UNIDAD 4. PROCESO DE COMPRAS.

BÚSQUEDA DE PROVEEDORES
4.1 DRPARTAMENTO DE COMPRAS Y
APROVISIONAMIENTO
Aprovisionar y comprar son dos términos parecidos, pero en el argot
empresarial existen diferencias y dentro del proceso lpgístico cumplen
funciones específicas.
DIFERENCIAS:
Aprovisionamiento Compras
• Predecir las necesidades • Buscar proveedores
• Planificar y gestionar las competitivos
compras • Adquirir los materiales con la
• Minimizar la inversión en calidad necesaria
stocks • Conseguir la mejor relación
• Gestionar los stocks al menor calidad-precio
coste posible • Encontrar los suministros a
• Establecer un sistema de tiempo, para que estén
información eficiente del disponibles cuando se necesitan
inventario • Adquirir materiales estándar,
• Cooperar con el dpto. De para reducir los costes de
compras adquisición
• Cooperar con otras áreas de la
empresa

El departamento de compras se encarga de adquirir los productos y contratar los

servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa; también realiza
las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los
inventarios.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL DPTO. DE COMPRAS:

1. Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben
adquirir, buscar a los proveedores y gestionar las compras
 2. Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a los cambios de
precios, modas, nuevos productos o a las técnicas utilizadas en empresas
de la competencia
3. Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los
pedidos y los métodos de almacenamiento utilizados en la empresa
4. Mantener con los proveedores relaciones eficientes para obtener
rápidamente el producto solicitado y aprovechar las facilidades
concedidas en el pago o en los gastos de transporte
5. Buscar soluciones para mejorar costes y actuar en coordinación con los
otros departamentos de la empresa
PRINCIPALES OBJETIVOS DEL DEPTO. DE COMPRAS:
→ Buscar proveedores competitivos: Se localizan fuentes de suministros
que ofrezcan ventajas para nuestros productos. La característica principal
es operar con el proveedor apropiado, que nos facilite los materiales de
mejor calidad y asegure el plazo de entrega
→ Adquirir materiales con la calidad adecuada: El departamento de
compras debe asegurar la satisfacción tanto del cliente interno como el
del externo
→ Conseguir la mejor calidad-precio
→ Obtener suministros a tiempo (Just inTime) Que los proveedores sirvan
pedidos en función de la demandad. Por eso, el plazo de recepción ha de
ser el oportuno para que los materiales estén disponibles cuando se
necesiten
→ Mantener los inventarios al mínimo: Este departamento debe analizar
los envíos, los métodos de almacenamiento y buscar soluciones a la
gestión del stock para minimizar los costes de almacenaje, pero sin que
ello signifique perder las ventajas del precio o calidad
→ Encontrar materiales estándar: Debe estudiar las tendencias del
mercado para que la empresa tenga más información sobre los materiales
estándar que existen y los puede conseguir a un coste más bajo que si lo
comprar diseñados a medida
→ Colaborar con otras áreas de la empresa: El dpto. Compras debe
intercambiar información con otras áreas o secciones para fabricar
productos de calidad y competitivos
PERSONAL DEL DPTO. DE COMPRAS:
• Jefe de compras: Se encarga de la organización, coordinación y control
de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su
cargo, cuyas funciones son:
 o Fijar los objetivos que se deben conseguir en cada periodo y
confeccionar el presupuesto con la información obtenida del
departamento financiero y las necesidades de producción
o Organizar las actividades de su departamento para que se realicen
de forma eficaz y eficiente, y controlar que se consiguen los
objetivos establecidos, aplicando las medidas correctoras
adecuadas
o Recibir los boletines de solicitud de material, buscar las fuentes de
suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa y
evaluar las ofertas eligiendo a los proveedores y suministradores
más adecuados
o Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de
administración la documentación (pedidos, albaranes, facturas,
etc.) para su tramitación y archivo
o Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad, los
precios o la continuidad del servicio y controlar que los
proveedores cumplan las fechas de entrega.
• Compradores: Son los responsables de contratar los materiales y
servicios necesarios para la empresa y dependen del jefe de compras. Su
función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces a la hora
de negociar con el proveedor y defender los intereses de la empresa.

4.2 EL PROCESO DE COMPRAS

FASES:
1. Planificar las compras: Se estudia las necesidades de la empresa y se
buscan fuentes de suministro = Se tiene información de los productos que
existen en el mercado y así estar preparados antes de que surja la
necesidad
2. Analizar las necesidades: El departamento de compras o
aprovisionamiento recibe los boletines de solicitud de materiales emitidos
por fabricación, almacén, ventas, etc. Y estudia la prioridad de las
peticiones para tramitar su gestión.
3. Solicitar ofertas y presupuesto: Cuando se trata de una compra de alto
coste o se adquiere por primera vez un producto. Para evitar tomar
decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa
4. Evaluar las ofertas recibidas: Para que la evaluación resulte más fiable,
evitaremos solicitar un número excesivo de ofertas o realizar una
preselección, descartando aquellas que incluyan condiciones inadmisibles
para los objetivos de la empresa
 5. Seleccionar al proveedor: Se comparan factores: precio, calidad, plazo
de entrega y pago, además de otras condiciones y garantías de la empresa
que suministrará el producto.
6. Negociar las condiciones: Pactar algunos puntos de la oferta que pueden
ser negociables
7. Solicitar el pedido
8. Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos: El seguimiento es
para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se
corresponde a las características detalladas en el pedido y que se ha
suministrado a tiempo. También comprobar que el proveedor mantiene
las condiciones pactadas respecto a reposición de suministro o precios.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS:
❖ Compras especiales: Cuando se deben adquirir bienes de uso (ej:
máquina, vehículo, mobiliario, etc.) No compramos materiales para
transformar o artículos para la venta. La inversión es grande y la decisión
de compra se consulta con los usuarios del bien.
❖ Compras anticipadas: Las que se realizan antes de que surja la
necesidad. Es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o
con ciertas mercancías (el comprador se anticipa a la necesidad cuando
conoce qué y cuánto necesitará adquirir en el futuro)
❖ Compras estacionales: Compras de productos de temporada. Su
finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. Muchas
veces las compras estacionales se convierten en anticipadas, son una
iniciativa o estrategia de los fabricantes que conceden a sus clientes
ventajas como precios especiales, descuentos o aplazamientos de pago
hasta que se realicen las ventas. El fabricante entrega la mercancía al
mayorista o detallista con antelación a la temporada, de esta forma se
evita incrementar los costes de almacenaje
❖ Compras rutinarias: Compras de pequeñas cantidades, con entrega
diaria o semanal de mercancía; su característica es atender las
necesidades del día a día con una inversión de bajo riesgo. El comprador
gestiona el aprovisionamiento estableciendo unas existencias máximas y
mínimas y, antes de llegar el stock de seguridad, se realiza un pedido
rutinario.
❖ Compras de oportunidad: Cuando encontramos artículos a precios de
ganga. La inversión supone un riesgo, pero, si el resultado es positivo,
dará un beneficio extra. Estas ocasiones de originan cuando el fabricante
se encuentra saturado de ciertas mercancías, necesita dinero
inmediatamente o tiene artículos de fin de temporada o que dejará de
fabricar. El comprador tiene que valorar si los productos cumplen los
 requisitos que exige el departamento técnico, si son similares a los que
vende su empresa o si se ajustan a la calidad exigida por los clientes.
Cuando las mercancías ofrecidas no cumplen estos requisitos, es
preferible dejar pasar la oportunidad antes que arriesgarnos con artículos
que no gozan de buena demanda y que puede ocasionar pérdidas
❖ Compras de urgencia: Para cubrir necesidades urgentes, como la falta
de existencias de unos materiales concretos en el departamento de
fabricación. Otras veces, se recurre como una solución estratégica para
satisfacer la demanda cuando la empresa debe readaptarse a cambios
rápidos en la moda

4.3 FUENTES DE SUMINISTRO

Los proveedores potenciales o fuentes de suministro se pueden encontrar en:
- Internet y páginas web
- Organismos oficiales
- Asociaciones empresariales y profesionales
- Prensa y revistas especializadas
- Ferias y exposiciones del sector
- Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones+
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para
obtener información o incluso solicitar la compra, los métodos que se utilizan
son:
• Entrevistarse con representantes del proveedor: Así cuenta con
abundante información sobre ventas o existencias, y además puede
consultar con el personal de producción, ventas o financiero antes de
decidir la compra de un producto
• Visitar mercados centrales
• Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de
conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología
más puntera.
• Acudir a oficinas de compra: Son centros de venta que establece el
fabricante en una ciudad, cuando la empresa está a muchos km y quiere
tener una representación en el mercado central. Los servicios que ofrecen
estas oficinas son: información sobre precios y presupuestos, información
sobre cambios o actualizaciones en el diseño del producto, gestión de
pedidos y verificación de entrega.
 • Reunirse con importadores mayoristas: Son empresas que, dentro del
país, ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.

4.4 BOLETÍN DE COMPRAS Y ANÁLISIS DE

NECESIDADES
Las compras se centralizan en el departamento de compras o aprovisionamiento
y, para dejar constancia de la petición realizada, se utiliza un boletín de
compras. En él se detallan las características del material que necesita y cuándo
tiene que estar disponible.
Una vez recibidos los boletines, se procede a su clasificación antes de iniciar los
trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información
de los materiales solicitados. El proceso suele ser:
1) Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se
encuentran bajo mínimos
2) Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o si se compra por
primera vez. Cuando el material se ha adquirido otras veces, se trata de
una compra rutinaria, pero, si no es así, se deben solicitar varias ofertas y
elegir al proveedor.
3) Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del
mismo proveedor. También se pueden agrupar por artículos que
suministra un proveedor en exclusiva, materiales que suministran varios
proveedores o productos importados
4) Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido. Este paso es
necesario cuando se trate de un bien para el uso de un departamento o
sección.
El siguiente paso será decidir qué calidad deben reunir los materiales, qué
cantidad debemos solicitar, el plazo de entrega o las condiciones financieras.

4.5 SOLCITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO

La petición de ofertas y presupuestos, dentro del proceso de compras, es una
práctica que realiza una empresa en los siguientes casos:
• Cuando inicia por primera vez la actividad: La empresa es nueva y
debe buscar todo tipo de proveedores, realiza un estudio de mercado de
suministradores de bienes y servicios que pueda necesitar a corto y largo
plazo
• Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo:
• Cuando no está contenta con los proveedores habituales:
 • Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores: La empresa trabaja
con un número limitado de proveedores y quiere mejorar la gestión
comercial o anticiparse a situaciones de desabastecimiento
• Cuando recibe publicidad de otra recién instalada
Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un trabajo extra,
para el personal encargado del mismo, y un coste económico, debemos enviar
solicitud a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y
evitar dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.

¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?

Una vez confeccionado el listado de posibles proveedores, debemos contactar
por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos
conocer, la cual gira en torno tres aspectos:
Condiciones económicas Condiciones técnicas Servicio postventa
 ▪ Precio por unidad y ▪ Características ▪ Plazo de entrega y
por lotes técnicas y calidad reaprovisionamiento
▪ Descuentos y su ▪ Embalajes ▪ Devolución de
aplicación especiales excedentes
▪ Gastos de envases y ▪ Instalación y ▪ Revisión de precios
embalajes montaje ▪ Otros servicios
▪ Costes de transporte y ▪ Tiempo de garantía
seguro ▪ Formación de los
▪ Forma de pago usuarios
▪ Recargo por ▪ Repuestos y
aplazamiento del pago mantenimiento
posventa

4.6. MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DEL

PRESUPUESTSO
El presupuesto enviado por el proveedor, por muy detallado que sea,
generalmente indica el precio unitario por artículo o por lotes, pero refleja el
importe global de los gastos y, para comparar ofertas de varios proveedores,
debemos conocer el coste unitario. Hay tres métodos:
1) El prorrateo de gastos comunes: Trata de repartir proporcionalmente
descuentos, embalajes, porte, etc. Entre los distintos artículos. Para su
cálculo exacto se utilizan normas específicas para imputar cada tipo de
gasto y repartos proporcionales mediante regla de tres
2) Reparto de gastos con una constante de proporcionalidad K
K= Coste total / Importe bruto. (Se utiliza el importe bruto cuando se
aplica el mismo descuento para todos los productos, mientras que si alguno se
compra sin descuento o cada uno tiene uno distinto se utiliza el importe neto)
3) Método simplificado: Consiste en dividir el importe de los gastos entre
el número de unidades. Este procedimiento solo se puede utilizar cuando
en la oferta se incluye un tipo de producto o los artículos son homogéneos
en cuanto peso o volumen