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TEMA 4: PROCESO DE COMPRAS: BÚSQUEDA DE PROVEEDORES.
4.1 El departamento de compras y aprovisionamiento.

Aprovisionar: <<abastecer o adquirir lo necesario>>.
Comprar: <<adquirir un bien>>.
Las palabras claves del aprovisionamiento son <<coste>>, <<calidad>> y <<plazos>>. Por eso
las compras se deben programar en coordinación con otras áreas funcionales de la empresa, es
decir, se deben tener en cuenta:
 Los presupuestos elaborados en el dpto. financiero.

 Las necesidades de materia prima y servicios del dpto. de producción.
 Los cálculos realizados por los responsables de inventario, o las existencias de almacén.
 Las ventas previstas por el dpto. comercial.
Una de las funciones logísticas del aprovisionamiento consiste en <<adquirir los materiales
necesarios para la elaboración o comercialización de productos>>, para ello se establece una
conexión entre las distintas secciones de la empresa para que fluya la información de manera
eficiente.
Funciones y objetivos del dpto. de compras

El dpto. de compras se encarga de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios
para el buen funcionamiento de la empresa; también realiza las gestiones necesarias para que los
productos adquiridos lleguen a los inventarios.
Sus principales funciones:
 Recibir las solicitudes de los artículos y materiales, buscar a los prov. y gestionar las
compras.
 Analizar las tendencias del mercado.
 Estudiar los envíos de los prov. Haciendo un seguimiento de los pedidos y los métodos
de almacenamiento utilizados en la empresa.
 Mantener con los prov. Relaciones eficientes para obtener las mejores condiciones.
 Buscar soluciones para reducir costes y actuar en coordinación con las otras áreas.
Los principales objetivos del dpto. de compras son:
 Buscar proveedores competitivos. Localizar fuentes de suministros que ofrezcan
ventajas. (recibir la mejor calidad y asegurar el plazo de entrega).
 Adquirir materiales con la calidad adecuada. Debe asegurar la satisfacción del
cliente interno y del externo.
 Conseguir la mejor relación calidad-precio.
 Obtener suministros a tiempo. (Just in time), los proveedores deben servir los pedidos
en función de la demanda.
 Mantener los inventarios al mínimo. Debe analizar los envíos, los métodos de
almacenamiento, y buscar soluciones a la gestión de stock para reducir costes de
almacenaje, pero sin que ello signifique perder las ventajas del precio o la calidad.
 Encontrar materiales estándar. Debe estudiar las tendencias del mercado para obtener
información de los materiales estándar que existen y poder conseguirlos a un coste mas
bajo que si son a medida.
 Colaborar con otras áreas de la empresa. Debe intercambiar información con otras
secciones para fabricar productos de calidad y competitivos.
Personal del dpto. de compras.
Generalmente se encuentra formado por el jefe de compras y un equipo de compradores que
actúan bajo sus órdenes.
El jefe de compras, funciones:
-Fijar los objetivos que se deben conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto.
-Organizar las actividades para que se realicen de forma eficiente y eficaz, asegurarse de que se
cumplen los objetivos.
-Recibir los boletines de solicitud de material, buscar las fuentes adecuadas, evaluar ofertas y
escoger a los mejores prov.
-Comunicar las compras realizadas y transferir los documentos al dpto. de administración para
su tramitación y archivo.
-Informar sobre los cambios que puedan afectar a la idoneidad del producto y controlar que los
prov. Cumplan con la fecha de entrega.
Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la
empresa y dependen del jefe de compras.
4.2 El proceso de compras
Consta de las siguientes fases:
 Planificar las compras. Estudiar las necesidades y buscar fuentes de suministro, estar
preparados antes de que surja la necesidad.
 Analizar las necesidades. El dpto. de compras recibe las solicitudes y estudia la
prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
 Solicitar ofertas y presupuesto. En compras de alto coste o nuevos productos es un
requisito obligado para evitar decisiones que puedan afectar a la economía de la
empresa.
 Evaluar las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas,
analizarlas y compararlas.
 Negociar las condiciones. Pactar algunos puntos de la oferta que pueden ser
negociables, como la cantidad mín y máx de la venta establecida por el prov., forma de
pago, embalaje, servicio posventa…
 Seleccionar al prov. Comparando los factores de la empresa que suministrará el
producto.
 Solicitar el pedido. Cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo,
deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes. Este puede ser el
contrato de compraventa o un pedido en firme.
 Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos
recibido todo el material solicitado a tiempo y en perfectas condiciones. Además de que
se ha cumplido los acuerdos pactados.
4.2.1 Clasificación de las compras

Las compras tienen su origen en las necesidades, y pueden ser:
Compras especiales
Se producen cuando se deben adquirir bienes de uso, por ej: máquina, vehículos, mobiliario…,
es decir, no compramos materiales para transformar artículos o artículos para la venta. La
característica general es que la inversión es grande y la decisión de compra se consulta con los
usuarios del bien.
Compras anticipadas
Son las que se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o l/p. Es una
estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o ciertas mercancías; el comprador se
anticipa a la necesidad cuando conoce qué y cuanto necesitará adquirir en el futuro.
Por ej, antes de iniciar la construcción de una finca de pisos, podemos conocer
aproximadamente los distintos materiales y las cantidades que necesitaremos.
También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto;
en este caso se consulta la cantidad máx y mín que pueden estar almacenados y, en función de
esta información, se realiza la compra aunque la venta de dichos artículos no tenga lugar hasta
pasado un tiempo.
Compras estacionales
Son compras de productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de
ciertos artículos. La previsión se realiza partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo
del año anterior, calculamos cuanto necesitaremos y hacemos los pedidos con anticipación. Por
ej: las librerías que solicitan con anticipación los libros de texto que venderán al principio del
curso escolar.
Muchas veces las compras estacionales se convierten en anticipadas; son una iniciativa o
estrategia de los fabricantes que conceden a sus clientes ventajas como precios especiales, dtos
o aplazamientos de pago hasta que se realicen las ventas. El fabricante entrega la mercancía al
mayorista o detallista con antelación a la temporada; de eta forma evita incrementar los costes
de almacenaje.
Compras rutinarias
Son compras de pequeñas cantidades, con entrega diaria o semanal de mercancía; su
característica es atender las necesidades del <<día a día>> con una inversión de bajo riesgo. El
comprador gestiona el aprovisionamiento estableciendo unas existencias máximas y mínimas, y
antes de llegar al stock de seguridad, se realiza un pedido rutinario.
Son muy frecuentes en los establecimientos que se dedican a la venta de artículos de consumo
constante, como pan, leche o carne.
Compras de oportunidad
Tienen lugar cuando encontramos artículos a precios de ganga. La inversión supone un riesgo,
pero, si el resultado es positivo, dará un bº extra. Estas ocasiones se originan cuando el
fabricante se encuentra saturado de ciertas mercancías, necesita dinero inmediatamente o tiene
artículos de fin de temporada o que dejará de fabricar.
El comprador, cuando recibe ofertas de este tipo, tiene que valorar si los productos cumplen los
requisitos que exige el dpto. técnico, si son similares a los que vende su empresa o si se ajustan
a la calidad exigida por los clientes. Cuando las mercancías que nos ofrecen no cumplen estos
requisitos, es preferible dejar pasar la oportunidad antes que arriesgarnos con artículos que no
gozan de buena demanda y que pueden ocasionar problemas y pérdidas.
Compras de urgencia
Se realizan para cubrir necesidades urgentes, como la falta de existencias de unos materiales
concretos en el dpto. de fabricación. Otras veces, se recurre a la compra de urgencia como una
solución estratégica para satisfacer la demanda cuando la empresa debe readaptarse a cambios
rápidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se realiza de forma rápida, dado que no se dispone
de tiempo para comparar presupuestos. Suelen ser de pequeño volumen y presentan el
inconveniente de no poder obtener dtos y otras ventajas que se suelen conceder a los clientes
que compran grandes cantidades.
4.3 Fuentes de suministro: búsqueda de proveedores
El personal encargado del aprovisionamiento debe mantener actualizado un fichero con las
empresas cuyos productos y servicios puedan ser de interés. Los prov. Potenciales o fuentes de
suministros se pueden encontrar en:
 Internet y páginas web.
 Organismos oficiales.
 Asociaciones empresariales y profesionales.
 Prensa y revistas especializadas.
 Ferias y exposiciones del sector.
 Base de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información
o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:
 Entrevista con representantes del proveedor: El comprador se reúne con vendedores o
representantes de la empresa suministradora; Así cuenta con abundante información y
puede hacer las consultas deseadas.
 Visitar mercados centrales: estos se encuentran en los polígonos industriales de grandes
ciudades; son zonas geográficas que concentran fábricas de determinados productos. En
estos mercados el comprador puede visitar a varios proveedores y observar las
exposiciones permanentes de algunos fabricantes.
 Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los
avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera. Por ejemplo la
Feria Internacional del Mueble.
 Acudir a oficinas de compra: Son centros de venta que establece el fabricante en una
ciudad, cuando la empresa está a muchos km y quiere tener una representación en el
mercado central. Ofrecen toda la información acerca del producto y su entrega.
 Reunirse con importadores mayoristas: son empresas que, dentro del país, ofrecen
productos de una marca extranjera a precios razonables. (Grandes ciudades y zonas
costeras)
4.4 Boletín de compras y análisis de necesidades

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4.1 El departamento de compras y aprovisionamiento.

 Los presupuestos elaborados en el dpto. financiero.

Funciones y objetivos del dpto. de compras

4.2.1 Clasificación de las compras

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