pérdida de la
cartera se trata como un gasto para la empresa.
 Así las cosas, cada determinado tiempo la empresa hace un análisis de su
cartera, identifica y clasifica aquella cartera [cuentas por cobrar a clientes]
según los tiempos de vencimiento, es esto es, según el tiempo que ha
transcurrido desde cuando el cliente debió pagar.
Para castigar la cartera, se recurren a dos métodos reconocidos por la ley
colombiana: provisión general y provisión individual.

10. ELABORA UN MANUAL DE POLITICAS DE CUENTAS POR COBRAR

PARA LA EMPRESA QUE SU CIPAS ESCOGIO ( COMO MANEJARIAN
USTEDES LAS CUENTAS POR COBRAR?

MANUAL DE CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer parámetros metodológicos para el manejo y ejerció de las

cuentas por cobrar de la empresa Colegio Británico de Montería. Este se
mostrara como una herramienta holística para información sobre los
procedimientos y metodologías que se utilizaran para registro y control de
dichas cuantas.

DOCUMENTOS UTILIZADOS
Relación de cobros
Facturas
Contratos
Convenios
UNIDADES QUE INTERVIENEN

Rectoría de la institución
Cartera o tesorería
Dirección de finanzas
Asesoría Jurídica
Secretaria General del Colegio

FORMULARIOS UTILIZADOS

Hoja de gestión de cobro

Cronograma de cobros
 NORMAS
I. El administrador de cuentas por cobrar mantendrá actualizado el libro
auxiliar de cuentas por cobrar.

II. Todo pago a través de depósito bancario deberá ser cancelado en efectivo
y título de la persona jurídica del colegio Británico de Montería.

III. Las cuentas por cobrar vencidas se mantendrán en la sección de cuantas

por cobrar por un tiempo estimado de sesenta (60) días y después de
vencido este tiempo será enviado a asesoría jurídica para actuar según el
caso.

IV. El administrador de cuentas por cobrar deberá tener el rol de suministrar

cada 15 días a dirección de finanzas la situación real de los deudores del
colegio Británico de Montería.

V. El administrador de cuentas por cobrar indicara al deudor que los pagos

deben ser entregados en la secretaria general del colegio Británico.
11. REALIZAR UN FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE COBRANZA PARA LA
EMPRESA.

FLUJOGRAMA
Proceso de Cobranza
para una Empresa

Si
Consiste en Procesos organizados
dos pasos

No
-Proceso de
Asistemáticos Gestión

-Proceso de
Negociación

Si

Se detectan datos del cliente

que participa en la
negociación

Influencia sobre una persona

para que asume una
responsabilidad especifica