Anexo 32. Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CODIGO: FM -PDACP-001
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, Y VERSION: 001

DE MEJORA CONTINUA FECHA: 29/04/2019
1. OBJETO
Mejorar continuamente la eficacia de la organización, previniendo la ocurrencia o recurrencia

de eventos que generen o puedan generar no conformidades en el servicio, proceso o sistema
de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de SST con criterio en el SG-
SST.
3. RESPONSABLE:
 La responsabilidad por la aplicación de este procedimiento es del Representante a la

Gerencia y de todos los líderes de proceso.
 La toma de acciones es responsabilidad de todos los procesos de la organización.
4. CONDICIONES GENERALES
El resumen de los hallazgos se consolidará en la Matriz de seguimiento al sistema SST,

clasificando las acciones como cerradas, abiertas y en proceso
 Abiertas: No se ha realizado ninguna actividad propuesta y se pasó de fecha el tiempo

pactado.
 En proceso: se esta ejecutando la actividad, se muestra un avance.
 Cerrada: Cumplimiento total de la actividad. (Se verifica el tiempo de cierre)
Situaciones que pueden accionar la puesta en marcha del procedimiento de acciones

correctivas/preventivas:
Identificación de la necesidad de tomar acción correctiva:

 Por el incumplimiento de los requisitos legales, internos o de clientes ya definidos en la
organización.
 Por la repetición y gravedad de las quejas o reclamos de los clientes.
 Por el incumplimiento de las metas definidas para los índices de gestión, objetivos y
metas del sistema según frecuencia de medición y análisis definido.
 Cuando un proceso es afectado por la entrada de otro proceso.
 Por oportunidades de mejora encontrados en auditorías internas /externas
 Alta accidentalidad e incumplimiento de indicadores de SST.
 Hallazgos en las inspecciones integrales de oportunidades de mejora (inspecciones de
seguridad en general).
 Incumplimientos repetitivos en las normas de seguridad.
 Accidentes de trabajo.
 Cambios que pueden afectar el SG-SST.
 Cuando la acción correctiva y la acción preventiva identifican peligros en SSTA nuevos o que
han cambiado, o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe exigir
que las acciones propuestas sean revisadas a través del proceso de valoración del riesgo antes de
su implementación.
Identificación de la necesidad de tomar una acción preventiva
 Por observación de proceso internamente.

 Por la tendencia que refleja los indicadores relacionados con las metas y los objetivos
planificados.
 Revisión de necesidades y expectativas de clientes a través de sus sugerencias,
peticiones o solicitudes.
 Cuando se determine que la salida de un proceso coloca en riesgo la entrada de otro.
 Por observación o recomendación de los auditores internos.
 Por la evaluación de la competencia del personal de la organización.
 Análisis del mercado.
 Experiencias vividas con otros servicios similares.
 Por accidentes externos en otras empresas del mismo sector.
 Cuando la acción correctiva y la acción preventiva identifican peligros en SSTA nuevos o que han
cambiado, o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe exigir que las
acciones propuestas sean revisadas a través del proceso de valoración del riesgo antes de su
implementación.
Metodología del análisis de causas
La metodología utilizada para el análisis de las causas de las NC es la de los 5 ¿Por qué? Esta
técnica de los 5 ¿Por qué? es un método basado en realizar preguntas para explorar las
relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5
¿Por qué? es determinar la causa raíz de un NC o problema.
Permite tomar acciones contundentes para la eliminación del problema.
Valoración del riesgo
Se realiza una valoración del riesgo para las acciones correctivas o preventivas antes la
implementación del plan de acción según los siguientes criterios:
 Probabilidad:
Baja: Los controles y defensas establecidos hacen improbable la materialización del riesgo,
nunca se ha expresado.
Media: Los controles y defensas establecidos hacen posible la materialización del riesgo, ya se
ha expresado alguna vez.
Alta: Los controles y defensas establecidos hacen completamente probable la materialización
del riesgo.
Muy alta: Los controles y defensas establecidos hacen completamente probable la
materialización del riesgo.
 Consecuencia:
Insignificante: Sin Lesión o lesiones sin incapacidad perdidas menores a 15 SMMLV,
afectación a la imagen de la empresa solo de conocimiento interno, suspensión de actividad
máximo 3 días. No hay pérdida de la información.
Moderado: Lesión o enfermedad con incapacidad temporal, NO permanente, perdidas entre 16
y 50 SMMLV, afectación a la imagen de la empresa solo de conocimiento local, suspensión de
actividad entre 4 - 6 días. Perdida de la información, pero con respaldo.
Dañino: Lesión o enfermedad con posibilidad de incapacidad permanente parcial. Perdidas
entre 51 y 100 SMMLV, afectación a la imagen de la empresa solo de conocimiento nacional,
suspensión de actividad entre 7- 15 días. Perdida de la información, sin respaldo.
Extremo: Invalidez o Muerte. Perdidas mayores a 100 SMMLV, afectación a la imagen de la
empresa a nivel internacional, suspensión de actividad más de 16 días. Perdida de la
información crítica, sin respaldo.
Matriz de valoración
Insignificante Moderado Dañino Extremo
de Riesgo
PROBABILIDAD
Muy Alta Alto Alto critico critico

Alta Medio Alto Alto Alto
Media Bajo Medio Alto Alto
Baja Bajo Bajo Medio Medio
Aceptabilidad del riesgo
aceptabilidad ( Teniendo en cuenta la definición de

Nivel del Riesgo
Nivel de riesgo
critico No Aceptable
Alto No Aceptable
Medio Aceptable
Bajo Aceptable
5. DESARROLLO
QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

Cuando se presenta la falencia, los
cargos mencionados pueden
solicitar la aplicación del
Representante de la
procedimiento al reportar algunas
Sistema
desviaciones del sistema PROGRAMA ACPM
1. Estudiar las fallas, Responsables de
reportados en los formatos de Reporte de trabajador y
quejas y/o reclamos o no procesos.
reporte de trabajador y partes partes interesadas y reporte
conformes Líder de auditoria
interesadas y reporte CAS, en su CAS
Comités
análisis se determina si requieren
tratamiento de No conforme, donde
se diligencia la matriz en el
programa ACPM
Diligenciando los campos del
programa de ACPM se realiza el
análisis de causas con la
metodología establecida (5
Porque) y se define el plan de
2. Realizar el análisis de acción para el cierre de las
la no conformidad y Cargo o equipo asignado mismas.
PROGRAMA ACPM
programar las actividades en la acción Hecho esto el cargo o equipo de
a seguir trabajo asignado consigna las
fechas de compromiso de las
actividades propuestas,
informando al área de gestión
integral para su respectivo control
y seguimiento.
El responsable del proceso, vela

porque se cumplan las tareas y PROGRAMA ACPM
3. Ejecutar las tareas de
Cargo o equipo asignado consigna la fecha de
la acción.
implementación
Después del análisis realizado, se

realiza la valoración del riesgo y
4. Medición y valoración luego de haber establecido el plan
del riesgo de una acción Representante de la de acción, se hará una medición
PROGRAMA ACPM
correctiva/acción gerencia de acuerdo a los índices y
preventiva eficaz circunstancias que midan la acción
correctiva o acción preventiva para
saber si fue eficaz.
El Representante de la gerencia Al
revisar a las acciones correctivas y
preventivas consignadas en el
programa ACPM, evalúa las
5. Cierre de la no Representante de la
actividades que están en avance. PROGRAMA ACPM
conformidad gerencia
Se evalúa el grado de adecuación
y eficacia de las respuestas
proporcionadas por parte de las
personas asignadas y se procede
al cierre colocando la fecha en el

programa de ACPM
Si al evaluar el grado de
adecuación y eficacia no dan
respuesta a la falla, no se cierra la
no conformidad y se envía
nuevamente a análisis la o se
cierra la acción como no eficaz.
*ACPM: Acción Correctiva y Plan de Mejora.
6. CONTROL DE CAMBIOS.
FECHA DE
VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO
MODIFICACION
01 CREACION DEL DOCUMENTO 29/04/2019

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Mejorar continuamente la eficacia de la organización, previniendo la ocurrencia o recurrencia

 La responsabilidad por la aplicación de este procedimiento es del Representante a la

El resumen de los hallazgos se consolidará en la Matriz de seguimiento al sistema SST,

 Abiertas: No se ha realizado ninguna actividad propuesta y se pasó de fecha el tiempo

Situaciones que pueden accionar la puesta en marcha del procedimiento de acciones

Identificación de la necesidad de tomar acción correctiva:

Identificación de la necesidad de tomar una acción preventiva

 Por observación de proceso internamente.

Metodología del análisis de causas

Valoración del riesgo

Muy Alta Alto Alto critico critico

Aceptabilidad del riesgo

aceptabilidad ( Teniendo en cuenta la definición de

QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

El responsable del proceso, vela

Después del análisis realizado, se

al cierre colocando la fecha en el

*ACPM: Acción Correctiva y Plan de Mejora.

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