UNIDAD 6: PROCESO DE COMPRAS.

BÚSQUEDA DE PROVEEDOREDS

1. El departamento de compras y aprovisionamiento

Aprovisionar: Es el proceso de recibir, almacenar y distribuir los bienes o

servicios adquiridos. Garantiza que los bienes o servicios estén disponibles
cuando se necesitan.

Comprar: Proceso de adquirir bienes o servicios de un proveedor a cambio

de un precio. Se centra en la selección de proveedores adecuados y la
negociación de mejores precios.

DIFERENCIAS COMPRAR VS APROVISIONAR

Comprar es un proceso estratégico, aprovisionar es un proceso operativo.

El objetivo de comprar es adquirir bienes de la mejor calidad al mejor precio,
mientras que el de aprovisionar es garantizar que los bienes estén disponibles
cuando se necesitan.
Rol: El responsable de comprar es un profesional con experiencia en
negociación y gestión de proveedores, mientras que el responsable de
aprovisionar suele ser un profesional con experiencia en gestión de inventarios
y distribución

1.1. FUNCIONES Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

FUNCIONES

Recibir las solicitudes de los artículos, buscar a los proveedore y gestionar las
compras
Analizar las tendencias del mercado y anticiparse a ellas y a las técnicas
utilizadas en las empresas de la competencia
Estudiar los envíos de los proveedores haciendo un seguimiento de éstos y de
los métodos de almacenamiento utilizados en la empresa
Mantener relaciones eficientes con los proveedores para obtener
rápidamente el producto solicitado y aprovechar las facilidades de pago

OBJETIVOS
Buscar proveedores competitivos, que faciliten los materiales, el plazo de
entrega…
Adquirir materiales con la calidad adecuada
Conseguir la mejor relación calidad-precio: negociar las condiciones de pago
y transporte al mejor precio
Obtener suministros a tiempo
Mantener los inventarios al mínimo, a fin de gestionar los stocks de tal
manera que se disminuyan los costes de almacén
Colaborar con otras áreas de la empresa

RECURSOS HUMANOS DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Depende del tamaño y la complejidad de la empresa; las empresas pequeñas
tienen un departamento de compras con un director de compras y un
comprador. Las empresas grandes suelen tener un departamento de compras
más grande con varios gerentes de compras y compradores.
El jefe de compras tendrá las siguientes funciones:
Fijar los objetivos de cada periodo
Organización y control del cumplimiento de dichos objetivos
Recibir boletines de solicitud de material
Buscar proveedores y evaluar ofertas
Comunicar las compras realizadas
Transferir al departamento de administración la documentación
Informar sobre cambios de calidad, precios
 Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios
necesarios para la empresa, dependen del jefe de compras y deben conseguir
una buena operación y ser eficaces a la hora de negociar.
Otras figuras personales del proceso de compras son:
Gerente de compras: Responsable de un área de compras, como la compra
de materias primas, de equipos…
Analista de compras: responsable de realizar análisis de mercado, negociar
con proveedores…
Administrativos: se encargan de las tareas administrativas, como el
procesamiento de pedidos, gestión de inventarios, documentación…
Tecnólogos: desarrollar y gestionar sistemas informáticos para el
departamento de compras
Consultores: asesoramiento y apoyo al departamento de compras

2. EL PROCESO DE COMPRAS. FASES:

1. Planificar las compras: se estudian las necesidades de la empresa y se

buscan fuentes de suministro
2. Analizar las necesidades: El dpto. de compras recibe los boletines de
solicitud de los materiales emitidos por los distintos departamentos de la
empresa y estudia la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
3. Solicitar ofertas y presupuesto: cuando se tratan de compras de gran
calibre hay que solicitar presupuestos y ofertas para favorecer a la economía
de la empresa
4. Evaluar las ofertas recibidas
5. Seleccionar al proveedor: durante la fase de selección y se tendrán en
cuenta el precio, la calidad, el plazo de entrega y el pago
6. Negociar las condiciones: pactar algunos puntos de la oferta como la forma
de pago, el transporte, el servicio posventa…
7. Solicitar el pedido: cuando se llega a un acuerdo se debe formalizar un
documento que puede ser un contrato de compraventa o un pedido en
firme.
8. Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos para verificar que
hemos recibido el material, que se corresponde con lo que pedimos y que
ha llegado en su plazo de entrega.

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Según su finalidad:

Compras de consumo: se realizan para satisfacer necesidades de los

empleados o de los clientes de la empresa

Compras de inversión: Se realizan para mejorar la capacidad o productividad

de la empresa.

Compras de mantenimiento: se realizan para mantener el funcionamiento

normal de la empresa

Según su frecuencia:

Compras recurrentes: se realizan con regularidad

Compras no recurrentes: se realizan de forma ocasional

Según su volumen:

Compras de bajo volumen: se realizan en cantidades pequeñas

Compras de alto volumen: se realizan en grandes cantidades

Según su origen:

Compras locales: se realizan a proveedores locales

 Compras internacionales: se realizan a proveedores de otros países

Según su forma de pago:

Compras al contado: se pagan en el momento

Compras a crédito: se dejan a deber

Según la dinámica de la actividad:

Compras especiales: se producen cuando se deben adquirir bienes de uso, se

trata de una gran inversión.

Compras anticipadas: se realizan antes de que surja la necesidad

Compras estacionales: se compran productos de temporada con la finalidad

de atender la demanda estacional de ciertos artículos.

Compras rutinarias: Compras de pequeñas cantidades con entrega semanal o

diaria. Su característica es atender las necesidades del día a día. Es el
comprador quien gestiona el aprovisionamiento y antes de llegar al stock de
seguridad realiza un pedido. Son frecuentes en los establecimientos que se
dedican a la venta de artículos de consumo constante.

Compras de oportunidad: cuando encontramos artículos a precio de ganga.

El comprador tendrá que valorar si se cumplen los diversos requisitos, si son
similares a los que vende la empresa y si se ajustan a la calidad exigida por los
clientes.

Compras de urgencia: se realizan para cubrir necesidades urgentes, se realiza

de una forma muy rápida y suelen ser de pequeño volumen, por esa razón no
suelen tener descuentos.

3. LOS PROVEEDORES
Un proveedor es aquella empresa que garantiza y efectúa el suministro de
bienes, servicios y recursos a otras empresas bajo las condiciones legales de la
contratación mercantil.

3.1. Tipos de proveedores

 Según el tipo de necesidad que cubren:
Proveedores de bienes
Proveedores de servicios
Proveedores de recursos financieros
Según su posición respecto a la empresa
Proveedores internos: departamentos de la empresa que gestionan los
stocks y se los facilitan a otros departamentos para su funcionamiento.
(almacén)
Proveedores externos: empresas que facilitan el aprovisionamiento de
todo lo necesario para que se pueda llevar a cabo la actividad
Según el grado de vinculación con la producción:
Artesanos: labores de artesanía, bienes diferenciados
Fabricantes: empresas que fabrican bienes de todo tipo y cuya capacidad
productiva les permite servir a los clientes habituales
Distribuidores: empresas que compran productos a los fabricantes y se
los venden a otras empresas
Importadores: empresas mayoristas que adquieren productos de
fabricantes de países diferentes al de sus clientes
Según el sistema de gestión de calidad:
Proveedores de grado I: empresas con certificaciones de calidad
Proveedores de grado II: empresas con alta capacidad de prestación de
servicios y suministro de bienes
Proveedores de grado III: empresas cuya capacidad de prestar servicios
es limitada
Proveedores de grado IV: empresas con capacidad de prestación dudosa

3.2. Búsqueda de proveedores:

La empresa debe encontrar a sus proveedores y que cumplan las
condiciones pactadas, con la calidad pactada y los plazos pactados.
Podemos encontrar a nuestros proveedores en internet, a través de
organismos oficiales, en asociaciones de empresarios, eventos de
networking, prensas y revistas especializadas, ferias y exposiciones del
sector y mercados online de mayoristas.
Internet: Existen una serie de directorios de proveedores en línea que
pueden ayudar a las empresas a encontrar proveedores potenciales.
También existen plataformas de comercio electrónico.
Organismos oficiales: Por ejemplo, cámaras de comercio. Estas
instituciones ofrecen ayudas y subvenciones a empresarios para impulsar
negocios y gestionan trámites y certificados, además de la posibilidad de
prestar servicios de asesoría y consultoría. Los ayuntamientos y las
Comunidades Autónomas suelen facilitar bases de datos de empresas que
están bajo su dominio para conocer a proveedores potenciales, además de
eventos de networking con el mismo fin.
Un ayuntamiento podría ayudar a una empresa en la búsqueda de
proveedores creando un directorio de proveedores locales que incluya
información sobre sus productos o servicios, organizando una feria
comercial para que las empresas puedan conocer proveedores u ofreciendo
subvenciones a las empresas para que participen en programas de
formación sobre compras.
Una asociación de empresarios puede ayudar a una empresa en la
búsqueda de proveedores proporcionando información sobre proveedores
que operan en su área.
Asociaciones de empresarios y profesionales: Disponen de bases de
datos de proveedores más actualizadas, ya que en cuanto un asociado se da
de baja se elimina de la base de datos.
Organizando eventos de networking: para que las empresas puedan
conocer a proveedores potenciales, pueden ser ferias comerciales,
seminarios, talleres…
Prensa y revistas especializadas: espacios informativos con información
del sector que pueden resultar muy útiles a la hora de encontrar
proveedores. Las publicaciones especializadas son las que tienen un
contacto más estrecho con las empresas del sector.
 Ferias y exposiciones del sector: son muy útiles para el abastecimiento
de productos, tener un primer contacto con los proveedores y conocer más
el sector. (IFEMA)
Mercados online de mayoristas:
 Solostocks: portal de proveedores españoles al por mayor
 Alibaba y Made In China: mercados online de mayoristas chinos
 Indiamart: Portal al por mayor online de mayoristas indios
 Kompass, Tradekey y Globalsources: Mercados online de mayoristas
chinos
3.3. Mercado de proveedores y suministro de productos
Para buscar proveedores hay que tener en cuenta la importancia de esa
compra para la empresa y el nivel de complejidad del mercado de
proveedores.
La relación mencionada anteriormente fue estudiada por Peter Kraljic, con
su matriz de Kraljic. La matriz de Kraljic es una herramienta de gestión de
compras que ayuda a las empresas a clasificar sus compras en función de su
importancia estratégica y el nivel de complejidad del mercado de
proveedores:

Establece 4 categorías de productos:

Rutinarios: no son importantes para la empresa y representan una parte
mínima de sus costes.
Cuello de botella: Tienen poco impacto económico en los resultados,
pero son necesarios en el proceso productivo y cuentan con pocos
proveedores (por ejemplo, repuestos). La estrategia es garantizar el
suministro, aunque haya que aceptar precios elevados.
Palancas: producto con alto impacto en la producción de la empresa. Su
estrategia es manejar alternativas para conseguir buenos precios
(combustibles)
Estratégicos: productos o servicios más importantes para la empresa.
Alto impacto en rentabilidad, productividad o satisfacción del cliente. El
mercado de proveedores es complejo y limitado.
MÉTODOS PARA CONTACTAR CON PROVEEDORES POTENCIALES
Entrevistarse con representantes del proveedor
Visitar mercados centrales: en zonas dónde hay fábricas de esos
productos
Visitar ferias o exposiciones (IFEMA, FIRA BCN): generalmente solo se
permite la entrada a profesionales
Acudir a oficinas de compras: centros de venta que establece el
fabricante en una ciudad, cuando la empresa está lejos y quiere tener
representación en un mercado central. Estas oficinas ofrecen servicios de
información de precios, presupuestos, cambios en el diseño del producto,
gestión de pedidos y verificación de entregas.
Importadores mayoristas: empresas que dentro de un país ofrecen
productos de una marca extranjera a precios razonables. Se suelen ubicar
en ciudades o zonas costeras y venden a comerciantes y consumidores
artículos que importan del extranjero.
BOLETÍN DE COMPRA
Es un documento interno que confecciona el departamento o sección que
necesita adquirir materiales. En él detallan las características del material
que necesitan y en qué plazo. El contenido del boletín de compra es el
siguiente:
Fecha
Departamento solicitante
Destino: departamento al que se destinarán los bienes adquiridos
Observaciones: información adicional que sea relevante para la compra
 Artículos: incluye la descripción del artículo, la cantidad solicitada, el
precio unitario y el plazo de entrega
Ej. Boletín de compra

El boletín de compra lo elabora el departamento solicitante. En algunos

casos el departamento de compras puede ayudar a elaborar el boletín,
prestando informaciones sobre proveedores o negociando precios. Una vez
que se ha elaborado se envía al departamento de compras y es éste quién
gestiona la compra, así como los proveedores, los contratos y el
seguimiento de los bienes adquiridos.
3.4. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
Una empresa debe solicitar ofertas y presupuestos cuando:
 La empresa inicia por primera vez la actividad
 La empresa tiene que comprar un producto nuevo
 La empresa no está contenta con los proveedores habituales
 La empresa quiere ampliar la cartera de proveedores
 La empresa recibe publicidad de una empresa recién instalada

CONSEJOS PARA SOLICITAR OFERTAS Y PRESUPUESTOS DE MANERA EFECTIVA

Claridad y precisión: la solicitud debe incluir toda la información necesaria

para que los proveedores puedan proporcionarnos una oferta precisa.
Descripción del bien, cantidad necesaria, plazo de entrega u otras
informaciones relevantes.

Comparar ofertas de diferentes proveedores: no debemos limitarnos a un

proveedor, ya que si tenemos varios nos aseguraremos de que estamos
obteniendo la mejor calidad precio.

Establecer un plazo para la recepción de las ofertas: así tendremos tiempo

para comparar ofertas y tomar una decisión.

Evaluar cuidadosamente las ofertas: no solo son los precios, también hay
que fijarnos en la calidad, la reputación del proveedor, las condiciones del
contrato etc

¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?

Condiciones económicas:

 Precio por unidad y lotes

 Descuentos y su aplicación
 Gastos de envases y embalajes
 Costes de transporte y seguro
 Forma de pago
 Recargo por aplazamiento de pago

Condiciones técnicas:

 Características técnicas y calidad

 Embalajes especiales
 Tiempo de garantía
 Instalación y montaje
 Formación de los usuarios
 Repuestos y mantenimiento posventa

EL SERVICIO POSVENTA

Se incluye el plazo de entrega y reaprovisionamientos, la devolución de

excedentes, revisión de precios y otros servicios.
Sería conveniente pedir catálogos, muestras y presupuestos con una fecha
límite para que nos envíen la respuesta. Además, hay que comunicarles que
estamos solicitando la misma información a otros proveedores. Por último, se
debe indicar cual es el criterio que utilizaremos para evaluar las ofertas
recibidas

MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DEL PRESUPUESTO

Prorrateo de gastos comunes: los envases y embalajes por unidad o lote; el

transporte según peso o volumen de cada artículo y el seguro según el precio o
importe de cada artículo

Si aplicamos la constante de proporcionalidad:

K= Coste total / Importe Bruto

Después de establecer la igualdad, K se multiplica por el precio de cada artículo.

Método simplificado:

Importe de los gastos/ número de unidades